Bij prolongatie wordt door sommige maatschappijen kosten in rekening gebracht indien het kantoor niet incasseert (Maatschappij-incasso).
Deze kosten worden afhankelijk van de maatschappij in de interface verrekend met de Incassoprovisie. Dit is echter niet altijd het geval. In deze gevallen moeten de kosten handmatig worden verrekend met de provisie (in pad RPC). Indien het veel polissen zijn, is dit echter veel werk.
Het totaal aan incassokosten wordt door de maatschappij op de papieren borderel aangeleverd, zodat hier een totaalboeking van kan worden gemaakt. Dit kan op verschillende manieren worden uitgevoerd:
Aanmaken van een aparte klant 'Incassokosten' en hierop per maatschappij waarop de kosten geboekt moeten worden, een polis aanmaken. Op deze polis wordt vervolgens elke maand het te verrekenen bedrag aan incassokosten geboekt als (negatieve) incassoprovisie.
Boeken op Grootboeken (alleen te gebruiken bij rechtstreeks boeken): Afboeken op afboekwijze 'Interne boekingen' of 'Memoriaal'. Hierbij twee boekingen uitvoeren: één ten bate van de maatschappij en één ten laste van de Doorlopende provisie of eventueel ten laste van een apart grootboek 'Incassokosten' (negatief).
