Tijdens het inlezen van het MT940-bestand zoekt ANVA bij de betaling de bijbehorende factuur/polis/relatie. Als dit lukt, wordt de factuur/polis/relatie aan de betaling gekoppeld (zie hieronder). Als het niet lukt, kunt u de betaling alsnog in pad FFKB handmatig koppelen.
Volgorde waarop facturen worden gekoppeld
Als er meerdere facturen worden gekoppeld, gaat dit op volgorde van ouderdom, van oud naar jong. Hierbij worden dezelfde criteria gebruikt als bij de debiteurenbewaking in pad FDD. Bij de ouderdomsbepaling van de factuur wordt de meest recente datum van de volgende velden gebruikt:
Factuurdatum.
Boekdatum.
Datum aanmanen (label 93143).
Vervaldatum (bij een prolongatiefactuur).
Ingangs-/wijzigingsdatum (bij eenmalige boeking en wijzigingsreden "nieuwe polis").
Criteria waaraan facturen moeten voldoen voor automatisch koppelen
Een factuur kan slechts aan één betaling gekoppeld worden.
Koppelen van de factuur (bij een deelbetaling) is pas weer mogelijk als het betreffende elektronisch dagafschrift afgeboekt is.
Alleen openstaande facturen kunnen gekoppeld worden.
Facturen op agent-incasso en maatschappij-incasso kunnen niet gekoppeld worden.
Ook facturen die in ANVA in de rekening courant lopen kunnen niet gekoppeld worden.
Vaste termijnen kunnen wel gekoppeld worden.
Voor restitutiebedragen worden vooruitbetalingen aangemaakt (voor storno's is geen voorziening aanwezig).
Hoe werkt het automatisch koppelen?
Het zoeken van de factuur en het koppelen van de betaling gaat op onderstaande volgorde.
Tag Invoice number:
Met behulp van het "invoice number" wordt de factuur gelezen. De volgende situaties zijn denkbaar:
De factuur is geen openstaande factuur: er wordt een vooruitbetaling op de polis van deze factuur klaargezet.
Het betaalde bedrag is kleiner dan het openstaande bedrag: op de factuur wordt een deelbetaling gemaakt.
Het betaalde bedrag is gelijk aan het openstaande bedrag: de factuur wordt in zijn geheel afgeboekt.
Het betaalde bedrag is groter dan het openstaande bedrag van de factuur: de factuur wordt in zijn geheel afgeboekt en er wordt een vooruitbetaling op de polis van de factuur voor het resterende bedrag klaargezet.
Het factuurnummer is niet meegegeven of de factuur is niet gevonden: naar volgende zoekoptie.
Tag Policy number:
Met behulp van het "policy number" wordt de polis gelezen. Vervolgens worden de facturen bij deze polis bijgelezen. Als er meerdere facturen worden gekoppeld, gaat dat op volgorde van ouderdom van oud naar jong. De volgende situaties zijn denkbaar:
Er zijn geen openstaande facturen bij de polis. Er wordt een vooruitbetaling bij deze polis klaargezet.
Het betaalde bedrag is kleiner dan het openstaand bedrag van een of meerdere facturen bij deze polis: op de "jongste" van de gekoppelde facturen wordt een deelbetaling gemaakt.
Het betaalde bedrag is gelijk aan het openstaand bedrag van een of meerdere facturen: de facturen worden geheel afgeboekt.
Het betaalde bedrag is groter dan het openstaand bedrag van alle facturen van deze polis: de facturen worden afgeboekt en voor het resterend bedrag wordt een vooruitbetaling polis klaargezet.
Het polisnummer is niet meegegeven of de polis wordt niet gevonden: naar volgende zoekoptie.
Tag License plate:
Met behulp van het kenteken wordt de bijbehorende polis gezocht. De volgende situaties zijn denkbaar.
De polis wordt gevonden: voor deze polis wordt dezelfde verwerking uitgevoerd als bij stap 2 (Policy number).
De polis wordt niet gevonden of het kenteken is niet meegegeven: naar de volgende stap.
Notitie Voor deze zoekmogelijkheid moet het extra zoekargument voor label 13197 Kenteken (Caribisch gebied) zijn ingericht.
Tag Client number:
Met behulp van het "client number" worden de facturen van deze relatie bijgelezen. De volgende situaties zijn denkbaar:
Er zijn geen openstaande facturen bij deze relatie: er wordt een vooruitbetaling relatie klaargezet.
Het betaalde bedrag is gelijk aan het openstaande saldo van alle facturen van de relatie: alle facturen worden afgeboekt.
Het betaalde bedrag is gelijk aan het openstaande bedrag van één factuur bij die relatie: deze factuur wordt afgeboekt.
Het betaalde bedrag is ongelijk aan het openstaande bedrag van een van de facturen van de relatie: er wordt een vooruitbetaling relatie klaargezet.
Het relatienummer is niet meegegeven of de relatie wordt niet gevonden (bij dit kantoor): naar de volgende zoekoptie.
Banknummer betaler
Aan de hand van het banknummer van de betaler wordt de relatie opgehaald. Het banknummer wordt in NAWBES gezocht (labels 15, 2151 t/m 2154). Er wordt gecontroleerd of het banknummer bij meerdere relaties voorkomt. De volgende situaties zijn denkbaar:
Bij dit banknummer wordt geen relatie gevonden: het automatisch koppelen wordt gestopt.
Bij dit banknummer wordt één relatie gevonden: voor deze relatie wordt de verwerking van stap 4 (Client number) uitgevoerd.
Er zijn meerdere relaties bij dit banknummer: het automatisch koppelen wordt gestopt.
Notitie Voor deze zoekmogelijkheid moeten ook de extra zoekargumenten voor de labels 02151 t/m 02154 Banknummer 2 t/m 5 zijn ingericht.
