Stappenplan prolongatie (Caribisch gebied)

Een keer per maand moeten alle polissen die in die maand vervallen worden geprolongeerd. Bij de provinciale prolongatie indexeert de verzekeringsmaatschappij de polissen, maakt de brieven en polisbladen aan en stuurt deze gegevens naar uw kantoor. U vergelijkt en verwerkt de gegevens. De gegevens van de maatschappij zijn hierbij leidend.

Stap		Pad	Doel
1	Ophalen prolongatie-interface Caribisch gebied	RPI Een overzicht staat in pad RPO.	Door maatschappij aangeleverde prolongatiegegevens ophalen.
2	Selecteren polissen in ANVA	RS Een overzicht staat in de paden RPM en RPV.	Selecteren van de polissen die volgens ANVA moeten prolongeren.
3	(Proef) Prolongatie-interface	RPP Proef	Vergelijken van aangeleverde polissen in Interface met die van de Selectie in ANVA (vergelijking of de juiste polissen prolongeren met de juiste gegevens). Polissen die op de prolongatie-interfacelijst verschijnen, kunnen worden aangepast (verwijderen en toevoegen polissen aan Selectie in pad RPC).
4	(Definitieve) Prolongatie-interface	RPP Definitief	Indien de prolongatie-interfacelijst geen (belangrijke) verschillen meer geeft tussen Interface en Selectie, kan de definitieve interface worden gedraaid. Automatisch schrijven van de gegevens uit de Interface naar de Selectie in ANVA (komen te staan in Controle per borderel in pad RPC).
5	Controle per borderel	RPC	Controleren of de gegevens die vanuit de Interface zijn aangeleverd juist zijn (totalen). Controleren van gegevens uit de polissen met gegevens op de papieren borderel (indien geen Interface). De papieren borderel is altijd leidend. Aanpassen van foute gegevens met de juiste gegevens uit de papieren borderel. Toevoegen en verwijderen van polissen die ten onrechte wel/niet zijn geselecteerd en van geselecteerde polissen waarvan gegevens aangepast moeten worden op polisniveau. Met de gegevens die hier staan wordt geprolongeerd!
6	Prolongatie Provinciaal	RPL	Uitvoeren van de prolongatie (aanpassing polisgegevens / facturen klaarzetten voor financiële verwerking / klaarzetten nota's). Let op Maak voordat u prolongeert altijd een back-up van uw gegevens.
7	Opbouwen en afdrukken van nota's (financiële verwerking)	DO / DAP FDFP	Nota's: indien het kantoor zelf nota's verstuurt kunnen deze na prolongatie worden opgebouwd en afgedrukt.
8	Extra's		Administreren incassokosten. Administreren pakketpolissen.