De prolongatie is een standaard – maar cruciale – routine voor verzekeraars, serviceproviders en volmacht- en intermediairsbedrijven. Van het selecteren van de polissen waarvoor een nieuwe termijn ingaat tot het vervaardigen van IVB's, aanhangsels en andere prolongatiestukken, Met het prolongatieproces blijven jouw inkomsten en administratie op orde.
Met de prolongatiefunctionaliteit in ANVA prolongeer je efficiënt en communiceer je doelmatig met de andere schakels in de keten dankzij koppelingen met ADN, VPI en e-ABS/iDOS. Of het daarbij nu gaat om het om provinciale, volmacht- of beursprolongatie of het prolongeren van grote volumes polissen.
En prolongeer je grote hoeveelheden polissen? Kies dan voor prolongatieversnelling, een optionele aanpassing in ANVA waarmee we op delen van het prolongatieproces performanceverbeteringen tot driehonderd procent hebben gemeten.
Voor meer informatie over de inrichting en werking, zie:
ANVA raadt aan om vóór het draaien van de definitieve prolongatie een back-up te maken, bijvoorbeeld door deze 's ochtends vroeg meteen te doen. Tijdens de prolongatie worden er namelijk vele ANVA-bestanden beschreven.
Als je vastloopt tijdens het draaien van de definitieve prolongatie is niet bekend of er informatie niet goed weggeschreven is en welke bestanden geraakt zijn.
Je mag proberen de vastgelopen sessie af te breken. Als je de prolongatie daarna weer opstart, gaat ANVA in principe verder waar het gebleven is. Als dat niet gebeurt, neem dan contact op met Customer Support.
Ook kan het zijn dat de prolongatie op de server wel gewoon doorloopt en alleen op een werkstation vast lijkt te zitten. De prolongatie kan dan niet opnieuw gestart worden, er komt een melding dat deze in gebruik is bij…. Wacht dan eerst af, totdat de prolongatie afgerond zou moeten zijn. Als de melding dan nog steeds komt, neem je contact op Customer Support.
Controleer na afloop altijd of de prolongatie goed is gegaan, zeker als er problemen zijn geweest. Als blijkt dat er toch e.e.a. is misgegaan, neem dan zo snel mogelijk contact op met Customer Support. Na onderzoek zullen zij kijken of en wat er hersteld moet worden en eventueel overleggen of er teruggegaan moet worden naar de back-up.
Terug naar de back-up betekent dat je teruggaat naar de gegevens ten tijden van het maken van de back-up. Dus alle mutaties, die na die tijd zijn gedaan, van iedereen die in ANVA aan het werk was, zijn dan weg.
Een keer per maand moeten alle polissen die in die maand vervallen worden geprolongeerd. Bij de provinciale prolongatie indexeert de verzekeringsmaatschappij de polissen, maakt de brieven en polisbladen aan en stuurt deze gegevens naar uw kantoor. Je vergelijkt en verwerkt de gegevens. De gegevens van de maatschappij zijn hierbij leidend.
(** er wordt gebruik gemaakt van de Interface die via ADN wordt aangeleverd).
Vergelijken van aangeleverde polissen in Interface met die van de Selectie in ANVA (vergelijking of de juiste polissen prolongeren met de juiste gegevens).
Polissen die op de prolongatie-interfacelijst verschijnen, kunnen worden aangepast (verwijderen en toevoegen polissen aan Selectie in pad RPC).
Indien de prolongatie-interfacelijst geen (belangrijke) verschillen meer geeft tussen Interface en Selectie, kan de definitieve interface worden gedraaid.
Automatisch schrijven van de gegevens uit de Interface naar de Selectie in ANVA (komen te staan in Controle per borderel in pad RPC).
Controleren of de gegevens die vanuit de Interface zijn aangeleverd juist zijn (totalen).
Controleren van gegevens uit de polissen met gegevens op de papieren borderel (indien geen Interface). De papieren borderel is altijd leidend.
Aanpassen van foute gegevens met de juiste gegevens uit de papieren borderel.
Toevoegen en verwijderen van polissen die ten onrechte wel/niet zijn geselecteerd en van geselecteerde polissen waarvan gegevens aangepast moeten worden op polisniveau.
Met de gegevens die hier staan wordt geprolongeerd!
De gegevens van de maatschappijen voor de prolongatie (prolongatie-interface) kunnen op de volgende wijze opgehaald worden:
Via ADN:
De maatschappijen hebben de prolongatie-interface klaargezet in de ADN-postbus. Via pad LNOA of LNOB worden deze berichten opgehaald.
Via Aplaza:
De maatschappijen hebben de prolongatie-interface klaargezet in hun Aplaza-postbus. Via pad LAE worden deze berichten opgehaald.
In pad RPO zie je een overzicht van de maatschappijen waarvan de prolongatie-berichten.zijn opgehaald en voor welke periode. Met het menu Vanaf mij kun je kiezen om het overzicht vanaf een bepaalde maatschappij weer te geven.
Stap 2: Selecteren te prolongeren polissen in ANVA
In deze stap selecteer je alle polissen met de juiste premievervaldatum (label 10006 Premievervaldatum), zodat je ze kunt vergelijken met de gegevens die van de maatschappij(en) zijn ontvangen.
Via Info kun je informatie opvragen over de reeds aanwezige provinciale selecties.
Pad: RS
Als je werkt met ANVA 4: om de selectie per provinciale maatschappij uit te voeren: Klik op Selecteer maatschappij. Selecteer met [F12] een of meer maatschappijen.
Als je werkt met ANVA 4/5: vink bij Selectie prolongatie de keuze Provinciaal aan. Om de selectie per provinciale maatschappij uit te voeren: Klik op Selecteer maatschappij. Selecteer met [F12] een of meer maatschappijen.
Bij Prolongatiedatum geef je aan welke maand en welk jaar je wilt selecteren voor de prolongatie.
Tijdens het proces worden signaallijsten vervaardigd van:
Opgeschorte polissen: dit zijn polissen waarvan de vervaldatum in de prolongatiemaand valt en wijzigingsreden 20 - 29 hebben.
Polissen met een vervaldatumfout: dit zijn polissen waarvan de vervaldatum in het verleden valt of te ver in de toekomst.
Polissen met expiratiesignaal: dit zijn polissen waarvan de maand en het jaar uit de expiratiedatum gelijk zijn aan de prolongatiedatum. Van deze polissen wordt de wijzigingsreden aangepast naar 49. Op de lijst komen die polissen waarvan de expiratiedatum 1 of 2 maanden vooruit ligt en de polissen die deze maand expireren.
Polissen met einddatumsignaal: dit zijn polissen waarvan de einddatum is bereikt. Tijdens het selecteren zal in deze polissen de wijzigingsreden 19 (Niet prolongerend einde premiebetaling) worden gevuld. Deze polissen zullen dus niet geselecteerd worden voor prolongatie.
Kies bij Uitvoer of je de signaallijsten uitvoert als standaard ANVA afdrukdocumenten (Afdruk) of dat je de signaallijsten exporteert (Export).
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
De polissen die in de opgegeven maand volgens ANVA moeten prolongeren worden nu geselecteerd.
Als je bij Uitvoer gekozen hebt voor Afdruk, verschijnt het venster Uitvoerkeuze. Selecteer de manier waarop je de signaallijsten wilt afdrukken en klik op OK. Je vindt de signaallijsten terug via pad DAO onder de betreffende formuliersoort (bijvoorbeeld Polissen met vervaldatumfout).
Als je bij Uitvoer gekozen hebt voor Export, maakt u per signaallijst een exportbestand aan. Vul de naam van het .csv bestand in en druk op [Enter]. Dit bestand wordt door ANVAin jouw lst-directory geplaatst.
Notitie - Fouten in een bepaalde polis (bijvoorbeeld foute vervaldatum) kun je wijzigen door de betreffende polis te openen in Acceptatie en aan te passen. Sommige gegevens kun je alleen wijzigen als de polis niet in de selectie is opgenomen. - Als je polissen hebt gewijzigd, moet je de selectie opnieuw maken. Er volgt dan een melding 'Er is reeds een selectie aanwezig'. Je kunt kiezen of je de bestaande selectie wilt Aanvullen, Overschrijven of dat je deze wilt Verwijderen. Bij verwijderen wordt de bestaande selectie geheel verwijderd en kunt je door nogmaals de selectie te draaien een nieuwe selectie maken. Het resultaat is gelijk aan de keuze Overschrijven. - Om één enkele polis via pad RPC toe te voegen aan de bestaande prolongatieselectie: selecteer in pad RPC de betreffende maatschappij uit de polis, kies voor “nieuw” en geef het polisnummer op.
Stap 3: Proefprolongatie-interface
Met het uitvoeren van een proefprolongatie-interface kun je controleren of de door de maatschappij aangeleverde prolongatiegegevens overeenkomen met de polissen zoals deze in ANVA zijn geselecteerd. Tijdens het uitvoeren van de proefinterface controleert ANVA onder andere of er:
... polissen door de maatschappij(en) worden aangeleverd die niet in de prolongatieselectie van ANVA zijn opgenomen. Melding 'Geen polisgegevens'.
... polissen zijn die volgens ANVA moeten prolongeren, maar die niet door de maatschappij zijn aangeleverd. Melding 'Geen interface gegevens'.
... polissen, die door de maatschappij zijn aangeleverd en niet in de prolongatieselectie van ANVA voorkomen, wellicht wel in het ANVA-bestand (met een andere vervalmaand) aanwezig zijn. Is dit het geval, dan wordt de polis wel op de (proef)interface geplaatst met de omschrijving Interface: vvdat xx-xx (de vermelding van de door de maatschappij aangeboden vervaldatum). Op de volgende regel staat dan de melding 'maand wijkt af'. Je kunt deze polis aanpassen in de acceptatiemodule en de polis handmatig toevoegen aan de borderel in pad RPC. Als in de polis in ANVA een andere vervalmaand staat, zal deze dus niet geselecteerd zijn voor prolongatie. In dat geval wordt er door de maatschappij een polis aangeleverd die niet in de prolongatieselectie van ANVA is opgenomen. De melding ‘Geen polisgegevens’ volgt. Mocht in de prolongatieselectie inderdaad een polis aanwezig zijn met een foute vervalmaand, dan komt er een opmerking ‘Interface: vvdat xx-xx’ te staan.
... verschillen zijn tussen de aangeleverde polissen en de polissen in ANVA met betrekking tot kantoor-, maatschappij- of agentgegevens zoals Incassowijze, Incassobedragen, Provisies, Verzekerde bedragen, Premievervaldag, Premietermijn en B/M-gegevens. Als de hoofdpremievervaldag afwijkt, wordt alleen een signaal getoond, maar er wordt niets aangepast.
In groepsvak Interface lijst bij Afwijkende polissen kun je zelf aangegeven welke controles worden uitgevoerd. Selecteer Afwijkende polissen, waarna de knop bovenin het venster oplicht. Als je op de knop klikt verschijnt de lijst met te controleren items. Deze items kun je met de functietoets F12 aan- of uitvinken.
Uitvoering proefprolongatie-interface
Notitie Servicecontracten volgen hetzelfde prolongatieproces als poliscontracten. Let daarbij op het volgende: - Het is mogelijk om alleen de servicecontracten te prolongeren, door alleen de servicemaatschappij(en) te selecteren. - Bij de proefprolongatie wordt na prolongatie van de poliscontracten opnieuw akkoord gevraagd voor de servicecontracten. Het resultaat volgt op een apart verslag. De definitieve prolongatie heeft deze tussenstap niet. Voor meer informatie over servicecontracten, zie de handleiding 'Advies- en bemiddelingskosten'.
Notitie Het is niet mogelijk om een proefprolongatie uit te voeren (pad RPP) en tegelijkertijd de borderel te controleren (pad RPC). In dat geval volgt de melding: 'Prolongatie-interface is in behandeling bij [...]'. Dit voorkomt dat twee gebruikers tegelijkertijd het verslag bewerken.
Pad: RPP
In het venster Prolongatie interface kun je de volgende criteria voor het uitvoeren van de prolongatie interface opgeven.
Vensteronderdeel
Toelichting
Selectie maatschappijen
Alle Alle polissen van de maatschappijen uit de ANVA selectie en van de opgehaalde maatschappijen.
Opgehaald Alle polissen die via ADN zijn opgehaald. Deze optie kies je als bepaalde maatschappijen uit de ANVA selectie niet via ADN zijn aangeleverd (anders krijgen alle polissen hiervan de melding 'geen interfacegegevens' op de Interfacelijst).
Selectie opgehaald Met Info kun je bepaalde maatschappijen waarvan de gegevens zijn opgehaald, specifiek selecteren.
Interfacelijst
Afwijkende polissen Alleen de afwijkingen tussen de eigen gegevens en de maatschappijgegevens uit de interface (verdient voorkeur). Met Info kun je een selectie maken van meldingen die je op de interfacelijst wilt zien. Laat in ieder geval de meldingen 'Geen interfacegegevens' en 'Geen polisgegevens' op de lijst staan.
Alle polissen Alle polissen die in de interface voorkomen (dus ook de polissen die overeenkomen met die uit de ANVA-selectie). Met Info kun je afwijkingspercentages opgeven die je wilt toestaan.
Verwerking
Proef De proefinterface kun je onbeperkt draaien en gebruiken om te testen of de interface met de selectie overeenkomt wat betreft de belangrijkste meldingen zoals 'Geen interfacegegevens' en 'Geen polisgegevens'.
Definitief Hiermee wordt de Interface definitief over de selectie van ANVA geschreven. Deze draai je als de belangrijkste maatschappijgegevens overeenkomen met die van de gegevens in ANVA. Na de definitieve interface kun je géén proefinterface meer draaien. Als de melding 'Geen interfacegegevens' ‘Geen polisgegevens’ nog niet is opgelost, gaan de gegevens van deze polis verloren (er is geen polis in de selectie om de gegevens naartoe te schrijven).
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Prolongatie interface.
Je hebt voor het uitvoeren van de proefprolongatie aangegeven dat je alle polissen wilt zien, maar daarbij geen toegestane afwijkingspercentages opgegeven.
Ga naar pad RPP.
Kies onder Interfacelijst voor Alle polissen.
Kies met Info de afwijkingspercentages voor de brutopremie, incassoprovisie en het verzekerde bedrag.
Overzicht proefprolongatie-interface
Aantal prolongatie .., waarvan ... niet verwerkt Het aantal niet-verwerkte polissen geeft aan hoeveel polissen er bij prolongatie niet verwerkt kunnen worden. Het gaat hier om polissen in de ANVA-selectie waarvan geen polissen in de Interface zijn aangeleverd (melding: 'Geen interfacegegevens').
Aantal interface ..., waarvan ... niet verwerkt Aan de andere kant kunnen er polissen zijn die wel in de Interface aanwezig zijn, maar niet in de ANVA-selectie (geen polisgegevens). In beide gevallen kunnen de polissen niet worden verwerkt.
Als er dubbele interfacegegevens aanwezig zijn, staan hier geen polisgegevens tegenover en kunnen de dubbele interfacegegevens niet worden verwerkt. Zoals hierboven gezegd, hoeven deze niet rechtgetrokken te worden. Bij het voorbeeld in bovenstaand venster zal het aantal polissen dat wel verwerkt wordt twee zijn.
Bij provisieloze polissen staat een N achter de incassoprovisie.
Afwijkingen tussen prolongatie-interface en Selectie in ANVA
De polis staat wel in de interface voor prolongatie, maar niet in de selectie van ANVA. Er wordt gecontroleerd op Polisnr. en op Maatschappij-nr.
Oorzaken
De polis is niet geselecteerd in ANVA, omdat de premievervaldatum of wijzigingsreden onjuist is.
Het polisnummer in de ANVA selectie is onjuist.
De maatschappij in de ANVA selectie is onjuist.
Acties
Indien de polis in het geheel niet is geselecteerd: premievervaldatum in Acceptatie aanpassen en in pad RPC toevoegen.
Indien het polisnummer moet worden aangepast: in pad RPC staat in het menu van het overzicht van de polissen de menukeuze 'Polnr mut' om het polisnummer aan te passen.
Indien de maatschappij in de polis moet worden aangepast: in pad RPC de betreffende polis verwijderen uit de borderellen en in Acceptatie het maatschappijnummer aanpassen. Daarna kan de polis in pad RPC weer worden toegevoegd.
Indien een bepaalde maatschappij nog niet is geselecteerd in ANVA, kan deze ook in pad RPC worden toegevoegd of via pad RPV (Overzicht van de totalen per borderel).
Deze polis is niet aangeleverd per interface door de maatschappij.
Oorzaken
De premievervaldatum in de polis staat niet goed ingeregeld, bijvoorbeeld omdat er een verkeerde termijn is ingegeven en de polis ten onrechte in de selectie aanwezig is.
De polis is per abuis niet aangeleverd via de interface, maar komt wel voor op de papieren borderel van de maatschappij.
De polis moet in het geheel niet worden geprolongeerd. Bijvoorbeeld: een koopsompolis staat ten onrechte in de selectie, omdat de Wijzigingsreden onjuist is (kan bijvoorbeeld worden omgezet in een reden 'Niet prolongerend').
Acties
Indien de polis per abuis niet in de interface is opgenomen door de maatschappij: volg de papieren borderel en laat de polis gewoon prolongeren. Gegevens van deze polis aan de hand van de borderel aanpassen in pad RPC.
Indien de polis onterecht is geselecteerd in ANVA: de polis in pad RPC uit de borderellen verwijderen.
Indien de Premievervaldatum/Wijzigingsreden onjuist is: aanpassen in Acceptatie.
Prolongatiegegevens van een bepaalde maatschappij worden aangeleverd via de interface, maar de maatschappij is niet aanwezig in ANVA.
Oorzaken
De maatschappij is niet aanwezig in ANVA.
Het maatschappijnummer in de interface is niet correct (regelen met maatschappij).
Acties
Indien de maatschappij aanwezig had moeten zijn in ANVA: maatschappij toevoegen in BMM. (In de betreffende polis(sen) is dan blijkbaar ook de verkeerde maatschappij geselecteerd, omdat deze niet aanwezig is in Beheer).
De interfacegegevens zijn dubbel aanwezig. Dit kan op zich geen kwaad als de interfacegegevens met die van de selectie overeenkomen. In dat geval wordt bij het draaien van de definitieve interface, de interface definitief over de selectie van ANVA heengelegd en is voor de dubbele interface vervolgens geen polis in de ANVA selectie meer aanwezig. Deze dubbele interface wordt hierna verwijderd.
Als de vervaldatum niet wordt aangepast, zal de polis wel prolongeren.
De Premie en Provisie tussen interface en ANVA selectie worden vergeleken. Deze hoeven voor een met ADN-opgehaalde maatschappij niet te worden aangepast; tijdens de prolongatie worden deze gegevens in de polis automatisch overschreven door de gegevens uit de interface. Hetzelfde geldt voor gegevens betreffende Verzekerde bedragen en B/M.
De premievervaldatum in ANVA is anders dan in de Interface. De maatschappij houdt blijkbaar een andere premievervaldatum aan dan het kantoor (de prolongatiemaand is wel goed). Indien dit terecht is, kan de vervaldatum worden gewijzigd door in pad RPC de polis uit de selectie te verwijderen en in Acceptatie aan te passen. Daarna kan de polis weer worden toegevoegd in pad RPC.
In de kolom 'Inc' wordt door middel van een M (maatschappij) of K (kantoor) aangegeven wie incasseert. Als er een verschil is tussen de interface en ANVA wordt dit aangegeven in de kolom 'Opmerking'. Zie ook Administreren Incassokosten
Stap 4: Definitieve prolongatie-interface
Notitie Servicecontracten volgen hetzelfde prolongatieproces als poliscontracten. Let daarbij op het volgende: - Het is mogelijk om alleen de servicecontracten te prolongeren, door alleen de servicemaatschappij(en) te selecteren. - Bij de proefprolongatie wordt na prolongatie van de poliscontracten opnieuw akkoord gevraagd voor de servicecontracten. Het resultaat volgt op een apart verslag. De definitieve prolongatie heeft deze tussenstap niet. Voor meer informatie over servicecontracten, zie de handleiding 'Advies- en bemiddelingskosten'.
Als er geen belangrijke meldingen meer komen met het draaien van de proefinterface, kun je de definitieve interface draaien. Met het draaien van de definitieve prolongatie-interface worden de gegevens van de verschillende polissen in het selectiebestand (polis- en dekkingsgegevens) overschreven met de gegevens die de maatschappijen aanleveren via de interface.
De gegevens komen te staan bij de Controle per borderel (pad RPC en RPV). Controleer of de totaaltellingen op de maatschappijborderel overeenkomen met de totalen in ANVA.
Let op! Draai na de definitieve prolongatie nooit een nieuwe selectie. Na het draaien van de definitieve interface is de interface niet meer aanwezig. Indien je hierna opnieuw een prolongatieselectie draait, worden in ANVA (in pad RS) de bestaande prolongatiegegevens overschreven met de nieuwe selectie en zijn de interfacegegevens verloren.
Volgens de melding is er nog interface aanwezig die niet is verwerkt, terwijl dat laatste wel het geval is.
Dit is als volgt op te lossen:
Laat iedere gebruiker uit het onderdeel Prolongeren gaan.
Start het controleprogramma via pad IIRPK.
Stap 5: Controle per borderel: overzicht van maatschappijen
Notitie Het is niet mogelijk om een proefprolongatie uit te voeren (pad RPP) en tegelijkertijd de borderel te controleren (pad RPC). In dat geval volgt de melding: 'Prolongatie-interface is in behandeling bij [...]'. Dit voorkomt dat twee gebruikers tegelijkertijd het verslag bewerken.
Controleer de gegevens uit de geselecteerde polissen met de gegevens op de papieren borderel die door de maatschappij zijn aangeleverd.
Pad: RPV en RPC
Via de paden RPV (Overzicht van de totalen per borderel) en RPC (Controle per borderel) kun je een controle uitvoeren.
De gegevens die hier na de selectie (stap 2) staan, zijn afkomstig van polis- en dekkingsniveau. Na het uitvoeren van de definitieve interface, worden hier de gegevens die de maatschappij aanlevert naartoe geschreven.
Vergelijking van (totaal)bedragen aan incassobedrag/premie/provisie tussen selectie en borderel. Dit geldt zowel voor de polissen die via de interface zijn aangeleverd, als voor de polissen die niet zo worden aangeleverd.
Vergelijking van andere polisgegevens, zoals verzekerd bedrag/BM-trede/BM% en dergelijke. Dit geldt voor de maatschappijen die niet via interface worden aangeleverd. Bij gebruikmaken van interface worden de bedragen in ANVA overschreven door de aangeleverde bedragen.
Verwijderen/toevoegen van polissen uit/aan de selectie.
Verwijderen/toevoegen van maatschappijen uit/aan de selectie.
Het aantal polissen klopt echter wel, en als iedere polis afzonderlijk met de papieren borderel wordt gecontroleerd klopt alles.
Dit is als volgt op te lossen:
Laat iedere gebruiker uit het onderdeel Prolongeren gaan.
Start het controleprogramma via pad IIRPK. De totalen zullen nu weer kloppen.
Controle per borderel met totalen en afdracht maatschappij
Pad: RPV
Een overzicht van de in ANVA geselecteerde maatschappijen, met totalen aan Incassobedrag, Incassoprovisie, Afsluitprovisie, Assurantiebelasting, Maatschappijkosten, Tussenpersoonkosten en het bedrag Netto Maatschappij (Afdracht aan/ontvangst van maatschappij).
De Totalen per maatschappij (Provisies, Netto maatschappij) in dit pad dienen overeen te komen met de totalen op de papieren borderel.
In het overzicht kun je:
Een maatschappij toevoegen die nog niet is geselecteerd. Een polis hoeft nog niet direct te worden geselecteerd.
Een maatschappij verwijderen die ten onrechte is geselecteerd. Bij het verwijderen van een maatschappij volgt de volgende melding: 'Er zijn nog selectiegegevens bij deze maatschappij aanwezig. 'Weet u zeker dat u de selectie van deze maatschappij wilt verwijderen?'. Bij Ja worden alle selecties verwijderd inclusief het totaalrecord.
De polissen onder een maatschappij worden benaderd door [Enter] te geven op de maatschappij die is opgelicht. Alleen bij servicemaatschappijen is het niet mogelijk om de onderliggende servicecontracten te benaderen.
Controle per borderel zonder verdere specificatie
Pad: RPC
Een overzicht van de in ANVA geselecteerde maatschappijen, zonder verdere specificatie. Op dit overzicht staan Totalen per maatschappij (bovenaan het overzicht). Indien er alleen maatschappij-incasso is, is Netto maatschappij negatief (het kantoor ontvangt van de maatschappij).
In het overzicht kun je:
Een maatschappij toevoegen die nog niet is geselecteerd. Een polis hoeft nog niet direct te worden geselecteerd.
Een maatschappij verwijderen die ten onrechte is geselecteerd. Bij het verwijderen van een maatschappij volgt de volgende melding: 'Er zijn nog selectiegegevens bij deze maatschappij aanwezig. 'Weet u zeker dat u de selectie van deze maatschappij wilt verwijderen?'. Bij Ja worden alle selecties verwijderd inclusief het totaalrecord.
De polissen onder een maatschappij worden benaderd door [Enter] te geven op de maatschappij die is opgelicht. Alleen bij servicemaatschappijen is het niet mogelijk om de onderliggende servicecontracten te benaderen.
Overzicht van polissen in de prolongatieselectie, per maatschappij
Door een maatschappij te selecteren, wordt een overzicht gegeven van polissen die in de selectie aanwezig zijn.
Pad: RPC
Zoeken polisnummer
In het menu is een optie Vanaf aanwezig. Hiermee kun je in het overzicht van de te prolongeren polissen zoeken naar een bepaald polisnummer. Hierbij wordt het overzicht vanaf dit nummer weergegeven.
Wijzigen polisgegevens in prolongatieselectie
In pad RPC kunnen gegevens van een polis worden gewijzigd indien ze niet juist zijn.
Pad: RPC
De volgende gegevens kun je aanpassen:
Polisnummer muteren via menu Polnr mut.
Incassocode muteren via menu Inc. code mut.
Detailgegevens muteren De detailgegevens die in het overzicht via pad RPC staan, kun je wijzigen door de opgelichte polis aan te klikken, waarna een mutatievenster verschijnt. De gegevens die in dit venster aanwezig zijn kunnen hier worden aangepast. De detailgegevens van Incassobedrag en Afsluitprovisie kunnen benaderd worden door op Specificatie aan te klikken.
Wijzigen overige gegevens Indien de polisgegevens van een polis in Acceptatie aangepast moeten worden (bijvoorbeeld Premievervaldatum, Maatschappijnummer), kunnen deze uit de borderellen worden verwijderd met Verwijderen en worden aangepast. Hierna kan de betreffende polis weer aan de selectie worden toegevoegd met Nieuw. Dit kan ook worden gedaan met een polis die nog niet aanwezig is in de selectie, maar die volgens de maatschappijborderel toch moet prolongeren.
Stap 6: Uitvoeren van de prolongatie
Nadat alle gegevens zijn gecontroleerd, de totaaltellingen zijn vergeleken en alle mogelijke fouten in ANVA zijn aangepast, kun je de polissen prolongeren. Let op dat je de gegevens veiliggesteld hebt door eerst een back-up te maken.
Pad: RPL
Bij Selectie maatschappijen kies je voor alle maatschappijen of maak je een selectie van specifieke maatschappijen met Info.
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Als je een maatschappij hebt geselecteerd voor prolongatie waarvan de interface nog niet is verwerkt, komt hier een melding van. Verwerk de interface alsnog of verwijder de maatschappij uit de 'Selectie maatschappijen voor prolongatie' als je voor deze maatschappij pas later de interface en de prolongatie uitvoert. Als je de maatschappij wilt prolongeren zonder de interfacegegevens, kun je deze melding negeren.
Stap 7: Opbouwen en afdrukken nota's (financieel verwerken prolongatie)
Pad: DO, DAP en FDFP
Opbouwen en afdrukken van nota's
De nota's staan klaar om opgebouwd te worden in pad DO. Kies voor Opbouwen alleen prolongatie om slechts die documenten te kiezen die gemaakt zijn als gevolg van de prolongatie.
Opgebouwde prolongatienota's kunnen afgedrukt worden via pad DAP.
Financiële verwerking prolongatie
Na het prolongeren staan de financiële gegevens klaar voor verwerking.
Ga naar pad FDFP.
Geef de boek- en factuurdatum op en klik op OK. Boekdatum: maand waarvoor wordt geprolongeerd. Factuurdatum: maand waarop factuur/nota wordt verzonden.
De melding 'De prolongatie wordt in de boekhouding verwerkt in periode …' verschijnt.
Het niet vullen van label 97015 Referentie is een bewuste keuze, omdat anders bij een prolongatie alle formulieren op naam van één persoon zou komen te staan. Klanten met vragen over hun polis/nota zouden dan steeds naar dezelfde persoon vragen.
Stap 8: Extra's prolongatie provinciaal
Administreren Incassokosten
Bij prolongatie wordt door sommige maatschappijen kosten in rekening gebracht indien het kantoor niet incasseert (Maatschappij-incasso).
Deze kosten worden afhankelijk van de maatschappij in de interface verrekend met de Incassoprovisie. Dit is echter niet altijd het geval. In deze gevallen moeten de kosten handmatig worden verrekend met de provisie (in pad RPC). Indien het veel polissen zijn, is dit echter veel werk.
Het totaal aan incassokosten wordt door de maatschappij op de papieren borderel aangeleverd, zodat hier een totaalboeking van kan worden gemaakt. Dit kan op verschillende manieren worden uitgevoerd:
Aanmaken van een aparte klant 'Incassokosten' en hierop per maatschappij waarop de kosten geboekt moeten worden, een polis aanmaken. Op deze polis wordt vervolgens elke maand het te verrekenen bedrag aan incassokosten geboekt als (negatieve) incassoprovisie.
Boeken op Grootboeken (alleen te gebruiken bij rechtstreeks boeken): Afboeken op afboekwijze 'Interne boekingen' of 'Memoriaal'. Hierbij twee boekingen uitvoeren: één ten bate van de maatschappij en één ten laste van de Doorlopende provisie of eventueel ten laste van een apart grootboek 'Incassokosten' (negatief).
Administreren pakketpolissen
Een pakketpolis met daaronder hangende polissen kunnen op verschillende wijzen worden aangeleverd door de maatschappij (via Interface/Borderel):
Eén totaalpakket met daaronder gespecificeerd de aparte polissen. De polissen worden met een apart polisnummer aangeleverd (bijvoorbeeld door een toevoeging 'OPS' of 'IN' voor respectievelijk Opstal en Inboedel). Deze gespecificeerde polisnummers dienen ook in de polissen te worden opgenomen. Op deze wijze komen de interface en selectie met elkaar overeen.
Eén totaalpakket zonder de gespecificeerde polissen. Dit betekent dat de polissen onder het pakket niet als aparte polissen worden aangeleverd, maar als één geheel. Indien men de aangeleverde informatie vanuit de interface wil overnemen, moet deze pakketpolis als één polis worden aangemaakt ((hoofd)branche 80000). Hierbij kan de informatie uit de verschillende polissen eventueel in deze ene polis worden opgenomen, bijvoorbeeld onder verschillende tabbladen. Dit moet men echter wel handmatig bijhouden én de maatschappij moet deze gegevens aanleveren via de papieren borderel.
Indien je deze polissen toch onder een 'echt' pakket wilt administreren (en de maatschappij levert de aparte polisgegevens via de papieren borderel aan), kan er niet via de interface worden geprolongeerd, maar moeten de wijzigingen via de papieren borderel worden doorgevoerd.
De volgende stuurcodes staan in pad BYSS ten behoeve van de prolongatie:
Historie prolongatie op het venster Stuurcodes deel I.
Productie tarifering in prolongatie op het venster Stuurcodes deel I.
Regio automatisch bij prolongatie in prolongatie op het venster Stuurcodes deel II.
Agent 2 provisie verwerken op het venster Stuurcodes deel III.
Boekstuk agent alleen bij mutaties in prolongatie op het venster Stuurcodes deel III.
Prol. volmacht mogelijk per colllect. op het venster Stuurcodes deel III. Als hier voor Ja gekozen is, zal de prolongatie langer duren en heb je extra keuzemogelijkheden in verschillende schermen.
Alle agentposten op prolongatieborderel op het venster Stuurcodes deel III.
Einddatum signaleren (label 10068) op het venster Stuurcodes deel II.
De volgende stuurcodes staan in pad BYSF ten behoeve van de prolongatie:
Via de stuurcode Journaal kun je opgeven hoe gedetailleerd de journaalposten worden gemaakt.
Via de stuurcode Eén verzameling prol. en eenm. boeking kun jeaangeven of facturen die voortkomen uit prolongatie- en eenmalige boekingen worden verzameld op één nota.
Journaal per maatschappij: de bij de financiële verwerking aangemaakte journaalposten worden getotaliseerd per maatschappij.
Journaal per boeking behalve prolongatie: de bij de financiële verwerking van eenmalige, schade- en overige debiteurenboekingen aangemaakte journaalposten worden opgebouwd per boeking. De bij de financiële verwerking van prolongatieboekingen aangemaakte journaalposten worden getotaliseerd per maatschappij.
Journaal per boeking: de bij de financiële verwerking aangemaakte journaalposten worden opgebouwd per boeking.
Verzamelen factuursoorten
Verzamelen EB en Prol: Facturen voortkomend uit prolongatie- en eenmalige boekingen worden op één nota verzameld.
Niet gecombineerd verzamelen: facturen komen op aparte nota's.
Verzamelen EB, Prol en Overige Deb.: facturen die voortkomen uit eenmalige boekingen, prolongatieboekingen en Overige debiteuren-boekingen (advies- en bemiddelingskostenboekingen en vrije boekingen) worden op één nota verzameld.
Agentinstellingen voor volmacht/beurs prolongatie
De volgende stuurcodes voor agenten zijn beschikbaar voor volmachtprolongatie:
Pad: BBA
Per agent kun je aangeven of deze een boekstuk per boeking wil ontvangen (Div. agent geg. - Algemeen veld Boekstuk agent J/N). Zie Diverse agentgegevens invoeren.
Per agent kun je aangeven of deze de prolongatie interface wil ontvangen (Div. agent geg. - Verz. berichten - veld Prolongatie interface). Zie Verzendgegevens bericht agent invoeren.
Als je werkt met de module Vernieuwde agentberichten wordt tijdens de selectie van de prolongatie bij expirerende polissen gecontroleerd of nog een mutatiebericht te verzenden staat bij de expirerende polis of bij een andere polis uit hetzelfde pakket. Zie Signaallijst 3: polissen met expiratie-signaal.
Prolongatieselectie per dag inrichten
Het is mogelijk om voor de prolongatieselectie niet de maand, maar de dag (van t/m) op te geven. Met deze optie kun je een periode in plaats van een maand selecteren. De dagen gelden alleen voor de gekozen maand, dus bij Maand 3 (maart) kun je ook Dag 16 t/m 31 kiezen. Je kunt iedere gewenste periode kiezen, bijvoorbeeld een week of zelfs een dag. De polissen die geselecteerd zijn voor prolongatie kunnen beperkt gemuteerd worden, dus hoe kleiner de selectie, hoe minder polissen vastgehouden worden.
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor volmacht, pool en beurs. De module kan alleen door een medewerker van ANVA geactiveerd worden.
Pad: BYSA, deel VII
Zet de keuze Prolongatieselectie per dag op Ja.
Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
Pakketkosten per polis boeken
Bij prolongatie van een volmachtpolis worden de tussenpersoonskosten en maatschappijkosten standaard alleen in de subpolis met het hoogste percentage assurantiebelasting (label 62036 Volgnr polis pakketkosten boeken) geboekt.
Hiervoor moet de onderstaande optie geactiveerd worden. Dit kan alleen worden gedaan door een medewerker van ANVA.
Pad: BYSA, deel 7
Zet Pakketkosten per polis boeken op Ja.
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Prolongatiebescheiden inrichten
Notitie Zie 'Prolongatiebescheiden toevoegen' voor een beschrijving van het inregelen van de polisbladen en overige formulieren.
Na prolongatie wordt gecontroleerd of de nieuwe premie 20 eurocent of meer verschilt met de oude premie, zo ja dan worden prolongatiebescheiden aangemaakt. Is het verschil minder dan 20 eurocent dan worden géén prolongatiebescheiden aangemaakt.
Algemeen
In het onderdeel Beheer moet een formulier worden gemaakt. In de polis moet worden aangegeven dat bij de prolongatie het betreffende formulier moet worden afgedrukt. Het IVB of het verzekeringsbewijs wordt afgeroepen als het volgende is ingeregeld:
IVB
In pad BFVS moet een formuliersoort IVB aanwezig zijn. In de basisgegevens van deze formuliersoort moet bij de module Maatschappij de optie IVB op Ja staan. Let op De optie IVB kan maar voor één formuliersoort op Ja staan.
Bij de betreffende volmachtmaatschappij moet via pad BMM - Formulieren -IVB/alarm worden ingevuld welk 'IVB' formulier in de prolongatie moet worden afgegeven. Er kunnen drie soorten formulieren worden opgegeven: IVB, VHD en combi.
Er wordt een combiformulier afgedrukt, tenzij label 10209 VHD afroep los op Ja staat. In dat geval worden een IVB en een VHD afgedrukt. Als label 10209 VHD afroep los niet aanwezig is in het variabel polisscherm wordt er default van Nee uitgegaan.
In de betreffende polis moet worden ingevuld dat bij prolongatie een 'IVB' of 'IVB Combi' moet worden afgegeven. Dit gebeurt nadat in label 10208 IVB in de polis de betreffende code is ingevuld.
In pad BYVV kun je inregelen of het IVB formulier per jaar wordt afgeroepen (standaard) of dat bij iedere prolongatie het formulier wordt afgeroepen.
Ongekentekend verzekeringsbewijs
In pad BFVS moet een formuliersoort Ongekentekend verzekeringsbewijs aanwezig zijn. In de basisgegevens van deze formuliersoort moet bij de module Maatschappij de optie Ongekentekend op Ja staan.
Bij de betreffende volmachtmaatschappij moet via pad BMM - Formulieren -Volmacht in het veld Ongekentekend formulier worden ingevuld welk formulier in de prolongatie moet worden afgegeven.
In de betreffende polis moet label 10211Ongekentekend verz. bewijs zijn gevuld.
In pad BYVV kun je inregelen of het verzekeringsbewijs per jaar wordt afgeroepen (standaard) of dat bij iedere prolongatie het formulier wordt afgeroepen.
Bromfietsbewijs
In pad BFVS moet een formuliersoort Bromfietsbewijs aanwezig zijn. In de basisgegevens van deze formuliersoort moet bij de module Maatschappij de optie Bromfietsbewijzen op Ja staan.
Bij de betreffende volmachtmaatschappij moet via pad BMM - Formulieren -Volmacht in het veld Bromfietsformulier worden ingevuld welk formulier in de prolongatie moet worden afgegeven.
In de betreffende polis moet label 10283 Bromfiets zijn gevuld.
In pad BYVV kun je inregelen of het bromfietsbewijs per jaar wordt afgeroepen (standaard) of dat bij iedere prolongatie het formulier wordt afgeroepen.
Zie Bromfietsplaatje maatschappij voor informatie over het automatisch toekennen van bromfietsplaatjenummers in de prolongatie.
Jagersbewijs
In pad BFVS moet een formuliersoort Jagersbewijs aanwezig zijn. In de basisgegevens van deze formuliersoort moet bij de module Maatschappij de optie Jagersbewijzen op Ja staan.
Bij de betreffende volmachtmaatschappij moet via pad BMM - Formulieren - Volmacht in het veld Jagersbewijs formulier worden ingevuld welk formulier tijdens de prolongatie moet worden afgegeven.
In dit betreffende polis moet label 10210 Jagersbewijs op Ja staat.
In pad BYVV kun je inregelen of het jagersbewijs bij iedere prolongatie wordt afgeroepen (standaard) of dat dit per jaar moet gebeuren.
Prolongatiebescheiden toevoegen aan een maatschappij
Let op Ingerichte prolongatiebescheiden worden per polis afgeroepen, dus niet per relatie.
Om bij de prolongatie een polisblad of begeleidende brief af te drukken moet een branche worden opgegeven en eventueel een specifieke dekking.
Pad: BMM
In het venster Maatschappijen selecteer je de maatschappij waarbij de prolongatiebescheiden moeten worden opgegeven.
Ga naar menu Form. - Prol. bescheiden.
In het venster Prolongatiebescheiden kies je voor Nieuw .
Geef de Branchecode in.
Geef de Dekkingen in. Als de prolongatiebescheiden voor alle dekkingen bij deze branche moeten gelden, kun je [Enter] geven op de velden. Er komt dan vanzelf 'Begin' t/m 'Einde' te staan.
Geef de periode in wanneer van de prolongerende polissen per hoofdvervaldatum output moet worden gegenereerd.
Klik op OK.
Vervolgens kun je de prolongatieformulieren opgeven.
Veld
Omschrijving
Algemeen
Polisblad
Zet de optie Polisblad op Ja. Je hoeft dan verder geen formuliersoort in te vullen. Er komt automatisch een polisblad + volgblad uit bij de hoofdvervaldatum. Het volgblad dient dan wel ingeregeld te zijn in de polis via pad AN - Acties - Volgblad).
Formuliersoort/formuliernummer
Deze velden gebruik je alleen als je bijvoorbeeld een begeleidende brief wilt meesturen. Je hoeft hier niet het polisblad te definiëren. Gebruik voor het afroepen van het polisblad de optie Polisblad Ja/Nee.
Prl. Reden
Wijzigingsreden voor het pakket. Bij een prolongatie (mét of zónder hertarifering) wordt de waarde van deze wijzigingsreden voor een specifieke periode naar label 99931 weggeschreven. Voor meer informatie, zie label 99931 Prol/wijz. Reden.
Hertarifering
De werking is grotendeels gelijk aan het deel 'Algemeen'. Dit wil zeggen dat alleen als de polis prolongeert, de hoofdvervaldatum wordt gepasseerd en er een nieuw tarief van toepassing is, deze prolongatiebescheiden afgeroepen worden.
Na prolongatie wordt tevens gecontroleerd of de nieuwe premie 20 eurocent of meer verschilt met de oude premie. Zo ja, dan worden prolongatiebescheiden aangemaakt. Is het verschil minder dan 20 eurocent dan worden géén prolongatiebescheiden aangemaakt.
Bij maatschappijen met percentage- of bedragverdeling staan bij de prolongatiebescheiden nog twee extra opties:
Ass. verd. Ja/Nee
Deze optie is voor het afroepen van de assuradeurenverdeling per hoofdvervaldatum. Het formulier 'assuradeurenverdeling' dient in de polis gedefninieerd te zijn onder menu Verdeling.
Prl. Reden
Wijzigingsreden voor het pakket. Bij een prolongatie (mét of zónder hertarifering) wordt de waarde van deze wijzigingsreden voor een specifieke periode naar label 99931 weggeschreven. Voor meer informatie, zie label 99931 Prol/wijz. Reden.
Als bij de maatschappij (via pad BMM) een branche is ingeregeld die ook in het pakket voorkomt, dan wordt er tijdens de prolongatie een pakketpolisblad aangemaakt. Ook als er meerdere branches zijn ingeregeld voor het pakket, wordt er maar één pakketpolisblad geproduceerd.
Prolongatiebescheiden kopiëren van een andere maatschappij
Let op Ingerichte prolongatiebescheiden worden per polis afgeroepen, dus niet per relatie.
Na prolongatie wordt gecontroleerd of de nieuwe premie 20 eurocent of meer verschilt met de oude premie. Zo ja, dan worden prolongatiebescheiden aangemaakt. Is het verschil minder dan 20 eurocent dan worden géén prolongatiebescheiden aangemaakt.
Pad: BMM
In het venster Maatschappijen selecteer je de maatschappij waarbij de prolongatiebescheiden moeten worden opgegeven.
Ga naar menu Form. - Prol. bescheiden.
In het venster Prolongatiebescheiden kies je voor Kopiëren .
Kies met Info de maatschappij waarvan je de bescheiden wilt kopiëren.
Selecteer de betreffende items met [F12].
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Klik op Afsluiten .
Prolongatie versnellen
Let op Deze functionaliteit is alleen relevant voor verzekeraars, serviceproviders, grote volmachtkantoren en grote hoeveelheden beurspolissen. Wil je hiervan gebruikmaken? Neem dan contact op met Customer Support.
Het is mogelijk om de prolongatie te versnellen. Het gaat daarbij om de processen in pad RVR (prolongatie volmacht), RER (prolongatie beurs) en in pad RX (extern tariferen voor prolongatie). Afhankelijk van jouw configuratie kan de versnelling oplopen tot 50% of sneller. Functioneel wijzigt daarbij niets, voor de prolongatie en het prolongeren in batch is dus geen extra invoer nodig en de uitvoer wijzigt ook niet.
De versnelling is gerealiseerd door middel van ‘multi-threading’: het opdelen van het proces in verschillende delen die tegelijkertijd uitgevoerd kunnen worden in plaats van na elkaar.
Codering 'Prolongatieversnelling' aanmaken
Om de prolongatie te versnellen maakt een medewerker van ANVA eerst bij label 98161 Module de codering 'Prolongatieversnelling volm./beurs' aan. Alleen dan is de module zichtbaar om geactiveerd te worden in pad BYSA.
Pad: BLC
Ga naar label 98161 Module.
Klik op Nieuw.
Vul in het eerste veld 8900 in en bij de omschrijving Prolongatieversnelling volm./beurs.
Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
Prolongatieversnelling activeren
Alleen een medewerker van ANVA kan de module Prolongatieversnelling activeren.
Pad: BYSA, deel 6
Zet Prolongatieversnelling volm. op Ja.
Geef het Aantal prolongatieprocessen op. Het maximale aantal is 5.
Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
Prolongatieversnelling activeren voor extern tariferen
Alleen een medewerker van ANVA kan de module Prolongatieversnelling activeren.
Pad: BYSA, deel 6
Zet Prolongatieversnelling volm. op Ja.
Geef het Aantal processen ext.tar.prl. op. Het maximale aantal is 20.
Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
Versnelling van prolongatieberichten voor agenten
Om prolongatie- en mutatieberichten te kunnen versturen, is onderstaande inrichting nodig. Alleen een medewerker van ANVA kan de versnelling van prolongatieberichten activeren.
Pad: BYSA, deel 7
Zet Versnelling prolongatieberichten agenten op Ja.
Geef het Aantal prolongatieprocessen op. Het maximale aantal is 20.
Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
Instelling polissen muteren voor prolongatie
Als een volmacht- of beurspolis al geselecteerd is voor prolongatie, kun je de polis nog muteren. De polis wordt dan verwijderd uit het prolongatiebestand en na de wijziging weer toegevoegd, mits de prolongatiedatum nog steeds binnen de prolongatieselectie valt. Als de polis al extern getarifeerd was, wordt deze automatisch opnieuw extern getarifeerd (zoals via pad RX) met de gegevens zoals ze op de prolongatiedatum zijn.
In deze stap geef je ANVA de opdracht om alle polissen met de juiste premievervaldatum (label 10006) te selecteren.
Pad: RS
In het venster Selectie prolongatie kun je aangeven welke soort maatschappij je wilt selecteren.
Provinciaal: selectie van Provinciale polissen.
Volmacht: selectie van Volmachtpolissen.
Beurs: selectie van Beurspolissen.
Vink hier Volmacht aan. Als in pad BYSS, stuurcodes deel III de stuurcode Prol. volmacht mogelijk per collectiviteit op Ja staat zal er een extra vraag worden gesteld: 'Wilt u de selectie per maatschappij per collectiviteit uitvoeren?'.
Vink Categorie agenten aan, als je de selectie alleen voor polissen met een agent in een bepaalde categorie wilt uitvoeren. Klik op Geen selectie aanwezig om 1 of meer categorieën toe te voegen. Zie ook Categorie agenten toekennen. Bij het uitvoeren van de prolongatieselectie worden dan uitsluitend de polissen geselecteerd, waarvan de agent is gekoppeld aan één van de geselecteerde categorieën.
Bij het onderdeel Prolongatiedatum geef je aan welke maand en welk jaar je wilt selecteren voor de prolongatie.
Als je gebruikmaakt van de module Prolongatieselectie per dag, kun je hier een periode in plaats van een maand selecteren. De dagen gelden alleen voor de gekozen maand: dus bij Maand 2 (februari) kun je zonder problemen Dag 16 t/m 31 kiezen.
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
De polissen met premievervaldatums die volgens ANVA in de opgegeven maand of periode vallen en moeten prolongeren, worden nu geselecteerd.
Tijdens het proces worden signaallijsten vervaardigd van:
Polissen met een vervaldatumfout: dit zijn polissen waarvan de vervaldatum in verleden valt of te ver in de toekomst of polissen zonder termijn.
Opgeschorte polissen: dit zijn polissen waarvan de vervaldatum in de prolongatiemaand valt en wijzigingsreden 20 - 29 hebben.
Polissen met expiratiesignaal: dit zijn polissen waarvan de maand en het jaar uit de expiratiedatum gelijk zijn aan de prolongatiedatum. Van deze polissen wordt de wijzigingsreden aangepast naar 49. Op de lijst komen die polissen waarvan de expiratiedatum 1 of 2 maanden vooruit ligt en de polissen die deze maand expireren.
Polissen met einddatumsignaal: dit zijn polissen waarvan de einddatum is bereikt. Om dit te kunnen signaleren dient de stuurcode Einddatum signaleren op Ja te staan in pad BYSS.
In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de betreffende formuliersoort (bijvoorbeeld Polissen met vervaldatumfout).
Alle polissen worden gecontroleerd op de volgende fouten/situaties:
Opgeschorte polissen, polissen die de vervaldatum in de te selecteren maand/periode en wijzigingsreden 20-29 hebben.
Polissen met een foutieve vervaldatum, vervaldatum ligt in het verleden of te ver in de toekomst of polissen zonder termijn.
Polissen met expiratiesignaal, polissen waarvan de maand en het jaar uit de expiratiedatum gelijk zijn aan de prolongatiedatum. Van deze polissen wordt de wijzigingsreden aangepast naar 49 Royement geëxpireerd. Op de lijst komen die polissen waarvan de expiratiedatum 1 of 2 maanden vooruit ligt en de polissen die deze maand expireren.
Polissen met eindsignaal, polissen waarvan de einddatum is bereikt.
Polissen zonder dekking en polissen zonder actieve dekking.
Signaallijsten prolongatie behandelen
De signaallijsten dien je te controleren op foutieve polissen en eventueel aan te passen in pad A. De volgende signaallijsten kunnen worden aangemaakt. Alleen de lijsten die daadwerkelijk gegevens bevatten worden aangemaakt en direct op het scherm getoond.
Als je naar aanleiding van de signaallijsten wijzigingen in een polis aanbrengt, waardoor deze wel in de prolongatieselectie zou moeten komen, dan wordt de polis automatisch in de prolongatieselectie opgenomen. Hiervan volgt een melding bij het opslaan van de polis.
De volgende signaallijsten kunnen worden aangemaakt:
Als ANVA opgeschorte polissen aantreft, wordt een signaallijst aangemaakt. Voor de polissen op deze lijst zijn de volgende selectiecriteria gehanteerd:
Maatschappijsoort = volmacht of poolverdeling.
én Maand premievervaldatum (label 10006) = gekozen maand of periode.
én Jaar premievervaldatum = kleiner of gelijk aan gekozen jaar.
én Wijzigingsreden is gelijk aan 20 t/m 29 (opgeschort).
Je gaat met deze polissen op de volgende manier om:
Je bepaalt of deze polissen nog steeds terecht zijn opgeschort.
of je past de wijzigingsreden aan en eventueel de vervaldatum om de polissen alsnog te laten prolongeren.
Signaallijst polissen met vervaldatumfout
Als in ANVA polissen met een verkeerde vervaldatum worden aangetroffen, wordt een signaallijst aangemaakt.
Voor de polissen op deze lijst zijn de volgende selectiecriteria gehanteerd:
Maatschappijsoort = volmacht of poolverdeling.
én Premievervaldatum (label 10006) ligt voor de gekozen maand of periode.
of Premievervaldatum ligt meer dan 1 termijn vooruit.
of Termijn (label 10007) is niet gevuld.
én Wijzigingsreden is ongelijk aan 10 t/m 19 (niet prolongerend.
én Wijzigingsreden is ongelijk aan 20 t/m 29 (opgeschort).
én Wijzigingsreden is ongelijk aan 40 t/m 49 (geroyeerd).
Je gaat met deze polissen op de volgende manier om:
Je bepaalt of deze polissen terecht niet eerder zijn geprolongeerd, of pas in de toekomst gaan prolongeren en doet niets.
of je past de vervaldatum en/of termijn en/of wijzigingsreden aan.
Signaallijst Polissen met expiratiesignaal
Als in ANVA polissen met expiratiesignaal worden aangetroffen, wordt een signaallijst aangemaakt.
Voor de polissen op deze lijst zijn de volgende selectiecriteria gehanteerd:
maatschappijsoort = volmacht of poolverdeling.
én Maand/jaar expiratiedatum (label 10011) = prolongatiemaand/jaar (1)
of Maand/jaar expiratiedatum < prolongatiemaand/jaar (2)
of Maand/jaar expiratiedatum = 1 maand > prolongatiemaand/jaar (3)
of Maand/jaar expiratiedatum = 2 maanden > prolongatiemaand/jaar (4)
én Wijzigingsreden is ongelijk aan 40 t/m 49 (geroyeerd)
Je gaat met deze polissen op de volgende manier om:
Je bepaalt of de polissen (1) en (2) terecht zijn geroyeerd (Wijzigingsreden 49.)
Je bepaalt of de polissen (3) en (4) terecht geroyeerd gaan worden.
of je past de expiratiedatum en/of wijzigingsreden aan.
of je voert een actie uit voor geëxpireerde polissen (pad RVA). Zie 'Acties expirerende polissen' voor een toelichting.
Als je werkt met de module Vernieuwde agentberichten wordt tijdens de selectie van de prolongatie bij expirerende polissen gecontroleerd of nog een mutatiebericht te verzenden staat bij de expirerende polis of bij een andere polis uit hetzelfde pakket.
Op de signaallijst kan worden vermeld dat er nog een mutatiebericht te verzenden is voor de polissen (1) en (2) of voor een andere polis uit het zelfde pakket.
De polis wordt niet geroyeerd.
Je verzendt eerst het mutatiebericht.
Hierna voer je opnieuw de prolongatieselectie uit.
Signaallijst Polissen met einddatumsignaal
Als in ANVA polissen met een einddatumsignaal worden aangetroffen, wordt een signaallijst aangemaakt.
Voor de polissen op deze lijst worden de volgende selectiecriteria gehanteerd:
Stuurcode Einddatum signaleren (label 10068) in pad BYSS, stuurcodes deel II = Ja.
én Maatschappijsoort = volmacht of poolverdeling.
én Maand/jaar einddatum (label 10068) = prolongatiemaand/jaar (1).
of Maand/jaar einddatum < prolongatiemaand/jaar (2).
of Maand/jaar einddatum = 1 maand > prolongatiemaand/jaar (3).
of Maand/jaar einddatum = 2 maanden > prolongatiemaand/jaar (4).
én Wijzigingsreden is ongelijk aan 40 t/m 49 (geroyeerd).
Je gaat met deze polissen op de volgende manier om:
Je bepaalt of de polissen terecht op niet-prolongerend (19) gezet zijn.
of je past de einddatum en/of wijzigingsreden aan.
Signaallijst Polissen zonder dekking
Als in ANVA polissen zonder dekking worden aangetroffen, wordt een signaallijst aangemaakt. Hieronder vallen ook de polissen zonder actieve dekking.
Voor de polissen op deze lijst worden de volgende selectiecriteria gehanteerd:
Maatschappij = volmacht of poolverdeling.
én Wijzigingsreden is ongelijk aan 10 t/m 19 (niet prolongerend).
én Wijzigingsreden is ongelijk aan 20 t/m 29 (opgeschort).
én Wijzigingsreden is ongelijk aan 40 t/m 40 (geroyeerd).
én Einddatum (label 10316) in alle dekkingen achter polis < prolongatiemaand/jaar.
Je gaat met deze polissen op de volgende manier om:
Je bepaalt of de polissen moet worden geroyeerd.
of je past de wijzigingsreden polis en/of einddatum dekking(en) aan.
Extern tariferen voor prolongatie volmacht
Polissen kunnen alleen geprolongeerd worden, als ze extern getarifeerd zijn. Via menu Prol - Extern tariferen kan je meerdere polissen tegelijkertijd extern laten tariferen, op basis van de gegevens op de prolongatiedatum. Dit in tegenstelling tot tariferen vanuit Acceptatie, waarin je tarifeert op basis van de gegevens op de mutatiedatum.
Pad: RX
Selecteer 1 of meerdere kantoren als je werkt met de (uitgebreide) Concernmodule.
In het scherm Tariferen prolongatie kan je kiezen uit:
Alle polissen tariferen: je tarifeert alle polissen die in aanmerking komen voor extern tariferen, ongeacht of deze al zijn getarifeerd.
Alleen niet/onvolledig getarifeerde: je tarifeert alleen de polissen die nog niet zijn getarifeerd.
Maatschappijen/branches: je tarifeert selectief per maatschappij én eventueel per branche.
Maak een keuze
Geef met F3 in Locatie exportbestand fouten en waarschuwingen de map aan waarin het CSV-bestand geplaatst moet worden. Dit veld is optioneel.
klik op Start. Antwoord Ja op de vraag 'Alles Akkoord?'.
Het extern tariferen wordt nu uitgevoerd.
Als het extern tariferen is afgerond krijg je de volgende melding op jouw scherm: 'De lijst met fouten en waarschuwingen wordt nu afgedrukt'.
In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je het formulier wilt afdrukken en klikt op OK.
Als er geen fouten zijn gevonden wordt op het verslag de melding 'Er zijn geen fouten geconstateerd' afgedrukt.
Als er wel fouten zijn gevonden wordt een foutverslag getoond.
Als je een outputdirectory hebt opgegeven, klik je alleen op OK. Na de verwerking volgt een melding dat het bestand is aangemaakt met de map en naam.
Voorbeeld:
Voor het opsporen en vullen van Ja/Nee-labels is een stappenplan beschikbaar.
Notitie Bij grote hoeveelheden polissen is het voor VPI ook mogelijk om prolongatieversnelling te gebruiken. Zie hiervoor Prolongatie versnellen
Proefprolongatie volmacht
Proefprolongatie volmacht
De proefprolongatie volmacht is bedoeld ter controle van de prolongatie. Wijzigingen naar aanleiding van de proefprolongatie moet je aanbrengen in de polis (pad A).
Notitie Servicecontracten volgen hetzelfde prolongatieproces als poliscontracten. Let daarbij op het volgende: - Het is mogelijk om alleen de servicecontracten te prolongeren, door alleen de servicemaatschappij(en) te selecteren. - Bij de proefprolongatie wordt na prolongatie van de poliscontracten opnieuw akkoord gevraagd voor de servicecontracten. Het resultaat volgt op een apart verslag. De definitieve prolongatie heeft deze tussenstap niet. Voor meer informatie over servicecontracten, zie Advies- en bemiddelingskosten.
Pad: RVP
In het venster Proefprolongatie volmacht kun je de volgende criteria opgeven voor het uitvoeren van de proefprolongatie.
Vensteronderdeel
Toelichting
Kantoorselectie
Maakt je gebruik van de Concernmodule? Dan kun je alleen meerdere kantoren selecteren als je voor deze kantoren dezelfde prolongatiemaand en jaar gebruikt.
Je kunt vanuit de verschillende kantoren ook onafhankelijk van elkaar (proef)prolongeren.
Sortering lijst
Je kunt de lijst afdrukken op volgorde van:
Maatschappij/polisnummer.
Agent.
Maatschappij/branche.
Relatienummer/volgnummer.
Afdruk
De proefprolongatie kun je draaien voor alle polissen die zijn geselecteerd voor prolongatie of alleen voor de afwijkende polissen.
Afwijkende polissen (polis wijkt af van de in het polisscherm ingerichte defaults).
Afwijkende polissen/afwijkingspercentage (polis wijkt af op defaults en/of nettopremie (meer dan 1% + of -). Dit is het verschil (+ of -) tussen de premie (exclusief BM/NC-bedrag en pakketkorting) van voor de prolongatie en de nettopremie na de tarifering in de prolongatie, uitgedrukt in een percentage.
Alle polissen.
Selectie maatschappijen
Je kunt via Info één of meer maatschappijen selecteren:
Alle maatschappijen (alle branches/collectiviteiten).
Een of meer maatschappijen (alle branches/collectiviteiten).
Een of meer maatschappijen (specifieke branches).
Een of meer maatschappijen (specifieke collectiviteiten). Er kan alleen op collectiviteit worden geselecteerd als in de prolongatieselectie via pad RS is aangegeven dat de selectie per maatschappij per collectiviteit moet worden uitgevoerd.
Zet Afdruk indien gewijzigd op Ja voor een overzicht van de gewijzigde voorwaarden.
Afdruk
Alleen polissen afdrukken.
Polissen + dekkingen afdrukken.
Export polisgegevens: exporteren naar kommagescheiden bestand.
Agent interface
Afdruk controle-overzicht. Wel/niet afdrukken van controle-overzicht agent interface. Deze optie is alleen aanwezig als bij agenten is ingeregeld dat ze interface ontvangen en de geselecteerde polissen bevatten agenten (pad BBA - verz.bericht).
Termijnpolissen
Alleen polissen per hoofdvervaldatum. Keuze om alleen de polissen af te drukken waarvan in de betreffende maand de hoofdvervaldatum wordt bereikt.
Export polisgegevens / servicecontractgegevens
Deze gegevens worden ook gebruikt als je de proefprolongatie via batchverwerking uitvoert.
Geef hier de schijf, map, bestandsnaam plus extensie (.csv) aan.
Bestandsnaam polisgegevens.
Bestandsnaam servicecontractgegevens.
Exporteren naar cliënt. Als het overzicht alleen naar de cliënt weggeschreven hoeft te worden, zet je de switch op Ja. Vul dan alleen de gegevens hieronder in.
Bestandsnaam cliënt polisgegevens.
Bestandsnaam cliënt servicecontractgegevens.
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Proefprolongatie volmacht.
Lijst proefprolongatie volmacht
Op de lijst Proefprolongatie volmacht vind je de volgende onderwerpen:
Eerste regel (polisniveau): relatienummer, volgnummer, volg-subnummer, naam, brutopremie, heffingen, kortingen/toeslagen, tp-kosten, assurantiebelasting, agentprovisie, incassobedrag, pakketkortingsbedrag, afwijkingspercentage netto premie.
Tweede regel (polisniveau): polisnummer, W indien polis in wacht, branchecode, incassowijze, premievervaldag, termijn, BM-trede, BM-%, nettopremie, afsluitprovisiebedrag, incassoprovisiebedrag, maatschappijkosten, tekencommissie, agentkosten, netto maatschappij.
Derde regel (polisniveau): bouwjaar, gebruik, regio, gewicht, terugval, geboortedatum, kenteken, omschrijving.
Vierde regel polisniveau (alleen bij afwijking defaults): labelnummer + waarde polis.
Vijfde regel polisniveau (alleen bij afwijking defaults): labelnummer + waarde default.
Controle-overzicht agent interface: als voor agentenpolis geen koppeling is met een ADN-view, wordt dit aangegeven. Actie: in pad BOAG view koppelen aan (hoofd)branche.
Export proefprolongatie
Als je de proefprolongatie exporteert (optie Export polisgegevens) zie je bovenstaande gegevens in een CSV-bestand.
Er zijn extra kolommen aanwezig voor:
Volmachtbeloning. Per dekking zie je of de volmachtbeloning wel of niet ingericht is.
Dekkingsnummer (kolom B). Het 5-cijferige volgnummmer van de dekking binnen de polis (00001, 00002, enz.)
Indexmethode (kolom AB). Welke indexmethode is gebruikt (Indexcijfer, Percentage op premie, Percentage op verzekerde som).
Als de premievervaldatum overeenkomt met de hoofdvervaldatum wordt een aantal zaken automatisch aangepast. Deze aanpassingen worden wel alvast getoond bij de proefprolongatie, maar pas daadwerkelijk doorgevoerd bij de definitieve prolongatie.
Aanpassing
Voorwaarde
Toelichting
Indexering
Indexcode gevuld in dekking.
Op basis van de tabel in pad BPI wordt gekeken of er een nieuw indexcijfer/stijgingspercentage moet worden toegepast. Zo ja, dan wordt het verzekerd bedrag opnieuw berekend.
Regiobepaling
In pad BYSS, stuurcodes deel II dient de stuurcode Regio automatisch bepalen bij prolongatie op Ja te staan.
Postcode gevuld in polis.
Label 10320 Afwijkende regio = Nee of Leeg in polis.
Op basis van regiotabel in pad BMM wordt gekeken of er een andere regio moet worden toegepast.
Tarifering
Tariefsoort en -datum gevuld in dekking
Op basis van tarieftabel in pad BMM wordt gekeken of er een nieuwe brutopremie van toepassing is. Dit kan een nieuwe tariefdatum zijn of een gewijzigd bedrag in de oude tariefdatum.
BM-bepaling
BM-tabel ingevoerd in polis
Op basis van aantal schades en de BM-tabel wordt het nieuwe BM-% bepaald.
Bepalen tekencommissie
Op basis van de tekencommissietabel in pad BMM wordt de nieuwe tekencommissie bepaald.
Bepalen provisie
Op basis van de provisietabel in pad BMM wordt de nieuwe incassoprovisie bepaald. Dit gebeurt uitsluitend als in de provisietabel is aangegeven: 'prov.% overname alleen bij nieuwe dekking' = Nee.
Bepalen provisie agent
Op basis van de provisietabel in pad BBA wordt de nieuwe agentenprovisie bepaald. Dit gebeurt uitsluitend als op agentniveau is aangegeven: 'provisiepercentage opnieuw bepalen bij prolongatie' = Ja.
Premievervaldatum is niet Hoofdvervaldatum
Als de premievervaldatum niet overeenkomt met de hoofdvervaldatum worden de volgende zaken automatisch aangepast. Deze aanpassingen worden wel alvast getoond bij de proefprolongatie, maar worden pas daadwerkelijk doorgevoerd bij de definitieve prolongatie.
Regio.
Tekencommissie.
Provisie (dit gebeurt uitsluitend als in de provisietabel is aangegeven: 'prov.% overname alleen bij nieuwe dekking' = Nee).
Provisie agent (dit gebeurt uitsluitend als op agentniveau is aangegeven: 'provisiepercentage opnieuw bepalen bij prolongatie' = Ja).
De volgende zaken worden niet aangepast:
Geen indexering.
Geen tarifering.
Geen BM-bepaling.
Prolongatie volmacht definitief
Notitie Servicecontracten volgen hetzelfde prolongatieproces als poliscontracten. Let daarbij op het volgende: - Het is mogelijk om alleen de servicecontracten te prolongeren, door alleen de servicemaatschappij(en) te selecteren. - Bij de proefprolongatie wordt na prolongatie van de poliscontracten opnieuw akkoord gevraagd voor de servicecontracten. Het resultaat volgt op een apart verslag. De definitieve prolongatie heeft deze tussenstap niet. Voor meer informatie over servicecontracten, zie Advies- en bemiddelingskosten.
Notitie Maakt je gebruik van de Concernmodule? Dan kun je alleen meerdere kantoren selecteren als je voor deze kantoren dezelfde prolongatiemaand en jaar gebruikt. Je kunt vanuit de verschillende kantoren ook onafhankelijk van elkaar (proef)prolongeren.
In het venster Prolongatie volmacht geef je aan welke maatschappijen je wilt selecteren voor prolongatie.
Met behulp van Info selecteer je een of meer maatschappijen:
Alle maatschappijen (alle branches/collectiviteiten).
Een of meer maatschappijen (alle branches/collectiviteiten).
Een of meer maatschappijen (specifieke branches).
Een of meer maatschappijen (specifieke collectiviteiten). Je kunt hier alleen op collectiviteit selecteren als in de prolongatieselectie via pad RS is aangegeven dat de selectie 'per maatschappij per collectiviteit' moet worden uitgevoerd.
Met de knop Opgave branches kun je branches opgeven.
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Dekking-, polis- en pakketgegevens worden aangepast
De gegevens uit de proefprolongatie worden overgenomen.
Er worden tellingen verricht uit de dekking -> polis -> pakket.
De premievervaldatum van polis en pakket wordt opgehoogd met één termijn.
Als het de hoofdvervaldatum betreft: de hoofdvervaldatum van polis en pakket wordt opgehoogd met 1 jaar.
Als het de contractvervaldatum betreft: de contractvervaldatum van polis en pakket wordt opgehoogd met de looptijd.
Historie wordt geschreven
Afhankelijk van de stuurcode Historie prolongatie in pad BYSS, Stuurcodes deel I.
Facturen worden aangemaakt en afgeroepen naar schijf (pad DO)
De boekstukken agent worden aangemaakt en afgeroepen naar schijf (pad DO)
De IVB wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
IVB per jaar (pad BYVV) staat op Ja: Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
Optie IVB per jaar (pad BYVV) staat op Nee: Prolongatie op premievervaldatum.
Het ongekentekend bewijs wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Ongek.-/bromfietsbewijs per jaar (pad BYVV) staat op Ja: Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
Optie Ongek.-/bromfietsbewijs per jaar (pad BYVV) staat op Nee:Prolongatie op premievervaldatum.
Het bromfietsbewijs wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Ongek.-/bromfietsbewijs per jaar (pad BYVV) staat op Ja: Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
Optie Ongek.-/bromfietsbewijs per jaar (pad BYVV) staat op Nee:Prolongatie op premievervaldatum.
Het jagersbewijs wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Jagersbewijsper jaar (pad BYVV) staat op Ja: Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
Optie Jagersbewijs per jaar (pad BYVV) staat op Nee: Prolongatie op premievervaldatum.
Het polisblad wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
én branche - dekking - prolongatiedatum is gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
én Algemeen polisblad = Ja in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
Het polisblad wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
én brutopremie polis is gewijzigd (hertarifering).
én branche - dekking - prolongatiedatum gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
én Hertarifering polisblad = Ja in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
Het variabele formulier wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
én branche - dekking - prolongatiedatum gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
én Algemeen formuliersoort-formuliernummer is gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
Het variabele formulier wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
én brutopremie polis is gewijzigd (hertarifering).
én branche - dekking - prolongatiedatum gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
én Hertarifering formuliersoort-formuliernummer is gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
Prolongatieboekingen financieel verwerken
Na het uitvoeren van de definitieve prolongatie moet je de prolongatieboekingen financieel verwerken. Door het boeken worden journaalposten aangemaakt. Let op dat je de gegevens veiliggesteld hebt door eerst een back-up te maken.
Pad: FDFP
In het venster Financiële verwerking prolongatie geef je de boekdatum op. Dit is meestal de 1e van de prolongatiemaand.
Geef de Factuurdatum op.
Kies bij Maatschappijtype of je de boekingen financieel wilt verwerken voor provinciaal, volmacht of beurs.
Klik op Start .
De melding 'De prolongatie wordt in de boekhouding verwerkt in periode ... <Druk op een toets>' verschijnt.
De financiële verwerking wordt gedraaid. In ANVA gebeurt nu het volgende:
De boek- en factuurdatum worden gevuld in prolongatiefacturen.
Machtigingen worden aangemaakt. Wanneer meerdere verzekeringen met dezelfde hoofdbranche en met dezelfde verzamelincassocode prolongeren, komt de betreffende hoofdbranche in de omschrijving op het bankafschrift van de relatie te staan. Zijn er verschillende hoofdbranches, dan wordt de omschrijving 'Diverse verzekeringen' meegegeven. Bij pakketverzamelincasso wordt de pakketsoort in de omschrijving opgenomen.
Journaalposten worden aangemaakt. De automatisch aangemaakte journaalposten kan je via ANVA journaliseren (pad FA) verwerken naar de grootboekrekening in de boekhouding.
De lijst Journaalposten uit ANVA (fin.verw.) wordt aangemaakt (pad DAO).
De lijst Financiële verwerking wordt aangemaakt (pad DAO).
De omzet wordt aangemaakt (pad MO).
De productie wordt aangemaakt (pad MP, afhankelijk van stuurcode Productie tarifering in prolongatie in pad BYSS, stuurcodes deel I).
De rekening-courant maatschappijen worden bijgewerkt (pad FRVO).
De rekening-courant agenten worden bijgewerkt (pad FRAO).
De prolongatieborderel maatschappijen wordt aangemaakt (pad FBVP).
De prolongatieborderel agenten wordt aangemaakt (pad FBAP).
Het ADN-prolongatiebestand voor agenten wordt aangemaakt (pad LNOPS).
Let op! Houd er rekening mee dat ook overzichten als Rekening courant maatschappijen, Rekening courant agenten, borderellen en Management info in de verkeerde maand.
Als de prolongatie in delen wordt uitgevoerd en er is tussendoor niet financieel verwerkt, dan wordt bij facturen geboekt met een verzamelcode (bijvoorbeeld 33) de verzameling niet gesloten. Als de nota's dan tussentijds worden opgebouwd, dan worden aan de hand van het verzamelnummer alle facturen van die verzameling op de nota geplaatst.
Prolongatie volmacht journaliseren
De tijdens de prolongatie aangemaakte journaalposten worden overgebracht naar de boekhouding.
De formulieren staan klaar om opgebouwd te worden in pad DO.
Er kan gekozen worden om alleen de prolongatieformulieren op te bouwen door in pad DO de formulieren te selecteren en te kiezen voor menu Opb. Alleen prol.
Opgebouwde prolongatieformulieren kunnen worden afgedrukt via pad DAP.
Het niet vullen van label 97015 Referentie is een bewuste keuze, omdat anders bij een prolongatie alle formulieren op naam van één persoon zou komen te staan. Klanten met vragen over hun polis/nota zouden dan steeds naar dezelfde persoon vragen.
Prolongatiemachtigingen fiatteren en versturen
Pad: FFMB
In het venster Machtiging behandelen zijn standaard alle boekingswijzen aangevinkt.
Zorg ervoor dat alleen Prolongatie is aangevinkt.
Via menu Fiat. prol. datum kun je eventueel een vervaldatum opgeven t/m wanneer je de prolongatiefacturen wilt fiatteren.
Er zijn twee manieren om gefiatteerde machtigingen te verzenden (afhankelijk van de gebruikte stuurcode in pad BYKFA,veld Machtigingmethode):
Via ADN (pad LNOB).
Via een bestand dat in jouw telebankierpakket kan worden ingelezen (pad FFME).
Prolongatie verzenden aan agenten
Pad: FBAP en LNOB
De volgende prolongatiebescheiden moeten naar de agent(en) worden gestuurd:
Prolongatieborderel (pad FBAP).
Nota's.
IVB's.
Jagersbewijzen.
Ongekentekende bewijzen.
Bromfietsbewijzen.
Polisbladen.
Overige variabele formulieren bij prolongatie.
Notitie De prolongatieborderel kan ook via ADN verstuurd worden (pad LNOB). Dit wordt in pad BBA ingeregeld per agent.
Prolongatie beurspolissen
Het prolongeren van beurspolissen is grotendeels gelijk aan het prolongeren van volmachtpolissen.
Als beurspolissen gekoppeld zijn met e-ABS en/of iDOS moeten er extra handelingen uitgevoerd worden, zie Prolongatie iDOS-polissen. Polissen met gegevens in iDOS kun je in bulk prolongeren door vanuit ANVA een export te maken die je op het iDOSpl@tform importeert. Vervolgens wordt de informatie vanuit iDOS opgehaald in ANVA en verwerkt in de polissen. Tenslotte kun je de prolongatie doorsturen naar e-ABS.
In deze stap geef je ANVA de opdracht om alle beurspolissen met de juiste premievervaldatum (label 10006) te selecteren.
Pad: RS
Vink hier Beurs aan.
Vink Categorie agenten aan, als je de selectie alleen voor polissen met een agent in een bepaalde categorie wilt uitvoeren. Klik op Geen selectie aanwezig om 1 of meer categorieën toe te voegen. Zie ook Categorie agenten toekennen. Bij het uitvoeren van de prolongatieselectie worden dan uitsluitend de polissen geselecteerd, waarvan de agent is gekoppeld aan één van de geselecteerde categorieën.
Bij het onderdeel Prolongatiedatum geef je aan welke maand en welk jaar je wilt selecteren voor de prolongatie.
Als je gebruikmaakt van de module Prolongatieselectie per dag, kun je hier een periode in plaats van een maand selecteren. De dagen gelden alleen voor de gekozen maand: dus bij Maand 2 (februari) kun je zonder problemen Dag 16 t/m 31 kiezen.
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
De polissen met premievervaldatums die volgens ANVA in de opgegeven maand of periode vallen en moeten prolongeren, worden nu geselecteerd.
Als je werkt met iDOS en er zijn iDOS-polissen geselecteerd, dan worden deze in een apart (tijdelijk) bestand geplaatst. Ook worden deze polissen in een verslag vermeld.
Tijdens het proces worden signaallijsten vervaardigd van:
Polissen met een vervaldatumfout: dit zijn polissen waarvan de vervaldatum in verleden valt of te ver in de toekomst of polissen zonder termijn.
Opgeschorte polissen: dit zijn polissen waarvan de vervaldatum in de prolongatiemaand valt en wijzigingsreden 20 - 29 hebben.
Polissen met expiratiesignaal: dit zijn polissen waarvan de maand en het jaar uit de expiratiedatum gelijk zijn aan de prolongatiedatum. Van deze polissen wordt de wijzigingsreden aangepast naar 49. Op de lijst komen die polissen waarvan de expiratiedatum 1 of 2 maanden vooruit ligt en de polissen die deze maand expireren.
Polissen met einddatumsignaal: dit zijn polissen waarvan de einddatum is bereikt. Om dit te kunnen signaleren dient de stuurcode Einddatum signaleren op Ja te staan in pad BYSS.
Als er iDOS-polissen geselecteerd zijn, wordt hiervan ook een verslag gegenereerd.
In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de betreffende formuliersoort (bijvoorbeeld Polissen met vervaldatumfout).
Alle polissen worden gecontroleerd op de volgende fouten/situaties:
Opgeschorte polissen, polissen die de vervaldatum in de te selecteren maand/periode en wijzigingsreden 20-29 hebben.
Polissen met een foutieve vervaldatum, vervaldatum ligt in het verleden of te ver in de toekomst of polissen zonder termijn.
Polissen met expiratiesignaal, polissen waarvan de maand en het jaar uit de expiratiedatum gelijk zijn aan de prolongatiedatum. Van deze polissen wordt de wijzigingsreden aangepast naar 49 Royement geëxpireerd. Op de lijst komen die polissen waarvan de expiratiedatum 1 of 2 maanden vooruit ligt en de polissen die deze maand expireren.
Polissen met eindsignaal, polissen waarvan de einddatum is bereikt.
Polissen zonder dekking en polissen zonder actieve dekking.
Als er iDOS-polissen in de prolongatieselectie zitten, wordt dat vermeld op het verslag.
Prolongatie iDOS-polissen
Om iDOS-polissen bij de prolongatie te selecteren en vervolgens door iDOS te kunnen verrijken aan de hand van de objectlijsten staat de stuurcode iDOS-prolongatie (BYSS, deel IX) op Ja.
Het kan voorkomen dat een nieuwe iDOS-polis wel al een dossier-ID heeft, maar nog geen gekoppelde objectlijsten. Zo’n polis zal handmatig geprolongeerd moeten worden. Deze polis zal bij de proefprolongatie opgemerkt worden en kan uit de selectie gehaald worden om handmatig te prolongeren. De beursprolongatie in de batch is dan echter niet mogelijk, omdat deze zal blokkeren.
Als de stuurcode iDOS-prolongatie op Nee staat, worden de polissen geselecteerd zonder controle op iDOS dossier-ID en hoeft er geen informatie opgehaald te worden bij iDOS. Het gewone prolongatieproces voor beurspolissen kan gevolgd worden. Polissen met alleen een dossier-ID kunnen wel prolongeren via de batch.
iDOS: Selectiebestand exporteren
Polissen met iDOS-dekkingen kunnen alleen prolongeren als ze in iDOS geprolongeerd zijn en als de informatie uit iDOS opgehaald is. Er is geen rechtstreekse koppeling met iDOS beschikbaar. Via pad REX (menu Prol. – Beurs – Export voor iDOS) kun je een Excel-bestand genereren dat je in iDOS kunt importeren om in bulk te prolongeren. Vervolgens kun je via pad REI (menu Prol. – Beurs – Ophalen iDOS prolongatie) de informatie uit iDOS ophalen en inzien om later te kunnen verwerken in de prolongatie.
Het pad is alleen beschikbaar indien de optie IDOS Dekkingen koppelen in pad BYSA, deel 8, op Ja staat.
Pad REX
Selecteer 1 of meerdere kantoren als je werkt met de (uitgebreide) Concernmodule.
In het scherm Idos prolongatieselectie exporteren naar Excel is het geselecteerde kantoor zichtbaar.
Door in het veld Kantoorcode een andere code op te geven kan het kantoor gewijzigd worden.
Indien er voor het gekozen kantoor geen polissen zijn geselecteerd voor prolongatie, volgt een melding.
Geef met of F3 in het veld Export locatie een locatie aan op de client of de server om het bestand op te slaan.
De bestandsnaam van het Exceloverzicht is standaard: ANVA-PROL-<prol-mmeejj>-IDOS-dd-mm-eejj-uur-min.
Het overzicht bestaat uit een kolom met alle dossier-ID’s in iDOS.
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Het bestand wordt geëxporteerd.
iDOS: polissen prolongeren in iDOS
Het exportbestand uit de vorige stap (iDOS selectiebestand exporteren) moet op het iDOSpl@tform gebruikt worden om de geselecteerde polissen te prolongeren. Deze stap vindt dus buiten ANVA plaats.
iDOS: ophalen iDOS-prolongatie
Als de polissen met iDOS-dekkingen geprolongeerd zijn op het iDOSpl@tform, haal je voor alle geselecteerde iDOS-polissen de informatie op via menu Prol. - Beurs - Ophalen iDOS-prolongatie (pad REI).
Pad REI
Selecteer 1 of meerdere kantoren als je werkt met de (uitgebreide) Concernmodule.
In het scherm Ophalen iDOS objectlijsten prolongatie kun je kiezen uit:
Alle objectlijsten ophalen. Je haalt de informatie uit iDOS op voor alle polissen in de selectie.
Alleen niet/onvolledig opgehaalde objectlijsten ophalen. Je haalt alleen de informatie op van polissen waarvan dit niet eerder gedaan is of waarvan het eerder niet goed is gegaan.
Maak een keuze.
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Het ophalen wordt nu gestart.
Als het ophalen is afgerond komt de melding: 'De lijst met fouten en waarschuwingen wordt nu afgedrukt'.
Er is een sessieverslag geplaatst in menu Dossier - Sessieverslagen.
Voor het ophalen van de informatie uit iDOS wordt per polis het dossierID van iDOS opgezocht. Vervolgens worden alle objectlijsten die horen bij dat dossier opgevraagd. De objectlijst van de meest recente prolongatie wordt eruit gefilterd. Om te controleren of dit de objectlijst is die hoort bij de prolongatie, worden de begin- en einddatum van de periode in iDOS vergeleken met de periode in anva.
Op basis van deze objectlijst worden de dekkingen, premies en te boeken bedragen opgehaald uit iDOS. Deze worden in een overzicht getoond. Het overzicht laat ook het verschil zien tussen de huidige bedragen in anva en de opgehaalde bedragen uit iDOS, zodat je kunt controleren of dit conform verwachting is.
Als het geen prolongatie op hoofdvervaldatum is, maar een prolongatie van de premietermijn, dan wordt in iDOS geen nieuwe objectlijst aangemaakt. Anva controleert dan of de premietermijn van anva overeenkomt met de termijn in iDOS. Deze termijn moet vallen tussen de begin- en einddatum van de laatste prolongatie-objectlijst.
Als er meerdere iDOS-dekkingen gekoppeld zijn aan dezelfde anva dekking (pad BOVID), worden de bedragen getotaliseerd. Dit gebeurt ook als eenzelfde iDOS-dekking bij verschillende objecten van de objectlijst voorkomt.
Als je tussentijds de vertaling van de iDOS-dekkingen aanpast (pad BOVID) moet er een nieuwe selectie worden gemaakt (Pad RS) om het ophalen van de gegevens uit iDOS correct te laten werken.
Proefprolongatie beurspolissen
Proefprolongatie beurs
De proefprolongatie beurs is bedoeld ter controle van de prolongatie. Wijzigingen naar aanleiding van de proefprolongatie moet je aanbrengen in de polis (pad A).
Indien er polissen zijn waarvoor nog geen informatie uit iDOS is opgehaald, zal er een melding op het scherm worden gegeven. Deze polissen zullen niet geprolongeerd worden.
Voer de stap Ophalen iDOS-prolongatie uit om de informatie voor deze polissen op te halen. Als hier een foutmelding wordt gegeven moet je deze eerst oplossen om door te kunnen gaan met prolongeren.
Pad: REP
In het venster Proefprolongatie beurs kun je de volgende criteria opgeven voor het uitvoeren van de proefprolongatie.
Vensteronderdeel
Toelichting
Kantoorselectie
Maakt je gebruik van de Concernmodule? Dan kun je alleen meerdere kantoren selecteren als je voor deze kantoren dezelfde prolongatiemaand en jaar gebruikt.
Je kunt vanuit de verschillende kantoren ook onafhankelijk van elkaar (proef)prolongeren.
Sortering lijst
Je kunt de lijst afdrukken op volgorde van:
Maatschappij/polisnummer.
Agent.
Maatschappij/branche.
Relatienummer/volgnummer.
Afdruk
De proefprolongatie kun je draaien voor alle polissen die zijn geselecteerd voor prolongatie of alleen voor de afwijkende polissen.
Afwijkende polissen (polis wijkt af van de in het polisscherm ingerichte defaults).
Afwijkende polissen/afwijkingspercentage (polis wijkt af op defaults en/of nettopremie (meer dan 1% + of -). Dit is het verschil (+ of -) tussen de premie (exclusief BM/NC-bedrag en pakketkorting) van voor de prolongatie en de nettopremie na de tarifering in de prolongatie, uitgedrukt in een percentage.
Alle polissen.
Selectie maatschappijen
Je kunt via Info één of meer maatschappijen selecteren:
Alle maatschappijen (alle branches/collectiviteiten).
Een of meer maatschappijen (alle branches/collectiviteiten).
Een of meer maatschappijen (specifieke branches).
Een of meer maatschappijen (specifieke collectiviteiten). Er kan alleen op collectiviteit worden geselecteerd als in de prolongatieselectie via pad RS is aangegeven dat de selectie per maatschappij per collectiviteit moet worden uitgevoerd.
Zet Afdruk indien gewijzigd op Ja voor een overzicht van de gewijzigde voorwaarden.
Afdruk
Alleen polissen afdrukken.
Polissen + dekkingen afdrukken.
Export polisgegevens: exporteren naar kommagescheiden bestand.
Agent interface
Afdruk controle-overzicht. Wel/niet afdrukken van controle-overzicht agent interface. Deze optie is alleen aanwezig als bij agenten is ingeregeld dat ze interface ontvangen en de geselecteerde polissen bevatten agenten (pad BBA - verz.bericht).
Termijnpolissen
Alleen polissen per hoofdvervaldatum. Keuze om alleen de polissen af te drukken waarvan in de betreffende maand de hoofdvervaldatum wordt bereikt.
Export polisgegevens / servicecontractgegevens
Deze gegevens worden ook gebruikt als je de proefprolongatie via batchverwerking uitvoert.
Geef hier de schijf, map, bestandsnaam plus extensie (.csv) aan.
Bestandsnaam polisgegevens.
Bestandsnaam servicecontractgegevens.
Exporteren naar cliënt. Als het overzicht alleen naar de cliënt weggeschreven hoeft te worden, zet je de switch op Ja. Vul dan alleen de gegevens hieronder in.
Bestandsnaam cliënt polisgegevens.
Bestandsnaam cliënt servicecontractgegevens.
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Proefprolongatie beurs.
Lijst proefprolongatie beurs
Op de lijst Proefprolongatie beurs vind je de volgende onderwerpen:
Eerste regel (polisniveau): relatienummer, volgnummer, volg-subnummer, naam, brutopremie, heffingen, kortingen/toeslagen, tp-kosten, assurantiebelasting, agentprovisie, incassobedrag, pakketkortingsbedrag, afwijkingspercentage netto premie.
Tweede regel (polisniveau): polisnummer, W indien polis in wacht, branchecode, incassowijze, premievervaldag, termijn, BM-trede, BM-%, nettopremie, afsluitprovisiebedrag, incassoprovisiebedrag, maatschappijkosten, tekencommissie, agentkosten, netto maatschappij.
Derde regel (polisniveau): bouwjaar, gebruik, regio, gewicht, terugval, geboortedatum, kenteken, omschrijving.
Vierde regel polisniveau (alleen bij afwijking defaults): labelnummer + waarde polis.
Vijfde regel polisniveau (alleen bij afwijking defaults): labelnummer + waarde default.
Controle-overzicht agent interface: als voor agentenpolis geen koppeling is met een ADN-view, wordt dit aangegeven. Actie: in pad BOAG view koppelen aan (hoofd)branche.
Export proefprolongatie
Als je de proefprolongatie exporteert (optie Export polisgegevens) zie je bovenstaande gegevens in een CSV-bestand.
Er is een extra kolom aanwezig voor Volmachtbeloning. Per dekking zie je of de volmachtbeloning wel of niet ingericht is.
Premievervaldatum = Hoofdvervaldatum (beurs)
Als de premievervaldatum overeenkomt met de hoofdvervaldatum wordt een aantal zaken automatisch aangepast. Deze aanpassingen worden wel alvast getoond bij de proefprolongatie, maar pas daadwerkelijk doorgevoerd bij de definitieve prolongatie.
Aanpassing
Voorwaarde
Toelichting
Indexering
Indexcode gevuld in dekking.
Op basis van de tabel in pad BPI wordt gekeken of er een nieuw indexcijfer/stijgingspercentage moet worden toegepast. Zo ja, dan wordt het verzekerd bedrag opnieuw berekend.
Regiobepaling
In pad BYSS, stuurcodes deel II dient de stuurcode Regio automatisch bepalen bij prolongatie op Ja te staan.
Postcode gevuld in polis.
Label 10320 Afwijkende regio = Nee of Leeg in polis.
Op basis van regiotabel in pad BMM wordt gekeken of er een andere regio moet worden toegepast.
Tarifering
Tariefsoort en -datum gevuld in dekking
Op basis van tarieftabel in pad BMM wordt gekeken of er een nieuwe brutopremie van toepassing is. Dit kan een nieuwe tariefdatum zijn of een gewijzigd bedrag in de oude tariefdatum.
BM-bepaling
BM-tabel ingevoerd in polis
Op basis van aantal schades en de BM-tabel wordt het nieuwe BM-% bepaald.
Bepalen tekencommissie
Op basis van de tekencommissietabel in pad BMM wordt de nieuwe tekencommissie bepaald.
Bepalen provisie
Op basis van de provisietabel in pad BMM wordt de nieuwe incassoprovisie bepaald. Dit gebeurt uitsluitend als in de provisietabel is aangegeven: 'prov.% overname alleen bij nieuwe dekking' = Nee.
Bepalen provisie agent
Op basis van de provisietabel in pad BBA wordt de nieuwe agentenprovisie bepaald. Dit gebeurt uitsluitend als op agentniveau is aangegeven: 'provisiepercentage opnieuw bepalen bij prolongatie' = Ja.
Premievervaldatum is niet Hoofdvervaldatum (beurs)
Als de premievervaldatum niet overeenkomt met de hoofdvervaldatum worden de volgende zaken automatisch aangepast. Deze aanpassingen worden wel alvast getoond bij de proefprolongatie, maar worden pas daadwerkelijk doorgevoerd bij de definitieve prolongatie.
Regio.
Tekencommissie.
Provisie (dit gebeurt uitsluitend als in de provisietabel is aangegeven: 'prov.% overname alleen bij nieuwe dekking' = Nee).
Provisie agent (dit gebeurt uitsluitend als op agentniveau is aangegeven: 'provisiepercentage opnieuw bepalen bij prolongatie' = Ja).
De volgende zaken worden niet aangepast:
Geen indexering.
Geen tarifering.
Geen BM-bepaling.
Prolongeren beurspolissen definitief
Notitie Maakt je gebruik van de Concernmodule? Dan kun je alleen meerdere kantoren selecteren als je voor deze kantoren dezelfde prolongatiemaand en jaar gebruikt. Je kunt vanuit de verschillende kantoren ook onafhankelijk van elkaar (proef)prolongeren.
In het venster Prolongatie beurs geef je aan welke maatschappijen je wilt selecteren. Indien je kiest voor Alle maatschappijen Nee dan kun je een keuze maken voor een maatschappij die je wilt selecteren voor prolongatie.
Met behulp van Info selecteer je een of meer maatschappijen:
Alle maatschappijen (alle branches/collectiviteiten).
Een of meer maatschappijen (alle branches/collectiviteiten).
Een of meer maatschappijen (specifieke branches).
Een of meer maatschappijen (specifieke collectiviteiten). Je kunt hier alleen op collectiviteit selecteren als in de prolongatieselectie via pad RS is aangegeven dat de selectie 'per maatschappij per collectiviteit' moet worden uitgevoerd.
Met de knop Opgave branches kun je branches opgeven.
Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Dekking-, polis- en pakketgegevens worden aangepast
De gegevens uit de proefprolongatie worden overgenomen.
Er worden tellingen verricht uit de dekking -> polis -> pakket.
De premievervaldatum van polis en pakket wordt opgehoogd met één termijn.
Als het de hoofdvervaldatum betreft: de hoofdvervaldatum van polis en pakket wordt opgehoogd met 1 jaar.
Als het de contractvervaldatum betreft: de contractvervaldatum van polis en pakket wordt opgehoogd met de looptijd.
Historie wordt geschreven
Afhankelijk van de stuurcode Historie prolongatie in pad BYSS, Stuurcodes deel I.
Facturen worden aangemaakt en afgeroepen naar schijf (pad DO)
De boekstukken agent worden aangemaakt en afgeroepen naar schijf (pad DO)
De IVB wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
IVB per jaar (pad BYVV) staat op Ja: Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
Optie IVB per jaar (pad BYVV) staat op Nee: Prolongatie op premievervaldatum.
Het ongekentekend bewijs wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Ongek.-/bromfietsbewijs per jaar (pad BYVV) staat op Ja: Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
Optie Ongek.-/bromfietsbewijs per jaar (pad BYVV) staat op Nee:Prolongatie op premievervaldatum.
Het bromfietsbewijs wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Ongek.-/bromfietsbewijs per jaar (pad BYVV) staat op Ja: Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
Optie Ongek.-/bromfietsbewijs per jaar (pad BYVV) staat op Nee:Prolongatie op premievervaldatum.
Het jagersbewijs wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Jagersbewijsper jaar (pad BYVV) staat op Ja: Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
Optie Jagersbewijs per jaar (pad BYVV) staat op Nee: Prolongatie op premievervaldatum.
Het polisblad wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
én branche - dekking - prolongatiedatum is gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
én Algemeen polisblad = Ja in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
Het polisblad wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
én brutopremie polis is gewijzigd (hertarifering).
én branche - dekking - prolongatiedatum gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
én Hertarifering polisblad = Ja in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
Het variabele formulier wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
én branche - dekking - prolongatiedatum gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
én Algemeen formuliersoort-formuliernummer is gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
Het variabele formulier wordt afgeroepen naar schijf (pad DO) als:
Premievervaldatum = hoofdvervaldatum.
én brutopremie polis is gewijzigd (hertarifering).
én branche - dekking - prolongatiedatum gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
én Hertarifering formuliersoort-formuliernummer is gevuld in pad BMM - Form. - Prol. bescheiden.
Voor iDOS-polissen
De nieuwe objectlijst wordt gekoppeld in de polis.
Let op dat de klantspecificatie uit iDOS niet automatisch wordt opgehaald na prolongatie.
Prolongatie versturen naar e-ABS
De polissen zijn in anva geprolongeerd, maar dit moet nog worden doorgegeven aan e-ABS.
De geprolongeerde polissen moeten opnieuw geaccordeerd worden in e-ABS. Zolang ze niet geaccordeerd zijn kan je geen boekingen aanleveren (e-ABS Clearing) of schades aanmaken (e-ABS Claims). Een geprolongeerde en geïndexeerde beurspolis wordt stilzwijgend verlengd en is direct actief na het versturen naar e-ABS. De polis krijgt wel een nieuwe Placement ID.
Je kunt dit vanuit een polis doen door deze te openen. Er toont een melding dat de polis nog aan e-ABS moet worden aangeleverd met de mogelijkheid om dit direct te doen.
De formulieren staan klaar om opgebouwd te worden in pad DO.
Er kan gekozen worden om alleen de prolongatieformulieren op te bouwen door in pad DO de formulieren te selecteren en te kiezen voor menu Opb. Alleen prol.
Opgebouwde prolongatieformulieren kunnen worden afgedrukt via pad DAP.
Het niet vullen van label 97015 Referentie is een bewuste keuze, omdat anders bij een prolongatie alle formulieren op naam van één persoon zou komen te staan. Klanten met vragen over hun polis/nota zouden dan steeds naar dezelfde persoon vragen.
Prolongatiemachtigingen fiatteren en versturen (beurs)
Pad: FFMB
In het venster Machtiging behandelen zijn standaard alle boekingswijzen aangevinkt.
Zorg ervoor dat alleen Prolongatie is aangevinkt.
Via menu Fiat. prol. datum kun je eventueel een vervaldatum opgeven t/m wanneer je de prolongatiefacturen wilt fiatteren.
Er zijn twee manieren om gefiatteerde machtigingen te verzenden (afhankelijk van de gebruikte stuurcode in pad BYKFA,veld Machtigingmethode):
Via ADN (pad LNOB).
Via een bestand dat in jouw telebankierpakket kan worden ingelezen (pad FFME).
Prolongatie verzenden aan agenten (beurs)
Pad: FBAP en LNOB
De volgende prolongatiebescheiden moeten naar de agent(en) worden gestuurd:
Prolongatieborderel (pad FBAP).
Nota's.
IVB's.
Jagersbewijzen.
Ongekentekende bewijzen.
Bromfietsbewijzen.
Polisbladen.
Overige variabele formulieren bij prolongatie.
Notitie De prolongatieborderel kan ook via ADN verstuurd worden (pad LNOB). Dit wordt in pad BBA ingeregeld per agent.
Polis uitsluiten van prolongatieselectie (handmatig prolongeren)
Als een polis niet meegenomen moet worden in de selectie voor de prolongatie kan je de wijzigingsreden in de polis op niet-prolongerend, code 10 t/m 19, zetten. Dit kan echter een verkeerd beeld van de status van de verzekering geven, onder andere bij gebruik van externe koppelingen zoals e-ABS. Ook bij andere en/of complexere situaties kan het wenselijk zijn om een polis niet met de prolongatie mee te nemen. Voor alle maatschappijsoorten (provinciaal, volmacht, poolverdeling, bedrag- en percentageverdeling) is het mogelijk om de polis uit de prolongatieselectie te houden om deze vervolgens handmatig te kunnen prolongeren.
Een polis kan je uit de prolongatieselectie houden door label 15941 Handmatig prolongeren (uitsluiten sel.) in het polisscherm te zetten. Als je het label in de polis op Ja zet wordt de polis op de prolongatiedatum met het draaien van de prolongatieselectie niet opgenomen in de selectie. De polis kan vervolgens handmatig geprolongeerd worden.
Tijdens het selecteren van de prolongatie (pad RS) wordt (indien van toepassing) de signaallijst 'Lijst met Polissen handmatig prolongeren' gegenereerd met polissen die de prolongatiedatum hebben bereikt, maar waarvan het label 15941 op Ja staat. Ook worden polissen met de switch op Ja tijdens het maken van de prolongatieselectie geplaatst op de signaallijst met 'vervaldatum fout', indien van toepassing.
Als de switch in de polis op Nee gezet wordt, wordt de polis automatisch toegevoegd aan de prolongatieselectie indien van toepassing.
Label 15941 Handmatig prolongeren (uitsluiten sel.) kan ook gebruikt worden voor het maken van een selectie.
In ANVA kun je een polis direct vanuit het polisscherm prolongeren, Dit geldt alleen voor volmachtpolissen en polissen met een poolverdeling. De polis wordt daarbij direct getarifeerd (zowel intern als extern). Als het van toepassing is, vindt ook indexering en aanpassing van de BM plaats.
In de volgende gevallen is het niet mogelijk om een polis vanuit Acceptatie te prolongeren:
Nog niet alle wijzigingen in de polis zijn verwerkt.
De polis is al collectief (op basis van premievervaldatum) geselecteerd voor prolongatie, via menu Prolongatie (pad RS).
Het polisscherm is geopend in raadpleegmodus.
De relatie is vervallen.
De wijzigingsreden is royement, opschorting of niet-prolongerend.
Er zijn geen dekkingen aanwezig.
De maatschappij is niet gevuld, of de maatschappijsoort in de polis wijkt af van de maatschappijsoort in het maatschappijrecord.
De polis maakt deel uit van een pakket.
Om een polis vanuit Acceptatie te prolongeren:
Pad: A
Open de polis.
Ga naar menu Acties - Prolongeren.
Er verschijnt een melding. De inhoud is afhankelijk van de polis (bijvoorbeeld hoofdvervaldatum, premievervaldatum, aanwezigheid agent).
Klik op Doorgaan. Als de vervaldatum erg veel afwijkt, volgt er nog een melding.
De prolongatie wordt uitgevoerd.
De prolongatieformulieren van de betreffende polis worden op schijf gezet, je kunt ze afdrukken via pad DO.
Eventuele meldingen en fouten zie je direct op jouw scherm. De foutmeldingen kun je ook terugvinden in het polisdossier bij de sessieverslagen, via menu Dossier - Volledig dossier.
Prolongeren is een proces dat je ook bijvoorbeeld 's nachts kunt uitvoeren via batchverwerking. Hiervoor zijn de volgende batchcategorieën beschikbaar:
31 Proefprolongatie provinciaal.
32 Proefprolongatie volmacht.
33 Proefprolongatie beurs.
41 Prolongatie provinciaal.
42 Prolongatie volmacht.
43 Prolongatie beurs.
Let op dat je de gegevens veiliggesteld hebt voor je definitief gaat prolongeren door eerst een back-up te maken.
Het terugdraaien van de laatste prolongatie kan wenselijk zijn als er een polismutatie moet worden gedaan met een wijzigingsdatum die ligt voor de laatste prolongatiedatum. Met het terugdraaien van de prolongatie wordt de laatste prolongatie volledig teruggedraaid en wordt de situatie weer zoals deze was voor de prolongatie. Ook beursposten kunnen worden teruggedraaid.
Het terugdraaien van de prolongatie is mogelijk voor:
Alleen voor volmachtpolissen kan de prolongatie worden teruggedraaid.
Alleen op polisniveau kan de prolongatie worden teruggedraaid. Voor pakketpolissen is het terugdraaien van de prolongatie niet mogelijk.
Er moet historie zijn geschreven van de prolongatie die teruggedraaid moet worden. Dit betekent dat in het venster Stuurcodes deel I (pad BYSS) de stuurcode Historie op code 1 Historie relatie, polis, beurs moet staan en de stuurcode Historie prolongatie op code 5 Altijd historie bij prolongatie.
De polis mag na de prolongatie niet meer (collectief) zijn gewijzigd.
Er mag na de laatste prolongatie geen schade met terugval zijn aangemaakt.
Er mag geen B/M-fixatie aanwezig zijn.
Als er een verkeerde factuur is geboekt, als de factuur nog niet financieel verwerkt is of al is teruggedraaid, kan de prolongatie ook niet teruggedraaid worden.
Prolongatiefacturen na terugdraaien van prolongatie
Na het terugdraaien van de prolongatie wordt de factuur die bij de prolongatie is aangemaakt automatisch teruggeboekt op dezelfde wijze als wanneer je een factuur handmatig terugboekt. Er wordt een eenmalige boeking aangemaakt. Een nieuwe factuur wordt aangemaakt met alle geboekte bedragen met een +/- teken omgekeerd aan de oorspronkelijke factuur. Als de factuur deel uitmaakt van een verzameling dan wordt die overeenkomstig bijgewerkt. De nieuwe factuur en de oude factuur (van de prolongatie) worden beiden op niet-openstaand gezet en er wordt verwezen naar elkaar.
In deze gevallen is het niet mogelijk om de factuur terug te boeken:
De factuur is al teruggeboekt door een andere factuur.
De factuur is geheel of gedeeltelijk betaald.
De factuur is niet openstaand.
De factuur is gesaldeerd.
Als de factuur nog niet financieel is verwerkt.
Als het niet mogelijk is om de factuur tegen te boeken, dan wordt een creditfactuur aangemaakt. Deze factuur wordt, net als de factuur die bij een terugboeking wordt aangemaakt, geboekt als soort 'eenmalige boeking'.
Notitie Het is niet mogelijk om een terugboeking ongedaan te maken. In zo'n geval zal de boeking opnieuw aangemaakt moeten worden.
Maandpolissen (prolongatie terugdraaien)
Indien de polis een betaaltermijn heeft die korter is dan één jaar, bijvoorbeeld betaling per maand of per kwartaal, dan is het mogelijk dat de vorige prolongatie-historie meer dan één termijn teruggaat in de tijd. Als alleen de laatste prolongatie teruggedraaid dient te worden dan kan worden volstaan met het wijzigen van de vervaldatum en het terugboeken van de prolongatiefactuur. Voor deze situatie is de functie Terugdraaien prolongatie niet specifiek bedoeld.
De functionaliteit 'Terugdraaien prolongatie' heeft pas nut als zaken zoals indexering, tariefswijzigingen en B/M-ophogingen meespelen. Ingeval van het terugdraaien van een prolongatie van meer dan één termijn geleden wordt een aantal meldingen gegeven en kan worden gekozen om de prolongatie wel of niet terug te draaien. Het gaat om de volgende meldingen:
De meest recente historische gegevens hebben wel betrekking op de prolongatie, maar zijn niet van de laatst uitgevoerde prolongatie. Wilt u de prolongatie toch terugdraaien?
Door het uitvoeren van de functie worden X prolongaties teruggedraaid en tevens wordt er een creditfactuur aangemaakt voor de in de historie gevonden prolongatie per hoofdvervaldatum. Wilt u de prolongatie terugdraaien?
Aanhangselnummer
Na het terugdraaien van de prolongatie, wordt bij het terugzetten van de gegevens vanuit de historie naar actueel het aanhangselnummer als enige niet teruggezet. In de polis staat namelijk het eerstvolgende nummer wat uitgegeven gaat worden en het zou ten onrechte zorgen voor een samenvoeging op het polisblad van de oorspronkelijke prolongatieboeking, de terugboeking en de eventuele nieuwe prolongatieboeking.
Historie in de polis (prolongatie terugdraaien)
Pad: A
De prolongatie wordt in de historie geschreven met de wijzigingsreden PROL. De teruggedraaide prolongatie wordt geschreven met de wijzigingsreden PROLH. Vanuit de polis kun je via het menu Historie deze gegevens raadplegen.
Prolongatie terugdraaien (één polis)
Stappen Terugdraaien prolongatie (één polis)
Het terugdraaien van prolongatie bestaat uit de volgende stappen:
Deze stap wordt automatisch door ANVA uitgevoerd. Als een terugboeking niet mogelijk is wordt een creditboeking gemaakt.
3
Wijziging van de polis en bijbehorende dekking(en) per datum in het verleden (voor de laatste prolongatie)
Het wijzigen van de polis doe je op de reguliere wijze.
4
Uitvoeren vervolgacties
Bij het opslaan van de polis kun je de volgende vervolgacties kiezen:
Automatisch rekenen + boeking suppletie of restitutiepremie. Het terugdraaien van de prolongatie heeft vaak als gevolg dat premie berekend moet worden op basis van gewijzigde gegevens over de periode vanaf de wijzigingsdatum tot aan de teruggezette vervaldatum.
Het opnieuw prolongeren doe je via het uitvoeren van de vervolgacties.
Notitie - Zie ook 'Prolongatie terugdraaien (meerdere polissen)'. - Zie Maandpolissenvoor informatie over het terugdraaien van maandposten. - Alle gegevens die tijdens de prolongatie in historie zijn geschreven worden tijdens het terugdraaien van de prolongatie teruggezet. Bij het schrijven van historie wordt in ANVA altijd een volledige polisset geschreven. Het enige gegeven dat niet wordt teruggezet is het aanhangselnummer. Zie Aanhangselnummer voor een toelichting op het aanhangselnummer.
'Terugdraaien prolongatie' is standaard ANVA-functionaliteit voor volmachtpolissen. De functie moet wel worden aangezet.
Pad: BYSS
Zet in het venster Stuurcodes deel IV de stuurcode Terugdraaien prolongatie toegestaan op Ja.
Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
De optie voor het terugdraaien van de prolongatie is nu beschikbaar voor alle gebruikers die mutatierechten in Acceptatie hebben.
Notitie Als je niet wilt dat de prolongatie wordt toegevoegd aan een bestaande verzamelfactuur als je de prolongatie terugdraait en daarna een creditboeking op de polis maakt, dan zet je in pad BYSS, venster Stuurcodes deel VI de stuurcode Terugboeken met incassowijze 11 op Ja.
Boekdatum bij terugdraaien prolongatiefactuur
De boekdatum van de terug te draaien prolongatiefacturen is afhankelijk van de instelling op veld Boekdatum in de Financiële instellingen in pad BYSF.
Code 1 Uit eenmalige boeking en schade.
Code 2 Uit financiële verwerking.
Als in BYSF de Boekdatum op 2 Uit financiële verwerking staat, wordt de boekdatum van de financiële verwerking van de eenmalige boekingen (pad FDFE) gebruikt.
Als in BYSF de Boekdatum op 1 Uit eenmalige boeking en schade staat, kan de boekdatum van de terugboeking worden aangepast. Bij het terugdraaien van de prolongatiefacturen verschijnt dan het scherm Boekdatum terugboeking.
Default staat hierin de boekdatum van de prolongatiefactuur. Als de financiële verwerking nog niet gedaan is, staat de default boekdatum op de eerste dag van de prolongatiemaand.
Bij het verlaten van dit scherm verschijnt de vraag "Boeking akkoord?" met 3 opties:
Ja = de boekdatum wordt gecontroleerd op een geldige boekhoudperiode (zoals ingesteld via een van de paden BYVO/BYCO/BYKO). Als de boekdatum binnen de geldige boekhoudperiode valt, wordt het terugdraaien van de prolongatie voortgezet. Valt de boekdatum buiten de boekhoudperiode, dan volgt een schermmelding en kan een andere datum ingevoerd worden. Na controle op de geldige boekperiode wordt het terugdraaien van de prolongatie voortgezet.
Nee = de boekdatum kan gewijzigd worden.
Terug = het terugdraaien van de prolongatie wordt beëindigd.
Prolongatie terugdraaien voor één polis
Pad: A
Ga naar de polis die je wilt terugdraaien.
Ga naar menu Acties – Terugdraaien prolongatie.
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom voor deze polis de prolongatie niet kan worden teruggedraaid. De optie Terugdraaien prolongatie is dan niet aanwezig of er volgt een melding na het kiezen van de optie. Zie Voorwaarden terugdraaien prolongatie voor een toelichting.
Als de prolongatie kan worden teruggedraaid volgt de volgende melding:
'Door het uitvoeren van deze functie wordt de situatie van voor de laatste prolongatie hersteld. Tevens wordt de bijbehorende prolongatieboeking teruggeboekt. Nadat de prolongatie is teruggedraaid kunt u de polis opnieuw laten prolongeren. Wilt u de prolongatie terugdraaien?'
Bevestig deze melding met Ja.
De volgende melding verschijnt:
'Het opnieuw laten prolongeren van de polis wordt uitgevoerd nadat alle andere slotacties zijn uitgevoerd. Daarmee heeft u de gelegenheid een mutatie van voor de laatste vervaldatum, inclusief automatisch rekenen, uit te voeren. Wilt u doorgaan met het terugdraaien van de prolongatie?'
Kies je Ja, dan worden de polisgegevens teruggezet en wordt de bijbehorende prolongatieboeking teruggeboekt.
Als de factuur kan worden teruggeboekt zie je in een infoscherm de teruggeboekte bedragen. Als niet kan worden teruggeboekt dan verschijnt het excassoscherm waarmee je een creditfactuur kunt aanmaken voor de prolongatieboeking. Zie Terugboeken prolongatiefactuur voor meer informatie.
Er volgt een melding dat de prolongatie is teruggedraaid en dat je de gewenste wijzigingen kunt doorvoeren:
'De prolongatie is teruggedraaid. U kunt nu de polisgegevens wijzigen en vervolgens de prolongatie opnieuw laten uitvoeren. Dat gebeurt dan nadat de ingetoetste wijzigingen verwerkt zijn.'
Sluit de polis af op de gebruikelijke wijze met Afsluiten.
Het scherm Vervolgacties verschijnt. Voer op de gebruikelijke wijze de slotacties bij de polis uit. De optie Deze polis opnieuw prolongeren is standaard aangevinkt. In sommige gevallen is de optie niet aanwezig. Zie voor meer uitleg Opnieuw prolongeren
Vink de gewenste vervolgacties aan en klik op Uitvoeren.
Als je niet hebt gekozen voor Automatisch rekenen volgt hiervan een melding. Je kunt wel doorgaan met prolongeren van de polis zonder automatisch rekenen.
Antwoord Ja op de vraag 'Polis muteren?'.
Je komt terug in het overzicht van polissen bij de betreffende relatie.
Deze stap wordt automatisch door ANVA uitgevoerd. Als een terugboeking niet mogelijk is wordt een creditboeking gemaakt.
4
Wijziging van de polissen en bijbehorende dekking(en) per datum in het verleden (voor de laatste prolongatie)
Het wijzigen van de polissen doe je op de reguliere wijze.
5
Uitvoeren vervolgacties
Bij het opslaan van de polis kun je de volgende vervolgacties kiezen:
Automatisch rekenen + boeking suppletie of restitutiepremie. Het terugdraaien van de prolongatie heeft vaak als gevolg dat premie berekend moet worden op basis van gewijzigde gegevens over de periode vanaf de wijzigingsdatum tot aan de teruggezette vervaldatum.
Het opnieuw prolongeren doe je via het uitvoeren van de vervolgacties.
Notitie - Zie ook 'Prolongatie terugdraaien (één polis)'. - Zie Maandpolissenvoor informatie over het terugdraaien van maandposten. - Alle gegevens die tijdens de prolongatie in historie zijn geschreven worden tijdens het terugdraaien van de prolongatie teruggezet. Bij het schrijven van historie wordt in ANVA altijd een volledige polisset geschreven. Het enige gegeven dat niet wordt teruggezet is het aanhangselnummer. Zie Aanhangselnummer voor een toelichting op het aanhangselnummer.
Neem contact op met ANVA als je gebruikt wilt maken van deze functionaliteit. Deze module kan alleen door een medewerker van ANVA geactiveerd worden.
Pad: BYSA
Zet Terugdraaien prolongatie op Ja, in venster Anva systeemgegevens deel 6.
Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
Prolongatie terugdraaien voor meerdere polissen
De prolongatie terugdraaien van meerdere polissen gebeurt op basis van een txt-bestand met daarin de prolongatiefactuurnummers die verkeerd zijn. Elk factuurnummer moet 8 karakters hebben (gebruik voorloopnullen).
De prolongatie wordt voor zowel de polissen als de facturen teruggedraaid. Ook worden eventuele automatische incasso's uit het incassobestand gehaald.
De boekdatum van de terugboeking wordt in de run gelijk gesteld aan de boekdatum van de prolongatiefactuur. Als de prolongatiefactuur nog niet financieel verwerkt was, wordt de boekdatum van de terugboeking de eerste dag van de prolongatiemaand (de maand van de premievervaldag). Bij de BYSF-instelling Boekdatum Uit financiële verwerking (code 2) zal in eerste instantie de systeemdatum in de terugboeking staan, maar de ingegeven boekdatum in de financiële verwerking eenmalige boekingen zal overgenomen worden in de terugboeking. Meer informatie over de boekdatum, zie Boekdatum bij terugdraaien prolongatiefactuur
Pad: IIRPT
Draai eerst een proefversie.
Vul in veld Locatie bestand de locatie van het txt-bestand dat de factuurnummers bevat.
Klik op Start .
Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO (formuliersoort: Incident.overz.(controles) portr.)
Controleer het proefoverzicht.
Als dit het gewenste resultaat laat zien, kun je de prolongatie definitief terugdraaien door Definitieve run aan te vinken en het terugdraaien opnieuw uit te voeren.
Na het terugdraaien van de prolongatie
Opnieuw prolongeren
Pad: A
Of er na het terugdraaien van de prolongatie opnieuw geprolongeerd moet worden, is afhankelijk van de wijzigingsreden. Bij wijzigingsreden 10 t/m 19 (niet prolongerend), 20 t/m 29 (opschorting) en 40 t/m 49 (royement) wordt niet opnieuw geprolongeerd. Bij de overige wijzigingsredenen is de optie Deze polis opnieuw prolongeren bij de vervolgacties wel aanwezig. Om opnieuw te kunnen prolongeren moet de wijzigingsdatum in de polis ingevuld zijn.
Als de polis opnieuw prolongeert, wordt deze toegevoegd aan een eventueel gereedstaande prolongatie. Een niet-prolongerende polis wordt natuurlijk niet toegevoegd.
De prolongatiefactuur die ontstaat door het opnieuw uitvoeren van de prolongatie wordt geboekt als boekingssoort 'eenmalige boeking'.
kun je informatie opvragen over de reeds aanwezige provinciale selecties.
. Selecteer met [F12] een of meer maatschappijen.
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Wat betekent 'Voor de controlelijsten zijn niet alle afwijkings-percentages opgegeven.'?
en worden aangepast. Hierna kan de betreffende polis weer aan de selectie worden toegevoegd met Nieuw 
. Dit kan ook worden gedaan met een polis die nog niet aanwezig is in de selectie, maar die volgens de maatschappijborderel toch moet prolongeren.
en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
. 
