Werklijst-item of e-mail koppelen aan een dossier

U kunt een werklijst-item koppelen aan een relatie, polis, pakket, of schade.

Het koppelen van een werklijst-item aan een dossier wordt ‘Indexeren’ genoemd. Indexeren kunt u alleen doen voor ANVA DDi-documenten en ANVA Mail 2.0-berichten.

• Ingescande documenten zijn in de werklijst herkenbaar aan de aanduiding 'DDi' in de kolom 'Srt' (soort).
• ANVA Mail 2.0-berichten zijn te herkennen aan de aanduiding 'MAI'.

  Let op Een ANVA Mail 2.0-bericht krijgt in de Werklijst de datum van insturen mee. Na het indexeren ziet u in het Volledig dossier de originele ontvangstdatum van het bericht.

Als u een bericht indexeert, koppelt u het bericht aan een binnen ANVA bekende entiteit. U kunt op twee plaatsen in ANVA een bericht indexeren: in Agenda en in Acceptatie. U indexeert een werklijst-item eerst in menu Agenda. Hierdoor wordt het werklijst-item in het dossier gezet van bijvoorbeeld een relatie of polis. Indexeren kunt u ook doen als het werklijst-item al is geïndexeerd, hiermee kunt u de entiteit wijzigen die aan het werklijst-item is gekoppeld.

Om een werklijst-item toe te wijzen aan een ander dossier, kunt u vanuit Acceptatie het betreffende dossier opvragen. Vervolgens kunt u kiezen om het werklijst-item te indexeren. Voor een e-mailbericht kiest u dan voor menu Indexeren (e-mailbericht), voor een ingescand document kiest u voor menu DDi - Synchroniseren. Zie 'Indexering wijzigen (synchroniseren) vanuit dossier' voor een beschrijving.

Pad: GW en A

1. Selecteer het te indexeren werklijst-item en ga naar menu Indexeren.
   Door meer items ineens te selecteren (plaats een kruisje voor de berichten) kunt u deze in een keer verdelen (indexeren).
2. Vul in het venster Indexeren bericht de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Dossiersoort	Kies in het veld Dossiersoort aan welke entiteit u het werklijst-item wilt koppelen.
   Omschrijving	In de omschrijving staat in het geval van een e-mailbericht het onderwerp zoals dit door de verzender is opgegeven. Bij een ingescand document staat hier de naam van het document. U kunt de omschrijving eventueel aanpassen.
   Variabele veldnaam	De getoonde veldnaam is afhankelijk van het gekozen dossiersoort. In het geval van de gekozen entiteit ‘relatie’ kunt u hier de betreffende relatie opgeven waaraan het werklijst-item moet worden gekoppeld.
   Volgnummer, volg-sub, polisnummer en schadenummer	Deze velden vult u in afhankelijk van de keuze van het dossiersoort.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. De vraag ‘Is het werklijst-item nu afgehandeld?’ verschijnt.
   • Kies Ja om het item in het dossier van de betreffende entiteit te zetten en uit de werklijst te verwijderen.
   • Kies Nee om het item in de werklijst te laten staan, het wordt ook in het betreffende dossier gezet.

   Als het werklijst-item is ontstaan vanuit een e-mail, en er nog geen e-mailadres bekend is bij deze relatie in ANVA, volgt de vraag of u het adres wilt toevoegen.

   Notitie
   - Als nog niet alle gegevens bekend zijn, kunt u alvast een deel invullen. Als een brief bijvoorbeeld betrekking heeft op een polis van een relatie, maar niet duidelijk is welke polis, kunt u alvast het relatienummer opgeven. Het document is dan vanuit het relatiedossier al zichtbaar en benaderbaar. Als bekend is om welke polis het gaat, kunt u de brief alsnog koppelen aan de betreffende polis.
   - In het schermonderdeel Extra info wordt voor ingescande documenten middels de melding 'Niet bevestigd DDi' aangegeven als het indexeren niet is gelukt. Meestal wordt dit veroorzaakt doordat ABS-Desktop niet actief is of geen verbinding heeft. Herstel de verbinding en indexeer nogmaals.
   - Als een ingescand document is gekoppeld op polisniveau, wordt dit in het polisoverzichtscherm in Acceptatie zichtbaar door de indicatie ‘D’ voor het subvolgnummer van de polis.
   - Eenmaal geïndexeerde DDi-werklijst-items kunt u niet meer verwijderen. Een geïndexeerd werklijst-item is gekoppeld aan een dossier en moet ook via dit dossier worden afgehandeld. Een niet-geïndexeerd DDi-werklijst-item kunt u wel verwijderen, maar niet afhandelen.

Veelgestelde vragen

E-mailbericht in de werklijst koppelen aan een schadedossier