BYKBV - Volmacht

Notitie Voor meer informatie over de inrichting en werking, zie: Kantoorbeheer.

Per kantoor kunt u acties instellen voor volmachtposten. Deze zijn alleen beschikbaar voor volmachtkantoren; volmachtfacturen (geen verdeling) en pool.

Vensteronderdeel	Toelichting
Belang relatie (optioneel)	Als u wilt werken met het aanmanen van verschillende klantgroepen dient u hier een code belang te kiezen. De codes kunt u inregelen via pad BLC.
[...e] aanmaning nadat een post [...] dagen open heeft gestaan	Hiermee geeft u aan bij welke ouderdom er moet worden aangemaand en de ingeregelde acties moeten worden uitgevoerd. Vult u hier bijvoorbeeld voor provinciale posten in: '1e aanmaning nadat een post 30 dagen open heeft gestaan', dan betekent dit dat de ingeregelde acties worden uitgevoerd als een provinciale post meer dan 30 dagen openstaat en nog niet eerder werd aangemaand. ANVA bepaalt de ouderdom van een post. Voor alle openstaande facturen geldt dat de voor de debiteur meest gunstige datum (boek-, factuur- en vervaldatum) wordt gehanteerd voor de ouderdomsbepaling.
Hoofdbranche en branche	Als u voor bepaalde branches de acties afwijkend wilt inregelen geeft u hier de betreffende hoofdbranche en eventuele branche op.
Aanmaning formuliersoort en –nummer	Als hier een formuliersoort en -nummer is ingegeven (verplicht) zal een aanmaning worden aangemaakt. Het aantal keren aangemaand in de factuur zal met 1 worden verhoogd. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort (pad BFVS) is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden in de module Financieel.
Kosten niet aanmanen	Hiermee kunt u aangeven of de kosten (aparte factuur) van een aanmaning wel of niet ook weer aangemaand moeten worden. Nee (defaultwaarde): de kosten worden dus wel aangemaand. Ja: de factuur met de aanmaningskosten per relatie wordt op niet aanmanen gezet. Bij meerdere aanmaningen bij één relatie is de instelling voor de hoogste aanmaningskosten van toepassing. Let op Deze instelling geldt alleen bij "Aanmanen debiteurenbewaking" (pad: FDD). Dus niet bij het individueel aanmanen van één of meerdere relaties (pad: FDA..).
Agenda acceptant	Als hier Ja wordt gekozen wordt een agenda op polisniveau gemaakt, waarin de hier ingevulde Agendareden en Polisbehandelaar (medewerker) worden overgenomen. De agenderingsdatum wordt gesteld op de in de selectie meegegeven datum aanmaning (pad FDD), verhoogd met de in dit venster opgegeven Termijn (in dagen). Notitie Als u gebruik maakt van de optie Werklijst (pad BYSS) dan wordt ook de werklijst bijgewerkt als een agenda wordt aangemaakt.
Maatschappij informeren	Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de maatschappij is geïnformeerd. Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de maatschappij reeds eerder werd geïnformeerd.
Retour maatschappij	Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de factuur aan de maatschappij is geretourneerd. Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de factuur reeds eerder aan de maatschappij werd geretourneerd.
Incasso uithanden geven	Als hier Ja wordt gekozen zal, op voorwaarde dat het openstaande factuurbedrag groter of gelijk is aan het hier ingevulde limietbedrag, het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de incasso uit handen is gegeven. Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de incasso van de factuur reeds eerder uit handen werd gegeven.
Agent informeren	Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort (pad BFVS) is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor agenten. Per agent kunt u afwijken van deze standaard instelling. In pad BBA kunt u met de optie Formulier vanuit debiteurenbewaking per agent aangeven of deze agent vanuit debiteurenbewaking dient te worden geïnformeerd. Staat de optie in pad BBA op Ja en is hier opgegeven dat de agent moet worden geïnformeerd, dan wordt een formulier voor de betreffende agent afgeroepen. Staat de optie in pad BBA op Nee, dan wordt voor die agent geen formulier afgeroepen als wordt aangemaand.
Factuur op niet aanmanen zetten	Als hier Ja wordt gekozen zal de factuur op 'Niet aanmanen' worden gezet. De hier ingevulde Reden en Medewerker en de draaidatum worden overgenomen in de factuur. De actie wordt niet uitgevoerd als: Incasso uithanden op Ja staat, maar het openstaande factuurbedrag kleiner is dan de bijbehorende opgegeven limiet. Als de factuur al op 'Niet aanmanen' staat.
Kosten aanmaning	Het hier ingevulde bedrag wordt opgeteld bij het bedrag van de aanmaning. Het bedrag zal worden geboekt als aparte factuur als overige debiteurenboeking. Bij info openstaande posten zijn de kosten separaat zichtbaar. De tegenrekening wordt opgehaald uit boekingswijze 44 (Geboekte kosten bij aanmanen). Via pad BYKO kunt u inregelen op welke grootboekrekening deze kosten moeten worden geboekt. Het is mogelijk dat bij een relatie meerdere facturen worden gemaand vanuit verschillende actietabellen en dat daarin verschillende kostenbedragen zijn opgenomen. Er wordt dan per relatie slechts eenmaal een bedrag kosten (het hoogste van de bij de facturen van deze relatie gevonden actietabellen) in rekening gebracht. Dit vindt plaats op de aanmaning uit de tabel waarin die kosten zijn opgenomen. De kosten worden dus afgedrukt op de aanmaning die hoort bij de factuur waarvoor de hoogste kosten in rekening worden gebracht.
Agenda debiteurenbewaking	Als hier Ja is ingevuld wordt een agenda op polis/factuurniveau gemaakt, waarin de hier ingevulde Reden en Medewerker worden overgenomen. De agenderingsdatum wordt gesteld op de in de selectie meegegeven datum aanmaning (pad FDD), verhoogd met de in dit venster opgegeven Termijn (in dagen).

Vensteronderdeel

Toelichting

Belang relatie (optioneel)

Als u wilt werken met het aanmanen van verschillende klantgroepen dient u hier een code belang te kiezen. De codes kunt u inregelen via pad BLC.

[...e] aanmaning nadat een post [...] dagen open heeft gestaan

Hiermee geeft u aan bij welke ouderdom er moet worden aangemaand en de ingeregelde acties moeten worden uitgevoerd. Vult u hier bijvoorbeeld voor provinciale posten in: '1e aanmaning nadat een post 30 dagen open heeft gestaan', dan betekent dit dat de ingeregelde acties worden uitgevoerd als een provinciale post meer dan 30 dagen openstaat en nog niet eerder werd aangemaand.

ANVA bepaalt de ouderdom van een post. Voor alle openstaande facturen geldt dat de voor de debiteur meest gunstige datum (boek-, factuur- en vervaldatum) wordt gehanteerd voor de ouderdomsbepaling.

Hoofdbranche en branche

Als u voor bepaalde branches de acties afwijkend wilt inregelen geeft u hier de betreffende hoofdbranche en eventuele branche op.

Aanmaning formuliersoort en –nummer

Als hier een formuliersoort en -nummer is ingegeven (verplicht) zal een aanmaning worden aangemaakt. Het aantal keren aangemaand in de factuur zal met 1 worden verhoogd. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort (pad BFVS) is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden in de module Financieel.

Kosten niet aanmanen

Hiermee kunt u aangeven of de kosten (aparte factuur) van een aanmaning wel of niet ook weer aangemaand moeten worden.

Nee (defaultwaarde): de kosten worden dus wel aangemaand.
Ja: de factuur met de aanmaningskosten per relatie wordt op niet aanmanen gezet.
Bij meerdere aanmaningen bij één relatie is de instelling voor de hoogste aanmaningskosten van toepassing.

Let op Deze instelling geldt alleen bij "Aanmanen debiteurenbewaking" (pad: FDD). Dus niet bij het individueel aanmanen van één of meerdere relaties (pad: FDA..).

Agenda acceptant

Als hier Ja wordt gekozen wordt een agenda op polisniveau gemaakt, waarin de hier ingevulde Agendareden en Polisbehandelaar (medewerker) worden overgenomen. De agenderingsdatum wordt gesteld op de in de selectie meegegeven datum aanmaning (pad FDD), verhoogd met de in dit venster opgegeven Termijn (in dagen).

Notitie Als u gebruik maakt van de optie Werklijst (pad BYSS) dan wordt ook de werklijst bijgewerkt als een agenda wordt aangemaakt.

Maatschappij informeren

Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de maatschappij is geïnformeerd.

Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de maatschappij reeds eerder werd geïnformeerd.

Retour maatschappij

Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de factuur reeds eerder aan de maatschappij werd geretourneerd.

Incasso uithanden geven

Als hier Ja wordt gekozen zal, op voorwaarde dat het openstaande factuurbedrag groter of gelijk is aan het hier ingevulde limietbedrag, het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de incasso uit handen is gegeven.

Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de incasso van de factuur reeds eerder uit handen werd gegeven.

Agent informeren

Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort (pad BFVS) is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor agenten. Per agent kunt u afwijken van deze standaard instelling.

In pad BBA kunt u met de optie Formulier vanuit debiteurenbewaking per agent aangeven of deze agent vanuit debiteurenbewaking dient te worden geïnformeerd. Staat de optie in pad BBA op Ja en is hier opgegeven dat de agent moet worden geïnformeerd, dan wordt een formulier voor de betreffende agent afgeroepen. Staat de optie in pad BBA op Nee, dan wordt voor die agent geen formulier afgeroepen als wordt aangemaand.

Factuur op niet aanmanen zetten

Als hier Ja wordt gekozen zal de factuur op 'Niet aanmanen' worden gezet. De hier ingevulde Reden en Medewerker en de draaidatum worden overgenomen in de factuur. De actie wordt niet uitgevoerd als:

Incasso uithanden op Ja staat, maar het openstaande factuurbedrag kleiner is dan de bijbehorende opgegeven limiet.
Als de factuur al op 'Niet aanmanen' staat.

Kosten aanmaning

Het hier ingevulde bedrag wordt opgeteld bij het bedrag van de aanmaning. Het bedrag zal worden geboekt als aparte factuur als overige debiteurenboeking. Bij info openstaande posten zijn de kosten separaat zichtbaar.

De tegenrekening wordt opgehaald uit boekingswijze 44 (Geboekte kosten bij aanmanen). Via pad BYKO kunt u inregelen op welke grootboekrekening deze kosten moeten worden geboekt.

Het is mogelijk dat bij een relatie meerdere facturen worden gemaand vanuit verschillende actietabellen en dat daarin verschillende kostenbedragen zijn opgenomen. Er wordt dan per relatie slechts eenmaal een bedrag kosten (het hoogste van de bij de facturen van deze relatie gevonden actietabellen) in rekening gebracht. Dit vindt plaats op de aanmaning uit de tabel waarin die kosten zijn opgenomen. De kosten worden dus afgedrukt op de aanmaning die hoort bij de factuur waarvoor de hoogste kosten in rekening worden gebracht.

Agenda debiteurenbewaking

Als hier Ja is ingevuld wordt een agenda op polis/factuurniveau gemaakt, waarin de hier ingevulde Reden en Medewerker worden overgenomen.

De agenderingsdatum wordt gesteld op de in de selectie meegegeven datum aanmaning (pad FDD), verhoogd met de in dit venster opgegeven Termijn (in dagen).

Is de ouderdom van de factuur minder dan 30 dagen dan wordt er niet aangemaand. Is de factuur 32 dagen oud op het moment van draaien van de aanmaningsprocedure, dan wordt gekeken hoe vaak de factuur al is aangemaand. Is deze nog nooit aangemaand, dan wordt nu de 1e aanmaning actief. Is de post al eens aangemaand (teller = 1 of hoger), dan wordt er nu geen verdere actie ondernomen. Is de post 45 dagen oud en is er al eenmaal aangemaand dan wordt de 2e aanmaning actief. Is de post 45 dagen oud en deze post is nog niet eerder aangemaand dan wordt de 1e aanmaning actief. De teller wordt tijdens het definitief aanmanen bijgewerkt en per factuur bijgehouden.

Zet in de formuliersoort via pad BFVS linksonder bij Module maatschappij de optie Brieven op Ja.

Zie ook: Inrichten formulieren debiteurenbewaking.