|
|
|
In dit onderdeel |
De functionaliteiten Handmatig aanmanen en Debiteurenbewaking kunnen niet naast elkaar worden gebruikt. U moet in de systeeminstellingen aangeven welke methode u wilt gebruiken. Kiest u voor Debiteurenbewaking, dan kunt u niet meer handmatig aanmanen.
Pad: BYSS
en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.Let op! U kunt nu niet meer handmatig aanmanen. Aanmanen per één relatie (pad FDAE) blijft echter wel actief.
Om onderscheid te kunnen maken tussen verschillende klantgroepen kunt u label 00019 Belang gebruiken. Door te werken met klantgroepen kunt u bijvoorbeeld in de aanmaningprocedure een goede, altijd op tijd betalende relatie een andere brief sturen dan een bekende wanbetaler.
Het is bij de actietabellen via pad BYKB mogelijk om per code belang andere acties te laten uitvoeren. Er kan ook een actietabel worden ingericht zonder een code belang op te geven (u laat het veld dan leeg). Als bij een relatie geen code belang is ingevuld of van relatie wordt de code belang niet in de actietabel gevonden, wordt automatisch de actietabel zonder code belang actief.
Pad: BLC
De code belang kunt u inrichten via pad BLC, label 00019 Belang. Zie Info tabel vullen voor een beschrijving van het vullen van een Info tabel bij een label.
Het is mogelijk per soort aanmaning (1e, 2e etc.) en per klantgroep (code belang) een andere aanmaningbrief af te roepen. U moet dan evenzoveel aanmaningbrieven definiëren. Daarnaast kunt u in de actietabellen via pad BYKB aangeven welke formulieren u wilt afroepen voor de maatschappij of voor de agent.
Zie Formulier aanmaken voor een instructie van het aanmaken van formulieren.
Pad: BFVS en BFVF
Aanmaningsformulier
Aanmaningsformulieren worden in het dossier van de relatie geschreven als dit in formulierbeheer zo is ingeregeld. Zet bij voorkeur in de basisgegevens van de formuliersoort de optie Dossier op 'Volledige tekst'. Net als nota’s worden deze formulieren in het dossier opgenomen op polis-, schade- en factuurniveau. Bij de formuliersoort moet de module Financieel op Ja staan. U moet bodyblok 41 Aanmaningen gebruiken in het formulier.
Informatieformulier aan maatschappij
Bij de formuliersoort moet in groepsvak Module maatschappij de optie Brieven op Ja staan. U kunt in deze brief geen gebruik maken van bodyblok 41.
Formulier voor retour maatschappij
Bij de formuliersoort moet in groepsvak Module maatschappij de optie Brieven op Ja staan. U kunt in deze brief geen gebruik maken van bodyblok 41.
Formulier voor incasso uithanden
Bij de formuliersoort moet de module Financieel op Ja staan.
Formulier voor agent
Bij de formuliersoort moet de module Agent op Ja staan.
Veelgestelde vragen
Kun je via een formulier voor incasso retour maatschappij meerdere facturen afdrukken?
Voeg eventueel agendaredenen toe (label 97014 Agendareden) en reden(en) om een factuur op 'Niet aanmanen' te zetten (label 00057 Reden niet aanmanen).
Pad: BLC
Zie 'Info tabel vullen' voor een beschrijving van het vullen van een Info tabel bij een label.
Bij het oproepen van informatie facturen (pad FFF, A en S) zal, afhankelijk van de stuurcode Opmerkingen bij info-facturen automatisch, de ’Datum aanmanen’ bij de opmerkingen worden getoond.
Pad: BYSS
en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.In beheer kunt u via pad BYKB per soort factuur een actietabel inregelen. De actietabellen worden gebruikt bij het draaien van debiteurenbewaking (pad FDD).
Notitie Concernmodule: de tabellen voor debiteurenbewaking (pad BYKB) kunt u voor het gehele concern ineens inregelen. Per kantoor kan vervolgens worden gekozen om af te wijken van deze inrichting. Als dus op kantoorniveau een tabel niet is gevuld wordt de tabel die op concernniveau is ingericht toegepast.
Er kunnen aparte actietabellen worden ingegeven voor:
In deze tabellen kunt u aangegeven wat er moet gebeuren als een factuur wordt geselecteerd voor debiteurenbeheer. Er kan worden ingeregeld welk formulier moet worden afgedrukt, zodat er verschillende aanmaningformulieren kunnen worden gebruikt. Er kunnen brieven naar maatschappijen worden afgeroepen, kosten worden geboekt en er kunnen agenda’s en taken voor gebruikers worden aangemaakt. Alleen voor geselecteerde facturen voor debiteurenbeheer worden de in deze actietabellen opgenomen acties uitgevoerd.
Veelgestelde vragen
Kun je alleen een agenda instellen bij debiteurenbewaking, dus zonder formulier?
Per kantoor kunt u acties instellen voor volmachtposten. Deze zijn alleen beschikbaar voor volmachtkantoren; volmachtfacturen (geen verdeling) en pool.
Pad: BYKBV
.
Vensteronderdeel |
Toelichting |
|---|---|
Belang relatie (optioneel) |
Als u wilt werken met het aanmanen van verschillende klantgroepen dient u hier een code belang te kiezen. De codes kunt u inregelen via pad BLC. |
[...e] aanmaning nadat een post [...] dagen open heeft gestaan |
Hiermee geeft u aan bij welke ouderdom er moet worden aangemaand en de ingeregelde acties moeten worden uitgevoerd. Vult u hier bijvoorbeeld voor provinciale posten in: '1e aanmaning nadat een post 30 dagen open heeft gestaan', dan betekent dit dat de ingeregelde acties worden uitgevoerd als een provinciale post meer dan 30 dagen openstaat en nog niet eerder werd aangemaand. ANVA bepaalt de ouderdom van een post. Voor alle openstaande facturen geldt dat de voor de debiteur meest gunstige datum (boek-, factuur- en vervaldatum) wordt gehanteerd voor de ouderdomsbepaling. |
Hoofdbranche en branche |
Als u voor bepaalde branches de acties afwijkend wilt inregelen geeft u hier de betreffende hoofdbranche en eventuele branche op. |
Aanmaning formuliersoort en –nummer |
Als hier een formuliersoort en -nummer is ingegeven (verplicht) zal een aanmaning worden aangemaakt. Het aantal keren aangemaand in de factuur zal met 1 worden verhoogd. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort (pad BFVS) is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden in de module Financieel. |
Kosten niet aanmanen |
Hiermee kunt u aangeven of de kosten (aparte factuur) van een aanmaning wel of niet ook weer aangemaand moeten worden.
|
Agenda acceptant |
Als hier Ja wordt gekozen wordt een agenda op polisniveau gemaakt, waarin de hier ingevulde Agendareden en Polisbehandelaar (medewerker) worden overgenomen. De agenderingsdatum wordt gesteld op de in de selectie meegegeven datum aanmaning (pad FDD), verhoogd met de in dit venster opgegeven Termijn (in dagen). Notitie Als u gebruik maakt van de optie Werklijst (pad BYSS) dan wordt ook de werklijst bijgewerkt als een agenda wordt aangemaakt. |
Maatschappij informeren |
Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de maatschappij is geïnformeerd. Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de maatschappij reeds eerder werd geïnformeerd. |
Retour maatschappij |
Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de factuur aan de maatschappij is geretourneerd. Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de factuur reeds eerder aan de maatschappij werd geretourneerd. |
Incasso uithanden geven |
Als hier Ja wordt gekozen zal, op voorwaarde dat het openstaande factuurbedrag groter of gelijk is aan het hier ingevulde limietbedrag, het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor maatschappijen (pad BFVS, groepsvak Module maatschappij, optie Brieven Ja/Nee). In de factuur wordt vastgelegd dat en wanneer de incasso uit handen is gegeven. Notitie Deze actie zal niet worden uitgevoerd als de incasso van de factuur reeds eerder uit handen werd gegeven. |
Agent informeren |
Als hier Ja wordt gekozen zal het hier opgegeven formulier worden afgeroepen. U kunt hier kiezen uit alle formulieren waarbij in de formuliersoort (pad BFVS) is aangegeven dat ze gebruikt kunnen worden voor agenten. Per agent kunt u afwijken van deze standaard instelling. In pad BBA kunt u met de optie Formulier vanuit debiteurenbewaking per agent aangeven of deze agent vanuit debiteurenbewaking dient te worden geïnformeerd. Staat de optie in pad BBA op Ja en is hier opgegeven dat de agent moet worden geïnformeerd, dan wordt een formulier voor de betreffende agent afgeroepen. Staat de optie in pad BBA op Nee, dan wordt voor die agent geen formulier afgeroepen als wordt aangemaand. |
Factuur op niet aanmanen zetten |
Als hier Ja wordt gekozen zal de factuur op 'Niet aanmanen' worden gezet. De hier ingevulde Reden en Medewerker en de draaidatum worden overgenomen in de factuur. De actie wordt niet uitgevoerd als:
|
Kosten aanmaning |
Het hier ingevulde bedrag wordt opgeteld bij het bedrag van de aanmaning. Het bedrag zal worden geboekt als aparte factuur als overige debiteurenboeking. Bij info openstaande posten zijn de kosten separaat zichtbaar. De tegenrekening wordt opgehaald uit boekingswijze 44 (Geboekte kosten bij aanmanen). Via pad BYKO kunt u inregelen op welke grootboekrekening deze kosten moeten worden geboekt. Het is mogelijk dat bij een relatie meerdere facturen worden gemaand vanuit verschillende actietabellen en dat daarin verschillende kostenbedragen zijn opgenomen. Er wordt dan per relatie slechts eenmaal een bedrag kosten (het hoogste van de bij de facturen van deze relatie gevonden actietabellen) in rekening gebracht. Dit vindt plaats op de aanmaning uit de tabel waarin die kosten zijn opgenomen. De kosten worden dus afgedrukt op de aanmaning die hoort bij de factuur waarvoor de hoogste kosten in rekening worden gebracht. |
Agenda debiteurenbewaking |
Als hier Ja is ingevuld wordt een agenda op polis/factuurniveau gemaakt, waarin de hier ingevulde Reden en Medewerker worden overgenomen. De agenderingsdatum wordt gesteld op de in de selectie meegegeven datum aanmaning (pad FDD), verhoogd met de in dit venster opgegeven Termijn (in dagen). |
en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.Voorbeeld
Aanmanen ouderdom factuur
Is de ouderdom van de factuur minder dan 30 dagen dan wordt er niet aangemaand. Is de factuur 32 dagen oud op het moment van draaien van de aanmaningsprocedure, dan wordt gekeken hoe vaak de factuur al is aangemaand. Is deze nog nooit aangemaand, dan wordt nu de 1e aanmaning actief. Is de post al eens aangemaand (teller = 1 of hoger), dan wordt er nu geen verdere actie ondernomen. Is de post 45 dagen oud en is er al eenmaal aangemaand dan wordt de 2e aanmaning actief. Is de post 45 dagen oud en deze post is nog niet eerder aangemaand dan wordt de 1e aanmaning actief. De teller wordt tijdens het definitief aanmanen bijgewerkt en per factuur bijgehouden.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik geen brief aan de maatschappij selecteren bij het inrichten van debiteurenbewaking?
Per kantoor kunt u acties inrichten voor provinciale facturen.
Pad: BYKBP
Zie voor een toelichting op de invulvelden 'Debiteurenbewaking per kantoor voor volmachtposten'.
Deze menukeuze is alleen beschikbaar voor volmachtkantoren. De actietabellen zijn van toepassing voor facturen waarop een maatschappijverdeling van toepassing is, inclusief beursnota's.
Pad: BYKBE
Zie voor een toelichting op de invulvelden 'Debiteurenbewaking per kantoor voor volmachtposten'.
Deze actietabellen zijn van toepassing voor overige debiteuren, termijnafspraken en vooruitbetalingen met een positief bedrag.
Let op Negatieve vooruitbetalingsbedragen (dus ten gunste van de klant) gaan via Acties voor Creditsaldo, pad BYKBC).
Pad: BYKBO, BYKBA
Zie voor een toelichting op de invulvelden 'Debiteurenbewaking per kantoor voor volmachtposten'.
Deze actietabellen zijn van toepassing voor verzamelnota’s en saldonota’s. Hierbij geldt het totaal van de verzameling, een verzamelnota wordt dus gezien als één nota. Het totaalbedrag van de nota dient debet te zijn. De verschillende acties uit de in aanmerking komende actietabel zullen wel per factuur worden uitgevoerd. Gesaldeerde rekeningen-courant worden gelijk behandeld als termijnafspraken.
Bij gesaldeerde facturen wordt geen aanmaning verstuurd, maar het aantal herinneringen wordt wel opgehoogd.
Pad: BYKBS, BYKBZ
Zie voor een toelichting op de invulvelden 'Debiteurenbewaking per kantoor voor volmachtposten'.
Deze actietabellen zijn van toepassing voor facturen met een credit openstaand bedrag. Dit geldt zowel voor provinciale- als volmachtfacturen.
Pad: BYKBC
Zie voor een toelichting op de invulvelden 'Debiteurenbewaking per kantoor voor volmachtposten'.
Als u gebruik maakt van de module Uitgebreide agentmodule kunt u het aanmanen debiteurenbewaking ook uitvoeren per categorie agenten. Hiervoor is het pad FDG Debiteurenbewaking per agentcategorie. Deze is gelijk aan het pad FDD Debiteurenbewaking met de extra optie om een agenten categorei te selecteren. U kunt meerdere agent categorieën in één run selecteren.
Notitie de agentencategorieën selecteert u met F12. Aan- of uitvinken met de muis werkt niet (Known error).
Op het verslag van de (proef)run wordt vermeld welke agenten geselecteerd zijn en de gegevens worden per agent per pagina getoond.
Zorg er voor dat de agenten aan een categorie zijn toegewezen. Zie Categorie agent toekennen.
