U kunt de polissen selecteren waarvan de bewaartermijn verstreken is en deze in een overzicht afdrukken of exporteren naar een csv-bestand. De polissen worden daarbij niet verwijderd. U kunt dit overzicht ook maken via de batchverwerking.
De bewaartermijnen voor polissen kunt u inregelen via pad BYKGBP.
Notitie Er is geen controle op nog aanwezige verwijzingen. Als de polis met de verwijzing Betaling polis door verwijderd is, is de verwijzing bij de relatie ook verwijderd. Als de polis met een algemene verwijzing verwijderd is, is de verwijzing nog wel aanwezig bij de relatie. Er staat dat de polis is verwijderd en de polisgegevens zijn leeggemaakt. Dit is in het kader van de AVG voldoende.
Pad: ITOP
Vul de Peildatum in.
Standaard staat hier de eerste dag van de huidige maand, maar deze kunt u aanpassen.
De ouderdom van de polis wordt bepaald aan de hand van de peildatum ten opzichte van een van de onderstaande datums. Maak een keuze:
Indien nodig: vul Relatienr. en t/m in. Standaard wordt gezocht in alle relatienummers, de eerste t/m de laatste.
Vink onder Selectie maatschappij aan, of u Volmacht of Provinciale polissen of beide in het overzicht wilt opnemen ('Volmacht' is alleen beschikbaar voor volmachtkantoren). Standaard staan beide soorten aangevinkt.
Kies bij Dossieritems afdrukken voor Ja als u de documenten die tegelijk met dit dossier verwijderd worden ook in het overzicht wilt opnemen.
Geef bij Polis als onderdeel van pakket afzonderlijk in overzicht?met Ja of Nee aan of u dit wenst.
Vink onder Selectie royementscodes aan, welke royementen u in het overzicht wilt opnemen.
Als u een overzicht in csv-formaat wilt van de polissen met een verstreken bewaartermijn: kies bij Exporteren naar CSV-lijst voor Ja. Als u hier voor Nee kiest, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.
Als u alleen polissen van vervallen relaties wilt verwijderen en dus op het overzicht wilt terugzien, kiest u bij Alleen bij vervallen relaties verwijderen? voor Ja. Als u polissen van zowel vervallen als nog actieve relaties wilt verwijderen en dus op het overzicht wilt terugzien, kiest u hier voor Nee.
Klik op Start .
Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen. De naam van de map wordt bewaard voor de volgende keer. Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen, bijvoorbeeld 'PolisAVG_Ovrz_20171001_1015.csv'.
Notitie Dossiers met een afwijkende bewaartermijn herkent u in het overzicht aan een 'A' achter de bewaartermijn. Het csv-overzicht heeft een extra kolom 'Afwijkend' (ja of nee).
Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Royementen polissen overzicht.
Notitie als een DDi-document niet verwijderd kan worden, wordt de dossierregel wel verwijderd. Op het verslag komt dan een opmerking. Tevens wordt een CSV-bestand gegenereerd met de niet te verwijderen DDi-documenten, waarom ze niet te verwijderen zijn en de GUIDS. U kunt vervolgens contact opnemen met DDi om het document door hen alsnog te laten verwijderen.
.