AVG (privacy-wetgeving)

Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken .

Inleiding AVG

Vanaf 25 mei 2018 is in de hele Europese Unie de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze verordening zorgt onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten, meer verantwoordelijkheden voor organisaties en biedt dezelfde bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders, zoals de bevoegdheid om boetes op te leggen. Voor meer informatie, zie bijvoorbeeld: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

In het kader van deze wet kunt u per kantoor bewaartermijnen voor gegevens instellen, voor elk dossier(onderdeel) bepalen wie toegang heeft en bovendien de identiteitscontrole vastleggen. Zie:

• Bewaartermijn van gegevens.
• Rechten voor dossiertoegang.
• Identiteitscontrole vastleggen.

  Let op U bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van de directe toegang tot uw servers en netwerk. Scherm servers dus zowel fysiek als technisch af, anders loopt u het risico dat maatregelen op applicatieniveau (zoals in ANVA) alsnog eenvoudig omzeild worden.

Voor advies kunt u een technisch consultant van ANVA inhuren.

Anonimiseren persoonsgegevens in schadedossiers

Voor het anonimiseren van persoonsgegevens in oude schadedossiers is de module Schadedossier anonimiseren beschikbaar. Als deze module actief is, kan niet alleen een bewaartermijn voor schades worden ingesteld, maar ook een termijn voor het anonimiseren van persoonsgegevens van vluchtige betrokkenen. De module Schadedossier anonimiseren is niet standaard en kan alleen door een ANVA-medewerker worden geactiveerd. Als de module is geactiveerd, staat in pad BYSA, deel 8 de switch Anonimiseren schade op Ja.

Voor het anonimiseren van persoonsgegevens, zie:

• Bewaartermijn en termijn anonimiseren voor schades.
• Bewaartermijn en termijn anonimiseren voor schades instellen.
• (Proef)verwerking anonimiseren schadedossiers.

Bewaartermijn van gegevens (AVG)

In het kader van de AVG kunt u bewaartermijnen instellen voor gegevens in ANVA. Van de gegevens waarvan de bewaartermijn verstreken is kunt u een overzicht maken, waarna u de gegevens definitief uit ANVA kunt verwijderen.

U heeft dit proces helemaal in eigen hand. ANVA verwijdert de gegevens niet automatisch, en bijvoorbeeld lopende schades of polissen met openstaande facturen worden natuurlijk ook niet verwijderd.

Let op Gegevens worden niet uit de back-up verwijderd. Dus als u een back-up terugzet, moet u gegevens waarvan de bewaartermijn verstreken is nogmaals verwijderen.

Bewaartermijn voor polissen (AVG)

Bewaartermijn voor polissen instellen

In ANVA kun je per polis/hoofdbranche en eventueel branche een bewaartermijn instellen voor de betreffende gegevens. Bewaartermijnen zijn belangrijk in het kader van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Periodiek kun je de verlopen gegevens verwijderen, dit gebeurt niet automatisch.

Pad: BYKGBP

1. Klik op Nieuw .
2. Selecteer met Info een Hoofdbranche.
3. Selecteer met Info een Branche. Als je dit veld leeg laat, geldt de termijn voor alle branches die onder de gekozen hoofdbranche vallen.
4. Vul de Bewaartermijn in (in maanden).
5. Klik op Akkoord.

   Je ziet de termijn direct terug in het overzicht.

   • Dubbelklik op een termijn om deze aan te passen.
   • Om een termijn te verwijderen: selecteer een termijn en klik op Verwijderen .
6. Je kunt periodiek een overzicht maken van de polissen waarvan de bewaartermijn verstreken is, zie: Overzicht van polissen met verstreken bewaartermijn.

   

Afwijkende bewaartermijn voor polissen instellen

U kunt in ANVA per individuele polis afwijken van de algemeen geldende bewaartermijn voor alle polissen die u heeft ingesteld via pad BYKGBP. Als u in een polis een afwijkende bewaartermijn instelt, geldt deze ook voor de onderliggende schades.

Om afwijkingen van de bewaartermijn mogelijk te maken, moet u eenmalig label 13818 Afwijkende polisbewaartermijn AVG (mnd.) toevoegen aan uw polisschermen:

Pad: BVPV, BVPN

1. Klik met de rechter muisknop in het scherm om het label toe te voegen.

   Voor uitgebreide informatie, zie: 'Label op variabel scherm plaatsen'.

Om daarna voor één polis of schade een afwijkende termijn in te stellen:

Pad: A

1. Open de polis.
2. Vul in veld Afwijkende polisbewaartermijn AVG (mnd.) het aantal maanden in dat u de polis en onderliggende schades wilt bewaren.

   Deze termijn geldt ook voor de onderliggende schades.

   In de overzichten (pad ITOP, ITOS) en bij het verwijderen (pad ITVP, ITVS) van polissen en schades met een verstreken bewaartermijn, herkent u deze polissen en schades aan een 'A' (van Afwijkend) achter de bewaartermijn.

Overzicht van polissen met verstreken bewaartermijn

U kunt de polissen selecteren waarvan de bewaartermijn verstreken is en deze in een overzicht afdrukken of exporteren naar een csv-bestand. De polissen worden daarbij niet verwijderd. U kunt dit overzicht ook maken via de batchverwerking.

De bewaartermijnen voor polissen kunt u inregelen via pad BYKGBP.

Notitie Er is geen controle op nog aanwezige verwijzingen. Als de polis met de verwijzing Betaling polis door verwijderd is, is de verwijzing bij de relatie ook verwijderd. Als de polis met een algemene verwijzing verwijderd is, is de verwijzing nog wel aanwezig bij de relatie. Er staat dat de polis is verwijderd en de polisgegevens zijn leeggemaakt. Dit is in het kader van de AVG voldoende.

Pad: ITOP

1. Vul de Peildatum in.

   Standaard staat hier de eerste dag van de huidige maand, maar deze kunt u aanpassen. 

2. De ouderdom van de polis wordt bepaald aan de hand van de peildatum ten opzichte van een van de onderstaande datums. Maak een keuze:
   • 10010 Wijzigingsdatum.
   • 10011 Expiratiedatum.
   • 10116 Laatste wijzigingsdatum.  
3. Indien nodig: vul Relatienr. en t/m in. Standaard wordt gezocht in alle relatienummers, de eerste t/m de laatste.
4. Vink onder Selectie maatschappij aan, of u Volmacht of Provinciale polissen of beide in het overzicht wilt opnemen ('Volmacht' is alleen beschikbaar voor volmachtkantoren). Standaard staan beide soorten aangevinkt.
5. Kies bij Dossieritems afdrukken voor Ja als u de documenten die tegelijk met dit dossier verwijderd worden ook in het overzicht wilt opnemen.
6. Geef bij Polis als onderdeel van pakket afzonderlijk in overzicht?met Ja of Nee aan of u dit wenst.
7. Vink onder Selectie royementscodes aan, welke royementen u in het overzicht wilt opnemen.
8. Als u een overzicht in csv-formaat wilt van de polissen met een verstreken bewaartermijn: kies bij Exporteren naar CSV-lijst voor Ja. Als u hier voor Nee kiest, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.
9. Als u alleen polissen van vervallen relaties wilt verwijderen en dus op het overzicht wilt terugzien, kiest u bij Alleen bij vervallen relaties verwijderen? voor Ja.
   Als u polissen van zowel vervallen als nog actieve relaties wilt verwijderen en dus op het overzicht wilt terugzien, kiest u hier voor Nee.
10. Klik op Start .
11. Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen. De naam van de map wordt bewaard voor de volgende keer.
    Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.

    ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen, bijvoorbeeld 'PolisAVG_Ovrz_20171001_1015.csv'.

    Notitie Dossiers met een afwijkende bewaartermijn herkent u in het overzicht aan een 'A' achter de bewaartermijn. Het csv-overzicht heeft een extra kolom 'Afwijkend' (ja of nee).

12. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Royementen polissen overzicht.

    Notitie als een DDi-document niet verwijderd kan worden, wordt de dossierregel wel verwijderd. Op het verslag komt dan een opmerking. Tevens wordt een CSV-bestand gegenereerd met de niet te verwijderen DDi-documenten, waarom ze niet te verwijderen zijn en de GUIDS. U kunt vervolgens contact opnemen met DDi om het document door hen alsnog te laten verwijderen.

13. Om de polissen in het overzicht definitief te verwijderen uit ANVA, zie: Polissen met verstreken bewaartermijn verwijderen.

Polissen met verstreken bewaartermijn verwijderen

Let op Facturen worden niet verwijderd. Facturen zijn gemaakt op basis van relatienummers en dus geanonimiseerd. Bij het aanmaken van nieuwe relaties controleert ANVA of het nieuwe relatienummer niet al voorkomt in bijvoorbeeld een factuur of schade. Facturen kunt u verwijderen via pad IHFF (zie: 'Factuurhistorie verwijderen').

Polissen met een verstreken bewaartermijn kunt u definitief uit ANVA verwijderen zoals onderstaand beschreven. Documenten die aan deze polissen gekoppeld zijn, worden ook verwijderd. Externe/geïndexeerde documenten kunnen alleen automatisch verwijderd worden, als ze opgeslagen zijn in de ANVA Documentstore of de DDi-Documentstore.

Om alle externe documenten in een documentstore te plaatsen is conversieprogramma IIVR - Externe documenten opslaan in Documentstore beschikbaar.

Notitie als een DDi-document niet verwijderd kan worden, wordt de dossierregel wel verwijderd. Op het verslag komt dan een opmerking. Tevens wordt een CSV-bestand gegenereerd met de niet te verwijderen DDi-documenten, waarom ze niet te verwijderen zijn en de GUIDS. U kunt vervolgens contact opnemen met DDi om het document door hen alsnog te laten verwijderen.

Voorwaarden voor het verwijderen van polissen:

• De bij de polis ingevoerde royementsreden moet gelijk zijn aan 1 van de royementsredenen op het scherm.
• De polis moet van het geselecteerde kantoor zijn en binnen relatie van t/m liggen.
• De polis moet liggen binnen de selectie van de maatschappij (volmacht of provinciaal).
• Indien optie Alleen bij vervallen relaties verwijderen? op Ja staat, dan moet de relatie reeds geroyeerd zijn.
• De polis mag geen openstaande posten hebben.
• De polis mag geen wachtbestand hebben.
• De polis mag geen openstaande schade hebben.
• De polis mag geen niet-afgehandelde agenda's hebben.
• De polis mag niet geselecteerd zijn voor prolongatie.
• De polis mag niet op een ander scherm in beheer zijn.

  Notitie
  - Er is geen controle op nog aanwezige verwijzingen. Als de polis met de verwijzing Betaling polis door verwijderd is, is de verwijzing bij de relatie ook verwijderd. Als de polis met een algemene verwijzing verwijderd is, is de verwijzing nog wel aanwezig bij de relatie. Er staat dat de polis is verwijderd en de polisgegevens zijn leeggemaakt. Dit is in het kader van de AVG voldoende.
  - Als polissen wel de bewaartermijn hebben bereikt, maar nog niet verwijderd mogen worden: gebruik een aparte royementscodering in de polis. Deze codering moet dan uitgevinkt zijn bij het verwijderen.

U kunt de gegevens ook verwijderen via de batchverwerking.

De bewaartermijnen voor polissen kunt u inregelen via pad BYKGBP.

Pad: ITVP

1. Vul de Peildatum in.

   Standaard staat hier de eerste dag van de huidige maand, maar deze kunt u aanpassen. Een datum in de toekomst is niet toegestaan.

2. De ouderdom van de polis wordt bepaald aan de hand van de peildatum ten opzichte van een van de onderstaande datums. Maak een keuze:
   • 10010 Wijzigingsdatum.
   • 10011 Expiratiedatum.
   • 10116 Laatste wijzigingsdatum.  
3. Indien nodig: vul Relatienr. en t/m in. Standaard wordt gezocht in alle relatienummers, de eerste t/m de laatste.
4. Vink onder Selectie maatschappij aan, of u Volmacht of Provinciale polissen of beide in het overzicht wilt opnemen ('Volmacht' is alleen beschikbaar voor volmachtkantoren). Standaard staan beide soorten aangevinkt.
5. Geef bij Polis als onderdeel van pakket afzonderlijk verwijderen?met Ja of Nee aan of u dit wenst.
6. Vink onder Selectie royementscodes aan, welke royementen u in het overzicht wilt opnemen.
7. Als u een overzicht in csv-formaat wilt van de verwijderde polissen: kies bij Exporteren naar CSV-lijst voor Ja. Als u hier voor Nee kiest, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.
8. Als u alleen polissen van vervallen relaties wilt verwijderen, kiest u bij Alleen bij vervallen relaties verwijderen? voor Ja.
   Als u polissen van zowel vervallen als nog actieve relaties wilt verwijderen, kiest u hier voor Nee.
9. Klik op Start .
10. Antwoord Ja op de vraag: 'De geselecteerde gegevens worden definitief uit ANVA verwijderd. Doorgaan?'.
11. Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen. De naam van de map wordt bewaard voor de volgende keer.
    Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
12. ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen, bijvoorbeeld 'PolisAVG_Ovrz_20171001_1015.csv'.
13. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Royementen polissen overzicht.
14. Om bijzondere persoonsgegevens uit de historie te verwijderen, zie: 'Bijzondere persoonsgegevens uit de historie verwijderen'.

Bewaartermijn voor relaties (AVG)

Bewaartermijn voor relaties instellen

In ANVA kunt u voor relaties en relatiesoorten een bewaartermijn instellen en hier op individueel niveau van afwijken. In het overzicht van relaties met een vervallen termijn en bij het verwijderen is de instelling bij de individuele relatie leidend, daarna de termijn bij de relatiesoort en daarna de termijn bij de relaties.

Bewaartermijnen zijn belangrijk in het kader van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Periodiek kun je de verlopen gegevens verwijderen, dit gebeurt niet automatisch.

Om een bewaartermijn voor relaties in te stellen:

Pad: BYKGBR

1. Vul de Bewaartermijn in (in maanden).
2. Klik op Akkoord.

   Je ziet de termijn direct terug in het overzicht.

   • Dubbelklik op een termijn om deze aan te passen.
   • Om een termijn te verwijderen: selecteer een termijn en klik op Verwijderen .
3. U kunt periodiek een overzicht maken van de relaties waarvan de bewaartermijn verstreken is, zie: Overzicht van relaties met een verstreken bewaartermijn.

Bewaartermijn voor relatiesoorten instellen

In ANVA kunt u voor relaties en relatiesoorten een bewaartermijn instellen en hier op individueel niveau van afwijken. In het overzicht van relaties met een vervallen termijn en bij het verwijderen is de instelling bij de individuele relatie leidend, daarna de termijn bij de relatiesoort en daarna de termijn bij de relaties.

Bewaartermijnen zijn belangrijk in het kader van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Periodiek kun je de verlopen gegevens verwijderen, dit gebeurt niet automatisch.

Om een bewaartermijn voor relatiesoorten in te stellen:

Pad: BYKGBA

1. Selecteer met Info een Relatiesoort.
2. Vul de Bewaartermijn in (in maanden).
3. Klik op Akkoord.

   Je ziet de termijn direct terug in het overzicht.

   • Dubbelklik op een termijn om deze aan te passen.
   • Om een termijn te verwijderen: selecteer een termijn en klik op Verwijderen .

   U kunt periodiek een overzicht maken van de relaties waarvan de bewaartermijn verstreken is (pad ITOR), zie: Overzicht van relaties met een verstreken bewaartermijn.

Afwijkende bewaartermijn voor een individuele relatie instellen

In ANVA kunt u voor relaties en relatiesoorten een bewaartermijn instellen en hier op individueel niveau van afwijken. In het overzicht van relaties met een vervallen termijn en bij het verwijderen is de instelling bij de individuele relatie leidend, daarna de termijn bij de relatiesoort en daarna de termijn bij de relaties.

Bewaartermijnen zijn belangrijk in het kader van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Periodiek kun je de verlopen gegevens verwijderen, dit gebeurt niet automatisch.

Om individuele afwijkingen van de bewaartermijn mogelijk te maken, moet u eenmalig label 03077 Afwijkende relatiebewaartermijn AVG (mnd.) toevoegen aan uw relatieschermen:

Pad: BVR

1. Klik met de rechter muisknop in het scherm om het label toe te voegen.

   Voor uitgebreide informatie, zie: 'Label op variabel scherm plaatsen'.

Om voor een individuele relatie een afwijkende termijn in te stellen:

Pad: A

1. Open de relatie.
2. Vul in veld Afwijkende relatiebewaartermijn AVG (mnd.) het aantal maanden in dat u de relatie wilt bewaren.

   U kunt periodiek een overzicht maken van de relaties waarvan de bewaartermijn verstreken is (pad ITOR), zie: Overzicht van relaties met een verstreken bewaartermijn.

   In het overzicht (pad ITOR) en bij het verwijderen (pad ITVR) van relaties met een verstreken bewaartermijn, herkent u deze relaties aan een 'A' (van Afwijkend) achter de bewaartermijn.

Overzicht van relaties met een verstreken bewaartermijn

Nadat u de polissen en schades met een verstreken bewaartermijn heeft verwijderd, kunt u ook de relaties verwijderen. De relaties die hiervoor in aanmerking komen, kunt u in een overzicht afdrukken of exporteren naar een csv-bestand. De relaties worden daarbij niet verwijderd. U kunt dit overzicht ook maken via de batchverwerking.

De bewaartermijnen voor relaties kunt u inregelen via pad BYKGBR. U kunt ervan afwijken door een bewaartermijn in te stellen per relatiesoort (pad BYKGBA) en in een individueel relatiedossier.

Pad: ITOR

1. Vul de Peildatum in.

   Standaard staat hier de eerste dag van de huidige maand, maar deze kunt u aanpassen. 

2. De ouderdom van de relatie wordt bepaald aan de hand van de peildatum ten opzichte van een van de onderstaande datums. Maak een keuze:
   • 00058 Wijzigingsdatum relatie.
   • 00012 Laatste wijzigingsdatum.
3. Kies bij Dossieritems afdrukken voor Ja als u de documenten die tegelijk met dit dossier verwijderd worden ook in het overzicht wilt opnemen.
4. Vink onder Selectie royementscodes aan, welke royementen u in het overzicht wilt opnemen.
5. Als u een overzicht in csv-formaat wilt van de verlopen relaties: kies bij Exporteren naar CSV-lijst voor Ja. Als u hier voor Nee kiest, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.
6. Klik op Start .
7. Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen. De naam van de map wordt bewaard voor de volgende keer.
   Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.

   ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen, bijvoorbeeld 'RelatAVG_Ovrz_20171001_1015.csv'.

   Notitie Dossiers met een afwijkende bewaartermijn herkent u in het overzicht aan een 'A' achter de bewaartermijn. Het csv-overzicht heeft een extra kolom 'Afwijkend' (ja of nee).

8. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Royementen relaties overzicht.

   Notitie als een DDi-document niet verwijderd kan worden, wordt de dossierregel wel verwijderd. Op het verslag komt dan een opmerking. Tevens wordt een CSV-bestand gegenereerd met de niet te verwijderen DDi-documenten, waarom ze niet te verwijderen zijn en de GUIDS. U kunt vervolgens contact opnemen met DDi om het document door hen alsnog te laten verwijderen.

9. Om de relaties in het overzicht definitief te verwijderen uit ANVA, zie: Relaties met verstreken bewaartermijn verwijderen.

   Notitie Als er nog een verwijzing bij een relatie aanwezig is, wordt dat aangegeven op het overzicht. De relatie kan dan niet verwijderd worden.

Relaties met verstreken bewaartermijn verwijderen

Let op Facturen worden niet verwijderd. Facturen zijn gemaakt op basis van relatienummers en dus geanonimiseerd. Bij het aanmaken van nieuwe relaties controleert ANVA of het nieuwe relatienummer niet al voorkomt in bijvoorbeeld een factuur of schade. Facturen kunt u verwijderen via pad IHFF (zie: 'Factuurhistorie verwijderen').

Relaties met een verstreken bewaartermijn kunt u definitief uit ANVA verwijderen zoals onderstaand beschreven. Documenten die aan deze relaties gekoppeld zijn, worden ook verwijderd. Externe/geïndexeerde documenten kunnen alleen automatisch verwijderd worden, als ze opgeslagen zijn in de ANVA Documentstore of de DDi-Documentstore.

Om alle externe documenten in een documentstore te plaatsen is conversieprogramma IIVR - Externe documenten opslaan in Documentstore beschikbaar.

Notitie als een DDi-document niet verwijderd kan worden, wordt de dossierregel wel verwijderd. Op het verslag komt dan een opmerking. Tevens wordt een CSV-bestand gegenereerd met de niet te verwijderen DDi-documenten, waarom ze niet te verwijderen zijn en de GUIDS. U kunt vervolgens contact opnemen met DDi om het document door hen alsnog te laten verwijderen.

Voorwaarden voor het verwijderen van relaties:

• De bij de relatie ingevoerde royementsreden moet gelijk zijn aan 1 van de royementsredenen op het scherm.
• De relatie mag geen openstaande posten hebben.
• De relatie mag geen wachtbestand hebben.
• De relatie mag geen verwijzingen hebben.
• De relatie mag geen openstaande schades hebben. Afgesloten schades worden verwijderd en zijn niet blokkerend.
• De relatie mag geen niet-afgehandelde agenda's hebben.
• De relatie mag geen polissen meer hebben.
• De relatie mag niet voorkomen in een uit te voeren prolongatie.
• De relatie mag niet op een ander scherm in beheer zijn.

U kunt de gegevens ook verwijderen via de batchverwerking.

De bewaartermijnen voor relaties kunt u inregelen via pad BYKGBR. U kunt ervan afwijken door een bewaartermijn in te stellen per relatiesoort (pad BYKGBA) en in een individueel relatiedossier.

Pad: ITVR

1. Vul de Peildatum in.

   Standaard staat hier de eerste dag van de huidige maand, maar deze kunt u aanpassen. Een datum in de toekomst is niet toegestaan.

2. De ouderdom van de relatie wordt bepaald aan de hand van de peildatum ten opzichte van een van de onderstaande datums. Maak een keuze:
   • 00058 Wijzigingsdatum relatie.
   • 00012 Laatste wijzigingsdatum.
3. Vink onder Selectie royementscodes aan, welke royementen u in het overzicht wilt opnemen.
4. Als u een overzicht in csv-formaat wilt van de verwijderde relaties: kies bij Exporteren naar CSV-lijst voor Ja. Als u hier voor Nee kiest, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.
5. Klik op Start .
6. Antwoord Ja op de vraag: 'De geselecteerde gegevens worden definitief uit ANVA verwijderd. Doorgaan?'.
7. Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen. De naam van de map wordt bewaard voor de volgende keer.
   Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
8. ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen, bijvoorbeeld 'RelatAVG_Verw_20171001_1015.csv'.
9. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Royementen relaties overzicht.
10. Om bijzondere persoonsgegevens uit de historie te verwijderen, zie: 'Bijzondere persoonsgegevens uit de historie verwijderen'.

Recht om vergeten te worden

Het is mogelijk om één relatie in ANVA te verwijderen, als deze persoon daar om vraagt. Alleen geroyeerde relaties worden verwijderd. Als een relatie één of meer schadedossiers heeft of nog openstaande facturen, kan deze niet worden verwijderd.

Maak eerst een overzicht van de relatie die u wilt verwijderen:

Pad: IEOR

1. Controleer het overzicht van de geroyeerde relatie op basis van het relatienummer.
2. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Royementen overzicht.

   Nu kunt u de relatie definitief verwijderen:

Pad: IEWR

1. Verwijder één relatie op basis van het relatienummer.
2. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Definitief verwijderde royementen.

Voor uitgebreide informatie over royementoverzichten en het definitief verwijderen, zie: 'Geroyeerde relaties'.

Bewaartermijn en termijn anonimiseren voor schades (AVG)

Bewaartermijn en termijn anonimiseren voor schades instellen

In ANVA kun je per hoofdbranche, branche, schadesoort en letselschade een bewaartermijn instellen voor de betreffende gegevens. Periodiek kun je de verlopen gegevens verwijderen, dit gebeurt niet automatisch. Als de module Schadedossier anonimiseren is geactiveerd, kun je ook een termijn voor het anonimiseren van gegevens instellen. Bewaartermijnen en termijnen voor anonimiseren zijn belangrijk in het kader van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming).

Pad: BYKGBS

1. Klik op Nieuw .
2. Selecteer met Info een Hoofdbranche.
3. Selecteer met Info een Branche. Als je dit veld leeg laat, geldt de termijn voor alle branches die onder de gekozen hoofdbranche vallen.
4. Selecteer met Info een Schadesoort.
5. Kies bij Letselschade voor Ja of Nee. Door de stappen in dit hoofdstuk vaker te doorlopen, kun je aparte bewaartermijnen voor schades én letselschades instellen. Je moet dus voor beide soorten eigen bewaartermijnen instellen.
6. Vul de Bewaartermijn in (in maanden).
7. Vul de Termijn anonimiseren in (in maanden). Dit veld is alleen zichtbaar als de module Schadedossier anonimiseren is geactiveerd.

   Let op
   - Dossiers met bepaalde schadecodes, zoals beroepsziekte, moeten worden uitgesloten: stel hiervoor een lange termijn in.
   - De termijn voor anonimiseren mag niet groter zijn dan de bewaartermijn. Als een schade is verwijderd, is er immers geen reden meer om de gegevens te anonimiseren.

8. Klik op Akkoord.

   Je ziet de termijn direct terug in het overzicht.

   • Dubbelklik op een termijn om deze aan te passen.
   • Om een termijn te verwijderen: selecteer een termijn en klik op Verwijderen .
9. Je kunt periodiek een overzicht maken van de schades waarvan de bewaartermijn verstreken is, zie: Overzicht van schadedossiers met verstreken bewaartermijn.

(Als de module Schadedossier anonimiseren is geactiveerd, is de kolom Anoniem-termijn zichtbaar in dit scherm.)

Afwijkende bewaartermijn voor schades instellen

U kunt in ANVA per individuele polis afwijken van de algemeen geldende bewaartermijn voor alle polissen die u heeft ingesteld via pad BYKGBP. Als u in een polis een afwijkende bewaartermijn instelt, geldt deze ook voor de onderliggende schades.

Om afwijkingen van de bewaartermijn mogelijk te maken, moet u eenmalig label 13818 Afwijkende polisbewaartermijn AVG (mnd.) toevoegen aan uw polisschermen:

Pad: BVPV, BVPN

1. Klik met de rechter muisknop in het scherm om het label toe te voegen.

   Voor uitgebreide informatie, zie: 'Label op variabel scherm plaatsen'.

Om daarna voor één polis of schade een afwijkende termijn in te stellen:

Pad: A

1. Open de polis.
2. Vul in veld Afwijkende polisbewaartermijn AVG (mnd.) het aantal maanden in dat u de polis en onderliggende schades wilt bewaren.

   Deze termijn geldt ook voor de onderliggende schades.

   In de overzichten (pad ITOP, ITOS) en bij het verwijderen (pad ITVP, ITVS) van polissen en schades met een verstreken bewaartermijn, herkent u deze polissen en schades aan een 'A' (van Afwijkend) achter de bewaartermijn.

     

Om in een schade een afwijkende termijn in te stellen:

Pad: S

1. Ga naar menu Acties - Polisgegevens muteren. Hiermee wijzigt u gegevens die specifiek van toepassing zijn voor de polisversie in het schadedossier, maar niet voor de polis in het algemeen.
2. Vul in veld Afwijkende polisbewaartermijn AVG (mnd.) een andere termijn in.

   Deze termijn geldt voor de schade, niet voor de polis waar deze aanhangt. Als in de schadegegevens geen afwijkende bewaartermijn is gevuld, wordt de afwijkende bewaartermijn uit de polis toegepast. Houd hiermee rekening als u de afwijkende bewaartermijn in de schadegegevens wilt wijzigen naar 0.

Overzicht van schadedossiers met verstreken bewaartermijn

U kunt de schadegegevens van afgehandelde schadedossiers selecteren waarvan de bewaartermijn verstreken is, en deze in een overzicht afdrukken of exporteren naar een csv-bestand. De schadedossiers worden daarbij niet verwijderd. U kunt dit overzicht ook maken via de batchverwerking.

De bewaartermijnen voor schadedossiers kunt u inregelen via pad BYKGBS.

Pad: ITOS

1. Vul de Peildatum in.

   Standaard staat hier de eerste dag van de huidige maand, maar deze kunt u aanpassen.  De ouderdom van het schadedossier wordt bepaald op basis van de datum waarop de schade is afgehandeld ten opzichte van de peildatum. Niet-afgehandelde schades komen dus niet in het overzicht.

   Voorbeeld

   • Bewaartermijn voor betreffende schade = 60 maanden.
   • Peildatum = 1 september 2017 (huidige systeemdatum = 28 september 2017).

     Schade 1	gereedmelding = 21 augustus 2012	Komt wel in het overzicht.
     Schade 2	gereedmelding = 31 augustus  2012	Komt wel in het overzicht.
     Schade 3	gereedmelding = 1 september 2012	Komt niet in het overzicht.

   De gereedmeldingsdatum is de jongste van de drie datums in het scherm Schade gereed melden in het schadedossier (pad SB, menu Financieel - Gereedmelden).

2. Vink onder Selectie maatschappij aan, of u Volmacht of Provinciale polissen of beide in het overzicht wilt opnemen ('Volmacht' is alleen beschikbaar voor volmachtkantoren). Standaard staan beide soorten aangevinkt.
3. Kies bij Dossieritems afdrukken voor Ja als u de documenten die tegelijk met dit dossier verwijderd worden ook in het overzicht wilt opnemen.
4. Als u een overzicht in csv-formaat wilt van de schades met een verstreken bewaartermijn: kies bij Exporteren naar CSV-lijst voor Ja. Als u hier voor Nee kiest, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.
5. Als u alleen schades van vervallen relaties wilt verwijderen en dus op het overzicht wilt terugzien, kiest u bij Alleen bij vervallen relaties verwijderen? voor Ja.
   Als u schades van zowel vervallen als nog actieve relaties wilt verwijderen en dus op het overzicht wilt terugzien, kiest u hier voor Nee.
6. Klik op Start .
7. Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen. De naam van de map wordt bewaard voor de volgende keer.
   Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.

   ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen, bijvoorbeeld 'SchadeAVG_Ovrz_20171001_1015.csv'.

   Notitie Dossiers met een afwijkende bewaartermijn herkent u in het overzicht aan een 'A' achter de bewaartermijn. Het csv-overzicht heeft een extra kolom 'Afwijkend' (ja of nee).

8. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Verwijderde schades.

   Notitie als een DDi-document niet verwijderd kan worden, wordt de dossierregel wel verwijderd. Op het verslag komt dan een opmerking. Tevens wordt een CSV-bestand gegenereerd met de niet te verwijderen DDi-documenten, waarom ze niet te verwijderen zijn en de GUIDS. U kunt vervolgens contact opnemen met DDi om het document door hen alsnog te laten verwijderen.

9. Om de schades in het overzicht definitief te verwijderen uit ANVA, zie: Schades met verstreken bewaartermijn verwijderen.

Schades met verstreken bewaartermijn verwijderen

Let op Facturen worden niet verwijderd. Facturen zijn gemaakt op basis van relatienummers en dus geanonimiseerd. Bij het aanmaken van nieuwe relaties controleert ANVA of het nieuwe relatienummer niet al voorkomt in bijvoorbeeld een factuur of schade. Facturen kunt u verwijderen via pad IHFF (zie: 'Factuurhistorie verwijderen').

Schades met een verstreken bewaartermijn kunt u definitief uit ANVA verwijderen zoals onderstaand beschreven. Documenten die aan deze schades gekoppeld zijn, worden ook verwijderd. Externe/geïndexeerde documenten kunnen alleen automatisch verwijderd worden, als ze opgeslagen zijn in de ANVA Documentstore of de DDi-Documentstore.

Om alle externe documenten in een documentstore te plaatsen is conversieprogramma IIVR - Externe documenten opslaan in Documentstore beschikbaar.

Notitie als een DDi-document niet verwijderd kan worden, wordt de dossierregel wel verwijderd. Op het verslag komt dan een opmerking. Tevens wordt een CSV-bestand gegenereerd met de niet te verwijderen DDi-documenten, waarom ze niet te verwijderen zijn en de GUIDS. U kunt vervolgens contact opnemen met DDi om het document door hen alsnog te laten verwijderen.

Voorwaarden voor het verwijderen van schades zijn:

• De polis moet van het geselecteerde kantoor zijn.
• De polis moet liggen binnen de selectie van de maatschappij (volmacht of provinciaal).
• Indien optie Alleen bij vervallen relaties verwijderen? op Ja staat, dan moet de relatie reeds geroyeerd zijn.
• Er mogen geen openstaande posten meer staan.
• Er mogen geen nog te boeken schadefacturen staan.
• In de algemene schadegegevens mag de optie Verwijderen niet op Nee staan.

U kunt de gegevens ook verwijderen via de batchverwerking.

De bewaartermijnen voor schadedossiers kunt u inregelen via pad BYKGBS.

Pad: ITVS

1. Vul de Peildatum in.

   Standaard staat hier de eerste dag van de huidige maand, maar deze kunt u aanpassen. Een datum in de toekomst is niet toegestaan.

   De ouderdom van het schadedossier wordt bepaald op basis van de datum waarop de schade is afgehandeld ten opzichte van de peildatum. Niet-afgehandelde schades komen dus niet in het overzicht.

   Voorbeeld

   • Bewaartermijn voor betreffende schade = 60 maanden.
   • Peildatum = 1 september 2017 (huidige systeemdatum = 28 september 2017).

     Schade 1	gereedmelding = 21 augustus 2012	Komt wel in het overzicht.
     Schade 2	gereedmelding = 31 augustus  2012	Komt wel in het overzicht.
     Schade 3	gereedmelding = 1 september 2012	Komt niet in het overzicht.

   De gereedmeldingsdatum is de jongste van de drie datums in het scherm Schade gereed melden in het schadedossier (pad SB, menu Financieel - Gereedmelden).

2. Vink onder Selectie maatschappij aan, of u Volmacht of Provinciale polissen of beide in het overzicht wilt opnemen ('Volmacht' is alleen beschikbaar voor volmachtkantoren). Standaard staan beide soorten aangevinkt.

   Als u een overzicht in csv-formaat wilt van de verwijderde schades: kies bij Exporteren naar CSV-lijst voor Ja. Als u hier voor Nee kiest, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.

3. Als u alleen schades van vervallen relaties wilt verwijderen, kiest u bij Alleen bij vervallen relaties verwijderen? voor Ja.
   Als u schades van zowel vervallen als nog actieve relaties wilt verwijderen, kiest u hier voor Nee.
4. Klik op Start .
5. Antwoord Ja op de vraag: 'De geselecteerde gegevens worden definitief uit ANVA verwijderd. Doorgaan?'.
6. Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen. De naam van de map wordt bewaard voor de volgende keer.
   Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
7. ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen, bijvoorbeeld 'SchadeAVG_Verw_20171001_1015.csv'.
8. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Verwijderde schades.
9. Om bijzondere persoonsgegevens uit de historie te verwijderen, zie: 'Bijzondere persoonsgegevens uit de historie verwijderen'.

(Proef)verwerking anonimiseren schadedossiers

Voer eerst een proefverwerking uit via pad ITAP en los eventuele fouten op, voordat u de definitieve verwerking via pad ITAD start. Een proefverwerking signaleert alleen fouten en voert geen wijzigingen in ANVA door. Eventuele fouten kunnen dan nog opgelost worden voor de definitieve verwerking.

Let op Alleen volledig afgehandelde schadedossiers worden verwerkt. Schadedossiers die niet of gedeeltelijk zijn afgehandeld, worden niet verwerkt.

De termijn voor het anonimiseren van gegevens kunt u inregelen via pad BYKTS.

Pad: ITAP, ITAD

1. Selecteer met Info een Kantoor. Als u werkt met de Concernmodule, kunt u een kantoor selecteren of het hele concern.
2. Vul de Peildatum in.

   Standaard staat hier de eerste dag van de huidige maand, maar deze kunt u aanpassen. De termijn voor het anonimiseren va het schadedossier wordt bepaald op basis van de datum waarop de schade is afgehandeld ten opzichte van de peildatum. Niet-afgehandelde schades worden dus niet meegenomen in de verwerking.

   Voorbeeld

   • Termijn voor anonimiseren voor betreffende schadedossier = 60 maanden.
   • Peildatum = 1 september 2017 (huidige systeemdatum = 28 september 2017).

     Schade 1	gereedmelding = 21 augustus 2012	Wordt meegenomen in de verwerking.
     Schade 2	gereedmelding = 31 augustus  2012	Wordt meegenomen in de verwerking.
     Schade 3	gereedmelding = 1 september 2012	Wordt niet meegenomen in de verwerking.

   De gereedmeldingsdatum is de jongste van de drie datums in het scherm Schade gereed melden in het schadedossier (pad SB, menu Financieel - Gereedmelden).

3. Vink aan welke gegevens u wilt anonimiseren. U kunt meerdere opties aanvinken.

   Optie	Opmerking
   Memo oorzaak , Memo aangifte , Memo schade en Memo polis leegmaken	De dossierregels behorende bij deze memo’s en notities worden ook verwijderd uit de schadedossiers.
   Notities schade leegmaken
   Vluchtige betrokkenen anonimiseren	Verplichte velden, zoals naam van de betrokkene, worden gevuld met de tekst Geanonimiseerd. Vanwege de koppeling met facturen, betalingen etc., wordt de betrokkene niet verwijderd, maar zijn de privacygevoelige gegevens niet meer zichtbaar in: het scherm het volledige dossier het betrokkene-overzicht in het schadedossier
   Notatekst (schade) leegmaken	Notatekst in factuurscherm wordt leeggemaakt.

4. Vink de optie Exporteren naar CSV-bestand aan als u een verwerkingsverslag in csv-formaat wilt. Als u deze optie niet aanvinkt, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.
5. Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef bij Exportbestand aan waar het bestand moet worden opgeslagen. ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen. Ook wordt de aanduiding "Proef" of "Definitief" toegevoegd.
6. Klik op Start .
7. Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.

   Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vindt u het overzicht terug via pad DAO onder de naam Verwijderde schades (op concernniveau).

Gegevens met een verstreken bewaartermijn verwijderen via de batch (AVG)

Let op
- Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als u gebruikmaakt van de module Uitgebreide batchverwerking 2.0. Voor meer informatie over de werking en inrichting, zie: Uitgebreide batchverwerking.
- Maakt u gebruik van de koppeling van ANVA met DDi? Controleer of u beschikt over de DDi-applicatieserver. Zo niet, neem dan contact op met DDi. Zonder deze server is het niet mogelijk om de gekoppelde documenten te verwijderen.

Gegevens met een verstreken bewaartermijn kunt u niet alleen handmatig verwijderen via de daarvoor bestemde paden, maar ook via de batchverwerking. Hiervoor zijn de volgende batchcategorieën beschikbaar, die werken volgens het erachter genoemde pad:

• 700 AVG - Schades verwijderoverzicht (pad ITOS).
• 710 AVG - Schades verwijderen (pad ITVS).
• 720 AVG - Polissen verwijderoverzicht (pad ITOP).
• 730 AVG - Polissen verwijderen (pad ITVP).
• 740 AVG - Relaties verwijderoverzicht (pad ITOR).
• 750 AVG - Relaties verwijderen (pad ITVR).

De bewaartermijnen voor de diverse gegevens stelt u in via AVG-beheer (pad BYKGB..).

Ongekoppelde gegevens verwijderen

Het kan voorkomen dat ANVA ongekoppelde gegevens bevat. Dit kunnen bijvoorbeeld documenten, memo's, notities of historische gegevens zijn waarvan de relatie, polis, dekking of schade niet langer aanwezig is. Dit kan veroorzaakt zijn door conversies in het verleden.Omdat hier vertrouwelijke informatie in kan staan, is het wenselijk om deze gegevens te verwijderen.

Om te zien of jullie ANVA-set ongekoppelde gegevens bevatten is het mogelijk om via pad IIRDN een proefverwerking uit te voeren. Als jullie deze gegevens verwijderd willen hebben, kan contact opgenomen worden met de afdeling Consultancy. Een consultant zal samen met jullie bekijken wat de mogelijkheden zijn om de gegevens op te schonen.

Pad: IIRDN

1. Kies de proefverwerking.
2. Kies wat voor verslag je wilt: Beknopt of Uitgebreid. Het beknopte verslag toont alleen de totalen van de gegevens die verwijderd kunnen worden, het uitgebreide verslag laat ook zien waar het om gaat en wat bijvoorbeeld het ontbrekende relatie- of schadenummer is.
3. Selecteer de bestanden die je wilt opschonen. Het is een goed idee om eerst de bestanden te doorzoeken en op te schonen die de relaties, polissen, schades, dekkingen, dossiers en facturen bevatten. Deze zijn standaard al geselecteerd. Daarna kan je de overige bestanden doorzoeken en opschonen.
4. Klik op Akkoord.

   De naam en het pad van het verslag worden getoond als de proefverwijdering afgerond is.

5. Neem contact op met ANVA Consultancy om de gegevens definitief op te schonen.

Rechten voor dossiertoegang (AVG)

In het kader van de AVG kunt u de privacy-gevoelige gegevens van uw klanten beschermen door slechts een beperkt aantal medewerkers toegang te geven tot die informatie. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

Zie ook: Voorbeeld: rechten voor dossiertoegang (AVG).

Het resultaat is, dat bijvoorbeeld een polisraadpleegscherm of mutatiescherm niet beschikbaar is als de toegangsrol in de polis niet overeenkomt met die van de gebruiker. Deze krijgt daar een melding van in ANVA. En als iemand op polisniveau geen toegang heeft, geldt dat ook voor de onderliggende schades en dossieritems.

Beveiliging van netwerk en servers

Let op U bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van de directe toegang tot uw servers en netwerk. Scherm servers dus zowel fysiek als technisch af, anders loopt u het risico dat maatregelen op applicatieniveau (zoals in ANVA) alsnog eenvoudig omzeild worden.

Voor advies kunt u een technisch consultant van ANVA inhuren.

Autorisatie van exportgegevens uit ANVA

De toegang tot en beveiliging van gegevens die u uit ANVA exporteert ten behoeve van derden moet u zelf regelen. ANVA bv faciliteert wel beperking van toegangsmogelijkheden tot gegevens binnen ANVA, maar heeft geen zicht op de gegevens die u exporteert vanuit ANVA en ter beschikking stelt aan anderen. Hiervoor moet u dus zelf maatregelen nemen.

Het gaat daarbij bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) om toegang tot geëxporteerde:

• ODBC-gegevens.
• Csv-bestanden.
• Xml-bestanden.
• MarketScan VRA-bestanden.
• NVGA-bestanden.

Autorisatie van gegevens aan klanten

De toegang tot en beveiliging van gegevens die u ter beschikking stelt aan uw klanten moet u zelf regelen. ANVA bv faciliteert wel beperking van toegangsmogelijkheden tot gegevens binnen ANVA, maar heeft geen zicht op de gegevens die u ter beschikking stelt aan anderen. Hiervoor moet u dus zelf maatregelen nemen.

Het gaat daarbij bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) om gegevens die uw klanten opvragen ten behoeve van:

• Het recht op inzage.
• Dataportabiliteit: gegevens opvragen om over te kunnen stappen. Bijvoorbeeld door een selectie te exporteren naar een csv-bestand.

Schematische weergave toegangsrollen AVG

Dossiertoegangsrollen aanmaken (AVG)

Label 97481 Dossiertoegangsrol (AVG) in ANVA bevat standaard de volgende rollen:

• 00001 Toegang bijzondere persoonsgegevens. Deze rol blokkeert bepaalde privacygevoelige informatie binnen schermen, zoals BSN-nummers.
• 00101 Volmacht - polis.
• 00102 Volmacht - schade.
• 00103 Provinciaal - polis.
• 00104 Provinciaal - schade.
• 00105 Beurs - polis.
• 00106 Beurs - schade.
• 00201 Toegang letselschade. U kunt de toegang tot schadedossiers verder specificeren met de toegang tot letselschadedossiers.

Naar behoefte kunt u hier zelf als volgt ook uw eigen rollen aan toevoegen, deze kunt u herkennen aan de alfanumerieke code:

Pad: BLC

1. Selecteer label 97481 Dossiertoegangsrol (AVG).
2. Klik in venster Label: Dossiertoegangsrol (AVG) op Nieuw .
3. Vul een alfanumerieke code (letter + cijfer) in.
4. Vul een omschrijving in.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   

Dossiertoegangsrol verwijderen

U kunt alleen rollen verwijderen als ze niet in gebruik zijn. Nog aanwezige koppelingen tussen toegangsrollen en gebruikers kunt u verwijderen via pad:

• BYKGTB - gebruikers koppelen aan toegangsrollen.
• BYKGTP - polissen koppelen aan toegangsrollen.
• BYKGTS - schades koppelen aan toegangsrollen.

Maatschappijsoort beveiligen met een dossiertoegangsrol

Voor de volgende maatschappijsoorten is standaard een rol aanwezig in ANVA:

• 00101 Volmacht - polis.
• 00102 Volmacht - schade.
• 00103 Provinciaal - polis.
• 00104 Provinciaal - schade.
• 00105 Beurs - polis.
• 00106 Beurs - schade.

Deze rollen zijn automatisch aan de juiste dossiers gekoppeld, dat hoeft u dus niet zelf te doen. U moet wel zelf aan elke gebruiker de juiste toegangsrollen toekennen via pad BYKGTB.

Zie: Gebruikers koppelen aan dossiertoegangsrol.

Polissen beveiligen met een dossiertoegangsrol

Op polisniveau kunt u per hoofdbranche/branche een toegangsrol inrichten. Alleen gebruikers met permissie voor die rol, hebben dan toegang tot de polis. En alleen met de juiste toegangsrol ziet u bij het openen van een polis (pad A) de verkorte weergave en de menu's Polis, Vanaf en Kopiëren. Dus ook via die menu's kunt u geen vertrouwelijke informatie zien.

Om de toegang tot een polis te beperken:

Pad: BYKGTP

1. Klik op Nieuw .
2. Selecteer met Info de Hoofdbranche.
3. Selecteer met Info de Branche.
4. Selecteer met Info de Toegangsrol.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

    

Koppeling tussen polis en toegangsrol wijzigen

Als er reeds een koppeling tussen een polis en toegangsrol aanwezig is, kunt u alleen de rol wijzigen. Als u de hoofdbranche of branche wilt wijzigen, moet u dus de bestaande koppeling verwijderen en een nieuwe aanmaken.

Schades beveiligen met een dossiertoegangsrol

Op schadeniveau kunt u per hoofdbranche/branche en schadesoort een toegangsrol inrichten. Alleen gebruikers met die rol, hebben dan toegang tot de onderliggende informatie.

Om de toegang tot een schade te beperken:

Pad: BYKGTS

1. Klik op Nieuw .
2. Selecteer met Info de Hoofdbranche.
3. Selecteer met Info de Branche.
4. Selecteer met Info de Schadesoort.
5. Selecteer met Info de Toegangsrol.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   

   Let op Na installatie van release 47.P04 heeft elke gebruiker die toegang heeft tot schadedossiers, ook toegang tot de letselschadedossiers. Dit voorkomt dat uw inrichting ongewenst verandert na installatie. U kunt hier per gebruiker vanaf wijken via pad BYKGTB. Nieuwe gebruikers na installatie van release 47.P04 moet u wel zelf koppelen.

7. Ken de dossiertoegangsrollen voor schade, letselschade en de onderliggende formulieren toe aan de juiste gebruikers, via pad BYKGTB. Zie: Gebruikers koppelen aan dossiertoegangsrol.

Koppeling tussen schade en toegangsrol wijzigen

Als er reeds een koppeling tussen een schade en toegangsrol aanwezig is, kunt u alleen de rol wijzigen. Als u de hoofdbranche, branche of schadesoort wilt wijzigen, moet u dus de bestaande koppeling verwijderen en een nieuwe aanmaken.

Dossiersegment beveiligen met een dossiertoegangsrol

Notitie Voor meer informatie over de inrichting en werking, zie Dossiers segmenteren.

Aan elk dossiersegment kunt u een rol koppelen om de toegang tot die informatie te beperken. Alleen gebruikers met permissie voor die rol, hebben dan toegang tot de onderliggende informatie.

Om de toegang tot een dossiersegment te beperken:

Pad: BLC

1. Selecteer label 98509 Dossiersegment.
2. Selecteer het segment waarvoor u de toegang wilt beperken.
3. Selecteer de Dossier toegangsrol met Info .
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Beveiligde labels (bijzondere persoonsgegevens)

U kunt zelf dossiers, polissen en schades beveiligen met een toegangsrol. Er zijn echter ook bijzondere persoonsgegevens binnen schermen waarover strenge regelgeving voor het gebruik bestaat. Denk daarbij bijvoorbeeld aan BSN, religie, seksuele geaardheid, vakbondslidmaatschap, gezondheid en politieke voorkeur.

Het kan voorkomen dat medewerkers bepaalde schermen wel mogen zien, maar de bijzondere persoonsgegevens binnen een scherm niet. Daarvoor heeft ANVA toegangsrol 1 Toegang bijzondere persoonsgegevens ontwikkeld.

Gebruikers aan wie u deze rol toekent, mogen de bijzondere persoonsgegevens wel zien, de andere gebruikers niet, zij zien wel de velden maar niet de inhoud. Dit geldt ook voor de afwezige labels. Op deze manier zijn de gegevens op de volgende plaatsen afgeschermd:

• In relatie-, polis-, pakket- en dekkingsschermen in Acceptatie (pad A) en Schade (pad S).
• In relatie- en polisschermen in Acceptatie (pad A) via de afdrukopties (menu Acties - Afdruk).
• Via de extra zoekmogelijkheden in Acceptatie op relatielabels (pad AXR) en polislabels (pad AXP).
• Als u de module Ziektekostenvolmacht gebruikt: via de extra zoekmogelijkheden op verzekerden in dekkingen (pad AXV).

Om gebruikers te koppelen aan aan toegangsrol 1 Toegang bijzondere persoonsgegevens:

Pad: BYKGTB

Zie: 'Gebruikers koppelen aan dossiertoegangsrol'.

Om te zien welke labels met deze toegangsrol beveiligd zijn:

Pad: BYKGTL

U ziet een overzicht van de labels die zijn gekenmerkt als bijzondere persoonsgegevens. Alleen een medewerker van ANVA kan hier labels aan toegangsrol 1 koppelen.

Om bijzondere persoonsgegevens uit de historie te verwijderen:

Pad: ITL

Zie: 'Bijzondere persoonsgegevens uit de historie verwijderen'.

Bijzondere persoonsgegevens uit de historie verwijderen

Het is mogelijk om de bijzondere persoonsgegevens te verwijderen uit de historie van polissen en relaties in ANVA. Voorwaarde hiervoor is, dat deze gegevens al uit de actuele gegevens verwijderd zijn.

U kunt via pad BYKGTL raadplegen om welke gegevens het gaat. Voor meer informatie, zie: 'Beveiligde labels (bijzondere persoonsgegevens)'.

Om deze labels uit de historie te verwijderen:

Pad: ITL

1. Kies of u eerst een proefverwerking wilt maken of dat u de labels definitief wilt verwijderen.

   Notitie Maak altijd eerst een proefverwerking.

2. Klik op Verwerken.

Gebruikers koppelen aan dossiertoegangsrol (AVG)

Per dossiertoegangsrol kunt u bepalen welke gebruikers het recht hebben om de daaraan gekoppelde informatie in polissen en schades te zien. Dat wordt in dit hoofdstuk beschreven.

• Andersom kunt u ook per individuele (actieve of inactieve) gebruiker instellen voor welke toegangsrollen hij permissie heeft, zie: 'Eén gebruiker koppelen aan dossiertoegangsrollen (AVG)'.
• De raadpleeg- en mutatierechten per ANVA-onderdeel (ongeacht de toegangsrol) legt u vast bij de gebruiker (pad BGG, menu Permissies - Wijzigingspermissie). Zie: 'Wijzigingspermissies toekennen'.
• U kunt van alle toegekende rollen en permissies een overzicht maken. Zie: 'Overzicht van permissies per gebruiker (AVG)'.

Bij het koppelen van gebruikers aan een toegangsrol (pad BYKGTB), kunt u In venster Dossiertoegangsrollen zien hoeveel gebruikers aan welke rol gekoppeld zijn, dus hoeveel mensen het recht hebben om bepaalde informatie in te zien. De standaardrollen die in ANVA aanwezig zijn, zijn default niet gekoppeld:

Let op Na installatie van release 47.P04 heeft elke gebruiker die toegang heeft tot schadedossiers, ook toegang tot de letselschadedossiers. Dit voorkomt dat uw inrichting ongewenst verandert na installatie. U kunt hier per gebruiker vanaf wijken via pad BYKGTB. Nieuwe gebruikers na installatie van release 47.P04 moet u wel zelf koppelen.

• 00001 Toegang bijzondere persoonsgegevens. Deze rol blokkeert bepaalde privacygevoelige informatie binnen schermen, zoals BSN-nummers.
• 00101 Volmacht - polis.
• 00102 Volmacht - schade.
• 00103 Provinciaal - polis.
• 00104 Provinciaal - schade.
• 00105 Beurs - polis.
• 00106 Beurs - schade.
• 00201 Toegang letselschade. U kunt de toegang tot schadedossiers verder specificeren met de toegang tot letselschadedossiers.

U kunt deze instellingen wijzigen en ook gebruikers koppelen aan rollen die u zelf heeft aangemaakt:

Pad: BYKGTB

1. Selecteer de toegangsrol die u wilt koppelen aan een of meer gebruikers.
2. Selecteer de gebruikers die inzage mogen hebben in de informatie die aan de rol gekoppeld is, door op de naam te dubbelklikken.
   • Om een filter te maken op achternaam, loginnaam, afdelingscode of afdelingsnaam: klik met de rechter muisknop in de betreffende kolom en selecteer Filter op.... In het pop-upscherm ziet u het filter en de waarde. Om het filter uit te schakelen, klik met rechts en kies Uitzetten filter.
   • Om dezelfde gebruikers te selecteren als bij een andere rol: klik op Kopiëren en selecteer de betreffende rol. Zo hoeft u niet opnieuw de gebruikers te selecteren.
   • Selecteer alle gebruikers door op Selecteer alles te klikken.
   • U kunt een selectie verwijderen door op Selecteer niets te klikken.
3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   

Eén gebruiker koppelen aan dossiertoegangsrollen (AVG)

U kunt aan één gebruiker meerdere dossiertoegangsrollen toekennen, dat wordt in dit hoofdstuk beschreven. Ook aan een inactieve gebruiker kunt u hier rollen toekennen.

Andersom kunt u ook aan een toegangsrol direct meerdere gebruikers koppelen, zie 'Gebruikers koppelen aan dossiertoegangsrol'.

Om aan één gebruiker dossiertoegangsrollen toe te kennen:

Pad: BGG

1. Ga naar menu Permissies - Koppel toegangsrol.
2. Selecteer de toegangsrollen die u aan deze gebruiker wilt toekennen.
   • Om de roltoekenning van een andere gebruiker over te nemen voor de huidige gebruiker: klik op Kopiëren en selecteer de gebruiker met de juiste rollen.
3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Dossiertoegangsrollen kopiëren naar een bestaande gebruiker

Het is mogelijk om toegangsrollen van de ene naar de andere gebruiker te kopiëren. Dat doet u bijvoorbeeld omdat een medewerker op een andere afdeling is gaan werken en andere rollen nodig heeft.

Dit hoofdstuk behandelt alleen het kopiëren van toegangrollen. Voor een beschrijving van alle ander mogelijkheden, zie: 'Gebruikersgegevens kopiëren naar een bestaande gebruiker'.

Pad: BGK

1. In het venster Bron - Kopieer gebruikersgegevens voer je in het veld Gebruiker de gebruiker in wiens gegevens moeten worden gekopieerd.

   Let op De status van een gebruiker wordt meegekopieerd. Dus: als een gebruiker gedeactiveerd is, worden de gebruikers waar de gegevens overheen worden gekopieerd ook gedeactiveerd. Andersom geldt hetzelfde: als gegevens van een actieve gebruiker over gedeactiveerde gebruikers heen worden gekopieerd, worden de gedeactiveerde gebruikers opnieuw geactiveerd.

2. Kies bij Oude waarden verwijderen of de oude waarden vervangen moeten worden of dat nieuwe waarden toegevoegd moeten worden. Als je Nee kiest worden de gegevens alleen aangevuld, bestaande waarden worden niet overschreven.
3. Kies bij Kopieer gebruikers toegangsrollen voor Ja.
4. Klik op Kopieer naar.
5. In het venster Kopieer naar gebruikers selecteer je met [F12] of door dubbelklikken op de gebruiker(s) waar de gegevens naartoe gekopieerd moeten worden.
6. Klik op Start .
7. Antwoord Ja op de vraag 'Beginnen met overnemen gebruikersgegevens?'.
8. De gegevens worden gekopieerd en ANVA geeft de melding 'Klaar met kopiëren!'.
9. Klik op OK.

Overzicht van permissies per gebruiker (AVG)

Voor een of meerdere gebruikers kunt u een overzicht maken van alle rechten in ANVA. Het gaat daarbij om toegang tot (delen van) dossiers, menupermissies en wijzigingspermissies. Dat is bijvoorbeeld relevant bij een volmachtaudit.

Overzicht van toegangsrollen (één of meer gebruikers)

U kunt voor één of meerdere gebruikers een overzicht maken van welke toegangsrollen aan wie zijn gekoppeld.

Het gaat daarbij om de toegangsrollen van label 97481 Dossiertoegangsrol (AVG). Voor meer informatie, zie: 'Dossiertoegangsrollen aanmaken'.

Pad: BGRT

1. Indien gewenst: sorteer de gegevens op Achternaam, Loginnaam, Code of Afdeling door op de kop van de betreffende kolom te klikken.
   Indien gewenst: filter op een specifiek gegeven door met rechts te klikken in het betreffende veld. Kies dan: Filter op.... Het overzicht wordt nu teruggebracht tot alleen die gegevens die overeenkomen met het filter. Om het filter uit te schakelen: klik met rechts op het gefilterde veld en kies Uitzetten filter.
2. Selecteer één of meerdere gebruikers. Je selecteert alle gebruikers door op Selecteer alles te klikken. Je kan de selectie verwijderen door op Selecteer niets te klikken.
3. Klik op Akkoord.
4. Om het overzicht naar MS Excel te exporteren: klik rechtsboven in het overzicht op Export .

   Notitie Maakt u gebruik van de Concernmodule?
   - Dan ziet u eerst de toegangsrollen van het concern en daarna die op kantoorniveau.
   - Er is sprake van overerving: op kantoorniveau ziet u de waarden van het concern, plus de eventuele afwijkingen daarvan op kantoorniveau. Dus als u op concernniveau permissie heeft voor toegangsrol X, terwijl er geen aparte toegangsrollen aan kantoor 1 toegekend zijn, dan ziet u in het overzicht bij kantoor 1 de permissie voor toegangsrol X vanuit het concern terug.
   - Zijn er verschillen in het overzicht vanuit de toekenning van gebruikersrollen (pad BYKGTB) en het overzicht vanuit Gebruikersbeheer (pad BGG, menu Permissies - Overz. toegangsrollen)? Dat komt omdat het overzicht vanuit Gebruikersbeheer alleen de kantoren toont waartoe de gebruiker daadwerkelijk toegang heeft.

Overzicht van toegangsrollen (één gebruiker)

U kunt in Gebruikersbeheer voor elke gebruiker een overzicht opvragen van de toegangsrollen die aan deze persoon gekoppeld zijn.

Het gaat daarbij om de toegangsrollen van label 97481 Dossiertoegangsrol (AVG). Voor meer informatie, zie: 'Dossiertoegangsrollen aanmaken'.

Pad: BGG

1. Open de gebruiker.
2. Ga naar menu Permissies - Overz. Toegangsrollen.

   Het overzicht opent.

   Als u gebruikmaakt van de Concernmodule, ziet u per kantoor de toegangsrollen die aan deze gebruiker gekoppeld zijn.

3. Om het overzicht naar MS Excel te exporteren: klik rechtsboven in het overzicht op Export .

Overzicht van wijzigingspermissies van gebruikers

Je kan voor één of meerdere gebruikers een overzicht maken van wie welke wijzigingspermissies in ANVA heeft. Dit is ingesteld via Gebruikersbeheer (pad BGG, menu Permissies).

Bij een gebruiker met beheerdersrechten zie je geen permissies op het overzicht. Een beheerder heeft immers overal permissie voor.

Pad: BGRW

1. Indien gewenst: sorteer de gegevens op Achternaam, Loginnaam, Code of Afdeling door op de kop van de betreffende kolom te klikken.
   Indien gewenst: filter op een specifiek gegeven door met rechts te klikken in het betreffende veld. Kies dan: Filter op.... Het overzicht wordt nu teruggebracht tot alleen die gegevens die overeenkomen met het filter. Om het filter uit te schakelen: klik met rechts op het gefilterde veld en kies Uitzetten filter.
2. Selecteer één of meerdere gebruikers. Je selecteert alle gebruikers door op Selecteer alles te klikken. Je kan de selectie verwijderen door op Selecteer niets te klikken.
3. Klik op Akkoord.
4. Blader in het overzicht naar rechts om alle permissies te zien.
5. Je kan gegevens makkelijker vinden door op kolom te selecteren of door met rechts op een veld te klikken en te kiezen voor een filter. Het overzicht wordt nu teruggebracht tot alleen die gegevens die overeenkomen met het filter. Om het filter uit te schakelen, klik met rechts op het gefilterde veld en kies Uitzetten filter.
6. Om het overzicht naar MS Excel te exporteren: klik rechtsboven in het overzicht op Export .

   Notitie Maak je gebruik van de Uitgebreide concernmodule?
   - Per kantoor staat in het overzicht een regel.
   - Via Gebruikersbeheer (pad BGG) kunnen meerdere kantoren aan een gebruiker gekoppeld zijn. Als er geen kantoorrol is ingevuld, heeft de gebruiker toegang tot alle kantoren.
   - Afwijkende permissies per kantoor kunnen ingericht zijn via pad BYCUP. Deze overschrijven de permissies via pad BGG.

Overzicht van menupermissies per gebruiker

U kunt voor één of meerdere gebruikers een overzicht maken van wie welke menupermissies in ANVA heeft. Dit is ingesteld via Gebruikersbeheer (pad BGG, menu Permissies).

Pad: BGRM

1. Indien gewenst: sorteer de gegevens op Achternaam, Loginnaam, Code of Afdeling door op de kop van de betreffende kolom te klikken.
   Indien gewenst: filter op een specifiek gegeven door met rechts te klikken in het betreffende veld. Kies dan: Filter op.... Het overzicht wordt nu teruggebracht tot alleen die gegevens die overeenkomen met het filter. Om het filter uit te schakelen: klik met rechts op het gefilterde veld en kies Uitzetten filter.
2. Selecteer één of meerdere gebruikers. Je selecteert alle gebruikers door op Selecteer alles te klikken. Je kan de selectie verwijderen door op Selecteer niets te klikken.
3. Klik op Akkoord.

   Notitie Bij een groot aantal gebruikers kan het geheugen van uw systeem te kort schieten. U ziet dan de volgende melding: 'Er is onvoldoende geheugen beschikbaar voor deze selectie. Wilt u het programma verlaten of het resultaat in een exportlijst uitvoeren?'. Kies voor Exportlijst om de naam en locatie van het exportbestand op te geven. Via een export kunnen alle gegevens namelijk wel verwerkt worden. Kies voor Programma verlaten om het proces te stoppen en een kleinere selectie te maken.

   U ziet per gebruiker elk pad waartoe die persoon toegang heeft.

4. Je kan gegevens makkelijker vinden door op kolom te selecteren of door met rechts op een veld te klikken en te kiezen voor een filter. Het overzicht wordt nu teruggebracht tot alleen die gegevens die overeenkomen met het filter. Om het filter uit te schakelen, klik met rechts op het gefilterde veld en kies Uitzetten filter.
5. Om het overzicht naar MS Excel te exporteren: klik rechtsboven in het overzicht op Export .

Voorbeeld: rechten voor dossiertoegang (AVG)

In dit voorbeeld wordt één toegangsrol uitgewerkt:

1. Maak een dossiertoegangsrol aan via pad BLC, label 97481 Dossiertoegangsrol (AVG). In dit geval: Z01 Ziektekosten vertrouwelijk.

   

2. Ken de toegangsrol toe aan een hoofdbranche en branche op polisniveau, via pad BYKGTP.

   

3. Ken de toegangsrol toe aan een hoofdbranche en branche op schadeniveau, via pad BYKGTS.

   

4. Ken de toegangsrol toe aan het dossiersegment waarin de vertrouwelijke ziektekostendocumenten staan, via pad BLC, label 98509 Dossiersegment.

   

5. Ken de toegangsrol toe aan de gebruikers die alle bovenstaande gegevens wél mogen inzien, via pad BYKGTB.
6. Ken via pad BYKGTB ook toegangsrollen voor maatschappijsoorten toe aan gebruikers.

   

   In het overzicht in pad BYKGTB ziet u aan hoeveel mensen elke rol is toegekend:

   

   Omgekeerd kunt u ook per gebruiker een overzicht maken van alle toegekende toegangsrollen, via pad BGRT.

   

    

Identiteitscontrole vastleggen (AVG)

Er zijn diverse labels beschikbaar om niet alleen het identiteitsbewijs, maar ook de controle van het identiteitsbewijs van uw klanten vast te leggen in de relatiegegevens. Voeg daarvoor onderstaande labels als volgt toe aan uw relatiescherm:

Pad: BVR

1. Klik met de rechter muisknop in het scherm om het label toe te voegen.

   Voor uitgebreide informatie, zie: 'Label op variabel scherm plaatsen'.

• 03063 Paspoortnummer.
• 03064 Datum uitgifte paspoort.
• 03065 Rijbewijsnummer.
• 03066 Datum uitgifte rijbewijs.
• 03078 ID-nummer.
• 03079 ID-nummer uitgiftedatum.
• 03080 ID-controle uitvoeringsdatum (datum waarop de identiteitscontrole is uitgevoerd).
• 03081 ID-controle soort ID-bewijs (soort ID-bewijs dat is gebruikt voor de identiteitscontrole).
• 03082 ID-controle geldig tot (datum tot wanneer de identiteitscontrole geldig is).
• 03083 ID-controle geboortedatum (geboortedatum op het identiteitsbewijs).
• 03084 ID-controle voornaam (voornaam op het identiteitsbewijs).
• 03085 ID-controle achternaam (achternaam op het identiteitsbewijs).
• 03086 ID-controle uitgevoerd door.
• 03087 ID-controle uitgifteplaats.