IIVR - Externe documenten opslaan in Documentstore

Met deze conversie worden de geïndexeerde (externe) documenten en andere documentsoorten, die extern opgeslagen zijn, in de dossiers gecontroleerd en zullen, waar nodig, opgeslagen worden in de ANVA Documentstore of de DDi Documentstore en worden verwijderd van de externe locatie of netwerkshare.

Voor de AVG moet het namelijk mogelijk zijn om bij het verwijderen van relaties, polissen en schades alle gekoppelde documenten ook automatisch te verwijderen. Geïndexeerde/externe documenten, die niet in een documentstore staan maar op een externe locatie zoals een gedeelde netwerkfolder, worden niet automatisch verwijderd. Zie ook AVG.

Deze conversie kan in delen uitgevoerd worden:

• als je werkt met de concernmodule, kan je kiezen voor het concern of per kantoor.
• per aantal te converteren DOSSIER-records en/of per op te geven tijdsduur.
• je kan een 'vanaf datum' opgeven.
• per formuliersoort
• als er fouten zijn geconstateerd, kan je per fout opnieuw verwerken.

De volgende deelconversie begint vanaf het laatst verwerkte record.

ANVA raadt aan om de conversie per kantoor uit te voeren. Op het verslag komt de kantoorcode. Als je klaar bent is het wel handig om nog een controlelijst per concern te genereren om te controleren of alles uitgevoerd is.

Notitie voordat je met de correctie begint, zorg ervoor dat je voldoende rechten hebt om bestanden te kopiëren en te verwijderen. En dat de netwerkschijven (voor jou) beschikbaar zijn.

Pad IIVR

1. Kies eventueel een kantoor of concern.

   

2. Vul een aantal te verwerken dossiers in. Default staat op Alles, ook als je het veld leeg laat.
3. Vul eventueel een maximale tijdsduur in minuten in.

   Je mag ook een aantal te verwerken dossiers en een maximale tijdsduur opgeven.

4. Geef eventueel een Datum vanaf in. Als je geen datum invult, worden alle documenten in het dossier doorgelopen en verwerkt.

   Als je later 'vanaf datum' ingevuld hebt en verwerkt en je vult later een eerdere 'vanaf datum' in, komt de vraag of je de al verwerkte documenten wilt overslaan.

5. Selecteer één of alle dossiersoorten.

   Overzicht formulier-/dossiersoorten:

   • 20 - Anvaword
   • 21 - Extern-Doc-Algemeen
   • 31 - Mail
   • 41 - ITP
   • 43 - PDF
   • 45 - AnvaScan
   • 46 - GRSDOC
   • 47 - XML
   • 48 - Elements-Mail
   • 51 - Idos-Klant-Specificatie
6. Kies voor Proef voor een proefverwerking.
7. Klik op Start .
8. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.

   Als je kiest voor Schijf of Scherm wordt het verslag opgeslagen als Correctie bestand bij Afdrukken van schijf (pad DAO) - Formuliersoort Incident.overz. (controles) portr..Als je kiest voor Scherm wordt het verslag ook meteen geopend.

   Je ziet de teller van het aantal behandelde dossiers oplopen.

   Als er fouten zijn geconstateerd wordt het venster aangevuld met:

   

9. Geef bij Alle fouten of per fout een optie aan:
   • Opnieuw proberen. Dan wordt deze opnieuw gecontroleerd.
   • Geef lijst. Per fout wordt een aparte lijst gegenereerd.
10. Klik op Start . en selecteer een uitvoerkeuze.

    Deze actie herhaal je, indien nodig.

    Als de proefverwerking gecontroleerd is, kan de definitieve verwerking uitgevoerd worden. Hiermee worden de externe/geïndexeerde documenten geconverteerd naar één van beide documentstores en vervolgens van de netwerkschijf verwijderd.

11. Kies voor Definitief.
12. Klik op Start .

    Als de proefverwerking klaar is verschijnt de uitvoerkeuze voor het verslag.

13. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.

Mogelijke fouten:

• Fout bij opslaan in de documentstore

  Oplossing:

  - controleren of het bestand niet leeg is (DDi).

  - verifiëren of de configuratie van de documentstore correct is ingesteld en indien nodig - aanpassen.

• Bestand bestaat niet

  - kan het bestand niet vinden aan de hand van de locatie in de bestanden. Verwijder het document handmatig.

  - er kan ook een probleem zijn met de beschikbaarheid van de netwerkschijven.

• Locatie niet in DOSACNM

  - de locatie staat niet juist in de bestanden. Verwijder het document handmatig.

• Relatie niet aanwezig

  Oplossing:

  - de relatie aanmaken.

  - het relatienummer aanpassen.

  - Verwijder het document handmatig.

• Fout bij het ophalen van een bestand naar de server

  Oplossing:

  - de rechten controleren op de netwerkshare of van het document.

• Fout bij verwijderen een bestand van de netwerkshare
  (document wordt wel in de documentstore opgeslagen maar kan niet verwijderd worden van de netwerkshare).

  Oplossing:

  - het bestand handmatig verwijderen van de netwerkshare.

  - de rechten controleren op de netwerkshare of van het document.