Werken met ANVA DDi

Werken met ANVA DDi

In DDi gescande documenten worden direct in de werklijst in ANVA geplaatst. Voor de afhandeling van deze documenten verwijzen wij u naar de beschrijving van de Werklijst in de ANVA Help. In deze handleiding vindt u een aantal aanvullingen die specifiek voor ANVA DDi-documenten gelden.

U kunt ook nieuwe Word- of PDF-documenten die u in ANVA hebt aangemaakt, direct in DDi plaatsen of bestaande documenten aan DDi toevoegen. Hoe dit werkt, leest u in 'Meerdere documenten tegelijk in DDi opslaan'.

DDi opstarten vanuit ANVA

Via menu Afdruk - DDi starten kunt u DDi starten. Om dit succesvol te laten verlopen, moet ABS-Desktop actief te zijn.

ABS-Desktop is te herkennen aan het pictogram in de systemtray (normaal gesproken rechtsonder in het Windowsscherm).

Het kan ook zijn dat ABS-Desktop wel actief is, maar geen verbinding heeft (pictogram ). In dat geval kan DDi ook niet worden gestart.

Pad: DI

1. DDi start automatisch op.

Gescande documenten in ANVA inlezen

DDi

In DDi gescande documenten worden direct in de werklijst in ANVA geplaatst. De werklijst vind je in ANVA via menu Agenda - Werklijst (pad GW).

De volgende onderdelen worden meegegeven aan de taak in de werklijst:

• Behandelaar
• Datum
• Omschrijving
• Prioriteit

Voor de prioriteit geldt:

• Er wordt geen prioriteit meegestuurd: dan wordt de default prioriteit van de werklijst ingevuld.
• Er wordt een prioriteit meegestuurd, wat bekend is in ANVA (label 97004 Prioriteit werklijstitem).
• Er wordt een prioriteit meegestuurd, wat niet bekend is in ANVA. Er volgt een foutmelding en het XML-bericht wordt niet verwerkt.

Gescande documenten zijn in de werklijst herkenbaar aan de aanduiding 'DDi' in de kolom 'Srt' (soort).

Vanuit de werklijst kunnen de gescande documenten in het dossier van een relatie, polis of schade worden geplaatst.

Werklijstitem voor ANVA DDi koppelen (indexeren)

U kunt een werklijst-item koppelen aan een relatie, polis, pakket, of schade.

Het koppelen van een werklijst-item aan een dossier wordt ‘Indexeren’ genoemd. Indexeren kunt u alleen doen voor ANVA DDi-documenten en ANVA Mail 2.0-berichten.

• Ingescande documenten zijn in de werklijst herkenbaar aan de aanduiding 'DDi' in de kolom 'Srt' (soort).
• ANVA Mail 2.0-berichten zijn te herkennen aan de aanduiding 'MAI'.

  Let op Een ANVA Mail 2.0-bericht krijgt in de Werklijst de datum van insturen mee. Na het indexeren ziet u in het Volledig dossier de originele ontvangstdatum van het bericht.

Als u een bericht indexeert, koppelt u het bericht aan een binnen ANVA bekende entiteit. U kunt op twee plaatsen in ANVA een bericht indexeren: in Agenda en in Acceptatie. U indexeert een werklijst-item eerst in menu Agenda. Hierdoor wordt het werklijst-item in het dossier gezet van bijvoorbeeld een relatie of polis. Indexeren kunt u ook doen als het werklijst-item al is geïndexeerd, hiermee kunt u de entiteit wijzigen die aan het werklijst-item is gekoppeld.

Om een werklijst-item toe te wijzen aan een ander dossier, kunt u vanuit Acceptatie het betreffende dossier opvragen. Vervolgens kunt u kiezen om het werklijst-item te indexeren. Voor een e-mailbericht kiest u dan voor menu Indexeren (e-mailbericht), voor een ingescand document kiest u voor menu DDi - Synchroniseren. Zie 'Indexering wijzigen (synchroniseren) vanuit dossier' voor een beschrijving.

Pad: GW en A

1. Selecteer het te indexeren werklijst-item en ga naar menu Indexeren.
   Door meer items ineens te selecteren (plaats een kruisje voor de berichten) kunt u deze in een keer verdelen (indexeren).
2. Vul in het venster Indexeren bericht de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Dossiersoort	Kies in het veld Dossiersoort aan welke entiteit u het werklijst-item wilt koppelen.
   Omschrijving	In de omschrijving staat in het geval van een e-mailbericht het onderwerp zoals dit door de verzender is opgegeven. Bij een ingescand document staat hier de naam van het document. U kunt de omschrijving eventueel aanpassen.
   Variabele veldnaam	De getoonde veldnaam is afhankelijk van het gekozen dossiersoort. In het geval van de gekozen entiteit ‘relatie’ kunt u hier de betreffende relatie opgeven waaraan het werklijst-item moet worden gekoppeld.
   Volgnummer, volg-sub, polisnummer en schadenummer	Deze velden vult u in afhankelijk van de keuze van het dossiersoort.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. De vraag ‘Is het werklijst-item nu afgehandeld?’ verschijnt.
   • Kies Ja om het item in het dossier van de betreffende entiteit te zetten en uit de werklijst te verwijderen.
   • Kies Nee om het item in de werklijst te laten staan, het wordt ook in het betreffende dossier gezet.

   Als het werklijst-item is ontstaan vanuit een e-mail, en er nog geen e-mailadres bekend is bij deze relatie in ANVA, volgt de vraag of u het adres wilt toevoegen.

   Notitie
   - Als nog niet alle gegevens bekend zijn, kunt u alvast een deel invullen. Als een brief bijvoorbeeld betrekking heeft op een polis van een relatie, maar niet duidelijk is welke polis, kunt u alvast het relatienummer opgeven. Het document is dan vanuit het relatiedossier al zichtbaar en benaderbaar. Als bekend is om welke polis het gaat, kunt u de brief alsnog koppelen aan de betreffende polis.
   - In het schermonderdeel Extra info wordt voor ingescande documenten middels de melding 'Niet bevestigd DDi' aangegeven als het indexeren niet is gelukt. Meestal wordt dit veroorzaakt doordat ABS-Desktop niet actief is of geen verbinding heeft. Herstel de verbinding en indexeer nogmaals.
   - Als een ingescand document is gekoppeld op polisniveau, wordt dit in het polisoverzichtscherm in Acceptatie zichtbaar door de indicatie ‘D’ voor het subvolgnummer van de polis.
   - Eenmaal geïndexeerde DDi-werklijst-items kunt u niet meer verwijderen. Een geïndexeerd werklijst-item is gekoppeld aan een dossier en moet ook via dit dossier worden afgehandeld. Een niet-geïndexeerd DDi-werklijst-item kunt u wel verwijderen, maar niet afhandelen.

Veelgestelde vragen

E-mailbericht in de werklijst koppelen aan een schadedossier

ANVA DDi-document aan meerdere dossiers koppelen (direct indexeren)

Het is mogelijk om een ANVA DDi-document dat al aan een dossier is gekoppeld, ook aan een ander dossier te koppelen. Dit heeft 'direct indexeren'. Zo kunt u een document aan meerdere dossiers koppelen.

Als u de koppeling wilt wijzigen kiest u voor de functionaliteit ‘Synchroniseren’. Zie: 'ANVA DDi-document aan een ander dossier koppelen' voor een beschrijving.  

Pad: A, S

1. Ga in ANVA naar het dossier waaraan het betreffende document is gekoppeld.
2. Selecteer het document, door dubbelklikken wordt het geopend in DDi.
3. Ga vervolgens (zonder DDi af te sluiten) naar het andere dossier waaraan u het document wilt koppelen.
4. Ga naar menu DDi – Direct index DDi.
5. Het in DDi geopende document wordt nu aan dit dossier gekoppeld.

   Notitie Als dit document nog niet is afgehandeld dan staat deze ook nog in de werklijst. In de werklijst kan maar één koppeling per document worden aangegeven. Alleen de koppeling met het eerste dossier wordt in de werklijst vastgelegd.

ANVA DDi-document aan een ander dossier koppelen (indexering wijzigen)

Het is mogelijk om een ANVA DDi-document dat al in een dossier is gekoppeld, te ‘verhuizen’ naar een ander dossier. Dit heet 'synchroniseren'. Het menu Synchroniseren is alleen beschikbaar als het betreffende document in de werklijst aanwezig is. Als het werklijst-item waaraan het document is gekoppeld is afgehandeld, kunt u het document dus niet meer verplaatsten.

Let op Als u een document gaat synchroniseren, dan wordt de eerdere indexering (koppeling) ongedaan gemaakt.

Als u een document aan meerdere dossiers wilt koppelen, doet u dat via de functie ‘Direct indexeren’. Zie 'ANVA DDi-document aan meerdere dossiers koppelen' voor een beschrijving.

Pad: A, S

1. Ga in ANVA naar het dossier waaraan het betreffende document is gekoppeld.
2. Selecteer het te verplaatsen document.
3. Ga naar menu DDi - Synchroniseren.
4. Vul in het venster Indexeren bericht de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Dossiersoort	Kies in het veld Dossiersoort aan welke entiteit u het bericht wilt koppelen.
   Omschrijving	In de omschrijving staat de naam van het document. U kunt de omschrijving eventueel aanpassen.
   Variabele veldnaam	De getoonde veldnaam is afhankelijk van het gekozen dossiersoort. In het geval van de gekozen entiteit ‘relatie’ kunt u hier de betreffende relatie opgeven waaraan het ingescande document moet worden gekoppeld.
   Volgnummer, volg-sub, polisnummer en schadenummer	Deze velden vult u in afhankelijk van de keuze van de dossiersoort.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Het document is nu gekoppeld aan het aangegeven dossier.

ANVA DDi-document uit een dossier verwijderen (indexering annuleren)

Het is mogelijk om een ANVA DDi-document uit een dossier te verwijderen. Dit heet 'de indexering annuleren'. Het document wordt dan teruggeplaatst in de werklijst. Als een document aan meerdere dossiers gekoppeld is, komt het pas in de werklijst nadat de laatste koppeling verwijderd is.

Pad: A, S

1. Ga in ANVA naar het dossier waaraan het betreffende document is gekoppeld.
2. Selecteer het document (éénmaal klikken).
3. Ga naar menu DDi – Annuleer indexering.
4. Als het document meerdere keren in het dossier voorkomt zal een melding worden getoond.
   • Als u kiest voor Ja wordt het item uit het dossier van de betreffende entiteit gehaald.
   • Als u kies voor Nee blijft het item in het dossier staan.

ANVA DDi-document verwijderen uit dossier

Let op Controleer of u beschikt over de DDi-applicatieserver. Zo niet, neem dan contact op met DDi. Zonder deze server is het niet mogelijk om de gekoppelde documenten te verwijderen.

Verwijderen van een DDi-document betekent dat het document uit het dossier wordt verwijderd en ook in DDi wordt verwijderd. Als een document in meerdere dossiers voorkomt, wordt het pas verwijderd zodra ook de laatste koppeling met een dossier verwijderd is.

Pad: A, S

1. Ga in ANVA naar het dossier waaraan het betreffende document is gekoppeld.
2. Selecteer het document (eenmaal klikken).
3. Kies voor [F7] of Verwijderen .
4. Als het document meerdere keren in het dossier voorkomt of nog in de werklijst aanwezig is, wordt een melding getoond.
   • Kies Ja om het item uit het dossier van de betreffende entiteit te verwijderen.
   • Kies Nee om het item in het dossier te laten staan.

Bekijken in welk dossier een ANVA DDi-document aanwezig is

Het is mogelijk om een ANVA DDi-document aan meerdere dossiers te koppelen (direct indexeren). Om inzicht te krijgen in welke dossiers een document zich bevindt, is in het dossier menu Info overig. Dossier aanwezig.

Dit menu ziet u alleen als een document in meerdere dossiers aanwezig is.

Pad: A, S

1. Ga in ANVA naar het dossier waaraan het betreffende document is gekoppeld.
2. Selecteer het document (eenmaal klikken).
3. Ga naar menu DDi – Info overig. Dossier.
4. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.

   Het overzicht wordt getoond van de dossiers waaraan het document gekoppeld is.

Nieuwe documenten automatisch opslaan in DDi

Als u in ANVA nieuwe documenten aanmaakt, kunt u deze documenten automatisch opslaan in DDi. De documenten die in DDi staan, herkent u aan het voorvoegsel ‘DDi :‘ in het volledig dossier. U kunt PDF-documenten, documenten die u met ANVA Word heeft gemaakt en gekoppelde dossieritems automatisch in DDi opslaan.

Let op Documenten opslaan in DDi is niet mogelijk als het een document met omschrijving Keuzelijst betreft.

Pad: A, S

1. Maak een document aan, bijvoorbeeld een brief aan een relatie.

   Als u een document aanmaakt in ANVA, krijgt u de melding dat het document in DDi is geplaatst.

2. Sluit alle openstaande formulierschermen.
3. U kunt het zojuist gemaakte document bekijken door in het volledig dossier te dubbelklikken op de naam. Het document wordt in DDi geopend.

Opmerkingen:

• Als het niet lukt om het document van de ANVA-cliënt naar de server te verplaatsen, wordt het nogmaals geprobeerd. Als het de tweede keer ook niet lukt, komt een melding op het scherm dat het verplaatsen naar DDi mislukt is. Alle daarop volgende acties worden gestopt. Neem contact op met Customer Support voor nader onderzoek.
• Om ANVA Word-documenten automatisch in DDi op te slaan, moet in pad BOD de optie ANVA-Word formulieren naar DDi? op Ja staan.
• Om ANVA PDF-documenten automatisch in DDi op te slaan, moet in pad BOD de optie ANVA-PDF formulieren naar DDi? op Ja staan.
• Om formulieren als PDF op te slaan, moet de PDF-module actief zijn (pad BYSS, deel V) en moet in de basisgegevens van een formulier (pad BFVS, knop Defaultwaarden) de optie Opslaan als PDF op Ja staan.

Bestaande ANVA-documenten in DDi opslaan

Als u documenten in ANVA maakt, kunt u deze direct in DDi opslaan. U kunt echter ook al eerder aangemaakte documenten handmatig in DDi opslaan of ervoor kiezen om documenten altijd handmatig in DDi op te slaan.

Let op Documenten opslaan in DDi is niet mogelijk als het een document met omschrijving Keuzelijst betreft.

Pad: A

1. Ga in ANVA naar het dossier waaraan het betreffende document is gekoppeld.
2. Selecteer het document dat u in DDi wilt opslaan.
3. Ga naar het menu DDi - Opslaan in DDi.

4. Het document wordt in DDi opgeslagen en in het dossier staat het voorvoegsel ‘DDi :’ in de omschrijving en is het kenmerk ‘AnvaWord’ verwijderd.

Meerdere documenten tegelijk in DDi opslaan

Meerdere Word-documenten tegelijk in DDi opslaan

Als u meerdere bestaande Anva Word-documenten ineens in DDi wilt opslaan, kunt u deze documenten collectief verplaatsen naar DDi.

Let op Documenten opslaan in DDi is niet mogelijk als het een document met omschrijving Keuzelijst betreft.

Pad: IIVW

1. In het venster Word documenten opslaan in DDi geeft u het tijdvak op waarbinnen de documenten moeten zijn aangemaakt.
2. Kies in het veld Formuliersoort met Informatie de formuliersoort die u wilt opslaan in DDi. Het venster Selectie verchijnt.
3. Klik op Nieuw en selecteer het type formulier dat u wilt opslaan.

4. Typ in het veld Invoer formuliernummers de nummers in die u wilt opslaan.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Is uw keuze juist geweest?'
6. U ziet direct hoeveel formulieren er aan de selectiecriteria voldoen.

7. Klik op de knop [#] geselecteerd naast Formuliernummer.
8. De documenten worden per stuk aangeboden aan DDi. U krijgt per document een melding dat het in DDi is geplaatst.

Meerdere PDF-documenten tegelijk in DDi opslaan

Als u meerdere bestaande PDF-documenten ineens in DDi wilt opslaan, kunt u deze documenten collectief verplaatsen naar DDi.

Let op Documenten opslaan in DDi is niet mogelijk als het een document met omschrijving Keuzelijst betreft.

Pad: IIVO

1. In het venster PDF documenten opslaan in DDi geeft u het tijdvak op waarbinnen de documenten moeten zijn aangemaakt.
2. Selecteer in het veld Formuliersoort met Informatie de formuliersoort die u wilt opslaan in DDi. Het venster Selectie verschijnt.
3. Klik op Nieuw en selecteer het type formulier dat u wilt opslaan.

4. Typ in het veld Invoer formuliernummers de nummers in die u wilt opslaan.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Is uw keuze juist geweest?'
6. U ziet direct hoeveel formulieren er aan de selectiecriteria voldoen.

7. Klik op de knop [#] geselecteerd naast Formuliernummer.
8. De documenten worden per stuk aangeboden aan DDi. U krijgt per document een melding dat het in DDi is geplaatst.

ANVA DDi-document mailen via ANVA Mail 2.0

Er kunnen een of meer DDi-documenten als bijlage bij een e-mailbericht worden meegestuurd. Per e-mailbericht kunnen maximaal tien bijlagen worden meegestuurd. De maximale grootte wordt bepaald door de mailserverinstellingen van uw kantoor.

Afhankelijk van het formaat waarin een document is opgeslagen in DDi, wordt een document in zijn geheel of per pagina gemaild of getoond:

Pad: A, S

1. Ga naar het betreffende dossier via menu Dossier - Volledig dossier.
2. Selecteer de dossieritems door er een kruisje voor te plaatsen met [F12].
3. Kies dan voor menu Mail via Outlook.

   In MS Outlook wordt nu een nieuw e-mailbericht geopend. Het bericht wordt standaard geadresseerd aan het e-mailadres van de betrokken relatie. Bij dit e-mailbericht zijn de dossieritems als bijlage toegevoegd.

Indexvellen afdrukken in standaard ANVA

Ga als volgt te werk als u een indexvel wilt afdrukken.

Pad: AN, AP of SBN

1. Open het mutatiescherm van een relatie, een polis of een schade.
2. Kies menuoptie Dossier - Toevoeg ANVA-DDi.

   Notitie Deze optie is alleen aanwezig als er een formulier is aangemaakt voor het afdrukken van het betreffende indexvel. Zie 'Indexvellen afdrukken inrichten'.

Indexformulieren op basis van een selectie

In ANVA kunt u DDi-formulieren aanmaken op basis van een selectie. Vervolgens kunt u deze in bulk inscannen en in het dossier plaatsen bij de betreffende relaties/polissen.

Deze functionaliteit combineert de uitgebreide selectiemogelijkheden binnen ANVA met de module ANVA DDi.

Formuliersoort ANVA DDi-indexvellen inrichten

Om indexvellen op basis van een selectie af te drukken, moet een formulier altijd direct op scherm worden afgedrukt.

Pad: BFVS

1. Selecteer ANVA-formuliersoort ANVA DDi-indexvellen (DVB01) of ANVA Word-formuliersoort DVBW1.
2. Kies in veld Afhandeling bij slotacties polis en relatie met Info voor 2 Formulier altijd direct op scherm.
3. Klik op Afsluiten .

   

Selectie aanmaken voor indexvellen

Maak een selectie aan. Zie de handleiding 'Selectie' voor meer informatie.

Indexformulieren op basis van een selectie afdrukken

In ANVA kunt u DDi-formulieren aanmaken op basis van een selectie. Vervolgens kunt u deze in bulk inscannen en in het dossier plaatsen bij de betreffende relaties/polissen.

Deze functionaliteit combineert de uitgebreide selectiemogelijkheden binnen ANVA met de module ANVA DDi.

Pad: DD

1. Selecteer het selectiebestand dat u aangemaakt heeft.
2. Geef aan voor welke optie DDi-documenten aangemaakt moeten worden. Deze moeten dus ook onderdeel zijn van het selectiebestand.
3. Vul een Onderwerp in. Dit wordt gebruikt in het dossier als onderwerp voor de aangemaakte documenten.

   

4. Klik op Start .

   De documenten worden opgebouwd.