Werken met ANVA Mail 3

Dit deel is bedoeld voor gebruikers. Je leest hier hoe je inlogt, e-mails koppelt aan ANVA en e-mails beantwoordt of opstelt. Je beheerder heeft ANVA Mail 3 dan al ingericht.

Stappenplan Werken met ANVA Mail 3

Volg bij het werken met ANVA Mail 3 de volgende stappen. Het werken met ANVA Mail 3 bestaat uit een start aan het begin van de dag en de taken die je daarna uitvoert.

Elke dag opstarten

Werken met ANVA Mail 3

Voorbereiden en de app openen ANVA Mail 3

Zorg dat je toegang hebt tot ANVA 4/5 en dat ANVA Mail 3 beschikbaar is in Outlook. Voor indexering van uitgaande e-mails moet de beheerder de BCC-inrichting hebben uitgevoerd.

1. Selecteer een e-mail in Outlook.
2. Klik op het Meer Apps-icoon
3. Selecteer ANVA Mail 3, voor Productie herkenbaar aan het blauwe icoon met een witte A.
4. Klik op de punaise bovenaan het zijpaneel om de app vast te pinnen.

   

   Let op! Pin het zijpaneel vast. De app werkt alleen zolang het zijpaneel open staat. Staat het paneel niet open, dan reageert ANVA Mail 3 niet, bijvoorbeeld bij het bewerken van het BCC e-mailadres. Een vastgepind paneel blijft vastgepind als je Outlook opnieuw opent.

Inloggen met een pincode ANVA Mail 3

Je logt in bij de ANVA Mail 3 app met je gebruikersnaam en een pincode die je in ANVA 4/5 opvraagt.

1. Open ANVA 4/5.

   Er zijn verschillende manieren om de pincode op te vragen:

   • Klik op het envelop-icoon in de werkbalk van het hoofdscherm.

     

   • Kies ANVA Mail 3 pincode in het menu Acceptatie (pad A3), Schade (pad S3) of Financiën (pad F3).

     

   • Open het Volledig dossier van een relatie of polis.

   De pincode wordt automatisch naar het klembord gekopieerd.

2. Ga terug naar Outlook.

   

3. Vul je ANVA 4/5 gebruikersnaam in bij ANVA 4/5 gebruikersnaam.
4. Plak de pincode met Ctrl+V in het veld Pincode en klik op Inloggen.

Belangrijk

• De pincode is één minuut geldig. Is die tijd verstreken? Vraag dan een nieuwe code op in ANVA 4/5.
• Na het aanmelden blijft de sessie één dag geldig als de app is vastgepind. Na het verlopen van de sessie vraag je een nieuwe pincode op en log je opnieuw in.
• Wil je met een ander bedrijf werken, dan kun je in de app uitloggen.
• De app werkt ook in Outlook in de browser (outlook.office.com). Je logt daar op dezelfde manier in.

Het startscherm en het zijpaneel ANVA Mail 3

Na het inloggen controleert ANVA Mail 3 of de geselecteerde e-mail al aan een dossier is gekoppeld. ANVA Mail 3 herkent een e-mail aan het unieke ID. Dat is een unieke code die wordt toegewezen aan een e-mail na het insturen. Is de e-mail gekoppeld, dan toont ANVA Mail 3 de gegevens uit ANVA. Dit noemen we de contextinformatie.

Wanneer de e-mail nog niet aan een dossier is gekoppeld, dan verschijnt: Er is geen contextinformatie beschikbaar voor deze e-mail.

Dit is geen foutmelding, dit betekent alleen dat er nog geen gekoppeld dossier is waarvan gegevens kunnen worden getoond. Klik op Insturen in ANVA om de e-mail aan een dossier te koppelen of een werklijstitem aan te maken.

Is de e-mail al gekoppeld, dan zie je in het zijpaneel de contactgegevens van de relatie, dus aan welk dossier of welke werklijst hij is gekoppeld.

Meer over het koppelen van een e-mail aan een dossier of werklijst in ANVA 4/5 lees je in de hoofdstukken Een ontvangen e-mail aan een dossier koppelen en Een werklijstitem aanmaken.

Schakel je tussen e-mails, dan zie je bij een gekoppelde e-mail direct de bijbehorende gegevens.

De gegevens in het paneel worden opgehaald op het moment dat je de e-mail opent. ANVA Mail 3 gebruikt daarvoor het unieke ID van de e-mail om de relatie in ANVA 4/5 te vinden. Pas je de relatiegegevens in ANVA 4/5 aan, dan zie je bij het opnieuw openen van de e-mail de bijgewerkte gegevens. De gegevens worden dus niet in Outlook opgeslagen.

Een ontvangen e-mail aan een dossier koppelen ANVA Mail 3

Je koppelt een e-mail aan ANVA door hem in te sturen. Dat heet ook wel indexeren. Je kunt de e-mail aan een Dossier koppelen, er een Werklijstitem van maken, of allebei.

Dossier: je legt de e-mail vast in een dossier van bijvoorbeeld een relatie, schade of contract. Je vindt de e-mail daarna terug in dat dossier in ANVA 4/5.

Werklijst: je stuurt de e-mail door als taak aan een medewerker. Bijvoorbeeld als de receptionist een e-mail ontvangt die een afdeling moet oppakken.

Je kiest minimaal één van de twee. Je kunt ook beide kiezen.

Een e-mail insturen

1. Klik op Insturen in ANVA. Het scherm E-mail insturen naar ANVA verschijnt.
2. Controleer onder Bericht het onderwerp en de afzender.
3. Dossier is standaard geselecteerd en daarmee kun je een dossierkoppeling maken. Je kunt ook Werklijst aanvinken, of beide opties kiezen. Indien er alleen een werklijst item nodig is moet Dossier worden uitgevinkt
4. Klik op Selecteer een dossier.

   

Een dossier zoeken

1. Kies in het venster Dossier zoeken een soort dossier: Relatie, Schade, Agent, Maatschappij of Contract.
2. Vul de gewenste zoekgegevens in en klik op Zoeken.

De zoekvelden verschillen per soort dossier. Hieronder gebruiken we Relatie als voorbeeld. Voor de andere dossiersoorten gebruik je de bijbehorende zoekvelden. Bij een relatie kun je zoeken op:

• relatienummer (alleen cijfers);
• achternaam;
• postcode;
• plaats.

Alle velden behalve het relatienummer accepteren cijfers en letters. Je kunt een wildcard (*) gebruiken. Vul minimaal één veld in: een volledig lege zoekopdracht kan niet. Standaard zie je alleen actieve dossiers. Vink eventueel Toon vervallen dossiers aan of gebruik E-mailadres afzender gebruiken om het afzenderadres bij het zoeken te betrekken.

Een zoekresultaat selecteren

Na het zoeken verschijnen één of meerdere resultaten. Per zoekopdracht worden maximaal 100 resultaten getoond. Wanneer de melding Maximaal aantal resultaten getoond, verfijn je zoekactie verschijnt, is het nodig om aanvullende criteria in te vullen en opnieuw te zoeken.

1. Controleer de gegevens van het gewenste dossier.
2. Selecteer het dossier met de pijl rechts van het zoekresultaat. Het zoekvenster sluit daarna

   

3. Controleer het dossier dat nu in het zijpaneel staat. Klik op Wijzigen als je een ander dossier wilt selecteren.

   

Insturen en het resultaat bekijken

1. Controleer de geselecteerde e-mail en het dossier.
2. Klik onderaan het zijpaneel op Insturen. De e-mail wordt naar ANVA 4/5 gestuurd en aan het dossier gekoppeld.
3. Na succesvolle verwerking verschijnt Insturen geslaagd: De e-mail is succesvol gekoppeld aan het dossier. Klik op OK.

Je keert terug naar het contextscherm. ANVA Mail 3 toont de beschikbare dossiergegevens. Bij een relatie kunnen dit de naam, het relatienummer, e-mailadressen en het adres zijn.

Een ingestuurde e-mail herkennen

Na het insturen krijgt de e-mail in Outlook de tag ANVA Mail 3 - ingestuurd.

Bij het openen van de e-mail verschijnt ook de informatiebalk Ingestuurd naar ANVA dossier.

Goed om te weten

• De e-mail blijft in je inbox staan. In ANVA Mail 2 werd hij verwijderd.
• Een kopie van de e-mail wordt opgeslagen in ANVA 4/5. Je ziet hem in het Volledig dossier van de relatie in ANVA 4/5 en kunt hem openen als .eml-bestand. Stel Outlook daarvoor in als standaardapp (zie Outlook instellen voor eml-bestanden).
• Je kunt een e-mail aan één dossier koppelen. ANVA 4/5 kan een document namelijk maar aan één onderdeel koppelen, zoals een relatie, polis of schade. Stuur je dezelfde e-mail twee keer in, dan wordt een kopie gekoppeld. In Outlook hoort de e-mail dan bij de laatste koppeling.
• Je kunt een koppeling niet ongedaan maken met de app. Verwijder je het item in het dossier in ANVA 4/5 (rode kruis linksboven), dan blijft Outlook de oude koppeling tonen. Die informatie klopt dan niet meer. Controleer daarom het dossier zorgvuldig voordat je instuurt.

Een werklijstitem aanmaken ANVA Mail 3

Een werklijstitem is een taak in ANVA 4/5 voor een medewerker, op basis van de e-mail. Je gebruikt dit bijvoorbeeld als de receptionist een e-mail ontvangt die een afdeling moet oppakken. Je kunt er ook een dossier aan koppelen.

1. Open E-mail insturen naar ANVA en vink Werklijst aan (en vink eventueel Dossier uit als je geen koppeling wilt maken met een dossier).
2. Controleer de Geplande datum en pas deze zo nodig aan. Dit is de datum waarop aan de taak moet worden begonnen of waarop de taak klaar moet zijn. Dat hangt af van de afspraken op je kantoor.
3. Selecteer Prioriteit, Kantoornaam en Medewerker in de keuzelijsten. De medewerker is degene voor wie het werklijstitem is bedoeld. Deze velden en de geplande datum zijn verplicht en gemarkeerd met een sterretje.
4. Vul eventueel een Contactpersoon in.
5. Wil je ook een dossier koppelen? Vink Dossier aan en selecteer het gewenste dossier (zie hoofdstuk Een ontvangen e-mail aan een dossier koppelen).
6. Controleer de gegevens en klik op Insturen.

   

De keuzelijsten komen uit jouw ANVA-omgeving en worden opgehaald nadat je bent ingelogd. Ze tonen de omschrijving, niet de code. De volgorde is die waarin ANVA 4/5 de waarden aanlevert.

Het resultaat van het werklijstitem

Bij succesvol toevoegen verschijnt Insturen geslaagd: De e-mail is succesvol toegevoegd aan de werklijst. Klik op OK.

Alleen een werklijstitem aanmaken

Als je alleen een werklijstitem hebt aangemaakt, keer je terug naar het contextscherm met Er is geen contextinformatie beschikbaar voor deze e-mail. Het werklijstitem is aangemaakt, maar zonder dossierkoppeling kan ANVA Mail 3 geen dossiergegevens tonen. De knop Insturen in ANVA blijft zichtbaar.

De e-mail krijgt de tag ANVA Mail 3 - ingestuurd. Wanneer je de e-mail opent, verschijnt de informatiebalk Ingestuurd naar ANVA werklijst.

E-mail beantwoorden of opstellen ANVA Mail 3

Beantwoord je een gekoppelde e-mail, of stel je een e-mail op vanuit een dossier? Dan helpt ANVA Mail 3 bij het kiezen van de ontvangers en indexeert het je e-mail automatisch in hetzelfde dossier. Houd het zijpaneel hierbij vastgepind.

Waarom een e-mail via ANVA Mail 3 opstellen?

Je kiest de e-mailadressen uit ANVA 4/5, dus je hoeft ze niet over te typen. Na het verzenden komt de e-mail automatisch in het dossier. Je kunt een nieuwe e-mail opstellen vanuit Outlook of vanuit ANVA 4/5. Vanuit Outlook start je in Outlook en kies je zelf het dossier. Vanuit ANVA 4/5 start je in het Volledig dossier, dus het dossier is dan al bekend en hoeft niet opnieuw te worden gezocht.

Een nieuwe e-mail vanuit Outlook

1. Start een nieuwe e-mail in Outlook en open ANVA Mail 3.
2. Klik in het zijpaneel op Dossier zoeken.

   

3. Zoek en selecteer het dossier op dezelfde manier als bij Een ontvangen e-mail aan een dossier koppelen.

   Het zoekvenster sluit. ANVA Mail 3 toont de dossiergegevens en beschikbare contacten.

Heb je het verkeerde dossier geselecteerd? Klik opnieuw op Dossier zoeken en selecteer het juiste dossier.

Een nieuwe e-mail vanuit ANVA

1. Open het gewenste Volledig dossier in ANVA 4/5.
2. Kies Mail via Outlook.

   

3. Outlook opent het scherm voor het opstellen van een nieuwe e-mail.

   

Welke contacten kun je toevoegen?

Onder Contacten toevoegen staan de e-mailadressen uit het adresboek van ANVA 4/5 die bij het dossier horen. Je hoeft een adres dus niet in ANVA 4/5 op te zoeken en over te nemen. Welke adressen je hier ziet hangt af van het type zoekopdracht dat je hebt gebruikt of vanuit welk volledig dossier je de mail hebt gestart. Je kunt dan bijvoorbeeld kiezen uit:

• de e-mailadressen van de relatie, ook aparte adressen voor bijvoorbeeld een polisblad, verzekeringsbewijs of factuur;
• partijen bij een schade, zoals een expert of tegenpartij, als ze een e-mailadres hebben;
• een agent staat niet in deze lijst. Een agent is geen partij bij een relatie maar een label.

Contacten toevoegen en de e-mail verzenden

Klik bij het gewenste contact op AAN, CC of BCC om het adres aan dat veld toe te voegen. Een donkerblauwe knop betekent dat het adres in dat veld is toegevoegd. ANVA Mail 3 zet de adressen in de juiste velden in Outlook. Je kunt contacten op elk moment toevoegen of verwijderen.

1. Controleer de ontvangers in Outlook.
2. Vul het onderwerp in en typ je bericht. Voeg eventueel bijlagen toe.
3. Controleer het geselecteerde dossier en laat het BCC e-mailadres voor indexering staan.
4. Klik in Outlook op Verzenden.

   

Het BCC-adres voor indexering behouden

ANVA Mail 3 voegt bij een nieuwe e-mail met een geselecteerd dossier het ingestelde BCC e-mailadres voor indexering toe. Dit account zorgt voor verwerking in ANVA. Het heeft een andere functie dan contacten die je als verborgen kopieontvanger toevoegt. ANVA koppelt het verstuurde antwoord met het unieke ID aan hetzelfde dossier, dezelfde relatie, polis of schade. Dat duurt even. Hoe lang precies, hangt af van het tijdsinterval dat door de beheerder is ingesteld. Daarna zie je het antwoord in het dossier.

Verwijder je het indexeringsadres terwijl ANVA Mail 3 actief is, dan verschijnt: Om ervoor te zorgen dat deze e-mail wordt geïndexeerd, mag u dit e-mailadres niet verwijderen. ANVA Mail 3 voegt het adres automatisch opnieuw toe. Klik op Sluiten om de waarschuwing te sluiten.

Deze controle werkt alleen zolang ANVA Mail 3 actief is. Als de app niet actief is, ben je zelf verantwoordelijk voor het behouden van het juiste BCC e-mailadres. Controleer het adres vóór verzending.

Waarschuwing bij onjuiste instellingen

Als de BCC-instellingen niet goed staan, verschijnt de melding: Deze e-mail wordt niet geïndexeerd. Controleer de BCC instellingen in pad BOM in ANVA 4/5. Er is dan geen BCC e-mailadres ingesteld voor het kantoor of concern. Je kunt de e-mail wel versturen, maar hij komt niet automatisch in het dossier. Laat de beheerder de inrichting controleren.

Bekende problemen ANVA Mail 3

Dit zijn bekende situaties, de oorzaak en wat je kunt doen.

Neem bij een probleem dat je niet kunt oplossen contact op met de eigen ANVA-beheerder of het afgesproken aanspreekpunt voor de pilot. Vermeld de handeling, de melding en het tijdstip waarop het probleem optrad.