Inrichting ANVA Mail 3

Dit deel is bedoeld voor beheerders. Deze onderdelen moeten ingericht worden voordat gebruikers met ANVA Mail 3 kunnen werken.

Stappenplan inrichten ANVA Mail 3

Volg bij het inrichten van ANVA Mail 3 de volgende stappen:

Let op! Stap pas over op ANVA Mail 3 als alle werkplekken zijn ingericht om de nieuwe Outlook te gebruiken. De instelling voor ANVA Mail 3 in ANVA 4/5 geldt voor alle gebruikers. Een mix van Classic en nieuwe Outlook op dezelfde omgeving is niet mogelijk.

App per omgeving installeren ANVA Mail 3

Voor elke omgeving is er een eigen versie van de app. Importeer de juiste app bij de bijbehorende omgeving in Outlook.

• Productie: de versie voor Productie
• Acceptatie: de versie voor Acceptatie

1. Open het Microsoft 365-beheercentrum.
2. Selecteer in het navigatiemenu Instellingen en kies voor Geïntegreerde apps.
3. Selecteer Apps ophalen.
4. Zoek in de Marketplace naar ANVA Mail 3.
5. Selecteer de add-in en kies Implementeren.
6. Geef aan voor wie je de app beschikbaar wil maken: Iedereen of Specifieke gebruikers/groepen.
7. Controleer de instellingen en bevestig de installatie

Outlook instellen voor .eml-bestanden ANVA Mail 3

Een e-mail die je vanuit ANVA opent is een .eml-bestand. Windows opent dat met de app die is ingesteld als standaardapp voor .eml-bestanden. Is dat een andere app dan Outlook, bijvoorbeeld Kladblok, dan opent de e-mail daarin. Stel de nieuwe Outlook daarom in als standaardapp voor .eml-bestanden, zodat opgeslagen e-mails vanuit ANVA 4/5 hierin openen.

Bij het gebruik van ANVA Mail 3 wordt verwacht dat voor al het mailverkeer de nieuwe Outlook wordt gebruikt en niet langer Outlook (classic). Je kunt deze instelling uitrollen via standaard Microsoft tools zoals het Microsoft 365 beheercentrum en Group Policy tools. Dan hoef je het niet bij iedere gebruiker handmatig in te stellen. Wil je het handmatig doen, volg dan deze stappen.

1. Open het Windows Run command met Windowstoets + R.
2. Vul hier ms-settings:defaultapps in.
3. Zoek naar .eml in het zoekveld voor een bestandstype of koppelingstype.
4. Controleer de ingestelde app: Outlook is de nieuwe Outlook; Outlook (classic) is de klassieke versie.
5. Klik indien nodig op de huidige app, kies de nieuwe Outlook en bevestig je keuze.

Windows stelt standaardapps per gebruiker in. Herhaal deze stappen daarom voor iedere gebruiker.

Mailbox en BCC e-mailadres inrichten ANVA Mail 3

Dit onderdeel beschrijft stap 3 tot en met 6 van het stappenplan.

Beantwoordt of stelt een gebruiker een e-mail op vanuit een dossier of Outlook, dan stuurt ANVA Mail 3 een kopie naar een eigen e-mailadres: het BCC e-mailadres. ANVA 4/5 haalt de e-mails uit die mailbox op via de ophaalaccounts. Elke e-mail heeft een unieke ID. Met dat ID zoekt ANVA 4/5 het dossier waar de e-mail bij hoort en koppelt de e-mail daar automatisch aan.

Advies: Richt voor het BCC e-mailadres altijd een eigen, aparte mailbox in die je alleen voor ANVA Mail 3 gebruikt. Je kunt de BCC-mailbox instellen per concern of per kantoor. Gebruik hiervoor nooit een bestaand ophaalaccount dat al automatisch e-mails ophaalt. Zo voorkom je dat de BCC e-mails door elkaar lopen met de e-mails die dat ophaalaccount normaal verwerkt.

Mailbox aanmaken

1. Maak op de mailserver één of meer nieuwe mailboxen aan, alleen voor het indexeren van BCC-e-mails van ANVA Mail 3. Wil je per kantoor een aparte mailbox, maak er dan meerdere aan. Gebruik hiervoor geen bestaand ophaalaccount.
2. Laat de mailserverbeheerder de benodigde verbindings- en authenticatiegegevens aanleveren.
3. Ga in ANVA 4/5 via pad BOM naar de pagina Beheer ANVA Mail.

   

4. Kies Ophaalaccounts. Dit scherm bestaat al vanuit ANVA Mail 2 en is niet gewijzigd. Klik rechtsboven op Nieuw.

   

5. Vul de gegevens in die de mailserverbeheerder heeft aangeleverd: authenticatieprotocol, accountnaam, e-mailadres, inkomende mailserver, ontvangstprotocol, versleuteling, serverpoort en gebruiker. Vul afhankelijk van de authenticatie het wachtwoord of de OAuth2-gegevens in. Daarnaast moet het token geldig zijn, anders wordt de mail niet ingelezen.
6. Vul de verplichte velden met een sterretje in. Bij de werklijstgegevens is Kantoor verplicht.

   

7. Klik op Akkoord.

   Het account verschijnt in de lijst. Herhaal dit voor eventuele andere mailboxen.

   Let op: De waarden op de schermafdrukken zijn voorbeelden. Gebruik de gegevens van jouw eigen mailserver.

8. Open in het menu van Beheer ANVA Mail het onderdeel Tijdsinterval.

   

   Stel Beginnen op, Stoppen op en Verbinden elke in. Selecteer de dagen waarop e-mail moet worden opgehaald en klik op Akkoord. Het interval is de tijd tussen het einde van de vorige verwerking en het begin van de volgende. Er wordt alleen e-mail opgehaald op de geselecteerde dagen en tussen de begin- en eindtijd.

   Het voorbeeld toont 08:00 tot 23:00 met een interval van 00:05. Stem de tijden en het interval af op de gewenste verwerking en selecteer de juiste dagen.

9. Ga terug naar Beheer ANVA Mail en kies ANVA Mail BCC. De geautoriseerde kantoren worden getoond.

   

10. Klik op het kantoor (bijv. in het voorbeeld Default (concernniveau)).
11. Selecteer het ophaalaccount dat voor BCC-verwerking is aangemaakt en klik op Akkoord.

    

12. Gebruikt een kantoor een eigen mailbox? Klik op het kantoor, selecteer het bijbehorende ophaalaccount en klik op Akkoord.

Het account bij het kantoor gaat voor. Is daar niets ingevuld, dan gebruikt ANVA het account van het concern. Is ook dat leeg, dan krijgt de gebruiker bij het opstellen van een e-mail een waarschuwing dat de e-mail niet wordt geïndexeerd.

Let op! Stel altijd een BCC-account op concernniveau in. Dit is het vangnet voor kantoren zonder eigen BCC-instelling. Als bij een kantoor geen waarde is geselecteerd, wordt het concernadres gebruikt.

Mogelijke problemen

• OAuth2-verificatie: bij OAuth2 moet het account geverifieerd zijn. Controleer in het menu Ophaalaccounts het groene vinkje bij het mailaccount; het overzicht toont ook de kolommen Token en Expiratie. Controleer de geldigheid regelmatig en vernieuw de verificatie wanneer nodig.
• Tijdsinterval: worden e-mails niet opgehaald en geïndexeerd, controleer dan of het tijdsinterval is geactiveerd voor de ophaalaccounts.

Inrichting controleren ANVA Mail 3

Controleer na het inrichten of ANVA Mail 3 goed werkt.

Onderdelen controleren

• Controleer de Ophaalaccounts en de OAuth2-verificatie.
• Stel altijd het BCC-account voor Default (concernniveau) in.
• Controleer eventuele kantoorinstellingen en het ophaalschema.
• Controleer of de nieuwe Outlook ingesteld staat als standaardapp bij het openen van .eml-bestanden.

Testen met bijvoorbeeld een testdossier

1. Stel in Outlook met de ANVA Mail 3 een e-mail op en zoek via de app een testdossier op. Type hierna de e-mail.
2. ANVA Mail 3 voegt het BCC e-mailadres voor indexering automatisch toe. Laat dit adres staan.
3. Verstuur de e-mail.

Wanneer is de test geslaagd?

De test is geslaagd als de e-mail na een ophaalmoment in het dossier is verwerkt. Hoelang dat duurt, hangt af van het tijdsinterval dat je hebt ingesteld. Je vindt de e-mail in het Volledig dossier van de relatie.