Carglass Interface

Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken .

Inleiding Carglass Interface

ANVA B.V. heeft een interface ontwikkeld ten behoeve van de koppeling van ANVA met CARGLASS®. Deze interface bestaat uit twee onderdelen die beide in ANVA kunnen worden gestart:

• Aanmaken van een verificatiebestand met polisgegevens ten behoeve van CARGLASS®.
• Importeren en verwerken van schade- en factuurgegevens van CARGLASS® in ANVA (de facturatie).

Het verificatiebestand kan vanuit ANVA worden aangemaakt. CARGLASS® gebruikt het verificatiebestand om haar informatie-systeem te verrijken met o.a. de kenteken- en eigen risicogegevens van de polissen. Schademeldingen kunnen daardoor gemakkelijker door CARGLASS® worden verwerkt.

Het facturatiebestand ontvangt u van CARGLASS®. Bij het importeren van het facturatiebestand in ANVA worden automatisch schadedossiers, schadereserveringen en schadeboekingen aan CARGLASS® aangemaakt. Ook kan een kennisgevingsbrief aan de verzekeringnemer worden aangemaakt en worden de schadedossiers automatisch op ‘Afgehandeld’ gezet.

De voordelen op een rijtje:

• Het gebruik van de Carglass Interface in ANVA is gratis;
• Het activeren van de koppeling is zo gebeurd;
• Geringere belasting van de medewerkers op uw schade-afdeling doordat gegevens niet meer telefonisch worden gecontroleerd en er een aanzienlijke vermindering is van handmatige factuurverwerking;
• Vermindering van foutfacturen doordat CARGLASS® werkt met de laatste door u aangeleverde polisgegevens en de uiteindelijke factuur periodiek aan u wordt verstrekt;
• Melden van ruitschade voor berijder verloopt sneller door een kortere gesprekstijd.

Stappenplan Carglass Interface

Inrichting

• U activeert de Carglass Interface via pad BYSS.
• U vult in de paden BOLCM, BOLCW en BOLCS de vertaaltabellen in.
• U vult in pad BOLCB de basisgegevens in.
• Plaats de polislabels 11624 Eigen risico herstel (Autoruit) en 11625 Eigen risico vervanging (Autoruit) op de variabele polisschermen.
• U vult in de betreffende polissen eventueel de afwijkende eigen risico's ten behoeve van CARGLASS® in.
• Via pad BBC kunt u per collectiviteit aangeven of deze gegevens aanlevert aan autoruitherstellers. Bij het aanmaken van een verificatiebestand voor alle autoruitherstellers wordt hier dan rekening mee gehouden. Het betreft de optie Aanlevering glasreparateurs uitsluiten J/N. De optie staat standaard op Nee (wél aanleveren dus).

Werking

• U maakt in pad BOLCV het verificatiebestand en stuurt dit naar CARGLASS®.
• Als u het factuurbestand van CARGLASS® heeft ontvangen maakt u in pad BOLCFP een proefverwerking.
• Als u akkoord gaat met de proefverwerking, maakt u in pad BOLCFD een definitieve verwerking.

Inrichten Carglass Interface

Carglass Interface activeren

Pad: BYSS

Om te kunnen werken met de Carglass Interface moet in het venster Stuurcodes deel V de stuurcode Carglass op Ja worden gezet.

Carglass tabellen invullen

Tabel Maatschappijen-branches invoeren

In deze tabel kunt u per maatschappij/branche aangeven of aanlevering van de polis aan CARGLASS® is gewenst. Deze tabel wordt door ANVA geraadpleegd bij de aanmaak van het verificatiebestand voor CARGLASS®.

Daarnaast kunt u in deze tabel de defaultwaarden van de eigen risicobedragen voor Repair (=Herstel) en Vervanging opgeven. U kunt in de polislabels 11624 Eigen risico herstel (Autoruit) en 11625 Eigen risico vervanging (Autoruit) afwijkende eigen risico's vastleggen. De eigen risicobedragen moeten aan CARGLASS® worden aangeleverd zoals ze aan de berijder in rekening worden gebracht. Dit betekent dat u eventuele korting al in mindering brengt op het in dit bestand aangeleverde eigen risicobedrag.

Als het niet mogelijk is om automatisch het juiste eigen risicobedrag in de tabel of in de polis op te nemen, omdat er bijvoorbeeld speciale clausules gelden waarin tekstuele afspraken zijn opgenomen, kan hiervoor per kenteken worden aangegeven dat er een telefonisch contact gewenst is naast de elektronische verificatie. U vult hiervoor bij deze kentekens een bedrag van 999999,99 in. Dit eigen risicobedrag is voor de CARGLASS® medewerkers een signaal om een telefonische verificatie uit te voeren. Deze specifieke werkwijze moet u met uw CARGLASS® relatiebeheerder afspreken.

Voorbeeld

• De berijder heeft een polis met een eigen risico van 136 euro. Bij CARGLASS® heeft de berijder een korting op het eigen risico van 50%. Het bedrag in het aangeleverde bestand moet dan 68 euro zijn.
• De berijder heeft een polis met een eigen risico van 200 euro. Bij CARGLASS® heeft de berijder een korting op het eigen risico van 75 euro. Het bedrag in het aangeleverde bestand moet dan 125 euro zijn.
• Voor berijders die alleen WA zijn verzekerd, levert ANVA5 geen eigen risico bedrag in het bestand aan.

Pad: BOLCM

1. Klik op Nieuw .
   
2. Kies de maatschappij en branche in het venster Ingave maatschappij en branche waarvoor u de polis wilt kunnen aanleveren aan CARGLASS®.
3. Vul de eigen risico bedragen in.
   
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
5. Herhaal stap 1 t/m 4 voor alle maatschappij/branche combinaties.

   Met Afdrukken wordt de op het scherm getoonde informatie afgedrukt.

   Met Verwijderen kunt u een geselecteerde regel verwijderen.

Tabel Eigen risico invoeren

Dit pad is vervallen. Eigen risico's kunt u ingeven in de maatschappij-branche tabel (pad BOLCM).

Pad: BOLCE

BTW-tabel (label 10102) invoeren

In deze tabel legt u de koppeling tussen de BTW-codes uit ANVA en die uit Carglass.

pad BOLCW

1. Klik op Nieuw in het venster Carglass BTW-codes (bij label 10102).

2. Kies in het veld ANVA de te vertalen ANVA BTW code met Info en vul in het veld Carglass de vertaalcode in.
   • 0=incl. BTW (niet BTW-plichtig).
   • 1=excl. BTW (BTW-plichtig).

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. Herhaal stap 1 t/m 3 voor alle BTW coderingen.

   Met Afdrukken wordt de op het scherm getoonde informatie afgedrukt.

   Met Verwijderen kunt u een geselecteerde regel verwijderen.

   Als er geen coderingen zijn ingevoerd bij label 10102 Bedragen zijn incl./excl. BTW(code), dan verschijnt de melding: 'U heeft bij label 10102 geen codes (meer) in gebruik.

Tabel Schadesoort invoeren

De gegevens uit deze tabel worden in de verwerking van het factuurbestand gebruikt. Het Type en de Oorzaak worden via de tabel vertaald naar een ANVA-schadesoort. ANVA controleert tijdens het invoeren op de unieke combinatie van Type en Oorzaak. U moet minstens één van deze twee velden invullen.

Pad: BOLCS

1. Klik op Nieuw .
   
2. Vul in het venster Ingave Schadesoort het type en/of de oorzaak in. Kies de ANVA-Schadesoort om deze te koppelen. Minimaal een van deze twee velden moet in deze tabel worden ingevuld. Het is dus voldoende om uitsluitend Types of uitsluitend Oorzaken te koppelen aan de ANVA-Schadesoort.
   
   De volgende codes en betekenissen van de velden Type en Oorzaak worden onderscheiden.
   
   Type
   V = Vervanging
   R = Reparatie
   
   Oorzaak
   I = Inbraak
   S= Steenslag
   V= Verhaalschade
   O = Onbekend
3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. Herhaal stap 1 t/m 3 voor alle Types en of Oorzaken die u wilt vertalen naar een ANVA-schadesoort.

   Met Afdrukken wordt de op het scherm getoonde informatie afgedrukt.

   Met Verwijderen kunt u een geselecteerde regel verwijderen.

Basisgegevens Carglass

Via de basisgegevens geeft u aan welke betrokkene u gebruikt voor het aanmaken van de automatische schadeboekingen tijdens de CARGLASS®-factuurverwerking.

Als onderdeel van de schade-afwikkeling kan een bevestigingsbrief voor de relatie worden aangemaakt (veld Brief aan verzekerde). De relatie kan in deze brief worden geïnformeerd dat het uitkeringsbedrag (label 93041 Incassobedrag) aan CARGLASS® is overgemaakt. Zodra de definitieve verwerking van de factuurgegevens heeft plaatsgevonden worden deze formulieren voor opbouw in pad DO geplaatst en kunnen vervolgens via pad DAO worden afgedrukt.

In de basisgegevens kunt u ook aangeven in welke directory de CARGLASS®-bestanden worden opgeslagen. Deze directory geldt zowel voor het plaatsen van het verificatiebestand (locatie waar ANVA het bestand plaatst) én voor het facturatiebestand (locatie waar ANVA het facturatiebestand verwacht).

Pad: BOLCB

1. Vul in het venster Carglass Basisgegevens de directory in waar de CARGLASS®-bestanden worden opgeslagen. Dit veld is verplicht.
   
2. Ga naar menu Carglass-Reparateur en kies uit de tabel de soort betrokkene.
   
3. Kies in het venster Selectie de juiste vaste betrokkene door hierop te dubbelklikken.
   
4. In het venster Carglass basisgegevens kunt u ook een brief (formulier) opgeven die naar de relatie moet worden gestuurd nadat een definitieve verwerking is gedraaid. Als u hier niets invult wordt geen brief aangemaakt.
5. Met de optie NAW verzekeringnemer aanleveren J/N kunt u aangegeven of in het verificatiebestand de NAW-gegevens van de verzekeringnemer moeten worden opgenomen.
6. Bij het aanleveren van het verificatiebestand wordt, in het geval de volmachtcode uit pad BYVV (CRWAM-code) op 0000 staat, het Klantnummer voor verzekeraars meegegeven. Als zowel bij klantnummer als bij volmachtcode een waarde is ingevuld, wordt de volmachtcode aangeleverd.
7. Bij het aanmaken van het verificatiebestand in pad BOLCV wordt - als u het veld E-mailadres heeft ingevuld - het aangemaakte bestand automatisch per e-mail verzonden.
   
   Het aanroepen van een e-mailclient in het batchproces wordt niet ondersteund. Dit betekent dat u in deze situatie het bestand (net als voorheen) achteraf zelf moet verzenden.
8. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Werken met de Carglass Interface

Verificatiebestand aanmaken

In dit pad maakt u het verificatiebestand aan dat u vervolgens wekelijks naar CARGLASS® stuurt naar het e-mailadres: helpdesk@carglass.nl.

Binnen twee weken na de aanlevering van het eerste productiebestand kunt u het eerste factuurbestand terug verwachten. Na het eerste bestand, volgen wekelijks de volgende factuurbestanden.

Pad: BOLCV

1. U ziet het venster Carglass Verificatiebestand met daarin de gegevens voor het verificatiebestand.

2. Klik op Start .
3. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. Het bestand wordt aangemaakt. Klik op OK.
5. U ziet de melding dat het bestand in de directory is geplaatst, die u heeft aangegeven in pad BOLCB.

   Notitie
   - Als u gebruikmaakt van de Concernmodule, dan wordt het verificatiebestand altijd op concernniveau gemaakt.
   - Het aanmaken van het bestand kan ook in de Uitgebreide batchmodule worden uitgevoerd via batchcategorie 301 Carglass-verificatiebestand (pad IBB en IBC). Gebruikt u een batch, dan kan het bestand niet automatisch per e-mail worden verstuurd. U moet dit bestand dan alsnog handmatig versturen.
   - Als u geen directory heeft opgegeven in pad BOLCB verschijnt een melding dat dit bestand in de basisgegevens ontbreekt. U moet in pad BOLCB de directory alsnog opgeven.

Inhoud verificatiebestand Carglass

Het verificatiebestand bestaat uit zogenaamde platte tekst. Het bestand bestaat uit drie type records:

1. Type H

   H staat voor Header record. Het bestand bevat één header record.

2. Type B

   B staat voor Body records met de verificatiegegevens. Het bestand bestaat uit meerdere body records. Om de records te maken wordt rekening gehouden met de volgende selectiecriteria:

   • Polissen met een maatschappij + branche die niet in de eXchange-tabel Maatschappij/branche voorkomt (pad BOLCM).
   • Nieuwe polis in wachtbestand.
   • Wachtgegevens van een bestaande polis.
   • Polissen zonder een kenteken (label 10033).
   • Polissen met wijzigingsreden, waarbij Offerte op Ja staat (pad BLC label 10017).
   • Geroyeerde (wijzigingsreden 40-49) en opgeschorte (wijzigingsreden 20-29) polissen.
   • Polissen waarbij de collectiviteit aangeeft dat deze moet uitgesloten worden voor aanlevering aan de glasreparateur (pad BBC).
3. Type F

   F staat voor Footer record. Het bestand bevat één footer record.

Eigen risico bedrag

Om te voorkomen dat in het verificatiebestand een eigen risico bedrag wordt vermeld terwijl in de polis geen bedrag is ingevoerd, kunt u label 11242 Afkoop eigen risico gebruiken. Als dit label in de polis op Ja staat, wordt geen eigen risico gevuld. Als dit label deze op Nee staat wordt het eigen risico gevuld uit de eigen risico tabel van de maatschappij als label 11624 Eigen risico herstel (Autoruit) en 11625 Eigen risico vervanging (Autoruit) leeg zijn. Als deze labels wél zijn gevuld worden de waarden uit deze labels gebruikt.

Factuurbestand Carglass inlezen in ANVA

Er wordt een proefverwerking (pad BOLCFP) en een definitieve verwerking (pad BOLCFD) geboden.

De records in het door CARGLASS® aangeleverde factuurbestand worden vergeleken met de situatie in ANVA5. Aan de hand hiervan wordt een verwerkingsverslag aangemaakt en (bij de definitieve verwerking) verschillende gegevens in ANVA5 gevuld.

Hieronder wordt een aantal situaties beschreven die zich tijdens de verwerking van het factuurbestand kan voordoen. Ook wordt beschreven hoe hiermee wordt omgegaan.

Betrokkene Carglass

Deze betrokkene wordt altijd aangemaakt in het schadedossier.

Schadedossier

Het schadedossier wordt in ANVA5 opgezocht met kenteken, polisnummer en schadedatum uit het CARGLASS®-factuurbestand.

Als het schadedossier aanwezig is (meestal is er dan sprake van een combinatie-schade), dan wordt het bestaande schadedossier uitgebreid met de CARGLASS®-gegevens.

Als géén corresponderend dossier wordt gevonden, wordt een nieuw schadedossier aangemaakt met daarin de schadedatum uit het CARGLASS®-factuurbestand, de betrokken verzekeringnemer, de betrokken reparateur, de maatschappij van de verzekeringnemer uit de polis en eventueel de agent uit de polis.

Van het aanmaken van een nieuwe schade verschijnt een signaal (signaal 98) op het verwerkingsverslag. Deze schade wordt - nadat alle handelingen zijn uitgevoerd - direct op ‘Afgehandeld’ gezet.

Als een boeking is gedaan op een reeds bestaande schade wordt dit op het verwerkingsverslag aangegeven door signaal 99. De schade wordt niet automatisch op afgehandeld gezet omdat er nog lopende zaken op deze schade van toepassing kunnen zijn.

Schadeoorzaak

De schadeoorzaak wordt via de beheertabel Schadesoort (pad BOLCS) vertaald naar een ANVA schadesoort (label 90004). De combinatie van schadeoorzaak en type wijst naar de ANVA-schadesoort die in de schade wordt vastgelegd. De schadesoort wordt zowel in het hoofdschaderecord als in de boeking opgenomen.

Schadeboeking

De boeking wordt altijd aangemaakt op de vaste ANVA-betrokkene Carglass.

CARGLASS®-factuurnummer

Het CARGLASS®-factuurnummer wordt in de eerste regel van de Memo oorzaak opgenomen.

Als een factuurnummer in dezelfde run al eerder werd ingelezen wordt een foutmelding op uw scherm gegeven en de verwerking van het factuurbestand afgebroken.

Te betalen bedrag

Het te betalen bedrag wordt geboekt als Casco schade. Het eigen risico is al door CARGLASS® verrekend met de verzekeringnemer.

Reserve

Als in pad BYSS is aangegeven dat de schadeboeking automatisch in mindering op de reserve moet worden geboekt, dan krijgt de boeking een 'R' in het boekingscherm en wordt er automatisch schadereserve aangemaakt tot het bedrag van de boeking.

Proefverwerking factuurbestand CARGLASS

Wekelijks ontvangt u van CARGLASS® een factuurbestand. In dit pad maakt u de proefverwerking van dit factuurbestand.

Pad: BOLCFP

1. Het venster Invoer bestandsnaam opent in de directory waar uw CARGLASS®-bestanden worden verwacht (zie pad BOLCB). Als dit een andere directory is, kunt u deze hier opgeven.
2. Selecteer het factuurbestand ([bestandsnaam].efb) om dit te openen.
3. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
4. Antwoord Ja op de vraag of u het bestand wilt verwerken.
5. U vindt het verwerkingsverslag terug via pad DAO onder de formuliersoort Autoherstel- modules.

   Notitie Als u gebruik maakt van de concernmodule is het belangrijk om te weten dat het factuurbestand voor alle kantoren in het concern wordt aangeleverd door CARGLASS®. Dit factuurbestand moet u centraal in ANVA inlezen en alle kantoren worden in deze run verwerkt. Per kantoor wordt er een verwerkingsverslag gemaakt. Dit kan door u naar de afzonderlijke kantoren worden gezonden.

 Voorbeeld verwerkingsbestand

Definitieve verwerking factuurbestand CARGLASS

Wekelijks ontvangt u van CARGLASS® een factuurbestand. In dit pad maakt u de definitieve verwerking van dit factuurbestand.

Pad: BOLCFD

1. Het venster Invoer bestandsnaam opent in de directory waar uw CARGLASS®-bestanden staan (zie pad BOLCB). Als dit een andere directory is, kunt u deze hier opgeven.
2. Selecteer het factuurbestand ([bestandsnaam].efb) om dit te openen.
3. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
4. Antwoord Ja op de vraag of u het bestand wilt verwerken.
5. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Autoherstel-modules.

   Notitie Als u gebruikmaakt van de Concernmodule wordt het factuurbestand voor alle kantoren in het concern aangeleverd door CARGLASS®. Dit factuurbestand moet u centraal in ANVA inlezen en alle kantoren worden in deze run verwerkt. Per kantoor wordt er een verwerkingsverslag gemaakt. Dit kan door u naar de afzonderlijke kantoren worden gezonden. Als u de optie Kantoren financieel apart (pad BYCO) op Ja heeft staan worden de schadeboekingen financieel per kantoor verwerkt.

Mogelijke foutmeldingen en signaleringen in het verwerkingsverslag

Om het CARGLASS®-factuurbestand te kunnen verwerken controleert ANVA het bestand. Er wordt op de volgende onderdelen gecontroleerd en de volgende zaken worden in ANVA gevuld bij de verwerking:

Carglass excasso's

Bij de verwerking van het factuurbestand worden schadeboekingen gemaakt.

• Per schadeboeking wordt een excasso aangemaakt aan de betrokkene Carglass.
• De uitkeringen worden niet verzameld in het onderdeel excasso van ANVA niet verzameld.
• Het CARGLASS®-factuurnummer wordt in de excasso-omschrijving geplaatst. Dit is in ANVA het schadenummer van de betrokkene.
• Als dit is ingeregeld (pad BOLGB) wordt per schadeboeking een formulier aan relatie ten behoeve van een uitkeringsbericht afgeroepen.
• De excasso’s kunnen na de financiële verwerking van de schadeboekingen worden gefiatteerd in pad FFEB. Daarna kan het excassobestand worden verzonden.
• Via het (standaard ANVA) afboeken van een excasso-run kunnen de bijbehorende openstaande posten collectief worden afgeboekt na ontvangst van het dagafschrift.