Rekening-courant agent

De rekening-courant agent bevat alle boekingen die voor een agent zijn gedaan:

• Prolongatie-boekingen (als één totaal boeking).
• Eenmalige boekingen.
• Schadeboekingen.
  • Uitbetalingen (code 2 en 9)
  • DSA-soort (code DV of DA)
• Betalingen aan en ontvangsten van de agent (pad FFA).
• Incidentele boekingen (pad IIRRA).

  Notitie Boekingen die in de boekhouding rechtstreeks op de grootboekrekening van de agent worden geboekt, komen niet in de rekening-courant van de agent.

Inrichten rekening-courant agenten

Volgorde boekingen Rekening-courant overzicht agent

De volgorde van boekingen op het rekening-courantoverzicht kan per agent worden bepaald. De volgorde van de boekingen op de rekening-courant kan zijn:

1. Periode/dag/soort.
2. Periode/soort/dag.
3. Periode/soort/polisnummer.

Pad: BBA

1. In het venster Selectie agenten selecteert u de agent waarvoor u de volgorde van de boekingen op de rekening-courant wilt opgeven.
2. Ga naar menu Rek-crt - RC-gegevens.
3. In het venster Rekening-courantgegevens vult u in het veld Volgorde rek-crt in welke volgorde moet worden aangehouden.

4. In het veld Titulatuur op rek-crt overzicht kunt u aangeven of de titulatuur uit de NAW-gegevens van de agent wordt afgedrukt op het rekening-courantoverzicht.
5. Klik op Afsluiten .
6. Ga nu terug naar het hoofdmenu of vul het rekening-courant saldo van de agent in. Zie Saldo rekening-courant agent invoeren voor een beschrijving. 

   Notitie Voor iedere zelfincasserende agent wordt automatisch de prolongatieborderel, service-verhaalschadeborderel en rekening-courant bijgehouden.

Saldo rekening-courant agent invoeren

Invoeren van het juiste beginsaldo en provisie- en kostentotalen. Vul hier alleen het saldo voor een nieuwe agent in.

Voor bestaande agenten vul je het saldo in via pad IIRRA.

Zie Correct saldo op rekening-courant agent om het begin- of eindsaldo rekening-courant per een bepaalde datum van enig jaar correct op de ANVA rekening-courant te vermelden.

Pad: BBA

1. In het venster Selectie agenten selecteer je de agent waarvoor de rekening-courantgegevens moeten worden ingevoerd.
2. Ga naar menu Rek-crt - RC Saldo.

   

3. Muteer eventueel de saldodatum. Default is de saldodatum 01-01-jjjj (systeemjaar).
4. Vul het beginsaldo in (alleen voor een nieuwe agent!).
5. Vul de juiste provisie- en kostentotalen in voor op het rekening-courantoverzicht.
   • Er is geen aansluiting meer met omzet en borderellen.
   • Er vindt geen aanpassing van rekening-courantsaldo plaats.
   • Er wordt geen journaalpost aangemaakt.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Als de rekening-courantgegevens later aangepast moeten worden, zijn de velden Datum en Saldo niet meer te muteren:

Als het (begin)saldo later aangepast moet worden, kan een medewerker van ANVA een nieuw saldo aanmaken. Maak hiervoor een ticket aan voor Customer Support.

Notitie Voor iedere zelfincasserende agent wordt automatisch de prolongatieborderel, service-verhaalschadeborderel en rekening-courant bijgehouden.

Correct saldo op rekening-courant agent

Om het eindsaldo correct op de ANVA rekening-courant te vermelden, moeten de volgende stappen worden uitgevoerd. Het voorbeeld heeft betrekking op het eindsaldo rekening-courant per 31-12 van enig jaar:

1. Draai een rekening-courantoverzicht t/m 31-12 van het betreffende jaar via pad FRAO.
2. Onderaan het overzicht wordt het eindsaldo lopend jaar weergegeven. Als het saldo van de rekening-courant in ANVA niet overeenstemt met het eindsaldo van de agent moet het saldo worden gecorrigeerd.
3. Via pad IIRRA kan een eenzijdige boeking in de ANVA rekening-courant van een agent worden gedaan. Deze wordt niet doorgevoerd in de boekhouding. In pad IIRRA selecteert u de agent. Het vermelde saldo is het saldo van de laatste salderingsdatum. Maak vervolgens de correctieboeking. Let hierbij goed op negatief en positief. Als het ANVA-saldo te hoog is, moet een 'min-boeking’ worden gedaan. Is het saldo te laag, maak dan een ‘plus-boeking’.
   
   Omdat het om een correctie per 31-12 van het betreffende jaar gaat, vult u het volgende in:
   Boekdatum = 31-12-20xx
   Bedrag = ……
   Omschrijving = correctie beginsaldo.
4. Als u nu weer een rekening-courantoverzicht in ANVA draait (pad FRAO), ziet u dat het eindsaldo van de lopende periode en jaar zijn gecorrigeerd. Op het overzicht staat bij ‘Overige boekingen’ de gemaakte correctie, met de opgegeven omschrijving.

   Notitie
   - Door nu te salderen t/m 31-12 (uiteraard nadat alle rekeningen-courant zijn gecontroleerd) zal het nieuwe beginsaldo voor het nieuwe jaar overeenstemmen met de rekening-courant van de agent en de betreffende grootboekrekening.
   - Als u na het salderen direct naar rekening-courantoverzicht gaat, zal het systeem aangeven dat er geen gegevens zijn. Op het moment dat er een boeking in het nieuwe jaar is gemaakt en financieel is verwerkt, staat een en ander weer goed.
   - De provisiebedragen op de ANVA rekening-courant voert u in via pad BBA.

Provisiebedragen op de ANVA rekening-courant

De provisiebedragen op de ANVA rekening-courant tellen door tot het nieuwe jaar. Dan begint de provisietelling opnieuw. De provisiebedragen op de ANVA rekening-courant voert u in via pad BBA.

Voorbeeld

U heeft op het rekening-courantoverzicht een bedrag van € 230 staan in de kolom ‘Doorlopende provisie’ (oude boekjaar). Nadat de eerste (provisie)boeking op de betreffende agent in het nieuwe boekjaar is gedaan, met bijvoorbeeld een provisiebedrag van € 20, dan zal op het rekening-courantoverzicht een bedrag van € 20 in de kolom provisie staan (nadat t/m 31-12 van het oude boekjaar is gesaldeerd).

Werken met rekening-courant agent

Stappenplan rekening-courant agent

Het doel van het stappenplan is om het eindsaldo correct op de ANVA rekening-courant te vermelden.

Het rekening-courantoverzicht geeft een overzicht van alle boekingen en het eindsaldo.

Pad: FRAO

1. In het venster Rekening-courant per agent kun je de volgende criteria voor het maken van het overzicht opgeven.

   Criterium	Toelichting
   Selectiedatum bereik	Vul bij het veld t/m de boekdata in van de periode waarover je het overzicht wilt draaien. Je kunt dit op twee manieren doen: De boekdata handmatig opgeven; Selecteren van het jaar, de periodes en de dagnummers. Alleen de maanden waarin boekingen zijn gedaan worden getoond. ANVA neemt altijd alle boekingen vanaf de laatste saldering.
   Selectie agent	Selecteer één , een reeks of alle agenten voor het overzicht.
   Overzicht	Kies voor een Standaard of Uitgebreid overzicht. Op een uitgebreid overzicht staan naast Boekdatum, Branche, Polisnummer, Omschrijving, Provisie, Kosten, Debet en Credit of Vervaldatum, Termijn, Incasso, Verzekerde som, Factuurnummer en Relatienummer.
   Tekst	Deze tekst wordt vermeld op het rekening-courantoverzicht.

2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
3. De vraag: 'Wilt u een begeleidende brief per agent afroepen? Deze worden klaargezet bij opbouwen formulieren' verschijnt. Als je hiervoor Ja kiest, krijg je de keuze uit de bijbehorende formuliersoorten en formulieren.
4. Kies of een agent waar geen posten voor zijn geboekt, toch op het rekening-courant overzicht wordt afgedrukt.
5. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
6. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Rekening-courant agent.

Veelgestelde vragen

Kun je in de begeleidende brief bij een r.c. overzicht aan de agent de periode afdrukken?

Saldocontrole kan pas worden gedaan als er geen journaalposten in ANVA zijn. Daarom moet u eerst de financiële verwerking draaien. Pas bij het financieel verwerken worden de boekingen in de rekening-courant bestanden gezet. Aansluitend moet er worden gejournaliseerd (pad FA of FE).

Het rekening-courantsaldo in ANVA moet overeenstemmen met het saldo van de gekoppelde grootboekrekening van de agent in ANFIN of het externe boekhoudpakket. Is dit niet het geval dan moet het saldo worden gecorrigeerd. Zie 'Saldocorrectie rekening-courant'

Saldo in ANVA ongelijk aan saldo van de gekoppelde grootboekrekening van de agent in ANFIN of het externe boekhoudpakket

Voorzover het saldo op de grootboekrekening niet correct is, volgt u de volgende procedure:

1. Op de beginbalans moet bij grootboekrekening van de agent het saldo per 31-12 van het oude boekjaar staan. Dit saldo leest u af van de rekening-courant van de agent.
2. Boek indien nodig de correctie op de grootboekrekening. Dit gebeurt via Dagboek Beginbalans correctie (nummer kan verschillen, is meestal 90).

   Nadat de periodeprocedure van januari van het nieuwe jaar is gedraaid, staan de ingevoerde bedragen op de beginbalans.

Salderen is het verdichten van alle openstaande posten tot één bedrag. Het is een eindafrekening die bij voorkeur maandelijks wordt gedaan.

Doe eerst de controle en eventueel correctie van het rekening-courantsaldo en ga vervolgens salderen. Als er gesaldeerd is, zijn de mutaties niet meer zichtbaar op het rekening-courantoverzicht via pad FRAO.

Let op Wanneer u werkt met de Concernmodule verdient het aanbeveling de Rekening courant (Provinciaal, Volmacht en Agent) voor alle kantoren over een bepaalde periode met dezelfde datum te salderen. Als er gesaldeerd wordt met afwijkende intervallen per kantoor en per maatschappij/agent, dan kan dit tot gevolg hebben dat er problemen ontstaan bij het herroepen van een saldering voor meerdere maatschappijen of agenten tegelijk. Bij afwijkende periodes kunnen er dan meer boekingen teruggezet worden dan de bedoeling is.

Pad: FRAS

1. Vul in het venster Rekening courant per agent in het veld Selectie datum-bereik de datum t/m in waarvoor de agent(en) moet worden gesaldeerd. U kunt dit op twee manieren doen:
   • De boekdata handmatig opgeven;
   • Selecteren van het jaar, de periodes en de dagnummers. Alleen de maanden worden getoond waarin boekingen zijn gedaan.
2. Selecteer één , een reeks of alle agenten om te salderen.
3. Klik op Start . De agenten worden gesaldeerd.

   Notitie Gebruikt u de Uitgebreide agentmodule? Dan wordt voor agenten met een creditsaldo bij het salderen automatisch een excasso klaargezet.

Als blijkt dat te vroeg is gesaldeerd kunt u salderingen herroepen (of herstellen). Omdat u in principe pas saldeert als het saldo akkoord is, komt herroepen in de praktijk niet zoveel voor.

Pad: FRAP

1. Selecteer in het venster Salderingen agent(en) herroepen één , een reeks of alle agenten om de saldering van te herroepen.
2. Vul in het veld Herroepen salderingen met behulp van de aanwezige saldodata de begindatum in vanaf waar de salderingen herroepen worden.
3. Klik op Start .

Een totaal van de rekening-courantsaldi per agent. Via dit overzicht kun u afrekenen met de agenten. Dit kan betekenen dat u de agent betaalt of dat de agent een bedrag aan u betaalt. Deze betaling of ontvangst boekt u vervolgens via pad FFA op de agent.

Pad: FRAL

1. In het venster Saldolijst agenten kiest u of de lijst op Agentnaam of Agentnummer moet worden gesorteerd.
2. Met het veld Saldodatum t/m geeft u aan per welke datum u de lijst wilt uitdraaien.
3. Klik op Start .
4. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
5. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Saldolijst agenten.

Historie rekening-courant agent

Hier kunt u de gesaldeerde mutaties uitdraaien zonder de saldering te herroepen. Per agent krijgt u een recapitulatie. Aan het eind van het overzicht worden deze bij elkaar opgeteld (totaal generaal).

Pad: FRAV

1. In het venster Rekening-courant per agent kunt u de volgende criteria voor het maken van het overzicht opgeven.

   Criterium	Toelichting
   Selectiedatum bereik	Vul bij het veld t/m de boekdata in van de periode waarover u het overzicht wilt draaien. U kunt dit op twee manieren doen: De boekdata handmatig opgeven; Selecteren van het jaar, de periodes en de dagnummers. Alleen de maanden waarin boekingen zijn gedaan worden getoond. ANVA neemt altijd alle boekingen vanaf de laatste saldering.
   Selectie agent	Selecteer één , een reeks of alle agenten voor het overzicht.
   Overzicht	Kies voor een Standaard of Uitgebreid overzicht. Op een uitgebreid overzicht staan naast Boekdatum, Branche, Polisnummer, Omschrijving, Provisie, Kosten, Debet en Credit of Vervaldatum, Termijn, Incasso, Verzekerde som, Factuurnummer en Relatienummer.

2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
3. De vraag: 'Wilt u een begeleidende brief per agent afroepen? Deze worden klaargezet bij opbouwen formulieren' verschijnt. Als u hier voor Ja kiest, krijgt u de keuze uit de bijbehorende formuliersoorten en formulieren.
4. De vraag: 'Indien er deze periode geen posten zijn geboekt voor een agent, wilt u dan toch een rekening-courant overzicht voor deze agent afdrukken?'
5. Kies of u dit wilt door te antwoorden met Ja of Nee.
6. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.

   Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Rekening-courant historie agent.