ANFIN-grootboekadministratie

Inleiding ANFIN

ANFIN is het boekhoudpakket van ANVA. In ANVA voert u de verzekeringsadministratie en in ANFIN de grootboekadministratie. In ANVA wordt een koppeling aangelegd om de financiële mutaties in ANVA om te zetten naar journaalposten ten behoeve van ANFIN.

De specificatie van het saldo van diverse grootboeken kan worden teruggevonden in ANVA. Een overzicht van de geboekte provisiebedragen per branche wordt bijvoorbeeld in ANVA uitgedraaid.

U kunt in ANFIN meerdere boekhoudbedrijven aanmaken en gebruiken. Er kan echter maar één boekhoudbedrijf aan ANVA gekoppeld worden. Als u met de concernmodule en/of volmacht apart werkt, kunnen er meerdere boekhoudbedrijven aan ANVA worden gekoppeld.

Veelgestelde vragen

Is het mogelijk om vanuit ANFIN een auditbestand aan te maken ten behoeve van de accountant?

ANFIN - Inrichten

ANFIN inrichten

Om met ANFIN te kunnen werken worden - door een medewerker van ANVA B.V.- in pad BYSA de stuurcodes ANFIN en Menukeuze ANFIN omgezet. Een consultant van ANVA B.V. verricht de basisinrichting van ANFIN.

Tijdens de inrichting wordt in pad BYKO de financiële koppeling gelegd, daarbij wordt het boekhoudbedrijf aan ANVA gekoppeld. In dit pad worden de verschillende boekingswijzen, dagboeken, etc. gekoppeld aan de juiste grootboeken en dagboeken. Niet gekoppelde posten worden bij het journaliseren op de verschillenrekening geboekt. Mocht u bij het journaliseren dus bedragen tegenkomen op de verschillenrekening, dan moet u altijd eerst controleren of de koppelingen in pad BYKO goed gemaakt zijn.

Als voorbereiding op de inrichting kunt u zelf een overzicht opstellen met de te gebruiken grootboekrekeningnummers. Ook is het verstandig als uw boekhouder aanwezig is op de dag dat ANFIN wordt geactiveerd en ingericht door de consultant.

Stuurcodes aanzetten

Let op: GMU/OLA is vanaf release 54.P01 uitgefaseerd

Pad: BYSS en BYSF

In pad BYSS stuurcodes deel I kunt u de stuurcode Dagafschrift volledig via afboeken op Ja of Nee zetten.

• Als u de stuurcode op Ja zet:

  De betalingen en ontvangsten worden rechtstreeks op kas-, bank- en girogrootboekrekeningen geboekt. Deze worden via de afboekwijze in pad BYKO gekoppeld. Ook kan rechtstreeks op andere (kosten)grootboekrekeningen worden geboekt. Tenslotte worden ook de tussenrekeningen GMU/OLA via ANVA afgeboekt. Deze zijn via de boekingswijze in pad BYKO gekoppeld. Kortom, alle mutaties van het afschrift worden in ANVA geboekt, ook de kosten.

• Als u de stuurcode op Nee zet:

  De betalingen en ontvangsten worden via ANVA rechtstreeks op een tussenrekening geboekt. De tussenrekeningen zijn via de afboekwijze in pad BYKO gekoppeld. Vervolgens wordt het dagafschrift geboekt in de boekhouding in pad FHBG. De tussenrekeningen moeten dan glad lopen. In ANVA kan niet rechtstreeks op grootboekrekeningen worden geboekt. Er is daarom ook geen controle op het (post)banksaldo.

De betalingen van en uitkeringen aan relaties, betrokkenen, maatschappijen, agenten en crediteuren worden in ANVA  geboekt. Het afboeken van de overige onderdelen van het dagafschrift en dus ook het afboeken van de tussenrekeningen, waaronder de tussenrekening GMU/OLA, gebeurt in ANFIN. Ook worden de kosten rechtstreeks in ANFIN geboekt.

In pad BYSF, venster Instellingen financieel, kunt u met Info in het veld Boekdatum kiezen uit:

• Uit eenmalige boeking en schade

  Deze instelling wordt over het algemeen gehanteerd bij provinciale en kleinere volmachtkantoren met veel provinciale posten. Voor de provinciale posten wordt de boekdatum van de maatschappij gevolgd om aansluiting te krijgen bij de rekening-courant van de maatschappijen. Voor volmachtposten wordt veelal de huidige systeemdatum als boekdatum gebruikt. Bij de periodeprocedure (pad FHPGP) in ANFIN wordt een boekmaand afgesloten.

• Uit financiële verwerking

  De boekdatum uit de financiële verwerking wordt vooral gebruikt bij de grotere volmachtkantoren. Ook de kantoren die met (sub)agenten werken, gebruiken vaak de boekdatum uit de financiële verwerking. Omdat volmachtkantoren zelf de rekening-courant en subagentoverzichten aanmaken, hoeft de boekdatum van de maatschappij niet gevolgd worden. Het is nu wel mogelijk dat bij de provinciale posten verschillen met de rekening-courant van de maatschappij ontstaan. Deze verschillen worden beschouwd als overloopposten. Dit betekent dat u een boekdatum in kunt vullen in een eenmalige boeking of een schade, maar dat deze overschreven wordt door de boekdatum die bij de financiële verwerking wordt ingevuld.

Boekhoudbedrijf aanmaken en inrichten in ANFIN

Bedrijfsgegevens invoeren

Voor ieder boekhoudbedrijf vult u de zogenaamde stamgegevens in. U vult hier de gegevens in van het bedrijf waar u op dit moment in werkt. Als u de gegevens van een ander bedrijf wilt invullen, kunt u van bedrijf wisselen in pad FHABW. Een naam is natuurlijk een verplicht onderdeel. De andere onderdelen zijn informatief en worden niet actief in ANFIN gebruikt.

Pad: FHABB

1. Vul in ieder geval een goede herkenbare naam in het venster Bedrijfsstamgegevens in. De andere gegevens zijn optioneel.

   

2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Nieuw boekhoudbedrijf aanmaken

Als u met ANFIN gaat werken, of als u besluit om met meerdere boekhoudbedrijven te gaan werken, moet een nieuw boekhoudbedrijf aangemaakt worden. U kunt bijvoorbeeld besluiten om met meerdere boekhoudbedrijven te werken als er meerdere werkmaatschappijen aanwezig zijn binnen uw organisatie. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een makelaardij of hypotheekbedrijf.

Een nieuw bedrijf is een bedrijf met een (eventuele) kopie van de grootboekrekeningen, dagboeken, groepen grootboekrekeningen, hoofdgroepen en overige coderingen van een bestaand bedrijf, maar zonder de bijbehorende boekingen en saldo's.

De NAW-gegevens kunt u verder aanvullen in pad FHABB. In dit pad wordt het boekhoudbedrijf zelf aangemaakt

Pad: FHABI

1. Vul de volgende gegevens in het venster Aanmaak nieuw bedrijf ANFIN in.
   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Nieuw bedrijfsnummer	Voer hier een uniek nummer in voor dit boekhoudbedrijf.
   Naam bedrijf	Voer hier een unieke naam in voor dit boekhoudbedrijf.
   Nieuw boekjaar	Voer hier het standaard boekjaar in.
   Rekeningschema overnemen van	Als u een rekeningschema kopieert, kiest u met Info , van welk bedrijf u het schema kopieert. U hoeft het rekeningschema niet te kopiëren. Als u dit niet doet, moeten uiteraard alle grootboeken handmatig voor dit nieuwe boekhoudbedrijf ingevoerd worden. In de basisset die bij installatie wordt uitgeleverd zit een standaard grootboekschema. Achteraf kan het rekeningschema niet meer gekopieerd worden van een ander bedrijf.
   Uit boekjaar	Als u een rekeningschema kopieert, kies dan het juiste boekjaar. De grootboekschema’s kunnen namelijk per boekjaar verschillen.
   Te kopiëren gegevens	Kies hier of en welke gegevens u wilt overnemen uit het te kopiëren rekeningschema. Uiteraard worden er geen financiële gegevens gekopieerd. We raden aan om in ieder geval de Overige coderingen te kopiëren. Deze optie zorgt ervoor dat uit pad FHAO, ANFIN Grb.rek. aut.boekingen de sluitrekening wordt gekopieerd. De sluitrekening is noodzakelijk voor de juiste werking van ANFIN.

2. Klik op Start .

   Notitie: Het nieuwe boekhoudbedrijf kan pas door een gebruiker worden gekozen nadat het via pad BGG aan de gebruiker is toegekend. Zie voor instructies ANFIN-bedrijf toewijzen aan gebruiker.

Boekjaargegevens invoeren

In dit pad vult u de basisgegevens in over het boekjaar en de bijbehorende periodes.

Pad: FHAR

1. Vul in het venster Boekjaargegevens de volgende gegevens in.

   

   Vensteronderdeel	Betekenis
   Standaard boekjaar	Vul hier het huidige boekjaar in. Vanaf het moment dat de meeste boekingen worden gedaan in het nieuwe jaar, maar de jaarafsluiting nog niet is uitgevoerd is het handig om bij het standaard boekjaar het nieuwe jaar in te vullen.
   Laatst afgesloten boekjaar Grootboek	Dit veld wordt gevuld naar aanleiding van de jaarprocedure in pad FHPGJ.
   Laatst afgesloten boekjaar Kostenpl.	Dit veld wordt gevuld naar aanleiding van de jaarprocedure in pad FHPKJ.
   Aantal periodes per boekjaar	Vul het aantal periodes in dat een boekjaar heeft.
   Laatst afgesloten periode	Dit veld wordt gevuld naar aanleiding van de periodeprocedure in pad FHPGP.
   Laatst afgesloten periode Kostenpl	Dit veld wordt gevuld naar aanleiding van de periodeprocedure in pad FHPKP.

2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Boekhoudbedrijf aan ANVA koppelen

Afboekwijze aan boekhouding koppelen

Binnen ANVA is een afboekwijze: de manier waarop facturen worden afgeboekt of overige dagafschriftboekingen worden opgegeven.

Pad: BYKO

1. In het venster Boekhouding klikt u op de knop Boekhouding.
2. In het venster Koppeling boekhouding selecteert u het onderdeel Afboekwijze.
3. In het venster Kantoor koppeling boekhouding klikt u op Nieuw om een nieuwe afboekwijzekoppeling aan te maken.
4. In het venster Kantoor koppeling boekhouding vult u de volgende gegevens in.

   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Afboekwz.	Vul de te koppelen afboekwijze in met Info . Afboekwijzen maakt u aan in pad BLC en ze kunnen aan financiële instellingen (bank/postbank) zijn gekoppeld in pad BYKFB of BYKFP.
   Vanaf boekjaar	Vul het juiste (meestal huidige) boekjaar in. Boekjaren worden aangemaakt in pad FHAGK.
   Grootboek	Vul met Info het te koppelen grootboek in. Grootboeken worden aangemaakt in pad FHAGG.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie Wij raden u aan om de omschrijvingen van de afboekwijzen en hun bijbehorende grootboekrekeningen gelijk te houden.

Agent aan boekhouding koppelen

Pad: BYKO

1. In het venster Boekhouding klikt u op de knop Boekhouding.
2. In het venster Koppeling boekhouding selecteert u het onderdeel Agent.
3. In het venster Kantoor koppeling boekhouding klikt u op Nieuw om een nieuwe agentkoppeling aan te maken.
4. In het venster Kantoor koppeling boekhouding vult u de volgende gegevens in.

   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Agent	Vul de te koppelen agent in met Info . Agenten maakt u aan in pad BBA.
   Vanaf boekjaar	Vul het juiste (meestal huidige) boekjaar in. Boekjaren worden aangemaakt in pad FHAGK.
   Grootboek	Vul met Info het te koppelen grootboek in. Grootboeken worden aangemaakt in pad FHAGG.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Boekingssoort aan boekhouding koppelen

Pad: BYKO

1. In het venster Boekhouding klikt u op de knop Boekhouding.
2. In het venster Koppeling boekhouding selecteert u het onderdeel Boekingssoort.
3. In het venster Kantoor koppeling boekhouding klikt u op Nieuw om een nieuwe boekingssoort koppeling aan te maken.
4. In het venster Kantoor koppeling boekhouding vult u de volgende gegevens in.

   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Boekingsrt.	Vul de te koppelen standaard boekingssoort in met Info .
   Dagboek	Vul met Info het te koppelen dagboek in. Dagboeken worden aangemaakt in pad FHAA.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie De koppeling van de boekingsoorten is standaard aangemaakt door ANVA. In de regel hoeft deze niet worden aangepast.

Boekingswijze aan boekhouding koppelen

Pad: BYKO

1. In het venster Boekhouding klikt u op de knop Boekhouding.
2. In het venster Koppeling boekhouding selecteert u het onderdeel Boekingswijze.
3. In het venster Kantoor koppeling boekhouding klikt u op Nieuw om een nieuwe boekingswijze koppeling aan te maken.
4. In het venster Kantoor koppeling boekhouding vult u de volgende gegevens in.

   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Bk. wijze	Vul met Info de te koppelen boekingswijze in.
   Vanaf boekjaar	Vul het juiste (meestal huidige) boekjaar in. Boekjaren worden aangemaakt in pad FHAGK.
   Grootboek	Vul met Info het te koppelen grootboek in. Grootboeken worden aangemaakt in pad FHAGG.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

BTW aan boekhouding koppelen

Notitie Als u gebruikmaakt van de concernmodule en met één boekhouding voor alle kantoren werkt (de switch Volmacht apart in pad BYSF staat op Ja), dient u te koppelen via pad BYCO. Als per kantoor een boekhouding wordt bijgehouden, koppelt u via pad BYKO.

Nadat u via pad FHAGG grootboeken voor BTW hoog en BTW laag heeft aangemaakt, kunt u deze als volgt aan de boekhouding koppelen.

Pad: BYKO of BYCO

1. In het venster Boekhouding klikt u op de knop Boekhouding.
2. In het venster Koppeling boekhouding selecteert u het onderdeel BTW.
3. In het venster Kantoor koppeling boekhouding klikt u op Nieuw om een nieuwe BTW-koppeling aan te maken.
4. In het nieuwe venster Kantoor koppeling boekhouding vult u de volgende gegevens in.

   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   BTW Code	Vul met Info de te koppelen BTW code in. BTW codes worden aangemaakt of gewijzigd in pad BLC.
   Vanaf boekjaar	Vul het juiste (meestal huidige) boekjaar in. Boekjaren worden aangemaakt in pad FHAGK.
   Grootboek	Vul met Info het te koppelen grootboek in. Grootboeken worden aangemaakt in pad FHAGG.

5. Herhaal deze stappen om zowel BTW hoog als BTW laag te koppelen.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Assurantiebelasting aan boekhouding koppelen

U kunt als volgt zowel Nederlandse als buitenlandse assurantiebelastingcodes aan uw boekhouding koppelen:

Pad: BYKO of BYCO

1. Klik in het venster Boekhouding op de knop Boekhouding.
2. Selecteer in het venster Koppeling boekhouding het onderdeel Assurantiebelasting.
3. Klik in het venster Kantoor koppeling boekhouding op Nieuw om een nieuwe assurantiebelastingkoppeling aan te maken.
4. Vul in het venster Kantoor koppeling boekhouding de volgende gegevens in:

   Veld	Toelichting
   AssbelCode	Kies met Info de assurantiebelastingcode die u wilt koppelen aan de boekhouding. Assurantiebelastingcodes kunt u aanmaken of wijzigen in pad BLC.
   Vanaf boekjaar	Vanaf wanneer deze koppeling met het grootboek actief is. Vul het juiste (meestal huidige) boekjaar in. Boekjaren voor ANFIN worden aangemaakt in pad FHAGK.
   Grootboek	Vul met Info het te koppelen grootboek in. Grootboeken voor ANFIN worden aangemaakt in pad FHAGG.

   

5. Herhaal deze stappen voor alle coderingen die u wilt koppelen.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Crediteur aan boekhouding koppelen

In ANVA is een crediteur een betrokkene die niet is gerelateerd aan een polis of schade en aan wie u moet betalen. U kunt crediteuren aanmaken in pad BBE.

Pad: BYKO

1. In het venster Boekhouding klikt u op de knop Boekhouding.
2. In het venster Koppeling boekhouding selecteert u het onderdeel Crediteur.
3. In het venster Kantoor koppeling boekhouding klikt u op Nieuw om een nieuwe crediteur koppeling aan te maken.
4. In het nieuwe venster Selectie crediteur selecteert u de te koppelen crediteur.
5. In het nieuwe venster Kantoor koppeling boekhouding vult u de volgende gegevens in.

   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Vanaf boekjaar	Vul het boekjaar in waarop de koppeling ingaat. Meestal is dit het huidige boekjaar. Als u besluit om voor het nieuwe boekjaar crediteurkoppelingen te gaan gebruiken, maak dan eerst het nieuwe boekjaar aan in pad FHAGK.
   Grootboek	Kies met Info de te koppelen grootboekrekening.

6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Dagboek afboekwijze aan boekhouding koppelen

Pad: BYKO

1. In het venster Boekhouding klikt u op de knop Boekhouding.
2. In het venster Koppeling boekhouding selecteert u het onderdeel Dagboek afboekwijze.
3. In het venster Kantoor koppeling boekhouding klikt u op Nieuw om een nieuwe afboekwijze koppeling aan te maken.

   

4. Een nieuw venster Kantoor koppeling boekhouding verschijnt. Als in dit venster achter een dagboek afboekwijze als omschrijving ONBEKEND!! staat, betekent dit dat het dagboek na koppeling verwijderd is. Koppel in dat geval het dagboek aan een andere afboekwijze of maak het dagboek opnieuw aan in pad FHAA. Zie Dagboeken aanmaken voor een beschrijving.
   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Afboekwz	Vul met Info de te koppelen afboekwijze in.
   Dagboek	Vul met Info het te koppelen dagboek in.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie Wij raden u aan om de omschrijvingen en coderingen van de afboekwijze kas/bank/giro en hun bijbehorende dagboeken gelijk te houden.

Dagboek Balansinvoer koppelen aan grootboekrekening

Voor de overzichtelijkheid bij het afsluiten van het boekjaar is het belangrijk het dagboek Balansinvoer (code 90) aan een grootboekrekening te koppelen.

Het dagboek Balansinvoer is in principe, als eerder een jaarafsluiting is gedaan in ANVA, gekoppeld aan een grootboekrekening in het oude jaar, bijvoorbeeld de 'Tussenrekening beginbalans [oude jaar]'.

Zorg ervoor dat voor het nieuwe jaar het dagboek Balansinvoer (code 90) wordt gekoppeld aan een grootboekrekening, bijvoorbeeld de grootboekrekening 'Tussenrekening beginbalans [nieuwe jaar]'.

Pad: FHAA

1. Open het dagboek Balansinvoer (code 90).
2. Geef bij grootboek de te koppelen grootboekrekening aan, bijvoorbeeld 'Tussenrekening beginbalans [nieuw jaar]'.
3. Invullen laatste boekstuknummer. Standaard wordt het laatst ingevoerde boekstuknummer ingevuld.
4. Zet de keuze Handmatig boeken op Nee.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Maatschappij aan boekhouding koppelen

Als u gebruikmaakt van de concernmodule en met één boekhouding voor alle kantoren werkt (de switch Volmacht apart in pad BYSF staat op Ja), moet u de grootboekrekeningnummers koppelen via pad BYCO. Als per kantoor een boekhouding wordt bijgehouden, koppelt u de grootboeknummers via pad BYKO.

Voor het bedrijf met code 00001 zijn standaardkoppelingen aanwezig voor afboekwijzen, boekingssoorten, boekingswijzen, dagboek afboekwijzen en maatschappijen. Deze moet u aanpassen conform uw financiële pakket.

Als een maatschappij niet aan de boekhouding is gekoppeld, krijgt u daar tijdens de acceptatie een melding van. De boeking kan wel worden gemaakt, maar wordt op de verschillenrekening geboekt.

Pad: BYKO of BYCO

1. Selecteer het bedrijf.
2. In het venster Boekhouding klikt u op de knop Boekhouding.
3. In het venster Koppeling boekhouding selecteert u het onderdeel Maatschappij.
4. Klik op Nieuw .

   

5. In het nieuwe venster Kantoor koppeling boekhouding vult u de volgende gegevens in.
   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Mijnr	Vul met Info de te koppelen maatschappij in. Als in pad BMM in het venster Maatschappijgegevens aangegeven is dat de maatschappij alleen in de schademodule aanwezig is als tegenpartij, kan deze niet worden gekoppeld.
   Vanaf boekjaar	Vul het juiste (meestal huidige) boekjaar in. Boekjaren worden aangemaakt in pad FHAGK.
   Grootboek	Vul met Info het te koppelen grootboek in. Grootboeken worden aangemaakt in pad FHAGG.

6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Boekhoudbedrijf koppelingen afdrukken

De volgende controles worden gedaan en getoond bij het afdrukken van de koppelingen:

• Wele koppelingen eventueel ontbreken
• Welke verwijzende maatschappijen geen koppelingen hebben

Pad: BYKO

1. In het venster Boekhouding klikt u op de knop Boekhouding.
2. Klik op Afdrukken .

   

3. Het venster Afdruk koppelingen kunt u verschillende opties opgeven. Als u een overzicht wilt hebben van de aanwezige én ontbrekende koppelingen, kiest u bij Overzicht ontbrekende koppelingen voor Ja en voor Alleen de koppelingen voor Nee.
4. Klik op OK.
5. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
6. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Koppelingen boekhouding.

   Notitie
   - Maatschappijen die in pad BMM op 'alleen in schade' staan, hebben geen koppeling.
   - Poolmaatschappijen en verdelingen hebben geen koppeling.
   - Maatschappijen waarbij in pad BMM een verwijzend maatschappijnummer is ingevuld, hebben geen koppeling.

Van boekhoudbedrijf wisselen

Als u met meerdere boekhoudbedrijven werkt, zult u van boekhoudbedrijf moeten wisselen als u handmatig in ANFIN een boeking op het boekhoudbedrijf wilt maken dat niet aan ANVA gekoppeld is.

Pad: FHABW en FHW

1. In het venster Wisselen bedrijf dubbelklikt u op het bedrijf dat u wilt wisselen om dit te selecteren.
   
2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie
   - Vergeet niet om na de handelingen die u in dit boekhoudbedrijf moet verrichten, weer terug te wisselen naar het standaard boekhoudbedrijf.
   - Met de toetsen [Shift] + [F7] kunt u snel zien in welk boekhoudbedrijf u werkt.

Veelgestelde vragen

Er is een nieuw ANFIN-bedrijf gemaakt, maar dat is niet te kiezen in het venster Wisselen bedrijf.

Boekhoudbedrijf kopiëren

Je kunt een boekhoudbedrijf kopiëren, als je bijvoorbeeld het jaar wilt afsluiten of een demoset wilt maken. In de procedure voor het afsluiten van het boekjaar is tevens opgenomen, dat je voor het afsluiten van het boekjaar een kopie maakt van het boekhoudbedrijf. Als je een boekhoudbedrijf kopieert worden alle gegevens meegenomen, dus ook de cijfers in de boekhouding. Dit in tegenstelling tot de kopieerslag die bij het maken van een nieuw boekhoudbedrijf wordt gemaakt.

Pad: FHABE

1. Vul in het venster Kopiëren bedrijf ANFIN de volgende gegevens in.

   

   Veld	Toelichting
   Nieuw bedrijfsnummer	Vul het nummer van het nieuwe bedrijf in.
   Naam bedrijf	Vul de naam van het nieuwe bedrijf in.
   Rekeningschema overnemen van	Kies met Info van welk boekhoudbedrijf het rekeningschema gekopieerd wordt.

2. Klik op Start .

Boekhoudbedrijf verwijderen

Het huidige boekhoudbedrijf kan niet verwijderd worden. Een boekhoudbedrijf kan alleen verwijderd worden als in pad FHPGJ alle boekjaren zijn afgesloten. Als u een boekhoudbedrijf verwijdert, worden alle gegevens bij dit bedrijf definitief verwijderd.

Pad: FHABV

1. In het venster Aanwezige bedrijven dubbelklikt u op het te verwijderen bedrijf.

2. Antwoord Ja op de vraag Weet u zeker dat u dit ANFIN bedrijf wilt verwijderen?.

Nummerindeling invoeren

Al staat in dit venster de keuze om de lengte van de debiteuren- en crediteurenrekeninnummers in te voeren, dit hoeft u niet te doen. Deze keuze wordt niet meer door ANVA ondersteund.

Pad: FHAN

1. Vul in het venster Nummerindeling de volgende gegevens in.
   
2. Vul in het veld Lengte grootboekrekeningnummer de lengte van uw grootboeknummers in als deze afwijkt van de standaard zes karakters zoals deze in ANVA zijn opgenomen. De lengte mag zes, zeven of acht karakters zijn. Als u hier een andere lengte kiest, zullen alle grootboekrekeningnummers hieraan aangepast worden. Als u de lengte op zeven of acht karakters heeft staan en u wijzigt dit in zes karakters, dan zal het eerste cijfer van de grootboekrekeningnummers verwijderd worden
3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Grootboek aanmaken

U kunt als volgt een grootboekrekening aanmaken:

Pad: FHAGG

1. Klik in het venster Grootboek op Nieuw en vul de volgende gegevens in.
   
2. Het eerste veld in het venster toont standaard het boekjaar waarin gewerkt wordt. Wilt u een grootboek maken voor een ander boekjaar, dan kiest u menu Boekjaar en vult u hier het boekjaar in waar u het grootboek voor maakt. Boekjaren maakt u aan in pad FHAGK. 

   Vensteronderdeel	Betekenis
   Grootboekrekening	Geef hier het nummer van het grootboek in en houd daarbij rekening met de lengte van het grootboek.
   Groep	Als het grootboek onder een bepaalde groep valt, vult u hier met Info de juiste groep in. Groepen maakt u aan in pad FHAO. Groepen worden gebruikt om bijvoorbeeld een kolommenbalans op groepsniveau uit te kunnen draaien. Deze overzichten worden dan minder gedetailleerd afgedrukt. Wij raden u aan om de grootboeken in groepen op te nemen. Voorbeeld Het grootboek voor Aegon is onderdeel van de groep Maatschappijen Provinciaal.
   Omschrijving	Vul de naam van het grootboek in.
   Balans	Kies of/hoe het saldo van het grootboek op de balans komt. U heeft de keuze uit: Debet, het saldo wordt altijd aan de debetzijde afgedrukt. Credit, het saldo wordt altijd aan de creditzijde afgedrukt. Afh saldo, het saldo wordt afhankelijk van een positief of negatief resultaat aan de debet of creditzijde afgedrukt. Nee, het saldo komt niet op de balans, maar op de winst-verliesrekening.
   Kostenplaatsen adm.	Kies hier of dit grootboek meegeteld wordt in de kostenplaatsen administratie.
   Liquiditeitsprognose	Kies hier of dit grootboek opgenomen wordt in de liquiditeitsprognose. De werkelijke ontvangsten en uitgaven op deze grootboekrekeningen worden afgezet tegen de geprognotiseerde ontvangsten en uitgaven zoals bepaald in pad FHAGL.
   Handmatig boeken	Kies hier of op dit grootboek handmatig wordt geboekt. Grootboeken die vanuit ANVA worden gevuld, kunt u het beste op niet handmatig boeken zetten. Moet er toch een boeking handmatig plaatsvinden dan kunt u deze optie op Ja zetten, de boeking maken en de optie terug op Nee zetten. Een aantal grootboekrekeningen die in pad BYKO worden gekoppeld, moeten op Nee worden gezet. Bijvoorbeeld de debiteuren, maaatschappij-rekeningen en provisierekeningen. Als u niet met tussenrekeningen werkt moeten ook de kas, bank en giro grootboekrekeningen op Nee worden gezet om verschillen tussen ANVA en ANFIN te voorkomen.
   Separaat afsluiten	Kies hier of deze grootboekrekening separaat afgesloten wordt. Aan het begin van een boekjaar sluit u het oude jaar af. Sommige grootboekrekeningen (bank, kas enz) wilt u eerder afsluiten. Deze grootboeken kunt u afsluiten als u hier voor Ja kiest. Het separaat afsluiten doet u in pad FHPGJ.
   Budget	Als het grootboek in een budgetverdeling hoort, vult u hier met Info de juiste groep in. Bugetverdelingen worden aangemaakt in pad FHAO.
   Bedrag jaarbudget	Als het grootboek in een budgetverdeling hoort, vult u hier het totale budgetbedrag voor het grootboek voor het boekjaar in.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie
   - Per maatschappij/verzekeraar kan één grootboekrekening worden aangemaakt.Maak geen grootboekrekeningen aan voor verwijzende maatschappijen, pool- en verdeelmaatschappijen
   - Op de grootboekrekening staat uw netto saldo ten aanzien van de maatschappij. Dit saldo moet overeenkomen met het saldo in de overzichten in pad FRP./FRV.
   - Het is in de boekhouding niet mogelijk de provisies op te splitsen naar maatschappij. Er moet wel onderverdeling gemaakt worden in afsluit-, incasso-, bonus-, hypotheek,-  en zelfwerkzaamheidsprovisie. De provisie opbrengst per maatschappij kan in pad MOMM opgehaald worden.
   - Wij raden aan om altijd een grootboekrekening te maken om resultaat van het vorig boekjaar om te kunnen zetten, in verband met het doorboeken van het winst-verliessaldo bij het afsluiten van een boekjaar.

Verplichte ANFIN grootboekrekeningen

Wij raden u ten sterkste aan om tenminste de volgende grootboekrekeningnummers aan te maken in pad FHAGG.

Notitie
- In dit overzicht gaan wij ervan uit dat u een zescijferige nummerindeling toepast. Gebruikt u een zeven- of achtnummerige indeling, dan kunt u voorloopnullen plaatsen.
- ANVA heeft deze nummering naar aanleiding van het volgende nummeringpatroon:

Dagboeken aanmaken

Alle boekingen op grootboeken, komen via de dagboeken binnen. Bij het aanmaken van dagboeken is het belangrijk om hierin een vaste structuur aan te houden. Het is niet verplicht de dagboeken aan rekeningnummers te koppelen. Bijvoorbeeld de dagboeken 41 ANVA boekingen en 42 ANVA betalingen zijn standaard niet gekoppeld. Dit in tegenstelling tot de afboekwijzen van bank en giro, die specifiek aan een grootboekrekeningnummer kunnen worden gekoppeld. Als in ANVA in pad BYSS de stuurcode Dagafschrift volledig via afboeken op Nee staat, moeten de afboekwijzen aan een tussenrekening gekoppeld worden.

Pad: FHAA

1. Klik op Nieuw .

   

2. Vul een unieke code voor het dagboek in het venster Ingave code in. Houdt de coderingen van kas-bank en  giro bij voorkeur gelijk aan de coderingen van de afboekwijzen.
3. Druk op [Enter]. Vul in het nieuwe venster de volgende gegevens in.

   

   Vensteronderdeel	Betekenis
   Omschrijving	Vul hier de naam van dit dagboek in. Als u een dagboek voor een bank/postbankrekening aanmaakt, raden wij u aan om dit nummer in de omschrijving van het dagboek op te nemen. Als u het grootboek dezelfde naam geeft, weet u zeker dat de koppeling goed is.
   Grootboekrekening	Kies desgewenst met Info op welk grootboek de posten van dit dagboek worden geboekt. Niet alle dagboeken worden aan een grootboekrekening gekoppeld. Memoriaal boeken worden bijvoorbeeld altijd handmatig geboekt.
   Laatste boekstuknr.	Hier kunt u bij een bestaand dagboek zien wat het laatste boekstuknummer is waarop is geboekt.
   Handmatig boeken	Kies hier of handmatig in dit dagboek geboekt mag worden. Zet deze optie op Nee als de posten op dit dagboek uit ANVA komen. Als deze optie op Ja staat kunt u vanuit ANFIN op dit dagboek boeken in pad FHBG.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie ANVA gebruikt de volgende codes. Sommige van deze codes zijn in ANVA geprogrammeerd. Daarom raden wij u aan om de volgende coderingen te volgen:

   Code 10-19	Kas
   Code 20-29	Bank
   Code 30-39	Giro
   Code 40	Memoriaal
   Code 41	ANVA Boekingen
   Code 42	ANVA betalingen
   Code 43	ANVA Memoriaal
   Code 90	Balansinvoer.  Dit dagboek kan gekoppeld worden aan een tussenrekening.

   Notitie Als een dagboek niet wordt gekoppeld aan een grootboekrekening, moeten bij het boeken in pad FHBG minstens twee grootboekrekeningen worden meegegeven. Dit is bijvoorbeeld het geval bij boekingen op het dagboek memoriaal.

Controle op boekperiodes per kantoor

Controle op boekperiodes instellen

Om te voorkomen dat wordt geboekt op reeds afgesloten boekingsperiodes of periodes die te ver in de toekomst liggen, kunt u instellen binnen welke periodes kan worden geboekt. Voor de volgende categorieën kan een boekperiode worden ingegeven:

• Eenmalige- en schadeboekingen met onderscheid naar:
  • provinciaal.
  • volmacht (alleen ANVA5).
  • verdelingen (alleen ANVA5).
• Overige debiteuren.
• Schadereserve.
• Afboeken.
• Salderen facturen / selectie vaste termijn rekening-courant / salderen rekening-courant.
• Financiële verwerking.

De instellingen gelden voor niet-ANFIN en ANFIN-boekingen. Het is mogelijk periodes op te geven waarbinnen een nieuwe boeking moet vallen. De periode kan bestaan uit het ingeven van een datum vanaf en datum t/m, of uit het ingeven van het aantal maanden voor en na de systeemdatum. Dit laatste heeft als voordeel dat eenmalig een vast aantal maanden kan worden ingegeven en dat dit niet meer hoeft te worden aangepast. Als buiten de opgegeven periode wordt geboekt, verschijnt direct een melding op het scherm.

Notitie
- Op periodes die gesloten zijn met de periodeprocedure kunt u niet meer boeken. Ook niet als deze nog open staan in pad BYKO.
- Voor de Concernmodule kunt u de periodes inregelen via pad BYCO. Voor de Concernmodule met de optie Kantoren apart kan per kantoor een boekperiode worden opgegeven via pad BYKO.
- Voor de module Volmacht apart kunt u de periodes inregelen via pad BYVO.

Toegestane boekperiodes opgeven

Let op Het is verplicht om bij het inrichten van uw boekhouding gegevens in te vullen in de velden bij Eenmalige boeking schade. Gebeurt dit niet, dan volgt bij het maken van een boeking een melding en kan er geen boeking worden aangemaakt. Bij de overige boekingsoorten zal geen controle op de boekdatum plaatsvinden als er niets is ingevuld in de basisgegevens.

Let op Als er nog financieel te verwerken facturen aanwezig zijn, volgt daarvan een melding bij het wijzigen van de boekperiodes. U kunt de boekperiodes echter wel aanpassen.

Voorbeeld

• Stel dat degene die de rekening-couranten controleert, de rekening-courant van een bepaalde periode heeft gecontroleerd en gesaldeerd, dan kan via deze menukeuze die periode worden geblokkeerd voor boeken.

Pad: BYKO

1. In het venster Boekhouding klikt u op de knop Boekperiodes.
2. In het venster Toegestane boekperiodes kunt u voor verschillende soorten boekingen een periode opgeven.
   • Als één of meer data in een veld Vanaf of T/m zijn ingevuld, kunt u de velden voor het aantal maanden voor of na de huidige maand niet meer invullen.
   • Waarde <leeg> = 99. Het maximum aantal maanden dat ingevuld kan worden is 99. Gerekend wordt met de huidige maand plus of min het aantal opgegeven maanden.
   • Waarde 0 = 'huidige maand'.

   Voorbeeld

   Aantal maanden voor: 2

   Aantal maanden na: (niet opgegeven). Gerekend wordt met 99.

   Systeemdatum : 15-06-2010

   Boekingen mogelijk van 01-04-2010 t/m 31-10-2018

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Eenmalige boeking/schade	Geef de toegestane periode op voor eenmalige- en schadeboekingen. Terugboekingen vallen ook onder de instellingen die u hier doet. Het controleren van de boekperiode bij het invoeren van eenmalige boeking of schadeboeking wordt uitsluitend uitgevoerd bij de instelling Boekdatum uit eenmalige boeking en schade (pad BYSF, veld Boekdatum).
   Overige debiteuren	Geef de toegestane periode op voor boekingen op Overige debiteuren.
   Schadereserve	Geef de toegestane periode op voor schadereserve boekingen.
   Afboeken	Geef de toegestane periode op voor afboekingen.
   Salderen/vaste termijn	Geef de toegestane periode op voor salderen (facturen en rekening-courantrelatie) en het selecteren van de vaste termijn voor rekening-courantrelaties.
   Fin. verwerking e.b./schade	Het controleren van de boekperiode bij de financiële verwerking van overige debiteuren, eenmalige- en schadeboekingen wordt uitsluitend uitgevoerd bij de instelling Boekdatum uit Financiële verwerking (pad BYSF, veld Boekdatum).
   Fin. verwerking prolongatie	Het controleren van de boekperiode bij de financiële verwerking van prolongatieboekingen wordt uitsluitend uitgevoerd bij de instelling Boekdatum uit Financiële verwerking (pad BYSF, veld Boekdatum).

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie
   - Als bij het opgeven van een boeking in ANVA wordt geboekt buiten de toegestane boekperiode, dan verschijnt een melding Boekdatum valt buiten de toegestane boekperiode [datum vanaf] t/m [datum t/m]. Wanneer in plaats van data een aantal maanden voor of na de boekdatum is opgegeven, wordt deze intern omgerekend naar data. Ook in deze gevallen wordt dan de datumperiode getoond in de melding.
   - De geldigheid van de boekdatum ten opzicht van de boekperiode wordt ook gecontroleerd voor processen die in batch worden uitgevoerd. Alleen indien van toepassing en als u in bezit bent van de module Batchverwerking.

Vaste journaalposten aanmaken

U kunt vaste journaalposten maken en hierop boeken. U kunt boeken op een nieuwe journaalpost. U kunt echter ook een journaalpost steeds opnieuw gebruiken om hierop te boeken.

Pad: FHAGV

1. In het venster met de vaste journaalposten klikt u op Nieuw .
2. In het venster Vaste journaalposten vult u de volgende gegevens in.
   
3. Vul in het veld Boekstuk het boekstuknummer in.
4. Druk op [Enter].
5. Vul in het nieuwe veld een duidelijke omschrijving voor de boeking in.
   De vaste journaalpost is aangemaakt. Nu kunt u een boeking op de journaalpost maken.
6. Druk op [Enter] als de journaalpost nieuw aangemaakt is, of dubbelklik op de journaalpost in het venster om deze te openen als u op een bestaande journaalpost wilt boeken.
7. Klik op Nieuw en vul in het venster waar de boeking in gemaakt wordt de volgende gegevens in.
   

   Veld	Betekenis
   Grootboekrek.	Vul met Info de grootboekrekening in waar de journaalpost op geboekt wordt.
   Omschrijving	Vul een duidelijke naam in voor de grootboekrekening.
   Debet/Credit	Kies of het om een debet- of creditboeking gaat.
   Bedrag	Vul het te boeken bedrag in.

8. Druk op [Enter].
9. Maak de tegenboeking.
10. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

    Notitie Als de vaste journaalposten voor een bepaalde maand niet zijn verwerkt in pad FHBV, dan kan de periodeprocedure niet gedraaid worden.

Liquiditeitparameters aanmaken

Pad: FHAGL

1. Als u een parameter voor het nieuwe boekjaar maakt en dus niet het standaard, huidige boekjaar, kunt u het boekjaar wijzigen in menu Boekjaar.
2. Klik op Nieuw .
   
3. Vul de volgende gegevens in het venster Liquiditeitparameter in.
   

   Vensteronderdeel	Betekenis
   Grootboekrekening	Vul met Info het grootboek in waar de liquiditeitparameters aan worden gekoppeld.
   Omschrijving	Vul de naam van de parameter in.
   Periode	Vul het nummer van de week in.
   Bedrag	Vul het debet of creditbedrag in.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Vaste activa aanmaken

Op basis van zelf ingevoerde beginwaarden worden automatisch de periodieke afschrijvingen berekend voor de periodieke verwerking in de boekhouding.

Pad: FHAV

1. In het venster met de bestaande vaste activa klikt u op Nieuw .
2. Vul de volgende gegevens in het venster Onderhoud vaste activa in.
   

   Vensteronderdeel	Betekenis
   Afdeling	Vul met Info de afdeling in waar de vaste activa voor is. Afdelingen worden aangemaakt in pad BLC.
   Nummer vaste activa	Vul een uniek nummer voor de vaste activa in.
   Aankoopdatum	Vul als de activa gekocht is, de aankoopdatum in.
   Verkoopdatum	Vul als de activa verkocht is, de verkoopdatum in.
   Aanschafwaarde	Vul de aanschafwaarde in als het gekochte vaste activa is.
   Restwaarde	De waarde van de vaste activa aan het eind van de afschrijvingsperiode.
   Reeds afgeschreven	Het bedrag dat al is afgeschreven op de vaste activa.
   Afschrijving % per jaar	Het percentage dat jaarlijks van de waarde van de vaste activa wordt afgeschreven.
   Balans per periode	Het balansbedrag voor de vaste activa in de huidige periode.
   Laatst verwerkte periode	De periode die als laatste financieel is verwerkt.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Kostenplaats aanmaken

Als u een kostenplaats voor het nieuwe boekjaar maakt en dus niet het standaard huidige boekjaar, kunt u het boekjaar wijzigen in menu Boekjaar.

Pad: FHAKB

1. Klik op Nieuw in het venster met bestaande kostenplaatsen.
2. Vul de volgende gegevens in het venster Kostenplaats in.
   

   Vensteronderdeel	Betekenis
   Afdeling	Vul met Info de afdeling in waar de kostenplaats voor is. Afdelingen worden aangemaakt in pad BLC.
   Sub-afdeling	Vul hier desgewenst een nummer in voor de sub-afdeling als u de afdeling wilt opsplitsen.
   Kostenplaatsnummer	ANVA kent de kostenplaats een nummer toe.
   Omschrijving	Geef een duidelijke naam aan de kostenplaats.
   Budget	Voer, als de kostenplaats gebudgetteerd wordt, het budgetnummer in met Info .
   Jaarbudget	Vul hier het bedrag in dat op jaarbasis in het budget is opgenomen voor deze kostenplaats.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Kostenplaatsen naar kostenplaats verdelen

Hier wordt per kostenplaats een procentuele verdeling naar diverse andere kostenplaatsen gemaakt. De verdeling hoeft geen 100% te zijn. De percentages worden gebruikt om het budget en de werkelijke kosten van de betreffende kostenplaats te verdelen naar de vastgelegde kostenplaatsen. Een overzicht verschijnt van kostenplaatsen waarover een kostenplaats kan worden verdeeld. Kostenplaatsen worden aangemaakt in pad FHAKB.

Pad: FHAKV

1. In het venster met de bestaande kostenplaatsen selecteert u de kostenplaats waar de verdeling op gemaakt wordt.
   
2. In het venster Kostenplaatsen klikt u op Nieuw .
   
3. Vul de volgende onderdelen in het venster Percentage in.
   

   Veld	Functie
   Kostenplaats	Vul met Info de kostenplaats in die in de verdeling opgenomen wordt.
   Nummer	ANVA vult het nummer in van de kostenplaats die in de verdeling opgenomen wordt.
   Percentage	Vul het percentage dat de kostenplaats die in de verdeling wordt opgenomen inneemt in.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Kostensoort naar kostenplaats verdelen

Hier wordt per grootboekrekening een procentuele verdeling naar de diverse kostenplaatsen gemaakt. De verdeling moet in totaal 100% zijn. De percentages worden gebruikt om het vastgelegde budget op de grootboekrekening zoals ingevoerd in pad FHAGG, te verdelen naar de kostenplaatsen en voor het automatisch boeken van de werkelijke kosten. Kostenplaatsen worden aangemaakt in pad FHAKB.

Pad: FHAKE

1. Het venster met alle grootboekrekeningen van het standaard boekjaar verschijnt. Als u alvast de kostensoorten voor het volgend boekjaar wilt vastleggen, doet u dit door het menu Boekjaar te kiezen en hier het nieuwe boekjaar dat u gemaakt heeft in pad FHAGK in te vullen.
2. Selecteer de grootboekrekening die in de kostenplaats(en) opgenomen wordt. Het venster Kostenplaatsen verschijnt met daarin de bestaande kostenplaatsverdelingen.
   
3. Klik op Nieuw . Het venster Percentage verschijnt.
   
4. Als de grootboekrekening in één kostenplaatsverdeling opgenomen wordt, kies dan de kostenplaats en vervolgens het percentage. Als de grootboekrekening in meerdere kostenplaatsverdelingen opgenomen wordt, herhaal stap 3 dan tot u een totaal heeft van 100 procent.
5. Klik op Afsluiten .

ANFIN-bedrijf toewijzen aan gebruiker

In het veld Standaard ANFIN kunnen een of meerdere boekhoudbedrijven aan een gebruiker worden toegewezen. Hiervoor dien je bij de menukeuze ANFIN (alleen aanwezig als je in het bezit bent van de module Grootboekadministratie ANFIN), bedrijven toe te kennen.

Pad: BGG

1. In het venster Gebruikers selecteer je de gebruiker waaraan het ANFIN-bedrijf moet worden toegewezen.
2. In het venster Gebruiker ga je naar menu ANFIN.

   

3. In het venster Toegestane bedrijven per gebruiker selecteer je het toe te wijzen ANFIN-bedrijf.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Overige codering vastleggen

Budgetverdeling aanmaken

Om te werken met budgetteringen moet de verdeling worden aangemaakt.

Pad: FHAO

1. Dubbelklik op ANFIN budgetverdeling om deze te selecteren in het venster Coderingen.

   

2. Als u de budgetverdeling voor een ander boekhoudbedrijf wilt maken, klikt u op de knop Wisselen bedrijf om van bedrijf te wisselen.
3. In het venster ANFIN budgetverdeling klikt u op Nieuw .
4. In het venster Code vult u een unieke code voor de verdeling in en drukt u op [Enter].
5. In het venster waar de naam van de verdeling wordt ingevuld, voert u een duidelijke omschrijving in.

   

6. Druk op [Enter].
7. Vul voor iedere maand het budgetpercentage in.

   

8. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Consolidatiecodes aanmaken

Om te consolideren maakt u eerst de consolidatiecodes aan, dan consolideert u in pad FHPS en tenslotte draait u de kolommenbalans in pad FHOS. Zie meer informatie over consolideren en over consolidatieoverzicht kolommenbalans.

Pad: FHAO

1. Als u de consolidatiecode voor een ander boekhoudbedrijf wilt maken, klikt u op de knop Wisselen bedrijf om van bedrijf te wisselen.
2. Dubbelklik op ANFIN consolidatiecodes om deze te selecteren.
3. In het venster ANFIN Consolidatiecodes klikt u op Nieuw .
4. Vul in het venster Ingave code een unieke code in voor de consolidatiecode en druk op [Enter].

   

5. Vul in het venster Nieuw ANFIN consolidatiecodes de naam van de consolidatiecode in.

   

6. Druk op [Enter].

   

7. In het venster waar de gekoppelde grootboeken voor de consolidatiecode in staan klikt u op Nieuw .
8. Vul met Info in het venster waar de te koppelen grootboekrekening ingevoerd moet worden de te koppelen grootboekrekening in.
9. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Hoofdgroepen aanmaken

Met ANFIN Hoofdgroepen kunt u samenhangende groepen gegroepeerd op de verschillende overzichten tonen om minder gedetailleerde en meer ordelijke overzichten te maken. Om deze groepen te groeperen maakt u in dit pad de hoofdgroep aan. In pad FHAGG geeft u per grootboek aan in welke groep deze opgenomen moet worden. In FHAO geeft u bij de keuze ANFIN groepen grootboek per groep aan in welke hoofdgroep deze opgenomen dient te worden. De overzichten in pad FHOG kunnen nu per grootboek, groep of zelfs hoofdgroep worden getoond.

Pad: FHAO

1. Dubbelklik op ANFIN hoofdgroepen om deze te selecteren.

2. In het venster ANFIN hoofdgroepen grootboek klikt u op Nieuw .
3. In het venster Ingave code voert u een unieke code voor de hoofdgroep in.
   
4. Druk op [Enter].
5. In het venster waar de omschrijving voor de hoofdgroep ingevoerd wordt voert u in het veld Omschrijving een duidelijke naam voor de hoofdgroep in.
   

   Notitie
   - Groepen worden aan de hoofdgroep gekoppeld onder ANFIN groepen grootboek in ditzelfde pad.
   - Als u een hoofdgroep wilt verwijderen, verwijder dan eerst de koppeling bij de groepen.

Groepen aanmaken

Met ANFIN groepen kunt u samenhangende grootboekrekeningen gegroepeerd op de verschillende overzichten tonen om minder gedetailleerde en meer ordelijke overzichten te maken. Om deze grootboeken te groeperen, maakt u in dit pad de groep aan. In pad FHAGG geeft u per grootboek aan in welke groep deze opgenomen moet worden. De overzichten in pad FHOG kunnen nu per grootboek, groep of zelfs hoofdgroep getoond worden.

Pad: FHAO

1. Dubbelklik op ANFIN groepen grootboek om deze te selecteren. Als u de groepen voor een ander boekhoudbedrijf wilt maken, klikt u op de knop Wisselen bedrijf om van bedrijf te wisselen.
2. In het venster ANFIN groepen grootboek klikt u op Nieuw .
3. Vul een unieke code voor de groep in en druk op [Enter].
4. Vul in het venster waar de gegevens van de groepen in staan de volgende gegevens in.
   

   Vensteronderdeel	Betekenis
   Omschrijving	Vul een duidelijke naam voor de groep in.
   Hoofdgroep	Als de groep onderdeel is van een hoofdgroep, kies deze hier met Info . Hoofdgroepen worden ook aangemaakt in dit pad.
   Budget	Als de groep onderdeel is van een budget, voert u hier het bedrag in.
   Verdeling	Vul, als de groep onderdeel is van een budget, hier met Info de verdeling in.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Rapportcodes aanmaken

Als u gebruik maakt van rapportcodes kunt u de volgende overzichten maken:

• Een verkorte saldibalans en een overzicht van de winst-verliesrekening.
• De kolommenbalans op rapportcode zonder grootboekrekeningnummers.
• Een subtelling op volgorde van rapportcode inclusief de bijbehorende grootboekrekeningen.

Pad: FHAO

1. Als u de consolidatie code voor een ander boekhoudbedrijf wilt maken, klikt u op de knop Wisselen bedrijf om van bedrijf te wisselen.
2. Dubbelklik op ANFIN Rapportcodes om deze te selecteren.
3. In het venster ANFIN Rapportcodes klikt op Nieuw .
   
4. In het venster Ingave code voert u een unieke code in voor de rapportcode.
   
5. Druk op [Enter].
6. Vu in het venster Nieuw ANFIN rapportcodes de consolidatiecode in.
   
7. Druk op [Enter].
8. In het venster waar de gekoppelde grootboeken voor de rapportcodes in staan klikt u op Nieuw .
   
9. Vul met Info de te koppelen grootboekrekening in.
10. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Grootboekrekening automatische boekingen

Pad: FHAO

In dit pad in het onderdeel ANFIN Grootboekrek. autom. boekingen staat de koppeling met de sluitrekening. Deze koppeling mag u nooit verwijderen omdat deze van cruciaal belang is voor een juiste werking van ANFIN.

Stuurgegevens ANFIN invoeren

Pad: FHAS

In dit pad geeft u in venster Stuurgegevens ANFIN aan, of bij een handmatige boeking de omschrijving van de tegenrekening automatisch gevuld wordt met de omschrijving die u opgeeft bij de boeking.

Aanmaken/openen nieuw boekjaar

Bij het openen van een nieuw boekjaar, zul je meestal het bestaande rekeningschema in dit nieuwe boekjaar willen gebruiken. Om dit te doen, kopieer je het rekeningschema.

Pad: FHAGK

1. Het venster Kopiëren boekjaar verschijnt.
   
2. In het veld Te kopiëren boekjaar staat het (huidige) standaard boekjaar. Je kunt dit boekjaar wijzigen. Meestal zul je echter dit boekjaar willen kopiëren.
3. Druk op [Enter].
   Selecteer één , een reeks of alle grootboekrekeningen in het venster Geselecteerde grootboekrekeningen.
   
4. Klik op Start .

   Notitie Eventuele saldi van verwijderde grootboekrekeningen (uitsluitend balans) worden bij de jaarafsluiting naar de opgegeven verschillenrekening gezet.

Resultaat oud boekjaar aanmaken

Voor het nieuwe boekjaar moet je de grootboekrekening Resultaat oud boekjaar aanmaken. Deze rekening moet dus in het nieuwe boekjaar worden ingevoerd.

Pad: FHAGG

1. Controleer welk boekjaar staat aangegeven. Standaard is het huidige jaar aangegeven tenzij via pad FHAR een ander boekjaar als standaard is aangegeven. Zorg ervoor dat het huidige (nieuwe) jaar is ingevuld.
2. Klik op Nieuw .
3. Vul bij Grootboekrekening een herkenbaar grootboekrekeningnummer in.
4. Het veld Groep vul je alleen in als dit is ingericht in ANVA.
5. Vul bij Omschrijving een herkenbare naam voor de grootboekrekening in, bijvoorbeeld 'Resultaat [oud boekjaar]'.
6. Geef eventuele andere zoekmogelijkheden op.
7. Zet de keuze Balans op Afh. saldo.
8. Zet de keuze Separaat afsluiten op Nee.
9. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Beginsaldi invoeren

Beginsaldo maatschappij invoeren

Van de maatschappijen moeten de beginsaldi in ANVA overeenkomen met de beginsaldi in de boekhouding. De beginsaldi moeten ook overeenstemmen met de rekening-courant die de maatschappij maandelijks toestuurt (provinciaal).

U voert een beginsaldo van de maatschappij in als:

• Uw kantoor start met het werken met ANVA. U voert dan ook dit saldo in in de boekhouding (ANFIN of extern financieel pakket).
• Uw kantoor start met een nieuwe maatschappij. Het saldo is dan nul, in principe hoeft u niets in te vullen.

Als het saldo in ANVA goed is, maar het saldo in de boekhouding niet, dan moet er een correctieboeking in ANFIN of het externe boekhoudpakket worden gemaakt. In ANFIN maakt u dan via pad FHBG een boeking in dagboek ‘Memoriaal’. De correctie wordt niet in ANVA doorgevoerd. Het rekening-courantsaldo kan in ANVA eenzijdig worden gecorrigeerd via dit pad IIRRM.

• De boeking is direct te zien op de rekening-courant onder het kopje Overige boekingen.
• Er wordt geen journaalpost aangemaakt.

Pad: IIRRM

1. In het venster Selectie maatschappij selecteert u de maatschappij waarvoor u het saldo wilt invoeren.
2. In het venster Boeking opgeven voert u de datum, het saldo en de omschrijving in. Als u hier een negatief bedrag invoert, komt het bedrag credit op de rekening-courant. Een credit saldo is ten gunste van uw kantoor. Bij het invoeren van een positief bedrag, komt het bedrag debet op de rekening-courant. Een debet saldo is ten gunste van de maatschappij. Wij raden aan om in de omschrijving de datum te vermelden. Bijvoorbeeld Beginsaldo RC per 01-01-2019.

   

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie Vergeet niet de rekening-courant van de betreffende maatschappij te salderen. De rekening-courant moet een startpunt hebben. Bijvoorbeeld als het beginsaldo op de boekdatum 01-01-2011 is, dan saldeert u t/m 31-12-2010 in de ANVA paden FRPS, FRVS of FRAS. U gebruikt dan als datum in pad IIRRM 31-12-2010. Hiermee bereikt u dat in de rekening-courant het juiste beginsaldo per 01-01-2011 verschijnt nadat u heeft gesaldeerd. Het saldo dat in pad IIRRM getoond wordt, is dus niet het actuele saldo van de maatschappij, maar dit is het saldo na de laatste keer salderen.

Beginsaldo agenten invoeren

Van de agenten moeten de beginsaldi in ANVA overeenkomen met de beginsaldi in de boekhouding van ANFIN en de rekening-courant agent. De beginsaldi moeten in ANVA en in ANFIN ingevuld worden.

Hier wordt uitgelegd hoe u de beginsaldi in ANVA invult.

Pad: IIRRA

1. Selecteer in het venster Selectie Agenten de agent waar het saldo van ingevuld wordt.
2. In het venster Boeking opgeven vult u de datum, het saldo en de omschrijving in.

   Als u hier een negatief bedrag invult, komt het bedrag credit op de rekening-courant. Een credit saldo is ten gunste van uw kantoor. Bij het invoeren van een positief bedrag, komt het bedrag debet op de rekening-courant. Een debet saldo is ten gunste van de agent. Wij raden aan om in de omschrijving de datum te vermelden. Bijvoorbeeld Beginsaldo RC per 01-01-2018. U gebruikt dan als datum in pad IIRRA 31-12-2017. Hiermee bereikt u dat in de rekening-courant het juiste beginsaldo per 01-01-2018 verschijnt nadat u heeft gesaldeerd.

   

3. Vul datum, saldo en omschrijving in.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

ANFIN beginsaldo maatschappijen en agenten

Pad: FHAGG, FHAA en FHBG

Het invoeren van de beginsaldi van de maatschappijen en agent bestaat uit meerdere stappen.

1. Maak in pad FHAGG het grootboek Tussenrekening beginbalans (299999) aan. Controleer of dit grootboek bestaat alvorens het aan te maken.
2. Maak in pad FHAA een koppeling tussen het grootboek Tussenrekening beginbalans en dagboek Beginbalans (90). Als dit dagboek niet bestaat, maak het dan aan.
3. Maak voor alle maatschappijen en agenten de boeking in pad FHBG. Bijvoorbeeld: u boekt de beginbalans op Aegon schadeverzekeringen N.V. ter grootte van 25.000,-. Het betreft hier een schuld aan Aegon. In pad FHBG maakt u de volgende boeking:

   Omschrijving boeking	Debet	Credit
   Tussenrekening beginbalans	25.000,-
   Aan Aegon Schadeverzekeringen N.V.		25.000,-

Beginsaldo debiteuren

Pad: FO, FHAGG en FFA

Als u van een ander pakket naar ANVA overgaat, zijn er meerdere manieren waarop u de beginsaldi van de debiteuren in kunt voeren.

• De debiteuren niet meenemen. U handhaaft het oude pakket totdat de debiteuren zijn afgeboekt.
• De saldi van het oude pakket invoeren in ANVA. Via een Vrije boeking in pad FO met als omschrijving het polisnummer en de datum. Het grootboek Debiteuren oud maakt u aan in pad FHAGG en u boekt de betalingen af in pad FFA.

Wij raden u aan om de tweede methode te kiezen.

Tussenrekening beginbalans aanmaken

Invoeren van 'Tussenrekening beginbalans' voor het [nieuwe jaar] en [oude jaar]. Deze rekeningen zijn nodig omdat bij het overboeken van het oude naar het nieuwe jaar alles eerst op deze tussenrekening wordt gezet.

Pad: FHAGG

Tussenrekening beginbalans [oud jaar]

Als in een vorig jaar al een jaarafsluiting is gedaan zal de 'Tussenrekening beginbalans [oud jaar]' aanwezig zijn. Bij het kopiëren van het rekeningschema naar het nieuwe jaar is deze rekening ook in het nieuwe jaar bekend. Controleer dit wel even.

Notitie Mocht je deze rekening nieuw moeten aanmaken, zorg er dan voor dat het rekeningnummer gelijk is aan dat van de 'Tussenrekening beginbalans [oud jaar]'. De procedure voor het aanmaken van de rekening is gelijk aan die van het aanmaken 'Tussenrekening beginbalans [nieuwe jaar]'.

Voorbeeld
Bij de overgang van 2010 naar 2011 zal er al een 'Tussenrekening beginbalans 2011' aanwezig zijn met bijvoorbeeld rekeningnummer 282010. In het nieuwe jaar 2008 moet deze rekening ook bekend zijn onder hetzelfde rekeningnummer 282010.

Tussenrekening beginbalans [nieuw jaar]

Voor het nieuwe boekjaar dient de 'Tussenrekening beginbalans <nieuw jaar>' te worden aangemaakt. Aansluitend op het bovenstaande voorbeeld zal deze dan rekeningnummer 282011 krijgen.

1. Ga naar pad FHAGG.
2. Controleer welk boekjaar staat aangegeven. Standaard is het huidige jaar aangegeven tenzij via pad FHAR een ander boekjaar als standaard is aangegeven. Zorg ervoor dat het huidige (nieuwe) jaar is ingevuld.
3. Klik op Afsluiten .
4. Vul bij Grootboekrekeningnummer een herkenbaar grootboekrekeningnummer in.
   Het grootboekrekeningnummer Tussenrekening beginbalans [oude jaar] is bijvoorbeeld 282010. De Tussenrekening beginbalans [nieuwe jaar] moet dan bijvoorbeeld 282011 zijn.
5. Het veld Groep vul je alleen in als dit is ingericht in ANVA.
6. Vul bij Omschrijving een herkenbare naam voor de grootboekrekening in, bijvoorbeeld 'Tussenrekening beginbalans [nieuw jaar]'.
7. Geef eventuele andere zoekmogelijkheden op.
8. Zet de keuze Balans op Afh. saldo.
9. Zet de keuze Separaat afsluiten op Nee.
10. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Overige beginsaldi invoeren

De overige beginsaldi voert u op dezelfde manier in als de saldi van de maatschappijen/agenten.