eXchange Bestandsinterface

Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken .

Inleiding eXchange Bestandsinterface

eXchange is een schade-afhandelingssysteem van Schadegarant en Glasgarant voor respectievelijk carrosserie- en ruitschades.

De interface bestaat uit twee delen:

• Aanleveren van het eXchange-verificatiebestanden in XML-formaat.
• Importeren en verwerken van schade- en factuurgegevens van eXchange in ANVA.

Stappenplan eXchange Bestandsinterface

Inrichten eXchange Bestandsinterface

Werken met eXchange Bestandsinterface

Inrichten eXchange Bestandsinterface

eXchange Bestandsinterface activeren

Pad: BYSS

Om te kunnen werken met de eXchange Bestandsinterface moet in het venster Stuurcodes deel VII de stuurcode eXchange op Ja staan.

eXchange stuur- en vertaaltabellen invullen

Per maatschappij/branche aanleveren aan eXchange, plus eigen risico (BOLEM)

Met de vertaaltabel in pad BOLEM geef je aan welke maatschapij/branchecombinaties aangeleverd dienen te worden aan eXchange.

Voor verzekerden die alleen WA zijn verzekerd, levert ANVA geen eigenrisicobedrag in het bestand aan.

Uitleg rating:

• A = hoger gekwalificeerd (herstellen het efficiëntst tegen de laagste kosten).
• X = voor eigen risico buiten de keten.

  Let op De eigenrisicobedragen moeten aan eXchange worden aangeleverd, zoals ze aan de verzekerde in rekening worden gebracht.

Afkoop eigen risico

Label 11242 Afkoop eigen risico: als dit veld op Ja staat, wordt in alle eigenrisicovelden het bedrag 0,00 aangeleverd.

Eigen risico aanleveren aan eXchange voor herstellers met rating A en X

Het standaardlabel voor eigen risico is 10043 Eigen risico bedrag. Overige labels:

• algemeen: 11179 Bedrag eigen risico n.a. hersteller.
• 13746 ER-bedrag casco rating A.
• 13761 ER-bedrag casco rating X.
• algemeen: 11624 Eigen risico herstel (Autoruit).
• 13744 ER-bedrag ruitherstel rating A.
• 13759 ER-bedrag ruitherstel rating X.
• algemeen: 11625 Eigen risico vervanging (Autoruit).
• 13745 ER-bedrag ruitvervanging rating A.
• 13760 ER-bedrag ruitvervanging rating X.

De volgende volgorde voor aanlevering eigen risico wordt gehanteerd:

Casco- Rating A:

1. Label 13746 ER-bedrag casco rating A
2. Label 11179 Bedrag eigen risico n.a. hersteller
3. Label 10043 Eigen risico bedrag
4. Tabel BOLEM

Casco - Rating X

1. Label 13761 ER-bedrag casco rating X
2. Label 11179 Bedrag eigen risico n.a. hersteller
3. Label 10043 Eigen risico bedrag
4. Tabel BOLEM

Ruitherstel en vervanging - Rating A

1. Label 13744 ER-bedrag ruitherstel rating A of label 13745 ER-bedrag ruitvervanging rating A
2. Label 11624 Eigen risico herstel (Autoruit) of label 11625 Eigen risico vervanging (Autoruit)
3. Tabel BOLEM (indien dit bedrag >= 0,01 en <= 1,00 dan ER naar exchange is 0), indien bedrag > 1,00 dan geldt deze waarde.
4. Label 10043 Eigen risico bedrag.
5. Als deze labels niet gevuld zijn, dan waarde = 0.

Ruitherstel en vervanging - Rating X

1. Label 13759 ER-bedrag ruitherstel rating X of label 13760 ER-bedrag ruitvervanging rating X
2. Label 10043 Eigen risico bedrag
3. Tabel BOLEM
4. Als deze labels niet gevuld zijn, dan waarde = 0.

Bedragen die groter of gelijk zijn (>=) aan 0.01 of kleiner dan of gelijk zijn (<=) aan 1,00 euro worden als 0 aangeleverd aan eXchange.
In het verificatie-bestand voor eXchange worden de ER-rubrieken B t/m E met een lege waarde 0,00 opgenomen. Deze ratings B t/m E zijn niet zichtbaar.

Eigen risico aanleveren aan eXchange voor herstellers

In deze tabel vul je per maatschappij en branche een eventuele afwijkend eigen risico in. Zie hierboven voor de volgorde van bepaling van het eigen risico bedrag.

Pad: BOLEM

1. Klik op Nieuw .
2. Kies de Maatschappij en Branche waarvoor je de polis wilt kunnen aanleveren aan eXchange in het venster Maatschappij/branche eXchange. Bij een poolmaatschappij moet je in pad BMM bij deze poolmaatschappij het IVB-nummer van de leadermaatschappij ingevoerd hebben.
3. Vul in het veld In bestand Carrosserie/Glas in of het een carrosserie- of glasproduct betreft of beide. Als je niets invult (een spatie), dan wordt de polis in beide bestanden aangeleverd.
4. Vul in het veld Verzekeraarnr eXchange het relatienummer van de verzekeraar binnen eXchange in. Dit veld is verplicht als de verzekeraar meerdere afdelingen onder hetzelfde serienummer heeft staan (pad BMM – Form. – IVB/alarm – IVB-nummer). Je hoeft dit veld alleen in te vullen als het verzekeraarnummer afwijkt van het IVB-nummer in pad BMM. Dit is het geval bij de maatschappijen met een vet en cursief maatschappijnummer (zie tabel hieronder).
5. Vul de eigenrisicobedragen per rating in. Afwijkende bedragen kan je invullen in bovengenoemde labels.

   Let op
   - Als Bedrag casco gevuld is, dan wordt dit bedrag aangeleverd. De velden % Casco en Korting casco worden dan genegeerd.
   - Als Bedrag casco leeg is én als % Casco gevuld is, dan wordt dit percentage berekend over het bedrag in polislabel 10043 Eigen risico bedrag. Veld Korting Casco wordt dan genegeerd.
   - Als Bedrag casco en % Casco leeg zijn én als Korting Casco gevuld is, dan geldt de korting op het bedrag in polislabel 10043 Eigen risico bedrag.
   
   Voorbeelden
   - De verzekerde heeft een polis met een eigenrisicobedrag (label 10043) van 400 euro. Bij Glasgarant rating A heeft de verzekerde een Bedrag casco van 250 euro. Het bedrag in het aangeleverde bestand moet dan 250 euro zijn bij rating A.
   - De verzekerde heeft een polis met een eigenrisicobedrag (label 10043) van 400 euro. Bij Glasgarant rating A heeft de verzekerde een % Casco op het eigenrisicobedrag (label 10043) van 75%. Het bedrag in het aangeleverde bestand moet dan 300 euro zijn bij rating A.
   - De verzekerde heeft een polis met een eigenrisicobedrag (label 10043) van 400 euro. Bij Glasgarant rating A heeft de verzekerde een Korting casco op het eigenrisicobedrag (label 10043) van 125 euro. Het bedrag in het aangeleverde bestand moet dan 275 euro zijn bij rating A.
   - De verzekerde heeft een polis met een eigenrisicobedrag (label 10043) van 400 euro. Bij Glasgarant rating X heeft de verzekerde geen korting op het eigen risico. Het bedrag in het aangeleverde bestand moet dan 400 euro zijn bij rating X.

   

6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
7. Herhaal stap 1 t/m 7 voor alle maatschappij/branche combinaties.

Met Afdrukken wordt de op het scherm getoonde informatie afgedrukt en met Verwijderen kan je een geselecteerde regel verwijderen.

Relatienummers eXchange per verzekeraar

Zie Relatienummers eXchange per verzekeraar (www.schadegarant.nl) voor het meest actuele overzicht.

BTW-tabel invoeren (label 10102)

Je vult deze tabel als je gebruik maakt van label 10102 Bedragen zijn incl./excl. BTW(code) op de polisschermen. Als je echter label 10368 Mvz BTW (J/N) in de polis heeft opgenomen zal deze waarde leidend zijn t.o.v. label 10102. Als je uitsluitend label 10368 in de motorrijtuigenpolissen heeft opgenomen, dan hoeft je de vertaaltabel niet te vullen.

Pad: BOLEW

1. Klik op Nieuw in het venster eXchange BTW-codes (bij label 10102).

   

2. Kies in het veld ANVA de te vertalen ANVA BTW code met Info en vul in het veld eXchange de vertaalcode in.
   • N (Nee) = incl. BTW (niet BTW-plichtig)
   • J (Ja)    = excl. BTW (BTW-plichtig)

   

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. Herhaal stap 1 t/m 3 voor alle BTW-coderingen.

   Notitie Als er in pad BLC geen coderingen zijn ingevoerd bij label 10102 Bedragen zijn incl./excl. BTW(code), dan verschijnt de volgende melding en kan je geen BTW-codering invoeren:
   'U heeft bij label 10102 geen codes (meer) in gebruik.'

Met Afdrukken wordt de op het scherm getoonde informatie afgedrukt en met Verwijderen kan je een geselecteerde regel verwijderen.

Tabel Schadesoort invoeren

Via deze tabel worden de eXchange-oorzaakcodes vertaald naar een ANVA-schadesoort (label 90004).

Als je geen vertaling van de eXchange-oorzaak middels deze tabel heeft ingevoerd, dan wordt er vertaald o.b.v. de FISH-oorzakentabel in pad BOFO. De FISH-oorzaakcodes staan in pad BLC bij label 91011.

De vertaalde schadesoort wordt in de verwerking van het factuurbestand gebruikt.

Pad: BOLES

1. Klik op Nieuw .
2. Vul in het venster Schadesoort EXCHANGE de oorzaak in. Kies de ANVA-schadesoort om deze te koppelen. eXchange hanteert de volgende codes (Dit is een deelverzameling van de AFD-tabel CISSOZ):

   Schadeoorzaken carrosserie:

   Schadesoort	eXchange code
   Verkeer	100
   Aanrijding met voertuig	111
   Aanrijding met voetganger/fietser	112
   Aanrijding met wegmeubilair	113
   Aanrijding met vast object	114
   Aanrijding met dieren	116
   Slippen	117
   Omslaan	118
   Brand	200
   Diefstal met braak/Diefstal partieel	300
   Inbraak	390
   Hagel	410
   Storm	420
   Molest/Vandalisme	600

   Schadeoorzaken glas:

   Schadesoort	eXchange code
   Aanrijding	110
   Steenslag	119
   Diefstal met braak/Diefstal partieel	300
   Inbraak	390
   Hagel	410
   Storm	420
   Molest en/of vandalisme	600
   Overig	950
   Doorscheuren eerdere reparatie	960

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. Herhaal stap 1 t/m 3 voor alle oorzaken die je wilt vertalen naar een ANVA-schadesoort.

Met Afdrukken wordt de op het scherm getoonde informatie afgedrukt en met Verwijderen kan je een geselecteerde regel verwijderen.

eXchange basisgegevens

Via de basisgegevens geef je onder andere aan welke betrokkene wordt gebruikt voor het aanmaken van het schadeplatform in het schadedossier, en of je het eigen risico wilt opnemen in de automatische schadeboekingen tijdens de eXchange-factuurverwerking.

Pad: BOLEB

1. In het venster eXchange basisgegevens vul je de volgende gegevens in.

   Voorbeeldscherm eXchange basisgegevens

   Voorbeeldscherm Basisgegevens eXchange

   

   Veld	Omschrijving
   Soort betrokkene en Naam betrokkene	In pad BBE moet je zelf eerst een vaste betrokkene van de soort ’Schadeplatform’ (code NVA05) aanmaken en hier selecteren.
   Formuliersoort en Brief aan verzekerde (formuliernummer)	Als onderdeel van de schade-afwikkeling kan een bevestigingsbrief voor de relatie worden aangemaakt (veld Brief aan verzekerde). Deze brief wordt geadresseerd aan de relatie. Middels de brief wordt de relatie geïnformeerd dat het uitkeringsbedrag (label 93041 Incassobedrag) aan eXchange is overgemaakt. Zodra de definitieve verwerking van de factuurgegevens heeft plaatsgevonden, worden deze formulieren voor opbouw in pad DO geplaatst en kan je ze via pad DAO afdrukken. Dit gebeurt alleen in de definitieve verwerking.
   Directory voor eXchange bestanden	Geef aan in welke directory de eXchange-bestanden worden opgeslagen. Deze directory geldt zowel voor het plaatsen van het verificatiebestand (locatie waar ANVA het bestand plaatst, standaard is op de server in "..\anva-apps\data\datan\fil" én voor het facturatiebestand (locatie waar ANVA het facturatiebestand verwacht). Dit veld is verplicht.
   NAW verzekeringnemer aanleveren J/N	De waarde van dit veld bepaalt of NAW-gegevens van de verzekeringnemer opgenomen worden in het verificatiebestand. Kies Ja als de NAW-gegevens van de verzekeringnemer opgenomen moeten worden in het verficatiebestand. Kies Nee (default) als geen NAW-gegevens van de verzekeringnemer opgenomen moeten worden in het verificatiebestand.
   Uw relatienummer bij eXchange	Viercijferig relatienummer dat je hebt ontvangen van eXchange. Wordt gebruikt om te controleren of het factuurbestand wel voor jou is bestemd.
   E-mailadres	Vul in het veld E-mailadres het Schadegarant-adres in, waar het verificatiebestand heen wordt gestuurd. Gebruik het e-mailadres polisdata-exchange@schadegarant.nl voor de productie-omgeving. Let op Als je het bestand zelf via de eXchange-portal wilt uploaden, voer je geen e-mailadres in.
   Eigen risico in boeking J/N	De waarde van dit veld bepaalt of het eigen risicobedrag in de boeking opgenomen moet worden. Kies Ja als het eigen risicobedrag en het originele cascobedrag opgenomen moeten worden in de boeking. Het uit te keren bedrag is het cascobedrag minus het eigen risicobedrag. Kies Nee als uitsluitend het cascobedrag (minus het eigen risicobedrag) en het uit te keren bedrag opgenomen moet worden in de boeking.
   Glasgarant-bestand verzenden J/N	De waarde van dit veld bepaalt of het Glasgarant-verificatiebestand wordt aangemaakt en verzonden bij het aanmaken en verzenden van het Carrosseriebestand. Kies Ja als het Glasgarant-verificatiebestand ook aangemaakt moet worden. Kies Nee als uitsluitend het Carrosseriebestand aangemaakt moet worden.
   Exporteren naar client	Kies Ja om de bestanden, die je voor eXchange aanmaakt via pad BOLEV of via uitgebreide batchverwerking, ook naar de client te exporteren.
   Dir. voor eXchange bestand op de client	Maak voor de export een aparte map aan op <anvaclient:>\anva\. Als je bestanden voor eXchange aanmaakt via pad BOLEV of via batchverwerking, worden ze gekopieerd naar deze locatie.
   Betalingen op DSA-schades doorvoeren	Als deze parameter op Ja staat en het ANVA-schadedossier op DSA Verhaal (code DV), worden facturen van het type Carrosserie niet afgekeurd op het feit dat er alleen een WA-dekking is. Indien in pad BYSS/2 de instelling DSA Boekingscodes/financieel op Ja staat, wordt de schadeboeking met schadecode 9DV vastgelegd in plaats van code 9.

2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Betrokkene ‘eXchange schadeplatform’

Ten behoeve van het vastleggen van het eXchange dossiernummer moet in ANVA een vaste betrokkene worden vastgelegd. De basisgegevens (pad BOLEB) koppel je aan deze vaste betrokkene.

Let op Deze betrokkene wordt niet gebruikt om betalingen aan over te maken.

Pad: BBE

1. Selecteer de soort betrokkene ’Schadeplatform’ (code NVA05).
2. Klik op Nieuw .
3. Maak vervolgens één vaste betrokkene aan en noem deze bijvoorbeeld ‘eXchange schadeplatform’.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Reparateurs voorzien van eXchange-nummer

Voorafgaand aan de deelname aan de eXchange-facturatie kan je jouw bestaande reparateurs voorzien van het eXchange-relatienummer waaronder ze bekend zijn bij eXchange.

Reparateurs worden toegevoegd vanuit de verwerking van de eXchange-facturen als ze niet kunnen worden gevonden in ANVA op basis van eXchange-relatienummer, daarna op betrokkenesoort, naam, postcode, huisnummer en huisnummertoevoeging.

Als de betrokkene al voorkomt in pad BBE dan wordt indien nodig een aantal gegevens bijgewerkt. Zie de tabel in de beschrijving van de factuurverwerking. Zie betrokkene reparateur.

Pad: BBE

1. Selecteer de soort betrokkene ’Reparateur Schadegarant’.
2. Selecteer de reparateur waarvoor je het eXchange-nummer wilt invullen.
3. Kies voor het menu eXchangenr.
4. In het venster eXchange Herstelbedrijf vul je het eXchange-nummer in.
5. Klik op twee maal op Afsluiten .
6. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Werken met de eXchange Bestandsinterface

Verificatiebestand aanmaken

In dit pad maak je periodiek de verificatiebestanden aan die vervolgens automatisch per e-mail naar eXchange worden gestuurd. Voordat je begint:

• Als je in het pad BOLEB de optie Glasgarant-bestand verzenden op Ja hebt staan en een e-mailadres hebt ingevuld, wordt eerst het Glasbestand opgebouwd. Daarna wordt direct het Carrosseriebestand opgebouwd.
• Als je geen directory hebt opgegeven in pad BOLEB verschijnt een melding dat dit bestand in de basisgegevens ontbreekt. Je moet in pad BOLEB de directory alsnog opgeven.
• In pad BOLEM kan je per product aangeven of het een Carrosserie- of Glasproduct is. Indien je niets invult (spatie), dan wordt een polis van dit product in beide bestanden aangeleverd.
• Om de automatische mailfunctie te kunnen gebruiken, moet ANVA Mail 2.0 ingericht zijn. Zie het ANVA-onderwerp 'ANVA Mail 2.0 - Inrichten'. Maak je geen gebruik van ANVA Mail 2.0, dan moet je het bestand handmatig per e-mail versturen. 
• Als je gebruikmaakt van de Concernmodule wordt het verificatiebestand altijd op concernniveau aangemaakt.
• Het aanmaken van het bestand kan ook via de Uitgebreide batchmodule met batchcategorie '303 Verificatiebestand eXchange' (pad IBB en IBC). Gebruik je een batch, dan kan het bestand niet automatisch per e-mail worden verstuurd en moet je het dus handmatig versturen.

Pad: BOLEV

1. Je ziet het venster eXchange Verificatiebestand met daarin de gegevens voor het verificatiebestand.

   

2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
3. Het bestand wordt opgebouwd. Klik op OK.
4. Na het opbouwen komt de melding dat de e-mail wordt verstuurd. Klik op OK.
5. Je ziet de melding dat het bestand in de directory is geplaatst, die je hebt aangegeven in pad BOLEB.

Veelgestelde vragen

Hoe komt het dat in het eXchange schadebestand geen NAW-gegevens worden aangeleverd?

Inhoud verificatiebestand eXchange

De volgende polissen worden niet aangeleverd in het verificatiebestand:

• Polissen met een maatschappij + branche die niet in de eXchange-tabel Maatschappij/branche voorkomt (pad BOLEM).
• Nieuwe polis in wachtbestand.
• Wachtgegevens van een bestaande polis.
• Polissen zonder een kenteken (label 10033).
• Polissen met wijzigingsreden, waarbij Offerte op Ja staat (pad BLC label 10017).
• Geroyeerde (wijzigingsreden 40-49) en opgeschorte (wijzigingsreden 20-29) polissen.
• Polissen waarbij de collectiviteit aangeeft dat deze moet uitgesloten worden voor aanlevering aan de glasreparateur (pad BBC).

  Notitie Als het veld 11242 Afkoop eigen risico op J staat, dan wordt in alle EigenRisico velden bedrag 0,00 aangeleverd.

Factuurbestand inlezen in ANVA

Het bestand met door de hersteller gesloten dossiers wordt ingelezen. eXchange levert het Carrosserie- en Glasdossier in aparte bestanden aan. Je dient ze ook apart in ANVA in te lezen. De dossiers worden verwerkt tot schadeboekingen. Als er nog geen schadedossier in ANVA aanwezig is, dan wordt deze automatisch aangemaakt. Na de verwerking van een glasschade krijgt het schadedossier in ANVA automatisch de status 'Afgehandeld', echter na de verwerking van een carrosserieschade blijft het schadedossier geopend.

Er wordt een proefverwerking (pad BOLEFP) en een definitieve verwerking (pad BOLEFD) geboden.

Het factuurbestand van eXchange wordt aangeleverd als een csv-bestand.

Voorafgaand aan de verwerking vinden verder nog de volgende controles plaats:

• Als er coderingen zijn van btw-label 10102 (in pad BLC) en de vertaaltabel in pad BOLEW is niet volledig gevuld, volgt een melding.
• Als de betrokkene van de soort ‘Schadeplatform’ niet is gevuld (in pad BOLEB) volgt een melding.
• Als de eXchange-directory in pad BOLEB niet is gevuld, volgt een melding.

Proefverwerking factuurbestand

Periodiek ontvang je van eXchange een factuurbestand. In dit pad maak je de proefverwerking van dit factuurbestand.

Pad: BOLEFP

1. Het venster Invoer bestandsnaam opent in de directory waar uw eXchange-bestanden staan (zie pad BOLEB). Als dit een andere directory is, kan je deze hier opgeven.
2. Selecteer het factuurbestand ([bestandsnaam].csv) om dit te openen.
3. Dubbelklik of kies voor Open.
4. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
5. Antwoord Ja op de vraag of je het bestand proef wilt verwerken.
6. Je vindt het verwerkingsverslag terug via pad DAO onder de formuliersoort Autoherstel- modules.

   Notitie Als je gebruikmaakt van de Concernmodule:
   - eXchange levert één factuurbestand aan voor alle polissen die behoren bij een gevolmachtigdecode (dit betekent: meerdere kantoren binnen een Concernmodule). Dit factuurbestand moet centraal worden ingelezen in ANVA door een beheerder met rechten voor alle kantoren.
   - Het factuurbestand wordt voor alle kantoren in het concern aangeleverd door Glasgarant. Dit factuurbestand moet je centraal in ANVA inlezen en alle kantoren worden in deze run verwerkt. Als je de optie Kantoren financieel apart (pad BYCO) op Ja heeft staan, wordt per kantoor een verwerkingsverslag gemaakt. Dit kan door jou naar de afzonderlijke kantoren worden gezonden.
   - Op concernniveau wordt een lijst opgemaakt waarin uitsluitend de gegevens uit Header- en Footer-records en een totaal-controletelling wordt afgedrukt. Deze wordt achter het laatste kantoor afgedrukt.

Definitieve verwerking factuurbestand

Periodiek ontvang je van eXchange een factuurbestand. In dit pad maak je de definitieve verwerking van dit factuurbestand.

Pad: BOLEFD

1. Het venster Invoer bestandsnaam opent in de directory waar jouw eXchange-bestanden staan (zie pad BOLEB). Als dit een andere directory is, kan je deze hier opgeven.
2. Selecteer het factuurbestand ([bestandsnaam].csv) om dit te openen.
3. Dubbelklik of kies voor Open.
4. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
5. Antwoord Ja op de vraag of je het bestand definitief wilt verwerken.
6. Je vindt het verwerkingsverslag terug via pad DAO onder de formuliersoort Autoherstel- modules.

   Na de verwerking van een glasschade krijgt het schadedossier in ANVA automatisch de status 'Afgehandeld', echter na de verwerking van een carrosserieschade blijft het schadedossier in ANVA geopend.

   Notitie Als je gebruikmaakt van de Concernmodule:
   - eXchange levert één factuurbestand aan voor alle polissen die behoren bij een gevolmachtigdecode (dit betekent: meerdere kantoren binnen een Concernmodule). Dit factuurbestand moet centraal worden ingelezen in ANVA door een beheerder met rechten voor alle kantoren.
   - Het factuurbestand wordt voor alle kantoren in het concern aangeleverd door Glasgarant. Dit factuurbestand moet je centraal in ANVA inlezen en alle kantoren worden in deze run verwerkt. Als je de optie Kantoren financieel apart (pad BYCO) op Ja heeft staan, wordt per kantoor een verwerkingsverslag gemaakt. Dit kan door jou naar de afzonderlijke kantoren worden gezonden.
   - Op concernniveau wordt een lijst opgemaakt waarin uitsluitend de gegevens uit Header- en Footer-records en een totaal-controletelling wordt afgedrukt. Deze wordt achter het laatste kantoor afgedrukt.-

Betrokkene reparateur

De reparateur uit de factuurgegevens wordt gezocht in de vaste betrokkene-reeks van ANVA (pad BBE) en zonodig daarin aangemaakt of bijgewerkt. Gezocht wordt op:

1. Het ‘eXchange-nummer’ van de hersteller in pad BBE.
2. Als het eXchange-nummer niet wordt gevonden, dan wordt gezocht op Naam en Voorletters binnen de soort betrokkene REPSG Reparateur schadegarant:
   • Als de reparateur de indicatie Lid Schadegarant = Ja heeft (veld in het aangeleverde factuurrecord) dan wordt in ANVA gezocht bij de reparateurs REPSG = Reparateur Schadegarant.
   • Anders wordt gezocht bij de soort REP = Reparateur aangemaakt (een ‘gewone’ reparateur).

Als de betrokken reparateur niet aanwezig is, dan wordt er een nieuwe betrokkene in pad BBE aangemaakt:

• Als de reparateur de indicatie Lid Schadegarant = Ja heeft (veld in het aangeleverde factuurrecord) dan wordt in ANVA de soort REPSG = Reparateur Schadegarant aangemaakt;
• Anders wordt in ANVA de soort REP = Reparateur aangemaakt (een ‘gewone’ reparateur).
• Als de betrokken reparateur aanwezig is als vaste betrokkene ‘eXchange-nummer’ in BB1-EXCHANGE-NR), worden de gegevens hiervan uit de factuurgegevens overgenomen (zie kolom ‘Bijwerken’).

De volgende velden worden gevuld:

Het referentienummer van de hersteller (meestal het factuurnummer) wordt opgenomen in het veld Schadenummer in een nieuw bericht Verzekeringsgegevens. De hersteller is gekoppeld aan de reparateur.

Polis- en dekkingsgegevens

Als er polishistorie (polhis) aanwezig is bij de polis, dan wordt er bepaald of de schadedatum bij een historische polis hoort. Als dit het geval is, dan worden de polis/dekkingsgegevens uit historie overgenomen in het nieuwe schadedossier.

Boeking aan reparateur

• Het boekingscherm wordt automatisch aangemaakt.
• Een schadeboeking wordt altijd aangemaakt op de betrokkene reparateur.
• Er wordt geboekt op de eerste (beperkt) casco-dekking in de polis (op basis van de ANVA-Soort dekking 2 of 4).
• Als in pad BOLEB de optie ‘Eigen risico in boeking’ op ‘Nee’ staat, dan wordt het uit te keren (totaal)bedrag als cascobedrag geboekt.
  Als de optie ‘Eigen risico in boeking’ op ‘Ja’ staat, dan worden het cascobedrag en het eigen risico bedrag beide geboekt. Het totaalbedrag is het cascobedrag minus het eigen risico.
• Het kenteken wordt in de factuuromschrijving opgenomen, achter schadenummer/- en datum.
• Als in pad BYSS is aangegeven dat de schadeboeking automatisch in mindering op de reserve moet worden geboekt, dan krijgt de boeking een ‘R’ in het boekingscherm en wordt er automatisch schadereserve aangemaakt tot het bedrag van de boeking, tenzij het een bestaand dossier betreft, waarin al een reservering geboekt is.
• Als dit is ingeregeld (pad BOLEB) wordt per schadeboeking een formulier aan relatie ten behoeve van een uitkeringsbericht afgeroepen (op te bouwen via pad DO).

  

Veelgestelde vragen

Hoe komt het dat het eigen risicobedrag uit eXchange niet wordt meegenomen in ANVA?

Betrokkene Schadeplatform

De betrokkene die is opgegeven in pad BOLEB, wordt automatisch aangemaakt als betrokkene onder de verzekeringnemer. Dit is niet een betrokkene aan wie wordt gefactureerd.

Scherm Schadeplatformgegevens

Het berichtscherm Schadeplatformgegevens (menu Berichten vanuit schadedossier) wordt automatisch aangemaakt. In dit scherm is het veld eXchange dossiernummer opgenomen.

Excasso's

• De excasso’s kunnen na de financiële verwerking van de schadeboekingen worden gefiatteerd in pad FFEB. Daarna kan het excassobestand worden verzonden.
• Via het (standaard ANVA) afboeken van een excasso-run kunnen de bijbehorende openstaande posten collectief worden afgeboekt na ontvangst van het dagafschrift.
• De uitkeringen worden per betrokkene niet verzameld in één excasso.
• In de excasso-omschrijving wordt het veld Schadenummer uit de verzekeringsgegevens opgenomen. Behalve bij het aanmaken van een excasso vanuit een schade, dan worden het Schadenummer én de Schadedatum in de incasso-omschrijving opgenomen.
• Bij het inlezen van de gesloten dossiers wordt de referentie van de hersteller (indien aangeleverd) vastgelegd in het veld Schadenummer.

Mogelijke foutmeldingen en signaleringen in het verwerkingsverslag

Om het eXchange factuurbestand te kunnen verwerken doorloopt ANVA het bestand. Er wordt op de volgende onderdelen gecontroleerd.

Indicatie EXCH in schadedossier

Als er een eXchange-dossiernummer is vastgelegd in het ANVA-schadedossier, dan wordt in het hoofdscherm (Algemene schadegegevens) een indicatie ‘EXCH’ geplaatst achter het veld Dossierdatum en vóór de eventueel aanwezige indicatie ‘CHR’ (Clearing House Regres).

Vanuit ANVA-schade naar URL of het Portal van eXchange

Via menu eXchange Sch.garant (menu Dossier vanuit een schade) kan de website van eXchange worden benaderd. Dit menu wordt getoond als:

• Een kenteken in het polisscherm (label 10033) is gevuld.
• Minimaal één van de dekkingen een casco- of beperkt casco-dekking is.
• Het menu is ook bij een provinciale polis actief.

Als in het scherm Schadeplatformgegevens een eXchange-dossiernr. is opgenomen, kan via dit menu direct worden doorgesprongen naar de URL van het eXchange-dossier.

De URL van een specifiek eXchange-dossiernummer (bijvoorbeeld 12345678901) is: 'https://portal.exchange.nl/dossier.jsp?&target=v&dossiernummer=12345678901'.

Als in ANVA geen (of meerdere) eXchange-dossiernr is (zijn) opgenomen, dan wordt één van de volgende meldingen getoond en kan worden doorgesprongen naar het eXchange-portal met het dossier-overzicht van de gevolmachtigde.

'Er is geen eXchange-dossiernummer vastgelegd
in bericht(en) bij de reparateur in anva-dossier.
Wilt u naar uw eXchange-portal ?'

'Er zijn meerdere eXchange-dossiernummers vastgelegd
in bericht(en) bij de reparateur in anva-dossier.
Wilt u naar uw eXchange-portal ?'

De URL van het portal is: "https://portal.exchange.nl".

In alle gevallen verschijnt eerst een inlogscherm, tenzij de gebruiker al eerder is ingelogd (en niet is uitgelogd). Als er reeds een sessie actief is, wordt een tweede sessie gestart.