Employee Benefits Volmacht

Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken .

Inleiding Employee Benefits Volmacht

De module EB Volmacht is ontwikkeld ten behoeve van de Employee Benefits administratie. Met de module kunnen EB-polisgegevens en werknemersgegevens worden geregistreerd en onderhouden in de onderdelen Acceptatie en Schade. De module is specifiek ontwikkeld ten behoeve van Ziekteverzuim- en WIA/WGA-gatpolissen.

De volgende Employee Benefits-polissen kunnen worden vastgelegd:

1 = Ziekteverzuim Conventioneel

2 = Ziekteverzuim Stop Loss

3 = WGA/WIA ER

4 = WGA/WIA-gat / excedent

Combinatie module EB Volmacht en functionaliteit Werknemers dienstverband

Bij de module EB Volmacht is gekozen om alle werknemergegevens in de dekkingen op te nemen. Als een werknemer in meerdere verzekeringen voorkomt, dan worden deze gegevens dubbel opgeslagen. Hierdoor zijn mutaties van werknemergegevens erg bewerkelijk.

De module Werknemers dienstverband is een uitbreiding/verbetering hierop. Door de werknemer als een relatie in ANVA op te nemen en het dienstverband (lees: relatie tussen werkgever en werknemer plus aanvullende gegevens) in een apart bestand, is het doorvoeren van mutaties in de werknemergegevens vereenvoudigd; de mutaties hoeven maar eenmaal te worden gedaan.

Beide systemen kunnen naast elkaar worden gebruikt. Daar waar van dienstverbanden gebruik wordt gemaakt kunnen relatielabels, die immers naar de werknemer verwijzen, in de dekking worden opgenomen. Waar geen gebruik wordt gemaakt van dienstverbanden dienen de werknemergegevens in de dekking te worden opgenomen.

Als u gebruik gaat maken van de combinatie EB Volmacht en Werknemers dienstverband zijn er geen verschillen ten opzichte van de EB Volmacht functionaliteit voor wat betreft premieberekening, prolongatie en schade. Daar waar in de schadeschermen de werknemergegevens uit de dekking werden getoond, worden deze binnen de module Werknemers dienstverband - als er sprake is van een dienstverband - uit de werknemergegevens (relatie) overgenomen. Door het overnemen van de dienstverbandgegevens in de dekkingen blijft de wijze van premieberekening ongewijzigd.

Zie Werknemers Dienstverband voor een beschrijving van de functionaliteit.

Inrichten van EB Volmacht

Activeren module EB Volmacht

De module EB Volmacht is niet standaard en kan alleen door een ANVA-medewerker worden geactiveerd. Als de module is geactiveerd staat in pad BYSA de switch Employee Benefits Volm. module op Ja.

Basisgegevens EB Volmacht

Vastleggen van de basisgegevens voor de module EB Volmacht.

Pad: BYSEB

Betrokkene ARBO toevoegen (EB Volmacht)

Invullen van de NAW-gegevens van de arbodiensten waarmee u te maken heeft. Deze arbodiensten kunt u bij iedere polis koppelen en wordt automatisch opgenomen in het schade/ziektemeldingenscherm.

Pad: BBE

1. Selecteer de betrokkenesoort Arbodienst.
2. Klik op Nieuw .
3. In het venster Arbodienst vult u de gegevens van de betreffende Arbodienst in.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Inrichten declaratieformulieren (EB Volmacht)

Voor het inrichten van formulieren met betrekking tot declaratieformulieren zijn de volgende bodyblokken beschikbaar:

• 00072 = Ziekteverzuimuitkeringen in wacht (afroep)
• 00073 = Ziekteverzuimuitkeringen in wacht (direct)
• 00074 = Ziekteverzuimuitkeringen definitief (afroep)
• 00075 = Ziekteverzuimuitkeringen definitief (direct)

Pad: BFVBB en BFVF

De bodyblokken kunnen worden gedefinieerd in pad BFVBB (Bouwstenen bij bodyblokken). Kies een schadeformulier waarbij u in het venster Bouwsteen op niveau kiest voor de optie Schade en vervolgens kiest voor Standaard schadesoort. U kunt de bodyblokken ook in het formulier zelf definiëren door een van de bodyblokken op te nemen en te kiezen voor Muteren.

Bodyblok 72 en 73 worden in formulieren gebruikt die afgeroepen worden bij een schadeboeking met schadecode 5 ( = boeking in de wacht). Bodyblok 74 en 75 worden in formulieren gebruikt die afgeroepen worden bij een schadeboeking met schadecode 2, 9 of D (hierbij gaat het om het daadwerkelijk/definitief uitkeren).

Afroep wil zeggen dat de formulieren naar schijf worden gestuurd en vervolgens via pad DO (allemaal tegelijk) worden opgebouwd en via pad DAO worden afgedrukt. Direct wil zeggen dat het formulier na het maken van een schadeboeking (en opgave dat men een formulier wil) direct op het scherm wordt getoond. Vervolgens kan het formulier worden afgedrukt.

De uitkeringen aan de werkgever worden per werknemer verzameld en uitgekeerd. Er wordt als volgt verzameld:

• Per schadedossier (per werkgever/werknemer).
• Vanaf de vorige financiële verwerking schadeboekingen tot aan de volgende financiële verwerking.

EB branches toevoegen of wijzigen

Ten behoeve van de module EB Volmacht moet bij de branches worden aangegeven of een branche een EB polis is. WGA/WIA-producten met aanduidingen als ’Basis’, ‘Excedent’ en ’Eigen risico’  kunt u inregelen met zowel code 3 als code 4.  De werking van de polislabels 11157 Leeftijd premievrij en 11069 WGA-premie over is zo variabel , dat het niet uitmaakt of u een branche koppelt aan EB-polistype 3 of 4.

Pad: BPBB

1. In het venster Branche selecteert u een bestaande branche of maakt een nieuwe aan met Nieuw .
2. In het venster Wijzigen Branche of Nieuwe Branche moet u het veld Employee Benefits Polis vullen.
   
   Op basis van dit veld bepaalt ANVA of een polis een EB Volmacht polis is en wat voor soort EB polis het betreft. De volgende waarden zijn mogelijk:
   1. = Ziekteverzuim Conventioneel
   2. = Ziekteverzuim Stop Loss
   3. = WGA/WIA
   4. = WGA/WIA

Voorbeeld

In veel gevallen zult u de specifieke EB branches nog moeten aanmaken. Maak bijvoorbeeld de volgende branches aan (de nummers dienen ook als voorbeeld):

Variabele polis- en dekkingschermen (EB Volmacht)

In de polis- en dekkingschermen moeten de specifieke EB labels worden opgenomen. Afhankelijk van het soort EB polis kunt u andere labels opnemen.

Pad: BVPV

Zie Ziekteverzuim conventioneel voor een toelichting op het polisscherm Ziekteverzuim conventioneel.

Zie WGA-/WIA-gat polis voor een toelichting.

Ziekteverzuim conventioneel (EB Volmacht)

Wij raden u aan tenminste de volgende labels op te nemen in het polisscherm. Handig is hier een apart tabblad voor aan te maken (of indien nodig meerdere tabbladen):

Zie Voorbeeldscherm.

Daarnaast is het voor het overzicht handig een aantal labels met totalen in de polis op te nemen. Deze labels dienen dan ook in het dekkingscherm te worden opgenomen omdat ze vanuit de dekking in de polis worden getotaliseerd. In het polisscherm worden dan de totalen van alle actieve dekkingen behorende bij de polis getoond. Het gaat om de volgende labels: 11065 Jaarloon EB, 11056 Max.loonsom verzuim / WIA(zw), 11058 Verz. jaarrente tot maximum 1e jr en 11067 Werknemer aantal.

Notitie Zie ook Voorbeeldscherm dekking ziekteverzuim.

WGA/WIA-gat polis (EB Volmacht)

Wij raden u aan tenminste de volgende labels op te nemen in het polisscherm. Handig is hier een apart tabblad voor aan te maken (of indien nodig meerdere tabbladen):

Zie voorbeeldscherm.

Notitie Zie ook Voorbeeldscherm WGA dekking.

Voorbeeldscherm WGA/WIA-gat polis

Voorbeeldscherm WGA/WIA dekking

Specifieke labels voor WGA/WIA: 11056, 11059, 11060, 11061 en 11062. Voor een beschrijving van de WIA specifieke labels zie WGA/WIA-gat polis. Zie voor algemene labels dekkingscherm bij Dekkingscherm Ziekteverzuim

Dekkingscherm Employee Benefits

Er moet een dekkingscherm worden toegevoegd bij de polis. In deze dekking worden de gegevens van de werknemer vastgelegd.

Pad: BVDV

In het dekkingscherm neemt u bij voorkeur onderstaande labels op (pad BVDV). Labels die in de tekst zijn gemarkeerd met een V moet u verplicht stellen in het dekkingscherm. Labels die zijn gemarkeerd met ZV zijn alleen van toepassing voor Ziekteverzuimpolissen (geen WIA).

Labels die zijn gemarkeerd met WIA zijn alleen van toepassing voor WGA/WIA (geen ziekteverzuim).

Als u de module Dienstverbanden heeft geactiveerd, kunt u NAW-labels van de werknemer en label 11099 opnemen.  Zie hiervoor ook de functionaliteit 'Werknemers dienstverbanden'.

Zie voorbeeldscherm

Als u geen gebruik maakt van de functionaliteit ‘Werknemers dienstverbanden’ kunt u de volgende dekkingslabels gebruiken:

WIA Excedent kent ook een minimumpremie per dekking. Deze kan ‘standaard’ worden ingeregeld in het variabel dekkingsscherm.

Overzichtscherm dekkingen (EB Volmacht)

Pad: BVPV

U kunt via pad BVPV door middel van menu Dekking-kolommen het overzichtscherm van de dekkingen (lijst met medewerkers) bij de polis zelf indelen. Gebruik hierbij bijvoorbeeld de volgende labels: 10826 Naam samengesteld verzekerde 1 (dit is de samengestelde naam uit de labels 10630, 10631 en 10632), 10035 Geboortedatum, 10319 Sofinummer in dekking, 11065 Jaarloon EB, 10039 Verzekerd bedrag en 10145 Netto premie. U kunt ook kiezen voor andere labels, afhankelijk van de informatie die u in dit scherm zou willen zien.

De naamgeving van de kolom (in dit voorbeeld bijvoorbeeld 'Werknemer') kunt u handmatig aanpassen door erop te dubbelklikken. Let u er ook op dat de maximum regelbreedte niet wordt overschreden. ANVA zal hiervan ook melding maken. Met de muis kunt u de kolommen breder of smaller maken.

Werken met EB polissen

Vastleggen gegevens EB Polis

Op polisniveau worden de algemene gegevens (poliscontractgegevens) en de totalen van de werknemers vastgelegd. De werknemers worden als dekking opgenomen in de polis, per werknemer één dekking.

Pad: A

Het invoeren van de polisgegevens gaat op dezelfde wijze als 'gewone' polissen. Als de betreffende werkgever nog niet aanwezig is in ANVA voegt u deze eerst toe als relatie.

Let op Kies bij het invoeren van de polis steeds de juiste combinatie hoofdbranche/branche voor EB polissen.

Geef vervolgens de werknemersgegevens in via het menu Dekkingen. Per werknemer maakt u een dekking aan bij de polis.

Na het ingeven van het EB Jaarloon (label 11065) en de wijzigingsdatum jaarloon (label 11064) worden de overige premiebepalende velden automatisch gevuld.

Premiebepaling - EB polis Ziekteverzuim Conventioneel

Bij een ziekteverzuimpolis wordt de premie berekend door een premiepromillage te heffen over het verzekerd bedrag. Het verzekerd bedrag wordt als volgt berekend:

Voor de verzekerde jaarrente wordt gerekend met het jaarloon van de werknemer. Voor het loon geldt een maximum, zie pad BYSEB. Als het maximum wordt bereikt, wordt met het meerdere van het geldende jaarloon niet meer gerekend.

Premiebepaling - EB polis WGA/WIA

Bij een WGA/WIA-polis wordt de premie berekend door een premiepromillage te heffen over het verzekerd bedrag. Het verzekerd bedrag wordt als volgt berekend:

In pad BYSEB kunt u via menu Limietbedragen – Max. loon per maatschappij het Wia max. jaarloon maatschappij invullen.

Bij polislabel 11069 WGA-premie over zijn de volgende methoden mogelijk:

1 = WGA-gat premiefactoren (oud)

2 = Relev. indien boven min.loon (WGA-basis)

3 = Relevante loonsom

4 = Excedent 70% boven wia-maximunloon

5 = Excedent 80% (10%+70 % boven max)

6 = Max.loonsom maatschappij

In iedere dekking (per werknemer) onder een EB-polis wordt de verzekerde som berekend volgens de gekozen methode:

Polislabel 11157 Leeftijd premievrij  bepaalt de leeftijd waarop geen WGA/WIA premie meer berekend zal worden.

Als bij de werknemer label 11061 Reden geen WGA gevuld is met een waarde, wordt de verzekerde som (dekkingsniveau) en de premie op nul gezet. Ook de eventuele minimumpremie, die in een variabel dekkingscherm kan worden ingegeven. wordt dan niet doorgevoerd in de betreffende dekking. De volgende redenen worden door het systeem automatisch bepaald:

Overnemen werknemergegevens (EB Volmacht)

Als geen gebruik wordt gemaakt van de functionaliteit Werknemers dienstverbanden is het mogelijk werknemergegevens in het dekkingscherm over te nemen vanuit een andere polis van dezelfde werkgever of uit een eerdere dienstperiode van de betreffende polis. Met een zoekfunctie kunt u kijken of er eventueel al gegevens van een werknemer in ANVA bekend zijn.

Pad: A

De zoekfunctie werkt in de volgende drie velden (deze moeten dan wel in het dekkingscherm aanwezig zijn):

• Achternaam (label 10630)
• Geboortedatum (label 10035)
• Sofinummer (label 10319).

Met de knop Zoeken start het zoeken op hetgeen inmiddels is ingegeven.

Als de gegevens afkomstig zijn uit een wachtsituatie is er een 'W' in het scherm zichtbaar. Als de Datum uit dienst (label 10316) niet gevuld is of een datum in de toekomst bevat, kunnen de werknemergegevens niet worden gekopieerd.

Werknemers zoeken in dekkingscherm (EB Volmacht)

Als geen gebruik wordt gemaakt van de functionaliteit Werknemers dienstverbanden:

Via het menu Werknemer kunt u een werknemer zoeken in het overzichtscherm van de dekkingen.

Pad: A

Werknemers kunnen gezocht worden op:

• (Deel van de) Achternaam (label 10630)
• Geboortedatum (label 10035)
• Sofinummer (label 10319).

Na het ingeven van de gewenste waarde wordt via de knop Start het aanbod van de dekkingen gefilterd. Vervolgens kan de gewenste dekking worden geselecteerd.

Salarisverloop werknemer (EB Volmacht)

Pad: A

Via het menu Salarisverloop in het dekkingscherm (zowel het algemene scherm als het mutatiescherm per werknemer) kan het salarisverloop worden opgevraagd. Mutaties van de labels 11064 (wijzigingsdatum jaarloon) en 11065 (jaarloon) worden hierin weergegeven.

Overzicht ASR verzuiminformatie (module Employee Benefits)

Aan ASR kan periodiek verzuimmanagementinformatie worden aangeleverd. Het gaat om het aanleveren van verzuimpolissen (conventioneel en stoploss) met de financiële gegevens, gegevens ten behoeve van schadelastbeheersing en overige managementinformatiegegevens. Alle exportbestanden worden in CSV-formaat aangemaakt. Het is mogelijk de bestanden per bestand aan te maken. Het is ook mogelijk alle bestanden ineens aan te maken via pad MFAA, in dat geval worden zowel export- als tussenbestanden aangemaakt.

Pad: MFA en MFOP

• De directory van aanmaak van de exportbestanden is: "..\anva-apps\data\datan\mwoutput"; bij Unix-kantoren: "../anva-apps/data/datan/mwoutput".
• De directory van aanmaak van de tussenbestanden is: "..\anva-apps\data\datan\mwinput"; bij Unix-kantoren: "../anva-apps/data/datan/mwinput".

  Let op Beide directories moeten aanwezig zijn voordat deze functie wordt gestart.

De volgende exportbestanden kunnen worden aangemaakt:

• A1: polisgegevens (werkgeverniveau) per ultimo boekmaand (pad MFA1). ANVA-naam exportbestand: ASRA1_EEJJMM.CSV.
• A2:  premie- en schadegegevens per ultimo boekmaand (pad MFA2). ANVA-naam exportbestand: ASRA2_EEJJMM.CSV.
• B  : bestand met de totale schade(verzuim)gegevens op verzekerde niveau, inclusief alle al dan niet afgesloten ziekteperioden (pad MFAB).
  ANVA-naam exportbestand: ASRAB_EEJJMM.CSV.
• C : gegevens in het kader van schadelastbeheersing Poortwachter (pad MFAC). ANVA-naam exportbestand: ASRC_EEJJMM.CSV.
• D : premieschadegegevens ten behoeve van managementinformatie (pad MFAD). ANVA-naam exportbestand: ASRD_EEJJMM.CSV.

In de kolomhoofden staat de omschrijving van de kolom.

De volgende tussenbestanden kunnen worden aangemaakt (via pad MFOP in één keer):

• Tussenbestand op polisniveau. ANVA-naam tussenbestand: ASRT1_EEJJMM.
• Tussenbestand voor de afzonderlijke boekingen. ANVA-naam tussenbestand: ASRT2_EEJJMM.
• Tussenbestand op schadeniveau. ANVA-naam tussenbestand: ASRT3_EEJJMM.

De tussenbestanden zijn geïndexeerde files.

Ziekteverzuim registreren (EB Volmacht)

Ziekmelding invoeren (schade) (EB Volmacht)

Per ziekmelding per werknemer wordt één nieuw schadedossier aangemaakt.

Pad: SN

1. Het vervolgmenu van Naam- en polisinformatie verschijnt.
2. U kunt een polis bijvoorbeeld zoeken op naam, polisnummer of postcode.
3. Ga naar Naam Zoeken (pad SNN).
4. In het relatieoverzichtscherm voert u de eerste tekens van de achternaam van de gezochte relatie (werkgever) in en selecteert de juiste relatie uit de lijst.
5. Druk op [Enter].
6. In het polisoverzicht selecteert u de juiste polis.
7. In het polisscherm gaat u naar het menu Nw. schade.
8. Vul in het venster Nieuwe schade/ziekmelding de aanvangsdatum (de eerste ziektedag van de ziektemelding) in en druk op [Enter].
9. De schade krijgt een schadenummer en er wordt een schadedossier aangemaakt. Tijdens deze actie wordt een kopie van de poliskaart gemaakt.
10. In het venster Dekking selecteren selecteert u vervolgens één werknemer. Zie Werknemers zoeken
    Bij een vervolgziekmelding binnen vier weken hoeft géén nieuw schadedossier aangemaakt te worden. Door middel van een vraag kunt u ervoor kiezen om al dan niet een nieuw schadedossier aan te maken.
11. Geef het ziektepercentage in, standaard staat dit op 100%.
    Bij het ziektepercentage kan het sofinummer worden opgegeven als dit gegeven ontbreekt. Het sofinummer wordt in het schadedossier opgenomen (maar niet in Acceptatie doorgevoerd).
12. Druk op [Enter].
13. U komt nu in een overzichtsscherm van polis-, werknemer- en verzuimgegevens.
14. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
15. Het schadedossier is nu aangemaakt.
16. Vanuit het schadedossier kunt u via het menu Schadegegevens – Employee Benefits – Verzuimgegevens de verzuimgegevens nog muteren.

    Notitie Zolang er nog geen schadeboekingen hebben plaatsgevonden, kan er nog een andere dekking (werknemer) worden geselecteerd via pad SES.

Ziektepercentage aanpassen (EB Volmacht)

Per ziekmelding per werknemer wordt één nieuw schadedossier aangemaakt.

Pad: SN

Gedurende een ziektemelding kan het ziektepercentage (arbeidsongeschiktheidspercentage) veranderen en daarmee de eventuele schade-uitkering.

Via Schadegegevens – Employee Benefits – Ziektepercentage kunt u met Nieuw  een nieuwe percentage ingeven per een ingangsdatum.

Verzekerd jaarloon (EB Volmacht)

Pad: SN

Vanuit de polisdekkingsgegevens (werknemer) worden bij het aanmaken van het schadedossier de actuele en historische verzekerde loonsommen (label 11056 Ziektewetloon + 11057 Excedentloon) opgehaald en ten behoeve van de schadeberekening in een tabel geplaatst. Via het menu Schadegegevens – Employee Benefits – Jaarloon is de tabel voor Verzekerd jaarloon te benaderen.

Schadedossier/ziekmelding zoeken (EB Volmacht)

Overzicht van alle schadedossiers (ziekmeldingen) van een gekozen relatie, dus alle ziekmeldingen van alle werknemers.

Pad: SB

1. Kies vanuit het hoofdmenu pad SB (Bestaande schade).
2. U kunt een schadedossier bijvoorbeeld zoeken op naam, polisnummer of postcode. In dit voorbeeld wordt gezocht op naam.
3. Via menu Werknemer kunt u zoeken op een (gedeelte van) de naam, geboortedatum of sofinummer. Vervolgens worden de dossiers getoond op basis van de ingegeven zoekcriteria.
4. Kies Naam zoeken (pad SBN)
5. Voer de eerste tekens van de achternaam in en selecteer de juiste relatie uit de lijst.
6. Druk op [Enter].
7. Selecteer het schadedossier (ziektemelding) waarin u gegevens wilt toevoegen, veranderen of verwijderen.
8. U komt in het venster met de algemene schadegegevens ziekteverzuim.

Hersteldatum ingeven (EB Volmacht)

Pad: SB

1. Ga naar het betreffende schadedossier (ziektemelding).
2. Ga naar menu Schadegegevens – Employee Benefits – Verzuimgegevens.
3. Ga naar het veld Hersteld.
4. Voer de hersteldatum in.

Ziekteverzuim uitkering (EB Volmacht)

Pad: SB

1. Ga naar het betreffende schadedossier (ziektemelding).
2. Kies Financieel - Boeking verz.nemer.
3. Het venster Boeking verzekeringnemer verschijnt.
4. De meeste velden worden automatisch gevuld en zijn niet te wijzigen.
5. De volgende velden kunt u wel muteren:

   Veld	Toelichting
   Boekdatum	De boekdatum staat standaard op de systeemdatum.
   Begindatum	Afhankelijk van de situatie wordt standaard ingevuld: De aanvangsdatum van de ziekte plus het aantal wachtdagen. De eerste dag van de nieuwe periode als er al een eerdere boeking is geweest.
   Einddatum	Afhankelijk van de situatie wordt standaard ingevuld: Laatste dag van de maand. Laatste ziektedag als er een hersteldatum is ingevuld. Laatste dag van de periode in verband met mutatie van jaarloon en ziektepercentage (de periode begindatum en einddatum mag niet worden onderbroken door een wijziging in het jaarloon of ziektepercentage). Laatste dag in verband met het bereiken van het maximum aantal uitkeringsdagen. De einddatum van de uitkering wordt opgehoogd met het aantal niet-ziekdagen (zie kader Verzuim/polisgegevens).
   Schadecode	Standaard wordt hier code 5 Schadeboeking in de wacht ingevuld. Schadeboeking in de wachten worden wel geadministreerd, maar nog niet uitgekeerd. Voordat er tot uitbetaling mag worden overgegaan, moet de werkgever de betrokken specificatie eerst voor akkoord ondertekenen.
   Schadesoort	Vul hier, indien gewenst, de categorie in waarbinnen de schade valt. Deze informatie kan gebruikt worden ten behoeve van management informatie.

6. Bij Uitkeringsbedrag, onderin het scherm, staat het uit te betalen bedrag met een minteken ervoor.
   Het uitkeringsbedrag wordt alleen bij Conventionele ziekteverzuimpolissen berekend. Bij de overige polissen is het vrij in te geven. Zie ook Uitkeringsbedrag.
7. Als het Ziektepercentage van een werknemer onder het minimumpercentage valt zoals opgegeven in pad BYSEB (Basisgegevens EB Volmacht) – Limietbedragen – Max. loon maatsch. – veld Min. Ziekteperc. Uitkering, dan wordt het ziektepercentage in de boeking automatisch op 0% gezet. Achter dit percentage wordt het werkelijke ziektepercentage getoond.
8. Als alle benodigde velden zijn gevuld klikt u op OK.
9. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
10. Voordat de uitkeringen definitief worden uitgekeerd, dient eerst een voorlopig overzicht van de uitkeringen in de wacht ter accordering naar de werkgever te worden gezonden. Een formulier heeft altijd betrekking op één schadedossier (één werknemer).
11. De vraag 'Formulier opgeven?' verschijnt óf, indien dit is ingeregeld, wordt automatisch een formulier afgeroepen of klaargezet in pad DO.
12. Kies Ja om een uitkeringsformulier op te geven (het gaat hier om uitkeringen in de wacht).
13. In het venster Formuliersoorten kiest u een formuliersoort.
14. Kies een formulier.
15. Met [Esc] kunt u het formulier afdrukken.

Extra informatie op dit scherm

Via het menu Ziekteverzuim kunt u informatie opvragen over:

• Ziektepercentage
• Jaarloon
• Uitkeringsbedrag (inclusief berekening).

Vrije boeking schade loonmutatie

Schadeboekingen die al zijn geëxcasseerd kunnen door middel van een vrije boeking handmatig worden aangevuld. U doet dit vanuit het schadedossier via menu Boeking verz.nemer. Ga vervolgens naar Acties -  Ander boekingscherm en kies voor Vrije boeking loonw.  U kunt dan het jaarloon en het ziektepercentage muteren. In het jaarloon kunt u het 'restant’ deel invoeren. In het selectiescherm van de boekingen (via Selecteer boeking) zijn dergelijke boekingen gemarkeerd met de extra tekst ‘vrij’.

Uitkeringsbedrag (EB Volmacht)

Ziekteverzuim

Uitkeringsbedrag = (verzekerd jaarloon + (verzekerd jaarloon x werkgeverslastenpercentage) x uitkeringspercentage x ziektepercentage x (uitkeringsdagen/rekendagen).

WIA, Stop loss en Pemba

Het uitkeringsbedrag moet handmatig worden ingevuld. Bij WIA-gat verzekering, EB-Stop Loss en Pemba wordt het uit te keren bedrag buiten ANVA uitgerekend en moet handmatig worden ingeboekt.

Accorderen schadeboekingen (EB Volmacht)

Bij het definitief maken van de boekingen worden eventuele (verzamel)excasso’s aangemaakt of als het om rekening-courant gaat, wordt de rekening-courant bijgewerkt.

Pad: SB

1. Ga naar het betreffende schadedossier (ziektemelding).
2. Via menu Financieel - Selecteer boeking komt u in het overzicht van de gemaakte boekingen.
3. Vanuit dit overzicht kunt u alle schadeboekingen in de wacht binnen een schadedossier in één keer geaccordeerd worden.
4. Klik op de knop Uitbetaling.
5. ANVA geeft een melding dat alle boekingen met schadecode 5 (Schadeboekingen in de wacht) worden vervangen door schadecode 9 (Schade uitbetaling).
6. Als dit akkoord is klik op Doorgaan.
7. De vraag 'Formulier opgeven?' verschijnt óf als dit is ingeregeld, wordt automatisch een formulier afgeroepen of klaargezet in pad DO.
8. Kies Ja om een uitkeringsformulier op te geven.
9. In het venster Formuliersoorten kiest u een formuliersoort.
10. Kies een formulier.
11. Met [Esc] kunt u het formulier afdrukken.

    Notitie Als u bij een schade een reservering opgeeft wordt bij het aanmaken van een schadeboeking, het boekingsbedrag op de reserve in mindering gebracht. Via menu Financieel-Recapitulatie kunt u dit controleren, hier kunt u zien dat de schadeboeking op de reservering in mindering is gebracht.

Accorderen van één schadeboeking (EB Volmacht)

Bij het definitief maken van een boeking wordt een eventuele (verzamel)excasso aangemaakt of als het om rekening-courant gaat, wordt de rekening-courant bijgewerkt.

Pad: SB

1. Ga naar het betreffende schadedossier (ziektemelding).
2. Via menu Financieel - Selecteer boeking komt u in het overzicht van de gemaakte boekingen.
3. Kies de boeking die u wilt uitbetalen.
4. Klik op de knop Uitbetaling.
5. In de boeking wordt schadecode 5 (Schadeboekingen in de wacht) vervangen door schadecode 9 (Schade uitbetaling).
6. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
7. De vraag 'Formulier opgeven?' verschijnt óf als dit is ingeregeld, wordt automatisch een formulier afgeroepen of klaargezet in pad DO.
8. Kies Ja om een uitkeringsformulier op te geven.
9. In het venster Formuliersoorten kiest u een formuliersoort.
10. Kies een formulier.
11. Met [Esc] kunt u het formulier afdrukken.

    Notitie Als u bij een schade een reservering opgeeft wordt bij het aanmaken van een schadeboeking, het boekingsbedrag op de reserve in mindering gebracht. Via menu Financieel-Recapitulatie kunt u dit controleren, hier kunt u zien dat de schadeboeking op de reservering in mindering is gebracht.

Opheffen schadeboekingen (EB Volmacht)

Schadeboekingen in de wacht die niet correct zijn, kunnen vanaf de meeste recente boekingsperiode worden opgeheven. De boeking wordt hiermee ongedaan gemaakt en niet uitgekeerd.

Pad: SB

1. Ga naar het betreffende schadedossier (ziektemelding).
2. Via menu Financieel - Selecteer boeking komt u in het overzicht van de gemaakte boekingen.
3. Ga naar menu Acties - Boeking opheffen. Deze functie doet het volgende:
4. In de boeking wordt schadecode 5 (Schadeboekingen in de wacht) vervangen door schadecode 4 (Registratie in database).
5. De boekdatum wordt vervangen door de datum van vandaag.
6. Het uitkeringsbedrag wordt op € 0,00 gezet.
7. Klik op OK en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie Uitgekeerde schadeboekingen die niet correct zijn, kunnen alleen vanuit het onderdeel Financieel worden teruggeboekt.

Arbodienstkosten (EB Volmacht)

De netto arbodienstkosten en de BTW erover kunnen als aparte kostencomponenten in ANVA worden geboekt. Dit is speciaal bedoeld voor verzuimpolissen. De arbokosten vormen geen premie en worden daarom ook niet naar de maatschappij doorbelast. De kosten kunnen per dekking/werknemer worden toegekend en worden ook totaal per polis berekend.

De netto arbodienstkosten en de BTW erover worden automatisch berekend in boekingen en in specifieke factuurlabels geplaatst. De labels zijn onderhevig aan automatisch rekenen inclusief pro-rata berekeningen ten behoeve van premierestituties en -suppleties. In de boekhouding worden beide componenten opgenomen. Deze kunnen op aparte grootboeknummers worden gekoppeld. Vanuit deze rekeningen is precies bekend wat moet worden afgedragen aan de arbodienst(en) en wat er aan BTW moet worden afgedragen.

Bij provinciale posten zijn de labels voor arbokosten uitsluitend te gebruiken voor registratie en voor afdruk. Er is dan geen rekenfunctie actief en er is geen sprake van boekhoudkundige verwerking.

Voorbeeldberekening:

Inrichten van Arbodienstkosten (EB Volmacht)

In het polisscherm (pad BVPV) neemt u de volgende labels op:

• Label 10966 BTW-code ARBO-kosten moet in het polisscherm worden opgenomen om de juiste BTW-code te kunnen opgeven.
• Label 11049 ARBO-kosten-percentage w.o. BTW.
• Label 11050 ARBO-kosten excl. BTW (netto). Dit is een totaalveld, de waarde wordt automatisch berekend uit de dekkingen (totaal van alle werknemers).
• Eventueel neemt u nog label 11048 BTW-bedrag over ARBO-kosten. Dit is een totaalveld, de waarde wordt automatisch berekend uit de dekkingen (totaal van alle werknemers).

Zie Label op variabel scherm plaatsen' voor een algemene toelichting.

In het dekkingscherm (pad BVDV) neemt u de volgende labels op:

• Label 11050 ARBO-kosten excl. BTW.
• Label 11048 BTW-bedrag over ARBO-kosten.

Beide labels zijn van invloed op het incassobedrag in de dekking en zijn onderhevig aan automatisch rekenen inclusief pro-rata berekeningen ten behoeve van premierestituties en -suppleties.

Zie 'Label op variabel scherm plaatsen' voor een algemene toelichting.

Bij de labelcoderingen (pad BLC) voegt u de volgende codering toe:

• Voeg bij label 01003 BTW een nieuwe BTW-code met BTW-percentage toe voor de Arbokosten. Bijvoorbeeld 'BTW voor arbokosten'. De ingevoerde waarde kan in de polis worden gekozen in de codetabel bij label 10966 BTW-code ARBO-kosten.

Zie Info tabel vullen' voor een algemene toelichting.

Pad BYKO (ten behoeve van de koppeling met de boekhouding):

• Aan boekingswijze 61 ARBO-kosten excl. BTW moet een grootboekrekening worden gekoppeld (via onderdeel Boekingswijze).
  Zie Boekingswijze aan boekhouding koppelen' voor een algemene toelichting.
• De BTW-code BTW voor arbokosten (code zoals ingevoerd bij label 01003) moet worden gekoppeld aan een grootboekrekening (via onderdeel BTW).
  Zie 'BTW aan boekhouding koppelen' voor een algemene toelichting.

Op deze rekeningen is precies te zien welk bedrag moet worden afgedragen aan de arbodienst(en) en wat er aan BTW moet worden afgedragen.

Werken met Arbodienstkosten (EB Volmacht)

Algemene werking

• In de polis/dekkingen wordt over de arbokosten geen provisie/volmachtbeloning berekend.
• Bij de eindafrekening met de arbodienst kan gemakkelijk een provisiebedrag worden afgeleid uit de boekhouding, bijvoorbeeld als een percentage van de Arbokosten.
• Bij contracten met eventueel meerdere arbodiensten kunnen de totalen per arbodienst vanuit selecties of ODBC worden bepaald.

Boekingen

De netto arbokosten en de BTW erover worden automatisch berekend in boekingen en factuurlabels geplaatst:

• 93156 ARBO-kosten excl. BTW (netto). De netto ARBO-kosten worden automatisch berekend en in dit label geplaatst.
• 93157  BTW-bedrag over ARBO-kosten. Het BTW-bedrag over de ARBO-kosten wordt automatisch berekend in boekingen en in dit label geplaatst.

Proefprolongatie

• De waarden van de labels 11048 BTW-bedrag over ARBO-kosten en 11050 ARBO-kosten excl. BTW (netto) worden in het exportbestand toegevoegd aan het einde van iedere regel. Op het overzicht zijn de kosten in het incassobedrag opgenomen. De specificatie wordt niet afgedrukt.