Vorig onderwerp

Volgend onderwerp

Verwerken journaalkoppeling - extern financieel pakket

Notitie De algemene delen van deze handleiding, die dus voor elk extern pakket gelden, kunt u vanuit ANVA Help afdrukken Afdrukken vanuit Help. De delen die specifiek per koppeling zijn, kunt u per koppeling opzoeken en afdrukken.

De verwerking van de journaalkoppeling met ANVA start u vanuit pad FE. Via de menukeuze Basisgegevens kunt u, indien gewenst, de lengte aanpassen van het grootboeknummer en dagboeknummer.

De gegevens worden weggeschreven in het bestand JOURBAK. Deze JOURBAK-bestanden worden op de server geplaatst in de map anva-apps\data\data1\fil\journaal\00001. Deze laatste map is de code van uw boekhoudbedrijf. Als u een andere code heeft, worden de bestanden in deze map gezet.

Notitie
Deze menukeuze wordt pas actief als de toegang door een ANVA-medewerker is geactiveerd via pad BYSA.
Het activeren van een extern financieel administratiepakket kan alleen door een ANVA-medewerker gedaan worden.

      

Resultaat verplaatsen van vorige verwerking journaalkoppeling

Het exportbestand voor het externe boekhoudbedrijf komt in de map zoals ingeregeld is. Meestal is dat op de cliënt. Het systeem controleert of er nog een exportbestand aanwezig is met dezelfde naam. U krijgt dan de mogelijkheid om het bestand te overschrijven. Er wordt een kopie van het exportbestand op de server bewaard in de map ..fil\journaal\<boekhoudbedrijf>. In deze map worden ook de JOURBAK-bestanden geplaatst.

Notitie bij Exact Online Uitgebreid moet het exportbestand eerst verwijderd worden, voordat een nieuw bestand weggeschreven kan worden.

Notitie de mapnaam van de directory waar het exportbestand naar weggeschreven wordt, mag geen spatie bevatten. Tijdens het journaliseren verschijnt dan de melding 'De opgegeven directory is onbekend'. En vervolgens komt de melding dat het bestand is aangemaakt in een map, die samengesteld lijkt en niet bestaat. Er wordt geen kopie van het bestand weggeschreven.

Journaliseren van de boekingen (extern pakket)

Zet de journaalposten, die bij de financiële verwerking aangemaakt zijn, over naar de boekhouding en de bijbehorende grootboekrekening(en).

Pad: FE

Bij het opstarten van dit pad controleert ANVA eerst of pad BYCUE goed is ingericht. Zo niet, dan volgt de melding: "Kantoren niet (correct) ingeregeld pad BYCUE". Er verschijnt een overzicht van wat er niet in orde is. Dit voorkomt fouten bij het journaliseren.

FE_melding kantoren niet correct

Als alles wel goed is ingericht:

  1. Kies het boekhoudpakket.
  2. Kies de bedrijven die u wilt verwerken.

    FE_bedrijf kiezen

  3. Klik op Start om de verwerking starten.

    Voordat u een journaalkoppeling kunt maken tussen uw externe pakket en ANVA, wordt eerst automatisch het hele journaalbestand gecontroleerd. Als deze controlefase goed wordt doorlopen, krijgt u een melding op uw scherm en kunt u de definitieve verwerking starten. Als tijdens de controle fouten worden geconstateerd, verschijnt een melding dat de journaalposten niet in evenwicht zijn.

    'Totaal journaalposten:
    xxx.xxx,xx (debet)
    xxx.xxx,xx (credit)
    De journaalposten zijn NIET in evenwicht
    en worden nu afgedrukt.'

  4. Druk op een toets om een overzicht van de journaalposten af te drukken naar printer, schijf of scherm. Als u dit heeft gedaan, verschijnt een melding dat de verschillen worden geboekt op een verschillenrekening (deze is aangegeven via pad BYKO - Boekhouding - Boekingswijze - Verschillen).

    'Tijdens de controle is geconstateerd dat de
    journaalposten niet in evenwicht zijn. Het verschil
    zal worden geboekt op de verschillenrekening.
    Wilt u doorgaan met journaliseren ?'

  5. Nadat het journaliseren is voltooid, moet in het financiële pakket via een memoriaalboeking een correctie van de verschillen worden gemaakt. U kunt echter ook stoppen met journaliseren, het verschil oplossen en dan doorgaan met de verwerking. Als u het verschil heeft gevonden, kunt u de boekhouder van het externe pakket doorgeven op welke grootboekrekening het verschil moet worden bijgeschreven.

      

In dit onderdeel

Controle subadministratie extern boekhoudpakket

Oplossen van de debet/credit verschillen tussen ANVA en het boekhoudpakket na journaliseren

Oplossen van de verschillen met debiteuren, experts, betrokkenen geen experts
Controle subadministratie extern boekhoudpakket

Als u met een extern boekhoudpakket werkt, is het verstandig om regelmatig handmatig te controleren of er aansluiting is tussen ANVA en het boekhoudpakket.

  1. Journaliseer ANVA in pad FE.
  2. Draai de journaallijst uit in pad FFOFTT.
  3. Vergelijk de totalen van de door ANVA gegenereerde lijst met de saldi van de volgende grootboekrekeningen in uw boekhoudpakket:

      

Oplossen van de debet/credit verschillen tussen ANVA en het boekhoudpakket na journaliseren
  1. Bepaal in de journaalpost het boekstuk waar het verschil zit.
  2. Draai op basis van de boekdatum de borderel of de rekening-courant uit voor de datum waar het verschil geconstateerd is.
  3. Maak zelf op papier de journaalpost zoals deze gemaakt had moeten worden.
  4. Vergelijk de papieren journaalpost met de werkelijke journaalpost.
  5. Maak in het dagboek Memoriaal een corrigerende journaalpost met als tegenrekening Verschillen.

    Notitie Als u met ANFIN werkt, moet u de betreffende grootboekrekeningen eerst op handmatig boeken Ja zetten in pad FHAGG.

      

Oplossen van de verschillen met debiteuren, experts, betrokkenen geen experts

      

Historische journaalbestanden verwijderen of opnieuw verwerken

Bij het journaliseren van boekingen via een extern boekhoudpakket, wordt er automatisch een historisch bestand ('JOURBAK.###') aangemaakt in de ..\data1\fil-directory. Daarbij staat ### voor een getal tussen 000 en 999. Er worden maximaal 999 historische bestanden bewaard.

ANVA maakt ook de volgnummers voor het JOURBAK.###-bestand automatisch aan, op basis van het eerste vrije nummer vanaf 000. Als u bijvoorbeeld een reeks JOURBAK-bestanden heeft die loopt van 000 tot 020 en u gooit JOURBAK.015 weg, dan wordt het nieuwe bestand JOURBAK.015 en niet JOURBAK.021.Pad: FE

  

Historisch journaalbestand verwijderen

U kunt een bepaalde periode uit de historie verwijderen. De Datum eerste bestand wordt door ANVA bepaald.

  1. Vul de Datum laatste bestand in.
  2. Klik op Start .

  

Historie opnieuw verwerken

U kunt per keer maar één bestand opnieuw verwerken en het actuele journaalbestand mag geen records bevatten.

  1. Selecteer het bestand dat u opnieuw wilt verwerken.
  2. Klik op Start .

      

Verwerken journaalbestand per extern pakket

Het verwerken van het journaalbestand wordt per financieel pakket toegelicht.