Tijdregistratie - Inrichting

Inleiding inrichting Tijdregistratie

De beloning van het intermediair staat sterk onder druk, mede door het provisieverbod. Er is inzicht nodig in waar de assurantietussenpersoon zijn uren aan besteedt, mede vanwege de wettelijke verplichting om kosten direct en inzichtelijk bij klanten in rekening te brengen. Om deze vraag te beantwoorden heeft ANVA B.V. de module Tijdregistratie, een geïntegreerd urenregistratiesysteem.

De module biedt de volgende mogelijkheden:

• Automatisch tijd registreren tijdens werkzaamheden in ANVA.
• Een pauze- en startfunctie tijdens het automatisch tijdschrijven.
• Handmatig tijd registeren op werkzaamheden die losstaan van ANVA. Bijvoorbeeld de besteedde tijd aan een klantbezoek.
• Zelf aanmaken van projecten, activiteiten en tarieven waarop uren kunnen worden geboekt.
• Corrigeren van geregistreerde tijd.
• Tijdschrijfregels verzamelen, beoordelen en in ANVA verwerken voor facturatie.
• Rapportage van tijdschrijfregels per project.
• Accorderen en fiatteren van projecten of afzonderlijke werkzaamheden.

Bij het starten van ANVA worden de gebruikersgegevens uit ANVA overgebracht naar Tijdregistratie. Er hoeft dus niets te worden gesynchroniseerd. Het maakt niet uit wie ANVA start (beheerder, medewerker etc.). Houd er rekening mee dat als u een nieuwe gebruiker toevoegt, deze dus pas na het herstarten van ANVA aanwezig is in Tijdregistratie.

Begrippenlijst Tijdregistratie (inrichting)

Activiteit/Tijdschrijfactiviteit

Per projectsoort zijn de mogelijke werkzaamheden gedefinieerd waarop tijd kan worden geschreven.

Context

Een plaats in ANVA waar vandaan de tijdregistratie automatisch wordt opgestart of kan worden opgestart. Dit kan een relatie, contract of schade zijn.

Projectsoort

Definitie van de mogelijke logische projecten die worden onderkend. Deze worden bepaald door ANVA B.V.

Project/Tijdschrijfproject

Het algemene abstracte niveau waarop activiteiten worden uitgevoerd en waarop de tijd (al dan niet automatisch) kan worden bijgehouden. Een project wordt geïdentificeerd door middel van een projectomschrijving en valt altijd onder een projectsoort.

Stappenplan Tijdregistratie inrichten

Volg onderstaande stappen om Tijdregistratie in te richten:

Stap: activeren Tijdregistratie

pad BYSS en BYSI

1. Zet in pad BYSS Stuurcodes deel VI de stuurcode Tijdregistratie op Ja. U heeft hiervoor wel ABS nodig. Bovendien mag er niemand in ANVA zijn ingelogd.
2. In pad BYSI worden in het venster Modules KIM bij de koppeling Tijdregistratie automatisch de juiste gegevens ingevuld.

Stap: inrichten van KIM-koppeling QUANTUM

Volg de onderstaande stappen om te controleren of de koppeling actief is en voorzien van de juiste waarden. Indien gewenst kunt u hierbij ondersteuning inschakelen van ons Serviceteam Technische Ondersteuning.

Pad: BYSI

1. Open de koppeling QUANTUM (code 24).
2. Controleer of bij Algemene parameters het vakje Koppeling actief aangevinkt is.
3. Controleer of bij Webservice parameters de juiste waarden ingevuld zijn voor uw omgeving.

   Veld	Waarde
   WebService IP	Het IP-adres van de ANVA Business Server.
   WebService poort	Het poortnummer van de ANVA Business Server.
   Webservice URL	/anva/quantum

4. Als u gegevens wijzigt: deze worden pas actief nadat u de Linux- of Windows-services heeft herstart.

   Voorbeeldscherm Configuratie KIM koppeling Quantum

   

Stap: advies- en bemiddelingskosten inrichten in ANVA

Voor uitgebreide informatie, zie de handleiding: Advies- en bemiddelingskosten in de ANVA Help.

Labels

De volgende labels zijn van belang voor advies- en bemiddelingskosten:

• 99315 Soort kostenboeking
• 99316 Ass. bel % kostenboeking
• 99317 BTW % kostenboeking
• 93032 Inclusief BTW ov. debiteur.
• 10330/60330 Advieskosten
• 10331/60331 Advieskosten vrijgesteld van BTW
• 10332/60332 Bemiddelingskosten
• 10333/60333 Bemiddelingskosten vrij van assbel
• 10334/60334 BTW over advieskosten
• 10335/60335 Assurantiebelasting bemiddeling

Grootboekrekeningen

Om tijdschrijven op en factureren van advies- en bemiddelingskosten mogelijk te maken, moeten in ANVA de volgende grootboekrekeningen aangemaakt en aan de boekhouding gekoppeld zijn (paden: FHAGG, BYKO of BYCO):

• Advieskosten
• Bemiddelingskosten
• Assurantiebelasting
• BTW.

Verzamelnota

Via pad BYSF kunt u instellen of u advies- en bemiddelingskosten op één verzamelnota wilt met andersoortige boekingen.

Formulieren

Formulieren kunt u inrichten op polisniveau zoals u gewend bent in ANVA. Via pad BFVS of BFVF kunt u bouwstenen op niveau toevoegen aan formulieren.

Incassocodes

De nieuwe boeking die ontstaat vanuit Tijdregistratie krijgt zoveel mogelijk de incassocode zoals u gewend bent met boekingen binnen ANVA. Indien de boeking op polisniveau wordt aangemaakt krijgt hij de incassocode van de polis, en indien die leeg is de incassocode van het pakket of de relatie. Indien de boeking wordt aangemaakt op relatieniveau dan krijgt hij de incassocode van de relatie. Indien er geen incassocode gevonden kan worden, wordt de incassocode 123 'Advieskostennota/acceptcombi' gebruikt.

Via pad BPN kunt u formulieren aan de incassocodes voor advies- en bemiddelingskosten koppelen:

• 123 Advieskostennota/acceptcombi
• 133 Adviesverzamelnota/acceptgirocombi.

Maatschappij, hoofdbranche, branche en dekking

Advies en bemiddelingskosten maakt gebruik van een servicemaatschappij, servicehoofdbranche, servicebranche en servicedekking. Deze kunt u aanmaken via pad BMM, BPBH, BPBB en BPBD.

Polis- en dekkingschermen

Deze kunt u voor advies- en bemiddelingskosten aanmaken via pad BVPV/BVPN en BVDV/BVDN.

Stap: gebruikersrollen toekennen

Voor tijdregistratie moeten de volgende rollen aan de juiste gebruikers gekoppeld worden:

• Afdelingsadministrateur (afdelingsrol): mag binnen een of meerdere afdelingen de geaccordeerde uren van medewerkers fiatteren. Voor meer informatie: zie hoofdstuk 'Tijdschrijfregels accorderen en fiatteren'
• Kantooradministrateur (kantoorrol): mag binnen een of meerdere kantoren de tijdschrijfboekingen verzamelen, beoordelen en verwerken/factureren (van gefiatteerde uren), en heeft rechten voor onderhoud van alle projecten. Voor meer informatie: zie hoofdstuk 'Uren factureren'
• Projectverantwoordelijke (kantoorrol): mag binnen een of meerdere projecten de tijdschrijfboekingen verzamelen, beoordelen en verwerken/factureren (van gefiatteerde uren), en heeft rechten voor onderhoud van de toegewezen projecten. Een projectverantwoordelijke is voorwaarde om te kunnen factureren. Voor meer informatie: zie hoofdstuk 'Uren factureren'

1. Controleer eerst in ANVA, pad BLC, of label 97010 Afdeling ingericht is met de juiste afdelingen. Als dit niet het geval is, zie de Veelgestelde vragen.
2. Ga naar pad BGG - knop Gebruikersrollen .

   Notitie Als u hier de volgende foutmelding ziet: 'U heeft helaas geen rechten voor deze functionaliteit', moet u eenmalig rechten toekennen aan een gebruiker. Zie hoofdstuk: Initieel gebruikersrollen toekennen.

   Uw browser opent automatisch met de gegevens van de gebruiker van waaruit u gekomen bent. Als u naar een andere gebruiker wilt: klik op Terug.

3. Zoek de gebruiker aan wie u een rol wilt toekennen.
4. Klik op de (inlog)naam van de gebruiker om de details te openen.

   Voorbeeldscherm Gebruikersrollen

5. Om de rollen van Kantooradministrateur of Projectverantwoordelijke toe te kennen: klik in het kader Kantoorrollen op het juiste kantoor.
   Om de rol Afdelingsadministrateur toe te kennen: klik in het kader Afdelingsrollen op de naam van de afdeling.
6. Selecteer de rol die u wilt toekennen.

   

7. Klik op Akkoord.
8. Herhaal dit voor de andere gebruikers en rollen.

Veelgestelde vragen

Geen/onjuiste afdelingen (label 97010)

Indien nodig: initieel gebruikersrollen toekennen (Tijdregistratie)

Het kan voorkomen dat, als je in pad BGG klikt op de knop Gebruikersrollen , de volgende melding verschijnt: 'U heeft helaas geen rechten voor deze functionaliteit'.

Dit gebeurt alleen als er nog niet eerder gebruikersrollen zijn toegekend. In dat geval moet je eenmalig aan een medewerker enkele beheerdersrollen toekennen. Normaliter is deze medewerker een (applicatie)beheerder van ANVA. Deze gebruiker heeft daarna rechten om aan andere gebruikers specifieke rollen toe te kennen.

Let op
- Sluit eerst de browser af met bovenstaande foutmelding. Zo voorkom je dat deze 'onthouden' wordt en je niet verder kunt.
- Controleer dat er in pad BGG bij de betreffende gebruiker een afdeling is ingevuld. Dit is noodzakelijk voor een correcte weergave en inrichting van de gebruikersrollen.

Pad: BOT

1. Kies actiemenu Beveiliging.
2. Kies in scherm Beveiliging voor actiemenu Gegevens uit ANVA4/5 verversen.

   

3. Klik op Terug als de gegevens ververst zijn.
4. Zoek de naam van de ANVA-gebruiker aan wie je de gebruikersrollen wilt toekennen.
5. Open deze gebruiker.
6. Klik in scherm Gebruiker op de link in kader Bedrijfsrollen.
7. Vink in scherm Bedrijfsrollen minimaal de rollen Applicatiebeheerder en Operator aan. De rol Beheerder wordt automatisch ook aangevinkt.

   

8. Klik op Akkoord.

   De toegekende rollen zijn direct zichtbaar in het kader Bedrijfsrollen in scherm Gebruiker.

9. Klik op Terug en nogmaals op Terug.

Stap: instellingen tijdschrijfparameters

Notitie Als u wilt dat één persoon per afdeling verantwoordelijk is voor het fiatteren, dan moet u deze persoon de rol van afdelingsadministrateur geven. Zie Gebruikersrollen toekennen.

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Instellingen

of:

Tijdregistratie: Beheer - actiemenu Instellingen

1. Klik in scherm Instellingen op Wijzigen.

   U kunt de volgende instellingen aanpassen (velden met * zijn verplicht):

   Instelling	Omschrijving
   Accorderen = Fiatteren	Alle geaccordeerde uren worden automatisch gefiatteerd. Dit is aan te raden als uw bedrijf niemand heeft die de uren van de medewerkers fiatteert.
   Accorderen vanaf	Vanaf welke datum het accorderen moet gaan werken.
   Factureren vanaf	Vanaf welke datum u wilt factureren.
   Afronden te verzamelen tijd	Naar boven, naar beneden, of niet afronden.
   Aantal minuten	Aantal minuten waarop u wilt afronden. Bijvoorbeeld 5 of 15 of 30.

2. Klik op Akkoord.

Stap: projectsoorten en projecten inrichten

Inleiding projectsoorten en projecten

Per projectsoort kunt u instellingen voor tijdschrijven aanpassen. Projectsoorten zijn gedefinieerd door ANVA bv, u kunt deze dus niet zelf toevoegen of verwijderen.

Vanuit ANVA: pad BOJ

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer

De volgende projectsoorten zijn aanwezig:

• Advies: niet in gebruik.
• Algemeen relatie: projecten die behoren tot deze projectsoort kunnen door uw kantoor worden aangemaakt. Deze projectsoort is bedoeld voor specifieke werkzaamheden die voor één relatie worden uitgevoerd. Een voorbeeld is alle werkzaamheden die worden uitgevoerd ten behoeve van het pensioen van een relatie. De hierop geboekte uren kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor de facturatie op basis van nacalculatie. De projectomschrijving kunt u zelf opgeven en dient uniek te zijn.
• Contract: projecten die behoren tot deze projectsoort worden automatisch aangemaakt als voor het eerst tijd op een contract (monopolis of pakket) wordt geschreven. Deze projecten zijn altijd aan één contract gekoppeld. De projectomschrijving bestaat uit het relatienummer + volgnummer + subvolgnummer.
• Kantoor: projecten die behoren tot deze projectsoort kunnen door uw kantoor worden aangemaakt. Deze projectsoort is bedoeld voor alle werkzaamheden die niet direct aan een relatie, contract of schade zijn gekoppeld, maar waarvoor u wél tijd wilt schrijven. Door deze werkzaamheden als project te definiëren kunt u hiervoor een tijdregistratie bijhouden. De projectomschrijving kunt u zelf opgeven.
• Relatie: projecten die behoren tot deze projectsoort worden automatisch aangemaakt als voor het eerst tijd op een relatie wordt geschreven. Deze projecten zijn altijd aan één relatie gekoppeld. De projectomschrijving is gelijk aan het ANVA-relatienummer.
• Schade: projecten die behoren tot deze projectsoort worden automatisch aangemaakt als voor het eerst tijd op een schade wordt geschreven. Deze projecten zijn altijd aan één schade gekoppeld. De projectomschrijving bestaat uit het schadedossiernummer.

Voorbeeldscherm projectsoorten

Instellingen voor tijdschrijven (projectsoortinstellingen)

De projectsoorten waarvoor automatisch tijd wordt geschreven, zijn gedefinieerd door ANVA B.V. U kunt wel instellingen wijzigen van deze projectsoorten.

Voor de projectsoorten 'Algemeen relatie' en 'Kantoor' kan alleen handmatig tijd worden geschreven.

Vauit ANVA: pad BOJ

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer

1. Selecteer een projectsoort.
2. Klik op de knop Wijzigen.
3. De volgende gegevens kunt u aanpassen (met een * is verplicht):

   Veld	Omschrijving
   Tijdschrijven	Automatisch of handmatig. Geef aan of u wilt dat de tijd automatisch gaat lopen of handmatig moet worden gestart. Of u dit kunt instellen, is afhankelijk van de gekozen projectsoort.
   *Tijdschrijfdrempel	De ondergrens voor het automatisch wegschrijven van een tijdschrijfregel. Standaard staat deze voor alle projectsoorten op 30 seconden (00:00:30). De tijdschrijfdrempel moet kleiner of gelijk zijn aan de bevestigdrempel. Deze grens heeft betrekking op het tijdschrijven vanuit een context. Denk hierbij aan het openen van een relatiescherm. Als bij het sluiten van het relatiescherm blijkt dat minder dan deze gespecificeerde tijd is verstreken, wordt er géén tijdschrijfregel weggeschreven. Als de verstreken tijd groter of gelijk is aan de tijdschrijfdrempel wordt de tijdschrijfregel weggeschreven. Als u wilt dat altijd tijd wordt geschreven, zet u de tijd op 00:00:01. Als u wilt dat nooit tijd wordt geschreven, zet u deze tijd op een hoge waarde (bijvoorbeeld 24 uur). Uiteraard kan onafhankelijk van deze instellingen altijd ook handmatig een tijdschrijfregel worden geschreven.
   Bevestigdrempel	Tijdsgrens voor het tonen van een bevestigingsscherm van de automatisch geregistreerde tijd. Standaard staat deze voor alle projectsoorten op 5 minuten (00:05:00). Dit heeft betrekking op het tijdschrijven vanuit een context. Denk hierbij aan het openen van een relatiescherm: als bij het sluiten blijkt dat meer dan deze tijd is verstreken, dan wordt een scherm getoond waarin de gebruiker moet bevestigen dat de geregistreerde tijd klopt. Dit voorkomt dat teveel tijd op een relatie wordt geregistreerd omdat na het openen van het relatiescherm andere werkzaamheden hebben plaatsgevonden (de telefoon gaat, een collega vraagt iets, etc.). Als u altijd een bevestigingsscherm wilt tonen, dan zet u de tijd op dezelfde tijd als de tijdschrijfdrempel. Wilt u nooit een bevestigingsscherm tonen, dan zet u deze tijd op een hoge waarde (bijvoorbeeld 24 uur). U kunt ook medewerkers individueel uitsluiten van de bevestigingsdrempel, zie hoofdstuk: 'Stap: instellingen per medewerker'.
   Facturabel	Ja of Nee.
   Soort boeking	Advies, Bemiddeling of N.v.t. (niet van toepassing). Over advieskosten wordt BTW berekend, over bemiddelingskosten wordt assurantiebelasting berekend.
   Belasting	Ja of Nee. Sommige producten kennen vrijstelling.

4. Klik op Akkoord.

Per medewerker kunt u ervoor kiezen om bepaalde vensters niet te tonen, zie: 'Instellingen per medewerker'.

Per medewerker worden standaard de volgende vensters getoond:

• Accordeerherinnering: bij het opstarten en afsluiten van ANVA verschijnt de vraag of de gebruiker de openstaande uren wil accorderen.
• Bevestigingsscherm: vanaf een door u gespecificeerde tijd wordt een bevestigingsscherm getoond aan de gebruiker. Daarin kan de gebruiker de geregistreerde tijd aanpassen.

Om individuele medewerkers uit te sluiten van deze vensters:

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Medewerkers

of:

Tijdregistratie: Beheer - actiemenu Medewerkers

1. U kunt een medewerker zoeken op Inlognaam, Achternaam of Afdeling. Als u niets invult, worden alle medewerkers getoond bij de resultaten.
2. In de resultatenlijst kunt u de sortering aanpassen door op de kolomnamen te klikken: Inlognaam, Achternaam of Afdeling.

   

3. Vink bij de betreffende medewerkers aan dat zij de accordeerherinnering en/of het bevestigingsscherm NIET te zien krijgen.

   Let op Ook als het bevestigingscherm niet getoond wordt, wordt de geregistreerde tijd wel weggeschreven.

4. Klik op Akkoord.

Projectgegevens raadplegen en wijzigen

Let op Alleen tijdschrijfprojecten die horen bij de kantoren waarvoor de gebruiker is geautoriseerd, worden getoond en kunnen worden gewijzigd.

Een project is het algemene abstracte niveau waarop activiteiten worden uitgevoerd en waarop de tijd (al dan niet automatisch) kan worden bijgehouden. Een project wordt geïdentificeerd door middel van een projectomschrijving en valt altijd onder een projectsoort.

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Projecten

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Projecten

1. Gebruik het filter om projecten te zoeken:

   Veld	Omschrijving
   Toon niet-actieve projecten	Vink aan of u niet-actieve projecten wilt tonen. Standaard is deze optie niet aangevinkt, zodat alleen de actieve projecten worden getoond. Een project is niet-actief als het de status 'Niet actief' of 'Afgesloten' heeft. Zie: Status, begin- en einddatum van een project.
   Projectsoort	Geef aan binnen welke projectsoort u projecten wilt zoeken.
   Projectomschrijving	Als u een specifiek project zoekt kunt u een (deel van de) projectomschrijving opgeven.
   Financiële status	Geef aan binnen welke status van projecten u wilt zoeken: Beëindigd, Ingericht of Nieuw. Zie: Status, begin- en einddatum van een project.

2. Klik op Zoeken.

   De resultaten van uw zoekopdracht worden getoond.

   Voorbeeldscherm Zoekresultaten

   

3. Selecteer een project om de detailgegevens te bekijken.
4. Via de knop Wijzigen kunt u gegevens aanpassen. De overige gegevens kunt u alleen raadplegen.

   Gegevens	Omschrijving
   Projectgegevens	Raadplegen is mogelijk bij alle projectsoorten. Wijzigen is alleen mogelijk bij projectsoorten 'Algemeen relatie' en 'Kantoor' en alleen voor de volgende gegevens: Projectomschrijving: geef een project een unieke omschrijving. Projectstatus: Actief/Niet actief/Afgesloten. Alleen op actieve projecten kan tijd geschreven worden.
   Context relatie	Raadplegen is mogelijk bij projectsoorten 'Algemeen relatie', 'Relatie', 'Contract' en 'Schade'.
   Context contract	Raadplegen is mogelijk bij projectsoort 'Contract'.
   Context schade	Raadplegen is mogelijk bij projectsoort 'Schade'.
   Financiële gegevens	Wijzigen van alle financiële gegevens is mogelijk bij alle projectsoorten: Projectverantwoordelijke: de relatieverantwoordelijke in ANVA. Facturabel: Ja/Nee. Soort boeking: Advies/Bemiddeling/N.v.t. Over advieskosten wordt BTW berekend, voor bemiddelingskosten geldt assurantiebelasting. Belasting: Ja/Nee (sommige producten kennen vrijstelling). Financiële status: Nieuw/Ingericht/Beëindigd. Alleen met status 'Ingericht' kan in ANVA een factuur aangemaakt worden.

5. Klik op Akkoord.

Inrichting handmatig projectsoort wijzigen

Bij het automatisch tijdschrijven kan het gebeuren dat de tijdschrijfdrempel overschreden wordt. In dat geval wordt het bevestigingsscherm geopend waarin u zelf gegevens kunt wijzigen, voordat ze worden opgeslagen. Daarbij kunt u ook het projectsoort en project handmatig wijzigen. U kunt bijvoorbeeld het projectsoort wijzigen van relatie naar contract, en dan de juiste polis als project kiezen.

Let op Dit is alleen van toepassing op servicecontracten.

Daarvoor moet u wel een instelling aanpassen bij de hoofdbranche.

Pad: BPBH

1. Selecteer de servicehoofdbranche waarvoor u dit mogelijk wilt maken.
2. Zet Tijdregistratie op Ja.
3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Algemeen relatieproject toevoegen

Let op U kunt alleen projecten van de projectsoort 'Kantoor' en 'Algemeen Relatie' toevoegen. De overige projecten worden automatisch aangemaakt op het moment dat er tijd wordt geschreven.

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Projecten

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Projecten

1. Selecteer actiemenu Algemeen relatieproject toevoegen.

   Voorbeeldscherm Algemeen relatieproject toevoegen

   

2. Geef in het veld Relatienummer aan voor welke relatie u het project aanmaakt en druk op [Tab] om de relatiegegevens op te halen.
3. Vul de Projectgegevens in. Let daarbij op de volgende punten:
   • Kantoor toont de kantoren waarvoor u rechten heeft. Als dat één kantoor is, wordt alleen dat kantoor getoond.
   • Projectstatus: de projectstatus is standaard 'Niet actief'. Dit kunt u wijzigen. Zie Status, begin- en einddatum van een project voor een toelichting op de status van een project.
4. Vul de Financiële gegevens in. Let daarbij op de volgende punten:
   • Projectverantwoordelijke: is voorwaarde om te kunnen factureren.
   • Financiële status: alleen met status 'Ingericht' is het mogelijk om naar ANVA te factureren.
5. Klik op Akkoord.

Kantoorproject toevoegen

Let op U kunt alleen projecten van de projectsoort 'Kantoor' en 'Algemeen Relatie' toevoegen. De overige projecten worden automatisch aangemaakt op het moment dat er tijd wordt geschreven.

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Projecten

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Projecten

1. Selecteer actiemenu Kantoorproject toevoegen.

   Voorbeeldscherm Kantoorproject toevoegen

   

2. Vul de Projectgegevens in. Let daarbij op de volgende punten:
   • Standaard project geeft aan of dit project als default getoond wordt bij het handmatig aanmaken van een tijdschrijfregel voor een kantoorproject. Er kan slechts één kantoorproject standaard zijn per kantoor. Bijvoorbeeld: voor kantoor 10 kunt u 'Administratie 10' als standaardproject tonen, en voor kantoor 20 'Administratie 20'.
   • Kantoor toont de kantoren waarvoor u rechten heeft. Als dat één kantoor is, wordt alleen dat kantoor getoond.
   • Projectstatus: de projectstatus is standaard 'Niet actief'. Dit kunt u wijzigen. Zie Status, begin- en einddatum van een project voor een toelichting op de status van een project.
3. Vul de Financiële gegevens in. Let daarbij op de volgende punten:
   • Projectverantwoordelijke: is voorwaarde om te kunnen factureren.
   • Financiële status: alleen met status 'Ingericht' is het mogelijk om naar ANVA te factureren.
4. Klik op Akkoord.

Status, begin- en einddatum van een project

1 Projectstatus

Let op De status 'Afgesloten' heeft op dit moment nog geen andere functie dan de status 'Niet actief'. Wij adviseren u deze status nog niet te gebruiken.

Een project kan een drietal statussen hebben: 'Actief', 'Niet actief' en 'Afgesloten'. Een nieuw project krijgt altijd de status 'Niet actief':

• Op het moment dat de Status van het project op 'Actief' wordt gezet, wordt de begindatum gevuld met de systeemdatum. Er mag tijd worden geschreven op dit project.
• Op het moment dat de Status van het project op 'Niet actief' wordt gezet wordt de einddatum gevuld. Er mag geen tijd meer op worden geschreven.
• Als de status weer op 'Actief' wordt gezet, dan wordt de einddatum leeggemaakt.

Zie Projectgegevens raadplegen en wijzigen voor het wijzigen van de status van een project.

2 Financiële status

Een project kan drie financiële statussen hebben: 'Nieuw', 'Ingericht', en 'Beëindigd'.

• Alleen met status 'Ingericht' kan een tijdschrijfboeking gefactureerd worden.

Stap: activiteiten inrichten en koppelen

Inleiding activiteiten Tijdregistratie

U kunt de activiteiten beheren die gekoppeld zijn aan een projectsoort. Er zijn standaardactiviteiten en niet-standaardactiviteiten:

• De standaardactiviteiten zijn door ANVA bv. gedefinieerd: in de kolom 'ANVA bv' is 'Ja' aangegeven. Selecteer een projectsoort (zoals hieronder beschreven) en kies actiemenu Activiteiten om dit te zien. Per projectsoort levert ANVA bv een aantal standaardactiviteiten aan. Zie Activiteiten per projectsoort voor een overzicht van activiteiten per projectsoort.
• De niet-standaardactiviteiten zijn de door uw kantoor zelf aangemaakte activiteiten.

Vanuit ANVA: pad: BOJ

Of:

Tijdregistratie: menu Beheer

1. Selecteer een projectsoort, bijvoorbeeld 'Algemeen relatie'.
2. Kies in scherm Projectsoortinstellingen actiemenu Activiteiten.
3. U ziet een lijst van activiteiten die aan deze projectsoort zijn gekoppeld. Voor de projecten die behoren tot deze projectsoort kan op deze activiteiten tijd worden geschreven.
   • Alleen op activiteiten met status 'Actief' kan tijd worden geschreven.
   • Een activiteit kan aan meerdere projectsoorten en tarieven zijn gekoppeld.

   

Activiteit raadplegen en wijzigen

Van een activiteit kunt u de detailgegevens bekijken en zien aan welke projectsoorten deze activiteit is gekoppeld.

Vanuit ANVA: pad: BOJ

Of:

Tijdregistratie: menu Beheer

1. Selecteer een projectsoort, bijvoorbeeld 'Algemeen relatie'.
2. Kies in scherm Projectsoortinstellingen voor actiemenu Activiteiten.

   U ziet een lijst van activiteiten die aan deze projectsoort zijn gekoppeld.

   • Voor de projecten die behoren tot deze projectsoort kan op deze activiteiten tijd worden geschreven, mits ze status 'Actief' hebben. Zie: Activiteit activeren/deactiveren.
   • Alleen activiteiten die u zelf heeft aangemaakt kunt u wijzigen. Van de standaard ANVA-activiteiten kunt u alleen de koppelingen met de projectsoorten en tarieven wijzigen. Zie Activiteit koppelen aan een projectsoort en Activiteit koppelen aan een tariefgroep.
3. Selecteer een activiteit.
4. Klik op Wijzigen.
5. Voer de wijzigingen door.
6. Klik op Akkoord.

Activiteit activeren/deactiveren

U kunt een activiteit activeren of deactiveren voor alle projectsoorten waar deze aan gekoppeld is. Door een activiteit te te deactiveren wordt deze losgekoppeld van alle projectsoorten.

Vanuit ANVA: pad: BOJ

Of:

Tijdregistratie: menu Beheer

1. Selecteer een projectsoort, bijvoorbeeld 'Algemeen relatie'.
2. Kies in scherm Projectsoortinstellingen voor actiemenu Activiteiten.
3. Selecteer een activiteit.
4. Klik op Wijzigen.
5. Door het uitvinken van de optie Actief, kunt u een activiteit deactiveren. Een default activiteit kan niet worden gedeactiveerd.
   • De optie Actief geldt voor alle projectsoorten. Het is dus niet mogelijk dat een activiteit voor de ene projectsoort wel actief is en voor de andere projectsoort niet.
   • Als u een activiteit deactiveert wordt deze losgekoppeld van alle projectsoorten waaraan hij is gekoppeld. De activiteit blijft wel zichtbaar in het overzicht.
6. Antwoord Ja op de vraag: 'Weet u zeker dat u deze activiteit bij alle projectsoorten waaraan hij gekoppeld is wilt (in)activeren?'.
7. Klik op Akkoord.

Wel of geen defaultactiviteit aan gebruiker tonen

U kunt instellen of u in de bevestigingsschermen een defaultactiviteit voor het tijdschrijven wilt tonen. Geen defaultactiviteit tonen, betekent dat de gebruiker altijd zelf een keuze moet maken.

Pad: BYSS, deel VII

1. Ga naar de optie Default activiteit tijdregistratie uitschakelen:
   • Ja: er wordt geen default activiteit in het bevestigingsscherm na tijdregistratie getoond, de gebruiker moet altijd zelf een keuze maken.
   • Nee: de defaultactiviteit wordt wel getoond.

   Voor meer informatie, zie het hoofdstuk: 'Activiteit default maken'.

Activiteit default maken

U kunt aangeven welke activiteit standaard moet worden ingevuld als er tijd wordt geschreven op een projectsoort. Er moet altijd één activiteit default zijn.

Vanuit ANVA: pad: BOJ

Of:

Tijdregistratie: menu Beheer

1. Selecteer een projectsoort, bijvoorbeeld 'Algemeen relatie'.
2. Kies in scherm Projectsoortinstellingen voor actiemenu Activiteiten.
3. Kies actiemenu Activiteit default maken.

   

4. Vink aan welke activiteit standaard moet worden ingevuld als er tijd wordt geschreven op de betreffende projectsoort.

   Notitie In pad BYSS deel VII kunt u aangeven dat er geen default activiteit getoond moet worden. In dat geval moet een gebruiker in het bevestigingsscherm altijd zelf een keuze maken. Zie hoofdstuk: 'Wel of geen defaultactiviteit aan gebruiker tonen'.
   Als u hiervoor kiest terwijl er geen bevestigingsscherm getoond wordt (automatisch tijdschrijven), wordt de default activiteit wél automatisch ingevuld. Zie hoofdstuk: 'Instellingen voor projectsoorten (automatisch tijdschrijven)'.

5. Klik op Akkoord.

Activiteit toevoegen aan een projectsoort

U kunt als volgt zelf een activiteit toevoegen aan een projectsoort:

Vanuit ANVA: pad: BOJ

Of:

Tijdregistratie: menu Beheer

1. Selecteer een projectsoort, bijvoorbeeld 'Algemeen relatie'.
2. Kies in scherm Projectsoortinstellingen voor actiemenu Activiteiten.
3. Kies actiemenu Activiteit toevoegen.
4. Vink aan of de activiteit direct Actief is (en er dus tijd op kan worden geschreven).
5. Geef ook minimaal een Activiteitomschrijving en eventueel een Korte omschrijving op.

   Let op Wanneer u gebruik wilt maken van het activiteitenfilter (zie Activiteitenfilter), dan moet u er bij het inrichten van de niet-standaardactiviteiten rekening mee houden dat de omschrijving begint met een code en daarna een naam. Die code moet u in het filter gebruiken. Bijvoorbeeld:
   P1 – Polisverwerking.
   P2 – Poliscontrole.
   'P1' en 'P2' gebruikt u dan in het filter.

   Veld ANVA-activiteit staat altijd op Nee omdat u deze activiteit zelf aanmaakt.

6. Klik op Verder.
7. Selecteer de projectsoorten waarvoor deze activiteit beschikbaar moet zijn. De projectsoort van waaruit u de activiteit heeft toegevoegd is standaard aangevinkt. Desgewenst vinkt u meer projectsoorten aan.
8. Klik op Akkoord.

Activiteit koppelen aan een projectsoort

Om reeds bestaande activiteiten te koppelen aan een projectsoort:

Vanuit ANVA: pad: BOJ

Of:

Tijdregistratie: menu Beheer

1. Selecteer een projectsoort, bijvoorbeeld 'Algemeen relatie'.
2. Kies in scherm Projectsoortinstellingen voor actiemenu Activiteiten.
3. Kies actiemenu Activiteit koppelen.
4. Vul de activiteit in die u wilt koppelen aan de projectsoort en klik op Zoeken. Als u geen activiteitomschrijving opgeeft worden alle aanwezige activiteiten getoond. Standaard wordt alleen gezocht op actieve activiteiten. Vink Toon niet-actieve activiteiten aan om te zoeken op zowel actieve als niet-actieve activiteiten.

   De zoekresultaten worden rechts getoond, in het paneel Zoekresultaten. Links, in het paneel Gekoppelde activiteiten staan alle aan de projectsoort gekoppelde activiteiten.

5. Door middel van slepen kunt u een activiteit van het rechter- naar het linkerpaneel verplaatsen. Als de activiteit in het linkerpaneel is opgenomen is deze gekoppeld aan de projectsoort.

   Andersom is het ook mogelijk een gekoppelde activiteit van het linker- naar het rechterpaneel te slepen. Hierdoor wordt de activiteit losgekoppeld van de projectsoort.

   Let op Pas na het geven van Akkoord wordt de activiteit daadwerkelijk losgekoppeld.

Aanmaken activiteitenfilter

Bij het automatisch tijdschrijven kan het gebeuren dat de tijdschrijfdrempel overschreden wordt. In dat geval wordt het bevestigingsscherm geopend waarin je zelf gegevens kunt wijzigen, voordat ze worden opgeslagen. Daarbij kun je ook de beschikbare activiteiten filteren, zodat je eenvoudig de juiste activiteit kunt kiezen. Zie: Automatisch tijdschrijven.

Dit filter kun je zelf inrichten voor de activiteiten die specifiek voor jouw kantoor zijn (de niet-standaardactiviteiten). Daarvoor moet je als volgt een filterbestand aanmaken. Dit kun je gebruiken voor alle projectsoorten.

Let op Neem contact op met ANVA Customer Support voordat je met filters gaat werken.

1. Maak een tekstbestand aan. Hierin kun je de volgende filters gebruiken:

   Filter	Uitleg
   #	Achter een # staat commentaar.
   filters=\	Verplicht.
   P1,\ P2,\ P3,\ P4,\ P5	P1 enz. zijn voorbeelden. Gebruik de codes waarmee uw eigen activiteiten beginnen eindig altijd met ,\. behalve bij de laatste code.

2. Bewaar dit bestand onder de naam activiteitenfilter.properties
3. Bewaar het op de volgende locatie anva-abs\jboss7\anva-01\standalone\modules\configuration\main\anva\quantum.

Overzicht: activiteiten per projectsoort

Stap: tariefgroepen en tarieven inrichten en koppelen

Tariefgroep toevoegen

Om een tariefgroep toe te voegen:

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Tariefgroepen

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Tariefgroepen

1. Klik op actiemenu Tariefgroep toevoegen.
2. Vul de volgende gegevens in (* is verplicht):

   Veld	Omschrijving
   *Naam	Naam voor de tariefgroep.
   Standaard	Nee: een andere tariefgroep is standaard. Ja: deze tariefgroep gebruiken als aan een activiteit geen tariefgroep gekoppeld is. Let op: slechts één tariefgroep kan standaard zijn.
   *Volgorde	Plaats in de lijst van tariefgroepen.

3. Klik op Akkoord.

   U kunt nu tarieven toevoegen. Zie: Tarief aan tariefgroep toevoegen.

Tariefgroepgegevens wijzigen

Om de gegevens van een tariefgroep te wijzigen:

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Tariefgroepen

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Tariefgroepen

1. Open de tariefgroep die u wilt wijzigen.
2. Klik in scherm Tariefgroep op Wijzigen.

   De volgende gegevens kunnen gewijzigd worden (* is verplicht):

   Veld	Omschrijving
   *Naam	Naam voor de tariefgroep.
   Standaard	Nee: een andere tariefgroep is standaard. Ja: deze tariefgroep gebruiken als aan een activiteit geen tariefgroep gekoppeld is. Let op: slechts één tariefgroep kan standaard zijn.
   *Volgorde	Plaats in de lijst van tariefgroepen.

3. Klik op Akkoord.

Standaard tariefgroep instellen

Let op: slechts één tariefgroep kan als standaard ingesteld worden. Deze wordt gebruikt als aan een activiteit geen tariefgroep gekoppeld is.

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Tariefgroepen

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Tariefgroepen

Het overzichtscherm Tariefgroepen opent. In kolom Standaard kunt u zien welk tarief als standaard ingesteld is.

1. Open de tariefgroep die u als standaard wilt instellen.
2. Klik in scherm Tariefgroep op Wijzigen.
3. Vink Ja aan bij Standaard.
4. Klik op Akkoord.

Tarief aan een tariefgroep toevoegen

Om een tarief aan een tariefgroep toe te voegen:

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Tariefgroepen

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Tariefgroepen

1. Open de tariefgroep waaraan u een tarief wilt toevoegen.
2. Klik in scherm Tariefgroep op actiemenu Tarieven.

   In het overzichtscherm Tarieven is het actieve tarief (gebaseerd op de huidige datum) herkenbaar aan een groene bal .

3. Klik op actiemenu Toevoegen.
4. Vul de volgende verplichte gegevens in:

   Veld	Omschrijving
   Ingangsdatum	Vul de ingangsdatum in volgens notatie dd-mm-jjjj of selecteer een datum met behulp van knop Kalender .
   Bedrag	Vul het tarief in wat u wilt gebruiken.

5. Klik op Akkoord.
6. Indien gewenst kunt u op dezelfde wijze meerdere toekomstige tarieven toevoegen.
7. Klik op Terug.

Tarief wijzigen

Notitie
- Tarieven in het verleden kunnen niet gewijzigd worden. U kunt wel achteraf in een boekingsregel het tarief nog aanpassen. Zie: 'Boekingregel raadplegen en wijzigen'.
- U kunt het huidige tarief wijzigen door een nieuw tarief toe te voegen. Zie: Tarief aan een tariefgroep toevoegen.

Alleen een toekomstig tarief wat u al ingevoerd heeft, kunt u als volgt aanpassen:

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Tariefgroepen

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Tariefgroepen

Het overzichtscherm Tariefgroepen opent.

1. Klik op de tariefgroep waarin u een tarief wilt wijzigen.

   Het scherm Tariefgroep wordt geopend.

2. Klik op actiemenu Tarieven.

   Overzichtscherm Tarieven wordt geopend met daarin de aanwezige tarieven en de ingangsdatum. Het actieve tarief wordt gekenmerkt door een groene bal .

3. Om een tarief te wijzigen: klik op de link van het toekomstige tarief dat u al ingevoerd heeft, in kolom Bedrag.
4. Wijzig waar nodig de volgende verplichte gegevens:

   Veld	Omschrijving
   Ingangsdatum	Vul de ingangsdatum in volgens notatie dd-mm-jjjj of selecteer een datum met behulp van knop Kalender .
   Bedrag	Vul het tarief in wat u wilt gebruiken.

5. Klik op Akkoord.

Activiteit koppelen aan een tariefgroep

Notitie
Activiteiten kunnen maar aan één tariefgroep gekoppeld zijn.
Niet-actieve activiteiten mogen ook gekoppeld worden.
Activiteiten die niet gekoppeld zijn, krijgen automatisch de naam van de als standaard gedefinieerde tariefgroep mee. Dit betekent dus niet dat ze aan die tariefgroep gekoppeld zijn.
Als activiteiten niet aan een tarief gekoppeld zijn, wordt bij facturatie gebruikgemaakt van de als standaard gedefinieerde tariefgroep.

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Tariefgroepen

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Tariefgroepen

1. Klik op de tariefgroep waaraan u een activiteit wilt koppelen.
2. Klik in scherm Tariefgroep op actiemenu Activiteiten koppelen.
3. Zoek de activiteit of vul niets in om alle activiteiten op te vragen:

   Veld	Omschrijving
   Activiteit	Naam van de activiteit die u zoekt.
   Toon elders gekoppelde activiteiten	Vink aan om activiteiten te tonen die al aan andere tariefgroepen gekoppeld zijn.
   Toon niet-actieve activiteiten	Vink aan om niet-actieve activiteiten te tonen. Zie: Activiteit activeren/deactiveren.

4. Klik op Zoeken.

   Onder de zoekopdracht ziet u:

   • Links: Activiteiten. De activiteiten die eventueel al aan deze tariefgroep gekoppeld zijn.
   • Rechts: Zoekresultaten. De activiteiten die aan de zoekopdracht voldoen en de tariefgroep waaraan ze gekoppeld zijn (niet-gekoppelde activiteiten krijgen de naam van de als standaard gedefinieerde tariefgroep mee).

   Beide overzichten staan in alfabetische volgorde, dit kunt u niet aanpassen.

5. Sleep de activiteit die u wilt koppelen van het linker naar het rechter kader.
6. Herhaal dit voor alle activiteiten die u wilt koppelen.
7. Klik op Akkoord.

Activiteit loskoppelen van een tariefgroep

U kunt als volgt een activiteit ontkoppelen van een tariefgroep:

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Tariefgroepen

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Tariefgroepen

1. Klik in scherm Tariefgroepen op de tariefgroep waarvan u een tarief wilt loskoppelen.
2. Klik in scherm Tariefgroep op actiemenu Activiteiten koppelen.

   Onder de zoekopdracht ziet u links een kader met de activiteiten die al aan deze tariefgroep gekoppeld zijn. Rechts ziet u een kader met de activiteiten die aan de zoekopdracht voldoen en de tariefgroep waaraan ze op dit moment gekoppeld zijn.

3. Sleep de activiteit die u wilt loskoppelen van het linker naar het rechter kader.
4. Herhaal dit voor alle activiteiten die u wilt loskoppelen.
5. Klik op Akkoord.

Stap: aanpassingen in beheer Tijdregistratie doorvoeren in ANVA

Als u via pad BOJ aanpassingen doet in Beheer Tijdregistratie, dan moet u deze doorvoeren in ANVA.

Pad: BOJ

1. Klik in de menubalk op de knop Ververs basisgegevens.
2. De wijzigingen in Beheer zijn nu bruikbaar in ANVA.

Zie ook: Tijdschrijfregels handmatig naar Tijdregistratie sturen.

Tijdschrijfregels handmatig naar Tijdregistratie sturen

Als er tijdens het tijdschrijven een technische fout optreedt, dan kan de beheerder via pad BOJ de wachtrij handmatig versturen.

Pad: BOJ

1. Klik op de knop Herzend x berichten.

   Alle tijdschrijfregels die nog niet naar de Tijdregistratiemodule zijn verzonden, worden alsnog verstuurd.

Bestaande tijdschrijfprojecten beschikbaar maken voor advies- en bemiddelingskosten

Voor complexe producten moet u volgen de wet uw kosten direct en inzichtelijk bij de klant in rekening brengen. In ANVA kunt u daarom advieskosten handmatig of via tijdschrijven boeken op relatie-, polis- en pakketniveau. Hierbij wordt het volgende onderscheid gemaakt:

• Advieskosten: vallen onder het BTW-regime. Raadpleeg Belastingdienst Zakelijk BTW voor meer informatie.
• Bemiddelingskosten: vallen onder assurantiebelasting. Raadpleeg Belastingdienst Zakelijk Assurantiebelasting voor meer informatie.

Ook binnen bestaande tijdregistratieprojecten kunt u hiervan gebruikmaken door ze eenmalig te exporteren. De gegevens worden dan automatisch aangevuld. Waar nodig kunt u ze nog aanpassen. Vervolgens kunt u de aangevulde gegevens weer importeren.

Exporteren tijdschrijfprojecten

Om binnen bestaande tijdschrijfprojecten gebruik te maken van advies- en bemiddelingskostenfunctionaliteit, moeten deze projecten (eenmalig) worden voorzien van de juiste financiële status op basis waarvan gefactureerd kan gaan worden. Dit doet u door ze te exporteren naar een MS Excel-bestand. Tijdens dit proces worden de gegevens aangevuld. Daarna kunt u de gegevens waar nodig nog aanpassen en ze weer importeren.

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Projecten

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Projecten

1. Selecteer actiemenu Exporteren projecten.

   De projecten worden geëxporteerd naar een MS Excel-bestand.

2. Klik op de link: export-projecten-1.xls.

   De vraag verschijnt of u dit bestand wilt openen.

3. Klik op Open.

   Het MS Excel-bestand opent.

   De aanwezige projecten zijn aangevuld met de volgende kolommen:

   • Projectverantwoordelijke: zoals ingesteld in ANVA bij de relatie.
   • Facturabel: Ja/Nee.
   • Indicatie: Advies/Bemiddeling/n.v.t.
   • Belasting: Ja/Nee.
   • Status: Nieuw/Ingericht/Beëindigd.
4. Indien nodig kunt u deze waarden aanpassen. Elk veld in bovenstaande kolommen heeft drop-downfunctionaliteit om een andere waarde te kiezen.

   

5. Bewaar dit exportbestand als .xls.
6. Klik op Terug om terug te keren naar het scherm Projecten.
7. Ga verder met: Importeren tijdschrijfprojecten.

Veelgestelde vragen

Welke labels worden precies geëxporteerd naar Excel?

Importeren tijdschrijfprojecten

Als de gegevens geëxporteerd en eventueel aangepast zijn, kunt u ze als volgt weer importeren in Tijdregistratie. Alleen de laatste vijf kolommen worden geïmporteerd:

• Projectverantwoordelijke: zoals ingesteld in ANVA bij de relatie.
• Facturabel: Ja/Nee.
• Indicatie: Advies/Bemiddeling/n.v.t.
• Belasting: Ja/Nee.
• Status: Nieuw/Ingericht/Beëindigd.

Vanuit ANVA: pad BOJ - actiemenu Projecten

Of:

Tijdregistratie - menu Beheer - actiemenu Projecten

1. Ga naar actiemenu Importeren projecten.
2. Klik op Browse om het geëxporteerde MS Excel-bestand te openen.
3. Klik op Akkoord.

   De gegevens worden verwerkt in Tijdregistratie.