Tijdregistratie - Gebruikershandleiding

Inleiding werken met Tijdregistratie

De beloning van het intermediair staat sterk onder druk, mede door het provisieverbod. Er is inzicht nodig in waar de assurantietussenpersoon zijn uren aan besteedt, mede vanwege de wettelijke verplichting om kosten direct en inzichtelijk bij klanten in rekening te brengen. Om deze vraag te beantwoorden heeft ANVA B.V. de module Tijdregistratie, een geïntegreerd urenregistratiesysteem.

De module biedt de volgende mogelijkheden:

• Automatisch tijd registreren tijdens werkzaamheden in ANVA.
• Een pauze- en startfunctie tijdens het automatisch tijdschrijven.
• Handmatig tijd registeren op werkzaamheden die losstaan van ANVA. Bijvoorbeeld de besteedde tijd aan een klantbezoek.
• Zelf aanmaken van projecten, activiteiten en tarieven waarop uren kunnen worden geboekt.
• Corrigeren van geregistreerde tijd.
• Tijdschrijfregels verzamelen, beoordelen en in ANVA verwerken voor facturatie.
• Rapportage van tijdschrijfregels per project.
• Accorderen en fiatteren van projecten of afzonderlijke werkzaamheden.

Bij het starten van ANVA worden de gebruikersgegevens uit ANVA overgebracht naar Tijdregistratie. Er hoeft dus niets te worden gesynchroniseerd. Het maakt niet uit wie ANVA start (beheerder, medewerker etc.). Houd er rekening mee dat als u een nieuwe gebruiker toevoegt, deze dus pas na het herstarten van ANVA aanwezig is in Tijdregistratie.

Begrippenlijst Tijdregistratie (werken met)

Activiteit/Tijdschrijfactiviteit

Per projectsoort zijn de mogelijke werkzaamheden gedefinieerd waarop tijd kan worden geschreven.

Context

Een plaats in ANVA waar vandaan de tijdregistratie automatisch wordt opgestart of kan worden opgestart. Dit kan een relatie, contract of schade zijn.

Projectsoort

Definitie van de mogelijke logische projecten die worden onderkend. Deze worden bepaald door ANVA B.V.

Project/Tijdschrijfproject

Het algemene abstracte niveau waarop activiteiten worden uitgevoerd en waarop de tijd (al dan niet automatisch) kan worden bijgehouden. Een project wordt geïdentificeerd door middel van een projectomschrijving en valt altijd onder een projectsoort.

Stappenplan Tijdregistratie

Tijdschrijven

Automatisch tijdschrijven

Notitie:

- Standaardinstellingen voor automatisch tijdschrijven kunnen gewijzigd worden via Beheer, zie hoofdstuk: 'Instellingen voor projectsoorten (automatisch tijdschrijven)' in de handleiding Tijdregistratie - Inrichten.

- Het tonen van het bevestigingsscherm kan voor een individuele medewerker uitgeschakeld worden. Zie hoofdstuk: 'Stap: vensterinstellingen per medewerker' in de handleiding Tijdregistratie - Inrichten.

Er wordt direct begonnen met tijdschrijven zodra u een relatie, polis of schade ingaat. Bij het afsluiten hiervan, als u een vooraf ingestelde tijdschrijfdrempel heeft overschreden, wordt een bevestigingsscherm geopend. Hierin kunt u nog gegevens aanpassen. Als de bevestigingsdrempel niet is overschreven, wordt de geregistreerde tijd automatisch geboekt.

Pad: A, S

1. Klik op Afsluiten .

   Als de ingestelde tijdschrijfdrempel is overschreden, wordt het bevestigingsscherm geopend. Hier kunt u de volgende gegevens wijzigen:

   Veld	Omschrijving
   Medewerker	De ingelogde medewerker. Wilt u de tijd boeken op een andere medewerker dan kunt u deze via Info kiezen. De ingelogde medewerker wordt wel opgeslagen. Zie Mutaties op tijdschrijfregels bekijken.
   Projectsoort	U kunt een projectsoort beperkt wijzigen: Vanuit het relatiescherm kunt u hier kiezen voor de projectsoorten 'Relatie' of 'Algemeen Relatie'. Vanuit een contract kunt u uitsluitend tijdschrijven op de projectsoort 'Contract'. Vanuit een schadedossier kunt u uitsluitend tijdschrijven op de projectsoort 'Schade'. Tijdschrijven op projectsoort 'Kantoor' kan uitsluitend vanuit menu Agenda - Tijdregistratie.
   Project	Afhankelijk van de gekozen projectsoort kunt u een project kiezen. Afhankelijk van de inrichting kunt u alleen bij de projectsoort 'Relatie' vanuit het bevestigingscherm de projectsoort en het project handmatig wijzigen.
   Activiteiten filter	Afhankelijk van de inrichting worden de activiteiten getoond.
   Activiteit	Afhankelijk van de gekozen projectsoort, het project en het eventuele activiteiten filter, kunt u een activiteit kiezen.
   Datum	Wijzig eventueel de datum.
   Begintijd/Eindtijd	De Begintijd en Eindtijd worden automatisch gevuld en opgeslagen. U kunt dit wijzigen.
   Berekende tijd	Geboekte tijd op basis van de begintijd en eindtijd. Dit kunt u dus alleen wijzigen via de voorgaande velden.
   Geboekte tijd in minuten	Hier kunt u de geboekte tijd aanpassen door het aantal minuten op te geven zonder de begin- en eindtijd te wijzigen. Wilt u geen tijd registreren, dan zet u dit veld op nul.
   Geboekte tijd (hh:mm:ss)	Het aantal minuten wat u opgegeven heeft wordt automatisch omgezet in uren, minuten en seconden. Dit kunt u dus alleen wijzigen via het voorgaande veld: Geboekte tijd in minuten.
   Externe toelichting	Hier kunt u een extra toelichting toevoegen. Deze is altijd zichtbaar, dus ook als een relatie meekijkt op uw scherm.
   Interne toelichting	De interne toelichting wordt in een browserscherm standaard dichtgeklapt, zodat de relatie de toelichting niet kan zien als hij meekijkt op het scherm.

2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Tijdschrijven pauzeren en hervatten

Tijdens het proces van automatisch tijdschrijven ziet u rechtsboven in het scherm waarin u bezig bent de tijd meelopen.

• U heeft de mogelijkheid de tijd te pauzeren en weer te hervatten .
• Als u van het ene proces naar het andere gaat (bijvoorbeeld: van een relatiescherm, naar een polis, naar een schade) loopt de tijd door, maar wordt wel automatisch op de verschillende processen geboekt.

Handmatig tijdschrijven

U kunt in ANVA vanuit verschillende schermen handmatig tijdschrijven. De procedure is in alle gevallen hetzelfde:

• Vanuit een relatie, contract of schade: menu Acties - Tijdregistratie. Hier handmatig tijd boeken is met name bedoeld voor werkzaamheden die losstaan van ANVA. Denk hierbij aan een klantbezoek. Dit is dus besteedde tijd die niet automatisch kan worden geregistreerd, omdat u geen werkzaamheden in ANVA uitvoert. U vindt hier ook een overzicht van de geboekte tijd.
• Pad: GJ. Hier kunt u handmatig tijd boeken die losstaat van een context (relatie, contract of schade). Er kan uitsluitend op projectsoort 'Kantoor' worden geboekt. U vindt hier ook een overzicht van de geboekte tijd. Het project dat als standaard bij een bepaald kantoor getoond wordt, wordt bepaald via pad BOJ.

  Om handmatig een tijdschrijfregel in te voeren:

1. Klik op actiemenu Toevoegen.
2. Vul de gevraagde gegevens in. Velden met * zijn verplicht.
   • De projectsoort/project/activiteit die u kunt kiezen is afhankelijk van de context van waaruit u dit venster heeft opgestart.
   • De Geboekte tijd in minuten wordt automatisch omgerekend naar hh:mm:ss.
3. Klik op Akkoord.

   Notitie Voor de Concernmodule geldt een aantal aanvullende zaken:

   - Tijdschrijven is alleen toegestaan op projecten die horen bij kantoren waarvoor de medewerker, van wie tijd wordt geschreven, is geautoriseerd.

   - Alleen een afdelingsadministrateur kan een andere medewerker selecteren. Er kunnen alleen medewerkers worden geselecteerd die gekoppeld zijn aan kantoren waarvoor de afdelingsadministrateur autorisatie heeft.

Tijdschrijfregels wijzigen

Tijdschrijfregels zoeken

Door middel van een zoekscherm kunt u naar specifieke tijdschrijfregels zoeken binnen alle tijdschrijfregels die zijn gedaan, zowel automatisch als handmatig, en voor alle projectsoorten.

Vanuit een context in ANVA (relatie, contract of schade): menu Acties - Tijdregistratie.

Of:

Vanuit ANVA: pad GJ

1. U kunt zoeken op:

   Veld	Omschrijving
   Datum van/Datum t/m	Selecteer de datum van en t/m via de kalender .
   Dienstverband	Actief, Niet actief of Beide. Dit veld kan alleen door een afdelingsadministrateur aangepast worden.
   Kantoor	Beschikbaar als u gebruikmaakt van de Concernmodule, om de tijdschrijfregels binnen één kantoor te zoeken.
   Afdeling	Uw eigen afdeling en de afdelingen waarvoor u afdelingsadministrateur bent. Dit veld kan alleen door een afdelingsadministrateur aangepast worden.
   Project	Afhankelijk van de gekozen projectsoort(en), kunt u zoeken op project.
   Status(sen)	Zoeken op status van de tijdschrijfregels. Selecteer één status, of meerdere door de [Ctrl]- of [Shift]-toets ingedrukt te houden. Vink Statussen aan om alles te selecteren. Voor meer informatie over de statussen, zie hoofdstuk: Statussen van tijdschrijfregels.
   Projectsoorten	Zoeken op projectsoort. Selecteer één projectsoort, of meerdere door de [Ctrl]- of [Shift]-toets ingedrukt te houden. Vink Projectsoorten aan om alles te selecteren.
   Activiteiten	Afhankelijk van de gekozen projectsoort(en), kunt u zoeken op activiteit. Selecteer één activiteit, of meerdere door de [Ctrl]- of [Shift]-toets ingedrukt te houden. Vink Activiteiten aan om alles te selecteren.
   Medewerker	Zoeken op naam van de medewerker waarop tijd is geboekt. Dit veld kan alleen door een afdelingsadministrateur aangepast worden.

   Notitie Voor de concernmodule geldt een aantal aanvullende zaken:
   - U kunt alleen medewerkers selecteren die gekoppeld zijn aan kantoren waarvoor de ingelogde gebruiker autorisatie heeft.
   - Er worden alleen tijdschrijfregels getoond die zijn geboekt op projecten die horen bij de kantoren waarvoor de ingelogde gebruiker is geautoriseerd.

2. Klik op Zoeken.

   

   In de eerste kolom van Resultaten wordt de status van de tijdschrijfregel getoond. Zie voor meer uitleg: Statussen van tijdschrijfregels.

   In de kolom Project wordt door middel van een icoon aangegeven wat de projectsoort is:

   Icoon		Projectsoort
   		Relatie
   		Contract
   		Schade
   		Kantoor
   		Algemeen relatie
   	Advies*

   *Niet in gebruik

Statussen van tijdschrijfregels

De volgende statussen kunnen voorkomen.

De status wordt als volgt toegekend tijdens het tijdschrijven of het wijzigen van tijdschrijfregels.

Tijdschrijfregels wijzigen of verwijderen

Een medewerker kan zijn eigen tijdschrijfregels wijzigen of verwijderen. Alleen een afdelingsadministrateur kan ook de regels wijzigen of verwijderen van andere medewerkers.

Vanuit een context in ANVA (relatie, contract of schade): menu Acties - Tijdregistratie.

Of:

Vanuit ANVA: pad GJ

1. Klik in de resultatenlijst op de tijdschrijfregel die u wilt wijzigen of verwijderen.
2. Klik op knop Wijzigen of actiemenu Verwijderen.

   Een verwijderde regel krijgt de status 'Verwijderd' , maar wordt niet fysiek verwijderd.

Mutaties op tijdschrijfregels bekijken

Vanuit een context in ANVA (relatie, contract of schade): menu Acties - Tijdregistratie.

Of:

Vanuit ANVA: pad GJ

1. Klik in de resultatenlijst op de tijdschrijfregel waarvan u de mutaties wilt bekijken. Een gecorrigeerde regel is herkenbaar aan het statusicoon 'Gecorrigeerd' .
2. Klik op actiemenu Mutaties.

   In het scherm Mutaties ziet u de wijzigingen die zijn gedaan op de geselecteerde tijdschrijfregel. Standaard worden de gegevens van na de laatste mutatie getoond. De overige regels staan eronder. Door te klikken op een regel wordt deze getoond in het detailscherm erboven.

   Voor iedere tijdschrijfregel die automatisch of via het bevestigingsscherm wordt geschreven, zijn standaard twee regels aanwezig.

   • De eerste regel wordt geschreven op het moment dat het bevestigingsscherm wordt getoond. Deze regel bevat altijd de informatie die standaard wordt gevuld vanuit de context en heeft de status 'Automatisch'. Op het moment dat het bevestigingsscherm wordt bevestigd, wordt nog een regel geschreven. Deze kan dezelfde informatie bevatten, maar ook wijzigingen.
   • De tweede regel die wordt geschreven heeft de status 'Ingevoerd'. Alle wijzigingen die vervolgens nog op de tijdschrijfregel worden gedaan, krijgen de status 'Gecorrigeerd'.

   Voorbeeldscherm Mutaties tijdschrijfregels

   

Tijdschrijfregel 'splitsen'

Het kan voorkomen dat u een tijdschrijfregel nader wilt specificeren. Denk hierbij aan een relatiedossier waarin u een aantal handelingen uitvoert en voor elke handeling een aparte tijdschrijfregel wilt. Er wordt standaard echter één regel aangemaakt met de totaaltijd die is besteed aan het dossier.

Een regel 'splitsen' is niet mogelijk. U kunt dit oplossen door:

• een nieuwe regel aan te maken en
• de oorspronkelijke regel te wijzigen.

  Notitie Dit is alleen mogelijk voor tijdschrijfregels die vanuit de context (relatie, contract, schade) zijn geschreven en vanuit diezelfde context worden benaderd (Acties - Tijdregistratie).

  Vanuit Agenda - Tijdregistratie kunnen alleen projecten van de projectsoort 'Kantoor' worden aangemaakt.

Vanuit een context in ANVA (relatie, contract of schade): menu Acties - Tijdregistratie.

1. Selecteer de tijdschrijfregel die u wilt 'splitsen'.
2. Pas deze aan (bijvoorbeeld de activiteit en geboekte tijd) via knop Wijzigen. Zie: Tijdschrijfregels wijzigen of verwijderen.
3. Voeg een nieuwe regel toe (bijvoorbeeld met een andere activiteit en geboekte tijd) via actiemenu Toevoegen. Zie: Handmatig tijdschrijven.

   Let op u moet er wel zelf voor zorgen dat het totaal van de regels gelijk blijft aan de geboekte tijd in de oorspronkelijke regel. Dit wordt niet gecontroleerd door het systeem.

Tijdschrijfregels accorderen en fiatteren

Uren accorderen als normale gebruiker

Als u ANVA start of afsluit, ziet u op het scherm een melding als er nog uren te accorderen zijn.

ANVA Startvenster

1. Antwoord Ja op de vraag 'Er zijn nog uren om te accorderen. Wilt u dit nu doen?'.

   De weekstaat wordt geopend op de week waarin de eerste nog te accorderen uren staan. De nog te accorderen uren zijn rood.

   Voorbeeld weekstaat

2. Bovenin ziet u de gegevens van de Medewerker. Controleer of Accorderen geselecteerd is.
3. Vink de uren aan die u wilt accorderen:
   • Klik in het selectievakje voor het weeknummer om alle nog openstaande uren in deze week te accorderen.
   • Klik in het selectievakje voor een dag om alle nog openstaande uren van deze dag te accorderen.
   • Klik in het selectievakje voor de uren van een projectsoort om de openstaande uren van een bepaalde projectsoort te accorderen.
   • Open met de projecten van een projectsoort en klik in het selectievakje voor een project om alleen de uren van dit project te accorderen.
   • Open door twee keer op te klikken de activiteiten van een project en klik in het selectievakje voor een activiteit om alleen de uren van deze activiteit te accorderen.
4. Klik op Accorderen.

   Notitie
   - Als u ervoor heeft gekozen om de geaccordeerde uren automatisch te fiatteren, dan hoeft er verder niets meer te gebeuren. Zie 'Instellingen voor accorderen en fiatteren'.
   - Moeten de geaccordeerde uren nog door de afdelingsadministrateur gefiatteerd worden, dan ziet de administrateur de uren groen.
   - Zo lang de uren nog niet zijn gefiatteerd, kunnen ze nog worden vrijgegeven door de administrateur. Zie 'Uren vrijgeven'.
   - Als u vanuit de weekstaat op menu Tijdregistratie klikt, komt u in het hoofdscherm van Tijdregistratie. De zoekopdracht en de resultaten in dit scherm bevatten de gegevens (gebruiker en week) van de weekstaat.

Uren accorderen als afdelingsadministrateur

Als afdelingsadministrateur mag u zowel uw eigen uren accorderen, als de uren van de medewerkers van een of meerdere aan u toegekende afdelingen.

Als u ANVA start of afsluit, ziet u op het scherm een melding als er nog uren te accorderen zijn.

ANVA Startvenster

1. Antwoord Ja op de vraag 'Er zijn nog uren om te accorderen. Wilt u dit nu doen?'.

   Uw eigen weekstaat wordt geopend op de week waarin de eerste nog te accorderen uren staan. De nog te accorderen uren zijn rood.

   Voorbeeld weekstaat afdelingsadministrateur

2. Selecteer uit de lijst de naam van de medewerker waarvan u de uren wilt accorderen.
3. Selecteer de optie Accorderen.
4. Vink de uren aan die u wilt accorderen:
   • Klik in het selectievakje voor het weeknummer om alle nog openstaande uren in deze week te accorderen.
   • Klik in het selectievakje voor een dag om alle nog openstaande uren van deze dag te accorderen.
   • Klik in het selectievakje voor de uren van een projectsoort om de openstaande uren van een bepaalde projectsoort te accorderen.
   • Open met de projecten van een projectsoort en klik in het selectievakje voor een project om alleen de uren van dit project te accorderen.
   • Open door twee keer op te klikken de activiteiten van een project en klik in het selectievakje voor een project om alleen de uren van deze activiteit te accorderen.
5. Klik op Accorderen.
6. Als de optie Accorderen = Fiatteren op Nee staat, kunt u de uren nu fiatteren. Zie 'Uren fiatteren'. U kunt geaccordeerde uren ook weer vrijgeven. Zie 'Uren vrijgeven'.

   Notitie
   - Als u ervoor heeft gekozen om de geaccordeerde uren automatisch te fiatteren, dan hoeft er verder niets meer te gebeuren. Zie 'Instellingen voor accorderen en fiatteren'.
   - Moeten de geaccordeerde uren nog door de afdelingsadministrateur gefiatteerd worden, dan ziet de administrateur de uren groen.
   - Zo lang de uren nog niet zijn gefiatteerd, kunnen ze nog worden vrijgegeven door de administrateur. Zie 'Uren vrijgeven'.
   - Als u vanuit de weekstaat op menu Tijdregistratie klikt, komt u in het hoofdscherm van Tijdregistratie. De zoekopdracht en de resultaten in dit scherm bevatten de gegevens (gebruiker en week) van de weekstaat.

Uren vrijgeven

Alle uren die wel zijn geaccordeerd, maar nog niet zijn gefiatteerd, kunnen worden vrijgegeven door de afdelingsadministrateur. Geaccordeerde uren worden in de weekstaat groen weergegeven.

Tijdregistratie - actiemenu Weekstaat

Voorbeeld weekstaat afdelingsadministrateur

1. Selecteer uit de lijst de naam van de medewerker waarvan u de uren wilt vrijgeven.
2. Selecteer in het kader Medewerker de optie Fiatteren.
3. Selecteer in het kader Overzicht de optie Vrijgeven.
4. Vink de uren aan die u wilt vrijgeven. Deze uren worden groen weergegeven.
   • Klik in het selectievakje voor het weeknummer om alle geaccordeerde uren in deze week vrij te geven.
   • Klik in het selectievakje voor een dag om alle geaccordeerde uren van deze dag vrij te geven.
   • Klik in het selectievakje voor de uren van een projectsoort om de openstaande uren van een bepaalde projectsoort te accorderen.
   • Open met de projecten van een projectsoort en klik in het selectievakje voor een project om alleen de uren van dit project te accorderen.
   • Open door twee keer op te klikken de activiteiten van een project en klik in het selectievakje voor een project om alleen de uren van deze activiteit te accorderen.
5. Klik op Vrijgeven. De uren zijn nu vrijgegeven en worden rood weergegeven. De medewerker kan de uren nu weer aanpassen. Zie Tijdschrijfregels wijzigen en verwijderen.

Uren fiatteren

Als afdelingsadministrateur mag u zowel uw eigen uren fiatteren als de uren van medewerkers.

De eigen uren van de afdelingsadministrateur openen met ‘Accorderen’. Als u een andere medewerker kiest, staat er standaard ‘Fiatteren’.

Tijdregistratie - actiemenu Weekstaat

Voorbeeld weekstaat afdelingsadministrateur

1. Selecteer uit de lijst de naam van de medewerker waarvan u de uren wilt fiatteren.
2. Selecteer in het kader Medewerker de optie Fiatteren.
3. Selecteer in het kader Overzicht de optie Fiatteren.
4. Vink de uren aan die u wilt fiatteren. Deze uren worden groen weergegeven.
   • Klik in het selectievakje voor het weeknummer om alle geaccordeerde uren in deze week te fiatteren.
   • Klik in het selectievakje voor een dag om alle geaccordeerde uren van deze dag te fiatteren.
   • Klik in het selectievakje voor de uren van een projectsoort om de openstaande uren van een bepaalde projectsoort te accorderen.
   • Open met de projecten van een projectsoort en klik in het selectievakje voor een project om alleen de uren van dit project te accorderen.
   • Open door twee keer op te klikken de activiteiten van een project en klik in het selectievakje voor een project om alleen de uren van deze activiteit te accorderen.
5. Klik op Fiatteren. De uren zijn nu gefiatteerd en worden zwart weergegeven.

Uren factureren

Stappenplan Tijdregistratie verwerken

Tijdschrijfregels kunnen als volgt in ANVA geboekt en gefactureerd worden:

Tijdschrijfregels verzamelen

Notitie: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor medewerkers met de rol Kantooradministrateur of Projectverantwoordelijke.

Startscherm Tijdregistratie - actiemenu Verzamelen

1. Het scherm Verzamelen wordt geopend met daarin de volgende zoekmogelijkheden (* is een verplicht veld):

   Veld	Omschrijving
   Kantoor	Als u vanuit de Concernmodule werkt en de juiste autorisatie heeft: selecteer een kantoor. Als u rechten heeft voor één kantoor, wordt dat getoond.
   Projectsoort	Selecteer de projectsoort waarop u wilt boeken.
   Project	Selecteer het project waarop u wilt boeken.
   *Datum vanaf	Vul een vanaf-datum in (dd-mm-jjjj) of selecteer een datum met kalender .
   *Einddatum	Vul een einddatum in (dd-mm-jjjj) of selecteer een datum met kalender .

2. Klik op Zoeken. De resultaten worden van rechts naar links als volgt getoond per factuurperiode (op dit moment: per maand):

   

   Kolom	Omschrijving
   Open	Er staan in deze periode nog tijdschrijfregels met status 'Open’. Voor meer informatie over deze regels: klik op het betreffende pictogram. Het venster Zoekopdracht opent dan met in de resultaten een overzicht van alle uren in de betreffende periode die status 'Open' hebben.
   Geaccordeerd	Er staan in deze periode nog tijdschrijfregels met status ‘Geaccordeerd’. Voor meer informatie over deze regels: klik op het betreffende pictogram. Het venster Zoekopdracht opent dan met in de resultaten een overzicht van alle uren in de betreffende periode die status 'Geaccordeerd' hebben.
   Gefiatteerd	Er staan in deze periode nog tijdschrijfregels met status ‘Gefiatteerd’. Voor meer informatie over deze regels: klik op het betreffende pictogram. Het venster Zoekopdracht opent dan met in de resultaten een overzicht van alle uren in de betreffende periode die status 'Gefiatteerd' hebben. Let op: als er geen tijdschrijfregels met status ‘Gefiatteerd’ zijn, heeft het geen zin om die periode te verzamelen.
   Begindatum	De factuurperiode, ofwel de gehele maand. Voor meer informatie over deze regels: klik op de datum. Het venster Zoekopdracht opent dan met in de resultaten een overzicht van alle uren in de betreffende periode.

   Deze indicaties zijn overeenkomstig de rechten van de betreffende gebruikersrollen (kantooradministrateur of projectverantwoordelijke.

3. Vink de maanden aan die u wilt verzamelen.
4. Klik op Akkoord. De gegevens worden verzameld:
   • De tijdschrijfregels met status 'Gefiatteerd' worden gegroepeerd per project. Hiervan wordt een tijdschrijfboeking aangemaakt.
   • Onder deze tijdschrijfboeking worden tijdschrijfboekingsregels aangemaakt per activiteit en tarief.
   • De tijdschrijfboeking krijgt status: 'Te beoordelen'.
   • De tijdschrijfregels krijgen status 'Verwerkt'.
   • De tijd wordt afgerond zoals ingesteld.
   • De tijd word met het juiste tarief berekend.

   Het scherm Beoordelen wordt geopend. Zie: Tijdschrijfboeking beoordelen en wijzigen.

Tijdschrijfboeking beoordelen en wijzigen

Notitie:

- Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor medewerkers met de rol Kantooradministrateur of Projectverantwoordelijke.

- Tijdschrijfboekingen met status 'Verwerkt' kunnen niet gewijzigd worden.

- Alleen facturabele boekingen kunnen verwerkt worden.

Startscherm Tijdregistratie - actiemenu Beoordelen

1. Vul zoekcriteria in:

   Voorbeeldscherm Tijdschrijfboeking zoeken

   Veld	Omschrijving
   Kantoor	Als u met de concernmodule werkt, kunt u hier een kantoor kiezen. Als u rechten heeft voor één kantoor, dan wordt dit kantoor getoond.
   Relatie	Relatie waarvoor u een boeking zoekt.
   Projectsoort	Projectsoort waarvan u de boekingen wilt beoordelen. Kies Alles als u alle projectsoorten wilt selecteren.
   Periode	Kies hier een datum. Als periode wordt de volledige maand genomen waarin deze datum valt.
   Projectverantwoordelijke	Tijdschrijfboekingen zoeken die onder deze projectverantwoordelijke vallen.
   Facturabel	Ja, Nee of Beide.
   Soort boeking	Advies, Bemiddeling of n.v.t.
   Tijdschrijfboekingstatus	Beoordeeld, Fout bij verwerken, Te beoordelen, Verstuurd of Verwerkt. Voor meer informatie over 'Fout bij verwerken', zie hoofdstuk: Mogelijke foutmeldingen na verwerking tijdschrijfboeking.
   Factuurnummer	Specifiek (verzamel-)factuurnummer zoeken.

2. Klik op Zoeken.

   De resultaten worden getoond met begin- en einddatum, uren, bedrag en (indien aanwezig) factuurnummer.

3. Klik op het project dat u wilt beoordelen (dus niet: aanvinken).

   Het scherm Tijdschrijfboeking wordt geopend. Onderin ziet u de Activiteiten (zie: Boekingregel raadplegen).

4. Om een boeking te wijzigen: klik op Wijzigen. De volgende gegevens kunnen aangepast worden:

   Veld	Omschrijving
   Tijdschrijfboekingstatus	Standaard: 'Te beoordelen'. Bij akkoord: wijzig de status naar 'Beoordeeld'. Alleen als het verwerkingsproces is onderbroken maar de boeking wel verwerkt is in ANVA, kunt u de status hier handmatig op 'Verwerkt' zetten. Zie: Wat te doen bij onderbroken verwerking.
   Facturabel	Ja of Nee. Alleen facturabele boekingen kunt u wijzigen.
   Soort boeking	Advies (met BTW), Bemiddeling (met assurantiebelasting) of N.v.t. (niet van toepassing.
   Belasting	Ja of Nee.Sommige producten kennen vrijstelling.
   Factuurnummer	Dit wordt toegekend tijdens de verwerking in ANVA. Alleen als het verwerkingsproces is onderbroken maar de boeking wel verwerkt is in ANVA, kunt u het factuurnummer (zoals toegekend in ANVA) hier handmatig invullen. Zie: Wat te doen bij onderbroken verwerking.
   Factuuromschrijving	Vrij in te vullen.
   Boekingregels	Vrij in te vullen.
   Totaaltijd	Kan niet gewijzigd worden.
   Berekend bedrag	Dit bedrag kunt u wijzigen door het tarief te wijzigen in de boekingregel. Zie: Boekingregel raadplegen en wijzigen.
   Factuurbedrag	Dit bedrag kunt u wijzigen door korting toe te kennen, of door het in de boekingregel te wijzigen. Zie: Boekingregel raadplegen en wijzigen.
   Korting	De toegekende korting word verrekend met het 'Factuurbedrag' erboven.
   Reden	Verplicht veld als u korting geeft.

5. Klik op Akkoord. En klik op Terug.
6. Nu kunt u de boekingen verwerken. Zie: Tijdschrijfboeking verwerken.

Boekingregel raadplegen en wijzigen

Notitie: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor medewerkers met de rol Kantooradministrateur of Projectverantwoordelijke.

Startscherm Tijdregistratie - actiemenu Beoordelen

1. Vul zoekcriteria in:

   Voorbeeldscherm Tijdschrijfboeking zoeken

   Veld	Omschrijving
   Kantoor	Als u met de concernmodule werkt, kunt u hier een kantoor kiezen. Als u rechten heeft voor één kantoor, dan wordt dit kantoor getoond.
   Relatie	Relatie waarvoor u een boeking zoekt.
   Projectsoort	Projectsoort waarvan u de boekingen wilt beoordelen. Kies Alles als u alle projectsoorten wilt selecteren.
   Periode	Kies hier een datum. Als periode wordt de volledige maand genomen waarin deze datum valt.
   Projectverantwoordelijke	Tijdschrijfboekingen zoeken die onder deze projectverantwoordelijke vallen.
   Facturabel	Ja, Nee of Beide.
   Soort boeking	Advies, Bemiddeling of n.v.t.
   Tijdschrijfboekingstatus	Beoordeeld, Fout bij verwerken, Te beoordelen, Verstuurd of Verwerkt. Voor meer informatie over 'Fout bij verwerken', zie hoofdstuk: Mogelijke foutmeldingen na verwerking tijdschrijfboeking.
   Factuurnummer	Specifiek (verzamel-)factuurnummer zoeken.

2. Klik op Zoeken.

   De resultaten worden getoond met begin- en einddatum, uren, bedrag en (indien aanwezig) factuurnummer.

3. Klik op het project waarvan u de boekingsregel wilt raadplegen.

   Het scherm Tijdschrijfboeking wordt geopend. Onderin ziet u de Activiteiten.

4. Klik op een activiteit om de boekingregel te raadplegen. Enkele gegevens kunnen gewijzigd worden als de tijdschrijfboeking facturabel is:

   Veld	Omschrijving
   Activiteit	Activiteit waarop geboekt is.
   Tijd onafgerond hh:mm:ss:	Geregistreerde tijd zonder afronding.
   Tijd afgerond hh:mm:ss:	Geregistreerde tijd na toepassing van de ingestelde afrondingsregel.
   Tarief	Uurtarief voor deze activiteit. Dit kunt u wijzigen.
   Berekend bedrag	Het berekende bedrag volgens bovenstaande gegevens.
   Te factureren bedrag	Het te factureren bedrag. Dit kunt u wijzigen.
   Reden	Reden waarom u het gefactureerde bedrag gewijzigd heeft.

5. Klik op Akkoord.

Tijdschrijfboekingen afdrukken

Notitie: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor medewerkers met de rol Kantooradministrateur of Projectverantwoordelijke.

Startscherm Tijdregistratie - actiemenu Beoordelen

1. Vul zoekcriteria in:

   Voorbeeldscherm Tijdschrijfboeking zoeken

   Veld	Omschrijving
   Kantoor	Als u met de concernmodule werkt, kunt u hier een kantoor kiezen. Als u rechten heeft voor één kantoor, dan wordt dit kantoor getoond.
   Relatie	Relatie waarvoor u een boeking zoekt.
   Projectsoort	Projectsoort waarvan u de boekingen wilt beoordelen. Kies Alles als u alle projectsoorten wilt selecteren.
   Periode	Kies hier een datum. Als periode wordt de volledige maand genomen waarin deze datum valt.
   Projectverantwoordelijke	Tijdschrijfboekingen zoeken die onder deze projectverantwoordelijke vallen.
   Facturabel	Ja, Nee of Beide.
   Soort boeking	Advies, Bemiddeling of n.v.t.
   Tijdschrijfboekingstatus	Beoordeeld, Fout bij verwerken, Te beoordelen, Verstuurd of Verwerkt. Voor meer informatie over 'Fout bij verwerken', zie hoofdstuk: Mogelijke foutmeldingen na verwerking tijdschrijfboeking.
   Factuurnummer	Specifiek (verzamel-)factuurnummer zoeken.

2. Klik op Zoeken.

   De resultaten worden getoond met begin- en einddatum, uren, bedrag en (indien aanwezig) factuurnummer.

3. Vink het project aan dat u wilt afdrukken. Vink Project aan om alle projecten te selecteren voor afdrukken.
4. Klik op actiemenu Print geselecteerde boekingen.

   Een nieuwe browser wordt geopend met daarin alle geselecteerde boekingen in een tabel.

5. Wijzig eventueel printer en/of printerinstellingen en print de boekingsgegevens.

Tijdschrijfboeking verwerken

Notitie: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor medewerkers met de rol Kantooradministrateur of Projectverantwoordelijke.

Startscherm Tijdregistratie - actiemenu Beoordelen

1. Vul zoekcriteria in:

   Voorbeeldscherm Tijdschrijfboeking zoeken

   Veld	Omschrijving
   Kantoor	Als u met de concernmodule werkt, kunt u hier een kantoor kiezen. Als u rechten heeft voor één kantoor, dan wordt dit kantoor getoond.
   Relatie	Relatie waarvoor u een boeking zoekt.
   Projectsoort	Projectsoort waarvan u de boekingen wilt beoordelen. Kies Alles als u alle projectsoorten wilt selecteren.
   Periode	Kies hier een datum. Als periode wordt de volledige maand genomen waarin deze datum valt.
   Projectverantwoordelijke	Tijdschrijfboekingen zoeken die onder deze projectverantwoordelijke vallen.
   Facturabel	Ja, Nee of Beide.
   Soort boeking	Advies, Bemiddeling of n.v.t.
   Tijdschrijfboekingstatus	Beoordeeld, Fout bij verwerken, Te beoordelen, Verstuurd of Verwerkt. Voor meer informatie over 'Fout bij verwerken', zie hoofdstuk: Mogelijke foutmeldingen na verwerking tijdschrijfboeking.
   Factuurnummer	Specifiek (verzamel-)factuurnummer zoeken.

2. Klik op Zoeken.

   De resultaten worden getoond met begin- en einddatum, uren, bedrag en (indien aanwezig) factuurnummer.

3. Beoordeel de boekingen. Waar nodig kunt u nog gegevens corrigeren. Zie: Tijdschrijfboeking beoordelen en wijzigen.
4. Vink het project aan dat u wilt verwerken. Vink Project aan om alle projecten te selecteren voor verwerking.
5. Klik op Verwerken.

   De volgende melding verschijnt: 'U heeft [aantal] tijdschrijfboekingen geselecteerd om te gaan verwerken. Wilt u doorgaan?'

6. Klik op Ja.

   De gegevens worden verwerkt in ANVA.

   Let op Onderbreek dit proces niet.

   • Niet-facturabele boekingen krijgen status 'Verwerkt' en worden niet meegestuurd.
   • In ANVA wordt een factuurnummer toegekend.
   • De nieuwe boeking die ontstaat vanuit Tijdregistratie krijgt zoveel mogelijk de incassocode zoals u gewend bent met boekingen binnen ANVA. Indien de boeking op polisniveau wordt aangemaakt krijgt hij de incassocode van de polis, en indien die leeg is de incassocode van het pakket of de relatie. Indien de boeking wordt aangemaakt op relatieniveau, dan krijgt hij de incassocode van de relatie. Indien er geen incassocode gevonden kan worden, wordt de incassocode 123 'Advieskostennota/acceptcombi' gebruikt.

   Er verschijnt een melding: 'De tijdschrijfboekingen zijn verwerkt.'

7. Klik op OK.
8. Het verwerkingsverslag kunt u terugvinden via pad BOJ. Zoek daar de de boekingen met een foutmelding via menu Beoordelen - veld Tijdschrijfboekingstatus: 'Fout bij verwerken'. Zie ook: 'Mogelijke foutmeldingen na verwerking tijdschrijfboeking'.

Veelgestelde vragen

Wat te doen bij onderbroken verwerking

Mogelijke foutmeldingen na verwerking tijdschrijfboeking

Pad: BOJ

1. Zoek de boekingen met een foutmelding via menu Beoordelen - veld Tijdschrijfboekingstatus: 'Fout bij verwerken'. Voor meer informatie over de zoekmogelijkheden, zie hoofdstuk: Tijdschrijfboeking verwerken.
2. Klik op een project om het te openen. In het informatiemenu rechts zie je de foutmelding in rood:

   

   De volgende foutmeldingen zijn mogelijk:

   Foutmelding	Oplossing
   CONTEXT-PK wordt niet ondersteund.	CONTEXT-PK is niet te herleiden tot een relatie-, pakket- of polis. Neem contact op met ANVA Customer Support.
   Onbekend: met of zonder belasting boeken	Onbekend of deze boeking met of zonder belasting moet worden geboekt. Controleer de instellingen. Zie: Projectgegevens raadplegen en wijzigen.
   Geen bemiddelings- of advieskostenboeking	Dit is geen bemiddelings- of advieskostenboeking. Controleer de instellingen. Zie: Projectgegevens raadplegen en wijzigen.
   Bedrag is niet als bedrag herkenbaar	Het bedrag is niet als bedrag herkenbaar. Zie: Tijdschrijfboeking beoordelen en wijzigen.
   Bedrag moet groter zijn dan nul	Boekingen van 0 euro kunnen niet gefactureerd worden. Zie: Tijdschrijfboeking beoordelen en wijzigen.
   BTW-percentage niet gevonden	Controleer label 99317 BTW % kostenboeking.
   Assurantiebelastingperc. niet gevonden	Controleer label 99316 Ass. bel% kostenboeking.
   Grootboek advieskosten niet gekoppeld	Koppel de advieskosten aan een grootboek via pad BYKO of BYCO.
   Grootboek bem. kosten niet gekoppeld	Koppel de bemiddelingskosten aan een grootboek via pad BYKO of BYCO.
   Grootboek BTW niet gekoppeld	Koppel de BTW aan een grootboek via pad BYKO of BYCO.
   Grootboek ass. belasting niet gekoppeld	Koppel de assurantiebelasting aan een grootboek via pad BYKO of BYCO.
   Relatie is onbekend	Neem contact op met ANVA Customer Support.
   Relatie is geroyeerd	Geen boeking mogelijk.
   Polis is onbekend	Neem contact op met ANVA Customer Support.
   Pakket zonder polis/alleen wachtpolis	Dit pakket heeft geen polis of alleen een wachtpolis. Geen boeking mogelijk.
   Wachtpolis	Dit is een wachtpolis. Geen boeking mogelijk.

Overzichten en rapportages voor Tijdregistratie

Rapportage maken voor Tijdregistratie

Vanuit relatie, contract of schade: menu Acties - Tijdregistratie.

Of:

Pad: GJ

1. Vul zoekcriteria in.
2. Klik op actiemenu Rapportage.

   Op basis van de zoekcriteria wordt een overzicht gegeven van de tijdschrijfregels per project. De rapportage bestaat uit een aantal blokken:

   • In het eerste blok worden de Rapportagegegevens samengevat.

   In de volgende blokken worden per project de volgende gegevens getoond:

   • Project: gegevens van de projectsoort en het project.
   • Tijdschrijfregels: inclusief het totaal van de geboekte tijd.

   Het laatste blok is het:

   • Totaal generaal: de totaal geboekte tijd van alle projecten.
3. U kunt het rapport afdrukken door via de rechtermuisknop te kiezen voor Print preview... of Print...

Overzicht voor Tijdregistratie maken in MS Excel

Vanuit relatie, contract of schade: menu Acties - Tijdregistratie.

Of:

Pad: GJ

1. Selecteer onder Zoekopdracht de gegevens waarvan u een overzicht in MS Excel wilt maken. Zie hoofdstuk: 'Tijdschrijfregel zoeken'.
2. Klik op Zoeken. De gegevens verschijnen in het kader Resultaten.
3. Klik op actiemenu Exporteren naar Excel.

   De gegevens worden geëxporteerd. Zie ook: Mogelijke foutmeldingen bij het exporteren naar MS Excel.

4. Om ze te openen, klik op de link tijdregistratie-export-<datum>.xls die in het exportscherm verschijnt.

Het overzicht bestaat uit twee tabbladen:

• Het eerste tabblad Filtercriteria geeft aan wat de zoekcriteria van het het rapport zijn.
• Het tweede tabblad Tijdschrijfregels geeft een overzicht van de regels die zijn geschreven.

Op deze gegevens kunt u zelf een analyse uitvoeren door bijvoorbeeld gebruik te maken van draaitabellen. Hiervoor moet u het overzicht wel eerst opslaan. Dit geldt overigens voor alle bewerkingen die u op het document wilt doen.

Mogelijke foutmeldingen bij het exporteren naar MS Excel

Bij het exporteren naar Excel zijn de volgende foutmeldingen mogelijk: