IIBW - Wijzigen kantoorcode adhv selectie relatiegegevens

Notitie Voor meer informatie over de inrichting en werking, zie: Concernmodule.

Let op
- Alle gebruikers moeten ANVA hebben afgesloten voordat je het onderstaande stappenplan uitvoert.
- Ook adviseert ANVA bv om eerst een back-up te maken.
- Wijzig de kantoorcode van een relatie bij voorkeur alleen als er geen openstaande posten zijn, dan hoeft het debiteurensaldo op de grootboekrekening niet aangepast te worden.

Via pad IIBW kun je de kantoorcode van een of meerdere relaties wijzigen aan de hand van een selectie van relatiegegevens.

Als het van toepassing is, wordt er op basis van de aanwezige machtiging bij de relatie of polis automatisch een nieuw mandaat aangemaakt:

• Het sequence type daarvan is altijd 'Recurrent'.
• Het soort mandaat is altijd 'CORE'. Als het nodig is kan je dit handmatig per relatie wijzigen in 'B2B'.
• De systeemdatum wordt als begindatum van het mandaat gebruikt.
• Als je gebruikmaakt van volmachtincasso, wordt op basis van de aanwezige machtiging één mandaat voor het volmachtkantoor aangemaakt. Of volmachtincasso bij jou actief is, kan je controleren via pad BYSS deel VIII, optie Volmachtincasso.

Pad: IIBW

1. Bij het aanroepen van pad IIBW controleert ANVA de instellingen van jouw concern. Als sprake is van een gescheiden boekhouding per kantoor, dan wordt de onderstaande melding getoond:

   'De instellingen voor uw bedrijf staan op:
   Gescheiden boekhouding per kantoor.
   Let op, het saldo van de grootboekrekeningen debiteuren, betrokkenen
   en experts dient u handmatig aan te passen!'

   In dit geval controleer je via pad FFOFRB of er per kantoor sprake is van openstaande posten. Kies in het venster Uitvoerkeuze bij voorkeur voor afdrukken naar Schijf, zodat je na het wijzigen van de kantoorcode het saldo van de openstaande posten per kantoor kunt vergelijken en eventueel het debiteurensaldo in de boekhouding kunt corrigeren. Zie Openstaande postenoverzicht per boekdatum voor meer informatie.

2. Klik op OK.
3. Kies in het veld Selectie label met Info het NAW-label dat als basis dient voor de selectie. Je kunt alleen een vast of vrij NAW-label kiezen, andere labels zijn niet mogelijk.

   Notitie Met behulp van een vrij NAW-label kun je relaties in groepen indelen. Een vrij NAW-label kun je aanmaken in pad BLL en vervolgens via pad BVR opnemen in het relatiescherm. Zie Labels NAW vrij en Label op variabel scherm plaatsen voor meer informatie.

4. Klik op Nieuw . Het venster Kantoorcode wijzigen verschijnt. In dit venster kies je voor welke waarde van het gekozen NAW-label de kantoorcode moet worden gewijzigd.

   

5. Kies in het veld van het gekozen NAW-label met Info de waarde die geldt als criterium voor relaties waarvan de kantoorcode aangepast moet worden (bijvoorbeeld het relatienummer).
6. Kies in het veld Kantoorcode met Info de nieuwe kantoorcode.
7. Klik op Afsluiten .
8. Herhaal eventueel stap 4 t/m 7 om bij relaties met andere waarden van het gekozen NAW-label een nieuwe kantoorcode op te geven.

   Notitie Als je het wijzigen van de kantoorcode op een later moment uit wilt voeren, wordt bij het verlaten van pad IIBW de vraag gesteld of je de huidige instellingen voor het wijzigen van de kantoorcode wilt opslaan. Antwoord Ja als je de instellingen wilt opslaan. Antwoord Nee als de instellingen moeten vervallen.

9. Klik op Start . De onderstaande melding wordt getoond.

   'U wilt de kantoorcode wijzigen.
   Deze functie neemt veel tijd in beslag, daarom is het verstan-
   dig deze functie op te starten op de snelste computer die u
   tot uw beschikking heeft.
   Tijdens de uitvoering van deze functie worden namelijk de
   geselecteerde relaties ingedeeld in de gekozen kantoren.
   Is er een goede backup gemaakt van uw bestanden?'

10. Antwoord Ja op de vraag 'Wilt u doorgaan?' om van de geselecteerde relaties de kantoorcode te wijzigen. Het wijzigen van de kantoorcode bij de geselecteerde relaties wordt nu uitgevoerd. Als het wijzigen van de kantoorcode is voltooid, verschijnt de onderstaande melding:

    'Wijzigen kantoorcode ten einde.'

11. Klik op OK. Je kunt het wijzigingsverslag raadplegen in pad DAO onder formuliersoort Samengevoegde relaties.
12. Als sprake is van een boekhouding per kantoor met openstaande posten, controleer je in pad FFOFRB opnieuw de openstaande posten per kantoor. Kies in het venster Uitvoerkeuze bij voorkeur voor afdrukken naar Schijf. Je kunt nu per kantoor het verschil in het debiteurensaldo bepalen. Corrigeer via pad FHBG voor ieder kantoor het debiteurensaldo op de grootboekrekening. Zie Grootboekboeking aanmaken voor meer informatie.