Vorig onderwerp

Volgend onderwerp

Inhoud

Index

Jaarafsluiting (ANFIN)

In dit onderdeel

Jaarafsluiting

Jaarafsluiting

Om een boekjaar te kunnen afsluiten in ANVA moet je eerst als voorbereiding alle boekingen en ontvangen betalingen van het af te sluiten boekjaar afhandelen. Ook moet de financiële verwerking voor eenmalige-, prolongatie-, schade- en overigedebiteurenboekingen en ANVA journaliseren worden gedraaid.

Daarnaast moet je een aantal handelingen en controles in een vaste volgorde uitvoeren.

Met het 'oude boekjaar' wordt bedoeld het boekjaar dat je wilt gaan afsluiten.

 

In dit onderdeel

Stappen jaarafsluiting

Aanmaken/openen nieuw boekjaar

Boekingen uitvoeren

Financiële verwerkingen uitvoeren

Boekstukken verwerken

Journaliseren van de boekingen

Grootboek dagprocedure

Grootboek periodeprocedure

Saldibalans met grootboeken

Openstaande postenoverzicht per boekdatum, per relatie

Diverse saldicontroles

Tussenrekening beginbalans aanmaken

Dagboek Balansinvoer koppelen aan grootboekrekening

Separaat afsluiten aangeven

Resultaat oud boekjaar aanmaken

Na verwerking boekingen oude boekjaar

Boekhoudbedrijf kopiëren

Kolommenbalans per grootboek

Grootboek jaarprocedure

Standaard boekjaar aanpassen

Stappen jaarafsluiting

Om een boekjaar te kunnen afsluiten in ANVA moet je eerst als voorbereiding alle boekingen en ontvangen betalingen van het af te sluiten boekjaar afhandelen. Ook moet de financiële verwerking voor eenmalige-, prolongatie-, schade- en overige debiteurenboekingen en ANVA journaliseren worden gedraaid.

Daarnaast moet je een aantal handelingen en controles in een vaste volgorde uitvoeren. Hieronder vind je een opsomming van de zaken die je moet controleren of uitvoeren voordat je het jaar kunt gaan afsluiten. Met het 'oude boekjaar' wordt bedoeld het boekjaar dat je wilt gaan afsluiten.

Stap

Actie

Pad

1

Aanmaken/openen nieuw boekjaar

(Rekeningschema kopiëren)

FHAGK

2

Boekingen uitvoeren

A, S, R en FO

3

Financiële verwerkingen uitvoeren

FDF

4

Boekstukken verwerken

FFA

5

ANVA journaliseren uitvoeren

FA

6

Dagprocedure uitvoeren

FHPGD

7

Periode procedure uitvoeren

FHPGP

8

Saldibalans met grootboek, Openstaandepostenoverzicht per boekdatum

FHOGP en FFOFRB

9

Diverse saldicontroles

FHAGG

10

Tussenrekening beginbalans aanmaken

FHAGG

11

Dagboek Balansinvoer koppelen aan grootboekrekening

FHAA

12

Separaat afsluiten aangeven

FHAGG

13

Resultaat oud boekjaar aanmaken

FHAGG

 

Na verwerking boekingen oude boekjaar:

 

14

Bedrijf kopiëren

FHABE

15

Kolommenbalans uitdraaien

FHOGKB

16

Grootboek jaarprocedure

FHPGJ

Als al deze controles en benodigde handelingen zijn uitgevoerd kun je starten met het afsluiten van het oude jaar.

Notitie Zie ook Na verwerking boekingen oude boekjaar.

 

Aanmaken/openen nieuw boekjaar

Bij het openen van een nieuw boekjaar, zul je meestal het bestaande rekeningschema in dit nieuwe boekjaar willen gebruiken. Om dit te doen, kopieer je het rekeningschema.

Pad: FHAGK

  1. Het venster Kopiëren boekjaar verschijnt.
  2. In het veld Te kopiëren boekjaar staat het (huidige) standaard boekjaar. Je kunt dit boekjaar wijzigen. Meestal zul je echter dit boekjaar willen kopiëren.
  3. Druk op [Enter].
    Selecteer één , een reeks of alle grootboekrekeningen in het venster Geselecteerde grootboekrekeningen.
  4. Klik op Start .

    Notitie Eventuele saldi van verwijderde grootboekrekeningen (uitsluitend balans) worden bij de jaarafsluiting naar de opgegeven verschillenrekening gezet.

 

Boekingen uitvoeren

Pad: A, S, R en FO

Alle boekingen in het oude boekjaar moeten zijn uitgevoerd. Het gaat om eenmalige-, prolongatie-, schade- en overige debiteurenboekingen.

 

Financiële verwerkingen uitvoeren

Alle financiële verwerkingen voor het oude boekjaar moeten worden uitgevoerd.

Pad: FDF

Zie verder Financiële verwerking voor een toelichting.

Notitie Bij het uitvoeren van de financiële verwerking worden een aantal controles uitgevoerd. In sommige gevallen kunnen boekingen niet worden verwerkt. Hiervan zal een melding volgen met de reden en zal er een intern bericht worden gestuurd aan alle beheerders.

 

Boekstukken verwerken

Alle boekstukken van alle boekwijzen (bijvoorbeeld kas, bank en giro) moeten worden verwerkt.

Zie ook: FFA

  1. Selecteer bij Afboekwijze de gewenste afboekwijze.
  2. Voer de boekstukgegevens in en verwerk de boekstukken van het oude boekjaar.
  3. Herhaal deze stappen voor alle afboekwijzen.

 

Journaliseren van de boekingen

Let op
De journaalregels van alle jaren moeten worden verwerkt, anders krijg je later in de jaarprocedure alsnog de melding dat ANVA journaliseren eerst nog gedraaid moet worden.
Maak je geen gebruik van ANFIN maar van een extern boekhoudprogramma, dan kun je via pad FE journaliseren. Raadpleeg 'Journaliseren van de boekingen (extern pakket)' voor meer informatie.

Via dit pad zet je bij de financiële verwerking aangemaakte journaalposten over naar de boekhouding en de bijbehorende grootboekrekening(en).

Pad: FA

  1. Selecteer het boekhoudbedrijf waarbij je wilt journaliseren.

    Voorbeeldscherm ANVA journaliseren

  2. Klik op Start .

    Notitie Als het debet- en creditbedrag van de journaalposten niet gelijk zijn, volgt een melding. Raadpleeg 'Journaalpost in onbalans' voor meer informatie.

  3. Je ziet hoeveel boekingen worden verwerkt. Antwoord Ja op de vraag:

    'Controle tussen sub-administratie en boekhouding uitvoeren?
    Wij adviseren u, dit regelmatig te doen !'.

  4. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.

    Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder formuliersoort Journaalposten ANVA journaliseren.

  5. Selecteer in het venster Afdrukken van schijf de formuliersoort Factuuroverzicht (beknopt).
  6. Selecteer het overzicht dat je wilt bekijken en druk op [Enter].
  7. Met [F4] kun je het overzicht eventueel afdrukken.
  8. Als je de controlelijst hebt bekeken en je bent tevreden over het resultaat, dan kun je de journaalposten verwerken in de boekhouding. Zie Grootboek dagprocedure voor meer informatie over de verwerking.

    Notitie Als het debet en credit van de journaalposten niet gelijk zijn, wordt een melding getoond. Zie 'Journaalpost in onbalans' voor meer informatie.

     

Veelgestelde vragen

Hoe kan een verschil tussen ANVA en ANFIN worden opgelost?

 

Grootboek dagprocedure

De dagprocedure wordt dagelijks direct na het maken van de back-up gedraaid. Tijdens de dagprocedure worden de journaalposten definitief naar de grootboeken geboekt.

Pad: FHPGD

  1. Geef aan of je al dan niet per boekstuk de totalen wilt en klik op Start in het venster Dagprocedure.

  2. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.

    Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad FHD onder de formuliersoort Dagmutaties.

  3. Geef vervolgens aan of eventuele mutaties al dan niet moeten worden verwerkt.
    Ja betekent dat je de dagprocedure uitvoert (je stelt de journaalposten beschikbaar voor het afsluiten van een periode).
    Nee betekent dat je alleen een overzicht afdrukt/opslaat van hoe de journaalposten bij verwerking naar periode worden verdeeld.

    Na verwerking van de journaalposten ziet u op het overzicht onder andere:

 

Grootboek periodeprocedure

Let op Na het draaien van de periodeprocedure is het niet meer mogelijk om in de betreffende periode te boeken.

De periodeprocedure wordt maandelijks direct na het maken van de dagelijkse back-up en de dagprocedure gedraaid.

Voordat je de periodeprocedure kunt draaien moet:

  1. De financiële verwerking zijn gedraaid (pad FDF).
  2. ANVA zijn gejournaliseerd (pad FA).
  3. De vaste journaalposten worden verwerkt (pad FHBV).
  4. De vaste activa worden verwerkt (pad FHBA).
  5. De dagprocedure worden gedraaid (Pad FHPGD).

Pad: FHPGP

  1. Vul in het venster Periode procedure de volgende gegevens in. 

    Vensteronderdeel

    Toelichting

    Totaal per grootboekrekening

    Kies of het totaal per grootboekrekening wordt gesplitst, of dat dit in het geheel wordt getoond.

    Per grootboekrek. nieuw blad

    Kies of per grootboekrekening een nieuw blad wordt gegenereerd in het overzicht.

    Afdrukken begin/eindsaldo

    Kies of het begin- en eindsaldo op het overzicht worden getoond.

  2. Klik op Start .
  3. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK. Je ziet de status van de verwerking.
  4. Geef vervolgens aan of eventuele mutaties al dan niet moeten worden verwerkt.
    Ja betekent dat je de periodeprocedure uitvoert (je sluit de periode af).
    Nee betekent dat je alleen een overzicht afdrukt/opslaat.
  5. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad FHD onder de formuliersoort Periode mutaties.

 

Veelgestelde vragen

Is het mogelijk om periode 1 van het nieuwe boekjaar af te sluiten voordat de jaarprocedure van het oude boekjaar is uitgevoerd?

 

Saldibalans met grootboeken

Dit overzicht is het meest gedetailleerd, maar het minst overzichtelijk van de drie saldibalansoverzichten die u op grootboekniveau kunt uitdraaien. De grootboekrekeningen worden aangemaakt in pad FHAGG. Op de kolommenbalans staat de saldibalans, de verlies- winstrekening en de eindbalans.

De openstaande postenlijst per 31 december van het oude jaar dien je te vergelijken met de proefsaldibalans van het oude jaar.

Pad: FHOGPB

  1. Vul in het venster Proef- en saldibalans met grootboekrekeningen de balansgegevens in.
  2. Kies of je het hele boekjaar wilt zien, of dat je alleen de balansen van de laatst afgesloten periode op het overzicht wilt hebben.
  3. Kies of je de boekingen tot en met de laatst ingeboekte mutatie op het overzicht wilt hebben, ook als ze nog niet door de dagprocedure verwerkt zijn.
  4. Klik op Start .
  5. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
  6. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad FHD onder de formuliersoort Proef-en saldibalans.

 

Openstaande postenoverzicht per boekdatum, per relatie

Hier kan je bijvoorbeeld een openstaande postenlijst per 31 december van het oude jaar draaien. Op deze lijst verschijnen alle boekingen met een boekdatum tot en met 31 december die op 31 december nog niet waren betaald. Dus ook boekingen die na 31 december zijn betaald verschijnen op deze lijst.

 FFOFRB

  1. In het venster Overzicht facturen per relatie: openstaande posten per boekdatum kan je een aantal criteria voor het maken van het overzicht opgeven.
  2. Kies bij Selectie datum Vanaf 'Begin' t/m '31 december van het oude jaar' .
  3. Geef de gewenste sortering en detailniveau van de lijst aan.
  4. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
  5. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.

 

Controles

Vergelijk de totalen van de openstaande postenlijst (pad FFOFRB) met de saldi van betreffende grootboekrekeningen op de afgedrukte proef- en saldibalans (pad FHOGP).

 

Veelgestelde vragen

Waarom staan op de openstaande postenlijst per boekdatum t/m 31-12-20xx boekingen van het nieuwe boekjaar?

 

Diverse saldicontroles

Pad: FHAGG

 

Tussenrekening beginbalans aanmaken

Invoeren van 'Tussenrekening beginbalans' voor het [nieuwe jaar] en [oude jaar]. Deze rekeningen zijn nodig omdat bij het overboeken van het oude naar het nieuwe jaar alles eerst op deze tussenrekening wordt gezet.

Pad: FHAGG

Tussenrekening beginbalans [oud jaar]

Als in een vorig jaar al een jaarafsluiting is gedaan zal de 'Tussenrekening beginbalans [oud jaar]' aanwezig zijn. Bij het kopiëren van het rekeningschema naar het nieuwe jaar is deze rekening ook in het nieuwe jaar bekend. Controleer dit wel even.

Notitie Mocht je deze rekening nieuw moeten aanmaken, zorg er dan voor dat het rekeningnummer gelijk is aan dat van de 'Tussenrekening beginbalans [oud jaar]'. De procedure voor het aanmaken van de rekening is gelijk aan die van het aanmaken 'Tussenrekening beginbalans [nieuwe jaar]'.

Voorbeeld
Bij de overgang van 2010 naar 2011 zal er al een 'Tussenrekening beginbalans 2011' aanwezig zijn met bijvoorbeeld rekeningnummer 282010. In het nieuwe jaar 2008 moet deze rekening ook bekend zijn onder hetzelfde rekeningnummer 282010.

Tussenrekening beginbalans [nieuw jaar]

Voor het nieuwe boekjaar dient de 'Tussenrekening beginbalans <nieuw jaar>' te worden aangemaakt. Aansluitend op het bovenstaande voorbeeld zal deze dan rekeningnummer 282011 krijgen.

  1. Ga naar pad FHAGG.
  2. Controleer welk boekjaar staat aangegeven. Standaard is het huidige jaar aangegeven tenzij via pad FHAR een ander boekjaar als standaard is aangegeven. Zorg ervoor dat het huidige (nieuwe) jaar is ingevuld.
  3. Klik op Afsluiten .
  4. Vul bij Grootboekrekeningnummer een herkenbaar grootboekrekeningnummer in.
    Het grootboekrekeningnummer Tussenrekening beginbalans [oude jaar] is bijvoorbeeld 282010. De Tussenrekening beginbalans [nieuwe jaar] moet dan bijvoorbeeld 282011 zijn.
  5. Het veld Groep vul je alleen in als dit is ingericht in ANVA.
  6. Vul bij Omschrijving een herkenbare naam voor de grootboekrekening in, bijvoorbeeld 'Tussenrekening beginbalans [nieuw jaar]'.
  7. Geef eventuele andere zoekmogelijkheden op.
  8. Zet de keuze Balans op Afh. saldo.
  9. Zet de keuze Separaat afsluiten op Nee.
  10. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

 

Dagboek Balansinvoer koppelen aan grootboekrekening

Voor de overzichtelijkheid bij het afsluiten van het boekjaar is het belangrijk het dagboek Balansinvoer (code 90) aan een grootboekrekening te koppelen.

Het dagboek Balansinvoer is in principe, als eerder een jaarafsluiting is gedaan in ANVA, gekoppeld aan een grootboekrekening in het oude jaar, bijvoorbeeld de Tussenrekening beginbalans [oude jaar].

Zorg ervoor dat voor het nieuwe jaar het dagboek Balansinvoer (code 90) wordt gekoppeld aan een grootboekrekening, bijvoorbeeld de grootboekrekening Tussenrekening beginbalans [nieuwe jaar].

Pad: FHAA

  1. Open het dagboek Balansinvoer (code 90).
  2. Geef bij grootboek de te koppelen grootboekrekening aan, bijvoorbeeld 'Tussenrekening beginbalans [nieuw jaar]'.
  3. Invullen laatste boekstuknummer. Standaard wordt het laatst ingevoerde boekstuknummer ingevuld.
  4. Zet de keuze Handmatig boeken op Ja. Na het afsluiten van het boekjaar moet je dit dagboek weer op niet handmatig boeken (Nee) zetten.
  5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

 

Separaat afsluiten aangeven

Ten behoeve van het separaat afsluiten van grootboeken Kas, Bank, Giro etc. (dit is niet verplicht) moet bij de betreffende grootboeken Separaat afsluiten op Ja staan.

Pad: FHAGG

  1. Selecteer de grootboekrekening die je separaat wilt afsluiten.
  2. Zet de optie Separaat afsluiten op Ja.
  3. Herhaal deze stappen voor alle grootboekrekeningen die je separaat wilt afsluiten.

 

Resultaat oud boekjaar aanmaken

Voor het nieuwe boekjaar moet je de grootboekrekening Resultaat oud boekjaar aanmaken. Deze rekening moet dus in het nieuwe boekjaar worden ingevoerd.

Pad: FHAGG

  1. Controleer welk boekjaar staat aangegeven. Standaard is het huidige jaar aangegeven tenzij via pad FHAR een ander boekjaar als standaard is aangegeven. Zorg ervoor dat het huidige (nieuwe) jaar is ingevuld.
  2. Klik op Nieuw .
  3. Vul bij Grootboekrekening een herkenbaar grootboekrekeningnummer in.
  4. Het veld Groep vul je alleen in als dit is ingericht in ANVA.
  5. Vul bij Omschrijving een herkenbare naam voor de grootboekrekening in, bijvoorbeeld 'Resultaat [oud boekjaar]'.
  6. Geef eventuele andere zoekmogelijkheden op.
  7. Zet de keuze Balans op Afh. saldo.
  8. Zet de keuze Separaat afsluiten op Nee.
  9. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

 

Na verwerking boekingen oude boekjaar

Na de verwerking van de laatste boeking in het oude boekjaar en na het uitvoeren van alle eerder genoemde controles en handelingen, kun je het jaar daadwerkelijk gaan afsluiten.

Stap

Actie

Pad

14

Bedrijf kopiëren

FHABE

15

Kolommenbalans uitdraaien

FHOGKB

16

Grootboek jaarprocedure

FHPGJ

 

Boekhoudbedrijf kopiëren

Je kunt een boekhoudbedrijf kopiëren, als je bijvoorbeeld het jaar wilt afsluiten of een demoset wilt maken. In de procedure voor het afsluiten van het boekjaar is tevens opgenomen, dat je voor het afsluiten van het boekjaar een kopie maakt van het boekhoudbedrijf. Als je een boekhoudbedrijf kopieert worden alle gegevens meegenomen, dus ook de cijfers in de boekhouding. Dit in tegenstelling tot de kopieerslag die bij het maken van een nieuw boekhoudbedrijf wordt gemaakt.

Pad: FHABE

  1. Vul in het venster Kopiëren bedrijf ANFIN de volgende gegevens in.

    FHABE kopieren bedrijf anfin

    Veld

    Toelichting

    Nieuw bedrijfsnummer

    Vul het nummer van het nieuwe bedrijf in.

    Naam bedrijf

    Vul de naam van het nieuwe bedrijf in.

    Rekeningschema overnemen van

    Kies met Info van welk boekhoudbedrijf het rekeningschema gekopieerd wordt.

  2. Klik op Start .

 

Kolommenbalans per grootboek

Dit overzicht is het meest gedetailleerd, maar het minst overzichtelijk van de drie kolommenbalansoverzichten die je op grootboekniveau kunt uitdraaien. De grootboekrekeningen worden aangemaakt in pad FHAGG. Op de kolommenbalans staat de saldibalans, de verlies-winstrekening en de eindbalans.

Pad: FHOGKB

  1. Vul in het venster Kolommenbalans met grootboekrekeningen de balansgegevens in.
  2. Kies of je het hele boekjaar wilt zien, of dat je alleen de balansen van de laatst afgesloten periode op het overzicht wilt hebben.
  3. Kies of je de boekingen tot en met de laatst ingeboekte mutatie op het overzicht wilt hebben, ook als de mutaties nog niet door de dagprocedure zijn verwerkt.
  4. Klik op Start .
  5. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
  6. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad FHD onder de formuliersoort Kolommenbalans.

 

Grootboek jaarprocedure

Met de jaarprocedure sluit je het boekjaar af. Je kunt ervoor kiezen om alle rekeningen separaat af te sluiten of om alle rekeningen tegelijk af te sluiten. J kunt rekeningen alleen separaat afsluiten als je dit in pad FHAGG hebt aangegeven (zie hoofdstuk Separaat afsluiten aangeven).

Pad: FHPGJ

  1. Vul het af te sluiten boekjaar in.
  2. Druk op [Enter].
  3. Kies voor Alle rekeningen.

    Als je rekeningen separaat wilt afsluiten kies je voor Separaat.

  4. Druk op [Enter].
  5. Kies voor Saldi doorboeken.

    Grootboekrekening staat op:

    Als je niet doorboekt is er een leeg rekeningschema voor het nieuwe jaar en zul je handmatig de beginbalans moeten invoeren.

  6. Druk op [Enter].
  7. Selecteer bij Grootboekrekening Resultaat de grootboekrekening Resultaat boekjaar <oud jaar>. Dit kan bijvoorbeeld nummer 032010 zijn voor het jaar 2010. Als deze grootboekrekening niet bestaat, moet je deze aanmaken.
  8. Kies bij Jaar verwijderen voor Nee.

    Je kunt het boekjaar altijd nog op een later tijdstip verwijderen via pad FHPGB.

  9. Druk op [Enter].
  10. Klik op Start om het afsluiten van het jaar te starten.

Vervolgens word je nog een aantal gegevens met betrekking tot het doorboeken van de saldi gevraagd:

  1. Geef het boekjaar aan waar de saldi naartoe moeten worden doorgeboekt.
  2. Druk op [Enter].
  3. Geef bij periode aan de eerste periode van het nieuwe jaar. Deze staat standaard op 1.
  4. Vul in dagboek 90 Balansinvoer.
  5. Het boekstuknummer wordt gevuld met het laatst ingevoerde boekstuknummer +1.
  6. Boekdatum staat standaard op 01-01-<nieuw jaar>.
  7. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

    Notitie
    - De kolom Beginbalans in de proef- en saldibalans (pad FHOGP) wordt gevuld ná het afsluiten van de eerste periode in het nieuwe boekjaar. Tot die periodeprocedure is uitgevoerd, staan in de kolom beginbalans dus géén bedragen.
    - Een afgesloten boekjaar kun je alleen verwijderen als alle grootboekrekeningen zijn afgesloten en de historische financiële mutaties (pad FHOGH) zijn verwerkt en verwijderd.
    - Deze procedure moet je herhalen voor alle ANFIN bedrijven.

Veelgestelde vragen

Waarom verschijnt bij het starten van de jaarprocedure (ANFIN) de melding dat er nog journaalposten te verwerken zijn?

 

Standaard boekjaar aanpassen

Vanaf het moment dat de meeste boekingen worden gedaan in het nieuwe jaar, maar de jaarafsluiting nog niet is uitgevoerd is het handig om bij het standaard boekjaar het nieuwe jaar in te vullen.

Pad: FHAR

  1. Vul bij Standaard boekjaar het nieuwe boekjaar in.

Bij het aanmaken van boekingen in de boekhouding (pad FHBG) wordt nu default het nieuwe boekjaar getoond.