Concernmodule

Inleiding Concernmodule

Deze module maakt het mogelijk om met meerdere kantoren in één ANVA-systeem te werken. Je kunt dus meerdere portefeuilles (kantoren) administreren die commercieel en eventueel financieel volledig gescheiden moeten blijven binnen één database.

Afhankelijk van toegekende rechten kun je zowel met de relatie- en polisgegevens van één kantoor werken, als administratieve bulkverwerkingen (zoals financiële verwerking, overzichten en prolongatie) voor het gehele concern uitvoeren.

Hoewel meerdere kantoren kunnen worden geadministreerd, gebeurt het beheer voor alle kantoren vanaf één centrale plaats. Alle kantoren maken gebruik van dezelfde labelcoderingen en lay-out van formulieren, overzichten enz. Je kunt de raadpleeg- en mutatierechten per kantoor inregelen. Voor jouw relaties wordt het kantoor op klantniveau bepaald. De boekhouding kan per kantoor of per concern worden geadministreerd. Ook kan je kiezen voor een aparte boekhouding per kantoor, zie Aparte boekhouding per kantoor (Concernmodule).

De concernmodule dient aangevraagd te worden bij de afdeling Verkoop van ANVA.

Als de concernmodule geactiveerd is kan je ook gaan werken met de Uitgebreide Concernmodule, Deze kan geactiveerd worden door een medewerker van Customer Support. Maak hiervoor een ticket aan.

Met de Uitgebreide Concernmodule kan je buiten de instellingen van de standaard concernmodule de volgende zaken per kantoor inrichten:

• Gebruikerspermissies
• Maatschappijen
• Betrokkenen (ook per maatschappij per kantoor )
• Collectiviteiten
• Externe boekhoudpakketten
• Financiële kantoorkoppelingen
• Agenten (per kantoor en/of per maatschappij
• Incassotabellen
• Formulieren en bouwstenen
• Kantoorfilter (kiezen voor één, meerdere of alle kantoren)
• Labels en coderingen
• Prolongatie

Voor meer informatie, zie Concernmodule Uitgebreid.

Aparte boekhouding per kantoor (Concernmodule)

Als je hebt besloten om gebruik te maken van de Concernmodule moet je enkele belangrijke keuzes maken:

Je maakt een keuze of er per kantoor een aparte boekhouding bijgehouden wordt of niet. Deze keuze maak je voordat de Concernmodule ingericht wordt. Dit is een eenmalige keuze die je niet meer terug kunt draaien.

• Als je ervoor kiest om per kantoor een aparte boekhouding bij te houden, dan worden de datacommunicatie (je hebt per kantoor een apart agentschapsnummer bij de maatschappijen), prolongatie, betalingen en rekeningen-courant voor ieder kantoor apart geadministreerd.
• Als je ervoor kiest om de boekhouding voor het gehele concern hetzelfde te houden, worden deze onderdelen voor het hele concern geadministreerd.

Zie Gevolgen van kantoren apart en Gevolgen van kantoren niet apart voor een precieze uitleg van alle gevolgen van deze keuze.

Gevolgen van kantoren apart

In onderstaande tabel staat per ANVA onderdeel of dit voor het gehele concern, per kantoor of beide geldt als in pad BYCO gekozen wordt voor 'Kantoren apart'.

* de module Elektronisch dagafschrift kan per kantoor worden aangezet in pad BYKFA.

Gevolgen van kantoren niet apart

In onderstaande tabel staat per ANVA onderdeel of dit voor het gehele concern, per kantoor of beide geldt als in pad BYCO de optie 'Kantoren apart' op Nee staat.

* de module Elektronisch dagafschrift kan per kantoor worden aangezet in pad BYKFA.

Voorbereiding in ANVA

Als je de keuze voor het al dan niet apart administreren van de kantoren hebt gemaakt, doe je de volgende voorbereidingen:

• Een goede back-up van de ANVA-bestanden maken.
• Verwerken prolongatie.
• Verwerken ontvangen PMI-berichten.
• Afboeken betalingen, machtigingen en excasso's (FFA).
• Financiële verwerking.
• Journaliseren.
• Opbouwen formulieren.
• Afdrukken formulieren.
• ADN-berichten versturen en ophalen.

Als deze zaken zijn afgerond kan de Concernmodule door een ANVA-medewerker ingericht worden.

Inrichting Concernmodule

Tijdens het aanzetten van de Concernmodule kan er tijdelijk niet met ANVA gewerkt kan worden.

Een ANVA-medewerker richt de volgende zaken in:

• Concernmodule aanzetten
  In pad BYSA wordt de Concernmodule aangezet.
• Kantoren aanmaken
  In pad BYKA worden de kantoren die onderdeel zijn van het concern aangemaakt.
• Concernmodule starten
  In pad IIBC wordt de Concernmodule gestart. Er wordt dan gekozen of de bestaande relaties in één kantoor worden ingedeeld, of dat de bestaande relaties in meerdere kantoren worden ingedeeld.
• NAW-, boekhoudgegevens en kantoorcodes
  De NAW-gegevens, boekhoudgegevens en kantoorcodes worden voor het concern ingericht.
• Gebruikerspermissies
  De kantoor- en wijzigingspermissies worden per gebruiker vastgelegd. Deze permissies zijn anders dan in standaard ANVA. Het is nu mogelijk om gebruikerspermissies per kantoor of per concern te geven. Ook wordt iedere gebruiker aan een kantoor gekoppeld. Beheerders krijgen standaard rechten op alle kantoren. De volgende gebruikersrechten zijn mogelijk:
  • Beheerder op concernniveau.
  • Niet-beheerder op concernniveau (deze gebruiker krijgt voor alle kantoren dezelfde wijzigingspermissies).
  • Niet-beheerder op kantoorniveau.
• Kantoren apart
  Als je ervoor gekozen hebt om de kantoren financieel apart te houden, worden de NAW-gegevens, boekhoudgegevens, financiële instellingen en datacommunicatie per kantoor ingericht.
  Voor wat betreft de datacommunicatie is de postbus in pad BYKDG de standaardpostbus die door ANVA wordt gebruikt. Het is ook mogelijk om volmachtberichten via een aparte postbus te laten versturen. Deze postbus wordt  ingericht via pad BYVDG.
  De ANVA-medewerker koppelt per kantoor de boekhouding in ANVA.
• Inrichten formulieren
  Alle nota’s hebben één lay-out omdat de incassocode’s op concernniveau aangemaakt worden en de nota’s per incassocode samengesteld worden.
  Op de overige formulieren kunnen NAW-labels van de kantoren worden opgenomen. De NAW-gegevens worden dan per kantoor op de formulieren gezet. ANVA kijkt hiervoor naar het kantoor waar de gebruiker werkzaam is. Als een formulier door een beheerder wordt afgedrukt, worden de NAW-gegevens van het concern op het formulier gezet.
• Controle op boekperiodes instellen
  Om te voorkomen dat wordt geboekt op reeds afgesloten boekingsperiodes of periodes die te ver in de toekomst liggen, kun je instellen binnen welke categorieën
  Eenmalige- en schadeboekingen met onderscheid naar:
  • Provinciaal.
  • Volmacht.
  • Verdelingen (alleen volmacht).
  • Overige debiteuren.
  • Schadereserve.
  • Afboeken.
  • Salderen facturen / selectie vaste termijn rekening-courant / salderen rekening-courant.
• Financiële verwerking

  Notitie Voordat je instellingen wijzigt in pad BYCO, moet je in pad BOAR (menu Berichtverwerking) controleren of er afwijkende gebruikers voor berichten zijn ingericht. Zo ja: verwijder deze, wijzig de instellingen in pad BYCO en richt dan de afwijkende gebruikers (pad BOAR) opnieuw in. Zo voorkomt je verwijzingsproblemen.
  Toch vergeten? Dan kan een beheerder de afwijkende gebruikers handmatig verwijderen in de database bij anva01/gim/extranetgebruikerkoppeling en ze daarna opnieuw inrichten in pad BOAR.

  De instellingen gelden voor niet-ANFIN en ANFIN-boekingen. Het is mogelijk periodes op te geven waarbinnen een nieuwe boeking moet vallen. De periode kan bestaan uit het ingeven van een datum vanaf en datum t/m, of uit het ingeven van het aantal maanden voor en na de systeemdatum. Dit laatste heeft als voordeel dat eenmalig een vast aantal maanden kan worden ingegeven en dat dit niet meer hoeft te worden aangepast. Als buiten de opgegeven periode wordt geboekt verschijnt direct een melding op het scherm.
  In periodes die gesloten zijn met de periodeprocedure kun je niet meer boeken. Ook niet als deze nog openstaan in pad BYKO.
  Voor de Concernmodule kun je de periodes inregelen via pad BYCO. Voor de Concernmodule met de optie Kantoren apart kan per kantoor een boekperiode worden opgegeven via pad BYKO.
  Voor de module Volmacht apart kun je de periodes inregelen via pad BYVO.

• Volmachtgegevens invoeren
  De ANVA-medewerker vult de verschillende volmachtgegevens zoals het kantoor RDW en de volmachtcode in.

  Notitie De stuurcodes in pad BYSS gelden voor alle kantoren binnen het concern.

Werken met de Concernmodule

Als jouw bedrijf met de Concernmodule werkt, is dit op sommige punten anders dan tijdens het werken met standaard ANVA.

Je krijgt er menukeuzes bij en sommige menukeuzes verdwijnen. Welke paden is mede afhankelijk van de keuze of je de kantoren apart administreert of dat het concern als geheel geadministreerd wordt.

Als gekozen is voor de optie ‘Kantoren apart’

• BYCN
  In dit pad vul je de NAW-gegevens van het concern. Deze gegevens worden overgenomen in het hoofdscherm van ANVA.
• BYCO
  In dit pad staat dat er gekozen is om de kantoren apart te administreren.
• BYCK
  In dit pad staat dat voor datacommunicatie, prolongatie, betalingen en rekening-courant de kantoorcode uitgevraagd wordt, dit is niet te muteren. Voor de schade, managementinfo, borderellen, omzet, productie en default segment kun je kiezen of de kantoorcode uitgevraagd wordt, of dat deze onderdelen voor het hele concern geregeld worden.

  Optie	Keuze Ja	Keuze Nee
  Schycade	In pad SS kies je bij het maken van een schadeoverzicht het kantoor waarvoor het overzicht gemaakt wordt. In pad SR en onderliggende paden, kies je bij het maken van reserve-, lasten- en statistiekoverzichten het kantoor waarvoor het overzicht geldt.	In pad SS wordt een schadeoverzicht voor het hele concern gemaakt. In pad SR en onderliggende paden worden overzichten voor het hele concern gemaakt.
  Management Info	In pad M en onderliggende paden, kies je bij het maken van managementoverzichten het kantoor waarvoor het overzicht gemaakt wordt.	In pad M en onderliggende paden, worden alle overzichten voor het hele concern gemaakt.
  Borderellen	In pad FB en onderliggende paden, kies je bij het maken van borderellen of je de borderel voor het concern of voor één kantoor maakt. Als je kiest om een borderel voor één kantoor te maken, kies je het kantoor.	In pad FB en onderliggende paden worden borderellen voor het hele concern gemaakt.
  Omzet	In pad MO en onderliggende paden, kies je bij het maken van de omzetoverzichten, het kantoor waarvoor het overzicht gemaakt wordt.	In pad MO en onderligggende paden maak je omzetoverzichten voor het hele concern.
  Productie	In pad MP en onderliggende paden, kies je bij het maken van de productieoverzichten, het kantoor waarvoor het overzicht gemaakt wordt.	In pad MP en onderliggende paden, maak je productieoverzichten voor het hele concern.
  Defaults segment	Bij het inrichten van segmenten wordt de kantoorcode uitgevraagd.	De inrichten van de segmenten geldt voor het hele concern.

• BYCR

  Hier kun je rekengegevens voor de vaste termijn ingeven. Deze rekengegevens kun je ingeven per termijnfrequentie (zie het relatielabel 00047 Rekening-courant termijnfrequentie). Het is hierdoor bijvoorbeeld mogelijk om de rekengegevens voor relaties die per maand betalen af te laten wijken van relaties die per kwartaal betalen.

• BYKO

  In dit pad koppel je de boekhouding van de verschillende kantoren.

Als niet gekozen is voor de optie 'Kantoren apart'

• BYCN
  In dit pad vul je de NAW-gegevens van het concern. Deze gegevens worden overgenomen in het hoofdscherm van ANVA.
• BYCFB
  In deze paden vul je de bankgegevens van het concern in.
• BYCD
  In pad en onderliggende menuopties vul je de datacommunicatiegegevens van het concern in.
• BYCO
  In dit pad staat dat er gekozen is om de kantoren niet apart te administreren. Ook kun je hier de boekhouding koppelen en de boekperiodes voor het concern instellen.
• BYCK
  In dit pad staat dat voor datacommunicatie, prolongatie, betalingen en rekening-courant de kantoorcode uitgevraagd wordt, dit kan je niet wijzigen. Voor schade, management info, borderellen, omzet en productie kun je wel kiezen of de kantoorcode uitgevraagd wordt, of dat deze onderdelen voor het hele concern geregeld worden.

  Optie	Keuze Ja	Keuze Nee
  Schade	In pad SS kies je bij het maken van een schadeoverzicht het kantoor waarvoor het overzicht gemaakt wordt. In pad SR en onderliggende paden, kies je bij het maken van reserve-, lasten- en statistiekoverzichten het kantoor waarvoor het overzicht geldt.	In pad SS wordt een schadeoverzicht voor het hele concern gemaakt. In pad SR en onderliggende paden worden overzichten voor het hele concern gemaakt.
  Borderellen	In pad FB en onderliggende paden, kies je bij het maken van borderellen of je de borderel voor het concern of voor één kantoor maakt. Als je kiest om een borderel voor één kantoor te maken, kies je het kantoor.	In pad FB en onderliggende paden worden borderellen voor het hele concern gemaakt.
  Omzet	In pad MO en onderliggende paden, kies je bij het maken van de omzetoverzichten, het kantoor waarvoor het overzicht gemaakt wordt.	In pad MO en onderligggende paden maakt u omzetoverzichten voor het hele concern.
  Productie	In pad MP en onderliggende paden, kiest u bij het maken van de productieoverzichten, het kantoor waarvoor het overzicht gemaakt wordt.	In pad MP en onderliggende paden, maakt u productieoverzichten voor het hele concern.
  Defaults segment	Bij het inrichten van segmenten wordt de kantoorcode uitgevraagd.	De inrichten van de segmenten geldt voor het hele concern.

• BYCR

  Hier kun je rekengegevens voor de vaste termijn ingeven. Deze rekengegevens kun je ingeven per termijnfrequentie (zie het relatielabel 00047 Rekening-courant termijnfrequentie). Het is hierdoor bijvoorbeeld mogelijk om de rekengegevens voor relaties die per maand betalen af te laten wijken van relaties die per kwartaal betalen.

Relatie overzetten naar ander kantoor

Je kunt in menu Diverse een relatie van het ene naar het andere kantoor overzetten.

Let op Een relatie met gelijkblijvend relatienummer van het ene kantoor naar het andere overzetten, doe je via pad IIBW (Wijzigen kantoorcode aan de hand van selectie relatiegegevens).

Pad: IWR

1. Vul in het veld Nieuw relatienummer een nieuw nummer in. Als je een bestaand nummer gebruikt, wordt de relatie overgezet naar en ondergebracht bij een bestaande relatie.
2. In het veld Kantoorcode vul je met Info het nieuwe kantoor in waar de relatie onder valt.
3. Klik op Start . Een bevestigingsscherm wordt geopend.
4. Klik op OK.
5. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.

   Notitie Als het veld ‘Kantoornummer’ bij ‘nieuw’ wordt ingevuld, wordt gecontroleerd of het ‘relatienummer oud’ gelijk is aan het ‘relatienummer nieuw’. Is dit het geval dan volgt de melding “Het nieuwe relatienummer moet ongelijk zijn aan het oude relatienummer! Voor wijziging van kantoor, adviseren wij u pad IIBW!”.

Wijzigen kantoorcode aan de hand van relatiegegevens

Let op
- Alle gebruikers moeten ANVA hebben afgesloten voordat je het onderstaande stappenplan uitvoert.
- Ook adviseert ANVA bv om eerst een back-up te maken.
- Wijzig de kantoorcode van een relatie bij voorkeur alleen als er geen openstaande posten zijn, dan hoeft het debiteurensaldo op de grootboekrekening niet aangepast te worden.

Via pad IIBW kun je de kantoorcode van een of meerdere relaties wijzigen aan de hand van een selectie van relatiegegevens.

Als het van toepassing is, wordt er op basis van de aanwezige machtiging bij de relatie of polis automatisch een nieuw mandaat aangemaakt:

• Het sequence type daarvan is altijd 'Recurrent'.
• Het soort mandaat is altijd 'CORE'. Als het nodig is kan je dit handmatig per relatie wijzigen in 'B2B'.
• De systeemdatum wordt als begindatum van het mandaat gebruikt.
• Als je gebruikmaakt van volmachtincasso, wordt op basis van de aanwezige machtiging één mandaat voor het volmachtkantoor aangemaakt. Of volmachtincasso bij jou actief is, kan je controleren via pad BYSS deel VIII, optie Volmachtincasso.

Pad: IIBW

1. Bij het aanroepen van pad IIBW controleert ANVA de instellingen van jouw concern. Als sprake is van een gescheiden boekhouding per kantoor, dan wordt de onderstaande melding getoond:

   'De instellingen voor uw bedrijf staan op:
   Gescheiden boekhouding per kantoor.
   Let op, het saldo van de grootboekrekeningen debiteuren, betrokkenen
   en experts dient u handmatig aan te passen!'

   In dit geval controleer je via pad FFOFRB of er per kantoor sprake is van openstaande posten. Kies in het venster Uitvoerkeuze bij voorkeur voor afdrukken naar Schijf, zodat je na het wijzigen van de kantoorcode het saldo van de openstaande posten per kantoor kunt vergelijken en eventueel het debiteurensaldo in de boekhouding kunt corrigeren. Zie Openstaande postenoverzicht per boekdatum voor meer informatie.

2. Klik op OK.
3. Kies in het veld Selectie label met Info het NAW-label dat als basis dient voor de selectie. Je kunt alleen een vast of vrij NAW-label kiezen, andere labels zijn niet mogelijk.

   Notitie Met behulp van een vrij NAW-label kun je relaties in groepen indelen. Een vrij NAW-label kun je aanmaken in pad BLL en vervolgens via pad BVR opnemen in het relatiescherm. Zie Labels NAW vrij en Label op variabel scherm plaatsen voor meer informatie.

4. Klik op Nieuw . Het venster Kantoorcode wijzigen verschijnt. In dit venster kies je voor welke waarde van het gekozen NAW-label de kantoorcode moet worden gewijzigd.

   

5. Kies in het veld van het gekozen NAW-label met Info de waarde die geldt als criterium voor relaties waarvan de kantoorcode aangepast moet worden (bijvoorbeeld het relatienummer).
6. Kies in het veld Kantoorcode met Info de nieuwe kantoorcode.
7. Klik op Afsluiten .
8. Herhaal eventueel stap 4 t/m 7 om bij relaties met andere waarden van het gekozen NAW-label een nieuwe kantoorcode op te geven.

   Notitie Als je het wijzigen van de kantoorcode op een later moment uit wilt voeren, wordt bij het verlaten van pad IIBW de vraag gesteld of je de huidige instellingen voor het wijzigen van de kantoorcode wilt opslaan. Antwoord Ja als je de instellingen wilt opslaan. Antwoord Nee als de instellingen moeten vervallen.

9. Klik op Start . De onderstaande melding wordt getoond.

   'U wilt de kantoorcode wijzigen.
   Deze functie neemt veel tijd in beslag, daarom is het verstan-
   dig deze functie op te starten op de snelste computer die u
   tot uw beschikking heeft.
   Tijdens de uitvoering van deze functie worden namelijk de
   geselecteerde relaties ingedeeld in de gekozen kantoren.
   Is er een goede backup gemaakt van uw bestanden?'

10. Antwoord Ja op de vraag 'Wilt u doorgaan?' om van de geselecteerde relaties de kantoorcode te wijzigen. Het wijzigen van de kantoorcode bij de geselecteerde relaties wordt nu uitgevoerd. Als het wijzigen van de kantoorcode is voltooid, verschijnt de onderstaande melding:

    'Wijzigen kantoorcode ten einde.'

11. Klik op OK. Je kunt het wijzigingsverslag raadplegen in pad DAO onder formuliersoort Samengevoegde relaties.
12. Als sprake is van een boekhouding per kantoor met openstaande posten, controleer je in pad FFOFRB opnieuw de openstaande posten per kantoor. Kies in het venster Uitvoerkeuze bij voorkeur voor afdrukken naar Schijf. Je kunt nu per kantoor het verschil in het debiteurensaldo bepalen. Corrigeer via pad FHBG voor ieder kantoor het debiteurensaldo op de grootboekrekening. Zie Grootboekboeking aanmaken voor meer informatie.

Instellingen kopiëren

Als je een kantoor gaat toevoegen aan het concern en je wilt veel instellingen van een ander kantoor overnemen, kun je een kopieerslag maken.

Pad: BYKK

1. Zorg ervoor dat alle gebruikers uitgelogd zijn uit ANVA.
2. Zorg ervoor dat ANVA gejournaliseerd is (pad FA of FE) en dat alle gebruikers vrijgegeven zijn (pad BGV)
3. Ga naar menu Kopieer instellingen.
   
4. Kies in het venster Koppeling kantoren kopiëren met Info het kantoor waarvan en waar naartoe de instellingen gekopieerd worden.
5. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".

Kantoorcode activeren

Kies bij welke ANVA-onderdelen de kantoorcode moet worden uitgevraagd. Als een onderdeel wordt geactiveerd (Ja), dan kan de gebruiker in dit onderdeel kiezen of hij/zij wil werken met het eigen kantoor, een ander kantoor of het hele concern.

Pad: BYCK

1. Het venster Activeren kantoorcode verschijnt.

2. Kies bij welke ANVA-onderdelen de kantoorcode moet worden uitgevraagd.

Concernmodule Uitgebreid

Inleiding Concernmodule Uitgebreid

De Concernmodule Uitgebreid kan pas worden geactiveerd als de standaard concernmodule actief is. Deze kan geactiveerd worden door een medewerker van Customer Support. Maak hiervoor een ticket aan.

In Concernmodule Uitgebreid zijn de onderstaande uitbreidingen opgenomen ten opzichte van de standaard Concernmodule.

Systeembeheer Concernmodule Uitgebreid

• Kantoorafhankelijke gebruikerspermissies, externe boekhoudpakketten, financiële kantoorkoppelingen, agenten en incassotabellen.

Gebruikersbeheer

• Wijzigingspermissies per kantoor kopiëren.
• Gebruikers koppelen aan meerdere kantoren en daarmee kantoorafhankelijke gebruikers instellen. Met de kantoorafhankelijke gebruikers kunt u een gebruiker aan één, meerdere of alle kantoren koppelen. Ook kunt u de gebruiker per kantoor verschillende wijzigingspermissies geven. Als een gebruiker inlogrechten heeft voor bepaalde kantoren, zal ANVA de gegevens van andere kantoren niet gebruiken. Dit betekent concreet dat bij zoeken op naam, zoeken schade, facturen, formulieren etc. alleen de gegevens getoond worden van de kantoren waar de gebruiker rechten voor heeft.

Maatschappijbeheer

• Kantoorafhankelijke maatschappijen inrichten.
• Per maatschappij voor ieder kantoor een agentschapnummer ingeven.

Polisbeheer

• Kantoorafhankelijke incassocodes inrichten.
• Kantoorafhankelijke bouwstenen op polisvolgbladen gebruiken.

Betrokkenen beheer

• Per maatschappij per kantoor de contactpersonen (betrokkenen) invoeren.
• Vaste betrokkenen per kantoor inrichten.
• Kantoorafhankelijke agenten en collectiviteiten.

Kantoorfilter

• Op verschillende plaatsen in ANVA waar bij gebruik van de Concernmodule standaard één kantoor gekozen kan worden, kunnen nu meerdere of alle kantoren worden gekozen (bijvoorbeeld bij prolongatie)

Formulierbeheer

• Kantoorafhankelijke formuliersoorten en formulieren.
• Algemene bouwstenen per kantoor.

Labels en coderingenbeheer

• Het instellen van labels en coderingen per kantoor behoort tot de mogelijkheden. Dit is bijzonder handig om variabele schermen per kantoor te realiseren.

Prolongatie

In de Concernmodule Standaard zijn twee mogelijkheden:

• Er is één boekhouding voor het hele concern. Dit betekent: één keer ophalen, één interface, controle alleen op maatschappij- en polisnummer. De kantoorcode wordt niet gebruikt.
• Er is per kantoor een aparte boekhouding. Dit betekent: één per kantoor ophalen, per kantoor een interface en controle op maatschappij-, polis- en kantoornummer.

In de Concernmodule Uitgebreid voor een concern met aparte boekhouding is de werking als volgt:

• De prolongatie-interface wordt gedraaid voor door de gebruiker te selecteren kantoren, met verslagen per kantoor.

Inrichting Concernmodule Uitgebreid

Gebruikersrechten Concernmodule Uitgebreid

Gebruiker aan kantoren koppelen

Per gebruiker kan worden aangegeven voor welke kantoren hij inlogrechten heeft. Als er niets wordt ingegeven, heeft de gebruiker rechten voor alle kantoren.

Pad: BGG

1. In het venster Gebruikers selecteer je de gebruiker die aan één of meerdere kantoren moet worden gekoppeld.
2. In het venster Gebruiker ga je naar het vensteronderdeel Overig en klik je op Alle kantoren. (Als deze knop niet zichtbaar is: zet veld Beheerder op Nee).
   
3. In het venster Selectie klik je op Nieuw .
4. In het venster Invoer kantoren selecteer je met Info kantoren van het concern.
   
5. Klik op Afsluiten . Je komt terug in het Selectievenster.
6. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag 'Is uw keuze juist geweest'.

   Notitie Als de gebruiker met beheerrechten in pad BGG kijkt naar de kantoren waar hij permissies heeft, wordt het aantal kantoren getoond. Om welke kantoren het gaat wordt niet vermeld.

Dezelfde permissies voor alle kantoren

Je kunt in de Concernmodule Uitgebreid een gebruiker op verschillende niveaus permissies geven. Als de gebruiker voor alle kantoren dezelfde permissies moet krijgen, volg je de volgende procedure:

1. Koppel de gebruiker in pad BGG aan de kantoren waarin hij mag werken.
2. Geef de algemene wijzigingspermissies in via pad BGG, zoals in standaard ANVA gebruikelijk is.

   Let op Je kunt voor gebruikers binnen de Concernmodule Uitgebreid alleen kiezen voor wijzigingspermissie 2,3 en 4.

De gebruiker heeft nu voor alle kantoren dezelfde wijzigingspermissies.

Verschillende permissies per kantoor

Als een gebruiker voor de kantoren waar hij voor werkt verschillende permissies moet krijgen, geef je dit aan in pad BYCUP. Als de gebruiker inlogt en ANVA de wijzigingspermissie uitleest, dan wordt eerst gekeken naar de wijzigingspermissie in pad BYCUP.

• De permissierechten die in pad BYCUP worden opgegeven, gaan dus vóór de permissies zoals die in pad BGG zijn opgegeven.
• Als je de wijzigingspermissies per kantoor aangeeft in pad BYCUP, zul je bij wijzigingen in de permissies deze ook in dit pad aan moeten geven en niet in pad BGG.

1. Koppel de gebruiker in pad BGG aan de kantoren waar mag worden gewerkt.
2. Geef de wijzigingspermissies per kantoor op via pad BYCUP.

   Notitie Standaard worden in pad BYCUP de permissies zoals aangegeven in pad BGG ingevuld. Als je deze wijzigt, overschrijven zij de permissies uit pad BGG zoals eerder gezegd. Als je een permissie verwijdert, heeft een gebruiker geen permissies in dit onderdeel en kan bijvoorbeeld geen relatie-informatie zien.

   Voorbeeld: Als in pad BGG voor de relatie de wijzigingspermissie 'Muteren' wordt opgegeven en je geeft in pad BYCUP aan dat voor kantoor 1 de wijzigingspermissie voor de relatie 'Raadplegen' is, dan heeft de gebruiker bij de relaties van kantoor 1 alleen raadpleegrechten, terwijl hij voor de andere kantoren mutatierechten heeft.

Permissies per gebruiker per kantoor geven

ANVA toont geen relatie-, schade-, factuurgegevens etc. als het om relaties gaat van kantoren waar een gebruiker geen permissies voor heeft. Nadat je in pad BGG de kantoren hebt geselecteerd waarvoor een gebruiker permissies heeft, kun je ervoor kiezen om in pad BYCUP de gebruiker per kantoor afwijkende permissies te geven.

De permissies in pad BYCUP overschrijven de permissies in pad BGG. Dus alleen voor de permissies die niet voorkomen in pad BYCUP (zoals hieronder beschreven), gelden de wijzigingspermissies in pad BGG.

Pad: BYCUP

1. In het venster Gebruikers selecteer je de gebruiker waarvoor de permissies moeten worden gewijzigd.
2. In het venster Kantoor selectie selecteer je het kantoor waarvoor de permissies moeten worden gewijzigd.
3. In het venster Wijzigingspermissies geef je de gebruiker permissies zoals je dat ook doet in pad BGG.

   

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Kantoorfilters

Met de standaard Concernmodule is beheer per kantoor niet mogelijk. Je kunt dus geen labels, brieven etc. beschikbaar maken voor een beperkte groep kantoren. Met de Concernmodule Uitgebreid kan dat wel door een kantoorfilter in te stellen. Als je geen filter instelt, zijn alle gegevens voor alle kantoren zichtbaar.

Het werken met een kantoorfilter gaat in twee stappen.

• Stap 1: Onderdelen aan een kantoorfilter toevoegen
  Geef eerst per kantoor aan voor welke onderdelen je een filter wilt instellen.
• Stap 2: Kantoorfilter per onderdeel instellen
  Stel daarna per onderdeel het filter in.

Je beslist dus per kantoor op welke onderdelen er gefilterd wordt. Als een onderdeel niet door alle kantoren wordt gebruikt, neem je dat onderdeel dus op bij de kantoren die het niet gebruiken.

Stap 1: Onderdelen aan een kantoorfilter toevoegen

Geef per kantoor aan voor welke onderdelen je een filter wilt instellen. Als je geen filter instelt, zijn alle gegevens voor alle kantoren zichtbaar.

Voor de volgende onderdelen kun je een filter bij een kantoor instellen:

Pad: BYKI

1. In het venster Kantoren selecteer je het kantoor waarvoor je een filter wilt opnemen.
2. Klik op Nieuw om een onderdeel toe te voegen aan de filterlijst.

   

3. In het venster Toevoegen onderdeel selecteer je met Info een onderdeel.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Optioneel: met het menu Opnieuw instellen kun je per onderdeel voor het gekozen kantoor het filter opnieuw instellen. Er zijn drie mogelijkheden:

   • Conform de ingestelde defaults. Dit betekent dat er geen afwijkingen meer bewaard per kantoor. Deze defaults stel je in per onderdeel (bijvoorbeeld bij de maatschappij of bij agenten).
   • Alle gegevens wel beschikbaar. Dit betekent dat alle gegevens uit alle onderdelen beschikbaar worden gesteld.
   • Alle gegevens niet beschikbaar. Dit betekent dat er geen enkel gegeven beschikbaar is.

Stap 2: Kantoorfilter per onderdeel instellen

In pad BYKI heb je per kantoor ingesteld op welke onderdelen je wilt filteren.

Nu moet je per onderdeel het filter instellen. Dat doe je in het pad waar dat onderdeel ingericht wordt:  

Voorbeeld: instellen van een kantoorfilter

Voor dit voorbeeld gaan we uit van twee kantoren. 'Kantoor 10' moet Aegon Schadeverzekering wel kunnen zien, 'Kantoor 20' niet.

Pad: BYKI

1. Open 'Kantoor 10'.
2. Klik op Nieuw .
3. Kies met Info voor code 80000 Maatschappijen.
4. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
5. Doe hetzelfde voor 'Kantoor 20'.
6. Ga nu naar pad BMM.
7. Open de maatschappij Aegon schadeverzekering N.V.
8. Ga naar menu Beschikbaar - Filter per kantoor.
9. Het venster Aegon schadeverzekering N.V. verschijnt met daarin de kantoren die in het filter kunnen worden opgenomen. Dus: de kantoren waaraan je zojuist in pad BYKI het onderdeel 'Maatschappijen' heeft toegevoegd.
10. Kies bij 'Kantoor 10' voor Ja en bij 'Kantoor 20' voor Nee.
11. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

    Notitie Als je gebruikmaakt van de combinatie Concernmodule Uitgebreid en Volmacht apart, dan is het mogelijk om voor het volmachtbedrijf (code VOL) aparte filters op te geven.

Incassoformulieren per kantoor inrichten

Met de Concernmodule Uitgebreid kun je per kantoor aangeven welke incassoformulieren er afgeroepen worden per incassocode. Als je hiervan gebruikmaakt, dan wordt de standaard incassotabel overschreven met de incassotabel per kantoor.

Pad: BYCUI

1. In het venster Incassotabel per kantoor vul je in het veld Kantoor met Info het te koppelen kantoor in.

   

2. Vul in het veld Incassocode met Info de te koppelen incassocode in.

   

3. In het venster Incassoformulieren vul je de te koppelen formuliersoort en formulieren in.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Kantoorafhankelijke betrokkenen

Betrokkene per maatschappij per kantoor invoeren

Per maatschappij kun je inrichten voor welk kantoor een contactpersoon, ARBO-dienst etc. van toepassing is.

Pad: BMM

1. Selecteer de maatschappij waarbij de contactpersonen ingevoerd worden.
2. Ga naar menu Betr. (betrokkenen).
3. Klik op Nieuw .
4. Kies uit het venster Soorten betrokkenen de betrokkenesoort (aangemaakt is in pad BBB).
5. Voer de NAW-gegevens van de contactpersoon in.
6. Ga naar menu Kantoor.
7. Kies of je deze betrokkene bij één , een reeks of alle kantoren wilt toevoegen.
8. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Is uw keuze juist geweest?'

   Notitie Bij het afroepen van een formulier aan de maatschappij heb je de mogelijkheid om de hier opgegeven betrokkene te selecteren. De contactpersonen zijn alleen te benaderen bij de hier opgegeven kantoren.

Agentschapsnummer per kantoor invoeren

Als het agentschapsnummer op dit niveau is ingegeven, wordt overal in ANVA dit nummer gevuld:

• Bij de aanlevering van de volmachtgegevens.
• In een formulier bij label 99817 Agentschapsnummer.
• Bij excasso aan maatschappij, daar wordt in de omschrijving van de boeking het agentschapsnummer geplaatst.

Pad: BMM

1. Selecteer de maatschappij waarbij je voor ieder kantoor het eigen agentschapsnummer wilt invoeren.
2. Ga naar menu Acties - Agentschapsnr.
3. In het venster Agentschapsnummer klik je op Nieuw .

4. Een nieuw venster Agentschapsnummer verschijnt.

5. Klik op Info om het kantoor te selecteren.
6. Voer het Agentschapsnummer in.
7. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Extern boekhoudpakket per kantoor koppelen

Als je geen gebruik maakt van ANFIN én de boekhouding wordt voor de kantoren apart geadministreerd (pad BYCO), dan kan je met de Concernmodule Uitgebreid voor ieder kantoor gebruikmaken van een ander extern boekhoudpakket.

Pad: BYCUE

1. In het venster Extern boekhoudpakket selecteer je een kantoor. Het selectiescherm is nu geblokkeerd tot de gegevens van het geselecteerde kantoor bijgewerkt zijn.

   

2. Kies in veld Extern boekhoudpakket met Info het te koppelen boekhoudpakket. Standaard hebben alle kantoren het boekhoudpakket uit pad BYSA meegekregen.
3. Voer -als deze afwijkt- de juiste boekdatum in.
4. Vul de directory voor het exportbestand in.

   De Directory historie wordt door ANVA bepaald. Het uitgangspunt daarbij is de locatie van 'fil', aangevuld met 'journaal' en het bedrijf (ook als het bedrijf meerdere kantoren heeft).

   Bij het openen van pad BYCUE wordt gecontroleerd of de betreffende directory's bestaan, anders worden ze aangemaakt. Als ANVA de directory's niet aan kan maken, bijvoorbeeld vanwege onvoldoende vrije schijfruimte, wordt een foutmelding getoond.

5. Geef de lengte van het grootboeknummer op.
6. Vink de optie Handmatig import fmuta6 aan, als je werkt met Exact Online 2.0 en dit kantoor mag niet automatisch exporteren naar Exact. Zie Exact Online Uitgebreid 2.0.
7. Vink de optie Saldocontrole DSA-tussenrekeningen aan, als je werkt met Exact Online 2.0 en je wilt dat een saldocontrole uitgevoerd wordt op de DSA-tussenrekeningen. Zie Directie Schade Afhandeling.
8. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Het selectiescherm is nu weer toegankelijk.

9. Kies een ander kantoor of sluit het scherm af.

Koppelen kantoren activeren

Het is mogelijk om kantoren financieel aan elkaar te koppelen. Dit kan alleen gedaan worden door een ANVA-medewerker.

Pad: BYCUT

Werken met de Concernmodule Uitgebreid

Kantoorcode toekennen bij nieuwe relatie

Bij de Concernmodule Standaard kies je altijd bij een nieuwe relatie bij welk kantoor deze relatie hoort. In de Concernmodule Uitgebreid kun je in beheer aangeven dat de kantoorcode afhankelijk is van de agent waar de nieuwe relatie bij hoort.

Pad: BYSS en BYCUA

1. Ga naar het venster Stuurcodes deel IV.
2. Kies bij de stuurcode Kantoorcode toekennen bij nieuwe relatie met Info of de kantoorcode bij een nieuwe relatie handmatig ingevoerd worden (net zoals in de Concernmodule standaard), of dat ANVA aan de hand van de agent bepaalt bij welk kantoor de relatie hoort ('Per agent kantoor bepalen'). In dat geval komt in Acceptatie bij het toevoegen van een nieuwe relatie het scherm 'Selecteer een agent'. Na keuze agent wordt de relatie in het gekoppelde kantoor toegevoegd. Normaal komt het scherm 'Keuze kantoor'.
3. Ga naar pad BYCUA.
4. In het venster Agent toewijzen aan kantoor selecteer je de agent waaraan het kantoor moet worden gekoppeld.
5. Vul in veld Kantoor met Info het te koppelen kantoor in.
6. Klik op Afsluiten .

Set-printing per kantoor

Als jouw concern gebruikmaakt van de module Set-printing, moeten de sets per kantoor worden opgebouwd. Na het fixeren van de sets wordt per kantoor een outputbestand aangemaakt.

Zie het onderdeel Set-printing.

Kantooroverzichten Concernmodule

Als jouw concern met de Concernmodule Uitgebreid én de Volmacht Apart-module werkt, worden er geen borderellen en omzetoverzichten per kantoor gemaakt. Als het hoofdkantoor als volmachtbedrijf optreedt én een overzicht per kantoor per post wil krijgen, dan is er een andere werkwijze nodig.

Hiervoor heeft ANVA bv een constructie ontwikkeld, waarin ieder kantoor zelf een agentnummer invult en waarbij tijdens de dagprocedure aan iedere volmachtpolis de incassocode 91002 Agentincasso wordt meegegeven. Nu worden binnen ANVA de verschillende borderellen en overzichten gemaakt. Door het meegeven van een agentnummer en de incassocode, worden de agentoverzichten als kantooroverzicht gebruikt. Na het draaien van de dagprocedure wordt de incassocode automatisch uit de polis verwijderd.

Het volmachtkantoor kan nog gewoon één overzicht aan de maatschappij sturen.

Deze functionaliteit wordt geactiveerd door een ANVA-medewerker door het aanzetten van een stuurcode in pad BYSS en het inregelen van verschillende andere zaken.

Prolongatie met de Concernmodule

Als het leidende kantoor in het selectiescherm wordt aangekruist dan wordt een melding gegeven dat de gekoppelde kantoren eveneens worden geselecteerd. Desgewenst kun je de selectie per kantoor uitzetten door het kantoor te deselecteren voor de prolongatie.

Nadat is aangegeven dat de selectie moet worden gestart, wordt een controle uitgevoerd om te bepalen of alle gekoppelde kantoren zijn geselecteerd. Als er tenminste één gekoppeld kantoor in het selectiescherm aanwezig is, maar niet alle gekoppelde kantoren, dan wordt een melding gegeven dat van de gekoppelde kantoren slechts een deel geselecteerd zal gaan worden.

Als blijkt dat de gebruiker die de prolongatieselectie uitvoert bij een of meer van de gekoppelde kantoren geen rechten heeft, zal worden gemeld dat de selectie van de groep kantoren niet mogelijk is. Op dat moment is het leidende kantoor ook niet te selecteren omdat dat zou leiden tot een onvolledige selectie.

Pad: RS

Provinciaal

Voor provinciale polissen geldt dat in het selectiebestand de kantoorcode van het leidende kantoor wordt vermeld. Hierdoor worden die polissen als één gezien binnen onderdelen als controle borderel en interface.

Volmacht

Volmachtpolissen van gekoppelde kantoren worden in achtergrond op dezelfde manier verwerkt als wanneer deze niet gekoppeld waren. Binnen de Concernmodule Uitgebreid wordt de mogelijkheid geboden om gegevens van meer kantoren in één keer te verwerken. Die optie wordt bij polissen van gekoppelde kantoren gebruikt om te bepalen welke kantoren in één sessie verwerkt moeten worden.

Financiele afhandeling met de Concernmodule

In het journaalbestand, de borderelbestanden, omzetbestanden en de rekening-courantbestanden voor de maatschappij, wordt de kantoorcode van het leidende kantoor gebruikt.

Bij het afboeken van betalingen worden de gegevens van het leidende kantoor gebruikt, de bijbehorende journaalpost bevat de kantoorcode van het leidende kantoor.

Het versturen van machtigingen en excasso-opdrachten gebeurt per leidend kantoor.

Let op Als dit in de instellingen bij Koppelingen financieel (pad BYCUT) is aangegeven, worden er bij het printen van respectievelijk rekening couranten, borderellen en omzetbestanden een rekening-courantbestand, borderelbestand of omzetbestand per gekoppeld kantoor gemaakt.