Externe documenten in een dossier

Gekoppelde externe documenten instellen

In pad BOO geeft u aan of het toegestaan is om externe documenten aan het dossier te koppelen. Met externe documenten worden alle documenten bedoeld die niet in ANVA zijn aangemaakt of documenten die via DDi aan het dossier zijn gekoppeld. Documenten met de volgende extensies worden dan standaard opgeslagen in ANVA Documentstore of, als je gebruikmaakt van DDi, in de DDi Documentstore:

• MS Word bestanden (doc/docx/docm/rtf).
• MS Excel bestanden (xls/xlsx/xlsm).
• MS Powerpoint bestanden (ppt/pptx).
• Open Office-bestanden (odp/ods/odt).
• Mail bestanden (msg).
• Image bestanden (jpg/jpeg/pdf/png/tif/tiff).
• Tekst-bestanden (csv/txt).
• Internet bestanden (eml/htm/html).
• Gecomprimeerde bestanden (zip).

Van documenten met een andere extensie (mp3, mp4, avi, enz.) kunt u in pad BOO aangeven waar ze moeten worden opgeslagen.

Notitie voor het opslaan in de ANVA Documentstore geldt een maximale documentgrootte van 100 MB.

Pad: BOO

1. Kies in het venster Gekoppelde documenten bij Externe documenten koppelen met ANVA? voor Ja.
2. De Directory voor de bestanden die niet worden ondersteund, wordt standaard ingevuld. Hier kunt u eventueel van afwijken. Als is ingesteld dat deze bestanden fysiek naar een vaste locatie moeten worden verplaatst (pad BYSS deel VI, stuurcode Indexeren dossier in ANVA Word locatie), wordt die locatie gebruikt en is aanpassen hier niet mogelijk.

   Let op Als in pad BOD (ANVA DDi-beheer) is aangegeven dat externe documenten in DDi worden opgeslagen (optie Koppelen overige dossieritems direct naar DDi op Ja) dan is deze optie niet actief. De documenten worden dan in DDi opgeslagen, het opgeven van een andere directory is dan niet meer relevant.

   

3. In het veld Opslagstructuur geeft u de periode-indeling aan. Hiermee wordt op schijf een mappenindeling aangemaakt per jaartal en maand, week of dag.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Extern document aan een dossier koppelen (indexeren)

Met externe documenten worden alle documenten bedoeld die niet in ANVA zijn aangemaakt of documenten die via DDi aan het dossier zijn gekoppeld. Externe documenten kunt u als volgt handmatig koppelen aan een dossier.

Pad: A

1. Open de relatie-, polis- of schadegegevens.

   Aan de indicator Dossier aanwezig bovenin het venster ziet u of er een dossier aanwezig is.

2. Klik op Dossier aanwezig of ga naar menu Dossier en kies vervolgens Volledig dossier.

   U krijgt dan een overzicht van alle dossier-items.

3. Ga naar menu Indexeer en maak een keuze:

   Menu	Omschrijving
   Document	Hiermee koppelt u één document aan het dossier. Kies in het venster Invoer bestandsnaam het document dat u wilt koppelen. Klik op Open. In veld Onderwerp is het geselecteerde document al ingevuld. Kies het Segment waarin het document geplaatst moet worden. Kies of u het wilt Publiceren aan Agent, Eindklant of Collectiviteit. Notitie Om op (delen van) bestandsnamen te filteren vult u in het veld Bestandsnaam (File Name) het trefwoord in of een deel van het trefwoord met daarachter een *. Vervolgens drukt u op [Enter] om het filter uit te voeren.
   Map	Hiermee koppelt u een map aan het dossier, met daarin bijvoorbeeld alle documenten die betrekking hebben op de desbetreffende relatie. Kies in het venster Invoer bestandsnaam de map die u wilt koppelen. Klik op Open. In veld Onderwerp is de geselecteerde map al ingevuld. Klik op OK. Notitie de geïndexeerde documenten komen in de (DDi) Documentstore. Het document blijft nog wel aanwezig op de oorspronkelijke plek voor als er iets misgaat tijdens het indexeren. U kunt het document indien gewenst later zelf verwijderen..

Extern document in een dossier wijzigen

Met externe documenten worden alle documenten bedoeld die niet in ANVA zijn aangemaakt of documenten die via DDi aan het dossier zijn gekoppeld.

Het is niet mogelijk om een extern document direct in Documentstore te wijzigen. Dus: als een extern document aan een dossier gekoppeld is, kunt u het alleen wijzigen door het eerst lokaal op te slaan en dan opnieuw aan het dossier te koppelen (indexeren).

Pad: A

1. Open de relatie-, polis- of schadegegevens.

   Aan de indicator Dossier aanwezig bovenin het venster ziet u of er een dossier aanwezig is.

2. Klik op Dossier aanwezig of ga naar menu Dossier en kies vervolgens Volledig dossier.

   U krijgt dan een overzicht van alle dossier-items.

3. Open het document.
4. Wijzig het.
5. Bewaar het document lokaal.
6. Indexeer het document opnieuw in dit dossier, zie: Extern document aan een dossier koppelen (indexeren).