ITVS - Schade

Notitie Voor meer informatie over de inrichting en werking, zie: AVG (privacy-wetgeving).

Let op Facturen worden niet verwijderd. Facturen zijn gemaakt op basis van relatienummers en dus geanonimiseerd. Bij het aanmaken van nieuwe relaties controleert ANVA of het nieuwe relatienummer niet al voorkomt in bijvoorbeeld een factuur of schade. Facturen kunt u verwijderen via pad IHFF (zie: 'Factuurhistorie verwijderen').

Schades met een verstreken bewaartermijn kunt u definitief uit ANVA verwijderen zoals onderstaand beschreven. Documenten die aan deze schades gekoppeld zijn, worden ook verwijderd. Externe/geïndexeerde documenten kunnen alleen automatisch verwijderd worden, als ze opgeslagen zijn in de ANVA Documentstore of de DDi-Documentstore.

Om alle externe documenten in een documentstore te plaatsen is conversieprogramma IIVR - Externe documenten opslaan in Documentstore beschikbaar.

Notitie als een DDi-document niet verwijderd kan worden, wordt de dossierregel wel verwijderd. Op het verslag komt dan een opmerking. Tevens wordt een CSV-bestand gegenereerd met de niet te verwijderen DDi-documenten, waarom ze niet te verwijderen zijn en de GUIDS. U kunt vervolgens contact opnemen met DDi om het document door hen alsnog te laten verwijderen.

Voorwaarden voor het verwijderen van schades zijn:

• De polis moet van het geselecteerde kantoor zijn.
• De polis moet liggen binnen de selectie van de maatschappij (volmacht of provinciaal).
• Indien optie Alleen bij vervallen relaties verwijderen? op Ja staat, dan moet de relatie reeds geroyeerd zijn.
• Er mogen geen openstaande posten meer staan.
• Er mogen geen nog te boeken schadefacturen staan.
• In de algemene schadegegevens mag de optie Verwijderen niet op Nee staan.

U kunt de gegevens ook verwijderen via de batchverwerking.

De bewaartermijnen voor schadedossiers kunt u inregelen via pad BYKGBS.

Pad: ITVS

1. Vul de Peildatum in.

   Standaard staat hier de eerste dag van de huidige maand, maar deze kunt u aanpassen. Een datum in de toekomst is niet toegestaan.

   De ouderdom van het schadedossier wordt bepaald op basis van de datum waarop de schade is afgehandeld ten opzichte van de peildatum. Niet-afgehandelde schades komen dus niet in het overzicht.

   Voorbeeld

   • Bewaartermijn voor betreffende schade = 60 maanden.
   • Peildatum = 1 september 2017 (huidige systeemdatum = 28 september 2017).

     Schade 1	gereedmelding = 21 augustus 2012	Komt wel in het overzicht.
     Schade 2	gereedmelding = 31 augustus  2012	Komt wel in het overzicht.
     Schade 3	gereedmelding = 1 september 2012	Komt niet in het overzicht.

   De gereedmeldingsdatum is de jongste van de drie datums in het scherm Schade gereed melden in het schadedossier (pad SB, menu Financieel - Gereedmelden).

2. Vink onder Selectie maatschappij aan, of u Volmacht of Provinciale polissen of beide in het overzicht wilt opnemen ('Volmacht' is alleen beschikbaar voor volmachtkantoren). Standaard staan beide soorten aangevinkt.

   Als u een overzicht in csv-formaat wilt van de verwijderde schades: kies bij Exporteren naar CSV-lijst voor Ja. Als u hier voor Nee kiest, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.

3. Als u alleen schades van vervallen relaties wilt verwijderen, kiest u bij Alleen bij vervallen relaties verwijderen? voor Ja.
   Als u schades van zowel vervallen als nog actieve relaties wilt verwijderen, kiest u hier voor Nee.
4. Klik op Start .
5. Antwoord Ja op de vraag: 'De geselecteerde gegevens worden definitief uit ANVA verwijderd. Doorgaan?'.
6. Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen. De naam van de map wordt bewaard voor de volgende keer.
   Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
7. ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen, bijvoorbeeld 'SchadeAVG_Verw_20171001_1015.csv'.
8. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Verwijderde schades.

   Om bijzondere persoonsgegevens uit de historie te verwijderen, zie: 'Bijzondere persoonsgegevens uit de historie verwijderen'.