ITVR - Relatie

Notitie Voor meer informatie over de inrichting en werking, zie: AVG (privacy-wetgeving).

Let op Facturen worden niet verwijderd. Facturen zijn gemaakt op basis van relatienummers en dus geanonimiseerd. Bij het aanmaken van nieuwe relaties controleert ANVA of het nieuwe relatienummer niet al voorkomt in bijvoorbeeld een factuur of schade. Facturen kunt u verwijderen via pad IHFF (zie: 'Factuurhistorie verwijderen').

Relaties met een verstreken bewaartermijn kunt u definitief uit ANVA verwijderen zoals onderstaand beschreven. Documenten die aan deze relaties gekoppeld zijn, worden ook verwijderd. Externe/geïndexeerde documenten kunnen alleen automatisch verwijderd worden, als ze opgeslagen zijn in de ANVA Documentstore of de DDi-Documentstore.

Om alle externe documenten in een documentstore te plaatsen is conversieprogramma IIVR - Externe documenten opslaan in Documentstore beschikbaar.

Notitie als een DDi-document niet verwijderd kan worden, wordt de dossierregel wel verwijderd. Op het verslag komt dan een opmerking. Tevens wordt een CSV-bestand gegenereerd met de niet te verwijderen DDi-documenten, waarom ze niet te verwijderen zijn en de GUIDS. U kunt vervolgens contact opnemen met DDi om het document door hen alsnog te laten verwijderen.

Voorwaarden voor het verwijderen van relaties:

De bij de relatie ingevoerde royementsreden moet gelijk zijn aan 1 van de royementsredenen op het scherm.
De relatie mag geen openstaande posten hebben.
De relatie mag geen wachtbestand hebben.
De relatie mag geen verwijzingen hebben.
De relatie mag geen openstaande schades hebben. Afgesloten schades worden verwijderd en zijn niet blokkerend.
De relatie mag geen niet-afgehandelde agenda's hebben.
De relatie mag geen polissen meer hebben.
De relatie mag niet voorkomen in een uit te voeren prolongatie.
De relatie mag niet op een ander scherm in beheer zijn.

U kunt de gegevens ook verwijderen via de batchverwerking.

De bewaartermijnen voor relaties kunt u inregelen via pad BYKGBR. U kunt ervan afwijken door een bewaartermijn in te stellen per relatiesoort (pad BYKGBA) en in een individueel relatiedossier.

Pad: ITVR

Vul de Peildatum in.
Standaard staat hier de eerste dag van de huidige maand, maar deze kunt u aanpassen. Een datum in de toekomst is niet toegestaan.
De ouderdom van de relatie wordt bepaald aan de hand van de peildatum ten opzichte van een van de onderstaande datums. Maak een keuze:
- 00058 Wijzigingsdatum relatie.
- 00012 Laatste wijzigingsdatum.
Vink onder Selectie royementscodes aan, welke royementen u in het overzicht wilt opnemen.
Als u een overzicht in csv-formaat wilt van de verwijderde relaties: kies bij Exporteren naar CSV-lijst voor Ja. Als u hier voor Nee kiest, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.
Klik op Start .
Antwoord Ja op de vraag: 'De geselecteerde gegevens worden definitief uit ANVA verwijderd. Doorgaan?'.
Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen. De naam van de map wordt bewaard voor de volgende keer.
Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen, bijvoorbeeld 'RelatAVG_Verw_20171001_1015.csv'.
Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Royementen relaties overzicht.
Om bijzondere persoonsgegevens uit de historie te verwijderen, zie: 'Bijzondere persoonsgegevens uit de historie verwijderen'.