Let op Facturen worden niet verwijderd. Facturen zijn gemaakt op basis van relatienummers en dus geanonimiseerd. Bij het aanmaken van nieuwe relaties controleert ANVA of het nieuwe relatienummer niet al voorkomt in bijvoorbeeld een factuur of schade. Facturen kunt u verwijderen via pad IHFF (zie: 'Factuurhistorie verwijderen').
Polissen met een verstreken bewaartermijn kunt u definitief uit ANVA verwijderen zoals onderstaand beschreven. Documenten die aan deze polissen gekoppeld zijn, worden ook verwijderd. Externe/geïndexeerde documenten kunnen alleen automatisch verwijderd worden, als ze opgeslagen zijn in de ANVA Documentstore of de DDi-Documentstore.
Notitie als een DDi-document niet verwijderd kan worden, wordt de dossierregel wel verwijderd. Op het verslag komt dan een opmerking. Tevens wordt een CSV-bestand gegenereerd met de niet te verwijderen DDi-documenten, waarom ze niet te verwijderen zijn en de GUIDS. U kunt vervolgens contact opnemen met DDi om het document door hen alsnog te laten verwijderen.
Voorwaarden voor het verwijderen van polissen:
De bij de polis ingevoerde royementsreden moet gelijk zijn aan 1 van de royementsredenen op het scherm.
De polis moet van het geselecteerde kantoor zijn en binnen relatie van t/m liggen.
De polis moet liggen binnen de selectie van de maatschappij (volmacht of provinciaal).
Indien optie Alleen bij vervallen relaties verwijderen? op Ja staat, dan moet de relatie reeds geroyeerd zijn.
De polis mag geen openstaande posten hebben.
De polis mag geen wachtbestand hebben.
De polis mag geen openstaande schade hebben.
De polis mag geen niet-afgehandelde agenda's hebben.
De polis mag niet geselecteerd zijn voor prolongatie.
De polis mag niet op een ander scherm in beheer zijn.
Notitie - Er is geen controle op nog aanwezige verwijzingen. Als de polis met de verwijzing Betaling polis door verwijderd is, is de verwijzing bij de relatie ook verwijderd. Als de polis met een algemene verwijzing verwijderd is, is de verwijzing nog wel aanwezig bij de relatie. Er staat dat de polis is verwijderd en de polisgegevens zijn leeggemaakt. Dit is in het kader van de AVG voldoende. - Als polissen wel de bewaartermijn hebben bereikt, maar nog niet verwijderd mogen worden: gebruik een aparte royementscodering in de polis. Deze codering moet dan uitgevinkt zijn bij het verwijderen.
Indien nodig: vul Relatienr. en t/m in. Standaard wordt gezocht in alle relatienummers, de eerste t/m de laatste.
Vink onder Selectie maatschappij aan, of u Volmacht of Provinciale polissen of beide in het overzicht wilt opnemen ('Volmacht' is alleen beschikbaar voor volmachtkantoren). Standaard staan beide soorten aangevinkt.
Geef bij Polis als onderdeel van pakket afzonderlijk verwijderen?met Ja of Nee aan of u dit wenst.
Vink onder Selectie royementscodes aan, welke royementen u in het overzicht wilt opnemen.
Als u een overzicht in csv-formaat wilt van de verwijderde polissen: kies bij Exporteren naar CSV-lijst voor Ja. Als u hier voor Nee kiest, wordt het verslag naar schijf, scherm of printer gestuurd.
Als u alleen polissen van vervallen relaties wilt verwijderen, kiest u bij Alleen bij vervallen relaties verwijderen? voor Ja. Als u polissen van zowel vervallen als nog actieve relaties wilt verwijderen, kiest u hier voor Nee.
Klik op Start .
Antwoord Ja op de vraag: 'De geselecteerde gegevens worden definitief uit ANVA verwijderd. Doorgaan?'.
Als u voor een csv-bestand gekozen heeft: geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen. De naam van de map wordt bewaard voor de volgende keer. Als u geen csv-bestand gekozen heeft: selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop u de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
ANVA bepaalt de naam van het bestand en maakt deze uniek door een datum en tijd toe te voegen, bijvoorbeeld 'PolisAVG_Ovrz_20171001_1015.csv'.
Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Royementen polissen overzicht.
.