Verblijfsobjecten voor Vereniging van Eigenaren (VvE)

Inleiding Verblijfsobjecten voor VvE

Een Vereniging van Eigenaren (VvE) heeft meerdere verblijfsobjecten (VBO's) zoals woningen, kantoren en winkels. In verband met de Uniforme Inrichting Volmachtketen (UIV) kan je de adresgegevens van VvE's en de gegevens van de verblijfsobjecten rechtstreeks ophalen uit de database van Infofolio. Hiervoor is de koppeling Infofolio via ANVA Hub beschikbaar.

Andere methodes om de gegevens in te voeren in ANVA zijn:

• via het inlezen van een bestand van Infofolio, zie Importeren bestand verblijfsobjecten van Infofolio via ANVA 4/5
• via handmatig toevoegen, zie Handmatig invoeren verblijfsobjecten voor VvE

Met de koppeling Infofolio via ANVA Hub worden drie soorten gegevens opgehaald:

1. Aan de hand van de postcode en huisnummer van de VvE worden de adresgegevens van de VvE en het KvK-nummer opgehaald.
2. Aan de hand van de VvE-identificatiecode (ownersAssociationId) worden detailgegevens van de VvE opgehaald.
3. Aan de hand van de Object-identificatiecode (residenceId) worden de detailgegevens van alle onderliggende verblijfsobjecten opgehaald.

Als in een polis het label 11300 Vereniging van Eigenaren op Ja staat, kan je via menu Objecten - VvE-obj. verrijken de gegevens ophalen. Voor een overzicht van alle objecten is menu VvE-obj. overzicht beschikbaar.

Notitie: als onder menu Objecten het menu Verz. obj.overzicht aanwezig is, betekent dit dat de modules Objectadministratie (oud) (BYSS deel IV) en/of Objectadministratie (brand) (BYSS deel VII) geactiveerd zijn. Beide modules kunnen eventueel naast elkaar werken.

Inrichting koppeling Infofolio op ANVA Hub

Notitie voor het inloggen bij Infofolio op ANVA Hub is ook een rondleiding beschikbaar. Zie op ANVA Hub rechtsonderin Help en kies tabblad Beheer.

Om rechtstreeks de adresgegevens en verblijfsobjecten van de VvE via Infofolio te kunnen importeren moet eerst de koppeling ingericht worden bij jouw organisatie op ANVA Hub. Je dient wel te beschikken over een account bij Infofolio.

Als je werkt met de (uitgebreide) Concernmodule moeten de accountgegevens ingevuld worden bij de concernorganisatie op ANVA Hub.

1. Log in op ANVA Hub met een account met de rol beheerder.
2. Kies in het linker menu onder Beheer voor Mijn Organisatie.
3. Kies tabblad Koppelingen.
4. Scroll naar beneden naar onderdeel Infofolio.

   

5. Klik op Infofolio accountgegevens inrichten.

   

6. Vul de velden gebruikersnaam, wachtwoord, Infoset voor zoeken van een VvE en Infoset voor het opvragen van kenmerken van een VvE in. Deze gegevens heb je van Infofolio ontvangen.
7. Klik op Opslaan .

Inrichting ANVA 4/5 ophalen gegevens verblijfsobjecten VvE

Om de gegevens van de verblijfsobjecten te kunnen ophalen en plaatsen, dienen onderstaande labels opgenomen te worden in het polisscherm van de VvE.

Pad: BVPV

1. Open een VvE-polisscherm.
2. Ga naar Acties - Nieuw venster om een nieuw tabblad toe te voegen.
3. Geef dit tabblad een omschrijving, bijvoorbeeld 'VvE'.
4. Zet onderstaande labels in dit venster.

Polislabels:

• Label 11300 Vereniging van huiseigenaren J/N
• Label 10034 Bouwjaar
• Label 12405 Bedrag herbouwwaarde
• Label 14858 Herbouwwaarde commerciële ruimte
• Label 14031 Taxatiewaarde WOZ
• Label 14504 Aantal adresseerb. obj. w/g-complex
• Label 14519 Aantal objecten woning
• Label 14520 Aantal objecten zakelijk
• Label 15253 KvK-nummer (nummer handelsregister)
• Label 15254 KvK-handelsnaam (handelsnaam organisatie)
• Label 15255 VvE-identificatie
• Label 15256 Kadastrale aanduiding
• Label 17027 Type VvE, code
• Label 12489 Aantal wooneenheden
• Label 12488 Aantal bedrijfseenheden

Objectlabels:

• Label 51018 Straat
• Label 51019 Huisnummer
• Label 51020 Huisnummertoevoeging
• Label 51021 Postcode
• Label 51022 Plaats
• Label 51071 Gebruik (bijv. 'woonfunctie')
• Label 51282 Herbouwwaarde particulier object
• Label 51283 Herbouwwaarde zakelijk object

Voorwaarden voor het opvragen van de gegevens is dat de labels 10710 Risico-adres huisnummer en 10712 Risico-adres postcode gevuld zijn in de polis. Dit zijn de gegevens van de op dat adres gevestigde VvE en de (verblijfs)objecten die onder de VvE vallen. Controleer of deze labels ook in de polis staan.

Importeren verblijfsobjecten van Infofolio via ANVA Hub

De adresgegevens en de gegevens van de verblijfsobjecten van VvE worden op onderstaande wijze rechtstreeks van Infofolio in ANVA geïmporteerd.

Pad: A

1. Open de polis van de VvE.
2. Zet het label 11300 Vereniging voor huiseigenaren op Ja.
3. Vul de labels 10710 Risico-adres huisnummer en 10712 Risico-adres postcode met de adresgegevens van de VvE zelf.
4. Ga naar menu Objecten.
5. Kies VvE-obj. verrijken.

   De adresgegevens van de VvE en de gegevens van de verblijfsobjecten worden opgehaald en in de betreffende labels geplaatst. Als er veel objecten zijn, kan deze actie wat langer duren. Er wordt een voortgangsscherm met een teller getoond.

Importeren bestand verblijfsobjecten via Infofolio

De adresgegevens van verblijfsobjecten van de VvE uit de database van Infofolio kunnen ook via een bestand geïmporteerd worden en rechtstreeks gekoppeld aan de juiste polis in ANVA.

Om de gegevens aan de juiste polis te kunnen koppelen wordt gezocht naar de combinatie van postcode + huisnummer (+ toevoeging). Als hiermee de polis niet gevonden wordt, wordt gezocht naar het KvK-nummer van de VvE (label 15253).

Je vraagt bij Infofolio een bestand aan met de verblijfsobjecten die je wilt importeren. Het bestand plaats je op een lokale of netwerkschijf. De adresgegevens in het bestand staan geregistreerd met een identificatiecode, het VBOID, toegekend aan het verblijfsobject door de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen van het Kadaster).

Het importeren doe je via Diversen - ANVA bestanden van/voor derden - VvE Objecten - Importeren Objecten VvE (pad IRJI).

Pad IRJI

1. Kies het importbestand.
2. Kies voor Proef.
3. Klik op Start .
4. Dubbelklik op de blauwe balk om het verwerkingsverslag (Excel) te openen. De naam van het verwerkingsverslag is 'Importeren VvE objecten proef <datum> <tijd>.csv'

   Heb je het verwerkingsverslag gecontroleerd en zijn de fouten gecorrigeerd, dan kan je het importeren definitief uitvoeren:

5. Kies voor Definitief.
6. Klik op Start .
7. Dubbelklik op de blauwe balk om het verwerkingsverslag (Excel) te openen. De naam van het verwerkingsverslag is 'Importeren VvE objecten definitief <datum> <tijd>.csv'

De verblijfsobjecten zijn geïmporteerd in de database en gekoppeld aan de polissen.

Het verwerkingsverslag

In het verslag staan de volgende gegevens:

• relatienummer van de polis
• volgnummer van de polis
• volg-subnummer van de polis
• naam van de betrokken relatie (een VvE)
• resultaat (verwerkt of niet verwerkt
• reden

Voorbeelden van redenen waarom de gegevens niet verwerkt zouden kunnen worden zijn:

• Lege (polis)sleutel.
• Ongeldige relatiesleutel (relatie bestaat niet).
• Ongeldige polissleutel (polis bestaat niet).
• Pakket is in behandeling
• Geen VvE-polis (label 11300 bevat geen waarde "J").
• Geroyeerde polis.
• Polis staat in de wacht.
• Polis is in behandeling

Handmatig invoeren verblijfsobjecten voor VvE

In ANVA kan je een database vullen met verblijfsobjecten voor de Vereniging van Eigenaren.

Via menu Acceptatie - Vereniging van Eigenaren Verblijfsobjecten kan je handmatig de verblijfsobjecten toevoegen aan de database. Hiervoor gebruik je de identificatiecode van Infofolio. Je kan de verblijfsobjecten hier ook wijzigen en verwijderen.

Pad AJ

1. Klik op Nieuw .
2. Vul de ID (Identificatiecode), de adresgegevens en eventueel een opmerking behorende bij het verblijfsobject.
3. Klik op Akkoord.

U ziet het verblijfsobject in het overzicht.

Wijzigen van het verblijfsobject:

1. Dubbelklik op het verblijfsobject
2. Pas de gegevens aan.
3. Klik op Akkoord.

Verwijderen van het verblijfsobject:

1. Dubbelklik op het verblijfsobject.
2. Klik op Verwijderen en antwoord Ja op de vraag 'Verwijderen?'.
3. Klik op Akkoord.

Overzicht van gekoppelde objecten

Als label 11300 Vereniging van huiseigenaren in de polis op Ja staat, kan je in de polis via menu Objecten - VvE-obj. overzicht een overzicht genereren van alle gekoppelde objecten in deze polis.

Gekoppeld object verwijderen

Om een gekoppeld object te verwijderen voer je de volgende actie uit:

Pad: A

1. Open de polis.
2. Ga naar menu Objecten - VvE-obj. overzicht.
3. Selecteer het betreffende object.
4. Klik op Afsluiten .
5. Kies Ja om te bevestigen dat het geselecteerde adres verwijderd moet worden.