Prolongatie terugdraaien servicecontracten

Voor zowel volmacht- als provinciale servicecontracten is het mogelijk om de prolongatie terug te draaien. In het contract is de menuoptie Actie – Terugdraaien Prol beschikbaar zodra een contract geprolongeerd is. Dit geldt voor losse servicecontracten als onderdeel van een pakket. Het terugdraaien is alleen mogelijk als er na de prolongatie geen mutaties op het contract hebben plaatsgevonden.

Na het terugdraaien van de prolongatie worden de advies-/bemiddelingsfacturen,die bij de prolongatie zijn aangemaakt, automatisch teruggeboekt op dezelfde wijze als wanneer je een factuur handmatig terugboekt. Er worden een of meerdere boekingen aangemaakt (type Overige boekingen). De nieuwe facturen worden tegengesteld geboekt; een debetfactuur wordt credit en andersom.

Als de factuur deel uitmaakt van een verzameling dan wordt die overeenkomstig bijgewerkt. De nieuwe factuur en de oude factuur (van de prolongatie) worden beiden op niet-openstaand gezet en er wordt verwezen naar elkaar.

Als de factuur al is teruggeboekt door een andere factuur, wordt de factuur niet getoond op de melding, en er wordt ook geen creditfactuur aangemaakt.

Als het niet mogelijk is om de factuur terug te boeken, dan wordt een creditfactuur en een excasso per creditfactuur aangemaakt. Deze factuur wordt, net als de factuur die bij een terugboeking wordt aangemaakt, geboekt als soort Overige boeking, die dient financieel verwerkt worden in pad FDFO.

Voldoet de situatie niet aan de voorwaarden voor een automatische terugboeking, dan geeft het systeem aan welke handmatige stap nodig is om de financiële afhandeling alsnog correct af te ronden.

Voorwaarden voor terudraaien prolongatie servicecontracten

• Er moet historie zijn geschreven van de prolongatie die teruggedraaid moet worden. Dit betekent dat de stuurcode Historie (pad BYSS, deel I) op code 1 Historie relatie, polis, beurs moet staan en de stuurcode Historie prolongatie op code 5 Altijd historie bij prolongatie.
• De polis mag ná de prolongatie niet meer (collectief) zijn gewijzigd.

Wanneer niet terug te draaien

In deze gevallen is het niet mogelijk om de factuur terug te boeken:

• De factuur is gedeeltelijk betaald.
• De factuur is gesaldeerd.
• De factuur is nog niet financieel verwerkt.
• De factuur-verbonden incasso is gefiatteerd of verzonden.

Als de factuur al is teruggeboekt door een andere factuur, wordt de factuur niet getoond op de melding, en er wordt ook geen creditfactuur aangemaakt.

Terugdraaien prolongatie servicecontract

Als een servicecontract is geprolongeerd en er is aan de voorwaarden voldaan dan is in een provinciaal of volmacht servicecontract onder Acties het menu Terugdraaien prol aanwezig. Dit geldt voor losse servicecontracten en als onderdeel van een pakket.

Pad Acties - Terugdraaien prol

De volgende situatie kunnen zich voordoen.

• Als alle facturen financieel zijn verwerkt komt de volgende melding:

  

• Als de facturen nog niet financieel zijn verwerkt komt de volgende melding:

  

• Sommige facturen zijn deels betaald of gesaldeerd:

  

• Het incassobedrag van een of meer facturen is gefiatteerd of verzonden:

  

  Vervolgvraag bij een gefiatteerde incasso-opdracht:

  

  Bij Ja volgt het excassoscherm.

Stappen voor terugdraaien

1. Geef OK op één van bovenstaande meldingen.

   Het volgende scherm opent:

   

2. Kies Ja om door te gaan met het terugdraaien van de prolongatie.
3. Voer de boekdatum in en klik op Start .

   Er volgt een scherm met de vraag of de boekdatum akkoord is.

4. Geef Ja. Indien niet correct geef dan Nee en wijzig de datum.
5. Klik op OK bij de melding dat de prolongatie is teruggedraaid.

   Een venster met vervolgacties worden getoond.

6. Vink aan welke slotactie uitgevoerd moet worden of kies voor niet-uitvoeren. De slotactie Opnieuw prolongeren is niet aanwezig, omdat deze niet beschikbaar is voor servicecontracten.
7. Geef Ja op de vraag of de polis gemuteerd moet worden.

De facturen zijn teruggedraaid en er zijn creditfacturen aangemaakt:

Voorbeeld:

De creditfacturen moeten financieel verwerkt worden via pad FDFO.