Agentgegevens invoeren

Algemene agentgegevens invoeren

Pad: BBA

1. In het venster Selectie agenten klik je op Nieuw .
2. Geef een uniek agentnummer in.
3. In het venster Agentenadministratie vul je de volgende gegevens in.

   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Naam	De naam van de agent.
   Naam beknopt	Een beknopte naam voor de agent.
   Voorletters, Voorvoegsels, Titulatuur, Straat, Huisnummer, Toevoeging, Postcode, Buitenland, Plaats, Land, Telefoonnummer, Faxnummer, Bank	De NAW-gegevens van de agent.
   Valuta	Dit veld wordt gevuld als via menu Acties - Valuta een afwijkende valuta is opgegeven bij de agent. Het veld is hier niet te muteren.
   Ingangsdatum	De datum vanaf wanneer de agent actief is.
   Administratief	Kies bij de keuzerondjes of ANVA controleert of een koppeling tussen de agent en de boekhouding aanwezig is. In pad FHAGG moet een grootboekrekening aangemaakt worden die vervolgens in pad BYKO aan de agent wordt gekoppeld.
   Provisiepercentage opnieuw bepalen bij prolongatie	Kies of bij prolongatie het provisiepercentage voor de agent opnieuw wordt bepaald aan de hand van de provisietabellen.
   Formulier vanuit debiteurenbewaking	Met betrekking tot het verzenden van een formulier aan agent, kan bij het inrichten van Debiteurenbewaking (pad BYKB) worden opgegeven of de agent moet worden geïnformeerd. Als u daar Ja opgeeft, wordt het aangegeven formulier afgeroepen op het moment dat de aanmaning wordt uitgevoerd. Met de optie Formulieren vanuit debiteurenbewaking kan per agent worden aangegeven of deze agent vanuit debiteurenbewaking moet worden geïnformeerd. Staat de optie in pad BBA op Ja en is pad BYKB opgegeven dat Agent informeren = Ja, dan wordt een formulier voor de betreffende agent afgeroepen. Staat de optie in pad BBA op Nee (standaard), dan wordt voor die agent geen formulier afgeroepen als wordt aangemaand.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Diverse agentgegevens invoeren

Pad: BBA

1. In het venster Selectie agenten selecteer je de agent waarvoor je de gegevens wilt invullen of klik op Nieuw .
2. Ga naar menu Div. agent geg. - Algemeen.
3. Vul in het venster Diverse agentgegevens de onderstaande velden in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Agent incasso	Kies bij de keuzerondjes of de incassowijze bij invoer van een polis wel of niet op agentincasso wordt gezet.
   Incassowijze polis	Klik als Agent incasso op Ja is gezet, op Info om de standaard incassowijze bij een nieuwe polis voor deze agent in te voeren.
   Incassowijze pakket	Klik als Agent incasso op Ja is gezet, op Info om de standaard incassowijze bij een nieuw pakket voor deze agent in te voeren.
   Incassowijze schade	Klik als Agent incasso op Ja is gezet, op Info om de standaard incassowijze bij een nieuwe schade voor deze agent in te voeren.
   Inschrijving	Voer de codeaanduiding in waarmee de agent staat ingeschreven in het register bij de SER.
   AFM-nummer	Voer het nummer van inschrijving van de agent bij de AFM in.
   Handelsreg	Voer het inschrijfnummer van de agent in het handelsregister in.
   KvK vestiging	Voer de vestigingsplaats van de Kamer van Koophandel in waar de agent is ingeschreven.
   Factuurtekst	Voer hier indien gewenst extra tekst in die u bij de formulieren kunt afdrukken als de agent voorkomt. De tekst wordt geplaatst in label 99019 Factuurtekst agentnota.
   Inspectiecode	Voer hier het extra nummer in om de agenten in te delen in diverse inspecties of regio's.
   Afsluitprovisie berekenen over	Kies hier of de afsluitprovisie voor de agent moet worden berekend over de afsluitprovisie of over de nettopremie van het kantoor. De nettopremie bestaat uit: Brutopremie +/- toeslagbedrag +/- B/M +/-  termijntoeslag +/- retourprovisie +/- pakketkorting +/- collectiviteitskorting.
   Afsluitprovisie netto premie	Als je voor het berekenen van de afsluitprovisie heeft gekozen voor berekening over de netto premie, krijg je nog een extra optie om aan te geven of de berekening per betaaltermijn of per jaar moet plaatsvinden.
   Afdruk op papier van de agent	Kies hier of bepaalde formulieren apart worden afgedrukt voor de agent. Als deze optie op Ja staat, dan wordt er in pad DAO/DAP een aparte formuliersoort aangemaakt met daarachter het nummer van de agent. Het nut hiervan is dat je de formulieren op een ander tijdstip kunt afdrukken met ander papier in de printerbak. In de module Set-printing bestaat de mogelijkheid om de formulieren per set per agent af te drukken.
   Boekstuk agent	Kies hier of de boekstukken voor de agent op een apart formulier worden afgedrukt, zodat de agent kan zien wat de klant moet betalen en welke inkomsten hij kan verwachten. Voor de agent wordt in dit geval een aparte nota aangemaakt.
   Formuliersoort boekstuk	Klik op Info om de formuliersoort te kiezen voor het afdrukken van boekstukken voor de agent.
   Formuliernummer boekstuk	Klik op Info om het formulier waar de boekstukken op afgedrukt worden te kiezen. Het afdrukken van een boekstuk voor een agent bij de slotacties van een polis gaat hetzelfde als het afdrukken van een nota direct.
   Losse boekstukken bij verzamelnota	Wanneer de switch op Nee staat en in de polis een verzamelincassocode (bijvoorbeeld 33) staat, worden de boekstukgegevens verzameld en bij elkaar op één boekstuk geplaatst. Je dient dan in het formulier bodyblok 22 toe te passen en in te richten conform de inrichting van de incassoformulieren. Wanneer de switch op Ja staat en in de polis een verzamelincassocode (bijvoorbeeld 33) staat worden er boekstukken per afzonderlijke boeking aangemaakt.
   Ziektek. uitk. aan relatie.	Geef aan of uitkering door de agent wordt ontvangen of dat deze rechtstreeks aan de relatie wordt uitgekeerd. Dit veld is alleen zichtbaar als u gebruikmaakt van de module Ziektekostenvolmacht.

4. Klik op Afsluiten .

Uitgebreide agentgegevens invoeren

Pad: BBA

1. Selecteer de agent waarvoor u de gegevens wilt invoeren of klik op Nieuw .
2. Ga naar menu Div. agent geg. - Uitgebreid.
3. Vul de velden van het venster in. Een variabel agentscherm wordt aangemaakt in pad BVG. Zie Variabel agentscherm aanmaken voor de procedure.

   Notitie De hier ingevoerde gegevens zijn op te vragen in de menu's acceptatie, schade en financieel.

Postadres, formulieren, agenda en valuta voor agenten

Pad: BBA

Via menu Acties kunt u:

• Het postadres van de agent invoeren
• Formulieren afroepen
• Agenda's bijhouden.
• Bij een nieuwe agent wordt ook de keuze Valuta aangeboden; indien éénmaal gekozen voor een vreemde valuta, blijft deze keuze aanwezig om aan te geven of de valuta in formulieren mag worden verwerkt.

Veelgestelde vragen

Het oude adres van een agent staat in de brief, hoe kan dat?

Waarom kan ik geen formulier kiezen bij een agent?

E-mailadres agenten

Bij agenten kunt u het e-mailadres opgeven in de agentgegevens.

Pad: BBA

1. In het venster Selectie agenten selecteert u de agent waarbij u een e-mailadres wilt opgeven.
2. In het venster Agenten administratie gaat u naar menu Acties - Postadres.
3. In het venster Postadres geeft u in het veld E-mailadres het e-mailadres op.
4. Klik op Afsluiten . U keert terug in het scherm met de agentgegevens.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Agent deactiveren

Als een agent gedeactiveerd is kan deze niet meer in ANVA worden gebruikt.

Pad: BBA

1. In het venster Selectie Agenten selecteert u de agent die moeten worden gedeactiveerd.
2. In het venster Agentenadministratie klikt u op Deactiveren .
3. De tekst 'Niet actief' verschijnt rechtsboven in het venster.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

In het overzichtscherm van agenten is de aanduiding 'Niet actief' opgenomen achter de naamgegevens. 

Betrokkene opgeven bij agent

U kunt hier alleen betrokkenesoorten kiezen waar in pad BBB de optie Gekoppeld aan agent op Ja staat. Zie Betrokkenesoort aanmaken voor een toelichting. U kunt kiezen uit reeds ingevoerde betrokkenen of een nieuwe betrokkene toevoegen.

Pad: BBA

1. In het venster Selectie agenten selecteert u de agent waarvoor u de gegevens wilt invullen of klik op Nieuw .
2. Ga naar menu Betrokkenen.
3. Klik op Nieuw .
4. In het venster Soorten betrokkenen selecteert u de betrokkenesoort waaruit u de betrokkene wilt kiezen of waarbij u de betrokkene wilt opgeven.
5. In het venster Selectie [Betrokkenesoort] kiest u een betrokkene of voegt met Nieuw de gegevens van een nieuwe betrokkene in.
6. Als u een vaste betrokkene toevoegt wordt gevraagd of u deze betrokkene al dan niet direct wilt koppelen.
   • Ja betekent dat u de NAW-gegevens overneemt zoals ingevoerd in pad BBE.
   • Nee betekent dat u de NAW-gegevens van de betrokkene overneemt en kunt wijzigen. Deze gewijzigde gegevens gelden echter alleen voor deze koppeling. De gegevens in pad BBE blijven ongewijzigd.
   • Terug betekent dat u terugkomt in het venster waar u een betrokkene kunt selecteren of toevoegen.
7. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Internettoegang voor agent

Makers van een website die Webview gebruiken, kunnen met behulp van de hier in te geven loginnaam en wachtwoord de inloggegevens van een agent valideren. De agent kan dan toegang krijgen tot relatie-, polis- en schadegegevens.

Pad: BBA

1. In het venster Selectie agenten selecteert u de agent waarvoor u de gegevens wilt invullen of klik op Nieuw .
2. Ga naar menu Div. agent geg. - Internettoegang.
3. Vul een Loginnaam in en een Wachtwoord.
4. Via de knop Wachtwoord genereren kan automatisch een wachtwoord worden gegenereerd. Dit is een willekeurig geselecteerde reeks karakters waarvan de lengte varieert van 7 t/m 9 posities. Standaard staan er cijfers in, maar af en toe worden cijfers vervangen door letters. De volgende letters doen niet mee om verwarring te voorkomen: o, i en l.
5. Klik op Afsluiten .

Verzendgegevens bericht aan agent invoeren

Let op Als geprolongeerde polissen met een agent die niet-incasserend is en ook geen provisie ontvangt wél op de prolongatieborderel moeten worden geplaatst, dan dien je de stuurcode Alle agentposten op prolongatieborderel op Ja te zetten (pad BYSS).

Als je werkt met Agentberichten via de ANVA Postbus, zie dan Per agent verzendgegevens instellen

Pad: BBA

1. In het venster Selectie agenten selecteer je de agent waarvoor je de gegevens wilt invullen of klik op Nieuw .
2. Ga naar menu Div. agent gegev. - Verz. Berichten.
3. Vul in het venster Verzendgegevens de onderstaande velden in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Prolongatie interface	Ja betekent dat je de prolongatiegegevens voor de agent aanlevert via ADN of via ANVA (Connect) Postbus. De prolongatiegegevens maak je aan op het moment dat je van de polissen de financiële verwerking prolongatie uitvoert. Deze worden automatisch klaargezet in pad LNOP. Nadat de prolongatiegegevens zijn verstuurd, kan de agent vervolgens de prolongaties ophalen.
   Prolongatie pakket in 1 polis	Deze optie is niet meer beschikbaar. Het pakket en alle polissen in het pakket worden apart aangeleverd.
   Polisnummer inclusief volgnummer	Deze optie is actief als: In pad BYSS de stuurcode Polisnummer per pakket toekennen op Ja staat. De optie Prolongatie interface op Ja staat. De optie Polisnummer pakket in 1 polis op Nee staat. Als je deze optie op Ja zet, wordt naast het polisnummer ook het polisvolgnummer meegegeven bij het versturen van de prolongatie via ADN of de ANVA Postbus. Dit geldt ook voor het versturen van PDF-documenten via de ANVA postbus.
   Mutatie interface	Ja betekent dat als je gebruik maakt van de uitgebreide agent/maatschappijmodule je de gewijzigde polisgegevens voor de agent aanlevert via ADN of via de ANVA Postbus. Als een PMB-bericht verzonden is, komt In het polisdossier een bericht met de omschrijving 'Mutatiebericht GRS' of 'Mutatiebericht ADN', afhankelijk van de verzendwijze.
   Wijze van verz. Prolongatie (PPI) berichten	Kies via ADN of GRS
   Wijze van verz. Mutaties (PMB) berichten	Kies via ADN of GRS
   Wijze van verz. PDF	Kies via GRS of Niet
   Wijze van verz. PBI-berichten	Kies via ADN, Bestand of GRS
   I09-nummer	De postbus van de agent ten behoeve van ADN-berichtenverkeer.
   EMS-nummer	De postbus van de agent ten behoeve van GRS-berichtenverkeer. Als er geen EMS-nummer aanwezig is, wordt het I09-nummer gebruikt. Alleen aanwezig als je gebruikmaakt van de module 'Agentberichten via de ANVA Postbus'.
   E-mail adres	Het e-mailadres van de agent.
   Mijnr	Het maatschappijnummer waaronder je de prolongatiegegevens aan de agent aanlevert.
   Postex agent	(Indien met de module Postex gewerkt wordt) Ja, betekent dat de documentatie niet via de agent naar de relatie verzonden wordt. Nee, betekent dat de documentatie via de agent naar de relatie gaat.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Kosten agent

De kosten bij prolongatie/eenmalige boeking worden berekend door het percentage te vermenigvuldigen met het agentprovisiebedrag. Er kan een minimumbedrag aan kosten worden opgegeven (geldt ook als het percentage 0% is). Het maximumbedrag aan kosten geldt als de berekening van de kosten aan de hand van het percentage hoger uitkomt dan het maximumbedrag.

Pad: BBA

1. In het venster Selectie agenten selecteert u de agent waarbij u kosten wilt opgeven.
2. Ga naar menu Kosten.
3. In het venster Kosten vult u de percentages en/of de minimum en maximumbedragen in.

4. Het veld Afwijkende tp-kosten: Als u deze vraag met Ja beantwoordt, kunt u de afwijkende tussenpersoonkosten opgeven zodat bij de agent op de polis andere tussenpersoonkosten gelden. Bij Nee worden de invoervelden niet zichtbaar.
5. Klik op Afsluiten .