Agentberichten via ANVA Postbus

ANVA Postbus is de eigen postbus van ANVA, waarmee je digitaal agentberichten kunt versturen. Het gaat daarbij om de volgende berichten:

• Prolongatie (PPR)- en mutatie (PMI)-berichten (EDIFACT-berichten).
• PDF-documenten en andere documentsoorten (o.a. '.eml')
• Via Aplaza Documenten- en Berichtenservice ontvangen documenten doorsturen naar de agent.

Vanuit ANVA kan je de berichten en documenten eenvoudig zippen, klaarzetten en uploaden naar de ANVA Postbus. Daar worden ze opgeslagen totdat agenten de berichten ophalen. Voor jou als verzekeraar of volmachtkantoor betekent dit dus een grote afname van documenten die je per mail of fysieke post moet versturen. En je ondersteunt jouw agenten in het optimaliseren van werkprocessen door de documenten en berichten digitaal aan te leveren.

Agenten kunnen de informatie vervolgens ophalen via Aplaza, automatisch laten verwerken in de klantdossiers, en de documenten digitaal of fysiek doorsturen naar hun eindklanten. Documenten scannen en handmatig koppelen aan dossiers ('indexeren') is daarmee niet langer nodig. Zo hebben agenten meer tijd voor hun klanten. Als automatische verwerking niet gewenst is, is handmatige indexering via de Werklijst natuurlijk ook nog steeds mogelijk. Het ophalen van berichten uit de ANVA Postbus loopt via Aplaza. Dit betekent dat agenten gebruik kunnen maken van de oplossing met de meest gangbare systeemhuispakketten, waaronder ANVA.

Kortom, ANVA Postbus vergroot de efficiëntie van werkprocessen en brengt de kosten omlaag, zowel voor volmachtkantoren en verzekeraars, als voor agenten.

Voorwaarden om gebruik te maken van de ANVA Postbus:

• Je moet een overeenkomst sluiten met Aplaza.
• Je moet gebruikmaken van de 'Uitgebreide agentmodule'.
• Jouw agenten moeten weten dat zij berichten voortaan in hun GRS-postbus ontvangen.

Voor de inrichting van de verzending en het ontvangen van agentberichten via de ANVA Postbus, zie het stappenplan.

Notitie EDIFACT staat voor Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport. Dit is een internationale standaardiserende organisatie. EDIFACT-berichten en -standaarden zijn gebouwd om internationaal met elkaar te kunnen communiceren via EDI-berichten.

Inrichting agentberichten via de ANVA Postbus (stappenplan)

Om agentberichten naar de ANVA Postbus te kunnen versturen, moeten de onderstaande stappen eenmalig worden uitgevoerd.

Let op Het versturen van documenten en agentberichten is belangrijke functionaliteit waar zorgvuldig mee omgegaan moet worden. Als je gebruik wilt maken van de ANVA Postbus, is daarom een implementatietraject via ANVA noodzakelijk. Neem contact op met de afdeling Verkoop van ANVA voor uitgebreide informatie hierover. Voor de ANVA Postbus moet je een overeenkomst sluiten met Aplaza. Bovendien is gebruik van de Uitgebreide Agentmodule nodig.

Agentberichten via de ANVA Postbus activeren

De ANVA Postbus kan onder de volgende voorwaarden geactiveerd worden:

• Alleen een medewerker van ANVA kan deze functionaliteit activeren.
• De module 'Uitgebreide agentmodule' moet actief zijn (zie: Uitgebreide agentmodule).
• ANVA moet verbonden zijn met ANVA Hub (zie: Inrichting ANVA voor ANVA Hub).

Onderstaande switches kunnen alleen door een medewerker van ANVA op Ja gezet worden.

Pad: BYSA

1. Blader in pad BYSA naar venster deel 2.
2. Zet Agentberichten via GRS op Ja.
3. Zet Agentberichten via ANVA Hub op Ja. Hierdoor kun je:
   • Agentberichten automatisch aanleveren aan de ANVA Postbus.
   • Een kopie doorsturen naar een agent van documenten die je via Aplaza Documenten- en Berichtenservice ontvangt.

   Richt dan ook de organisatiegegevens voor ANVA Hub in.

   Notitie Alleen voor testdoeleinden kan je hier Nee kiezen, dan worden de agentberichten als zip-bestand op de ANVA-client geplaatst en moet je ze zelf uploaden naar de ANVA Postbus.

4. Blader nu in pad BYSA naar venster deel 7.
5. Zet Versnelling prolongatieberichten agenten op Ja.
6. Zet ANVA Hub op Ja.
7. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Er wordt een nieuwe directory 'grsagent' aangemaakt op hetzelfde niveau als de FIL-directory: d:\anva-apps\data\data1\grsagent\ of /anva/anva-apps/data/data1/grsagent.

     

Organisatiegegevens ANVA Hub inrichten voor de ANVA Postbus

Als je in pad BYSA (deel 2) bij Agentenberichten via ANVA Hub voor Ja hebt gekozen, kunnen de agentberichten automatisch aangeleverd worden aan de ANVA Postbus (via pad LGP).

Daarvoor moet je volgens onderstaande stappen de organisatie- en accountgegevens van ANVA Hub inrichten.

Let op Gebruik dit account alleen voor de systeemcommunicatie tussen ANVA 4/5 en ANVA Hub. Log nooit zelf met dit account in op ANVA Hub, dat leidt tot verstoring van het systeem.

Pad: BYKH (kantoor) of BYCH (concernmodule)

1. Vul bij Gebruiker de gebruikersnaam in van het account op ANVA Hub dat gebruikt wordt voor het uploaden van agentberichten naar de ANVA Postbus.
2. Vul bij Wachtwoord het wachtwoord in van het account op ANVA Hub dat gebruikt wordt voor het uploaden van agentberichten naar de ANVA Postbus.
3. Vul de Organisatie in. Dit is de naam die jouw kantoor kenmerkt.
4. Vul het Domein in. Het domein bepaalt of je met bijvoorbeeld een test- of een productieomgeving werkt.
   • Productie: het domein van de productie-omgeving van ANVA Hub is 'io'.
   • Test: bij het in gebruiknemen van de ANVA Postbus moet je eerst een testdomein voor Aplaza (.cloud) en testgebruiker aanmaken. Na de testfase kan je het productiedomein (.io) en een gebruiker aanmaken.
5. Klik op Testen om te zien of ANVA 4/5 verbinding kan maken met ANVA Hub.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   

Volmachtgegevens inrichten voor de ANVA Postbus

Als bij het opbouwen van berichten voor de ANVA Postbus de POR-code bij een relatie of in een polis niet duidelijk is, haalt ANVA deze uit de volmachtgegevens.

Pad: BYVV

1. Vul in veld POR-code volmacht de POR-code van jouw volmachtbedrijf in.
2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Instellen verzendgegevens

Een gebruiker met beheerrechten in ANVA, kan het sturen van prolongatie- en mutatieberichten en PDF-formulieren via de ANVA Postbus aan- of uitzetten. Dat doe je via Agenten GRS (pad BOAT).

Pad: BOAT

Als je documenten ontvangt via Aplaza DBS (pad LAE) en een kopie daarvan wilt doorsturen naar de agent, zijn de volgende instellingen beschikbaar onder Vanuit APLAZA ontvangen documenten doorsturen naar agent via ANVA Hub:

• Prolongatiedocumenten doorsturen: vink aan als je deze wilt doorsturen naar de agent. Vink Prolongatie-documenten fiatteren aan als deze documenten gefiatteerd moeten worden voor verzending.
  Het gaat hier om Aplaza-berichten met AFD-procescode 'Prolongatie' (PROCESCODE=1). Alle andere waarden vallen onder 'Overige documenten'.
• Overige documenten doorsturen: vink aan als je deze wilt doorsturen naar de agent. Vink Overige documenten fiatteren aan als deze documenten gefiatteerd moeten worden voor verzending.

De aangevinkte documenttypen worden automatisch klaargezet voor fiattering (pad LGF) en/of om door te sturen (pad LGP).

Notitie Boekingsnota's worden nooit doorgestuurd (DOCUMENT-CODE=19)

De locatie van de GRS-bestanden (pad GRS bestanden) kan je niet aanpassen, deze wordt automatisch aangemaakt. Je kan de locatie hier wel altijd terugzien.

Alleen bij handmatige aanlevering: Je kan in veld Client directory de locatie waar de bestanden klaarstaan aanpassen. Bij automatische aanlevering is dit niet nodig en is dit veld niet zichtbaar.

Formulieren inrichten om PDF's via de ANVA Postbus te versturen

Je kan per formuliersoort en formulier aangeven of deze beschikbaar moet zijn voor PDF-formulieren via de ANVA Postbus.

Om dit per formuliersoort voor alle onderliggende formulieren in te stellen:

Pad: BFVS

1. Selecteer de formuliersoort.
2. Gebruik je ANVA Word-formulieren? Zet dan onder Basisgegevens ANVA Word de optie Server opbouw formulieren op Ja. Bij ANVA-formulieren is deze keuze niet aanwezig.
3. Klik op Defaultwaarden.
4. De volgende velden zijn aanwezig om PDF-formulieren via de ANVA Postbus te versturen:

   Veld	Omschrijving
   ANVA-formulieren
   Opslaan als PDF	Zet op Ja.
   ANVA Word-formulieren
   Server formulier formaat	Kies PDF.
   ANVA- en ANVA Word-formulieren
   PDF-doc. via GRS agenten	Zet op Ja.
   Fiatteren GRS agent	Zet op Ja om in te stellen dat formulieren gefiatteerd moeten worden voor het zippen en verzenden.
   GRS - AFD-bijlagesoort	Begeleidende informatie bij het formulier: kies met Info wat voor soort bijlage het PDF-formulier is. Dit betreft label 98626 Soort attachment, code.
   GRS - Behandeling	Begeleidende informatie bij het formulier: kies met Info wat er moet gebeuren met het PDF-formulier. Dit betreft label 98627 Behandeling, code.
   GRS - Prioriteit	Begeleidende informatie bij het formulier: kies met Info de prioriteit. Dit betreft label 98628 Prioriteit, code.
   GRS - Proces	Begeleidende informatie bij het formulier: kies met Info om welk achterliggend zakelijk proces het gaat. Dit betreft label 98629 Proces, code.

5. Klik op Afsluiten .

Per formulier kan je afwijken van de instellingen in de formuliersoort:

Pad: BFVF

1. Selecteer de formuliersoort.
2. Selecteer het formulier.
3. Ga naar menu Formulier - Basisgegevens.
4. Hier vind je dezelfde velden als hierboven beschreven voor de formuliersoort.

PDF-documenten inrichten voor doorsturen naar de agent via ANVA Postbus

Als je documenten ontvangt via Aplaza Documenten- en berichtenservice kan je een kopie daarvan doorsturen naar de agent. Daarvoor zijn, naast de algemene inrichting voor ANVA Postbus, de volgende specifieke instellingen nodig:

Documentpermissies per gebruiker voor ANVA Postbus inrichten

Om privacygevoelige gegevens van jouw klanten te beschermen, kan je per gebruiker aangeven of zij permissie hebben om documenten te verwerken en versturen.

Dit heeft betrekking op de volgende modules en paden:

Pad: BGG

1. In het venster Gebruikers selecteer je de gebruiker waarvoor de wijzigingspermissies moeten worden gewijzigd.
2. In het venster Gebruiker ga je naar het menu Permissies.
3. Kies voor Wijzigingspermissie.
4. In het venster Permissie toekennen kies je Afdrukpermissie.
5. Vul met Info de wijzigingspermissie in:

   Code	Omschrijving	Betekenis
   1	Eigen overzichten inzien + verw.	De gebruiker mag alleen de door hem/haar zelf gemaakte overzichten inzien en/of verwijderen.
   2	Alle overzichten inzien	De gebruiker mag alle gemaakte overzichten inzien.
   3	Alle overzichten inzien + verw.	De gebruiker mag alle gemaakte overzichten inzien en verwijderen.
   4	Afdeling overzichten inzien	De gebruiker mag alle op de afdeling gemaakte overzichten inzien.
   5	Afdeling overzichten inzien + verw.	De gebruiker mag alle op de afdeling gemaakte overzichten inzien en verwijderen.
   6	Afd. ovz. Provinciaal inzien en verw.	De gebruiker mag alle op de afdeling gemaakte provinciale overzichten inzien en verwijderen.
   7	Volmacht + afdeling prov + verw	De gebruiker mag alle volmachtoverzichten en alle op de afdeling gemaakte provinciale overzichten inzien en verwijderen.
   8	Alle overz. inzien + eigen verw.	De gebruiker mag alle overzichten inzien en alleen de zelfgemaakte overzichten verwijderen.

6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie Voor uitgebreide informatie over wijzigingspermissies, zie: Wijzigingspermissies toekennen.

Agenten inrichten voor ontvangst via ANVA Postbus

De agenten moeten voor ontvangst van de agentberichten via de ANVA Postbus de GRS Postbus Connect Postbus toevoegen.

Om te kunnen beschikken over de GRS Postbussen moet Aplaza ingericht zijn. Voor meer informatie, zie:
- Aplaza: Initiële inrichting
- Aplaza - Documenten- en Berichtenservice

Voor elke dienst van Aplaza heb je een aparte postbus nodig. Voor het ontvangen van agentberichten die worden verstuurd via de ANVA Postbus heb je de postbus Aplaza - Connect Postbus nodig. Voor meer informatie zie Agentberichten via de ANVA Postbus.

Pad: BOAR

1. Ga naar menu GRS Postbussen.
2. Klik op menu Toevoegen.
3. Vul de gevraagde gegevens in.

   

   Veld	Omschrijving
   Postbus	Aplaza - Connect Postbus
   Organisatieniveau	Kies hier voor een organisatie op kantoorniveau.
   Authenticatie	Selecteer een bedrijfscertificaat.

4. Klik op Akkoord. Je ziet de postbus terug in het overzicht.

Vragen of problemen?

Bij vragen over of problemen met Aplaza stuur je een mail naar info@aplaza.nl.

Met vragen over of problemen met ANVA, kan je contact opnemen met de Customer Support van ANVA.

Vul bij elke agent die jouw berichten moet ontvangen het Connect Postbusnummer (= aansluitnummer) in:

Pad: BBA

1. Selecteer de agent.
2. Ga naar menu Div. agent gegev. - Verz. Berichten.
3. Vul in venster Verzendgegevens het aansluitnummer van de ANVA Postbus in, in het veld Connect Postbus-nummer.

   Er vindt nu een controle plaats of het aansluitnummer bekend is.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Notitie De aansluitnummers voor de ontvangende partijen (intermediair) kan je opvragen bij Aplaza op het moment dat je een nieuwe verzendende partij aansluit.
Het aansluitnummer van de testpostbus van Aplaza op het acceptatiedomein is ‘APLAZATEST'

Per agent kan je instellen welke gegevens naar de ANVA Postbus verstuurd moeten worden.

Pad: BBA

1. In het venster Selectie agenten selecteer je de agent waarvoor je de gegevens wilt invullen of klik op Nieuw .
2. Ga naar menu Div. agent gegev. - Verz. Berichten.
3. Vul in het venster Verzendgegevens de onderstaande velden in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Prolongatie interface	Ja betekent dat je de prolongatiegegevens voor de agent aanlevert. De prolongatiegegevens maak je aan op het moment dat je van de polissen de financiële verwerking prolongatie uitvoert.
   Prolongatie pakket in 1 polis	Ja betekent dat een pakketpolis bij prolongatie als één polis wordt aangeleverd.
   Polisnummer inclusief volgnummer	Deze optie is actief als: In pad BYSS de stuurcode Polisnummer per pakket toekennen op Ja staat. De optie Prolongatie interface op Ja staat. De optie Polisnummer pakket in 1 polis op Nee staat. Als je deze optie op Ja zet, wordt naast het polisnummer ook het polisvolgnummer meegegeven bij het versturen van de prolongatie. Dit geldt ook voor het versturen van PDF-documenten.
   Mutatie interface	Ja betekent dat je de gewijzigde polisgegevens voor de agent aanlevert.
   Wijze van verz. Prolongatie (PPI) berichten	Kies via GRS Als je geprolongeerd hebt, wordt automatisch de prolongatie voor de agenten klaargezet in pad LNOP.
   Wijze van verz. Mutaties (PMB) berichten	Kies via GRS
   Wijze van verz. PDF	Kies via GRS of Niet Als je documenten ontvangt via Aplaza DBS en daarvan een kopie wilt doorsturen naar de agent, moet verplicht op GRS staan.
   Wijze van verz. PBI-berichten	Kies via GRS. Je kan de PBI-berichten ook via een Bestand aanleveren.
   I09-nummer	De postbus van de agent ten behoeve van ADN-berichtenverkeer.
   EMS-nummer	De postbus van de agent ten behoeve van GRS-berichtenverkeer. Als er geen EMS-nummer aanwezig is, wordt het I09-nummer gebruikt.
   E-mail adres	Het e-mailadres van de agent.
   Mijnr	Het maatschappijnummer waaronder je de prolongatiegegevens aan de agent aanlevert.
   Postex agent	(Indien met de module Postex gewerkt wordt) Ja, betekent dat de documentatie niet via de agent naar de relatie verzonden wordt. Nee, betekent dat de documentatie via de agent naar de relatie gaat.

Let op Als geprolongeerde polissen met een agent die niet-incasserend is en ook geen provisie ontvangt wél op de prolongatieborderel moeten worden geplaatst, dan dien je de stuurcode Alle agentposten op prolongatieborderel op Ja te zetten (pad BYSS).

Voeg volgens onderstaande stappen label 60027 Agent op pakketniveau toe aan jouw pakketscherm. Dit label moet gevuld zijn, zodat ANVA ook op pakketniveau kan bepalen wat de agent is. Als het label niet gevuld is, kan het document op pakketniveau dus niet verzonden worden.

Pad: BVA

1. Open het pakketscherm waaraan je het label wilt toevoegen.
2. Voeg label 60027 Agent op pakketniveau.

   Zie ook: Variabele pakketschermen.

   Zie ook: Label op variabel scherm plaatsen.

Werken met agentberichten via de ANVA Postbus

Prolongatieberichten verzenden via de ANVA Postbus

Notitie Werk je met 'Vernieuwde agentberichten'? Dan kan je de prolongatieberichten ook opbouwen via de batch. Zie: Prolongatieberichten voor agenten opbouwen via de batch (batchcategorie 840).

De volgende bericht- en documentsoorten worden ondersteund:

• GIM-functie Batch 0.770.7703 PPR-berichten (EDIFACT-formaat).

Om berichten klaar te zetten voor verzending via de ANVA Postbus, moet je eerst een selectie maken van de berichten die je wilt versturen en de selectie zippen.

Dus maak eerst de selectie:

Pad: LNOPS

1. Selecteer één of meerdere agenten met [F12]. Je kan ook Selecteer alles of Selecteer niets gebruiken.

   Notitie Met Verwijderen verwijder je de prolongatiegegevens van de agent die met een blauwe balk geselecteerd is. Je kan dus de gegevens van slechts één agent tegelijk verwijderen en niet meerdere agenten selecteren met [F12].

2. Werk je met 'Vernieuwde agentberichten'? Klik op Start om de selectie klaar te zetten.

   Anders:

   Ga naar pad LNOB en zet Prolongatie-interface agenten op Ja. Klik op Start om de selectie klaar te zetten.

       

Zip nu de bestanden:

Notitie deze actie kan ook via de batch uitgevoerd worden, zie batchcategorie 900 GRS-Edifactberichten voor een agent.

Pad: LGE

Je ziet een overzicht van alle prolongatiebestanden (EDIFACT) die klaarstaan om verstuurd te worden.

1. Druk op Maak edi ZIP.

   Of de documenten en berichten nu automatisch verzonden worden of dat je dat handmatig (om te testen) moet doen, is afhankelijk van jouw inrichting (zie: 'Agentberichten via de ANVA Postbus activeren'):

   Automatische aanlevering:
   Het zip-bestand wordt aangemaakt en direct via de ANVA Postbus verstuurd.

   Handmatige aanlevering (alleen voor testdoeleinden):
   Het zip-bestand wordt eerst in directory (grsagent\zip) gezet. Na het zippen wordt ook een .ready-bestand aangemaakt. Dit heeft exact dezelfde naam als het zip-bestand, alleen de extensie is .ready in plaats van .zip.

   Log in op ANVA Hub en ga naar menu Postbus - Upload bestand. Klik op Voeg bestanden toe om de bestanden te selecteren van de client. Selecteer maximaal 10MB aan zip-bestanden per keer. Klik dan op Begin met uploaden.

     

Voorbeeld

d:\anva-pps\data\data1\grsagent\00001\0_770_7703_00001_I0943ANVA4103083_2017061511231653.edi

• directory 00001 is de kantoorcode
• 00001 in de bestandsnaam is het agentnummer
• I0943ANVA4103083 is het I09-(postbus)nummer.

Bestanden in directory grsagent voor het zippen:

Bestanden in directory grsagent na het zippen:

Mutatieberichten verzenden via de ANVA Postbus

Je kan zoals onderstaand mutatieberichten verzenden via de ANVA Postbus.

Het gaat daarbij om berichtsoort:

• GIM-functie Batch 0.770.7702 PMI-berichten (EDIFACT-formaat).

Het mutatiebericht wordt via de polisslotacties aangemaakt:

Pad: A

Als in de polis een agent is ingevuld, dan kan je zowel bij invoer van nieuwe polissen als bij mutatie, royement of terugdraaien mutatie van bestaande polissen de polis- en dekkingsgegevens (inclusief de financiële gevolgen) ten behoeve van de agenten aanmaken en verzenden. Bij het verlaten van het polisscherm volgt de slotactie ‘Mutatie bericht aanmaken’. Het mutatie-bericht wordt klaargezet in pad LI.

In pad LI moeten de mutatie-berichten opgebouwd worden:

Pad: LI

1. Ga naar tabblad Opbouwen.
2. Klik op Opbouw berichten.

   Alle berichten die klaarstaan worden opgebouwd en direct verzonden via de ANVA Postbus.  

Het opbouwen en verzenden van mutatieberichten (pad LI) kan ook via de batch uitgevoerd worden met batchcategorie 880 Opbouwen Mutatieberichten agent GRS.

PDF-documenten klaarzetten en verzenden via de ANVA Postbus

Afhankelijk van de inrichting, moet je documenten fiatteren voordat ze via de ANVA Postbus worden verstuurd.

Pad: LGF

• Met de Periode kan je een te grote hoeveelheid documenten beperken. Standaard is deze ingesteld op de laatste twee maanden. Als je de periode aanpast: klik op Verversen.
• Op tabblad Te fiatteren zie je de documenten die nog gefiatteerd moeten worden, voordat ze worden verstuurd via de ANVA Postbus.
• Op tabblad Gefiatteerd zie je documenten die gemarkeerd zijn voor verzending via de ANVA Postbus. Je kan hier eventueel documenten defiatteren, zodat ze weer op tabblad Te fiatteren terecht komen. Dit tabblad toont hetzelfde als tabblad Te Verzenden bij het verzenden van documenten (pad LGP).
• Op tabblad Fout zie je documenten die bij het fiatteren fout zijn gegaan. Je kan hier eventueel een herstelselectie uitvoeren, zodat ze weer op tabblad Te fiatteren terecht komen.
• Overzicht: in de statusregel (blauwe regel onderaan het scherm) zie je het totaal aantal regels dat gefiatteerd moet worden (Aantal), het aantal regels in de gekozen periode dat gefiatteerd moet worden (In periode), het aantal geselecteerde regels (Geselecteerd) en de map op de client waar de gezipte bestanden klaarstaan voor verzending naar de agent.

  

• Document inzien: dubbelklik op een regel om het bijbehorende PDF-document te bekijken. Dit werkt alleen bij documenten die via DocumentStore of Ifile zijn aangemaakt. Ook moet je de juiste toegangsrollen (vanuit de AVG) hebben om bepaalde documentsoorten in te zien.
• Sortering wijzigen: wijzig de sortering door op een kolomkop te klikken.
• Druk [Ctrl] in om meerdere kolommen selecteren.
• Document verwijderen uit deze selectie: selecteer een regel en klik op Verwijderen . Je kan één document tegelijk verwijderen.
• Export naar MS Excel: klik op Excel en kies een locatie. De naam is standaard de naam van het tabblad plus de datum en tijd. Het Excel-bestand opent direct.  
• Om dit venster overzichtelijker te maken, kan je het aantal kolommen beperken via , rechtsboven in de scrollbar.

Om klaarstaande documenten te fiatteren voor verzending via de ANVA Postbus:

1. Vink de regels aan die je wilt selecteren.
   • Klik op Selecteer alles om alle regels aan te vinken.
   • Om meerdere regels, maar niet alles aan te vinken: klik op een regel en gebruik [Crtl] of [Shift] om meerdere regels of een reeks te selecteren. Klik dan op Selecteer alles . Nu worden alleen de geselecteerde regels aangevinkt.
   • Op dezelfde manier kan je met Selecteer niets bij alle regels of een reeks van regels het vinkje verwijderen.
2. Klik op Fiatteer selectie.

   Jpuw selectie wordt gefiatteerd.

3. Klik op OK.
   • De gefiatteerde regels vind je terug op tabblad Gefiatteerd.
   • De regels waarvoor fiatteren niet mogelijk was, vind je terug op tabblad Fout. In kolom Melding vind je meer informatie. Uitgebreidere informatie kan je terugvinden in pad DAO, in verslag Incident overz. (controles) portr. Zie: Mogelijke foutmeldingen PDF-documenten via de ANVA Postbus.
4. Nu kan je de documenten verzenden. Zie: PDF-documenten verzenden via de ANVA Postbus.

Als documenten voor de ANVA Postbus onterecht of te vroeg gefiatteerd zijn, kan je de fiattering terugdraaien.

Pad: LGF

1. Ga naar tabblad Gefiatteerd.
2. Vink de regels aan die niet gefiatteerd mogen zijn.
   • Klik op Selecteer alles om alle regels aan te vinken.
   • Om meerdere regels, maar niet alles aan te vinken: klik op een regel en gebruik [Crtl] of [Shift] om meerdere regels of een reeks te selecteren. Klik dan op Selecteer alles . Nu worden alleen de geselecteerde regels aangevinkt.
   • Op dezelfde manier kan je met Selecteer niets bij alle regels of een reeks van regels het vinkje verwijderen.
3. Klik op Defiatteer selectie.

   De regels worden gedefiatteerd.

4. Klik op OK.

   Je vindt de regels terug op tabblad Fiatteren.

     

Om PDF-documenten via de ANVA Postbus te versturen, moet je ze eerst verzamelen en zippen. Je kan meerdere keren documenten verzamelen en zippen voordat je ze daadwerkelijk verstuurt. Er wordt automatisch een begeleidend XML-bestand aangemaakt.

ANVA zoekt zelf de juiste documenten op, gebaseerd op de formulierinrichting.

Om klaarstaande documenten te verzenden via de ANVA Postbus:

Pad: LGP

1. Ga naar tabblad Te verzenden.

   Je ziet een overzicht van de documenten die gemarkeerd zijn voor verzending via de ANVA Postbus.

2. Vink de regels aan die je wilt verzenden.
   • Klik op Selecteer alles om alle regels aan te vinken.
   • Om meerdere regels, maar niet alles aan te vinken: klik op een regel en gebruik [Crtl] of [Shift] om meerdere regels of een reeks te selecteren. Klik dan op Selecteer alles . Nu worden alleen de geselecteerde regels aangevinkt.
   • Op dezelfde manier kan je met Selecteer niets bij alle regels of een reeks van regels het vinkje verwijderen.
3. Klik op Verzend selectie.

   Of de documenten en berichten nu automatisch verzonden worden of dat je dat handmatig (om te testen) moet doen, is afhankelijk van jouw inrichting (zie: 'Agentberichten via de ANVA Postbus activeren'):

   Automatische aanlevering:
   Het zip-bestand wordt aangemaakt en direct via de ANVA Postbus verstuurd.

   Handmatige aanlevering (alleen voor testdoeleinden):
   Het zip-bestand wordt eerst in directory (grsagent\zip) gezet. Na het zippen wordt ook een .ready-bestand aangemaakt. Dit heeft exact dezelfde naam als het zip-bestand, alleen de extensie is .ready in plaats van .zip.

   Log in op ANVA Hub en ga naar menu Postbus - Upload bestand. Klik op Voeg bestanden toe om de bestanden te selecteren van de client. Selecteer maximaal 10MB aan zip-bestanden per keer. Klik dan op Begin met uploaden.

   Notitie In de statusbalk (blauwe balk onderaan het scherm) staat de locatie op de client waar de bestanden klaarstaan. Bij automatische aanlevering is dit gedeelte van de statusbalk leeg.
   

   Na het aanmaken worden het zip-bestand en bijbehorende .ready file automatisch naar de client verplaatst, klaar voor verzending.

   

       

   Let op! Als je de actie 'wijzigen relatie-/volgnummer' gaat uitvoeren en er staan nog berichten op 'te verzenden' bij over te hevelen polissen/relaties, zullen deze niet meer verzonden worden. Zorg er dus voor dat er niets meer 'te verzenden' staat, voordat je gaat overzetten.

   In pad LGP vind je ook de volgende tabbladen:

• Op tabblad Verzonden zie je documenten waarvan de PDF’s en bijbehorende XML-bijlage gezipt zijn en klaarstaan op de client.
• Op tabblad Fout zie je de documenten die niet verzonden konden worden. Je kan hier eventueel een herstelselectie uitvoeren, zodat ze weer op tabblad Te verzenden terecht komen. In kolom Melding vind je meer informatie. Uitgebreidere informatie kan je terugvinden in pad DAO, in verslag Incident overz. (controles) portr. Zie: Mogelijke foutmeldingen PDF-documenten via de ANVA Postbus.
• Voor meer informatie over de mogelijkheden in dit venster, zie: PDF-documenten fiatteren voor verzending via de ANVA Postbus

    

Notitie Voor de inrichting van deze functionaliteit, zie: Documenten inrichten voor doorsturen naar de agent via ANVA Postbus.

Als je documenten ontvangt via Aplaza Documenten- en berichtenservice (pad LAE) kan je een kopie doorsturen naar de agent.

Alleen documenten met een koppeling naar een polis kunnen worden doorgestuurd, ze worden naar de agent gestuurd die in de polis ingevuld is. De uitgevallen documenten (die dus niet automatisch aan een polis gekoppeld kunnen worden) kunnen niet doorgestuurd worden. Boekingsnota's worden nooit doorgestuurd.

Pad: LGF

Afhankelijk van de instellingen worden documenten automatisch klaargezet voor fiattering:

1. Fiatteer de documenten. Zie: PDF-documenten fiatteren voor verzending via de ANVA Postbus.

Pad: LGP

De documenten waarvan een kopie naar de agent gestuurd moet worden, worden automatisch klaargezet voor verzending.

1. Verstuur de documenten. Zie: PDF-documenten verzenden via de ANVA Postbus.

Of documenten nog klaar staan voor verzending of al verzonden zijn, kan je terugzien in het relatiedossier:

Pad: A

1. Open de relatie waarvan je de status van de documenten wilt controleren.
2. Ga naar menu Dossier - Volledig dossier.
3. Klik bij het betreffende document op Uitgebreide informatie tonen .

   

     

Het verslag vind je in pad DAO onder Incident overz. (controles) portr.

Statistieken ANVA Postbus raadplegen

Alleen met beheerdersrechten kan je op ANVA Hub de statistieken voor ANVA Postbus raadplegen. Die geven het aantal verzonden en binnengekomen berichten weer, en je kan zien welke kantoren de berichten wanneer hebben opgehaald.

Zie het onderdeel Connect Postbus Statistieken.