Aanmanen op factuurniveau

Je kan in ANVA openstaande facturen selecteren aan de hand van door jezelf op te geven criteria. Voor de geselecteerde facturen kan je vervolgens aanmaningen aanmaken.

Op factuurniveau via pad FD, menukeuze Aanmanen kan je aanmaningen aanmaken per relatie, voor alle relaties, per producent, per maatschappij en per agent.

Het maken van een selectie van aan te manen relaties of facturen is de eerste stap. Nadat de selectie is bepaald kan je voor deze selectie de aanmaningen opbouwen en afdrukken. Tijdens het aanmanen wordt label 93123 Aantal herinneringen per factuur opgehoogd.

In deze beschrijving wordt ervan uitgegaan dat een formulier voor Aanmanen is ingericht (BFVS en BFVF).

In dit onderdeel

Alle relaties (per factuur) aanmanen

Een relatie (per factuur) aanmanen

Per producent (per factuur) aanmanen

Per maatschappij (per factuur) aanmanen

Per agent (per factuur) aanmanen

Labels 'Aantal herinneringen' per factuur

Alle relaties (per factuur) aanmanen

Hier geef je voor alle relaties de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. Je kunt dit doen via pad FFFN.

Pad: FDAA

Notitie Als de onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Debiteurenbewaking. Handmatig aanmanen is dan niet beschikbaar. De functie Eén relatie aanmanen (pad FDAE) is echter wel beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Nee'. U dient eerst de stuurcode op 'Ja' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Ja' zet, kunt u geen gebruikmaken van de debiteurenbewaking.

Vul in het venster Debiteur aanmanen: relaties de volgende gegevens in:

Criterium	Toelichting
Methode en Datum	Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen.
Selectiedatum	Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vul je hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kun je aangeven dat je bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. Notitie Binnen het datumbereik wordt rekening gehouden met de datum waarop de vaste termijn is gestorneerd. Voorbeeld - Het betreft de vastetermijnperiode 04-2013 die moet worden aangemaand met een boek- en factuurdatum van 01-04-2013. - De stornodatum is 14-05-2013. - Het aanmanen word gedraaid met een selectiedatum vanaf 01-04-2013 t/m 30-04-2013. Doordat de stornodatum buiten de selectiedatum valt, zal de vaste termijn niet als aanmaning uit het systeem komen. Oplossing is dan om de selectiedatum te verruimen van 01-04-2013 t/m 31-05-2013.
Beperking	Ja: Alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: Alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen').
Datum aanmaning	Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum.
Kosten aanmaning	De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt.
Detail	Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden.
Soort	Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand.

Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Selecteer de formuliersoort Aanmaningen en selecteer vervolgens het juiste formulier.
Via pad DO en DAO kun je de aanmaningen respectievelijk opbouwen en afdrukken. Je vindt de aanmaningen terug onder de formuliersoort Aanmaningen.

Veelgestelde vragen

Voor de aanmaning worden aan kosten in rekening gebracht. Hoe kan ik zorgen dat de aanmaningskosten in de specificatie op de nota worden weergegeven?

Waarom wordt bij een aanmaning de bouwsteen op relatieniveau (bodyblok 41) niet afgedrukt?

Een relatie (per factuur) aanmanen

Je kunt altijd de functie Eén relatie aanmanen gebruiken, ongeacht of je in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) voor Debiteurenbewaking of Handmatig aanmanen hebt gekozen.

Hier geef je voor een specifieke relatie de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. Je kunt dit doen via pad FFFN.

Pad: FDAE

Selecteer de relatie die je een aanmaning wilt sturen in het venster Relatie zoeken.

Vul in het venster Debiteur aanmanen: relaties de volgende gegevens in:

Criterium	Toelichting
Methode en Datum	Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen.
Selectiedatum	Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vul je hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kun je aangeven dat je bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde. Notitie Binnen het datumbereik wordt rekening gehouden met de datum waarop de vaste termijn is gestorneerd. Voorbeeld - Het betreft de vastetermijnperiode 04-2013 die moet worden aangemaand met een boek- en factuurdatum van 01-04-2013. - De stornodatum is 14-05-2013. - Het aanmanen word gedraaid met een selectiedatum vanaf 01-04-2013 t/m 30-04-2013. Doordat de stornodatum buiten de selectiedatum valt, zal de vaste termijn niet als aanmaning uit het systeem komen. Oplossing is dan om de selectiedatum te verruimen van 01-04-2013 t/m 31-05-2013.
Beperking	Ja: Alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: Alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen').
Datum aanmaning	Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum.
Kosten aanmaning	De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt.
Detail	Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden.
Soort	Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand.

Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Selecteer de formuliersoort Aanmaningen en selecteer vervolgens het juiste formulier.
Via pad DO en DAO kun je de aanmaningen respectievelijk opbouwen en afdrukken. Je vindt de aanmaningen terug onder de formuliersoort Aanmaningen.

Veelgestelde vragen

Hoe zet ik de aanmaningskosten in de specificatie op de nota?

Waarom staat in de ocr-b-regel van een aanmaning het relatienummer i.p.v. het factuurnummer?

Per producent (per factuur) aanmanen

Hier geef je voor een specifieke producent of voor meerdere producenten tegelijk de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. Je kunt dit doen via pad FFFN.

Pad: FDAP

Vul in het venster Debiteur aanmanen: per producent de volgende gegevens in:

Criterium	Toelichting
Methode en Datum	Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen.
Selectiedatum	Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vul je hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kun je aangeven dat je bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde.
Beperking	Ja: Alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: Alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen').
Datum aanmaning	Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum.
Kosten aanmaning	De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt.
Detail	Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden.
Soort	Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand.
Producent	Geef aan of je de selectie wilt maken aan de hand van de producent van de relatie, de producent van de polis op de factuur, of de actuele producent van de polis. Geef vervolgens aan voor welke producent of producenten je aanmaningen wilt aanmaken. Je kunt ook geen selectie opgeven, dan worden alle producenten meegenomen in de selectie.

Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Selecteer de formuliersoort Aanmaningen en selecteer vervolgens het juiste formulier.
Via pad DO en DAO kun je de aanmaningen respectievelijk opbouwen en afdrukken. Je vindt de aanmaningen terug onder de formuliersoort Aanmaningen.

Per maatschappij (per factuur) aanmanen

Hier geeft u voor een specifieke maatschappij of voor meerdere maatschappijen tegelijk de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. U kunt dit doen via pad FFFN.

Pad: FDAM

Vul in het venster Debiteur aanmanen: per maatschappij de volgende gegevens in:

Criterium	Toelichting
Methode en Datum	Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen.
Selectiedatum	Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vult u hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kunt u aangeven dat u bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde.
Beperking	Ja: Alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: Alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen'). Deze optie is niet aanwezig als u heeft gekozen voor aanmanen op relatieniveau, in dat geval worden altijd alle facturen van een relatie afgedrukt als één factuur voldoet aan de selectiecriteria. De waarde staat dan standaard op Nee.
Datum aanmaning	Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum.
Kosten aanmaning	De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt.
Detail	Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden.
Soort	Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand.
Maatschappij	Geef aan of u de selectie van openstaande facturen wilt maken ten behoeve van provinciale of volmachtmaatschappijen. U kunt ook geen selectie opgeven, dan worden alle maatschappijen meegenomen in de selectie.

Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Selecteer de formuliersoort Aanmaningen en selecteer vervolgens het juiste formulier.
Via pad DO en DAO kunt u de aanmaningen respectievelijk opbouwen en afdrukken. U vind de aanmaningen terug onder de formuliersoort Aanmaningen.

Per agent (per factuur) aanmanen

Hier geeft u voor een specifieke agent of voor meerdere agenten tegelijk de criteria op waaraan de facturen moeten voldoen om te worden geselecteerd voor aanmanen. Facturen met de code 'Niet aanmanen' worden niet in de selectie meegenomen. Dit zijn in ieder geval maatschappij- en agentincasso en standaard ook de rekening-courantboekingen. Daarnaast is het mogelijk voor een factuur handmatig op te geven dat deze niet moet worden aangemaand. U kunt dit doen via pad FFFN.

Pad: FDAG

Vul in het venster Debiteur aanmanen: per agent de volgende gegevens in:

Criterium	Toelichting
Methode en Datum	Datum: selectie op factuurdatum óf boekdatum óf prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen.
Selectiedatum	Afhankelijk van de geselecteerde methode (datum of ouderdom) vult u hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kunt u aangeven dat u bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde.
Beperking	Ja: Alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: Alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen').
Datum aanmaning	Aanmaakdatum van de aanmaning, deze staat standaard op de systeemdatum. Als label 99952 Datum op aanmaning is opgenomen op het overzicht, wordt deze gevuld met de hier aangegeven datum.
Kosten aanmaning	De aanmaningskosten die per relatie in rekening worden gebracht. Let op De aanmaningskosten (label 99951 Kosten aanmaning) worden niet opgeteld bij het factuurbedrag. Het label kan worden opgenomen in een formulier en kan worden geteld in een resultaatveld waar ook de andere openstaande factuurbedragen in worden geteld. Bij het afboeken ontstaat dan een verschil dat handmatig naar een grootboek zal moeten worden geboekt.
Detail	Incl. rek. cour.: geef aan of termijnfacturen van rekening-courant relaties ook moeten worden meegenomen in de selectie. Debet bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met debetsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. Credit bedragen: geef aan of facturen of relaties (afhankelijk van de waarde bij 'D/C bep. per.') met creditsaldo al dan niet moeten worden afgedrukt op het overzicht. D/C bep. per: geef aan of de selectie van debet- en/of creditsaldo op factuurbedragen of het totaalbedrag per relatie moet plaatsvinden.
Soort	Selecteer hier de soorten boekingen die moeten worden aangemaand.
Selectie agenten	Geef aan voor welke agent of agenten u de facturen wilt aanmanen.

Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
Selecteer de formuliersoort Aanmaningen en selecteer vervolgens het juiste formulier.
Via pad DO en DAO kunt u de aanmaningen respectievelijk opbouwen en afdrukken. U vind de aanmaningen terug onder de formuliersoort Aanmaningen.

Labels 'Aantal herinneringen' per factuur

Op het overzicht staat de factuur die het vaakst is aangemaand bovenaan. Openstaande facturen die nog niet zijn aangemaand staan onderaan het overzicht. Als dit in het betreffende formulier is gedefinieerd, dan wordt het aantal herinneringen per factuur afgedrukt. Tevens is het mogelijk om per groep 'aantal herinneringen' een variabele tekst op het formulier te plaatsen.

Voor het plaatsen van het aantal herinneringen op het formulier gebruikt u label 93123 Aantal herinneringen per factuur. Het is mogelijk om aan de waarde van label 93123 een tekst te koppelen. Voor het plaatsen van variabele tekst moet in het formulier bodybloksoort 48 Herinneringsoverzicht per relatie worden opgenomen. Via de menukeuze BFVBH kunt u bouwstenen met variabele tekst koppelen aan een groep (1e herinnering, 2e herinnering etc.) herinneringen. Bodyblok 48 roept dan automatisch een van de bouwstenen aan op basis van de waarde in het label 93123. De waarde van dit label wordt opgehoogd als de selectie voor aanmanen is uitgevoerd.

Het is ook mogelijk om in plaats van label 93123 het label 99939 Aantal herinneringen minus 1 te gebruiken op het overzicht. De toepassing van dit label is als volgt: als een relatie eenmaal is herinnerd voor een factuur en via pad FDK opnieuw een herinnering voor deze relatie wordt aangemaakt dan wordt de waarde in label 93123 direct met één opgehoogd. Op het rekeningoverzicht kunt u dan het volgende laten afdrukken, respectievelijk met gebruik van label 93123 Aantal herinneringen per factuur en 99939 Aantal herinneringen minus 1.

Dit is herinnering [label 93123] die u van ons ontvangt.
U heeft reeds [label 99939] herinnering van ons ontvangen.