Agenda

Met het menu Agenda kun je niet-afgehandelde of terugkerende zaken in de gaten houden. Je noteert in de agenda eenmalige of periodiek terugkerende acties, zoals het wachten op de ontvangst van een schaderapport of een periodiek terugkerend bezoek aan een relatie. Niet elke medewerker mag een agenda aanmaken of de agenda's van anderen inzien. Dit is afhankelijk van de permissies die aan de medewerker zijn verleend (pad BGG).

Agenda's kun je op verschillende plaatsen in ANVA aanmaken: via het relatiescherm (pad A), polisscherm (pad A of F), schadedossier (pad S), factuurscherm (pad F), maatschappijscherm (pad BMM), agentscherm (pad BBA) en op medewerkerniveau (pad GN).

Je kunt via het menu Agenda onder andere de agendaschermen beheren, agenderen, overzichten maken en  agenda's overvoeren van een medewerker naar een andere medewerker. Daarnaast is de functionaliteit Werklijst benaderbaar via het menu Agenda.

Agenda aanmaken

Je kunt een agenda aanmaken vanuit verschillende menukeuzes in ANVA. Op het moment dat je agenda's aanmaakt, geef je een indeling op aan de hand waarvan je later overzichten kunt maken.

Pad: A, S, F, BMM, BBA en GN

De niveaus waarop je agenda's kunt aanmaken, zijn: relatie- (pad A), polis- (pad A of F), schade- (pad S), factuur- (pad F), maatschappij- (pad BMM), agent- (pad BBA) en medewerkerniveau (pad GN).

1. Ga naar het gewenste niveau waarop je een agenda wilt aanmaken.
2. In de meeste gevallen ga je naar menu Acties - Agenda. Voor een algemene agenda op medewerkerniveau ga naar pad GN.
3. Klik op Nieuw .
4. In het venster Agenda vul je de gegevens in voor de nieuwe agenda. Hierbij zijn vooral de volgende velden van belang:

   Veld	Toelichting
   Medewerker	Naam van de gebruiker die de geagendeerde actie uitvoert.
   Agendadatum	Datum en tijdstip waarop de actie moet plaatsvinden.
   Agendareden	Aan de hand van deze waarde kun je een agenda-overzicht maken. Vul dit veld daarom altijd in.
   Frequentie	Vul je dit veld in, dan wordt de agenda bij agendering (pad GG) met het ingegeven aantal dagen, weken of maanden verhoogd.
   Nieuwe agenda per freq.	Nee: bij agendering kun je alleen de datum in de agenda aanpassen. Ja: bij agendering wordt een nieuwe agenda aangemaakt.
   Taak	Alleen aanwezig als de functionaliteit Werklijst is geactiveerd (pad BYSS). Ja: er wordt een werklijstitem aan de agenda gekoppeld. Zie Werken met Werklijst voor een beschrijving.
   Prioriteit	Alleen aanwezig als de functionaliteit Werklijst is geactiveerd (pad BYSS). Hiermee kun je de taak een prioriteit meegeven.
   Afgehandeld	De datum waarop de agenda is afgehandeld. Zie Afhandelen van een agenda voor een beschrijving.
   Tijdsduur	De tijd die is besteed aan de actie.
   Contactpersoon	De contactpersoon bij de agenda.
   Onderwerp	Meer informatie over de agenda.

5. Druk op [Enter] en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie
   - Je kunt de agenda ter controle oproepen via het overzicht (pad GA). Zie voor meer informatie Agendaoverzicht aanmaken.
   - Je kunt per agendareden een standaardwaarde opgeven voor de velden Frequentie en Nieuwe agenda per frequentie. Dit doe je via label 97014 Agendareden in pad BLC.
   - Je kunt ook vanuit de knoppenbalk via Agenda aanmaken een agenda toevoegen. Via Agenda aanwezig kun je direct een bestaande agenda aanroepen.

Datum instellen voor terugkerende agenda

Met deze functie maak je een nieuwe agendadatum aan voor agenda's die zijn voorzien van een frequentie.

Pad: GG

1. In het venster Agenderen kun je de volgende criteria voor het agenderen van agenda's opgeven.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Agendadatum	Vul bij de velden Agendadatum en t/m de periode waarover je de agenda's wilt agenderen.
   Medewerker	Selecteer één , een reeks of alle medewerkers voor het agenderen. Standaard is de ingelogde medewerker geselecteerd. Het is ook mogelijk om via menu Afdeling een afdeling te selecteren. Alle medewerkers van de gekozen afdeling worden dan in het selectiescherm geplaatst.
   Agendareden	Selecteer één , een reeks of alle agendaredenen voor het agenderen.
   Selectie agenda	Vink in het venster de gewenste niveaus aan waarop je wilt agenderen.
   Status	Geef in het venster aan of je afgehandelde, niet afgehandelde of beide agenda's wilt agenderen.
   Koppeling werklijst	Geef in het venster aan of je wilt agenderen met of zonder agenda's met gekoppelde werklijstitems of beide wilt.
   Sortering	Geef aan in welke volgorde de agenda's moeten worden gepresenteerd.

2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".

   Je ziet het aantal agenda's dat je hebt geselecteerd.

3. Antwoord Ja op de vraag 'Wilt u deze agenderen?'.
4. Het venster Agenda medewerker verschijnt met een overzicht van de agenda. Op dit overzicht staan nu de zojuist geagendeerde agenda's.

Afhandelen van een agenda

Als een agenda is uitgevoerd, moet je dit in ANVA aangeven. Je handelt de agenda dan af.

Pad: GA

1. Roep de agenda op zoals beschreven in Agendaoverzicht aanmaken
2. Ga naar het veld Afgehandeld.
3. Voer de datum in waarop de agenda is afgehandeld.
4. Voer eventueel het tijdstip van afhandeling in en druk op [Enter].
5. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
6. Het venster Agenda medewerker verschijnt met een overzicht van de niet-afgehandelde agenda's. De agenda die je zojuist hebt afgehandeld, staat hier niet meer op.

   Notitie De agenda is nog wel op te roepen via het menu Afgehandeld.

Agenda-overzicht aanmaken

Je kunt in ANVA een overzicht van agenda's maken op relatie-, polis, schade-, agent- en maatschappijniveau. Agenda's op factuurniveau zijn gekoppeld aan agenda's bij polissen. Factuuragenda's tref je daarom op polisagendaoverzichten aan.

Pad: GA

1. In het venster Overzicht agenda's kun je de volgende criteria voor het maken van het overzicht opgeven.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Agendadatum	Vul bij de velden Agendadatum en t/m de periode waarover je het overzicht wilt draaien.
   Medewerker	Selecteer één , een reeks of alle medewerkers voor het agendaoverzicht. Standaard is de ingelogde medewerker geselecteerd. Het is ook mogelijk om via menu Afdeling een afdeling te selecteren. Alle medewerkers van de gekozen afdeling worden dan in het selectiescherm geplaatst.
   Agendareden	Selecteer één , een reeks of alle agendaredenen voor het agendaoverzicht.
   Relatienummer vanaf - t/m	Door hier één relatienummer of een range van relatienummers op te geven kun je een agenda overzicht maken voor één of meer relaties.
   Selectie agenda	Vink in het venster de gewenste niveaus aan. Als schade- of polisagenda's worden opgevraagd worden ook de factuuragenda's getoond; dit is in ANVA namelijk geen aparte agendasoort. Om duidelijk te maken dat ook factuuragenda’s worden getoond, wordt bij ‘Selectie agenda’ de optie ‘Factuur’ default aangevinkt. De optie is niet muteerbaar. Factuuragenda's zijn dus altijd zichtbaar. Als men alleen factuuragenda’s in het overzicht wil zien, dan moeten alle andere opties worden gedeselecteerd.
   Status	Geef in het venster aan of je afgehandelde, niet afgehandelde of beide agenda's op het overzicht wilt.
   Koppeling werklijst	Geef in het venster aan of je het overzicht met of zonder agenda's met gekoppelde werklijstitems of beide wilt.
   Sortering	Geef aan in welke volgorde de agenda's moeten worden gepresenteerd.

2. Klik op Start .
3. Het venster Agenda medewerker verschijnt met het overzicht van de agenda's die je hebt geselecteerd. Het oproepen van een specifieke agenda doe je door erop te dubbelklikken.

   Je kunt via dit scherm ook een nieuwe agenda aanmaken:

4. Klik op Nieuw .
5. Het venster Agenda verschijnt.
6. Nu kun je een nieuwe agenda aanmaken (zie Agenda aanmaken).

   Notitie Wanneer je in het venster Overzicht agenda's voor Afsluiten kiest, verschijnt de melding: 'U heeft nog niet geagendeerd'. Wilt u de geselecteerde agenda's agenderen? Kies Ja om te agenderen. Zie Agenderen van agenda's voor een beschrijving.

Memo aan een agenda toevoegen

Pad: GA

1. Roep de agenda op zoals beschreven in Agenda overzicht aanmaken
2. Ga vanuit het agendascherm naar menu Memo.
3. In het venster Memo voer je de memo in.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.