Contactenadministratie

Inleiding contactenadministratie

Met de functionaliteit Contactenadministratie kun je contacten in ANVA vastleggen. Het kan gaan om allerlei soorten contacten:

• Contacten per telefoon, brief, e-mail etc.
• Contacten met relaties, agenten, schadebedrijven, maatschappijen etc.
• Contacten over polissen, schades, offertes etc.

De contacten kunnen worden vastgelegd op relatie-, polis-, pakket-, schade-, factuur-, maatschappij- en agentniveau. Vanuit het in ANVA geregistreerde contact kan direct een agendering worden aangemaakt. Alle aangemaakte contacten worden ook bijgehouden in het dossier.

Inrichten Contactenadministratie

Activeren Contactenadministratie

Pad: BYSS

1. Zet in het venster Stuurcodes deel IV de stuurcode Contacten administratie op Ja.
2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Permissies contacten

De permissies die zijn aangegeven bij het onderdeel Agenda gelden automatisch voor de functionaliteit Contacten administratie. Een uitzondering vormt de permissie om contacten te kunnen verwijderen. Het verwijderen kan alleen worden gedaan door een gebruiker die in pad BGG is aangemerkt als 'Beheerder'.

Een contact bij een maatschappij of agent kan alleen aangemaakt, gemuteerd of verwijderd worden door een ANVA-beheerder.

Pad: BGG

1. Selecteer, als u de permissies van een gebruiker aan wilt passen, in het venster Gebruiker de gebruiker waar de permissies voor aangepast worden.
2. Ga naar menu Permissies - Wijzigingspermissie.
3. Wijzig in het veld Agenda de wijzigingspermissie
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Formulier aanmaken met contactgegevens

Pad: BFVF

De labels 97450 Contactnummer t/m 97462 Contactpersoon-2 zijn als afdruklabel op een formulier te gebruiken. Als een contactlabel in het formulier wordt getoond en er zijn meerdere contacten dan zal het Selectiescherm contacten worden getoond om te kiezen. Alleen contacten die op hetzelfde niveau zijn vastgelegd worden getoond. Een uitzondering hierop vormen de contacten op polisniveau. Als een formulier op polisniveau wordt aangeroepen dan worden ook de vastgelegde contacten op pakketniveau getoond. Andersom geldt dit niet.

Notitie Ten behoeve van het e-mailen van informatie over een contact aan een collega, betrokkene, agent of maatschappij kunt u een formulier definiëren waarin de contactlabels zijn opgenomen. Zie ook Formulieren aanmaken.

Werken met Contactenadministratie

Contacten in verschillende onderdelen

Pad: A, S, BMM en BBA

In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van alle plaatsen in ANVA waar u een contact kunt vastleggen. Over het algemeen geldt dat u dit kunt doen via menu Dossier of via het Agendascherm binnen het betreffende onderdeel.

Contact vastleggen

Vanuit elk van de onderdelen waar contacten kunnen worden vastgelegd werkt het vastleggen van een contact op dezelfde wijze. Ook het contactscherm heeft in alle ANVA-onderdelen ongeveer hetzelfde uiterlijk.

Pad: A, S, BMM en BBA

1. Ga naar menu Contact (via Agenda) of Contacten (via Dossier).
2. Klik op Nieuw .
3. Je komt dan in het contactscherm. Je kunt hier de volgende gegevens vastleggen:

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Medewerker	Medewerker die het contact vastlegt. Dit veld wordt automatisch gevuld met inlognaam van de medewerker die het contact aanmaakt. Met de waarde uit dit veld wordt label 97456 Contact medewerker gevuld.
   Kantoorcode	Bij de (uitgebreide) concernmodule wordt dit veld automatisch gevuld met de naam van het concern en kunnen alle gebruikers dit contact inzien. Klik op om een kantoorcode (of meerdere) te kiezen. Alleen gebruikers met rechten voor dit kantoor kunnen dit contact inzien.
   Contactdatum	Dit veld wordt automatisch gevuld met de systeemdatum.
   Contacttijd	Dit veld wordt automatisch gevuld met de systeemtijd.
   Contacttype	Klik op Info om dit veld te vullen met de gegevens over hoe het contact heeft plaatsgevonden. Bijvoorbeeld telefonisch, per brief, fax, e-mail of antwoordkaart. De Info wordt gevuld in pad BLC label 97453 Contacttype.
   Initiatief	Klik op Info om dit veld te vullen met de gegevens over op wiens initiatief het contact heeft plaatsgevonden. Bijvoorbeeld klant, kantoor, agent, schadebedrijf of maatschappij. De Info wordt gevuld in pad BLC label 97454 Contact initiatief door.
   Contactsoort	Klik op Info om dit veld te vullen met de gegevens over de reden van het contact. Bijvoorbeeld polis, schade, nazorg, offerte of incasso. De Info wordt gevuld in pad BLC label 97455 Contactsoort.
   Contactpers.	Hier kunt u contactpersonen vastleggen. Respectievelijk labels 97461 Contact contactpersoon-1 en label 97462 Contact contactpersoon-2 worden gevuld.
   Onderwerp (1e regel)	Vrije tekstregel (60 posities) voor het vastleggen van het onderwerp van het contact. Dit onderwerp wordt getoond in het Extra info-scherm in het contactoverzichtscherm. Met de waarde uit dit veld wordt label 97457 Contact onderwerp 1 gevuld.
   Onderwerp (2e regel)	Vrije tekstregel (60 posities) voor het vastleggen van het onderwerp van het contact. Dit onderwerp wordt getoond in het Extra info-scherm in het contactoverzichtscherm. Met de waarde uit dit veld wordt label 97458 Contact onderwerp 2 gevuld.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Memo bij contact

Pad: A, S, BMM en BBA

1. Ga naar menu Contact (via Agenda) of Contacten (via Dossier).
2. Ga naar menu Memo.
3. Voer de memotekst in.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Als een memo is aangemaakt wordt in het contactscherm (rechtsboven in groene letters) en in het contactoverzichtsscherm (in de kolom Memo) de aanduiding 'Memo' geplaatst.

Agenda aanmaken bij contact

Via het contactscherm kunt u direct een agenda bij het contact aanmaken. Bij het aanmaken van een agenda worden de volgende gegevens overgenomen uit het contactscherm:

• Medewerker
• Invoerdatum (zie veld Van)
• Contactpersoon
• Onderwerp 1 en 2

Pad: A, S, BMM en BBA

1. Ga naar menu Dossier - Contacten (pad BMM en BBA: Acties - Contacten).
2. Open een bestaand contact of maak een nieuw contact aan.
3. Ga naar menu Agenda aanmaken.
4. Vul een Agendareden en Agendadatum in.
5. Zet optie Naar overzicht agenda's op Ja.
6. Indien gewenst: zet Taak aanmaken op Ja.

   

7. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   U springt direct naar het agenda-overzicht.

8. Open de aangemaakte agenda en vul waar nodig de gegevens aan.

Overzicht agenda's

Pad: A, S, BMM en BBA

Als u via menu Dossier - Contacten (pad BMM en BBA: Acties - Contacten) naar het contactscherm bent gegaan heeft u menu Overzicht agenda's. Dit menu geeft een overzicht van alle afspraken in de agenda bij het betreffende onderdeel (polis, relatie, maatschappij etc.)

Muteren van een contact

Vastgelegde contacten kunnen worden gemuteerd via het menu Agenda - Contact en via Dossier - Contacten (pad BMM en BBA: Acties - Contacten).

Pad: A, S, BMM en BBA

1. Ga naar menu Contact (via Agenda) of Contacten (via Dossier).
2. Selecteer in het venster Contact het te wijzigen contact.
3. Wijzig de te muteren gegevens.

   Notitie
   - Het verwijderen van een contact kan alleen een gebruiker met beheerrechten.
   - Met Afdrukken wordt de op het scherm getoonde informatie afgedrukt. Dit zijn dus alle contacten verminderd met eventuele aangegeven filters.

Selectie (filter) op overzichtslijst contacten

In dit menu kunt u een filter plaatsen op de contacten die worden getoond op het scherm. De volgende filters zijn mogelijk:

• Medewerker
• Contactdatum
• Contacttype
• Initiatief
• Contactsoort

Default worden geen filters gehanteerd. Hier wordt het filter per contactsoort uitgelegd.

Pad: A, S, BMM en BBA

1. Ga naar menu Contact (via Agenda) of Contacten (via Dossier).
2. Ga naar menu Andere selectie - Contactsoort.
3. In het venster Selectie (filter) op contactsoort klikt u op Info om de contactsoort te selecteren.
4. Klik op OK. In het venster Contact worden alleen de contacten getoond met de geselecteerde contactsoort.

   Notitie
   - Om de selectie op te heffen, maakt u het venster Selectie (filter) op contactsoort leeg.
   - Met Afdrukken wordt de op het scherm getoonde informatie afgedrukt. Dit zijn dus alle contacten verminderd met eventuele aangegeven filters.

Contacten in dossier

Pad: A, S, BMM en BBA

Een vastgelegd contact komt automatisch in het dossier terecht. Via menu Dossier – Volledig dossier of Dossier - Contacten kunt u de contacten benaderen. Memo's worden ook vastgelegd in het dossier.

Contactoverzicht relatie inclusief poliscontacten

Pad: A

Op relatieniveau is in het contactoverzichtscherm een menukeuze Incl. polissen aanwezig waarmee het overzicht van de aanwezige contacten kan worden uitgebreid met de contacten uit de (pakket)polissen. Na het aanklikken van deze keuze wijzigt de tekst in Excl. Polissen en kan weer worden gekozen voor de contacten alleen uit de relatie.