Inrichten segmenteren dossier

Segmenten aanmaken

Standaard zijn er door ANVA bv al enkele segmenten aangemaakt in ANVA. In pad BLC kunt u zelf segmenten toevoegen of verwijderen. De door ANVA B.V. uitgeleverde segmenten kunt u niet verwijderen.

ANVA gaat nu en in de toekomst uit van de vaste segmenten voor bepaalde functionaliteiten. Wij adviseren u om niet teveel eigen segmenten toe te voegen. Er kunnen maximaal twee rijen en 20 segmenten getoond worden, afhankelijk van de lengte van de omschrijvingen. Bij langere omschrijvingen kunnen er dus minder dan 20 segmenten zichtbaar zijn.

Pad: BLC

1. Selecteer label 98509 Dossiersegment.
2. Klik op Nieuw en vul in het venster Dossiersegment een code en omschrijving in voor het segment. U kunt geen numerieke codering gebruiken, dit is voorbehouden aan de segmenten die door ANVA bv worden aangemaakt. Gebruik een alfanumerieke codering.

   

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Segment wijzigen

Om bijvoorbeeld achteraf de naam van een segment te wijzigen:

Pad: BLC

1. Selecteer label 98509 Dossiersegment.
2. Open het segment dat u wilt wijzigen.
3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Defaults voor dossiersegmenten met Concernmodule

Als u beschikt over de Concernmodule, dan kunt u ervoor kiezen om de segmenten per kantoor of per concern in te richten.

Pad: BYCK

Het venster Activeren kantoorcode wordt geopend.

• Als de optie Defaults segment op Ja staat, wordt bij het inrichten van de segmenten de kantoorcode uitgevraagd.
• Als de optie Defaults segment op Nee staat wordt alles op concernniveau geregeld.

  Let op Als de optie van Ja naar Nee wordt gezet worden de defaults op kantoorniveau verwijderd.

Defaultwaarden dossiersegmenten in formuliersoorten

Om ervoor te zorgen dat u niet bij ieder nieuw te maken dossieritem hoeft aan te geven in welk segment dit thuishoort, kunt u per dossieritem van dezelfde soort defaultinstellingen opgeven.

Pad: BFVS

1. Selecteer in het venster Formuliersoorten de formuliersoort waaraan u het segment wilt koppelen.
2. Klik op de knop Defaultwaarden.
3. Kies in het venster Defaultwaarden in het veld Invoer segment het segment waaronder de formulieren van deze soort automatisch gezet moeten worden.
4. Geef in de keuzerondjes bij Publicatie agent, Publicatie klant, Publicatie collectiviteit aan of de betreffende groep de formulieren van deze soort mag bekijken via internetmodules van derde partijen.
5. Geef, als u beheerder bent, bij de keuzerondjes Beh segm gebr aan of de gebruiker de formulieren in de segmenten mag muteren.
   Als een formulier niet meer in beheer aanwezig is, mag het vanuit het dossier altijd worden gemuteerd.

   

6. Klik op OK.
7. Klik op Afsluiten .

   Notitie Bij de basisgegevens van een formulier kunt u afwijken van de instellingen die u hier op het niveau van de formuliersoort heeft gedaan (zie pad BFVF - Acties - Basisgegevens).

Default segmenten toewijzen aan onderwerpen

Naast het koppelen van dossiersegmenten aan formuliersoorten, kunt u ook een dossiersegment koppelen aan de volgende onderwerpen:

• 1. E-mail (niet in gebruik. Gebruik voor ANVA Mail 2.0 de opties 12 en 13).
• 2. DDi-dossieritems.
• 3. Notities.
• 4. Externe bestanden.
• 5. Roy-data.
• 6. Screen (niet in gebruik).
• 7. ADI (van een mutatie via XML wordt een ADI-bericht aangemaakt in het dossier).
• 8. GIM.
• 9. Rolls Extern tariferen.
• 10. Polisvolgbladen.
• 11. AnvaScan (niet gebruiken, wordt uitgefaseerd).
• 12. Inkomende e-mail (ANVA Mail 2.0).
• 13. Uitgaande e-mail (ANVA Mail 2.0).
• 14. APLAZA Documenten Berichten Service
• 15. Documenten IM-E (niet in gebruik)
• 16. Documenten IM-A (niet in gebruik)
• 17. Documenten Frontoffce (niet in gebruik).

Pad: BYST

1. Kies in het venster Onderwerpen het onderwerp waaraan u een dossiersegment wilt koppelen.

   

2. Kies in het venster Onderwerp/segment/publicatie beheer in het veld Segment met Info het dossiersegment dat u wilt koppelen.
3. Kies of u de dossieritems in het segment wilt publiceren voor Agenten, Eindklanten en/of Collectiviteiten met de keuzerondjes Publiceren.
   Bij Roy-data, GIM, ADI en Rolls-extern tariferen staan alle publicatiecodes altijd uit.
4. Kies bij Gebr. mag muteren voor Ja als ANVA-gebruikers de segmenten mogen muteren.
   Als een formulier niet meer in beheer aanwezig is, dan mag het vanuit het dossier altijd worden gemuteerd.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Gebruiker rechten geven om dossiersegmenten te muteren

U kunt per gebruiker aangeven of de dossiersegmenten mogen worden gemuteerd.

Pad: BGG

1. Kies in het venster Gebruiker  de gebruiker waarvoor u wilt aangeven of de dossiersegmenten mogen worden gemuteerd.
2. Ga naar menu Permissies - Wijzigingspermissie (dit menu is zichtbaar als Beheerder op Nee staat).
3. Ga naar het veld Afwijk. dossier-items en kies met Info of de gebruiker het recht heeft om dossieritems te muteren of alleen te raadplegen.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Dossiers segmenteren

Let op Deze functionaliteit kun je niet terugdraaien.
Voer deze functionaliteit daarom niet ondoordacht uit voor dossieritems die al een keer gesegmenteerd zijn. In de praktijk komt het vaak voor dat dossieritems handmatig toch in een ander segment gezet zijn. Deze afwijkende segmenteringen worden overschreven. Dit kan niet hersteld worden.

Als je de segmenten hebt aangemaakt en je hebt deze aan de verschillende formulieren gekoppeld, dan kun je de bestaande dossieritems in de segmenten opnemen.

Pad: IIVS

De volgende melding verschijnt:

Dit programma plaatst alle dossieritems zonder segment in het juiste segment, zoals ingericht in pad BYST of BFV. Wil je deze dossieritems in het juiste segment plaatsen?

1. Als je voor het eerst met segmenten werkt: antwoord Ja.
   Als je hier kiest voor Meer informatie of Nee, worden de dossieritems niet gesegmenteerd.

   Heb je vaker dossiers gesegmenteerd, dan volgt de vraag:

   'Wilt u van alle dossieritems die al eerder in een segment geplaatst zijn, opnieuw het segment laten bepalen?
   LET OP
   Als je hier voor Ja kiest, dan worden ook afwijkende segmenten overschreven. Je kunt dit niet terugdraaien. Neem bij twijfel contact op met ANVA Customer Support.'

2. Kies hier dus Nee om problemen met je huidige segmentering te voorkomen. Nu wordt alleen bij dossieritems zonder segment, het segment bepaald.
3. Klik op OK op de melding 'Het bestand is geconverteerd'.

Toegang tot dossiersegmenten beperken

Om de privacy van uw klanten te beschermen, is het mogelijk om de toegang tot bepaalde dossiersegmenten te beperken.

Voor meer informatie, zie: 'Rechten voor dossiertoegang'.