|
|
|
|
|
Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken 
.
In dit onderdeel |
De module Naverrekenen is in eerste instantie bedoeld voor volmachtpolissen. Voor provinciale polissen kan echter ook een aanschrijvingsbrief worden verstuurd, gegevens worden vastgelegd en een brief met deze gegevens aan de maatschappij gestuurd. Voor provinciale polissen kan het rekenen niet worden uitgevoerd omdat de gegevens daarvoor niet beschikbaar zijn. De procedure voor naverrekenen bestaat uit (voor volmachtposten) uit de volgende stappen:
De module biedt ook mogelijkheden voor het genereren van verschillende overzichten en het sturen van een herinnering voor polissen waarvan de naverrekeningsgegevens nog niet zijn ontvangen. Voordat de procedure kan worden uitgevoerd in ANVA dient eerst een aantal zaken te worden ingericht.
Wat is naverrekenen?
Voorafgaand aan een kalenderjaar worden premies voor bedrijfsverzekeringen betaald: de voorschotpremies. Deze zijn berekend op basis van de op dat moment beschikbare bedrijfsgegevens. Maar pas aan het einde van een kalenderjaar is bekend hoeveel medewerkers een bedrijf had, hoeveel loon er betaald is en wat de definitieve omzet en brutowinst waren. Met de module Naverrekenen berekent u op basis van de precieze gegevens de verschuldigde premie over dat afgelopen jaar. Er zijn dan twee mogelijkheden:
In dit onderdeel |
Als de module is geactiveerd, staat in pad BYSA, deel 3 de switch Naverrekeningsprocedure op Ja. Daarnaast dienen de volgende zaken te worden ingericht:
In het scherm Stuurcodes deel 1 (pad BYSS) moet de stuurcode Historie gevuld zijn met code 1 'Historie relatie, polis en beurs'.
In het scherm Stuurcodes deel 1 (pad BYSS) moet de stuurcode Historie prolongatie gevuld zijn met code 2 'Volmachtprolongatie' of code 3 'Provinciale en volmachtprolongatie'. Alleen dan kunnen uit de historie de juiste gegevens worden gehaald voor het naverrekenen.
Toevoegen van labels ten behoeve van de naverrekening op polisscherm(en) via pad BVP. Zie Inrichting schermen naverrekenen
Het opgeven van de componenten voor naverrekening in de basisgegevens per dekking via pad BPBD. Zie Componenten naverrekenen opgeven
Het maken van verschillende formulieren (aanschrijfformulier, rappelbrief, naverrekeningsnota) via pad BFV. Zie Formulieren voor naverrekenen definiëren
Voor de wijzigingsreden Naverrekenen (zie label 10017 Wijzigingsreden) kunt u de switch Polisvolgblad J/N op Nee te zetten via pad BLC, zodat geen polisvolgblad wordt afgedrukt. Zie Afdrukken polisvolgblad uitzetten
Het koppelen van de formulieren voor debet- en creditnota's voor naverrekening aan de bij uw kantoor in gebruik zijnde incassocodes via pad BPN. Zie Notaformulieren koppelen aan incassocode
De module Naverrekenen is niet standaard en kan alleen door een ANVA-medewerker worden geactiveerd. Als de module is geactiveerd staat in pad BYSA, deel 3 de switch Naverrekeningsprocedure op Ja.
Voordat u met de module Naverrekenen kunt werken, moet u een aantal labels toevoegen aan uw ANVA-schermen. Wij adviseren u om een apart scherm (tabblad) op te nemen voor het registreren van gegevesn voor naverrekenen.
Pad: BVPV
Label |
Omschrijving |
|---|---|
10321 Polis naverrekenen |
Dit label kan waarde Ja of Nee hebben. Om een polis te kunnen naverrekenen, moet het label standaard op Ja staan. Dit kunt u ook doen met behulp van een macro die rekening houdt met de branche-/dekkingcombinatie. |
11155 Naverrek. eerstvolgende selectie. |
Ook dit label moet verplicht gevuld zijn. |
11151 tot en met 11153 |
Labels om de periode te bepalen. Deze zijn belangrijk bij de eerste keer naverrekenen. |
De componenten voor naverrekening kunt u per dekking opgeven. De componenten die u hier opgeeft gelden voor alle dekkingen. Eventuele afwijkingen van de standaard kunt u doorvoeren aan de hand van een selectie of per polis door de componenten per dekking handmatig aan te passen.
Pad: BPBD
Notitie Als in het dekkingscherm de omschrijving is aangepast (pad BVDV – Afw. omschrijving), dan wordt op de aanschrijvingsbrief de afwijkende tekst geplaatst in plaats van de standaard labelomschrijving.
Componenten opgeven in Beheer
In de basisgegevens van de dekkingen kunt u aangeven welke componenten er voor naverrekening nodig zijn. Via pad BPBD kunt u per dekking met de knop Componenten voor naverrekening de componenten opgeven.
Componenten opgeven via selectie
Eventuele afwijkingen per branche, maatschappij of dekkingcombinatie kunt u door middel van een selectie ingeven via pad E (aanmaken selectie) en vervolgens pad IIND (vullen van de componenten). Als de dekking al componenten bevat (via Beheer ingevoerd) dan worden de voor de selectie aangegeven componenten hieraan toegevoegd.
Componenten opgeven/wijzigen in Acceptatie
Het is ook mogelijk om per polis afwijkende componenten per dekking in te geven. Als in de dekking per polis geen naverrekeningscomponenten zijn ingevuld, dan wordt er gekeken naar de componenten die in de basisgegevens dekkingen zijn ingeregeld (via pad BPBD).
Als label 10321 Polis naverrekenen op Ja staat in de polis en er wordt een dekking opgegeven bij de polis, dan krijgt u een extra menukeuze Comp naverrekenen in het dekkingscherm. Per dekking kunt u aangeven welke labels de componenten vormen die nodig zijn om de premie na te verrekenen.
In de linkerkolom geeft u de componenten (labels) in die nodig zijn om te kunnen naverrekenen. In het rechterdeel van het scherm, onder Info tarief, staan de labels die bij het bepalen van het tarief in de dekking bij deze polis worden gebruikt; inclusief de labels die gebruikt worden in formules en toeslagen bij het tarief. Ook de dekkingscomponenten zoals die in beheer zijn opgegeven (maximaal acht) worden getoond. Dit rechterdeel van het scherm is alleen informatief.
Er kan ook vanuit de dekking worden gerekend zonder gebruik te maken van tarieven en formules. In dat geval is het rechterdeel van het scherm leeg. U dient dan gebruik te maken van label 10039 Verzekerde som, dit label heeft in combinatie met label 10144 Premiepromillage een rekenfunctie in ANVA. In het geval label 10039 is opgenomen als component blijft het rechterdeel van het scherm leeg.
Als in de dekking van een polis met betrekking tot de dekkingscomponenten een wijziging is aangebracht, dan kunnen de dekkingscomponenten daarna alleen nog maar in de dekking worden aangepast. Er zal niet meer worden gekeken naar hetgeen bij beheer is vastgelegd.
Als u dus in de dekking van de polis een dekkingscomponent toevoegt, dient u de dekkingscomponenten uit beheer alsnog handmatig toe te voegen om deze mee te laten nemen in het hele proces.
Zorg ervoor dat de naverrekeningsformulieren gebruikt kunnen worden binnen de selectie. Bij de formuliersoort zet u daarvoor de optie Module Relatie op Ja.
Pad: BFVF
Aanschrijfformulier maken
Voor het aanschrijven van relaties dient u een speciaal formulier te maken. Hiervoor is bodyblok 32 Naverrekeningsbrief beschikbaar. Dit bodyblok zorgt ervoor dat per relatie, per polis en per dekking de juiste componenten worden afgedrukt. Iedere component komt zodoende in de juiste context per dekking op de brief.
Daarnaast dient voor het daadwerkelijk afdrukken van de componenten het afdruklabel 99873 Naverrekeningscomponent op aanschr. in het bodyblok te worden opgenomen. Neem het label op dekkingsniveau op, bij voorkeur op de eerste positie. Zoals gebruikelijk binnen ANVA is het mogelijk om aan deze brieven een agenda te koppelen.
Notitie Als u gebruik wilt maken van de mogelijkheid de aanschrijfbrief naar de eventuele accountant van de relatie te sturen dient u de aanschrijfbrief in tweevoud aan te maken. Eenmaal met 'Adressering relatie' en eenmaal met 'Adressering betrokkene'. Bij relatie dient dan de accountant als betrokkene te zijn opgenomen, dit dient een vaste betrokkene in ANVA te zijn (pad BBE). Door label 00076 Naverrekeningsbrief aan accountant in het relatiescherm op te nemen, kunt u per relatie bepalen of de brief naar de relatie of de accountant wordt gestuurd.
Rappelbrief maken
Iedere naverrekeningscomponent dient per dekking op de brief afgedrukt te worden. Hiervoor gebruikt u, evenals voor het aanschrijfformulier, bodyblok 32 Naverrekeningsbrief.
Naverrekeningsnota maken
Er is een speciaal bodyblok voor naverrekeningsnota’s, bodyblok 33 Naverrekeningsnota. In dit bodyblok worden de tussentellingen opgenomen, zodat de in eerste instantie in rekening gebrachte premie zichtbaar is en daarnaast de naverrekeningspremie. Een en ander wordt vervolgens gesaldeerd.
Door gebruik te maken van de afdruklabels voor Naverrekenen (96800 t/m 96886) in bodyblok 33 (op naverrekeningsniveau) is het mogelijk om de exacte periodes waarover premie wordt berekend op de nota af te drukken. Voor een goed overzicht kunnen de bedragen van de naverrekening en wijziging voorschotpremie afzonderlijk zichtbaar op de nota worden opgenomen. Zie Bouwsteen op verrekeningsniveau voor een toelichting.
Notitie
- Maak een speciale formuliersoort aan voor de naverrekeningsnota's.
- Voor naverrekeningsnota's is het niet mogelijk om een kopienota te maken. In de nota wordt eenmalig een berekening opgenomen. Om toch een extra exemplaar te kunnen afdrukken, dient u in de formuliersoort voor de nota's op te nemen dat het formulier volledig in dossier wordt opgeslagen. Dit regelt u in via de Basisgegevens van de formuliersoort via het veld Dossier, hier geeft u de optie 1 (Volledige tekst) in.
Brief aan maatschappij (provinciaal)
Er is een speciaal bodyblok voor het afdrukken van de vastgelegde gegevens voor provinciale posten. Het gaat om bodyblok 34 Naverrekeningscomponenten polis. Dit bodyblok dient u in de brief op te nemen met daarin label 99873 Naverrekeningscomponent op aanschr.
Naverrekeningsaanhangsel
Het is mogelijk om apart een naverrekeningsaanhangsel in te regelen en af te geven op polisniveau.
Labels 10196 Naverrekeningsaanhangels form.srt. en 10197 Naverrekeningsaanhangels form.nr. toevoegen aan de betreffende polisschermen en vullen met een formuliersoort en formulier. Er dient een aparte formuliersoort en formulier te worden aangemaakt.
In het betreffende formulier dient gebruik te worden gemaakt van bodyblok 33 Naverrekeningsnota. Op die manier kunnen er gegevens van polis, dekking en de naverrekening zelf op het aanhangsel worden afgedrukt.
Nadat de polis is naverrekend verschijnt er een extra slotactie Naverrekeningsaanhangsel. Dit is default aangevinkt en hierdoor wordt dus het aanhangsel afgegeven.
Notitie Maak een speciale formuliersoort aan voor de naverrekeningsaanhangsel(s).
Pad: BPN
en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.Herhaal dit voor alle incassocodes die bij uw kantoor in gebruik zijn.
Let op Koppel de naverrekeningsnota's niet aan de incassocode voor verzamelfacturen.
Bij het afdrukken van een polisblad wordt standaard een polisvolgblad afgedrukt. In het onderdeel Beheer kunt u per wijzigingsreden inregelen of al dan niet een polisvolgblad wordt afgedrukt. Voor de wijzigingsreden Naverrekenen kunt u dit, indien gewenst, expliciet uitzetten.
Pad: BLC
en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
Pad: GEA
Via pad GEA kun je een default agendascherm voor naverrekenen opgeven. Deze kun je koppelen aan een formulier (in het formulier via Acties – Agenda genereren). De agenda verschijnt dan op het moment dat de naverrekeningsgegevens worden vastgelegd.
In dit onderdeel |
Pad: AR
Via pad AR (Acceptatie – Naverrekeningsprocedure) start u de procedure voor het naverrekenen op.
De procedure bestaat uit de volgende stappen:
Daarnaast kan een aantal overzichten worden gegenereerd.
Er kan een selectie gemaakt worden van polissen die naverrekend moeten worden.
Let op Controleer of de polissen die geselecteerd moeten worden beschikken over de juiste hoofdvervaldatum. Dus klopt de hoofdvervaldatum in combinatie met de premievervaldatum plus termijn. Deze polissen beschikken waarschijnlijk ook niet over de juiste historie. Zij zullen niet of niet goed meegenomen worden in de selectie.
Pad: AR
De maand en het jaar waarin de polis geselecteerd wordt voor naverrekening staat in label 11155 Naverr.: eerstvolgende selectie in de polis:
'De ingegeven selectiemaand/jaar wordt getoetst met de
waarde van label 11155 in naverrekeningspolissen.
Polissen waarbij label 11155 leeg is, worden niet geselecteerd.'
Als de relatie minimaal één polis heeft die moet worden naverrekend, dan wordt die relatie geselecteerd. Het resultaat van de selectie is een bestand met per periode de geselecteerde relaties.
Het is mogelijk om eerst een proefselectie te draaien. Alle relaties die geselecteerd worden, komen op een overzicht. Per relatie wordt ook een regel per polis die naverrekend moet worden afgedrukt. Per polis worden regels afgedrukt voor iedere dekking. Per dekking wordt aangegeven over welke labels wordt naverrekend.
Notitie Om een polis die uiteindelijk toch niet wordt naverrekend wel verder te kunnen afhandelen, kunt u de polis handmatig op 'Niet naverrekenen' zetten via Acties – Naverrekenen – Niet naverrekenen. Daarmee wordt de selectie van een polis die is geselecteerd voor naverrekenen helemaal teruggedraaid. Labels 11148 Naverr.: huidige periode vanaf, 11149 Naverr.: huidige periode termijn en 11150 Naverr.: huidige periode t/m worden aangepast.
'Indien u deze polis voor deze periode niet wilt
naverrekenen kunt u hier de van de klant ontvangen
gegevens verwijderen. Tevens worden de periodelabels
voor naverrekenen aangepast (labels 11148/11150)
Let op: polis muteren bij verlaten van het scherm !!
Wilt u de naverrekeningsgegvens verwijderen?
Label 11155 Naverr: eerstvolgende selectie wordt dan wel opgehoogd met de termijn uit label 11154 Naverr: termijn ophogen met mnd., zodat de polis bij een selectie voor de volgende periode wél weer wordt meegenomen.
Proefselectie
Het overzicht is ook af te roepen via pad DAO via Proefselectie Naverrekenen (NAV05).
Definitieve selectie
Tijdens de selectie wordt een aantal labels gemuteerd:
Op basis van de aangegeven selectie wordt per relatie een brief afgeroepen. Iedere naverrekeningscomponent wordt per dekking op de brief afgedrukt.
Pad: AR
Notitie Het aanschrijven van een relatie is één keer mogelijk. Als eenmaal een selectie is gemaakt en er wordt opnieuw een selectie gedraaid, dan wordt de bestaande selectie bijgewerkt, er kunnen relaties afgaan of bijkomen. Relaties die erbij zijn gekomen kunnen worden aangeschreven, relaties die al zijn aangeschreven kunnen niet opnieuw worden aangeschreven.
Pad: AR
Bij het vastleggen van de gegevens wordt meteen een agenda aangemaakt, mits hiervoor een default agenda is aangemaakt in pad GEA.
Notitie
- De ontvangen gegevens kunt u ook vastleggen via het relatiescherm via Acties - Naverrekenen - Vastleggen gegevens.
- Bij provinciale posten wordt na het vastleggen van de gegevens de vraag gesteld: "Wilt u een brief sturen aan de provinciale maatschappijen". Daarna is het mogelijk om een brief met de vastgelegde gegevens aan de maatschappij te sturen.
Pad: AR
Let op Bij de eerste keer rappelleren dient u altijd voor Nee te kiezen.
Op de rappelbrief worden alleen de componenten afgedrukt waarvan de gegevens nog niet zijn ontvangen.
Notitie Als label 10327 Alle gegevens ontvangen gevuld is, komt de relatie niet in aanmerking voor een rappel. Als label 10327 leeg is of op Nee staat en de polis is wel geselecteerd voor naverrekening, dan komt de polis in aanmerking voor een rappel. Staat label 10327 op Ja dan komt de polis niet in aanmerking voor een rappelbrief.
Pad: AN
In het relatiescherm kunt u de status van een relatie bekijken. Via pad AN en vervolgens menu Acties - Naverrekenen - Status overzicht. De componenten van alle dekkingen worden getoond.
Via het polisscherm kunt u een soortgelijk overzicht met de status van de polis bekijken oproepen via Acties -Naverrekenen - Status overzicht.
Pad: A
In het dekkingscherm kunt u via het menu Brutopremie naverr. de laatste berekende voorschotpremie opvragen. Deze gegevens worden gevuld tijdens de naverrekening en zijn daarom alleen beschikbaar als u reeds heeft naverrekend. De getoonde berekening geeft aan hoe de premieberekening tot stand is gekomen.
Indien een polis moet worden naverrekend (label 10321 Polis naverrekenen op Ja), dan komt in het polisscherm (pad A) onder Acties de menukeuze Naverrekenen beschikbaar. Via deze menukeuze kunt u de procedure voor het naverrekenen opstarten.
Pad: A
ANVA zal de reeds in rekening gebrachte (voorschot)premies in deze boeking als credit verwerken. Op basis van de aangeleverde gegevens wordt de daadwerkelijk verschuldigde premie over de naverrekende periode berekend en in dezelfde boeking verwerkt. Het is niet mogelijk mutaties aan te brengen.
Let op Incassocodes met verzamelnota zijn niet toegestaan.
Zie Toelichting op de berekening voor een toelichting.
Er zijn drie situaties waarin kan worden naverrekend:
Als een post via ANVA automatisch kan worden berekend kan er ook automatisch worden naverrekend.
Het naverrekenen vindt stapsgewijs plaats. De stappen worden automatisch door ANVA uitgevoerd.
Increase/decrease percentage
Indien de increase/decrease clausule op de polis van toepassing is dan zal daar rekening mee worden gehouden. Het percentage dient in label 10110 Increase/decrease percentage te worden ingevuld.
Indien er een percentage van 30% van toepassing is dan mag in de naverrekening niet worden afgeweken met meer of minder dan 30% van het verzekerde bedrag.
Prolongatiekosten
De prolongatiekosten worden bij een naverrekening niet teruggeboekt.
Pad: A
Na het draaien van de naverrekening verschijnt, als dit is ingericht, in de slotacties van de polis een optie Naverrekeningsaanhangsel.