Werken met e-ABS Clearing

Met e-ABS Clearing regelt u de financiële verwerking van in co-assurantie gesloten polissen.

Volg onderstaand stappenplan voor het aanleveren van boekingen:

1. Via pad BOVEL levert u boekingen aan.
2. Via pad IDVD maakt u een CSV-bestand aan voor verzekeraars.

Stap 1: aanleveren van boekingen

Let op
- Het is in e-ABS Clearing niet mogelijk om een reeds aangeleverde boeking te verwijderen. Dit proces moet middels een terugboeking van een eerder aangeleverde boeking worden uitgevoerd. Een terugboeking wordt dus ook aangeleverd in e-ABS.
- Polissen zonder premie worden niet aangeleverd (bijvoorbeeld declaratiecontracten).

Bij de eerste aanlevering wordt het bestand FACTUUR doorlopen vanaf de startdatum die u in pad BYSI hebt ingevuld. Na deze eerste aanlevering zal het bestand FACTUUR worden doorlopen door te controleren of label 93168 e-ABS aanleverdatum is gevuld. Als er nog geen aanleverdatum is ingevuld dan wordt gecontroleerd of de polisboeking een placement ID heeft. Als in de polis een placement ID wordt gevonden dan wordt de boeking aangeleverd aan e-ABS Clearing. Als de aanlevering correct verlopen is, ziet u de aanlevering terug in de factuur (pad FFF..).

Bij het aanleveren van facturen vanuit ANVA aan e-ABS via pad BOVEL kan een situatie ontstaan dat vanuit de polis of schade er geen placement-ID (in het geval van polis) of Settlement-ID (in het geval van schade) kan worden gevonden. Dit wordt gemeld op het verwerkingsverslag. Voor alle facturen, die bij een e-ABS-polis horen, geldt dat in de verwerking de gegevens worden aangeleverd. Als daarbij een fout optreedt en er slechts een gedeeltelijke aanlevering mogelijk is, ziet u daarover een opmerking in de factuur (menu Info - Factuur). De boekingen die nog niet aangeleverd zijn, worden de volgende keer opnieuw aangeboden.

Als een eenmalige boeking niet is aangeleverd wordt vermeld wat hiervan de reden is. Als een e-ABS ID ontbreekt, kan deze vanuit de factuur via Acties - e-ABS ID alsnog handmatig toegevoegd worden. In de factuur wordt gelogd dat de e-ABS ID handmatig is toegevoegd en als de factuur succesvol is aangeleverd wordt deze logging weer verwijderd.

Bij een schadeboeking wordt ook aangegeven waarom de factuur niet is aangeleverd, bijvoorbeeld: 'e-ABS melding: Niet aangeleverd: geen settlementId':

Als geen polis kan worden aangeleverd aan e-ABS Placement, dan moeten de boekingen die aan deze polis gerelateerd zijn conform het protocol Clearing aangeleverd worden aan de verzekeringsmaatschappijen.

Pad: BOVEL

1. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
2. Als de verwerking is afgerond wordt het verwerkingsverslag naar de gekozen output (scherm, schijf e.d.) gestuurd. De lay-out van dat verslag is als volgt:

   

Toelichting op het verwerkingsverslag:

• De Boekdatum en systeemdatum zijn bedoeld voor de beheerder: de systeemdatum wordt namelijk gebruikt om de facturen te selecteren. Voor de boekdatum geldt dat een boeking pas wordt aangeleverd als de boekdatum kleiner of gelijk is aan de huidige systeemdatum (die van aanlevering).
• De relatiegegevens worden niet herhaald bij een volgende polis/factuur van dezelfde relatie.
• In de kolom Type wordt aangegeven om wat voor soort boeking het gaat: eenmalige-, prolongatie- of schadeboeking.
• In de kolom Melding wordt het schadenummer aangegeven of, indien van toepassing, wat de reden is van het falen van de aanlevering.
• Als er meer dan één melding is per regel dan worden deze onder elkaar afgedrukt.
• Alle facturen van e-ABS gerelateerde polissen worden op het verslag afgedrukt, dus ook de facturen die goed zijn aangeleverd zonder melding.
• Aan het einde van het verslag wordt het Resultaat verwerking afgedrukt.
• De gegevens zijn met opzet summier gehouden om de lijst overzichtelijk te maken.
• Aan het einde van het overzicht wordt een Samenvatting meldingen afgedrukt van de meldingen die bij de verschillende polismigraties zijn gesignaleerd. Door de samenvatting te behandelen is het mogelijk dat u de oorzaak van verschillende meldingen in één keer oplost. Dit voorkomt dat de lijst moet worden doorlopen op dergelijke meldingen om te zien wat er ontbreekt.

  Notitie
  - Boekingen die via pad BOVEL niet aangeleverd konden worden, kunnen met behulp van een spreadsheet alsnog aangeleverd worden. Zie hoofdstuk: Aanleveren van boekingen via een spreadsheet.
  - Als een UBO-check (VNAB) aanwezig is, is op het e-ABS portal een link naar dit onderzoek beschikbaar onder de kop 'Compliancy'.

  

Veelgestelde vragen

Waarom zijn geroyeerde beurspolissen nog actief in e-ABS?

Waarom worden terugboekingen niet aangeleverd?

Melding: "Bij de boeking van deze schade is geen settlement-ID ingevuld."

Melding: "De e-ABS policy-ID/placement-ID ontbreekt."

Melding: "Fatale fout."

Stap 2: CSV-bestand voor verzekeraars

Zodra u de boekingen via Clearing gaat aanleveren moet er per verzekeraar een zogenaamd CSV-bestand worden aangemaakt en verstuurd. Deze afspraak heeft een vertegenwoordiging van de ANVA-makelaars gemaakt met de verzekeraars en geldt zolang voor synchronisatie gebruik wordt gemaakt van de migratiewebservices.

Het doel van dit CSV-bestand is om de verzekeraars op de hoogte te kunnen stellen van geïndexeerde prolongaties. Dit bestand moet dan ook naar een andere afdeling worden gestuurd dan de afdeling die de boekingen behandeld. De verzekeraars zijn hiervan op de hoogte.

Pad: IDVD

De procedure voor het aanmaken van de VNAB ‘diskette’ blijft gehandhaafd (zie ANVA Help). Er wordt nu per VNAB-maatschappij een CSV-bestand aangemaakt met een date/time stamp. Deze bestanden moet u mailen naar uw contactpersoon bij de betreffende VNAB-maatschappij.

Schadefacturen van een relatie

Bij het overzicht van de facturen van de relatie is een aantal informatieschermen speciaal voor e-ABS toegevoegd.

Pad: A

Bij een schadefactuur wordt aangegeven op welke datum deze is aangeleverd aan e-ABS.

Bij een eenmalige boeking ook:

Als een eenmalige boeking niet is aangeleverd wordt vermeld wat hiervan de reden is:

Bij een terugboeking vanuit e-ABS wordt dit speciaal gemeld:

Boeking op e-ABS gerelateerde polis

Bij een boeking op een e-ABS gerelateerde polis mag de boekdatum niet kleiner zijn dan de (wijzigings)datum in de polisversie.

Pad: A

Als de boekdatum wel kleiner is dan de (wijzigings)datum in de polisversie, volgt onderstaande melding:

'Dit betreft een e-ABS (VNAB) gerelateerde polis.
De boekdatum mag niet kleiner zijn dan de datum in de polisversie.
In deze polisversie is de ingangsdatum van
de verzekerde periode: dd-mm-jjjj'

Aanleveren van boekingen naar e-ABS via een spreadsheet

Boekingen worden aangeleverd aan e-ABS via pad BOVEL. Uit dit proces volgt een verwerkingsverslag, op basis waarvan eventuele foutmeldingen opgelost kunnen worden. Boekingen kunnen dan via pad BOVEL opnieuw verzonden worden.

Boekingen die niet via pad BOVEL aangeleverd kunnen worden, kunnen via een .csv-bestand naar e-ABS gestuurd worden. Er is een .csv-bestand met daarin alle premieboekingen voor alle maatschappijen, en er is een .csv-bestand met daarin alle schadeboekingen voor alle maatschappijen. Als het csv-bestand aangemaakt is, ziet u in de factuur een melding dat de boeking op deze wijze is aangeleverd aan e-ABS Clearing (pad FFF..). U moet de csv-bestanden nog wel zelf naar e-ABS mailen.

Onderstaand pad maakt gebruik van een selectiebestand. Dit moet u eerst aanmaken (zie de handleiding 'Selectie'). Deze selectie dient factuurgegevens te bevatten. Wij raden daarom aan om te selecteren op:

• Factuur -> Maatschappij (factuur) = de maatschappijcode van de verdeling (bijvoorbeeld X498)
• Factuur -> Boekdatum factuur = vanaf de oudste datum die bij de boekingen op de lijst vanuit pad BOVEL staat.

Pad: IIRFG

Een melding opent met uitleg wat dit programma doet.

1. Klik op OK om verder te gaan.
2. Vul Jaar en Kwartaal in. Dit zorgt ervoor dat facturen met factuurdatum buiten het kwartaal, maar met boekdatum binnen het kwartaal, ook in de selectie komen.
3. Selecteer met het Selectiebestand dat u eerder heeft aangemaakt.

   

4. De Directory waar het .csv-bestand wordt geplaatst, wordt standaard ingevuld. Wijzig deze indien nodig. Het bestand kan alleen op de server geplaatst worden en niet worden gekopieerd naar de client.
5. Klik op Start .
6. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.

   In het verwerkingsverslag ziet u de facturen die zijn opgenomen in het .csv-bestand.

   

7. Na de verwerking verschijnt een melding met de locatie van de .csv-bestanden, en de vraag of u dit gelezen heeft. Klik op Ja.

   Op de gemelde locatie vindt u per maatschappij (per soort premie/schade) een .csv-bestand met datum/tijd (jjjj-mm-dd-uu-mm):

   • eABS-template-boekingen-Premie-xxxx-xx-xx-xx-xx.csv
   • eABS-template-boekingen-Schade-xxxx-xx-xx-xx-xx.csv

   Zie ook:

   • Indeling aangemaakte csv-bestanden - premieboekingen
   • Indeling aangemaakte csv-bestanden - schadeboekingen

     Let op Polissen zonder premie worden niet aangeleverd (bijvoorbeeld declaratiecontracten).

8. Mail deze bestanden naar e-ABS.

Indeling aangemaakte csv-bestanden - premieboekingen

Indeling aangemaakte csv-bestanden - schadeboekingen

Bijlage: process-schema's

Hierbij de link naar het document met de process-schema's van onderstaande processen van het werken met de e-ABS-koppeling:

• Aanlevering van een nieuwe verzekering
• Aanleveren van een mutatie op een bestaande polis
• Prolongatie