e-ABS koppeling - Inrichting

Het inrichten van de koppeling met e-ABS bestaat uit twee delen:

1. Inrichting e-ABS. Je hebt minimaal een On-behalf user-accountnaam en een Webservice-user nodig om te kunnen communiceren met e-ABS. De eerste betreft een e-ABS useraccount en beide kunnen zelf aangemaakt worden of kunnen zelf worden gekozen in e-ABS als on behalf user. Bij deze e-ABS useraccount moet de rechten 'Beheer Holding' op Ja staan.

   Zie Algemene instellingen e-ABS. Voor de inrichting van e-ABS verwijzen wij je naar de gebruikershandleiding van de VNAB.

2. Inrichting in ANVA (e-ABS Beheer applicatie). Het inrichten van ANVA kan je in principe zelf doen. Wij adviseren je echter om dit door een ANVA-medewerker te laten begeleiden.

Activeren van de e-ABS koppeling

Let op Onderstaande handelingen worden door een ANVA-medewerker uitgevoerd.

Een ANVA-medewerker zal contact met u opnemen en in overleg met u de koppeling activeren. Wij adviseren u om vanaf de datum van activeren van de koppeling met een schone lei te beginnen en de ‘oude’ schades dus op de oude manier te laten afhandelen. Onderstaande beschrijving geeft een beeld van hetgeen wordt ingericht door de ANVA-medewerker.

Pad: BYSA en BYSI

1. In pad BYSA, venster Anva Systeemgegevens deel 4 moet de switch Koppeling e-ABS op Ja staan.
2. Tevens moet in pad BYSA, venster Anva Systeemgegevens deel 1 de switch Beurskoppeling op Ja staan. Dit in verband met de VNAB-nummers die nodig zijn voor de communicatie met e-ABS. Zie de beschrijving van de 'VNAB-koppeling'.
3. In pad BYSI vinkt een ANVA-medewerker in het venster Configuratie KIM koppeling bij EABS de optie Koppeling actief aan en vult de overige gegevens in.
4. In het veld Schades koppelen vanaf wordt '01012030' ingevuld. De optie Aanlevering schadedossiers geblokkeerd wordt aangevinkt. Door het aanvinken van deze optie wordt het klaarzetten en versturen van schademeldingen naar e-ABS geblokkeerd. Deze optie kan alleen worden geactiveerd door een ANVA-medewerker en is bedoeld om te kunnen testen of de koppeling goed werkt.
5. Als u al met de e-ABS-koppeling werkte vult de ANVA-medewerker in het veld Migratie voltooid / “Nieuw akkoord” vanaf de datum in waarop de migratie van de beurspolissen en -relaties is afgerond. Zie 'Stap 10: e-ABS activeren'. Alle gemuteerde en nog te accorderen nieuwe polissen die vanaf die datum met e-ABS worden gesynchroniseerd, krijgen in e-ABS bij de polistitel en plaatsingstitel het voorvoegsel ‘Nieuw akkoord’. Zo kunnen verzekeraars zien welke polissen nog niet in e-ABS zijn geaccordeerd. Deze polissen met ‘Nieuw akkoord’ hoeven niet te worden geaccordeerd. Dat er ‘Nieuw akkoord’ voor staat is op verzoek van de verzekeraars. Zo kunnen zij makkelijk zien welke polissen in e-ABS zijn gezet zonder dat zij daar controle over hebben gehad.
6. Ook het aantal Licenties wordt ingevuld door de ANVA-medewerker. Tijdens de synchronisatie met e-ABS vindt hierop een controle plaats en als het maximum aantal licenties bereikt is, volgt een melding. U kunt contact opnemen met de afdeling Verkoop van ANVA voor uitbreiding van het aantal licenties. Via pad BOVEB kunt u nakijken hoeveel licenties in gebruik zijn. Zie 'ANVA Basisgegevens ophalen'.

Aanlevering aan e-ABS per wijzigingsreden blokkeren

Let op Vanaf release 52.P01 is deze optie niet meer aanwezig, omdat ANVA zelf bepaalt welke mutatie wel en welke niet aangeleverd hoeft te worden.

Voor bepaalde wijzigingsredenen kan je de aanlevering aan e-ABS blokkeren. Zo kan je ervoor zorgen dat bijvoorbeeld een gewijzigde provisie of een adreswijziging niet naar e-ABS worden gestuurd. Deze instellingen gelden alleen voor actieve polissen, ze zijn niet van toepassing op wachtpolissen.

Opmerking: je bent er zelf verantwoordelijk voor dat er geen discrepantie ontstaat tussen ANVA en de e-ABS-polissen.

Pad: BLC

1. Selecteer label 10017 Wijzigingsreden.
2. Selecteer de wijzigingsreden waarbij je de aanlevering naar e-ABS wilt blokkeren.
3. Zet Blokkeer aanlevering aan e-ABS op Ja.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Uitsluiten per polis e-ABS koppeling

Het is mogelijk om polissen uit te sluiten voor aanlevering aan de VNAB. Dit is vooral van toepassing voor de eerste aanlevering. Nu hoeft u niet meteen met alle, maar kunt u ook met een beperkt aantal polissen naar e-ABS gaan.

De optie moet eerst geactiveerd worden door een medewerker van ANVA. In BYSA, ANVA systeemgegevens, deel VII, moet de switch e-ABS uitsluiten per polis op Ja gezet worden.

Vervolgens plaatst u het label 14447 e-ABS uitsluiten (J/N) in de variabele schermen van de betreffende beurspolissen.

Restricties:

• Het label 14447 e-ABS uitsluiten mag alleen op Ja worden gezet bij een nieuwe polis of nieuwe wacht en indien het label 10792 e-Abs Placement ID nog leeg is.
• Als bij een nieuwe polis of nieuwe wacht het label 10792 e-Abs Placement ID al gevuld is, mag de polis niet (meer) uitgesloten worden.
• Voor bestaande polissen of bestaande wacht is muteren niet toegestaan, dus kan de polis niet uitgesloten worden.
• Als in de polis of wacht het label 14447 e-ABS uitsluiten eenmaal op Ja staat, kan het niet meer op Nee gezet worden of leeggemaakt.
• Als het label 14447 e-ABS uitsluiten niet in het scherm staat, wordt de polis gekenmerkt als 'niet uitgesloten' en zal gewoon aangeleverd worden.

Alleen in uitzonderlijke gevallen kan een ANVA medewerker het label wel muteren.

Notitie Bij een boeking op een historische polis en bij een schadeboeking wordt in de actuele polis de instelling van label 14447 e-ABS uitsluiten gecontroleerd.

Koppeling voorbereiden in ANVA (e-ABS)

Voor een juiste werking van de koppeling, moeten in ANVA verschillende zaken zijn ingericht.

E-ABS maakt een onderscheid in ‘coderingen’ en ‘entiteiten’. In ANVA moeten de tegenhangers van deze e-ABS coderingen en -entiteiten aanwezig zijn. Voor een instructie bij het vullen van de verschillende tabellen, verwijzen wij u naar het aangegeven pad in de ANVA Help.

Maatschappij aanmerken als e-ABS-maatschappij

In pad BMM kunt u per maatschappij aangeven of de maatschappij in een beursverdeling mag worden opgenomen en of de maatschappij lid is van de VNAB. Dit gebeurt respectievelijk aan de hand van de optie Beursmij. en het veld Lid VNAB / e-ABS, code 3 of 4.

Als een maatschappij géén e-ABS-deelnemer is (code 1 of 2) en u biedt deze maatschappij via een verdeling aan e-ABS aan, dan wordt deze maatschappij niet aangeleverd aan e-ABS. De verdeling wordt wél aangeleverd aan e-ABS, maar dus zonder deze niet-e-ABS maatschappij. Het totaal van de verdeling is in dit geval geen 100%.

Notitie: bij een niet-e-ABS maatschappij dient wel een e-mailadres ingevoerd te worden in pad BMM bij Postadres. Het e-mailadres is te vinden bij de betreffende maatschappij in e-ABS.

Bij het inrichten van de maatschappij is naast het onderscheid e-ABS deelnemer/niet-e-ABS deelnemer het onderscheid VNAB-maatschappij/niet-VNAB-maatschappij relevant. Het is voor de communicatie met e-ABS verplicht om of een afdeling of een medewerker bij een maatschappij door te geven bij een schademelding. Afdelingen en medewerkers van een maatschappij moeten in ANVA worden ingeregeld als betrokkene bij die maatschappij. Een niet-VNAB maatschappij kent alleen medewerkers (in e-ABS termen worden dit ‘contactpersonen’ genoemd).

Pad: BMM

1. Selecteer een maatschappij die deelneemt aan e-ABS.

   

2. Vul het e-mailadres in. Het e-mailadres is een verplicht veld bij de VNAB. Als deze niet gevuld is, komt er een foutmelding.
3. Ga naar het veld Lid VNAB / e-ABS.
4. Afhankelijk van de maatschappij kiest u code die van toepassing is. Doorgaans betreft dit code 3 ‘Lid VNAB, deelnemer e-ABS’ of code 4 ‘Geen lid VNAB, deelnemer e-ABS’.
   Als een maatschappij géén deelnemer van e-ABS is (code 1 of 2), dan gaat de afhandeling uiteraard niet via e-ABS en kunt u de koppeling voor de maatschappij ook niet inrichten.
5. Zet de optie Beursmij. op ‘Ja’.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Afdeling toevoegen (e-ABS)

Afdelingen van een maatschappij moeten in ANVA worden ingeregeld als betrokkene bij die maatschappij. Het is voor de communicatie met e-ABS verplicht om of een afdeling of een medewerker bij een maatschappij door te geven bij een schademelding.

• Voor een niet-VNAB maatschappij heeft het toevoegen van afdelingen ten behoeve van de koppeling geen zin. Deze worden niet opgehaald voor de koppeling en hoeven ook niet met een e-ABS tegenhanger te worden gekoppeld. Er moet wel een medewerker worden toegevoegd, zie Medewerkers toevoegen.
• Als één beursafdeling of één beursmedewerker is opgegeven, wordt deze automatisch bij het aanmaken van een nieuw schadedossier als betrokkene bij de e-ABS maatschappij opgenomen. Als meer dan één beursafdeling of beursmedewerker is opgegeven, dan moet de schadebehandelaar handmatig de desbetreffende betrokkene(n) opgeven in het schadedossier. Daarom adviseren wij u om bij een maatschappij één afdeling of één medewerker vast te leggen. Dit bespaart veel handmatige handelingen bij het invoeren van een schademelding ten behoeve van e-ABS.

Pad: BMM

1. In het venster Maatschappijen selecteert u de e-ABS-maatschappij waarbij een afdeling moet worden opgegeven.
2. Ga naar menu Betr.
3. In het venster Betrokkenen bij maatschappij klik op Nieuw .
4. In het venster Soorten betrokkenen kiest u de betrokkenesoort Afdelingen beursmij (e-ABS).
5. Vul de gegevens van de afdeling in.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Medewerkers toevoegen (e-ABS)

Medewerkers van een maatschappij moeten in ANVA worden ingeregeld als betrokkene bij die maatschappij. Het is voor de communicatie met e-ABS verplicht om of een afdeling of een medewerker bij een maatschappij door te geven bij een schademelding.

• Als één beursafdeling of één beursmedewerker is opgegeven, wordt deze automatisch bij het aanmaken van een nieuw schadedossier als betrokkene bij de e-ABS maatschappij opgenomen. Als meer dan één beursafdeling of beursmedewerker is opgegeven, dan moet de schadebehandelaar handmatig de desbetreffende betrokkene(n) opgeven in het schadedossier. Daarom adviseren wij u om bij een maatschappij één afdeling of één medewerker vast te leggen. Dit bespaart veel handmatige handelingen bij het invoeren van een schademelding ten behoeve van e-ABS.

Pad: BMM

1. In het venster Maatschappijen selecteert u de maatschappij waarbij een medewerker moet worden opgegeven.
2. Ga naar menu Betr.
3. Klik op Nieuw .
4. In het venster Soorten betrokkenen kiest u de betrokkenesoort Medewerkers beursmij (e-ABS).
5. Vul de gegevens van de medewerker in.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Experts invoeren (e-ABS)

Let op In ANVA heeft een expert geen afdelingen of medewerkers. Een expert bij e-ABS kent wél afdelingen en medewerkers. In de praktijk beperkt zich dit meestal tot één afdeling Claims (e-ABS groep Claims). Komen er wél andere afdelingen of medewerkers voor, dan moeten deze in ANVA als aparte experts worden ingevoerd. Bijvoorbeeld expert ‘Janssen Brand’ en een expert ‘Janssen Transport’. Expert Janssen wordt dan meerdere malen ingevoerd. Bij schade moet de juiste worden gekoppeld.

Voor experts die zijn aangesloten bij e-ABS moet bij betrokkenesoort Expertisebureau de juiste koppeling worden gelegd met e-ABS. Als een expert aangesloten is bij e-ABS en als betrokkene wordt opgevoerd in een schadedossier, dan wordt aan deze expert automatisch een uitnodiging verstuurd.

Voor experts die niet zijn aangesloten bij e-ABS, kan uiteraard geen koppeling worden gelegd. Deze niet-gekoppelde experts kunnen echter wel worden aangeleverd aan e-ABS. De gegevens van de expert worden alleen ter informatie meegestuurd, er vindt geen notificatie plaats. Bij het aanmaken van een schade volgt een melding als een niet-gekoppelde expert wordt opgegeven.

Pad: BBE

1. In het venster Soorten betrokkenen kiest u de betrokkenesoort Expertisebureau.
2. In het venster Selectie Expertisebureau klikt u op Nieuw .
3. In het venster Expertisebureau vult u de gegevens van het expertbureau in.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Advocaat invoeren (e-ABS)

Een advocaat kan in Beheer als vaste betrokkene worden ingevoerd en vervolgens worden opgenomen in een schadedossier.

Pad: BBE

1. Selecteer Expertisebureau in het venster Soorten betrokkenen.
2. Klik op Nieuw in het venster Selectie Expertisebureau .
3. Vul de advocaatgegevens in het venster Expertisebureau in.
4. Kies Ja bij het label ADVOCAAT in het onderdeel Ter attentie van.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

ANVA-schermen inrichten (e-ABS)

Ten behoeve van e-ABS is een groot aantal labels aanwezig. Deze hoeven niet per definitie op het relatie- of polisscherm te worden geplaatst. Eventuele labelwaarden die door e-ABS worden teruggegeven kunt u terugvinden in de Afwezige labels. Een vertaling van alle labels in ANVA, die in e-ABS worden gebruikt, vindt u in ‘Vertaling ANVA-labels naar e-ABS-labels’.

Een aantal labels is echter verplicht om in te vullen en moet daarom op de schermen aanwezig zijn:

Relatiescherm (pad BVR)

• Label 01019 Rechtsvorm

Polisscherm (pad BVPV)
Wij adviseren u om op de polisschermen (wellicht een apart tabblad), de volgende ANVA-labels op te nemen:

• 10791 e-ABS policy id
• 10794 e-ABS policy version  
• 10792 e-ABS placement id             
• 10795 e-ABS placement version
• 10797 e-ABS policy version id (van toepassing bij aangeleverde documenten)
• 10796 e-ABS datum aangeleverd
• 10793 e-ABS datum id (startdatum van de dekking)
• 98600 Polisversienummer
• 13211 e-ABS Mutatiesoort
• 13222 e-ABS uniek nr. polisblad
• 13223 e-ABS uniek nr. overige documenten.
• 14423 e-ABS iDOS objectlijstID-1 (voor meerdere lijst-id's: labels 14424 t/m 14427).

Als je werkt met de iDOS koppeling:

• 14822 e-ABS iDOS dossier ID
• 15800 iDOS - Outputtype Klantspecificatie
• 15801 iDOS - TemplateID Klantspecificatie

Optioneel:

• 12364 e-ABS hoofdbranche. Alleen te gebruiken als binnen de hoofdbranches van ANVA de noodzaak is om daarvan af te wijken, dus als er meer dan één e-ABS-hoofdbranche gebruikt wordtbinnen een ANVA-hoofdbranche.
• 14447 e-ABS uitsluiten per polis. Alleen te gebruiken als mogelijk polissen uitgesloten moetn worden bij de (eerste) aanlevering aan de VNAB. Hiervoor dient de optie e-ABS uitsluiten per polis in pad BYSA geactiveerd te zijn. Meer informatie zie Uitsluiten per polis.

Verdelingsscherm (pad AN)

• Label 99022 Leaderindicatie. Per polis moet er minimaal één e-ABS-deelnemende verzekeraar leader zijn. Zie ook de e-ABS-instelling per maatschappij uit de verdeling (pad BMM)

Maatschappijgegevens (pad BMM)

Label 98111 Maatschappij is lid VNAB. Indicatie of het kantoor al dan niet een koppeling heeft met de Vereniging Nederlandse Assurantiebeurs (VNAB).

Afwijkende hoofdbranche inrichten (e-ABS)

Soms kent ANVA één hoofdbranche waar e-ABS er meer kent. Als u voor de communicatie met e-ABS wilt afwijken van de hoofdbranche in ANVA (label 10141 Hoofdbranche), dan kunt u dit doen door gebruik te maken van label 12364 e-ABS hoofdbranche (een vast ANVA-label). Hierin zijn de e-ABS hoofdbranches opgenomen als vaste coderingen, bedoeld voor gebruik van de e-ABS hoofdbranche als vervanging van de hoofdbranche van ANVA. Dit speelt op het moment dat er meer e-ABS-hoofdbranches moeten worden gekoppeld aan één hoofdbranche in ANVA. Bijvoorbeeld: ‘03000 Transport’ in ANVA wordt opgesplitst in ‘Marine Cargo’ en ‘Marine Hull’ in e-ABS.

De volgende handelingen moeten worden uitgevoerd als u gebruik wilt maken van een afwijkende hoofdbranche:

• Label 12364 moet als verplicht label worden opgenomen op de polisschermen waarvoor u een afwijkende hoofdbranche wilt gebruiken.
• Label 12364 kan in deze polisschermen worden gevuld door middel van een collectieve wijziging. Op basis van de combinatie hoofdbranche/branche in de polis kunt u via een collectieve wijziging label 12364 laten vullen met de juiste codering van label 12364.
• Via pad BOVEB koppelt u de coderingen van label 12364 aan een hoofdbranches uit e-ABS. Zie Hoofdbranche.

Formulieren aanmerken als e-ABS document

Per formulier(soort) geeft u aan of deze automatisch naar e-ABS moet worden verstuurd. Als u dit inregelt, dan wordt het formulier op het moment van afroep klaargezet om naar e-ABS te worden verstuurd.

Notitie Vanuit het schadedossier in ANVA kunnen dossieritems worden verstuurd naar e-ABS. Deze werking staat los van de inrichting die hier wordt beschreven. Zie Documenten naar e-ABS versturen vanuit schadedossier voor een instructie van het versturen van documenten aan e-ABS.

Pad: BFVS en BFVF

1. Ga naar de Basisgegevens van het (Word)formulier.
2. Klik op de knop Defaultwaarden in de Basisgegevens.
3. Zet de optie Document naar e-ABS op Ja.

   Let op Als de switch Document naar e-ABS op Ja staat, dan wordt bij aanlevering aan e-ABS het document op de achtergrond geconverteerd naar PDF en wordt er een uniek documentnummer aan toegekend. Indien u in het formulier gebruikmaakt van printerstuurcodes buiten de marge (bijvoorbeeld ten behoeve van PlanetPress), dan dient u dit ook aan te passen in de PDF-instellingen. Dit kunt u doen door bij de betreffende stuurcode in pad BFPC (printcommando openen - knop Instellingen tbv PDF), de Positie horizontaal te vullen met een waarde van 300mm.

   

4. Klik op OK.

Labels op formulieren en schermen plaatsen ten behoeve van e-ABS

Documenten die je naar e-ABS verstuurt, moet je voorzien van een uniek nummer dat door e-ABS wordt uitgegeven. Voor dat doel zijn in ANVA twee labels beschikbaar die je in jouw formulieren en polisschermen moet opnemen.

• Label 13222 e-ABS uniek nr. polisblad: voor het unieke nummer op een polisblad.
• Label 13223 e-ABS uniek nr. overige documenten: voor het unieke nummer op overige documenten.

Documenten voor e-ABS die je in ANVA aanmaakt, krijgen vlak voor de slotacties automatisch een uniek nummer, zowel in nieuwe polissen als bij mutaties.

Let op Documenten die je buiten ANVA samenstelt (bijvoorbeeld in MS Word), moet je zelf handmatig voorzien van het unieke nummer. Door de labels 13222 en 13223 op uw polisscherm te plaatsen (pad BVP..), kan je direct zien welk nummer door e-ABS bepaald is. Let erop dat je het juiste nummer overneemt, dus het nummer uit label 13222 voor een polisblad en het nummer uit label 13223 voor overige documenten. In de polis kan je de nummers eenvoudig kopiëren via menu Acties - Kopie e-ABS uniek nr voor gebruik buiten ANVA. Voorwaarde hiervoor is, dat de gratis module 'E-abs nummers kopiëren geactiveerd is (pad BYSA, deel 7). Neem hiervoor contact op met de Customer Support van ANVA.

Pad: BFVF

Zie Beheer formulieren voor meer informatie over het plaatsen van labels op formulieren.

Vervolgacties bij een beurspolis in de wacht (e-ABS)

Via de onderstaande inrichtingsstappen komen bij de Vervolgacties de volgende opties beschikbaar:

• Automatisch rekenen in de wacht.
• Polisblad.

Pad: BYSS, BMM, BFVF, BVPV

1. Zet in pad BYSS, stuurcodes deel IV de optie Beursboeking in de wacht toegestaan op Ja.
2. Ga naar pad BMM en selecteer de verdeelmaatschappij.
3. Ga naar menu Form. - Volmacht.
4. Zet in het venster Volmachtgegevens de optie Beursboeking in de wacht mogelijk op Ja.

   

   Om de optie Polisblad beschikbaar te maken in de Vervolgacties:

5. Ga naar pad BFVF en selecteer het formulier dat u wilt opnemen in de polis.
6. Ga naar menu Formulier - Basisgegevens.
7. Zet de optie Document naar e-ABS op Ja.

   

8. Ga naar pad BVPV en neem de volgende labels in het polisscherm op (labels 10194 Polisblad formuliersoort en 10195 Polisblad formuliernummer). De formuliersoort en het formulier kunt nu u via de polis (pad: A) opnemen.