Werken met e-ABS Claims

Let op In deze beschrijving worden alleen de afwijkingen van de standaardmanier van schade-afhandeling beschreven. Meer informatie over schades vind je in het onderdeel 'Schade'.

Een schade op een VNAB-post wordt altijd aangemeld in e-ABS. Maatschappijen die lid zijn van de VNAB en deelnemen aan e-ABS ontvangen automatisch bericht van e-ABS. De overige maatschappijen moeten alsnog door middel van een brief (of e-mail) op de hoogte worden gehouden van schademeldingen.

De stappen ‘Kennisgeving aan maatschappij’ bij het opgeven van een nieuwe schade en ‘Schaderekening ter goedkeuring aanbieden aan de leader’ bij het opgeven van een schadeboeking in de wacht, bestaan in ANVA standaard uit een papieren brief (of e-mail) die handmatig aan de maatschappij moet worden verstuurd. In de koppeling met e-ABS is deze papieren brief vervangen door het versturen van een bericht aan e-ABS. Op deze wijze wordt het elektronisch dossier in e-ABS gevuld vanuit ANVA.

De manier waarop schades worden afgehandeld binnen de koppeling met e-ABS is in principe gelijk aan de standaardmanier van schade-afhandeling in ANVA. Het verschil is dat op bepaalde momenten berichten worden verstuurd en ontvangen van e-ABS. De schade-opdrachten worden direct (realtime) verzonden naar e-ABS. De gebruiker ontvangt ook direct een response.

Het gaat om de volgende schade-opdrachten:

• Claim Notify
• Claim Update
• Claim Settlement
• Uitnodigen experts
• Close Claim
• Reopen Claim

Sessieverslagen

Als er problemen zijn met het verzenden van een schade-opdracht, komt daarvan een melding in het scherm. Via menu Acties - Controles kunnen eventuele foutieve berichten na herstel opnieuw aangeboden worden.

In het schadedossier kan je via menu Dossier - Sessieverslagen het resultaat van de aanlevering van schade-opdrachten zien. In het sessieverslag worden de succesvolle aanleveringen en ook de eventuele foutmeldingen getoond. De sessieverslagen zijn beschikbaar voor de volgende functies:

• Schademelding (Claim Notify)
• Claim Update
• Schaderekening (Claim Settlement)
• Sluiten schadedossier (Close Claim)
• Heropenen schadedossier (Reopen Claim)
• Info schaderekening e-ABS
• Documenten uit e-ABS

Schademelding aanmaken

Met de schade-opdracht Claim Notify wordt een nieuwe schade aangemeld bij e-ABS.

Bij het aanmaken van een schade in ANVA is het belangrijk dat je de juiste polisversie selecteert. De schadedatum moet namelijk binnen de dekkingsperiode van de polis liggen. De dekkingsperiode is de periode lopend vanaf de startdatum tot de einddatum van de polis. Tevens moet de polisversie bekend zijn bij e-ABS. Dit laatste zie je aan de melding (zie voorbeeldscherm) die verschijnt als je een polisversie selecteert.

Pad: S

Voordat je een schademelding kunt aanmaken, moet je eerst de juiste polisversie kiezen in het venster Historie.

Notitie als de schadedatum binnen 30 dagen ligt, wordt niet standaard de laatste polisversie gekozen. Er wordt eerst gecontroleerd of de versie geschikt is om een schade op aan te melden. Als de polis bijvoorbeeld nog niet aangemeld is bij e-ABS, volgt een melding.

Dit venster verschijnt automatisch als de schadedatum bij een historische polisversie hoort. In de eerste twee kolommen zie je de dekkingsperiode van de polisversie:

Onderin het scherm wordt per polisversie extra informatie getoond om de juiste historische versie te kunnen kiezen:

• Met een rood, geel of groen bolletje (stoplicht) is direct zichtbaar of de polisversie geselecteerd kan worden. Er staat een opmerking bij waarom deze wel of niet geselecteerd kan worden.
• Informatie over Placement-ID, Placement versie en aanleverdatum Hiermee zie je of deze polisversie al bekend is bij e-Abs. Je ziet hier o.a. als de polis of relatie is gemuteerd en nog niet is gesynchroniseerd met e-ABS. Je moet de polis dan eerst synchroniseren via pad BOVEA.

Bij het aanmaken van een nieuw schadedossier komt ANVA in het venster Constateringen met een aantal extra meldingen ten opzichte van ANVA zonder e-ABS koppeling. Je kan deze meldingen nader bekijken door erop te dubbelklikken. Deze meldingen zijn ter informatie.

• Een van de meldingen is standaard: ‘Er zijn nog ontbrekende gegevens tbv e-ABS’. Bij het aanmaken van het schadedossier wordt meteen gecontroleerd of alle gegevens voor het melden van de schade aanwezig zijn. Uiteraard zijn deze gegevens bij het aanmaken van het schadedossier nog niet gevuld. Zodra alle ontbrekende gegevens wel zijn gevuld, wordt het schadedossier verstuurd naar e-ABS.

  Let op Raadpleeg voor het sluiten van een schadedossier altijd eerst de meldingen via menu Acties - Controles. De Engelstalige constateringen zijn afkomstig uit e-ABS.

Notitie Als de verdeling een poolverdeling heeft, dan wordt het pool-ID overgenomen in de polisversie als een schadedossier wordt opgemaakt. Bij de aanlevering van de schade aan de e-ABS wordt ook het pool-ID meegestuurd.

Veelgestelde vragen

Policy holder ID hoort niet bij placement

Schadegegevens invullen

Voor de communicatie met e-ABS zijn de volgende velden verplicht:

• Schadesoort
• Schadelocatie
• Memo oorzaak
• Afhandelingsbevoegd.

Bij bepaalde wijzigingen in e-ABS gerelateerde labels in een schade-dossier, wordt automatisch een Claim Update verstuurd. Een Claim Update wordt uitsluitend verstuurd als één (of meerdere) van onderstaande gegevens wijzigt:

• Schadedatum
• Schadesoort
• Schade locatie
• Schade-afhandelingsbevoegd
• Memo oorzaak
• Het totaalbedrag reservering

Als Claim Update verzonden wordt komt er een melding in het scherm. Een voorbeeld van zo’n melding:

Pad: S

1. In het schadedossier ga je naar menu Schadegegevens - Algemeen.

   

2. Vul de schadegegevens zo volledig mogelijk in. De velden Schadesoort, Schadelocatie en Memo oorzaak moeten verplicht worden ingevuld voor de communicatie naar e-ABS.

   Notitie Als je een schadedossier nog niet wilt versturen naar e-ABS, kan je bijvoorbeeld het veld Schadelocatie leeg laten, zodat sprake is van een ontbrekend gegeven.

3. Met de optie Afh. bevoegd geef je aan of je al dan niet een volmacht van de maatschappij hebt om de volledige schade af te handelen.
   • Afhandelingsbevoegd is ‘Ja’: boeken met boekingsoort 9. of boeken met boekingssoort 8 (niet aanleveren aan e-ABS).
   • Afhandelingsbevoegd is ‘Nee’: boeken met boekingsoort 5.

   Als een schaderekening wordt opgemaakt en er volgt later nog een boeking, dan wordt een tweede schaderekening opgemaakt.

   Het verschil tussen een afhandelingsbevoegde schade en een niet-afhandelingsbevoegde schade is dat bij de eerste soort alle definitieve boekingen worden aangeleverd en dat bij de tweede soort alle wachtboekingen worden aangeleverd.

    

Betrokkenen bij de maatschappij invoeren

Bij het ingeven van een nieuwe schade op een beurspolis (VNAB-gekoppeld) worden de maatschappijen uit de verdeling als betrokkene opgeslagen. Ook als een maatschappij uit de verdeling niet bij e-ABS is aangesloten wordt deze automatisch als betrokkene aangemaakt.

Bij een maatschappij zijn afdelingen en medewerkers als betrokkenen in Beheer opgegeven (pad BMM – Betrokkene). Het is verplicht om een afdeling of medewerker bij een maatschappij op te geven bij een schademelding aan e-ABS. Bij het aanmaken van een schadedossier dat aan e-ABS is gerelateerd, worden per e-ABS maatschappij de betrokken beursafdeling of beursmedewerker als betrokkenen aangemaakt als bij de e-ABS maatschappij één beursafdeling of beursmedewerker aanwezig is. Als er meer dan één beursafdeling en/of beursmedewerker aanwezig is, dan moet je handmatig de desbetreffende betrokkene opgeven.

Pad: S

1. Open de schade.
2. Ga naar menu Betrokkenen.
3. In het overzicht van alle in het schadedossier opgenomen betrokkenen selecteer je de maatschappij waarop je de betrokkene wilt invoeren.
4. Ga naar menu Betrokkenen - Betrokkenen opgeven.
5. In het venster Selecteer betrokkene maatschappij selecteer je de gewenste afdeling of medewerker.

   De volgende melding verschijnt:

   'Omdat deze schade e-ABS gerelateerd is, wordt
   deze betrokkene direct gekoppeld aan de schade.
   Hierdoor zijn de gegevens van deze betrokkene in
   deze schade niet meer te muteren.
   Akkoord?'

6. Kies je voor Nee, dan wordt de betrokkene niet gekoppeld. Kies je voor Ja dan wordt de betrokkene gekoppeld. Zoals de melding aangeeft kunnen deze betrokkenegegevens niet meer worden gewijzigd.
7. Klik op Afsluiten .

   De gekozen afdeling of medewerker is nu ingevoerd.

8. Voeg bij alle e-ABS maatschappijen een afdeling of medewerker toe als dit nog niet het geval is.

Expert als betrokkene opgeven

Volg onderstaand stappenplan om een expert als betrokkene bij een schade op te geven.

Pad: S

1. Open de schade.
2. Ga naar menu Betrokkenen.
3. In het overzicht van alle in het schadedossier opgenomen betrokkenen selecteer je het niveau van de verzekeringnemer.
4. Kies Betrokkene - Betrokkene opgeven.
5. Kies de betrokkenesoort Expertisebureaus.
6. In het venster Expertisebureau selecteer je de gewenste expert. (In pad BBE voer je een nieuwe expert in. Zie 'Experts invoeren'.)

   De onderstaande melding verschijnt:

   'Omdat deze schade e-ABS gerelateerd is, wordt
   deze betrokkene direct gekoppeld aan de schade.
   Hierdoor zijn de gegevens van deze betrokkene in
   deze schade niet meer te muteren.
   Akkoord?'

7. Kies Ja om de expert te koppelen aan de schade. De NAW-gegevens van de expert worden overgenomen zoals ingevoerd in pad BBE. Deze gegevens kunnen niet worden gewijzigd op het niveau van de schade. Kies Nee om de expert niet te koppelen aan de schade.
8. Klik op Afsluiten .

   De expert is als betrokkene toegevoegd aan het overzicht.

9. Klik op Afsluiten . Je keert terug naar het scherm met de algemene schadegegevens.

• Als een expert aangesloten is bij e-ABS en als betrokkene wordt opgevoerd in een schadedossier, dan wordt aan deze expert automatisch een uitnodiging verstuurd. Als de expert aan de tegenpartij is gekoppeld, wordt aan de schadebehandelaar gevraagd of de expert uitgenodigd moet worden. De volgorde van de gekoppelde experts is niet van belang. Aan een expert die niet aangesloten is bij e-ABS, wordt geen uitnodiging verstuurd.
  Voorwaarde voor een uitnodiging is, dat het telefoonnummer van de verzekeringnemer in de polisgegevens ingevuld moet zijn. Het invoeren van het telefoonnummer kan snel via menu Betrokkenen. Selecteer de verzekeringnemer om het telefoonnummer toe te voegen.
• Als je een expert als betrokkene opgeeft bij een schade die al eerder naar e-ABS is verzonden, verschijnt bij het verlaten van het schadedossier de onderstaande vraag. Ongeacht het antwoord op deze vraag wordt een claim-update afgedwongen:
• 'Deze schade is al eerder naar e-ABS verzonden.
  Wilt u dat er een claim-update van
  deze wijziging naar e-ABS wordt verstuurd?'
• Als je een boeking op een bij e-ABS aangesloten expert wilt doen, dan doe je dit via menu 'Financieel - Boeking betrokkene' via het veld Expertisekosten. Als je een boeking wilt doen op een expert die niet bij e-ABS is aangesloten, dan doe je die via menu 'Financieel - Boeking betrokkene' via het veld Diverse kosten.

Advocaat als betrokkene opgeven

Volg onderstaand stappenplan om een advocaat als betrokkene bij een schade op te geven.

Pad: S

1. Open de schade.
2. Ga naar menu Betrokkenen.
3. In het overzicht van alle in het schadedossier opgenomen betrokkenen selecteer je het niveau van de Verzekeringnemer.
4. Ga naar menu Betrokkenen - Betrokkene opgeven.
5. Kies de betrokkenesoort Advocaten.
6. In het venster Advocaten selecteer je de gewenste betrokkene. (In pad BBE voer je een nieuwe advocaat in. Zie hoofdstuk: 'Advocaten invoeren' in de handleiding 'e-ABS koppeling - Inrichting'.)

   De onderstaande melding verschijnt.

   'Omdat deze schade e-ABS gerelateerd is, wordt
   deze betrokkene direct gekoppeld aan de schade.
   Hierdoor zijn de gegevens van deze betrokkene in
   deze schade niet meer te muteren.
   Akkoord?'

7. Kies Ja om de betrokkene te koppelen aan de schade. De NAW-gegevens van de betrokkene worden overgenomen zoals ingevoerd in pad BBE. Deze gegevens kunnen niet worden gewijzigd op het niveau van de schade. Kies Nee om de betrokkene niet te koppelen aan de schade.
8. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   De advocaat is als betrokkene toegevoegd aan het overzicht.

9. Klik op Afsluiten . Je keert terug naar het scherm met de algemene schadegegevens.

   Let op Een boeking op een advocaat doe je via Financieel - Boeking betrokkene via het veld Expertisekosten. De advocaatkosten worden vervolgens in het veld Advocaat geplaatst op de schaderekening die verstuurd wordt naar e-ABS.

Boeken verhaald schadebedrag

Via pad SB kunnen verhaalboekingen worden aangemaakt. Bij het aanmaken van een verhaalboeking kan je kiezen uit verschillende schadecodes:

Volg onderstaand stappenplan om een verhaalboeking aan te maken.

Pad: SB

1. Roep een algemeen schadeoverzicht op zoals beschreven in Algemene schadegegevens oproepen.
2. Ga naar menu Financieel - Verhaald betrokkene.
3. Selecteer de betrokkene van wie je het verhaalde schadebedrag hebt ontvangen (meestal de maatschappij van de tegenpartij).
4. In het venster Verhaald betrokkene vul je het veld Schadecode in.
5. Vul de gegevens van de verhaalboeking in.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Melding van schade aan de assuradeuren

De melding van schade aan de assuradeuren komt binnen de koppeling met e-ABS automatisch nadat een schadereservering is aangemaakt.

Pad: S

1. Maak een reservering via menu Financieel - Reservering.
2. Als het een regresschade betreft vul je in het veld Reserveringscode de waarde ‘RGRS Regresschade’ in. In e-ABS wordt dan overgenomen dat het een Regresschade betreft.
3. Klik op Afsluiten .
4. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
5. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Schademelding.

Schaderekening maken

Bij een schade komt het voor dat verschillende partijen moeten worden uitbetaald (verzekerde, experts etc.). Voor de maatschappijen moet per betrokkene één rekening worden opgemaakt. Deze rekening wordt ter goedkeuring naar de maatschappij gestuurd. De schaderekening wordt via e-ABS verstuurd.

Pad: S

1. Maak een boeking aan via menu Financieel – Boeking verz. Nemer of Boeking betrokkene.
2. Volg de overige stappen voor het aanmaken van een schadeboeking (zie: Schadeboeking aanmaken).

   Notitie Als je de boeking niet aan e-ABS wilt aanleveren, kies je bij Schadecode voor code 8 - Schade uitbetaling niet naar e-ABS.

   De melding van schade aan de assuradeuren wordt automatisch afgeroepen als een reservering wordt gemaakt.

3. Bij het verlaten van het schadedossier verschijnt de vraag: ‘Wilt u een rekening van schade aanmaken? De schaderekening wordt naar e-ABS verstuurd. Je kan evt. formulieren aanmaken’.
   • Als je Ja kiest, wordt de schaderekening aangemaakt en naar e-ABS verzonden. Via e-ABS wordt een settlement-ID aangemaakt.
   • Als je Nee kiest, wordt de schaderekening nog niet aangemaakt. Dit geeft de mogelijkheid om meerdere boekingen op dezelfde schaderekening te plaatsen. De schaderekening wordt nog niet naar e-ABS verzonden, dus er wordt ook nog geen settlement-ID aangemaakt.

     Notitie: Alleen een boeking gemaakt op betrokkensoort Expert wordt als schaderekening aangeboden aan e-Abs. Boekingen op andere betrokkenensoorten worden niet verstuurd naar e-Abs.

Wat als er later nog een boeking volgt?
Als een schaderekening wordt opgemaakt en er volgt later nog een boeking, dan wordt een aanvullende schaderekening opgemaakt. Het resultaat is dan dus twee schaderekeningen. Het verschil tussen een afhandelingsbevoegde schade en een niet-afhandelingsbevoegde schade is dat bij de eerste soort alle definitieve boekingen worden aangeleverd en dat bij de tweede soort alle wachtboekingen worden aangeleverd.

Wachtboeking wijzigen
Je kan wachtboekingen niet wijzigen. Wil je een wachtboeking ongedaan maken, dan kan je deze laten wegvallen door een nieuwe wachtboeking aan te maken met een negatief saldo.

Bedragen van een schadeboeking aanpassen
De bedragen van een schadeboeking in de wacht mogen niet worden aangepast. Ook als de boeking definitief gemaakt wordt, is het aanpassen van de bedragen niet toegestaan. Teneinde een boeking te laten vervallen, is het wel toegestaan om bij een boeking alle bedragen op nul te stellen. Dat is echter alleen toegestaan als de wachtboeking wordt omgezet naar een definitieve boeking.

Een boeking op een expert
Een boeking voor een bij e-ABS aangesloten expert doe je via menu 'Financieel - Boeking betrokkene' via het veld 'Expertisekosten'. Als je een boeking wilt doen op een expert die niet bij e-ABS is aangesloten, dan doe je die via menu 'Financieel - Boeking betrokkene' via het veld 'Diverse kosten'. De schaderekening kan alleen worden verstuurd indien de expert de uitnodiging in e-ABS heeft geaccepteerd, als dit niet het geval is wordt van het tegenhouden van de schaderekening melding gemaakt via menu 'Acties - Controles'.

Een boeking op een advocaat
Dit doe je via menu 'Financieel - Boeking betrokkene' via het veld 'Expertisekosten'. De advocaatkosten worden vervolgens in het veld 'Advocaat' geplaatst op de schaderekening die verstuurd wordt naar e-ABS.

Status schaderekening opvragen

De status van de schaderekening kan je in de betreffende schade opvragen volgens onderstaand stappenplan.

Pad: S

1. Ga naar menu Info - Schaderekening e-ABS.
2. Na het ophalen van de status verschijnt een melding.
   • Als de schaderekening nog niet naar e-ABS is verzonden, verschijnt de melding dat er nog geen settlementId bekend is.
   • Als de schaderekening wel naar e-ABS is verzonden, verschijnt een melding met de datum en het tijdstip waarop de schaderekening naar e-ABS is verzonden.

     'Info e-ABS Schaderekening status.
     De laatste bekende status is:
     settlement.type.name.approved
     De schaderekening is naar e-ABS verzonden
     op datum: dd-mm-jjjj tijd: uu:mm:ss.'

3. Ook wordt het opvragen van de schaderekening toegevoegd aan het dossier. Deze dossierregel kan je raadplegen via menu Dossier - Volledig dossier.

Documenten naar e-ABS versturen vanuit schadedossier

ANVA-dossieritems kunnen vanuit een schade worden verstuurd naar e-ABS.

Notitie De maximale documentgrootte die naar e-ABS verzonden kan worden is op dit moment 35MB. Dit is een restrictie van e-ABS waarop ANVA geen invloed heeft.

Pad: S

1. Ga vanuit de schade naar menu Dossier – Volledig dossier.
2. Selecteer het document dat je wilt versturen.
3. Selecteer menu Naar e-ABS.
   
   
   • Het document wordt klaargezet om naar e-ABS te versturen. Op dat moment verandert de menukeuze in Niet naar e-ABS. Door dit menu te kiezen zorg je ervoor dat het document niet wordt verstuurd naar e-ABS.
   • De aanduiding Nog naar e-ABS wordt toegevoegd aan de dossierregel. Na het verzenden wijzigt dit in: e-ABS verstuurd.
4. Op het moment dat je het dossier verlaat, worden de dossieritems naar e-ABS verstuurd. Een melding verschijnt dat er nog niet-verzonden berichten zijn.
   • De status hiervan kan je nakijken via menu Acties - Controles.
   • Als er geen foutmelding verschijnt, maar het bericht toch niet verzonden wordt, kan het zijn dat e-ABS geblokkeerd is. Je kan dit eenvoudig oplossen via pad BOVEV: Gebruiker vrijgeven.
   • Als er geen foutmelding verschijnt, maar het bericht toch niet verzonden is/niet bij e-ABS aankomt, is het ook mogelijk dat het document te groot was. Documenten kleiner dan 35MB vormen in het algemeen geen probleem.

Documenten ophalen uit e-ABS vanuit een schadedossier

Als een schade in e-ABS geaccepteerd ('approved') is, kan je documenten die vanuit e-ABS gekoppeld zijn in ANVA ophalen.

Pad: S

1. Open de schade.
2. Ga naar menu Acties - Documenten uit e-ABS.
3. Selecteer de documenten die je wilt ophalen. Je kan ook één , een reeks of alle documenten selecteren.
4. Klik op Start .

   Je vindt de documenten terug onder menu Dossier - Volledig dossier.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik menu 'Documenten uit e-ABS' niet?

Schadedossier heropenen

Door in ANVA een schadedossier te heropenen, wordt deze ook in e-ABS opnieuw geopend.

Pad: S

1. Ga in het schadedossier naar menu Financieel - Gereed melden.
2. Maak de datumvelden leeg. Het schadedossier is heropend.

   Bij het afsluiten van het schadedossier maakt ANVA contact met e-ABS om het dossier ook daar te openen.

   Als er problemen mee zijn (bijvoorbeeld geen verbinding) krijg je daar een melding van.

Via menu Acties - Controles zie je terug dat het schadedossier heropend is. Zie ook het hoofdstuk: 'Raadplegen ontvangen berichten'.