ANVA Mail 2.0 - Werken met

Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken .

Inleiding werken met ANVA Mail 2.0

Voor een efficiënte communicatie en behandeling van dossiers, is het van belang dat e-mailcommunicatie in het relatie-, contract-, schade-, maatschappij- of agentdossier wordt opgeslagen en beschikbaar is voor alle medewerkers van uw kantoor die zich met het betreffende dossier bezighouden.

Met ANVA Mail 2.0 kunt u:

• Alle in MS Outlook aanwezige berichten insturen in ANVA, met uitzondering van leesbevestigingen en RSS-items. U kunt met ANVA Mail 2.0 bijvoorbeeld ontvangen e-mailberichten direct vanuit MS Outlook toevoegen aan het relatie-, contract-, schade-, maatschappij- of agentdossier in ANVA.
• Een e-mailbericht als taak in de werklijst van een medewerker insturen in ANVA.
• ANVA-formulieren via MS Outlook versturen als bodytext en automatisch indexeren in het ANVA-dossier.
• ANVA-formulieren als PDF-bijlage mailen.
• Bulkmail versturen vanuit pad DAO en DAP.
• DDi-documenten als bijlage mailen. Zie ook de handleiding 'ANVA DDi'.
• Bestanden voor externen aanleveren:
  • Volmachtgegevens naar de maatschappij.
  • NVGA-model 2010.

  Zie het hoofdstuk: 'Bestanden voor externen' in de handleiding Diverse.

• Berichten van SCS Schademelding automatisch ophalen en insturen in de werklijst. Zie de handleiding 'SCS Schademelding voor verzekerden' in de ANVA Help.
• Dispatch-gegevens aanleveren. Zie de handleiding: 'Dispatch-koppeling'.

Eenmaal binnen een dossier aanwezige e-mailberichten kunnen via MS Outlook worden beantwoord. Het antwoord wordt als dossier-item opgeslagen. De opslag van e-mailberichten in ANVA vindt plaats in de Document Store.

Voor ANVA Mail 2.0 zijn de onderstaande handleidingen beschikbaar:

• ANVA Mail 2.0 - Inrichten
• ANVA Mail 2.0 - Werken met
• ANVA Mail 2.0 - Veelgestelde vragen
• ANVA Mail 2.0 - Betekenis SMTP-foutcodes

E-mailberichten lezen met ANVA Mail 2.0

Vanuit de werklijst of het dossier kan een ontvangen e-mailbericht worden geopend door deze te selecteren. In de werklijst worden standaard alle werklijstitems getoond (dus inclusief agenda's, taken etc.).

Pad: GW

1. Ga in het venster Werklijst - overzicht niet afgehandelde werklijst items naar menu Filter.
2. In het venster Filter werklijst items deselecteert u in het vensteronderdeel Soort alle werklijstitemsoorten behalve E-mail en klikt u op OK.
3. In het venster Werklijst - overzicht niet afgehandelde werklijst items staan nu uitsluitend e-mailberichten.
4. U opent een e-mailbericht door erop te dubbelklikken.
5. Als het een ANVA Mail 2.0 e-mailbericht betreft, wordt het e-mailbericht in MS Outlook geopend.

   Zie E-mailbericht beantwoorden vanuit dossier voor meer informatie over het beantwoorden van een ANVA Mail 2.0 e-mailbericht.

E-mailbericht in ANVA-dossier insturen

Volg onderstaand stappenplan om een e-mailbericht te koppelen aan een ANVA-dossier. Ook lees- en ontvangstbevestigingen kunnen op deze manier ingestuurd en gekoppeld worden.

MS Outlook

1. Selecteer of open in MS Outlook het e-mailbericht dat u wilt koppelen aan een ANVA-dossier.
2. Klik op Insturen in ANVA.

   

3. Vul in het venster Inloggen in ANVA uw ANVA gebruikersnaam en wachtwoord in. Kies vervolgens het Bedrijf waarop u wilt inloggen. Het venster Inloggen in ANVA verschijnt alleen wanneer u in een MS Outlook-sessie nog niet eerder bent ingelogd in ANVA. Als u al bent ingelogd, gaat u verder bij stap 5.

   Notitie Afhankelijk van de inrichting is het ook mogelijk om hier door te klikken zonder wachtwoord. Zie 'Automatisch inloggen met de ANVA Outlook Add-in' .

   Notitie De waarden in het keuzemenu van het veld Bedrijf zijn afhankelijk van de ANVA Business Servers die zijn toegevoegd aan het veld ANVA Services in het venster Instellingen ANVA Mail en de op die servers aangemelde bedrijven. Zie 'Na installatie: IP adres/poortnummer Outlook Add-in aanpassen' .

   

4. Klik op OK.
5. Vul het veld Onderwerp in. Default wordt het onderwerp van het in te sturen e-mailbericht ingevuld.
6. Vink Koppelen aan om het e-mailbericht te koppelen aan een dossier. Het is mogelijk om tegelijkertijd het e-mailbericht als taak in de werklijst van een medewerker in te sturen. Zie 'E-mailbericht als taak in werklijst insturen' voor meer informatie.

   

   Notitie Klik op de link Ander bedrijf? om terug te keren naar het venster Inloggen in ANVA.

7. Klik op Zoeken om het dossier te selecteren waarbij het e-mailbericht geïndexeerd moet worden. Het venster Dossier Zoeken verschijnt.

   

8. Vul de zoekcriteria in. De beschikbare velden, waarin u zoekcriteria op kunt geven, zijn afhankelijk van de gekozen waarde in het veld Dossier Soort. De gekozen waarde wordt bewaard voor een volgende sessie.

   Met de optie E-mailadres kan op basis van het opgegeven e-mailadres worden gezocht. De (de-)activatie van deze optie wordt bewaard voor een volgende sessie.

   Met de optie Inclusief vervallen kan op vervallen relaties worden gezocht. Alleen op basis van het relatienummer kan op vervallen relaties worden gezocht.

   Dossier Soort	Zoeken
   Relatie	U kunt zoeken op criteria in de velden Naam, E-mailadres, Relatienr, Plaats en/of Postcode.
   Contract	U kunt zoeken op criteria in de velden Naam, E-mailadres, Relatienr, Plaats, Postcode, Volgnr, Contractnr en/of Kenteken.
   Schade	U kunt zoeken op criteria in de velden Naam, E-mailadres, Relatienr, Plaats, Postcode, Volgnr, Contractnr, Kenteken en/of Schadenr.
   Maatschappij	U kunt zoeken op criteria in de velden Code, Naam en/of E-mailadres.
   Agent	U kunt zoeken op criteria in de velden Code, Naam en/of E-mailadres.

   Notitie Om een naam met een accent te vinden, kunt in zoekcriteria gebruikmaken van jokertekens, zoals * en ?, bijvoorbeeld op de plaats van letters met diakritische tekens.
   Bijvoorbeeld: om de naam Zömeren te vinden, kunt u op Z*meren of Z?meren zoeken.
   Echter, het eerste karakter van een zoekcriterium mag geen jokerteken zijn.
   Bijvoorbeeld: Om de naam Çakir te vinden, moet u ook daadwerkelijk op Çakir zoeken.
   Een zoekopdracht levert maximaal 100 resultaten op, vul in dat geval de zoekcriteria aan om een nauwkeuriger resultaat op te leveren.

9. Klik op Zoeken om een zoekopdracht uit te voeren op basis van de opgegeven criteria. Linksonder in het venster wordt weergegeven hoeveel resultaten zijn gevonden.

   

10. Selecteer het gewenste dossier en klik op OK. U keert terug naar het venster Insturen in ANVA.
11. Eventueel kiest u met de keuzelijst Segment het dossiersegment waarin het e-mailbericht moet worden geïndexeerd. U kunt hierbij kiezen uit de dossiersegmenten die ingeregeld zijn bij label 98509 Dossiersegment. Zie 'Segmenteren dossier' voor meer informatie.
12. Alleen mogelijk in een relatiedossier (dus niet bij een polis of schade) én als er nog geen e-mailadres aanwezig is: vink de optie E-mailadres opslaan bij relatie (<e-mailadres relatie>) aan, als u het e-mailadres van een inkomend of uitgaand bericht op wilt slaan in de relatiegegevens.
13. Klik op Insturen. Het e-mailbericht wordt in ANVA geïndexeerd in het geselecteerde dossiersegment van de betreffende relatie.

    Let op Het e-mailbericht krijgt in het Volledig dossier de originele ontvangstdatum mee. In de Werklijst ziet u de datum waarop het bericht in ingestuurd.

    Na afloop verschijnt de onderstaande melding.

    

    Als het insturen correct is verlopen, wordt het e-mailbericht in MS Outlook in de map ‘Verwijderde items’ geplaatst.

E-mailbericht als taak in werklijst insturen

Volg onderstaand stappenplan om een e-mailbericht als taak in de werklijst van een medewerker in te sturen. Ook lees- en ontvangstbevestigingen kunnen op deze manier ingestuurd worden.

MS Outlook

1. Selecteer of open in MS Outlook het e-mailbericht dat u als taak in de werklijst van een medewerker wilt insturen in ANVA.
2. Klik op de knop Insturen in ANVA.

   

3. Vul in het venster Inloggen in ANVA uw ANVA gebruikersnaam en wachtwoord in. Kies vervolgens het Bedrijf waarop u wilt inloggen. Het venster Inloggen in ANVA verschijnt alleen wanneer u in een MS Outlook-sessie nog niet eerder bent ingelogd in ANVA. Als u al bent ingelogd, gaat u verder bij stap 5.

   Notitie Afhankelijk van de inrichting is het ook mogelijk om hier door te klikken zonder wachtwoord. Zie 'Automatisch inloggen met de ANVA Outlook Add-in' .

   Notitie De waarden in het keuzemenu van het veld Bedrijf zijn afhankelijk van de ANVA Business Servers die zijn toegevoegd aan het veld ANVA Services in het venster Instellingen ANVA Mail en de op die servers aangemelde bedrijven. Zie 'Na installatie: IP adres/poortnummer Outlook Add-in aanpassen' .

   

4. Klik op OK.
5. Vul het veld Onderwerp in. Default wordt het onderwerp van het in te sturen e-mailbericht ingevuld. De tekst mag maar 35 tekens lang zijn. De reden hiervoor is dat in de omschrijving in het ANVA-dossier ook slechts ruimte is voor 35 tekens.
6. Vink Werklijst aan om een e-mailbericht als taak in de werklijst in te sturen.
7. Vink Koppelen aan als u tegelijkertijd het e-mailbericht wilt indexeren bij een dossier. Vink Koppelen uit als u het e-mailbericht alleen als taak in de werklijst wilt insturen. Zie 'E-mailbericht in ANVA-dossier insturen' voor meer informatie over het indexeren van een e-mailbericht.

   

   Notitie Klik op de link Ander bedrijf? om terug te keren naar het venster Inloggen in ANVA.

8. Vul de onderstaande velden in. De velden gemarkeerd met een * zijn verplicht.

   Veld	Toelichting
   Geplande datum *	Kies de datum waarop aan de taak moet worden begonnen of waarop de taak afgerond moet zijn. Deze keuze hangt af van de afspraken die hierover binnen uw kantoor zijn gemaakt.
   Prioriteit *	Kies de prioriteit van de taak.
   Kantoornaam	Kies het betreffende kantoor als u gebruik maakt van de concernmodule.
   Medewerker *	Kies de medewerker waarvoor u een taak in de werklijst wilt aanmaken. Default wordt dit veld gevuld met uw eigen naam.
   Contactpersoon	Vul de contactpersoon in.

9. Klik op Insturen. Het e-mailbericht wordt als taak ingestuurd naar ANVA in de werklijst van de gekozen medewerker.

   Let op Het e-mailbericht krijgt in de Werklijst de datum van insturen mee. In het Volledig dossier ziet u wel de originele ontvangstdatum van het bericht.

   Na afloop verschijnt de onderstaande melding.

   

   Als het insturen correct is verlopen, wordt het e-mailbericht in MS Outlook in de map 'Verwijderde items' geplaatst.

E-mailbericht versturen vanuit dossier

Volg het onderstaande stappenplan om een e-mailbericht te sturen vanuit het dossier.

Pad: A, S, BBA, BMM, BBC

1. Ga naar het betreffende dossier, bijvoorbeeld vanuit het relatiescherm via menu Dossier - Volledig dossier.
2. Ga naar menu Mail via Outlook.
3. In MS Outlook wordt nu een nieuw e-mailbericht geopend. Het bericht wordt standaard geadresseerd aan het e-mailadres van de betrokken relatie (label 02402 E-mail adres).
4. Om een ander e-mailadres te gebruiken: klik in het e-mailbericht op Aan en selecteer het juiste adres (label 02416 E-mail adres (tweede)) uit het adresboek ANVA Betrokkenen.

   Het verzonden bericht wordt automatisch geïndexeerd in het betreffende dossier.

E-mailbericht raadplegen in dossier

Volg onderstaand stappenplan om een e-mailbericht te raadplegen dat is gekoppeld aan een ANVA-dossier.

Pad: A, S, BBA, BMM, BBCP

1. Ga naar het betreffende dossier, bijvoorbeeld vanuit het relatiescherm via menu Dossier - Volledig dossier.
2. Afhankelijk van de inrichting in pad BYST vindt u het e-mailbericht als dossier-item op een specifiek tabblad of op het tabblad ‘Niet ingedeeld’. Het e-mailbericht is altijd terug te vinden op het tabblad ‘Totaal’.

   

3. In het dossier is in de kolom ‘Bron’ zichtbaar of een e-mailbericht een Inkomende Email of een Uitgaande Email betreft.
4. Door te dubbelklikken op het dossier-item wordt het e-mailbericht in MS Outlook geopend.

E-mailbericht beantwoorden vanuit dossier

Volg onderstaand stappenplan om een antwoord te sturen op een e-mailbericht dat is gekoppeld aan een ANVA-dossier.

Pad: A, S, BBA, BMM, BBC

1. Ga naar het betreffende dossier, bijvoorbeeld vanuit het relatiescherm via menu Dossier - Volledig dossier.
2. Ga naar het e-mailbericht dat u wilt beantwoorden.
3. Door te dubbelklikken op het dossier-item wordt het e-mailbericht in MS Outlook geopend.
4. In MS Outlook kunt u met de knop Beantwoorden een antwoord sturen op het e-mailbericht.

   Het verzonden bericht wordt automatisch geïndexeerd in het betreffende dossier.

E-mailbericht verwijderen uit dossier

Volg het onderstaande stappenplan om een e-mailbericht te verwijderen uit een dossier.

Pad: A, S, BBA, BMM, BBC

1. Ga naar het betreffende dossier, bijvoorbeeld vanuit het relatiescherm via menu Dossier - Volledig dossier.
2. Klik eenmaal op het e-mailbericht dat u uit dit dossier wilt verwijderen.
3. Kies Verwijderen .
4. Antwoord Ja op de vraag 'Verwijderen?'.

   Let op E-mailberichten kunt u alleen verwijderen als voor uw account in pad BGG menu Instellingen per gebruiker de optie Mag Anvamail verwijderen op Ja staat.

Dossieritems als bijlage bij e-mailbericht meesturen

Er kunnen een of meer dossieritems als bijlage bij een e-mailbericht worden meegestuurd. Per e-mailbericht kunnen maximaal tien bijlagen worden meegestuurd. De maximale grootte wordt bepaald door de mailserverinstellingen van uw kantoor.

Notitie
- Dossier-items met als bron Agenda, Betrokkene, Contact, Notitie en Schade kunnen niet als bijlage worden meegestuurd.
- ANVA Mail 2.0-e-mailberichten kunnen wel als bijlage (in MSG-formaat) worden meegestuurd, evenals ANVA DDi-documenten.

Pad: A, S, BBA, BMM, BBC

1. Ga naar het betreffende dossier via menu Dossier - Volledig dossier.
2. Selecteer de dossieritems door er een kruisje voor te plaatsen met [F12].
3. Kies dan voor menu Mail via Outlook.
4. In MS Outlook wordt nu een nieuw e-mailbericht geopend. Het bericht wordt standaard geadresseerd aan het e-mailadres van de betrokken relatie. Bij dit e-mailbericht zijn de dossieritems als bijlage toegevoegd.

   Zie ook: Mogelijke foutmeldingen na het mailen van een bijlage.

ANVA DDi-document mailen (ANVA Mail 2.0)

Er kunnen een of meer DDi-documenten als bijlage bij een e-mailbericht worden meegestuurd. Per e-mailbericht kunnen maximaal tien bijlagen worden meegestuurd. De maximale grootte wordt bepaald door de mailserverinstellingen van uw kantoor.

Afhankelijk van het formaat waarin een document is opgeslagen in DDi, wordt een document in zijn geheel of per pagina gemaild of getoond:

Pad: A, S

1. Ga naar het betreffende dossier via menu Dossier - Volledig dossier.
2. Selecteer de dossieritems door er een kruisje voor te plaatsen met [F12].
3. Kies dan voor menu Mail via Outlook.
4. In MS Outlook wordt nu een nieuw e-mailbericht geopend. Het bericht wordt standaard geadresseerd aan het e-mailadres van de betrokken relatie. Bij dit e-mailbericht zijn de dossieritems als bijlage toegevoegd.

Dossier-item kopiëren naar ander dossier

Volg onderstaand stappenplan als u een e-mailbericht dat vanuit MS Outlook geïndexeerd is bij een ANVA-dossier wilt kopiëren naar een ander ANVA-dossier.

Pad: A, S, BBA, BMM, BBC

1. Ga naar het betreffende dossier, bijvoorbeeld vanuit het relatiescherm via menu Dossier - Volledig dossier.
2. Ga naar het e-mailbericht dat u wilt kopiëren naar een ander dossier.
3. Door te dubbelklikken op het dossieritem wordt het e-mailbericht in MS Outlook geopend.
4. Stuur de e-mail nu opnieuw in. Zie E-mailbericht in ANVA-dossier insturen vanaf stap 2.

E-mailbericht raadplegen als taak in de werklijst

Volg onderstaand stappenplan om een e-mailbericht te raadplegen in de werklijst.

Pad: GW

1. Dubbelklik op het gewenste e-mailbericht in de werklijst. Een e-mailbericht herkent u aan de aanduiding MAI in de kolom Srt.

   

   Als u een e-mailbericht beantwoordt vanuit de werklijst, wordt het antwoord automatisch opgenomen als taak in de werklijst.

   Notitie Een e-mailbericht dat niet gekoppeld is aan een dossier herkent u aan het ontbreken van waarden in de kolommen Relnr en Naam. Zie 'Werklijstitem koppelen (indexeren)' voor meer informatie over het koppelen van een e-mailbericht aan een dossier.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik geen e-mails in de Werklijst? (Concernmodule)

Werklijst-item voor ANVA Mail 2.0 koppelen (indexeren)

U kunt een werklijst-item koppelen aan een relatie, polis, pakket, of schade.

Het koppelen van een werklijst-item aan een dossier wordt ‘Indexeren’ genoemd. Indexeren kunt u alleen doen voor ANVA DDi-documenten en ANVA Mail 2.0-berichten.

• Ingescande documenten zijn in de werklijst herkenbaar aan de aanduiding 'DDi' in de kolom 'Srt' (soort).
• ANVA Mail 2.0-berichten zijn te herkennen aan de aanduiding 'MAI'.

  Let op Een ANVA Mail 2.0-bericht krijgt in de Werklijst de datum van insturen mee. Na het indexeren ziet u in het Volledig dossier de originele ontvangstdatum van het bericht.

Als u een bericht indexeert, koppelt u het bericht aan een binnen ANVA bekende entiteit. U kunt op twee plaatsen in ANVA een bericht indexeren: in Agenda en in Acceptatie. U indexeert een werklijst-item eerst in menu Agenda. Hierdoor wordt het werklijst-item in het dossier gezet van bijvoorbeeld een relatie of polis. Indexeren kunt u ook doen als het werklijst-item al is geïndexeerd, hiermee kunt u de entiteit wijzigen die aan het werklijst-item is gekoppeld.

Om een werklijst-item toe te wijzen aan een ander dossier, kunt u vanuit Acceptatie het betreffende dossier opvragen. Vervolgens kunt u kiezen om het werklijst-item te indexeren. Voor een e-mailbericht kiest u dan voor menu Indexeren (e-mailbericht), voor een ingescand document kiest u voor menu DDi - Synchroniseren. Zie 'Indexering wijzigen (synchroniseren) vanuit dossier' voor een beschrijving.

Pad: GW en A

1. Selecteer het te indexeren werklijst-item en ga naar menu Indexeren.
   Door meer items ineens te selecteren (plaats een kruisje voor de berichten) kunt u deze in een keer verdelen (indexeren).
2. Vul in het venster Indexeren bericht de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Dossiersoort	Kies in het veld Dossiersoort aan welke entiteit u het werklijst-item wilt koppelen.
   Omschrijving	In de omschrijving staat in het geval van een e-mailbericht het onderwerp zoals dit door de verzender is opgegeven. Bij een ingescand document staat hier de naam van het document. U kunt de omschrijving eventueel aanpassen.
   Variabele veldnaam	De getoonde veldnaam is afhankelijk van het gekozen dossiersoort. In het geval van de gekozen entiteit ‘relatie’ kunt u hier de betreffende relatie opgeven waaraan het werklijst-item moet worden gekoppeld.
   Volgnummer, volg-sub, polisnummer en schadenummer	Deze velden vult u in afhankelijk van de keuze van het dossiersoort.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. De vraag ‘Is het werklijst-item nu afgehandeld?’ verschijnt.
   • Kies Ja om het item in het dossier van de betreffende entiteit te zetten en uit de werklijst te verwijderen.
   • Kies Nee om het item in de werklijst te laten staan, het wordt ook in het betreffende dossier gezet.

   Als het werklijst-item is ontstaan vanuit een e-mail, en er nog geen e-mailadres bekend is bij deze relatie in ANVA, volgt de vraag of u het adres wilt toevoegen.

   Notitie
   - Als nog niet alle gegevens bekend zijn, kunt u alvast een deel invullen. Als een brief bijvoorbeeld betrekking heeft op een polis van een relatie, maar niet duidelijk is welke polis, kunt u alvast het relatienummer opgeven. Het document is dan vanuit het relatiedossier al zichtbaar en benaderbaar. Als bekend is om welke polis het gaat, kunt u de brief alsnog koppelen aan de betreffende polis.
   - In het schermonderdeel Extra info wordt voor ingescande documenten middels de melding 'Niet bevestigd DDi' aangegeven als het indexeren niet is gelukt. Meestal wordt dit veroorzaakt doordat ABS-Desktop niet actief is of geen verbinding heeft. Herstel de verbinding en indexeer nogmaals.
   - Als een ingescand document is gekoppeld op polisniveau, wordt dit in het polisoverzichtscherm in Acceptatie zichtbaar door de indicatie ‘D’ voor het subvolgnummer van de polis.
   - Eenmaal geïndexeerde DDi-werklijst-items kunt u niet meer verwijderen. Een geïndexeerd werklijst-item is gekoppeld aan een dossier en moet ook via dit dossier worden afgehandeld. Een niet-geïndexeerd DDi-werklijst-item kunt u wel verwijderen, maar niet afhandelen.

Veelgestelde vragen

E-mailbericht in de werklijst koppelen aan een schadedossier

ANVA-formulier versturen als e-mailbericht

Vanuit een relatie, polis, schade, maatschappij of agent kan een afgeroepen ANVA-formulier worden verstuurd als e-mailbericht. Om het e-mailbericht te versturen wordt gebruikgemaakt van MS Outlook. Het verstuurde e-mailbericht zal ook in het dossier in ANVA worden opgeslagen.

Pad: A, S, BMM, BBA

1. Ga naar menu Acties - Formulier.
2. Kies onder het tabblad ANVA het betreffende formuliersoort.
3. Kies het betreffende formulier.
4. Het formulier wordt nu geopend in de formuliereneditor. Optioneel kunt u wijzigingen aanbrengen in het formulier.
5. Klik op Afsluiten .
6. Kies in het venster Uitvoerkeuze de optie E-mail en klik op OK.
7. Standaard wordt het e-mailadres van de geadresseerde in het formulier opgenomen in het Aan-veld van het e-mailbericht. Als bij de geadresseerde geen e-mailadres bekend is, dan verschijnt het onderstaande venster.

   

8. Vul het e-mailadres van de geadresseerde in (optioneel).
9. Klik op Afsluiten .
10. De onderstaande vraag verschijnt.

    

    Antwoord Ja als u het ingevoerde e-mailadres bij de geadresseerde wilt opslaan.

    Antwoord Nee als u het ingevoerde e-mailadres niet bij de geadresseerde wilt opslaan.

11. Het e-mailbericht wordt nu opgebouwd en geopend in MS Outlook.

    Notitie Het kan voorkomen dat het e-mailbericht in MS Outlook wordt geopend in een venster op de achtergrond. Als dit het geval is, kunt u het venster benaderen via de taakbalk van MS Windows.

12. Als het e-mailbericht is geopend, kunt u, indien gewenst, de tekst van het e-mailbericht aanpassen.
13. Ook kunt u via het vanuit ANVA overgenomen adresboek eventuele betrokkenen opnemen in het Aan-, CC-, of BCC-veld.

    Klik hiervoor op de knop naast het betreffende veld.

    

    Kies in de keuzelijst Adresboek het adresboek dat begint met de aanduiding 'ANVA Mail 2', gevolgd door de naam van het gekozen formulier.

    

14. Klik na het toevoegen van e-mailadressen aan de betreffende velden op OK.
15. Klik op Verzenden.
16. Het verzonden e-mailbericht wordt automatisch geïndexeerd in het betreffende dossier in ANVA. Na het indexeren verschijnt de onderstaande melding.

    

17. Klik op OK.

ANVA-formulieren versturen als bulkmail

Via pad DAO en DAP kunnen formulieren als PDF via bulkmail worden verstuurd. Dit houdt in dat formulieren zonder tussenkomst van de gebruiker per e-mail worden verstuurd en geïndexeerd in het betreffende dossier.

Pad: DAO, DAP

1. Ga naar het betreffende formuliersoort.
2. Klik op het formulier dat u per bulkmail wilt versturen.
3. Kies Afdrukken om het betreffende formulier per bulkmail te versturen.
4. Het onderstaande venster verschijnt.

   

5. Kies E-mail in het onderdeel Afdruk naar.
6. Bepaal in het onderdeel Afdrukkeuze welke formulieren u wilt versturen per bulkmail.
7. Klik op OK.

   De formulieren worden nu als bulkmail verstuurd. De verstuurde e-mailberichten worden in de betreffende dossiers geïndexeerd. Als onderwerp wordt de omschrijving van het PDF-formulier meegegeven.