Dispatch-koppeling

Inleiding Dispatch-koppeling

Dispatch Automotive is een landelijk online schadeafhandelingssysteem. Het wordt gebruikt door onder andere Achmea Schadeservice (ASS) en ITEB Schadeservices (van Allianz), maar bijvoorbeeld ook door de expertisediensten van Interpolis en Univé. Om dubbele invoer van gegevens te voorkomen, éénmaal in ANVA en nogmaals op de website van ASS, is een koppeling vanuit ANVA met Dispatch Automotive gelegd. Je maakt vanuit ANVA eenvoudig een e-mailbericht met bijlage aan. Ook de terugmelding vanuit Dispatch gaat per e-mail.

ASS is de centrale expertisedienst van de Achmea-groep. Avéro Achmea is een van de labels die binnen deze groep wordt gebruikt (naast bijvoorbeeld Centraal Beheer en FBTO). Avéro Achmea gebruikt de diensten van ASS voor het expertiseren en laten herstellen van schades. Binnen de Allianz-groep bestaat eenzelfde soort expertisebureau (ITEB Schadeservices).

Het systeem is oorspronkelijk intern ontwikkeld door Achmea Schadeservice, maar eind 2003 verzelfstandigd. Hiervoor is een nieuw bedrijf opgericht onder de naam Dispatch Nederland. Dit bedrijf is sindsdien de exploitant van het Dispatch Automotive systeem en verzorgt ook de verdere ontwikkeling daarvan. Omdat alle maatschappijen technisch gezien samenwerken in hetzelfde fysieke systeem, kan je via ANVA opdrachten aan expertisediensten van verschillende maatschappijen verstrekken.

Dispatch-koppeling inrichten

Dispatch-koppeling stappenplan inrichting

De inrichting van de koppeling bestaat uit de volgende stappen:

• Aanmelden bij Dispatch.
• De Dispatch-koppeling activeren.
• De Dispatch-code invoeren.
• Basisgegevens Dispatch invullen.
• De verschillende vertaaltabellen invullen.
  Bij het melden van een Dispatch-schade, worden veel gegevens door ANVA ingevuld. Het programma haalt deze gegevens uit de polis of de schade. Om dit goed te laten verlopen is het belangrijk dat je de verschillende vertaaltabellen zo goed mogelijk invult. De module gebruikt andere coderingen dan ANVA. De Dispatch-coderingen zijn niet aan te passen.
• Dispatch-reparateur maken en koppelen.
• Dispatch-relatienummer bij betrokkene invoeren (alleen als jouw kantoor autoschades met Dispatch afhandelt).

Aanmelden bij Dispatch

Je meldt je telefonisch aan bij Achmea Schadeservice (055-5792535). Als de 'tussenpersooncode' voor jouw volmachtkantoor niet bekend is, kan je de code aanvragen via info@dispatch.nl. Deze code heb je ook nodig om in pad BSIA de basisgegevens van de werking van uw kantoor met de koppeling in te vullen.

Dispatch-koppeling activeren

Pad: BYSA

De Dispatch-koppeling wordt geactiveerd door een ANVA-medewerker. Deze medewerker zal in ANVA systeemgegevens deel 4 de switch Koppeling Dispatch aanzetten.

Formulieren toevoegen aan een maatschappij voor Dispatch

Pad: BMM

1. In het venster Maatschappijen selecteer je de volmachtmaatschappij.
2. Ga naar menu Form - Volmacht.
3. In het venster Volmachtgegevens kan je de volgende gegevens invullen.

   Veld	Toelichting
   Bromfiets formulier	Geef hier aan welk formulier moet worden afgeroepen bij de prolongatie. Zie ook Prolongatiebescheiden volmacht
   Ongekentekend formulier	Geef hier aan welk formulier moet worden afgeroepen bij de prolongatie. Zie ook Prolongatiebescheiden volmacht
   Jagersbewijs formulier	Geef hier aan welk formulier moet worden afgeroepen bij de prolongatie. Zie ook Prolongatiebescheiden volmacht
   WAM-nummer	CRWAM-code (nummer voor Wettelijke Aansprakelijkheid). Wordt door de RDW toegekend aan de gevolmachtigden. Zie ook Volmacht polisvervolgacties inrichten
   Ondertekening	Geef hier aan wie de formulieren (ongekentekend, jagersbewijs en IVB/Alarm) ondertekent. De maatschappij, het kantoor, het concern of het volmachtbedrijf.
   Intern kopp.nr	Geef hier aan als de formulieren (ongekentekend, jagersbewijs en IVB/Alarm) door een gekoppelde maatschappij moeten worden ondertekend.
   Fishcode deelnemer	Geef hier de viercijferige code voor het FISH (Fraude en Informatie Systeem Holland) op. Bij het aanleveren van de FISH-meldingen moet in het bericht achterhaald kunnen worden op welke maatschappij het bericht betrekking heeft. Je kan hiertoe per maatschappij een Fish-code toekennen. De code wordt bepaald door FISH en zal over het algemeen de POR-code van de maatschappij zijn. Zie FISH-koppeling voor een beschrijving.
   Melding van schade	Zie Schademelding en -rekening
   Limiet melding van schade	Zie Schademelding en -rekening
   BTW ipv Ass.bel op borderel	Ten behoeve van het vermelden van de term BTW op de borderel in plaats van de standaardaanduiding Assurantiebelasting.
   Aftopping schade	Zie Resultaatrekening - Aftoppingsregeling
   Aftopping schade calamiteiten	Zie Resultaatrekening - Aftoppingsregeling
   POR-mijnr.	Ten behoeve van een juiste bepaling van de POR-maatschappijcode bij volmachten.
   Code Dispatch	Als de koppeling in pad BYSA is geactiveerd, moet hier de Dispatch-code worden ingevoerd om aan te geven dat de maatschappij met Dispatch moet worden gekoppeld.  Vul de code in die u van Dispatch heeft gekregen.   Relatienr opdrachtgever Relatienr Expertisebureau (door ANVA bepaald) Allianz DISP20051 DISP913 ASR DISP22001 DISP919 Avéro DISP20002 DISP901 Unigarant DISP20076 DISP949 Aveco DISP22007 DISP94000

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik geen formuliersoort selecteren?

Waarom kan ik een nieuw ongekentekend verzekeringsbewijs niet kiezen bij een maatschappij?

Basisgegevens Dispatch invullen

Wij raden je aan om de werking van de koppeling intern te testen. Vul hiervoor in de basisgegevens in eerste instantie een lokaal e-mailadres in. De e-mailberichten worden dan nog niet naar Dispatch verstuurd, maar naar jouw eigen kantoor. Als de koppeling naar wens werkt, kan je het testadres van Dispatch opgeven.

Pad: BSIA

1. Vul in het venster Basisgegevens Dispatch de volgende gegevens in: 
   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   E-mailadres	Vul hier het e-mailadres van de dispatch in: mail@auto.dispatch.nl.
   Code tussenpersoon	Vul hier jouw tussenpersooncode in. Als je geen tussenpersooncode hebt kan je deze aanvragen via info@auto.dispatch.nl.
   Agenda/Werklijst	Kies hier of bij het aanmaken en versturen van een Dispatchverzoek om een agenda/werklijstitem aan te maken. Om van deze optie gebruik te kunnen maken, moet je de werklijstfunctionaliteit gebruiken. Zie Werklijst voor een beschrijving van de werklijstfunctionaliteit.

2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Vertaaltabellen Dispatch

Vertaaltabel ANVA-branche - Dispatch-object vullen

Om gegevens automatisch te laten invullen, moet een aantal vertaaltabellen worden gevuld. In deze tabel wordt de vertaling tussen de ANVA-branches en de Dispatch-koppeling gemaakt door de ANVA-branches aan de Dispatch-objecten te koppelen.

Pad: BSIO

1. Selecteer in het venster Soorten objecten tabel de te vertalen branche.
   
2. Vul in venster Branche - Soort object de code voor de vertaling in. Als je op Info klikt verschijnt een venster met de mogelijke vertalingen.
   
3. Druk op [Enter] en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. Herhaal deze procedure voor alle te vertalen branches.

   Zie ook: Branche aanmaken.

Vertaaltabel ANVA-schadeoorzaak - Dispatch-schadeoorzaak

Om gegevens automatisch te laten invullen, moet een aantal vertaaltabellen worden gevuld. In deze tabel wordt de vertaling tussen de ANVA-schadesoorten en de Dispatch-koppeling gemaakt door de schadesoorten aan de Dispatch-schadeoorzaken te koppelen.

Pad: BSIS

1. Selecteer in het venster Schadeoorzaak tabel op de te koppelen schadesoort.

2. Vul in venster Schadesoort - Schadeoorzaak de code voor de vertaling in.
   
3. Als u op Info klikt verschijnt een venster met de mogelijke vertalingen.
   
4. Druk op [Enter] en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
5. Herhaal deze procedure voor alle te vertalen schadeoorzaken.

Vertaaltabel ANVA-brandstof - Dispatch-brandstof

Om gegevens automatisch te laten invullen, moet een aantal vertaaltabellen worden gevuld. In deze tabel wordt de 'auto soort brandstof' uit ANVA aan de Dispatch-brandstofcodering gekoppeld.

Pad: BSIB

1. Selecteer in venster Brandstof de te koppelen schadesoort. Als dit venster leeg is komt dit omdat het label Auto soort brandstof 10234 niet is gevuld. Je kan dit label vullen met coderingen in pad BLC.
   
2. Vul in venster Brandstof de code voor de vertaling in.
   
3. Als je op Info klikt verschijnt een venster met de mogelijke vertalingen.
   
4. Druk op [Enter] en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
5. Herhaal deze procedure voor alle te vertalen brandstofsoorten.

Vertaaltabel ANVA-betrokkenen - Dispatch-Reparateurs

In deze tabel wordt de betrokkenesoort 'reparateur' aan de maatschappij gekoppeld. Als er geen betrokkenesoort aan een maatschappij is gekoppeld, zal het Dispatch-schadescherm een foutmelding geven en terugkeren naar het standaard schadescherm.

Je kan op twee manieren gebruik maken van de betrokkenesoorten:

• Je koppelt een bestaande soort betrokkene aan een maatschappij. Deze soort betrokkene mag geen default rapport hebben of moet het default rapport 'Rapport reparateur' hebben. Dit geldt bijvoorbeeld voor de betrokkenesoort 'REP'.
• Je maakt een of meer soorten betrokkenen aan en koppelt deze aan de maatschappij(en).

Pad: BSIR

1. Klik op Nieuw in het venster Reparateurs.
   
2. Vul in venster Maatschappij - Reparateur de code voor de vertaling in door een volmachtmaatschappij te kiezen en vervolgens een betrokkenesoort te kiezen. Je kan alleen betrokkenesoorten kiezen waarbij in pad BBB de indicatie 'Schade' is meegegeven.
   
3. Druk op [Enter] en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Dispatch-reparateur maken en koppelen

Om op de meest makkelijke manier van Dispatch-reparateurs gebruik te maken volg je de volgende werkwijze:

1. Maak in pad BBB de betrokkenesoort 'Dispatch-reparateur' aan. Zie Betrokkenesoort aanmaken voor een beschrijving.
2. Maak in pad BBE onder de nieuw aangemaakte betrokkene een reparateur aan. Zie Dispatch relatienummer bij betrokkene invoeren voor een beschrijving.
3. Koppel in pad BSIR de ANVA betrokkenesoort 'Dispatch-reparateur' aan de maatschappij. Zie Vertaaltabel ANVA5 soorten betrokkenen - Reparateurs voor een beschrijving.

Als je op deze wijze de reparateurs aan ANVA en aan Dispatch koppelt vergemakkelijkt dit het werk van de schadebehandelaar. Bij het aanmaken van een schade, het opgeven van een reparateur van Dispatch, zal automatisch het hiervoor ontworpen bericht verschijnen dat voor een groot deel al ingevuld is door ANVA.

Dispatch-relatienummer bij betrokkene invoeren

Als jouw kantoor autoschades met Dispatch afwerkt moeten de vaste betrokkenen in ANVA door Dispatch te lezen zijn. Om dit te realiseren wordt het Dispatch-relatienummer ingevoerd.

Pad: BBE

1. Ga naar menu Dispatch.
2. Vul in het venster Dispatch relatie het Relatienummer in van de betrokkene.

3. Klik op Afsluiten .

Werken met Dispatch-koppeling

Dispatch-bericht opgeven

Als je een schade meldt waarbij een maatschappij en reparateur van Dispatch als betrokkenen bij de schade hoort, maak je een Dispatch-bericht aan.

Pad: SB.

1. Open een schade zoals beschreven in Schade zoeken.
2. Ga naar menu Betrokkenen.
3. Selecteer de betrokken reparateur.
4. Ga naar menu Berichten - Bericht opgeven. Je komt meteen in het venster Dispatch waar je het bericht kunt opgeven.

   In sommige gevallen moet je eerst nog in het venster Soorten berichten een berichtsoort kiezen. Dit is het geval als aan de betrokkenesoort meer dan één berichtsoort is gekoppeld in pad BSB. Kies vervolgens voor Dispatch meldingen.

5. In het venster Dispatch vul je in Dispatch scherm 1 de volgende gegevens in:

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Hoofdwerkzaamheid	Vul de hoofdwerkzaamheid in aan de hand van de beschikbare codes.
   Bijwerkzaamheid-1	Vul de bijwerkzaamheid in aan de hand van de beschikbare codes.
   Bijwerkzaamheid-2	Vul de bijwerkzaamheid in aan de hand van de beschikbare codes.
   Schadeoorzaak	Als in menu Schadegegevens - Schadesoort de soort schade is ingevuld, wordt deze vertaald naar een Dispatch-schadeoorzaak en hier ingevuld. Je kan het veld ook zelf invullen.
   Aangrijppunt	Vul het aangrijppunt in aan de hand van de lijst met beschikbare aangrijppunten. Het aangrijppunt is de plaats waar het voertuig is geraakt.
   Expertisedatum	Vul de expertisedatum in.
   Betalingsgarantie	Kies of er een betalingsgarantie is.
   BTW Verrekenbaar	Kies of de BTW van de schade verrekenbaar is.
   Code dekking	De dekking uit de polis.
   Bedrag eigen risico	Het bedrag aan eigen risico uit de polis.
   Clausules	De polisclausules.
   Geraamd schadebedrag	Hier staat het geraamde schadebedrag dat ingevuld is in het schademenu Financieel - Reservering. Je kan het veld ook zelf invullen.
   Verhaalbare schade	Vul in of en waar de schade kan worden verhaald.
   Code soort object	Vul het soort object in aan de hand van de lijst met beschikbare opties.
   Kenteken	Kenteken uit de polis
   Merk	Het merk uit de polis.
   Type	Het type uit de polis.
   Cataloguswaarde	De cataloguswaarde uit de polis.
   Bouwjaar	Het bouwjaar uit de polis.
   Chassisnr	Het chassisnummer uit de polis.
   Kleur	Vul hier de kleur van het voertuig in.
   Brandstof	De brandstofsoort van het voertuig.
   Code tussenpersoon	Code tussenpersoon, dit veld kunt u wijzigen.
   Code opdrachtgever	Code opdrachtgever, dit is dezelfde code als die van de opdrachtgever, dit veld kan je niet wijzigen.

6. Vul in Dispatch scherm 2 de volgende gegevens in:

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Toestand object	Vul de toestand van het object in.
   Datum deel 1	Datum afgifte kenteken deel 1.
   Datum deel 2	Datum afgifte kenteken deel 2.
   Reparateur nr.	Het nummer van de reparateur.
   Naam, adres, PC en woonplaats	De NAW-gegevens van de reparateur. Deze gegevens worden automatisch uit pad BBE gehaald.
   Tegenpartij verzekerd bij opdrachtgever	Kies of de tegenpartij verzekerd is bij het kantoor dat de opdracht verstrekt.
   Rechtsbijstand	Kies of de relatie een rechtsbijstand verzekering heeft.
   Letsel	Kies of de relatie letsel heeft opgelopen.
   Eenzijdige schade	Kies of er sprake is van een eenzijdige schade.
   Buitenland schade	Kies of de schade in het buitenland opgelopen is.
   Toelichting	In dit vensteronderdeel kan je vrije tekst als vertrouwelijke opmerking of als bijzonderheid toevoegen.

7. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   De e-mail wordt geopend met in de bijlage de Dispatch-gegevens.

8. Indien gewenst kunt u de e-mail nog aanpassen.
9. Verstuur de e-mail.