Elektronisch dagafschrift

Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken .

Inleiding elektronisch dagafschrift

Betalingen kunnen in ANVA op twee manieren worden afgeboekt: automatisch en handmatig.

Met de module Elektronisch dagafschrift kun je facturen automatisch afboeken. Bij de betaling wordt de behorende openstaande factuur opgespoord, waarna deze automatisch kan worden verwerkt. Ook de bij een stornering behorende afboeking wordt opgespoord. Er kunnen verschillende vervolgacties worden gekoppeld aan verschillende storneringsredenen.

MT940
Het MT940-bestand is per bank verschillend opgebouwd. ANVA bv heeft daarom per Nederlandse bank een specifiek inleesprogramma gemaakt. Echter, niet voor alle banken is een inleesprogramma beschikbaar.

Camt.053 
Het inlezen van het camt.053-bestand is voor vier banken beschikbaar:

• ABN Amro
• ING
• Rabobank
• RegioBank

Veelgestelde vragen

Voor welke banken kan Elektronisch dagafschrift MT940 worden gebruikt?

Inrichten van Elektronisch dagafschrift

Elektronisch dagafschrift activeren

Pad: BYSA

Om te kunnen werken met de module moet in de Anva systeemgegevens deel 5 (pad BYSA) de switch Elektronisch dagafschrift op Ja staan. Dit kan alleen worden gedaan door een ANVA-medewerker.

Stuurcode voor Elektronisch dagafschrift

Pad: BYSS

Voor een juiste werking van de module moet in het venster Stuurcodes deel II de stuurcode Factuurnr. op dagafschrift op Ja worden gezet.

Instellingen Financieel voor Elektronisch dagafschrift

Pad: BYSF

Vul, indien gewenst, een bedrag in bij Maximaal betalingsverschil automatisch afboeken. Het hier ingevoerde bedrag geldt alleen bij handmatige afgeboekte bedragen in pad FFA. 

Opties voor koppelen betalingen Elektronisch dagafschrift

Als in de Algemene bankgegevens (pad BYKFA) de optie Elektronisch dagafschrift actief op Ja staat, is de menukeuze Elektr. dagafschrift aanwezig. Hierin staan extra criteria voor het koppelen van betalingen.

Pad: BYKFA menu Elektr. dagafschrift

In het overzicht Opties Elektronisch dagafschrift ziet je de mogelijke instellingen:

Storno-instellingen per storneringsreden

Je kunt per kantoor instellen wat er moet gebeuren ná stornering van een boeking. Per:

• storneringsreden (label 93162 Storneringsreden)
• en (eventueel) per groep relaties/code belang (label 00019 Belang)
• en afhankelijk van de keuze of het om een incasso of excasso gaat,

kun je per aantal keer dat een boeking is gestorneerd aangeven:

• Of een formulier moet worden aangemaakt. Formuliersoort en formuliernummer kun je zelf bepalen.
• Of er een agendering moet worden aangemaakt. Agendareden en agendamedewerker kun je zelf bepalen. Als datum wordt de systeemdatum + 7 dagen gebruikt, dat kun je dus niet zelf instellen.
• Of de incasso opnieuw moet worden aangeboden.

Je kunt je relaties indelen in groepen aan de hand van de code Belang van de relatie (label 00019 Belang). Als je niet werkt met de code Belang dan kun je kiezen voor 'Alle'. De code Belang ‘Alle’ is een vaste waarde ten behoeve van het inrichten van de instellingen voor alle relaties.

Let op Zorg ervoor dat je deze instellingen minimaal inricht zijn voor de Reden stornering 'Alle' en Belang relatie 'Alle'. Dan weet je zeker dat de instellingen voor alle storneringen aanwezig zijn. Per Reden stornering en code Belang kun je ervoor kiezen hiervan af te wijken.

Pad: BYKBT

1. Klik op Nieuw in het venster Acties Stornoverwerking om een nieuwe instelling toe te voegen.
2. Geef een Reden storno en een Belang relatie op.

   

3. Kies voor Incasso of Excasso en klik op OK.

   Je komt in het venster Storno Instellingen. Hier kun je per aantal keer dat een boeking is gestorneerd de instellingen ingeven.

   

4. Als je wilt dat een formulier wordt aangemaakt, geef dan de Formuliersoort en het Formuliernummer op.
5. Kies - als je wilt dat er een agenda bij de stornering wordt gemaakt - de Agenda reden en eventueel Agenda medewerker.
6. Kies bij Opnieuw aanbieden door middel van de keuzerondjes of de incasso opnieuw moet worden aangeboden.
7. Als je AcceptEmail aanvinkt, wordt er in plaats van een machtiging een AcceptEmail gestuurd als deze mogelijkheid beschikbaar is bij de klant.
8. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Werken met Elektronisch dagafschrift

Inlezen elektronisch dagafschrift

In dit pad lees je het elektronisch dagafschrift in.

Pad: FFKI

1. Op het scherm Inlezen elektronisch dagafschrift kun je de benodigde gegevens invoeren en het bestand inlezen.

Kantoor
Het kantoor waarvoor het elektronisch dagafschrift wordt ingelezen. Of er wel of niet een kantoor moet worden ingegeven hangt af van de configuratie van het ANVA-pakket.

Rekeningnummer
Bij rekeningnummer kan de bank voor het elektronisch dagafschrift worden geselecteerd. Hierna wordt het rekeningnummer getoond. Het is ook mogelijk om het rekeningnummer handmatig in te voeren.

Indeling
ANVA toont na de keuze van de Bank de Indeling zoals vastgelegd in de Rekening- en koppelinggegevens in pad BYKFB van deze bank (MT940 of camt.053)

Invoer bestandsnaam
Selecteer hier het bestand (MT940 of camt.053) dat ingelezen moet worden. Het gekozen rekeningnummer hierboven moet in dit bestand aanwezig zijn. Indien de indeling van het geselecteerde bestand niet overeenkomt met de indeling in pad BYKFB, of wanneer een dagafschrift van een andere bank is geselecteerd, volgt bij de verwerking een schermmelding en wordt de verdere verwerking gestopt. Vervolgens kan een ander bestand worden geselecteerd.

2. Alleen indien bovenstaande velden zijn gevuld wordt het start-icon (running man) bovenin de werkbalk actief.
Druk op F2 of op dit icoontje om de verwerking te starten.

3. De verwerking is gestart waardoor je in een nieuw scherm komt. Op het scherm is te zien hoeveel transacties er gevonden zijn in het elektronisch dagafschrift bestand en is de voortgang van de controle en daarna de definitieve verwerking te volgen via de voortgangsbalken,

Aantal transacties
Dit veld toont het aantal transacties dat gevonden is in het elektronisch dagafschrift.

Status controle
Dit veld toont de voortgang van de controle welke eerst uitgevoerd wordt alvorens de definitieve verwerking gestart wordt.

Status definitief
Dit veld toont de voortgang van de definitieve verwerking.

4. Indien je boekingen hebt die al aanwezig waren krijg je een melding, klik op OK. Als de verwerking klaar is verdwijnen de voortgangsbalken en is een definitieve status te zien.

5. Het dagafschrift is ingelezen.

Behandelen elektronisch dagafschrift

Na het inlezen van het elektronisch dagafschrift (MT940- of camt.053-bestand) kun je via pad FFKB afschriften bekijken en behandelen.

Het is mogelijk om met meerdere personen tegelijk een dagafschrift te behandelen. Een individuele transactie binnen een dagafschrift kan echter slechts door 1 persoon behandeld worden.

Pad: FFKB

1. In het scherm Behandelen elektronisch dagafschrift staan de ingelezen transacties gebundeld per boekdatum. Indien nodig kan hier ook voor reeds afgeboekte dagafschriften gekozen worden ("Status geboekt")
2. Selecteer een regel om de transacties van die boekdatum te bekijken.
3. Standaard kom je in het scherm Dagafschrift - te behandelen transacties. Dit zijn de transacties die ANVA niet automatisch kan koppelen.
   • Tags (met tags is de kans het grootst dat een factuur gevonden wordt):

     FACNR	FACTNR	FACTUURNUMMER	FACTUURNR
     FACTUUR	FACT	FAKNR	FAKTNR
     FAKTUURNUMMER	FAKTUURNR	FAKTUUR	FAKT
     REKNR	POLNR	POLISNUMMER	POLISNR
     POLIS	KENMERK	RELNR	RELATIENUMMER
     RELATIENR	RELATIE	DEB

   Of als er geen tag gevonden wordt:

   • Betalingskenmerk (binnen het betalingskenmerk wordt gezocht op factuurnummer, verzamelnummer en relatienummer)
   • Factuur (in de omschrijving)
   • Polisnummer (in de omschrijving)
   • Relatienummer (in de omschrijving)
   • Banknummer / Postbanknummer
4. Met de menu's Alle transacties, Afboeking akkoord en Te behandelen kun je de inhoud van de lijst wijzigen.
   • Alle transacties: zowel de transacties die akkoord zijn (automatisch gevonden) én de te behandelen transacties.
   • Afboeking akkoord: de transacties die automatisch zijn gevonden.
   • Te behandelen: de standaardlijst, de transacties die ANVA niet automatisch kan vinden.
5. Vanuit het scherm Dagafschrift - te behandelen transacties selecteer je een transactie om alsnog de factuur/relatie te kunnen vinden die bij de betaling hoort. Afhankelijk van of dit lukt of niet ga je verder met Automatisch koppelen of Handmatig koppelen.

Veelgestelde vragen

Hoe wordt op basis van een elektronisch dagafschrift naar facturen gezocht?

Waarom wordt aan de hand van een elektronisch dagafschrift niet op postcode en woonplaats gezocht?

Hoe voorkom ik dat de verkeerde factuur wordt afgeboekt?

Hoe wordt een betaling van een relatie verwerkt als het factuur-/verzamelnummer niet wordt gevonden?

Wanneer worden facturen niet automatisch afgeboekt?

Automatisch koppelen van betaling of stornering

Voor betalingen en storneringen waarvan respectievelijk de bijbehorende openstaande of verwerkte factuur is gevonden volg je onderstaande procedure.

Pad: FFKB

In het scherm Behandelen dagafschriftregel kun je een betaling op verschillende manieren koppelen. Hiervoor is een viertal menu's aanwezig:

• Vooruitbetaling (per Relatie of per Polis). Dit menu is alleen zichtbaar als er teveel of te weinig is betaald voor de gekoppelde facturen. En als er bij een relatie géén openstaande factuur is maar wel een betaling, kun je alleen een vooruitbetaling opgeven. Bij teveel betaald wordt er een positieve vooruitbetaling voor het resterende bedrag klaargezet, bij te weinig betaald worden alle gekoppelde facturen 'afgeboekt' en een negatieve vooruitbetaling (vordering) voor het resterende bedrag klaargezet.
• Deelbetaling.
• Betalingsverschillen. Alleen aanwezig als in pad BYSF een bedrag is ingegeven in het veld Maximaal betalingsverschil automatisch afboeken én er sprake is van een betalingsverschil.
• Koppelen facturen: zoeken in relatie-, polis- en boekingsgegevens om een betaling alsnog handmatig te koppelen aan een openstaande factuur.

Voorbeeld

Bij een relatie staan drie facturen open met een totaalbedrag van €14,06. De relatie doet een betaling van €14,05.

• Als wordt gekozen voor menu Vooruitbetaling - Relatie dan worden de openstaande facturen afgeboekt op relatieniveau en komt er bij de relatie een nieuwe vooruitbetaling te staan. In dit geval een negatieve vooruitbetaling (vordering) van -€0,01.
• Bij de keuze Deelbetaling worden de openstaande facturen afgeboekt, maar de jongste factuur blijft openstaan met het restant.
• Wordt gekozen voor Betalingsverschillen dan worden de openstaande facturen afgeboekt. Het restantbedrag wordt naar de grootboekrekening voor betalingsverschillen geboekt.

Zodra het afschrift, voor zover mogelijk, compleet is gemaakt moet deze via pad FFA worden afgeboekt. Pas daarna worden de facturen afgeboekt en de eventuele vooruitbetaling aangemaakt. Zie 'Afboeken'.

Aandachtspunten:

• Bij een export in het camt.053 formaat, in het bankpakket kiezen voor “totalen bij batch-mutaties” (mutaties via een verwerkt incasso-/excassobestand). De details maken het importbestand erg groot, wat invloed heeft op de performance van het inlezen van het elektronisch dagafschrift. Het programma in FFKI zal de details ook niet verwerken.
• Transacties in een camt.053 bestand kunnen een andere volgorde hebben dan de transacties van een MT940-bestand.
• In het dagafschrift (MT940/camt.053) kan een volgnummer worden vermeld. Bij het afboeken in pad FFA wordt een ingelezen dagafschrift gekoppeld aan de hand van het boekstuknummer. De koppeling wordt uitgevoerd als het volgnummer in het dagafschrift gelijk is aan het boekstuknummer in ANVA. Als bij het ingegeven boekstuknummer geen elektronisch dagafschrift kan worden gekoppeld, wordt de koppeling via de boekdatum uitgevoerd.
  

  Let op Het is niet mogelijk om hetzelfde elektronische dagafschrift tegelijkertijd te behandelen (pad FFKB) en af te boeken (pad FFA). De reden hiervoor is, dat het behandelen rechtstreeks invloed heeft op het afboeken.

Let op De boekstuknummering in ANVA dient gelijk te zijn aan het afschriftnummer van het MT940- of camt.053-bestand. Dit is noodzakelijk voor het goed kunnen verwerken van het bestand.

Veelgestelde vragen

Op welk grootboek komen de betalingsverschillen van Elektronisch dagafschrift?

Hoe kun je afboeken met Elektronisch dagafschrift als meer of minder betaald is dan het openstaande bedrag?

Hoe gaat Elektronisch dagafschrift om met facturen met 'retour maatschappij'?

Handmatig koppelen van betaling of stornering

Als een betaling of stornering niet automatisch wordt gevonden blijft deze staan in het scherm Dagafschrift - te behandelen transacties. Om deze handmatig te koppelen volg je onderstaande procedure.

Pad: FFKB

1. Om een betaling of stornering handmatig te koppelen ga je naar de relatie.
2. Kies vervolgens voor menu Historie.
3. Selecteer de factuur.
4. Als geen factuur kan worden gevonden kan eventueel een vooruitbetaling worden opgegeven.

   Let op Het is niet mogelijk om hetzelfde elektronische dagafschrift tegelijkertijd te behandelen (pad FFKB) en af te boeken (pad FFA). De reden hiervoor is, dat het behandelen rechtstreeks invloed heeft op het afboeken.

Handmatige afboeking herstellen

Als blijkt dat een handmatig akkoord gemaakte betaling niet juist is, kun je via het scherm Te behandelen transacties deze afboeking ongedaan maken.

Pad: FFKB

1. Ga naar het scherm Te behandelen transacties.
2. Via menu Afboeking akkoord kom je in het overzicht van afboekingen.
3. Via menu Filter kies je welk type afboeking (Vooruitbetaling, Deelbetaling, Betalingsverschillen of Grootboek) je ongedaan wilt maken.
4. Als je de juiste afboekingswijze heeft geselecteerd kun je, door nogmaals te kiezen voor Vooruitbetaling, Deelbetaling of Betalingsverschillen, de afboeking incompleet maken. Bij een betaling die aan een schadedossier is gekoppeld, kan de grootboekregel met behulp van het icoontje verwijderd worden (deze kan niet opnieuw gekoppeld worden). De eerder akkoord gemaakte betaling komt dan weer op het scherm Te behandelen transacties.
5. Zodra het afschrift, voor zover mogelijk, compleet is gemaakt moet deze via pad FFA worden afgeboekt. Zie Afboeken.

   Let op Het is niet mogelijk om hetzelfde elektronische dagafschrift tegelijkertijd te behandelen (pad FFKB) en af te boeken (pad FFA). De reden hiervoor is, dat het behandelen rechtstreeks invloed heeft op het afboeken.

Overzicht elektronisch dagafschrift

Pad: FFKO

1. In het venster Overzicht elektronisch dagafschrift vul je de gegevens in waarop je het bestand wilt filteren.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Bankrekening	Vul hier de bankrekening in waarvan je de afschriften wilt zien.
   Boekdatum t/m	Vul hier de data in waarvan je de afschriften wilt zien. Als je alle afschriften wilt zien maak je het veld Boekdatum leeg en vul je in het veld t/m de huidige datum in.
   Tegenrekening t/m	Vul hier de tegenrekening of de tegenrekeningserie in waarvan je de afschriften wilt zien. Als je alle afschriften wilt zien maak je het veld Tegenrekening leeg en vul je in het veld t/m het cijfer 9999999999 in.
   Sortering	Kies in dit veld de sortering van de afschriften. Je kunt kiezen uit: Sortering op boekdatum Sortering op boekingsbedrag Sortering op tegenrekening
   Export	Als je kiest voor Ja, dan wordt een exportbestand aangemaakt.
   In ANVA verwerkt	Ja betekent dat afschriften die voldoen aan de regels worden getoond. Nee betekent dat alle afschriften worden getoond.
   Selectie	Afhankelijk van de keuze bij de vorige optie kun je nog een selectie maken van de exacte gegevens die je wilt zien.

2. Klik op Start .
3. Als je bij Export hebt gekozen voor Ja, dan wordt bij het uitvoeren van het overzicht de mogelijkheid geboden een bestandsnaam voor het exportbestand op te geven. Een exportfile kun je in andere toepassingen (Word, Excel enz.) openen. Open het bestand in Excel, kies vervolgens als scheidingsteken voor 'Punt komma' en per kolom de keuze 'Standaard' of 'Tekst'. Kies vervolgens voor 'Voltooien'.
4. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
5. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Elektronisch dagafschrift.