Facturen

Veelgestelde vragen

Waarom zijn de vervallen dekkingen niet zichtbaar op de nota?

Het bedrag op de creditnota is ten onrechte 0,00

Factuur zoeken

Factuur zoeken op nummer

In dit pad zoek je een factuur op factuurnummer.

Pad: FFFF

1. Vul in het venster Zoeken factuurnummer het nummer van de factuur in en selecteer deze.
2. Raadpleeg of bewerk de facturen.
3. Als je de factuur bewerkt hebt: antwoord Ja op de vraag 'Gewijzigde boeking akkoord?'.

Factuur zoeken op verzamelnummer

In dit pad zoek je een factuur op verzamelnummer.

Pad: FFFV

1. Vul in het venster Zoeken verzamelnummer het nummer van de verzamelfactuur in en selecteer deze.
2. Raadpleeg of bewerk de facturen.
3. Als je de factuur bewerkt hebt: antwoord Ja op de vraag 'Gewijzigde boeking akkoord?'.

Facturen zoeken op relatienummer

In dit pad zoek je een factuur op relatienummer.

Pad: FFFR

1. Vul in het venster Relatienummer het nummer van de relatie in en klik op OK.
2. Selecteer de factuur.
3. Raadpleeg of bewerk de facturen.
4. Als je de factuur bewerkt hebt: antwoord Ja op de vraag 'Gewijzigde boeking akkoord?'.

Factuur zoeken op banknummer

In dit pad zoek je een factuur op banknummer.

Pad: FFFB

1. Vul in het venster Zoeken banknummer het banknummer van de relatie in en selecteer de factuur.
2. Raadpleeg of bewerk de facturen.
3. Als je de factuur bewerkt hebt: antwoord Ja op de vraag 'Gewijzigde boeking akkoord?'.

Factuur zoeken op schadebetrokkene

In dit pad zoek je een factuur op schadebetrokkene.

Pad: FFFS

1. Zoek in het venster Zoeken schadebetrokkene de betrokkene en selecteer vervolgens de factuur.
2. Raadpleeg of bewerk de facturen.
3. Als je de factuur bewerkt hebt: antwoord Ja op de vraag 'Gewijzigde boeking akkoord?'.

   Notitie Als je betrokkenen tegenkomt in de lijst die geen facturen meer hebben openstaan, kan je de lijst opschonen door naar pad IICFE te gaan.

Factuurinformatie

Factuurinformatie (overzichtsscherm)

In het venster Informatie facturen kan je via de menu's een aantal gegevens met betrekking tot de factuur raadplegen.

Pad: FFFN, FFFR, FFFO en FFFS

• Pad FFFN: selecteer een relatie.
• Pad FFFO: selecteer een polis.
• Pad FFFS: selecteer een betrokkene.
• Pad FFRR: vul het relatienummer in en klik op OK.

  Menu	Toelichting
  Vanaf	Met menu Vanaf kan je het nummer ingeven vanaf waar de facturen van de geselecteerde relatie worden getoond.
  Historie	Met menu Historie kan je de historische factuurgegevens per relatie bekijken. Historische facturen zijn: maatschappij-incasso's, agentincasso's, volledig betaalde facturen, teruggeboekte facturen, gesaldeerde facturen. Bij betaalde termijnafspraken wordt het min-teken (-) op het scherm weergegeven. Bij gesaldeerde facturen wordt het nieuwe factuurnummer vermeld waaronder de factuur is gesaldeerd.
  Actueel	Met menu Actueel roep je de actuele factuurgegevens van de relatie op.
  Alles	Met menu Alles roep je alle factuurgegevens van de relatie op, zowel de actuele als de historische gegevens. Ook boekingen als bijvoorbeeld de provisieboeking zie je in dit menu.
  Fact. betrokkene	Met menu Fact. betrokkene kan je alle facturen oproepen die zijn geboekt op een betrokkene van een schade die hoort bij de relatie.
  Info	Met menu Info kan je meer informatie over de factuur raadplegen. Zie hoofdstuk 'Factuurinformatie opvragen'.
  Fact. relatie	De opties Betaling, Verzameling en Specificatie van menu Fact. relatie zijn er alleen als er afgeboekte facturen zijn en/of als de factuur onderdeel is van een verzameling en/of als de factuur nader is gespecificeerd.
  [F3] of	Een snel overzicht van de factuurinformatie.
  Opmerkingen	Ga op een factuur staan om onderin het venster de bijbehorende opmerkingen en relevante datums te zien.

Veelgestelde vragen

Kun je de opmerkingen bij een factuur afdrukken?

Informatie per factuur opvragen

Je kan op meerdere manieren informatie per factuur opvragen. Ook kan je met menu Info allerlei andere factuurinformatie oproepen.

Pad: FFFN, FFFF, FFFV, FFFB, FFFR en FFFS

• Pad FFFN, FFFR: selecteer een relatie.
• Pad FFFF, FFFV, FFFB, FFFV: selecteer een factuur.
• Pad FFFS: selecteer een betrokkene.

Je kan op de volgende manieren informatie raadplegen bij de facturen:  

• Klik op Info , het venster Info factuur opent met daarin de factuurinformatie.

• Of ga naar menu Info. Hier kan je kiezen uit de menuopties:

  Info-Betalingen
  Het venster Betalingen opent met daarin de gegevens van de betalingen van de relatie.

  Info-Alle verzamelingen
  Het venster Verzameling opent met daarin alle facturen van de relatie die deel uitmaken van een verzameling.

  Info-Factuur uitgebreid
  Het boekingvenster opent met daarin alle boekinggegevens van de factuur.

• Of je selecteert een factuur en gaat in het venster Boekingen naar menu Info. Hier kan je kiezen uit de volgende menuopties:

  Info-Verwijzingen
  Het venster Verwijzingen opent met daarin de verwijzingen van de factuur.

  Info-betalingen
  Het venster Betalingen opent met daarin de gegevens van de betalingen van de relatie.

  Info-Info factuur
  Het venster Info factuur opent met daarin boeking-, aanmaning-, herinnering-, en betalinggegevens.

  Info-Pool
  Het venster Pool opent met daarin de poolverdeling.

Informatie over poolverdeling bij een factuur

Bij een boeking kan je de poolverdeling raadplegen waaronder de factuur is gemaakt. Deze kan dus afwijken van de huidige poolverdeling.

Pad: FFFR, FFFN, FFFF, FFFV, FFFB en FFFS

1. Ga naar menu Info - Factuur uitgebreid in venster Informatie facturen.
2. Ga naar menu Info - Pool in venster Boekingen.

Factuur bewerken en behandelen (Factuur uitgebreid)

Factuur bewerken

Het bewerken van een factuur naar bijvoorbeeld een aanmaning of excasso. In deze beschrijving wordt er van uitgegaan dat je per relatie informatie over facturen opvraagt aan de hand van het relatienummer.

Pad: FFFR, FFFN, FFFF, FFFV, FFFB en FFFS

1. Ga naar pad FFFR.
2. In het venster Relatienummer voer je het gewenste relatienummer in en druk op [Enter].
3. Selecteer de openstaande factuur waarbij je een actie wilt uitvoeren.
4. Ga in het venster Boekingen naar menu Acties.

   Notitie Als je niet wilt dat een eenmalige factuur wordt toegevoegd aan een bestaande verzamelfactuur, als je de factuur terugboekt en daarna een creditboeking op de polis maakt, dan zet je in pad BYSS, venster Stuurcodes deel VI de stuurcode Terugboeken met incassowijze 11 op Ja.

   Let op Als deze stuurcode op Ja staat, dan kan er bij geen enkele terugboeking een creditnota worden geprint.

ANVA kent negen boekingsoorten. Bij iedere boekingsoort in het factuuroverzicht verschijnt na [Enter] een ander overzichtscherm. Ook de uit te voeren acties verschillen per boekingsoort. Hieronder vind je een beschrijving van de mogelijke acties.

Veelgestelde vragen

Waarom staat een nieuw rekeningnummer niet op een kopienota?

Memo bij factuur maken

Pad: FFFR, FFFN, FFFF, FFFV, FFFB en FFFS

1. Selecteer de factuur waarbij de memo moet worden aangemaakt.
2. Ga naar menu Dossier-Memo.
3. Schrijf het memo en klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Factuur retour maatschappij sturen

Als een klant een provinciale post niet betaalt, kan je de incasso terugsturen naar de maatschappij. Binnen ANVA heet dit 'retour maatschappij'. De klant wordt meestal via een aanmaning geïnformeerd dat de dekking is opgeschort zolang er niet wordt betaald.

Je kan facturen voor zowel rekening-courantrelaties als niet rekening-courantrelaties terugsturen naar de maatschappij (retour maatschappij). Je geeft handmatig per factuur aan dat deze retour maatschappij moet.  Deze optie is mogelijk bij eenmalige-, prolongatie-, schade-, verhaalschade- en service verhaalschadeboekingen.

Pad: FFF(N)

1. In het venster Zoeken relatie selecteer je de relatie waarvoor de rekening moet worden teruggestuurd.
2. In het venster Informatie facturen selecteer je de factuur die moet worden teruggestuurd.
3. Ga naar menu Acties - Retour maatschappij.
4. Vul in het venster Retour maatschappij in of en wanneer de maatschappij is geïnformeerd. Geef hier ook aan dat de factuur retour maatschappij gaat en de datum van retourzending.
   
5. Klik op Afsluiten .
6. Klik OK op de melding 'De incassocode is gewijzigd'.

   Notitie
   Als deze gegevens bij een factuur zijn opgegeven, zijn in Acceptatie bij die factuur bij de opmerkingen (info box) de volgende regels zichtbaar:
   - Maatschappij geïnformeerd <DATUM>.
   - Retour maatschappij <DATUM>.
   - Bij het overzicht facturen in het venster Informatie facturen staat in de kolom Opmerkingen: ‘Retour mij’.
   Via Acties - Opheffen retour mij kan je de retour maatschappij weer ongedaan maken.
   Een lijst van facturen met retour maatschappij kan je afdrukken in pad FFOFRT.

Aanpassen incassocode in een boeking

Afhankelijk van de wijziging wordt vanuit dit pad een nota klaargezet om op te bouwen en/of een machtiging of excasso-opdracht klaargezet.

pad: FFFF

1. Zoek de factuur waarvoor je de incassocode wilt aanpassen.
2. Wijzig de incassowijze in het venster Boekingen.
3. Antwoord Ja op de vraag 'Gewijzigde boeking akkoord?'.

Machtigingen

Mandaatoverzicht

Je kan als volgt een overzicht maken van alle mandaten:

Pad: FFMM

• Klik rechtsboven in het overzicht op Export om het overzicht te exporteren naar Excel of te kopiëren naar het klembord.
• Klik met de rechter muisknop in het overzicht om het op basis van die gegevens te filteren.
• Je kan het overzicht sorteren op basis van de volgende gegevens:

  Kolom	Kolom	Omschrijving
  Mandaat	Kantoor	Mandaat behorende bij dit kantoor. Via het banknummer van dit kantoor vindt de incasso plaats.
  	IBAN	Banknummer van de relatie.
  	Mandaat-ID	Vaak samengesteld uit het kantoor van de mandaat en het internnummer van de IBAN.
  	Soort	Soort mandaat, core of B2B.
  	Begindatum	Begindatum van de mandaat.
  	Einddatum	Einddatum van de mandaat.
  Relatie	Kantoor	Kantoor waar de relatie onder valt.
  	Relatienr	Relatienummer.
  	Naam	Achternaam en initialen.
  Machtiging		Als in deze kolommen niets is vermeld, is er geen incasso aanwezig.
  	Datum	Uitvoerdatum van de machtiging (datum waarop deze gefiatteerd kan worden. Datum waarop de machtiging is verzonden.
  	Bedrag	Bedrag waarvoor de machtiging is afgegeven.
  	Status	Niet gefiatteerd, gefiatteerd of verzonden.

Machtigingen overzicht

Je kan als volgt een overzicht maken van alle machtigingen:

Pad: FFMO

1. Vul in het venster Machtiging overzicht de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Instelling	Kies of het overzicht van de bank of alle machtigingen wordt gemaakt. Je kan hier alleen kiezen als in pad BYKFB (menu Koppeling) een bank gekozen is als machtigingspartner.
   Status	Kies welke machtigingsstatus(sen) op het overzicht komen. Als op het overzicht verkeerde machtigingsstatussen voorkomen, dan kan je deze in pad FFMB wijzigen.
   Machtiging	Kies de bedragen die kleiner zijn dan de limiet. De limiet is ingegeven in pad BYKFA. Deze bedragen kan je afboeken of alsnog per acceptgiro incasseren. Voor dit laatste moet je de incassowijze wijzigen. Via de optie Ongeldig rekeningnr. kan je een controle laten uitvoeren op geldigheid van de rekeningnummmers. Op het machtigingsoverzicht wordt vermeld als een rekeningnummer ontbreekt of niet aan de geldigheidscontrole voldoet.
   Factuurdatum	Kies de start- en einddatum factuur voor het overzicht.
   Soort	Kies welke machtigingssoort(en) op het overzicht komen.
   Sortering	Kies hoe de items op het overzicht worden gesorteerd.

2. Klik op Start .
3. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
4. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Machtigingen overzicht.

Machtigingen zoeken

Als je veel machtigingen hebt is het soms moeilijk om een bepaalde machtiging te vinden. ANVA heeft hiervoor een hulpmiddel gemaakt.

Pad: FFMB

1. Klik op Start om naar het scherm Machtiging behandelen te gaan.
2. Je kan de machtigingen nu sorteren. Standaard zijn de machtigingen op factuurdatum gesorteerd, de oudste bovenaan. Je bepaalt eerst waar je de machtigingen op wilt sorteren:
   • Als je vanaf een bepaald relatie-/maatschappij-/agent- of soorten betrokkene nummer wilt selecteren, klik je op de eerste knop in een machtiging. In het onderstaande figuur is dat 00000004.
   • Als je vanaf een bepaald factuur-/verzamel- of machtigingnummer wilt selecteren, klik je op de tweede knop in een machtiging. In het onderstaande figuur is dat 00000052.
   • Als je vanaf een bepaalde factuurdatum wilt selecteren, klik je op de derde knop in een machtiging. In het onderstaande figuur is dat 30-01-2006.
     
     
3. Ga nu naar menu Vanaf om het vanaf-gegeven in te vullen.
   • Als je gekozen hebt om vanaf een bepaald relatie-/maatschappij-/agent- of soorten betrokkene nummer te sorteren kan je in het menu Vanaf één van deze rubrieken kiezen. Je vult vervolgens in het venster Vanaf [rubriek] het nummer in vanaf waar je de machtigingen geselecteerd wilt hebben.
   • Als je gekozen hebt om vanaf een bepaald factuur-/verzamel/ of machtigingnummer te sorteren kan je in het menu Vanaf één van deze rubrieken kiezen. Je vult vervolgens in het venster Vanaf [rubriek] het nummer in vanaf waar je de machtiging geselecteerd wilt hebben.
   • Als je gekozen hebt om vanaf een bepaalde factuurdatum te selecteren opent het venster Vanaf factuurdatum als je naar het menu Vanaf gaat.
4. Kies het nummer uit de infotabel of vul het nummer in en ANVA zal de gegevens sorteren.

Machtigingen behandelen (fiatteren)

Als in ANVA de machtigingen gemaakt zijn, kan een financieel medewerker ze controleren en eventueel wijzigen.

Een incasso kan je alleen fiatteren, als alle facturen financieel verwerkt zijn.

De uitvoerdatum bepaalt of de incasso kan worden gefiatteerd. Als de uitvoerdatum in de toekomst ligt, kan een incasso niet gefiatteerd worden. De datum kan zo nodig handmatig aangepast worden, zie knop Wijzig machtiging.

De uitvoerdatum wordt automatisch bepaald via label 3031 Uitvoerdag incasso of aan de hand van diverse instellingen, zoals stuurcodes, financiële instellingen, RC-instellingen. De datum waarop de bank de incasso uitvoert is de verwerkingsdatum. Deze datum wordt bij het aanmaken van het incasso-bestand meegegeven. Als de verwerkingsdatum in het weekend valt, dient de incasso op de eerstvolgende werkdag (de maandag) door de bank te worden uitgevoerd. Ook het fiatteren zal alleen op werkdagen gebeuren.

Pad: FFMB

1. Vul in het venster Machtiging behandelen de volgende gegevens in.

   Voorbeeldscherm Machtiging behandelen

   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Bank	Kies of de machtigingen van de bank, of alle machtigingen worden behandeld. Je kunt hier alleen kiezen als in pad BYKFB een bank gekozen is als machtigingspartner. Als je alleen voor een bank hebt gekozen, wordt deze voor je geselecteerd.
   Collectiviteit	Kies Ja als je de machtigingen voor een of meerdere collectiviteiten wilt behandelen.
   Soort	Kies welke soort machtigingen je wilt behandelen.
   Factuurdatum	Voer de begin- en einddatum van de facturen in.
   Agenten	Standaard is er geen filtering: alle incasso's en excasso's worden geselecteerd, ongeacht of er een agent in staat. Druk op Niets geselecteerd om wel een selectie te maken. Selecteer een agent door op de naam van de agent te dubbelklikken. Selecteer alle agenten door op Selecteer alles te klikken. Je kunt de agenten deselecteren door op Selecteer niets te klikken. Druk op Items zonder code selecteren om alle machtigingen te selecteren waarbij geen agent van toepassing is. Als je de juiste selectie gemaakt hebt: Klik op Start en antwoord Ja op de vraag 'Is uw keuze juist geweest'.

2. Klik op Start .
3. In het nieuwe venster Machtiging behandelen controleer je de machtigingen. Je kunt deze - zolang ze niet gefiatteerd zijn - hier ook wijzigen.

   Voorbeeldscherm Machtiging behandelen (fiatteren)

   Voorbeeldscherm Machtiging behandelen (fiatteren)

   

4. In het Totaal venster zie je hoeveel machtigingen er gefiatteerd zijn en welk totaalbedrag daarbij hoort.
5. Via de optie in de werkbalk kan er gekozen worden voor de filter B2B (zakelijk) en Core (particulier), mits de module "B2B-Mandaat (zakelijk)" in pad BYSA deel 6 aan staat. Als de filter aan staat worden de desbetreffende totalen getoond. Ook de knoppen "Alles fiatteren" en "Alles defiatteren" hebben dan alleen effect op de gekozen soort mandaat.
6. De gefiatteerde machtigingen zijn aangevinkt. In pad BYKFA geeft een beheerder aan of de machtigingen automatisch gefiatteerd worden. Je kunt in het menu kiezen om alle machtigingen in één keer te fiatteren of af te keuren. Ook kun je de machtigingen fiatteren tot een bepaalde prolongatiedatum.
7. Niet-gefiatteerde machtigingen kun je wijzigen door op Wijzig machtiging te klikken naast de machtigingsgegevens.
8. Gebruik het menu [aantal] Fiatteren als je meerdere machtigingen wilt behandelen. Met het gebruik van dit menu worden de machtigingen in batches aangeleverd. De grootte van de batches is het getal dat genoemd is bij [aantal]. Je legt deze grootte vast in pad BYSS, Stuurcodes deel VI Maximum aantal voor klaarzetten incasso's. Vul je hier niets in, dan bevat een batch maximaal 1500 incasso’s.

   In het menu Info kun je tenslotte nog factuur- en betaalgegevens van de relatie waarvan de machtiging geselecteerd is inzien.

9. Klik op Afsluiten .

Veelgestelde vragen

De machtigingen zijn in ANVA ten onrechte verzonden. Hoe kunnen deze worden teruggezet?

Hoe sorteer je de machtigingen op factuurnummer of verzamelnummer?

Machtiging wijzigen

Als blijkt dat er een fout in een machtiging geslopen is of als om een andere reden een machtiging veranderd moet worden, kan je niet-gefiatteerde machtigingen wijzigen.

Pad: FFMB

1. Klik op de knop Wijzig machtiging naast de te wijzigen machtiging.
2. In het venster Wijzigen incasso kan je de persoonsgegevens van de machtiginggever aanpassen, de bank waar het bedrag naartoe gestort wordt wijzigen, de omschrijving wijzigen en de uitvoerdatum wijzigen.

   Voorbeeldscherm Wijzigen incasso

   Voorbeeldscherm Wijzigen incasso

   

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie Je kan in dit pad de omschrijving van de machtiging aanpassen. De omschrijving van de machtiging is door ANVA automatisch gevuld. Zie ook Omschrijving van machtiging na boeking.

   Omschrijving van machtiging na boeking

   Boeking	Toelichting
   Eenmalige boeking	De factuurtekst uit label 10018 Omschrijving wordt overgenomen. Als dit label leeg is, blijft de omschrijving ook leeg.
   Verzamelboeking	Diverse verzekeringen.
   Pakketboeking	Pakketpremie + de tekst uit label 61039 Pakketomschrijving wordt overgenomen. Indien label 61039 leeg of afwezig is, wordt de omschrijving uit label 61000 Pakketsoort overgenomen.
   Schadeboeking	Schadenummer + Schadedatum.
   Vaste termijnen	Vaste termijn + maand/jaar.
   Overige debiteurenboeking	Zelf in te vullen omschrijving.
   Salderen via pad FFS en de factuurtekst is niet gevuld	Saldo geselecteerde facturen.
   Salderen via pad FFS en de factuurtekst is gevuld	De factuurtekst wordt overgenomen.
   Salderen via pad FDRS en de t/m datum is gevuld	Saldo facturen t/m ingevulde datum.
   Salderen via pad FDRS en de t/m datum is niet gevuld	Saldo geselecteerde facturen.

Machtiging opnieuw klaarzetten

Als er een incassobestand is aangemaakt waar een machtiging in zit die moet worden aangepast, dien je het gehele incassobestand terug te zetten.

Pad: IICFPP

1. Kies voor Bank.
2. Klik op Start .
3. Selecteer met [F12] de run waarin de desbetreffende machtigingen staan.
4. Klik op Start .
5. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Vervolgens moet je via pad FFMB alles fiatteren, de totalen opbouwen en alles defiatteren. Hier kan de betreffende machtiging worden gewijzigd.

Machtigingbestand maken

Als in pad BYKFA gekozen is om de machtigingen via een bestand te verzenden, kan je in dit pad het machtigingbestand aanmaken.

Pad: FFME

1. Vul in het venster Machtigingbestand de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Instelling	Kies of je een machtigingsbestand voor de bank maakt.
   Verwerkingsdatum	Vul de verwerkingsdatum van de machtigingen. Standaard staat hier de systeemdatum.
   Vaste omschrijving	Vaste omschrijving die je wilt meegeven. Deze is zichtbaar voor jouw relatie via zijn bankpakket of op bankafschriften.
   Pad en bestandsnaam	Vul hier het pad en de bestandsnaam in via het venster Invoer bestandsnaam voor export. Bijvoorbeeld "C:\machtiging20110719".
   Indeling	Hier wordt het standaardformaat van het bestand vermeld zoals deze aan de financiële instelling moet worden aangeleverd.

2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
3. Klik op Afsluiten .

   Notitie bij het aanmaken van het bestand wordt een hashcode toegevoegd. Deze hashcode zie je onderin het overzicht. Met de hashcode kan je bij het inlezen controleren of het bestand orgineel is of dat het tussentijds gewijzigd is.

Duplicaat bestand maken

Als je in pad FFME een machtigingbestand gemaakt hebt, maar je kunt dit niet vinden in de door jou opgegeven directory, kan je hier een duplicaat van het bestand maken.

Pad: FFMP

1. Kies of je een duplicaatbestand voor de postbank of de bank wilt maken.
2. Kies de run waar opnieuw een bestand van gemaakt wordt.
3. Vul -indien nodig- het pad en de bestandsnaam in.
4. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
5. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
6. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoorten In-/excasso opdrachten en Opdrachtbrief in-/excasso.

Bekende problemen met het werken met machtigingen

Storno's behandelen

Als een incasso wordt gestorneerd, moet deze in ANVA worden verwerkt en opnieuw ter incasso worden aangeboden.

Je kan een stornering op twee momenten in ANVA verwerken:

• Voordat het machtigingsbestand afgeboekt is.
• Nadat het machtigingsbestand afgeboekt is.

Als je een gestorneerde incasso behandelt voordat deze afgeboekt is, volg je deze werkwijze: Niet-afgeboekte gestorneerde machtiging behandelen.

Als je een afgeboekte gestorneerde incasso behandelt, volg je deze werkwijze: Afgeboekte gestorneerde incasso behandelen.

Niet-afgeboekte gestorneerde machtiging behandelen

Pad: FFMC

1. Kies in venster Controle machtiging of je de postbank- of bankmachtigingen controleert.
2. Klik op Start .
3. In het nieuwe venster Controle machtiging staan de te controleren machtigingen.

   Voorbeeldscherm Controle machtiging

   Voorbeeldscherm Controle machtiging

   

4. Selecteer de run waarin de machtiging staat die je wilt storneren. In het venster Machtiging controleren vink je de te storneren facturen aan.
5. Met menu Info kan je meer informatie over de boeking krijgen.
6. Klik op Afsluiten .
7. In pad FFA kan de run worden afgeboekt.

Afgeboekte gestorneerde incasso behandelen

Let op Het is niet mogelijk om hetzelfde elektronische dagafschrift tegelijkertijd te behandelen (pad FFKB) en af te boeken (pad FFA). De reden hiervoor is, dat het behandelen rechtstreeks invloed heeft op het afboeken.

Als een door jou afgeboekte betaling door de bank wordt gestorneerd, handel je dat hier af.

Pad: FFA

1. Voer het veld Afboekwijze de wijze in waarop de machtiging wordt gestorneerd.
2. Vul de Boekdatum in.
3. Klik op Handmatig.
4. Klik op Relatie.
5. Kies in het veld Rel. nr voor Info .
6. Selecteer de relatie waarvan de betaling is gestorneerd.
7. Nadat je een relatie hebt geselecteerd ga je naar menu Info - Betalingen.
8. Selecteer de gestorneerde betaling en ga naar menu Herstellen.
9. Antwoord Ja op de vraag 'Betaling herstellen?'.
10. Antwoord Ja op de vraag 'Bij deze factuur een storneringsignaal plaatsen?'.
11. Kies of je een formulier bij de stornering wilt afdrukken.
12. Kies of de machtiging opnieuw aangeboden wordt. Dit zal meestal het geval zijn. In pad BYSF in veld Aantal wachtdagen incasso herhalen staat wanneer de machtiging opnieuw aangeboden wordt.
13. Klik op Afsluiten .

Excasso's

Excasso overzicht

Je kan een overzicht maken van alle excasso's.

Pad: FFEO

1. Vul in het venster Excasso overzicht de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Instelling	Kies of het overzicht van de postbank, bank, of alle excasso's wordt gemaakt. Je kan hier alleen kiezen als in pad BYKFB (menu Koppeling) een bank gekozen is als excassopartner.
   Status	Kies welke excassostatus(sen) op het overzicht komen. Als op het overzicht verkeerde statussen voorkomen, dan kan je deze in pad FFEB wijzigen.
   Afdeling	Je kan hier met Info de afdeling kiezen waarvan de excasso's op het overzicht gezet worden. Als je niets kiest komen alle excasso's op het overzicht.
   Factuurdatum	Kies de start- en einddatum factuur voor het overzicht.
   Soort	Kies welke excassosoort(en) op het overzicht komen.
   Sortering	Kies hoe de items op het overzicht worden gesorteerd.

2. Klik op Start .
3. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
4. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Excasso's overzicht.

Excasso's zoeken

Als je veel excasso's hebt is het soms moeilijk om een bepaalde excasso te vinden. ANVA heeft hiervoor een hulpmiddel gemaakt.

Pad: FFEB

1. Klik op Start om naar het scherm Excasso behandelen te gaan.
2. Je kan de excasso's nu sorteren. Standaard zijn de excasso's op factuurdatum gesorteerd, de oudste bovenaan.

   Je bepaalt eerst waar je de excasso's op wilt sorteren door op één van de velden te klikken. Deze keuze bepaald welke opties je hebt in het menu Vanaf.

   Voorbeeldscherm Excasso behandelen

   Voorbeeldscherm Excasso behandelen

   • Als u vanaf een bepaald relatie-/maatschappij-/agent- of soorten betrokkene nummer wilt selecteren, klikt u op de eerste knop in een excasso. In het onderstaande figuur is dat A015.
   • Als u vanaf een bepaald factuur-/verzamel- of excassonummer wilt selecteren, klikt u op de tweede knop in een excasso. In het onderstaande figuur is dat 00000013.
   • Als u vanaf een bepaalde factuurdatum wilt selecteren, klikt u op de derde knop in een excasso. In het onderstaande figuur is dat 16-09-2010.

   

3. Ga naar menu Vanaf om het vanaf-gegeven in te vullen.
   • Als je gekozen hebt om vanaf een bepaald relatie-/maatschappij-/agent- of soorten betrokkene nummer te sorteren kan je in het menu Vanaf één van deze rubrieken kiezen. Je vult vervolgens in het venster Vanaf [rubriek] het nummer in vanaf waar u de excasso's geselecteerd wilt hebben.
   • Als je gekozen hebt om vanaf een bepaald factuur-/verzamel/ of excassonummer te sorteren kan je in het menu Vanaf één van deze rubrieken kiezen. Je vult vervolgens in het venster Vanaf [rubriek] het nummer in vanaf waar je de excasso's geselecteerd wilt hebben.
   • Als je gekozen hebt om vanaf een bepaalde factuurdatum te selecteren opent het venster Vanaf factuurdatum als je naar het menu Vanaf gaat.
4. Kies het nummer uit de infotabel of vul het nummer in en ANVA zal de gegevens sorteren.

Excasso's behandelen

Als in ANVA de excasso's gemaakt zijn, worden ze door een financieel medewerker gecontroleerd en eventueel gewijzigd. Bovendien kan je nieuwe excasso's opgeven voor Maatschappijen, Agenten en Crediteuren. Het afdragen van rekening-courantsaldi van maatschappijen en agenten kan het beste gebeuren via de excassomethode.

Een excasso kan je alleen fiatteren, als alle facturen financieel verwerkt zijn.

De uitvoerdatum bepaalt of de excasso kan worden gefiatteerd. Als de uitvoerdatum in de toekomst ligt, kan een incasso niet gefiatteerd worden. De datum kan zo nodig handmatig aangepast worden, zie knop Wijzig excasso.

De uitvoerdatum wordt niet automatisch bepaald, tenzij de optie Excasso vooruitbetaling ophogen met x dagen (pad BYKFA, menu Elektronisch dagafschrift) is gevuld en/of label 16349 Wachtdagen excasso premierestitutie aangeleverd wordt via XML (Webmuteren).

De datum waarop de bank de excasso uitvoert is de verwerkingsdatum. Deze datum wordt bij het aanmaken van het excasso-bestand meegegeven. Als de verwerkingsdatum in het weekend valt, dient de excasso op de eerstvolgende werkdag (de maandag) door de bank te worden uitgevoerd. Ook het fiatteren zal alleen op werkdagen gebeuren.

Pad: FFEB

1. Vul in het venster Excasso behandelen de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Postbank/Bank	Kies of de excasso's van de bank, of alle excasso's worden behandeld. Je kan hier alleen kiezen als in pad BYKFB een bank gekozen is als excassopartner. Als je alleen voor een bank gekozen hebt, wordt deze voor je geselecteerd.
   Afdeling	Kies met Info de afdeling waarvan de excasso's behandeld worden. Als je niets kiest worden alle excasso's behandeld.
   Soort	Kies welke soort excasso's behandeld worden.
   Factuurdatum	Voer de begin- en einddatum van de facturen in.
   Agenten	Standaard zijn alle agenten geselecteerd. Druk op Alles geselecteerd om een kleinere selectie te maken.

2. Klik op Start .
3. In het venster Excasso behandelen controleer je de excasso's. Je kan deze hier ook wijzigen zolang ze niet gefiatteerd zijn.
4. In het Totaal venster zie je hoeveel excasso's er gefiatteerd zijn en welk totaalbedrag daarbij hoort.
5. De gefiatteerde excasso's zijn aangevinkt. Je kan in het menu kiezen om alle excasso's in één keer te fiatteren of te defiatteren. Ook kan je de excasso's fiatteren tot een bepaalde prolongatiedatum.
6. Niet-gefiatteerde excasso's kan je wijzigen door op Wijzig excasso te klikken naast de machtigingsgegevens.
7. In het menu Info kan je tenslotte nog factuur en betaalgegevens van de relatie waarvan de excasso geselecteerd is inzien.
8. Klik op Afsluiten .

   Notitie Als een excassorun wordt afgeboekt, worden gestorneerde excasso's niet direct weer klaargezet in dit pad. De excasso moet handmatig opnieuw worden opgegeven.

Excasso controle en storno

In dit pad kunnen niet uitgevoerde excasso’s worden gestorneerd voordat de run wordt afgeboekt in pad FFA, menu Excasso.

Pad: FFEC

1. Kies in venster Controle excasso of je de postbank- of bankexcasso's controleert.
2. Klik op Start .
3. In het nieuwe venster Controle excasso staan de te controleren excasso's.
4. Selecteer de excasso als je deze wilt storneren. In het venster Excasso controleren vink je de te storneren facturen aan.
5. Met menu Info kan je meer informatie over de boeking krijgen.
6. Klik op Afsluiten . In pad FFA kan het excassobestand worden afgeboekt.

Excasso toevoegen

Als je een excasso voor maatschappij, agent of crediteur wilt maken, doe je dat hier. Je kan in het overzichtscherm van de excasso's ook handmatig een excasso toevoegen.

Pad: FFEB

1. Klik op Nieuw en kies of je een maatschappij-, agent of crediteurexcasso wilt maken.
2. Klik op OK.
3. Selecteer de maatschappij, agent of crediteur waar je een excasso voor wilt maken.
4. In het venster Toevoegen excasso vul je de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Naam	Hier staat de naam van de door jou gekozen entiteit (agent, crediteur of maatschappij).
   Plaats	Hier staat de woonplaats van de door jou gekozen entiteit.
   Naar	Kies hier of je het bedrag naar een banknummer stuurt en vul het nummer in.
   Van	Kies hier of het bedrag van jouw banknummer afgeschreven wordt en vul het nummer in.
   Betalingskenmerk	Het kenmerk bestaat uit 16 posities en wordt bij het importeren in bank- en giropakketten gezien als het kenmerk zoals dat op een acceptgiro is afgedrukt. Deze 16 posities van het betalingskenmerk gaan wel ten koste van het aantal posities van de omschrijving. Als het betalingskenmerk wordt gevuld zijn nog 19 posities voor de omschrijving beschikbaar. Hiervan volgt een melding bij het invullen van het betalingskenmerk.
   Omschrijving	Vul hier de omschrijving die de ontvanger van het bedrag op zijn bankrekening ziet.
   Fact. datum	Hier staat de systeemdatum omdat je de factuur heden aanmaakt.
   Boekingsrt.	Hier staat de door jou gekozen boekingssoort (agent, crediteur of maatschappij).
   Behandelaar	Hier staat jouw naam.
   Bedrag	Hier vul je het bedrag in. Omdat het bedrag in mindering gebracht wordt bij uw kantoor, vul je hier een negatief bedrag in.
   Uitvoerdatum	Vul hier de datum in dat de excasso moet worden behandeld. Als je de datum leeg laat, wordt de excasso bij de eerstvolgende run behandeld.

5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Excasso wijzigen

Als blijkt dat er een fout in een excasso geslopen is of als om een andere reden een excasso veranderd moet worden, kan dat zolang deze niet gefiatteerd is.

Pad: FFEB

1. Klik op de knop Wijzig Excasso naast de te wijzigen excasso.
2. In het venster Wijzigen excasso kan je: de persoonsgegevens van de ontvanger aanpassen, de bank waar het bedrag naartoe gestort wordt wijzigen, de omschrijving wijzigen en de uitvoerdatum wijzigen.
3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Excassobestand maken

Als jouw kantoor gebruik maakt van een telebankierpakket, maak je hier het bestand aan dat je later in je telebankierpakket inleest om de machtigingen daadwerkelijk via de bank te verwerken.

Pad: FFET

1. Vul in het venster Excasso telebanking bestand de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Instelling	Kies of je een excassobestand voor de postbank- of de bankexcasso's maakt.
   Verwerkingsdatum	Vul de verwerkingsdatum van de excasso's. Standaard staat hier de systeemdatum.
   Vaste omschrijving	Vaste omschrijving die je wilt meegeven. Deze is zichtbaar voor jouw relatie via zijn bankpakket of op bankafschriften.
   Pakket	Wordt in ANVA vanuit pad BYKFB of BYKFP gevuld.
   Pad en bestandsnaam	Vul hier het pad en de bestandsnaam in via het venster Invoer bestandsnaam voor export. Bijvoorbeeld "C:\excasso20110719".
   Indeling	Hier wordt het standaardformaat van het bestand vermeld zoals deze aan de financiële instelling moet worden aangeleverd.

2. Klik op Start . In het venster Aanwezig zie je het aantal excasso's dat in deze run meegenomen wordt en het totaal bedrag aan excasso's.

   Controleer of het aantal opdrachten en het totaalbedrag klopt.

3. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".

   In het venster Verwerkt zie je hoeveel opdrachten er verwerkt zijn en hoeveel er afgekeurd zijn.

4. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK. In het overzicht staan de verzonden en afgekeurde opdrachten. Van de afgekeurde opdrachten staat de reden van afkeuring. Bijvoorbeeld: geen rekeningnummer ingevuld.

   Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort In- excasso opdrachten.

   Notitie bij het aanmaken van het bestand wordt een hashcode toegevoegd. Deze hashcode zie je onderin het overzicht. Met de hashcode kan je bij het inlezen controleren of het bestand orgineel is of dat het tussentijds gewijzigd is.

5. Klik op Afsluiten .

   Notitie Als je gebruikmaakt van het ABN AMRO officepakket kan je bij het inlezen van het bestand de melding 'Record lengte te lang' krijgen, het bestand wordt vervolgens niet ingelezen. Om deze melding te verhelpen muteer je het importbestand naar een ClieOp03 formaat.

Duplicaat excasso bestand maken

Als je in pad FFET een excassobestand gemaakt hebt, maar je kan dit niet vinden in de door jou opgegeven directory, kan je hier een duplicaat van het bestand maken.

Pad: FFEP

1. Kies of je een duplicaatbestand voor de postbank of de bank wilt maken.
2. Kies de run waar opnieuw een bestand van gemaakt wordt.
3. Vul -indien nodig- het pad en de bestandsnaam in.
4. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
5. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
6. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoorten In-/excasso opdrachten en Opdrachtbrief in-/excasso.

Betalingen opgeven aan crediteuren

Betalingen opgeven aan crediteuren wordt gedaan met de excassomethode.

1. Maak een crediteur aan in pad BBE.
2. Koppel de crediteuren in pad BYKO aan een grootboekrekening.
3. Maak in pad FFEB een excasso aan voor de crediteur.

   Notitie Maak in ieder geval in pad BBE een crediteur algemeen aan. Deze kan je gebruiken voor de betalingen aan incidentele crediteuren.

Omschrijving op incasso/excasso

De omschrijving op incasso's en excasso's is als onderstaand opgebouwd. Er vindt voorloopnullen en dubbele spaties worden daarbij verwijderd. De omschrijving kan maximaal 140 tekens lang zijn.

Incasso - enkele factuur

Incasso - verzameling

Excasso - enkele factuur

Excasso - verzameling

Excasso aan een maatschappij/agent/crediteur met ingevuld kenmerk

Elektronisch dagafschrift

Informatie over Elektronisch dagafschrift staat in het hoofdstuk Elektronisch dagafschrift.

Elektronisch dagafschrift (Caribisch gebied)

Informatie staat in hoofdstuk Elektronisch dagafschrift (Caribisch gebied).

Via het elektronisch dagafschrift kunnen betalingen automatisch in ANVA worden verwerkt. Dit werkt voor klanten in Caribisch gebied echter anders dan in Nederland.

De input voor het elektronisch dagafschrift bestaat uit een bestand met betalingen dat in het MT940-formaat (Swift-standaard) is opgemaakt. In Nederland kan bij de meeste banken via internetbankieren een export van het rekeningoverzicht worden gemaakt, waarbij kan worden gekozen worden voor MT940. Bij de banken in Caribisch gebied is deze optie niet aanwezig. Insurance Software Cariben (ISC) heeft hiervoor een oplossing gerealiseerd: de export uit het bankpakket van het rekeningoverzicht van het kantoor wordt door ISC omgezet naar het MT940-formaat. De specificatie van dit MT940-bestand is in onderling overleg met ANVA vastgesteld.

Bij het inlezen van het MT940-bestand in ANVA vindt het zoeken en koppelen van facturen aan de betalingen op een aangepaste manier plaats. Ook de specificatie hiervoor is door ISC aangeleverd. Het is daarbij mogelijk om een vooruitbetaling op een polis te kunnen maken. Deze functionaliteit is ook voor het handmatig afboeken van de betalingen beschikbaar.

Afboeken (dagafschriften verwerken)

Let op Het is niet mogelijk om hetzelfde elektronische dagafschrift tegelijkertijd te behandelen (pad FFKB) en af te boeken (pad FFA). De reden hiervoor is, dat het behandelen rechtstreeks invloed heeft op het afboeken.

Notitie De afboekwijze VRRKN Vooruitbetalingen verrekenen is specifiek voor de functie Verrekenen vooruitbetalingen (pad FDS) en mag niet gekozen worden bij het afboeken in pad FFA.

Met de optie Afboeken kan je dagafschriften geheel of gedeeltelijk verwerken. Hier wordt het afboeken van facturen beschreven.

Pad: FFA

Met facturen wordt bedoeld 'facturen of een verzameling van facturen' als wordt geïncasseerd met een verzamelnota of een verzamelmachtiging.

Elke afboekwijze moet van te voren zijn gekoppeld aan de bijbehorende grootboek- of tussenrekening (pad BYKO).

Aan de hand van de stuurcode Afboeken dagafschrift volledig via afboeken in pad BYSS is aangegeven of een dagafschrift geheel of gedeeltelijk in ANVA wordt verwerkt.

• Ja
  Je verwerkt het dagafschrift helemaal in ANVA. Dit betekent onder andere dat je de betalingen en ontvangsten op de kas- of bankrekening rechtstreeks via de gekoppelde afboekwijze op de juiste grootboekrekeningen boekt. Ook kan je rechtstreeks op grootboekrekeningen boeken voor bijvoorbeeld betalingen aan crediteuren, personeel en maatschappijen. Zie Afboeken dagafschrift volledig op Ja.
• Nee
  Je verwerkt de betalingen/ontvangsten in ANVA en boekt ze automatisch op een gekoppelde tussenrekening. Vervolgens moet je het dagafschrift boeken in de boekhouding in pad FHBG. De betalingen die in ANVA zijn verwerkt, moet je als totalen op de betreffende tussenrekening tegenboeken. In ANVA kan je in deze situatie niet rechtstreeks op grootboekrekeningen boeken. Zie Afboeken dagafschrift volledig op Nee.

Tijdens het afboeken worden verschillende controles uitgevoerd waarvan signaleringen op het scherm en op het afboekverslag verschijnen.

Notitie
- De journaalposten van de afboekingen verwerk je in de boekhouding, zodra je ANVA gejournaliseerd hebt. Voor je journaliseert, kan je in pad FFOJ een overzicht afdrukken van de af te boeken journaalposten.
- Een overzicht van de afboekingen kan je uitdraaien in pad FFOB.

Veelgestelde vragen

Is het mogelijk om een boekdatum in de toekomst op te geven bij het afboeken van een dagafschrift?

Is het mogelijk om bij het afboeken direct te zoeken op het 'Verzamel volgnummer factuur' (label 93110)?

Waarom wordt de optie Betaling herstellen niet getoond?

Afboeken dagafschrift volledig op Ja

Let op Het is niet mogelijk om hetzelfde elektronische dagafschrift tegelijkertijd te behandelen (pad FFKB) en af te boeken (pad FFA). De reden hiervoor is, dat het behandelen rechtstreeks invloed heeft op het afboeken.

In dit pad boek je facturen af. Hier wordt besproken hoe het afboeken werkt als in pad BYSS de stuurcode Afboeken dagafschrift via afboeken op Ja staat.

Pad: FFA

1. Kies in het veld Afboekwijze met Info de manier waarop je afboekt. Afboekwijzen worden ingegeven in pad BLC.
2. In het veld Boekjaar staat het jaar waarin geboekt wordt.
3. In het veld Boekstuknummer wordt automatisch het eerstvolgende dagafschrift ingevuld. Dit kan je overschrijven. Als je hier een gebruikt boekstuknummer invoert, zie je de historische gegevens van dat dagafschrift.
4. Vul in het veld Boekdatum de datum van het dagafschrift in.
5. In het veld Begin saldo staat het huidige saldo van de grootboekrekening die aan de afboekwijze is gekoppeld, plus alle boekingen die nog niet zijn gejournaliseerd in pad FA.
6. Vul in het veld Eind saldo het nieuwe saldo zoals dat op het dagafschrift staat in.
7. In het veld Nog te boeken staat het bedrag dat nog geboekt moet worden. Dit is het verschil tussen het begin- en eind saldo.
8. Kies in het vensteronderdeel Afboeksoort voor een van de afboeksoorten. Je kan afhankelijk van de inrichting in ANVA kiezen uit:
   • Handmatig.

     Handmatig afboeken

     In het venster Selectie afboeksoort kiest u de afboeksoort. U kunt kiezen uit:

     • Relatie
       U selecteert per relatie een factuur om af te boeken. Kies een factuurnummer of een verzamelnummer (klik op knop Factuurnr. om deze te wijzigen in Verzamelnr.)
       Om vooruitbetalingen zonder factuur te registreren: ga naar menu Vooruitbetalen - Relatie. Of ga naar menu Vooruitbetalen - Polis en selecteer een polis (een pakket selecteren is niet toegestaan). Bij de vooruitbetaling wordt het volgnummer van de geselecteerde polis getoond.
     • Betrokkene
       U selecteert per 2^e-lijns betrokkene, of de 1^e-lijns betrokkene soort 'Tegenpartij', een factuur om af te boeken. U ziet alleen de 2^e-lijns betrokkenen en de 1^e-lijns betrokkene van de soort 'Tegenpartij', die zijn gekoppeld aan schade in pad BBB.
     • Maatschappij
       U geeft per maatschappij, die is gekoppeld aan een grootboekrekening in pad BYKO een betaling op. Deze wordt automatisch overgenomen in de rekening-courant van de maatschappij.
     • Agent
       U geeft per agent, die is gekoppeld aan een grootboekrekening in pad BYKO een betaling of een ontvangst op. Deze wordt automatisch overgenomen in de rekening-courant van de agent.
     • Crediteur
       U geeft per crediteur die is gekoppeld aan een grootboekrekening in pad BYKO een betaling of een ontvangst op.
     • Grootboek
       U boekt per grootboekrekening een betaling en/of boeking direct op een grootboekrekening, bijvoorbeeld de kruispost 'Kosten betalingsverkeer'.
     • Ontv. GMU/OLA
       U boekt ontvangen GMU/OLA op een tussenrekening. Om dit mogelijk te maken koppelt u in pad BYKO de boekingswijze 35 GMU/OLA ontvangen aan een tussenrekening.
   • Machtiging.

     Afboeken ontvangen machtiging

     Selecteer de ontvangen machtigingen en boek deze vervolgens af. Verwerk eerst de direct ontvangen storneringen.

   • Excasso.

     Afboeken excasso's

     Selecteer de uitbetaalde excasso's en boek deze vervolgens af. Verwerk eerst de direct ontvangen storneringen.

   • Elektronisch dagafschrift.

     Afboeken elektronisch dagafschrift

     1. U ziet meteen de (voorlopige) resultaten van het ingelezen en eventueel aangevulde MT940-bestand op uw scherm.
     2. Als u hiermee akkoord bent beantwoordt u de vraag 'Wilt u de boekingen definitief verwerken? met Ja.
     3. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
     4. Op het eerste overzicht vindt u de boekingen terug die zijn verwerkt.
     5. Met [Esc]  komt u in het tweede overzicht. Hierop ziet u de boekingen die nog handmatig moeten worden verwerkt.
     6. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Elektronisch dagafschrift.
9. Sluit alle vensters af.

Voorbeeld afboeken
Je boekt handmatig een bankafschrift af met nummer 46 waarop een betaling van Dhr. Jansen staat. Het oude saldo op de bank was 11.352,46 en het nieuwe saldo is 11.400,56. De relatie heeft een betaling verricht van 48,10.

1. Kies in het veld Afboekwijze voor de betreffende bankrekening.
2. In het veld Boekstuknummer vul je nummer 46 in.
3. In het veld Boekdatum vul je de datum van het bankafschrift in.
4. In het veld Begin saldo vul of wijzig je het bedrag 11.352,46.
5. In het veld Eind saldo vul je 11.400,56 in.
6. In het veld Nog te boeken vult ANVA het bedrag 48,10 in.
7. Klik op Handmatig en dan op Relatie.
8. Kies in het venster Afboeken met Info voor Dhr. Jansen.
9. Selecteer in het venster Afboeken de factuur die afgeboekt wordt.
10. Vul in het venster Betaling Relatie in het veld Bedrag het bedrag van 48,10 in.
11. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
12. Sluit alle vensters af.

    Notitie ANVA controleert aan de hand van de door jou ingegeven bedragen of een boekstuk in zijn geheel wordt afgeboekt. Als je niet alle of verkeerde gegevens invoert, krijg je bij het afsluiten een melding.

Afboeken dagafschrift volledig op Nee

Let op Het is niet mogelijk om hetzelfde elektronische dagafschrift tegelijkertijd te behandelen (pad FFKB) en af te boeken (pad FFA). De reden hiervoor is, dat het behandelen rechtstreeks invloed heeft op het afboeken.

In dit pad boek je facturen af. Hier wordt besproken hoe het afboeken werkt als in pad BYSS de stuurcode Afboeken dagafschrift via afboeken op Nee staat.

Pad: FFA

1. Kies in het veld Afboekwijze met Info waarop je afboekt. Afboekwijzen worden ingegeven in pad BLC.
2. In het veld Boekjaar staat het jaar waarin geboekt wordt.
3. In het veld Boekstuknummer wordt automatisch het eerstvolgende dagafschrift ingevuld. Dit kan je overschrijven. Als je hier een gebruikt boekstuknummer invoert, zie je de historische gegevens van dat dagafschrift.
4. Vul in het veld Boekdatum de datum van het dagafschrift in.
5. In het veld Totaal staat de som van alle boekingen.
6. Kies in het vensteronderdeel Afboeksoort voor een van de afboeksoorten. Je kan kiezen uit:
   • Handmatig.

     Handmatig afboeken

     In het venster Selectie afboeksoort kiest u de afboeksoort. U kunt kiezen uit:

     • Relatie
       U selecteert per relatie een factuur om af te boeken. Kies een factuurnummer of een verzamelnummer (klik op knop Factuurnr. om deze te wijzigen in Verzamelnr.)
       Om vooruitbetalingen zonder factuur te registreren: ga naar menu Vooruitbetalen - Relatie. Of ga naar menu Vooruitbetalen - Polis en selecteer een polis (een pakket selecteren is niet toegestaan). Bij de vooruitbetaling wordt het volgnummer van de geselecteerde polis getoond.
     • Betrokkene
       U selecteert per 2^e-lijns betrokkene, of de 1^e-lijns betrokkene soort 'Tegenpartij', een factuur om af te boeken. U ziet alleen de 2^e-lijns betrokkenen en de 1^e-lijns betrokkene soort 'Tegenpartij', die zijn gekoppeld aan schade in pad BBB.
     • Maatschappij
       U geeft per maatschappij, die is gekoppeld aan een grootboekrekening in pad BYKO een betaling op. Deze wordt automatisch overgenomen in de rekening-courant van de maatschappij.
     • Agent
       U geeft per agent, die is gekoppeld aan een grootboekrekening in pad BYKO een betaling op. Deze betaling wordt automatisch overgenomen in de rekening-courant van de agent.
     • Crediteur
       U geeft per crediteur die is gekoppeld aan een grootboekrekening in pad BYKO een betaling op.
   • Machtiging.

     Afboeken machtiging

     Selecteer de ontvangen machtigingen en boek deze vervolgens af. Verwerk eerst de direct ontvangen storneringen.

   • Excasso.

     Afboeken excasso's

     Selecteer de uitbetaalde excasso's en boek deze vervolgens af. Verwerk eerst de direct ontvangen storneringen.

   • Elektronisch dagafschrift.

     Afboeken elektronisch dagafschrift

     1. U ziet meteen de (voorlopige) resultaten van het ingelezen en eventueel aangevulde MT940-bestand op uw scherm.
     2. Als u hiermee akkoord bent beantwoordt u de vraag 'Wilt u de boekingen definitief verwerken? met Ja.
     3. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
     4. Op het eerste overzicht vindt u de boekingen terug die zijn verwerkt.
     5. Met [Esc]  komt u in het tweede overzicht. Hierop ziet u de boekingen die nog handmatig moeten worden verwerkt.
     6. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Elektronisch dagafschrift.
7. Sluit alle vensters af.

Voorbeeld afboeken
Je boekt handmatig een bankafschrift af met nummer 46 waarop een betaling van dhr. Jansen staat. Het oude saldo op de bank was 11.352,46 en het nieuwe saldo is 11.400,56. De relatie heeft een betaling verricht van 48,10.

1. Kies in het veld Afboekwijze voor de betreffende bankrekening.
2. In het veld Boekstuknummer vul je nummer 46 in.
3. In het veld Boekdatum staat de huidige datum.
4. Klik op Handmatig en dan op Relatie.
5. Kies in het venster Afboeken met Info voor dhr. Jansen.
6. Selecteer in het venster Afboeken de factuur die afgeboekt wordt.
7. Vul in het venster Betaling Relatie in het veld Bedrag het bedrag van 48,10 in.
8. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
9. Sluit alle vensters af.

Verrekenen vooruitbetalingen (Cariben)

Inleiding verrekenen vooruitbetalingen (Cariben)

Notitie Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor klanten in de Cariben.

Deze functionaliteit is voor het automatisch verrekenen van vooruitbetalingen. Bij het automatisch salderen (pad FDS) blijft een factuur met het oorspronkelijke openstaande saldo openstaan, totdat de volledige betaling ontvangen is. Met het menu Financieel – Debiteuren – Verrekenen vooruitbetalingen (Cariben) (pad FDB) kunnen deelbetalingen in het openstaand saldo worden verrekend.

Bij het verrekenen worden aanwezige betalingen (credit-facturen) met openstaande debet-facturen gecombineerd. De betaling wordt gebruikt om de debet-factuur “af te boeken”. Hierbij wordt een betaling bij de debet-factuur geschreven en een betaling met tegengesteld bedrag bij de credit-factuur. Per saldo wordt er dus niets geboekt. Het verrekenen heeft daardoor ook geen invloed op het openstaand saldo van de relatie.

De verwerking gaat per debet-factuur op volgorde van ouderdom, van “oud” naar “nieuw”. Bij het automatisch verrekenen worden alle relaties van het kantoor doorlopen. Per relatie worden de te selecteren facturen automatisch gedetecteerd.

Deze functie maakt gebruik van de afboekwijze VRRKN Vooruitbetalingen verrekenen. Zie Afboekwijze verrekenen vooruitbetalingen (Cariben)

Je kan per relatie en per polis ook aangeven dat de facturen van deze relatie of polis bij het automatisch verrekenen niet moeten worden meegenomen. Zie hiervoor Instellen niet-automatisch verrekenen vooruitbetaling.

Voorwaarden voor het automatisch kunnen verrekenen van facturen:

• De factuur is financieel verwerkt
• Facturen in rekeningcourant bij een rekeningcourant-relatie worden overgeslagen.

Bij de proef- en definitieve verwerking wordt een verwerkingsverslag gegenereerd met daarin de detailregels per relatie- en volgnummer.

Inrichten verrekenen vooruitbetalingen (Cariben)

Facturen en betalingen voor vooruitbetalingen

De volgende facturen/betalingen worden geselecteerd.

• Openstaande debet-facturen (“vorderingen”)
• Factuursoorten:
  • Eenmalige boeking.
  • Prolongatie boeking.
  • Overige debiteuren boeking.
  • Vooruitbetaling.
• Openstaande credit-facturen (“betalingen”).
  • Vooruitbetaling.

Soorten vooruitbetalingen

Er zijn 3 soorten vooruitbetalingen:

1. Vooruitbetaling per relatie.

   Dit type vooruitbetaling wordt niet meegenomen bij het verrekenen.

2. Vooruitbetaling per relatie voor 1 of meerdere polissen.

   Bij betalingen via het elektronisch dagafschrift kan in de omschrijving aangegeven zijn voor welke polissen de betalingen zijn bedoeld. De omschrijving wordt gebruikt om te bepalen voor welke openstaande debet-facturen deze betaling van toepassing kan zijn. In de omschrijving staat zoiets als “V# 01001/02003” of “V#ALL”. De eerste code betekent dat dit een betaling is voor facturen van de polissen met polisvolgnummer “01001” en “02003”. Bij de tweede code kan de betaling voor facturen van alle polisvolgnummers worden gebruikt.

3. Vooruitbetaling per polis

   Deze vooruitbetaling is vaak handmatig vastgelegd, maar deze kan ook gegenereerd zijn bij het verwerken van het elektronisch dagafschrift. In de bijbehorende factuur is het volgnummer van de polis gevuld. Dit laatste is altijd het geval bij restitutieboekingen, want die zijn altijd per polis.

   Dit soort betalingen kan alleen voor de openstaande debet-facturen van die polis worden gebruikt.

Afboekwijze verrekenen vooruitbetalingen (Cariben)

De functie verrekenen vooruitbetalingen maakt gebruik van de afboekwijze VRRKN Vooruitbetalingen verrekenen.

Deze moet handmatig toegevoegd worden.

Pad BLC

1. Open label 93081 Afboekwijze
2. Klik op Nieuw .
3. Voer de afboekwijze VRRKN Vooruitbetalingen verrekenen in.
4. Zorg dat de optie Vooruitbetaling dichtboeken op Nee staat.
5. Zorg dat de optie Geen journaalregel bij afboeken op Nee staat.
6. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Instellen niet-automatisch verrekenen vooruitbetaling

Bij de relatie kan je aangeven dat de facturen van deze relatie bij het automatisch verrekenen niet moeten worden meegenomen. Plaats hiervoor het ja/nee-label 02415 Salderen/verreken blokkeren relatie in het relatiescherm. Zet dit label in de relatie op Ja

Bij de polis kan je aangeven dat de bijbehorende facturen niet bij het automatisch verrekenen moeten worden meegenomen. Plaats in het betreffende polisscherm het label 16218 Salderen/verreken blokkeren polis. Zet dit label in de polis op Ja.

Voor het plaatsen van een label in een relatie- of polisscherm, zie Label op variabel scherm plaatsen.

Werken met verrekenen vooruitbetalingen (Cariben)

Bij het verrekenen worden aanwezige betalingen met openstaande facturen gecombineerd. De betaling wordt gebruikt om de debet-factuur “af te boeken”. Hierbij wordt een betaling bij de credit-factuur geschreven en een betaling met tegengesteld bedrag bij de debet-factuur. Per saldo wordt er niets geboekt. Het verrekenen heeft daardoor ook geen invloed op het openstaand saldo van de relatie.

Onderstaande gegevens worden in de gegenereerde betalingen opgenomen.

• Afboekwijze

  De betalingen die bij dit proces worden aangemaakt krijgen een afboekwijze VRRKN.

• Boekstuk

  Het boekstuk(nummer) van vier posities wordt door ANVA samengesteld uit het jaar en het dagnummer in het jaar van het uitvoeren van deze verrekening. Als de verrekening op 24-09-2025 is uitgevoerd, is het boekstuk 5267 (5 is van 2025, 267 is het dagnummer van 24 september in 2025).

• Omschrijving

  In het selectiescherm kan je een referentie meegeven. Deze wordt gebruikt voor de omschrijving in de betalingen die bij het verrekenen zijn aangemaakt.

Voer de verrekening vooruitbetalingen als volgt uit:

Pad FDB

1. Kies Proef voor een proefverwerking. Er wordt een verrekeningsverslag gemaakt waarmee je de verrekeningen kunt controleren.
2. In het veld Referentie staat de omschrijving van de gegenereerde betalingen. Deze wordt default gevuld met de systeemdatum.
3. Klik op Start .
4. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer of Schijf) waarop je het overzicht wilt afdrukken en klik op OK.

   Het overzicht staat in pad DAO onder Vooruitbetalingen verrekenen, standaardformulier DEB28. Zie ook Verslag verrekenen vooruitbetalingen (Cariben).

   Controleer het verwerkingsverslag.

5. Kies Definitief voor de definitieve verwerking. De verrekening wordt uitgevoerd en er wordt een verrekeningsverslag gemaakt van de verrekeningen.
6. Klik op Start .
7. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer of Schijf) waarop je het overzicht wilt afdrukken en klik op OK.

   Het overzicht staat in pad DAO onder Vooruitbetalingen verrekenen, standaardformulier DEB28. Zie ook Verslag verrekenen vooruitbetalingen (Cariben).

Verslag verrekenen vooruitbetalingen (Cariben)

Bij de proefverwerking en bij de definitieve verwerking van de verrekening vooruitbetalingen wordt een verrekeningsverslag gemaakt. Deze wordt opgeslagen in pad DAO onder Vooruitbetalingen verrekenen, standaardformulier DEB28.

Voorbeeld van een proefverwerking:

De debet-facturen worden op volgorde van ouderdom van oud naar nieuw getoond met direct daaronder de geselecteerde betalingen.

In de kolom Betaald worden de "nieuwe" betalingen getoond. Per debet-factuur is het totaal van de "nieuwe" betalingen gelijk aan nul.

Bij factuur 696 worden twee betalingsrecords geschreven, eentje afkomstig van factuur 471 en de andere is afkomstig van factuur 695.

Op de lijst staan verder de ingegeven referentie en de automatisch toegekende afboekwijze (vast) en boekstuk (variabel). Deze gegevens worden in de gegenereerde betalingen opgenomen.

Salderen

Handmatig salderen

Salderen is het verdichten van openstaande posten tot een bepaalde datum tot één bedrag. Dit kan je gebruiken als eindafrekening die meestal aan het eind van het jaar plaatsvindt, maar ook tussentijds kan je plus- en minfacturen van een relatie met elkaar salderen.

• Facturen kan je pas salderen als ze financieel zijn verwerkt.
• Het is niet mogelijk om facturen met een hogere (jongere) datum dan de salderingsdatum te salderen. Dit geldt ook voor facturen waarop een deelbetaling is gedaan met een jongere betaaldatum dan de salderingsdatum.
• Om facturen voor rekening-courantrelaties te salderen, zie: 'Salderen rekening-courant'.
• In het formulier voor het salderingsoverzicht moet bodyblok 46 (volgorde boeksoort) of bodyblok 47 (volgorde boekdatum) gebruikt worden.
• Voor het saldo wordt een nieuwe factuur met eigen factuurnummer aangemaakt met de factuursoort 'Saldo'.
• Voor de saldofactuur kan eventueel een machtiging of excasso worden opgegeven.
• Gesaldeerde facturen worden na het salderen historisch.
• Voor de saldofactuur wordt, afhankelijk van de gekozen incassowijze een nota geprint.
• Nadat is gesaldeerd, is het in uitzonderingsgevallen mogelijk een saldofactuur te herroepen in pad IIRFL. Neem hiertoe eerst contact op met de ANVA Customer Support. Zie Herstellen saldofactuur voor een beschrijving van het herstellen van een saldofactuur.

Pad: FFS

1. In het venster Zoeken relatie selecteer je de relatie door de eerste letters van de achternaam in te voeren.
2. Een lijst met relaties verschijnt. Selecteer de juiste relatie.
3. In het venster Salderen facturen relatie kan je de volgende criteria voor het salderen opgeven.

   Voorbeeldscherm Salderen facturen relatie

   Voorbeeldscherm Salderen facturen relatie

   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Boekdatum/salderingsdatum	Geef de datum op.
   Proefsaldering	Geef aan of je al dan niet een proefsaldering wilt maken. Als je voor Ja kiest, wordt nog geen saldofactuur gemaakt, maar een lijst aan de hand waarvan je de saldering kunt controleren. Als je twijfelt, maak dan eerst een proefsaldering. Als de proefsaldering in orde is, voer je de definitieve saldering uit.
   Salderingsoverzicht	Selecteer het op jouw kantoor gebruikte formuliersoort en -nummer voor het salderingsoverzicht. Je kan hier alleen een formulier afroepen als voor de betreffende formuliersoort in pad BFVS in het vensteronderdeel Module voor Ja is gekozen bij Rek/crt saldo.
   Referentie	Geef eventueel de referentie op. Standaard wordt de gebruikersnaam van de ingelogde gebruiker ingevuld.
   Factuurtekst	Standaard wordt in geval van een machtiging als omschrijving 'Saldo geselecteerde facturen' meegegeven op het bankafschrift van de klant. Door in het salderingscherm het veld Factuurtekst in te vullen wordt deze tekst in de omschrijving van de factuur (en de eventuele incasso) gezet.

   Incassocode	Kies voor een nota met of zonder acceptgiro of voor een nota met een machtiging.
   Factuurdatum/vervaldatum	Geef de datum op die op de factuur moet komen. Standaard wordt de systeemdatum ingevuld.

4. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
5. Markeer in het venster Informatie facturen de facturen die je wilt salderen.
6. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
7. Op jouw scherm verschijnen de gesaldeerde gegevens in het formulier dat je hebt geselecteerd.
8. Klik op Afsluiten .
9. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
10. Afhankelijk van de instellingen bij de formuliersoort (pad BFVS) verschijnt nog de vraag 'Toevoegen aan dossier?'.
11. Kies een van de opties.
12. De vraag wordt gesteld: 'Wilt u deze saldering definitief maken'. Antwoord Ja of Nee.
13. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de gekozen formuliersoort.

Automatisch salderen

Let op Voorwaarde voor automatisch salderen is, dat je via de XML-module label 93185 Trigger automatisch salderen aan de polismutatie hebt toegevoegd.

Let op! Kantoren in het Caribisch gebied kunnen instellen dat de facturen niet automatisch gesaldeerd worden, zie Automatisch salderen instellen (Caribisch gebied)

Salderen is het verdichten van openstaande posten tot één bedrag.

• Facturen kan je pas salderen als ze financieel zijn verwerkt.
• Om facturen voor rekening-courantrelaties te salderen, zie: 'Salderen rekening-courant'.
• In het formulier voor het salderingsoverzicht moet bodyblok 46 (volgorde boeksoort) of bodyblok 47 (volgorde boekdatum) gebruikt worden.
• Voor het saldo wordt een nieuwe factuur met eigen factuurnummer aangemaakt met de factuursoort 'Saldo'.
• Voor de saldofactuur wordt eventueel een machtiging of excasso aangemaakt.
• Gesaldeerde facturen worden na het salderen historisch.
• Voor de saldofactuur wordt, afhankelijk van de gekozen incassowijze een nota geprint.
• Nadat is gesaldeerd, is het in uitzonderingsgevallen mogelijk een saldofactuur te herroepen in pad IIRFL. Neem hiertoe eerst contact op met de ANVA Customer Support. Zie Herstellen saldofactuur voor een beschrijving van het herstellen van een saldofactuur.

Bij automatisch salderen worden de facturen automatisch geselecteerd. Als het salderen niet is geblokkeerd, worden alle openstaande premiefacturen (prolongatie en eenmalig) van de bijbehorende polis gesaldeerd. Facturen die in rekening-courant staan worden overgeslagen.

Automatisch salderen is ook beschikbaar voor Uitgebreide batchverwerking, via batchcategorie 510 Automatisch salderen.

Pad: FDS

1. In het venster Automatisch salderen facturen kan je de volgende criteria voor het salderen opgeven:

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Boekdatum/salderingsdatum	Geef de datum op.
   Proefsaldering	Geef aan of je al dan niet een proefsaldering wilt maken. Als je voor Ja kiest, wordt nog geen saldofactuur gemaakt, maar een lijst aan de hand waarvan je de saldering kunt controleren. Als je twijfelt, maak dan eerst een proefsaldering. Als de proefsaldering in orde is, voer je de definitieve saldering uit.
   Salderingsoverzicht	Selecteer het op jouw kantoor gebruikte formuliersoort en -nummer voor het salderingsoverzicht. Je kan hier alleen een formulier afroepen als voor de betreffende formuliersoort in pad BFVS in het vensteronderdeel Module voor Ja is gekozen bij Rek/crt saldo.
   Referentie	Geef eventueel de referentie op. Standaard wordt de gebruikersnaam van de ingelogde gebruiker ingevuld.
   Factuurtekst	Standaard wordt in geval van een machtiging als omschrijving 'Saldo geselecteerde facturen' meegegeven op het bankafschrift van de klant. Door in het salderingscherm het veld Factuurtekst in te vullen wordt deze tekst in de omschrijving van de factuur (en de eventuele incasso) gezet.

2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
3. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je het verwerkingsverslag wilt afdrukken en klik op OK.
4. Afhankelijk van de instellingen bij de formuliersoort (pad BFVS) wordt bij de definitieve verwerking het salderingsoverzicht aan het dossier van de relatie toegevoegd.
5. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder Salderen automatisch, standaardformulier DEB27.

Herstellen saldofactuur

Via pad FFS gesaldeerde facturen en salderingen van rekening-courantrelaties (via pad FDRS) kan je via pad IIRFL herroepen. Op deze manier kunnen ten onrechte uitgevoerde salderingen worden hersteld.

Niet alle saldofacturen kunnen worden herroepen. Je kan de volgende meldingen krijgen:

• 'Voor deze factuur is een niet-gefiatteerde machtiging aanwezig. Deze zal worden verwijderd'. Niet-gefiatteerde machtiging/excasso aanwezig. De machtiging/excasso wordt verwijderd en de saldofactuur wordt herroepen.
• 'Voor deze factuur is een gefiatteerde machtiging aanwezig. Herroepen van de saldering is daarom niet toegestaan.' Gefiatteerde machtiging/excasso aanwezig. Het herroepen van de saldofactuur wordt geannuleerd.
• 'Voor deze factuur is een machtiging verzonden. Herroepen van de saldering is daarom niet toegestaan.' Machtiging/excasso verzonden. Het herroepen van de saldofactuur wordt geannuleerd.
• 'Het totaal van de gesaldeerde fatcuren komt niet overeen met de saldofactuur wilt u doorgaan?'. Totaal van de factuur die moet worden hersteld is niet gelijk aan de saldofactuur. Kies Ja (doorgaan) om het openstaande bedrag (voor salderen) weer als openstaand in de factuur te zetten. Op een factuur kan al een deelbetaling hebben plaatsgevonden. Hierdoor is het openstaand bedrag veranderd. Als deze factuur wordt gesaldeerd en vervolgens weer herroepen, dan wordt het nog openstaande bedrag weer teruggezet (de situatie direct voor het salderen).

Pad: IIRFL

1. Geef aan of je de procedure daadwerkelijk wilt starten.
2. Geef het factuurnummer van de saldofactuur op die je wilt herroepen.
3. Druk op [Enter].
4. De gehele saldering van de factuur wordt nu teruggedraaid.
5. Via pad FFFN kan je eventueel het herroepen controleren.

Er wordt een verwerkingsverslag getoond.

Facturen combineren (combinatienota)

Deze functionaliteit maakt het mogelijk om een notaformulier te maken waarop facturen worden geplaatst die in verschillende runs financieel zijn verwerkt en die tot één totaalsaldo worden opgeteld. Er kan een selectie worden gemaakt van facturen die op de combinatienota moeten komen. Zie Combinatienota voor een beschrijving van het inrichten van de combinatienota.

Pad: FFC

1. In het venster Zoeken relatie selecteer je de relatie waarvoor je een combinatienota wilt aanmaken.
2. Kies het op jouw kantoor gebruikte formuliersoort -en formulier voor de combinatienota.
3. Geef in het veld Factuurdatum de datum op die op de factuur moet komen.
4. Wijzig eventueel de Referentie.
5. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
6. Markeer in het venster Informatie facturen de facturen die je wilt combineren.
7. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
8. Op jouw scherm verschijnt de combinatienota.
9. Klik op Afsluiten .
10. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
11. Afhankelijk van de instellingen bij de formuliersoort (pad BFVS) verschijnt de vraag 'Toevoegen aan dossier?'.
12. Kies één van de opties.
13. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de gekozen formuliersoort.

Veelgestelde vragen

Hoe druk je de factuurdatum af op een combinatienota?

Provinciale facturen importeren

Notitie Pad IRF is alleen beschikbaar als in pad BYSA deel 6 de optie Importeer provinciale facturen op Ja staat. Dit kan alleen door een medewerker van ANVA worden gedaan.

Het is in ANVA mogelijk om een .csv-bestand met provinciale boekingen te importeren. Deze worden als provinciale boekingen in ANVA opgenomen en gekoppeld aan een polis. Je kan de boekingen financieel verwerken en in debiteurenbeheer gebruiken zoals je gewend bent.

Als resultaat volgt er een .csv-bestand: dit is een kopie van het importbestand met daaraan toegevoegd het nieuwe factuurnummer of een eventuele foutmelding.

Het importbestand moet uit een aantal kolommen bestaan, met daaronder in regels de data. Per regel ontstaat er één boeking. De kolomnamen bestaan uit labelnummers.

Opmerkingen voor het maken van het .csv-bestand:

• Regel 1 is voor de inhoud voorwaardelijk. Wanneer deze ontbreekt of verandert van waarde wordt deze niet meer geaccepteerd door de software.
• Indien een code moet worden opgegeven moet dit opgevuld worden met voorloopnullen tot 5 karakters. Voorbeeld: Incassowijze 90 wordt niet geaccepteerd, Incassowijze 00090 wel.
• Wanneer er agentwaardes, zoals agentprovisie, moeten worden geboekt is de agentcode een verplichte vulling in het .csv-bestand. De software leest dit niet uit POLBES uit. Ook hier moet de code worden aangevuld tot 5 karakters.
• De boekdatum moet wetenschappelijk genoteerd worden. Voorbeeld: 04-11-2023 moet als 20231104

Let op De polis wordt aangegeven met een combinatie van Maatschappijnummer - Polisnummer of met Relatienummer - Volgnummer - Volgnummer-sub. Een van deze twee combinaties is verplicht. Ook boekdatum en incassowijze zijn verplicht.

• 10001 Maatschappij
• 10004 Polisnummer
• 00001 Relatienummer
• 10000 Volgnummer
• 10131 Volgnummer sub
• 93028 Boekdatum factuur
• 93017 Agent
• 93014 Incassowijze factuur
• 93023 Factuurtekst
• 93092 Factuur aanmaken
• 93097 Reden niet aanmanen op factuur
• 93179 Extern factuurnummer
• 93100 Notatekst 1
• 93101 Notatekst 2
• 93102 Notatekst 3
• 93103 Notatekst 4
• 93104 Notatekst 5
• 93042 Premie (factuur)
• 93054 Incassoprovisie (factuur)
• 93055 Afsluitprovisie (factuur)
• 93044 Maatschappij kosten (factuur)
• 93046 Assurantiebelasting (factuur)
• 93059 Agentprovisie
• 93114 Agent afsluitprovisie
• 93144 Agent bonusprovisie
• 93060 Agentkosten

Pad: IRF

1. Klik op Bestand en selecteer het bestand dat je wilt importeren.
2. Klik op Start .
3. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO.

   

   Notitie Je kan het CSV-bestand openen in Excel. Voor het uitlijnen gebruik je het scheidingsteken ";" (punt/komma).