Debiteurenbewaking

Inleiding debiteurenbewaking

Met deze methode van aanmanen kunt u een aanmaningenprocedure draaien waarin automatisch per soort factuur (provinciaal, volmacht, verdeling, verzamelnota's etc.) het juiste aanmaningsformulier wordt geselecteerd. Daarnaast kan per soort factuur een aantal vaste acties worden ingeregeld die tijdens het vervaardigen van de aanmaningen worden uitgevoerd. Er kunnen brieven naar maatschappijen worden afgeroepen, kosten worden geboekt en er kunnen agenda’s en taken voor medewerkers worden aangemaakt.

Als u beschikt over de Uitgebreide agentmodule is het ook mogelijk om per categorie agenten aan te manen.

Notitie Werkt u met de Concernmodule? Dan kunt u de tabellen voor debiteurenbewaking (paden BYKB ..) voor het gehele concern ineens inregelen. Per kantoor kunt u vervolgens ervoor kiezen om af te wijken van deze inrichting. Als dus op kantoorniveau een tabel niet is gevuld, wordt de tabel die op concernniveau is ingericht toegepast.

Te selecteren facturen (debiteurenbewaking)

De volgende facturen worden als openstaand beschouwd voor debiteurenbewaking:

• Niet volledig betaalde facturen.
• Prolongatienota’s, eenmalige boekingnota’s en nota’s overige debiteuren.
• Debetschadenota’s aan verzekeringnemer.
• Schade uitbetalingen (als in het selectiescherm voor 'Inclusief openstaande schadebetalingen' wordt gekozen).
• Saldonota’s van gesaldeerde facturen.

  Bij het salderen van nota’s via pad FFS wordt om een boekdatum gevraagd. Deze datum wordt gebruikt voor de ouderdombepaling.

• Vaste termijnen.
• Negatieve betalingen.

  Via afboeken (pad FFA) kan een negatieve betaling worden opgegeven. Een op deze wijze ontstane vordering wordt wel geselecteerd. Indien dit ongewenst is dan dient zo’n factuur handmatig op 'niet aanmanen' te worden gezet.

• Verzamelnota’s.

  Bij een verzamelnota geldt het totaal van de verzameling. Dus een verzamelnota wordt gezien als één nota. Het totaalbedrag van de nota dient debet te zijn. De verschillende acties uit de in aanmerking komende actietabel zullen wel per factuur worden uitgevoerd.

• Machtigingen (als in het selectiescherm voor 'Inclusief machtigingen') wordt gekozen.

De volgende facturen worden overgeslagen:

• Facturen in rekening-courant.

  Bij rekening-courant relaties worden alle facturen die in de rekening-courant zijn geboekt niet aangemaand. Alleen de termijn en de saldofactuur worden aangemaand. Facturen die niet in de rekening-courant lopen worden gewoon aangemaand.

• Facturen die op 'Niet aanmanen' zijn gezet.
• Schade uitbetalingen (als in het selectiescherm niet voor 'Inclusief openstaande schadebetalingen' wordt gekozen.
• Gesaldeerde facturen.

  De via pad FFS gesaldeerde facturen worden in historie geschreven en worden niet aangemaand. Alleen het saldo van deze facturen, de saldofactuur, wordt aangemaand.

• Nog niet financieel verwerkte facturen.
• Machtigingen (als in het selectiescherm niet voor 'Inclusief machtigingen' wordt gekozen).

Ouderdom van de factuur bepalen

Per geselecteerde factuur wordt de ouderdom bepaald ten opzichte van de systeemdatum. Het systeem gaat uit van de voor de debiteur meest gunstige datum aan de hand van de onderstaande data:

• De factuurdatum.
• De boekdatum.
• De vervaldatum. Deze telt alleen mee in het geval van prolongatieboekingen.
• Datum aanmanen. Deze telt alleen mee indien hij is ingevuld, met andere woorden: alleen als de factuur op 'aanmanen' is gezet.
• Ingangs-wijzigingsdatum (van de polis). Deze telt alleen mee bij eenmalige boekingen waarbij de wijzigingsreden code 00001 t/m 00009 betreft (een nieuwe polis).