|
|
|
In dit onderdeel |
Het selecteren van facturen voor aanmanen gebeurt volgens vaste regels. Zie 'Te selecteren facturen (debiteurenbewaking)' voor een toelichting hierop.
Aan de hand van de bijbehorende actietabel (pad BYKB) wordt bepaald of en hoe een geselecteerde post wordt aangemaand en welke acties moeten worden uitgevoerd. Het is mogelijk om eerst een proefrun te draaien.
Notitie Controleer eerst in pad DO of er nog formulieren aanwezig zijn. Dit kunnen aanmaningen zijn of begeleidende formulieren die in pad BYKB.. zijn ingericht. Deze moeten eerst opgebouwd, afgedrukt en verwijderd worden voor u hier opnieuw facturen voor aanmanen kunt selecteren. Zie hoofdstuk 'Opbouwen afgeroepen formulieren.
Pad: FDD
Notitie Als onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Handmatig aanmanen. Debiteurenbewaking is dan niet beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Ja'. U dient eerst de stuurcode op 'Nee' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Nee' zet, kuntu uitsluitend een relatie via pad 'FDAE' handmatig aanmanen.
Optie |
Toelichting |
|---|---|
Proefrun draaien |
Dit levert een lijst op met per factuur het openstaande bedrag, het aantal aanmaningen en welke acties er worden uitgevoerd, voorzien van totalen op relatie- en kantoor/concernniveau. In pad DAO is de Proefrun terug te vinden onder de formuliersoort Debiteurenbewaking. Het overzicht kan zowel naar Scherm, Schijf als Printer worden gestuurd. |
Inclusief relaties met debetsaldo |
Van een relatie met een debetsaldo is sprake als het kantoor een groter bedrag van de klant tegoed heeft, dan de klant van het kantoor. Geef aan wat er in dat geval moet gebeuren. Mogen individuele facturen dan worden aangemaand (Ja) of dienen alle facturen van deze relatie dan te worden overgeslagen (Nee). Met saldo wordt hier bedoeld het totaal van de geselecteerde facturen. |
Inclusief relaties met creditsaldo |
Geef aan wat er dient te gebeuren als het totale saldo van een relatie credit is. Mogen individuele facturen dan worden aangemaand (Ja) of dienen alle facturen van deze relatie dan te worden overgeslagen (Nee). Met saldo wordt hier bedoeld het totaal van de geselecteerde facturen. |
Inclusief machtigingen |
Geef aan of u machtigingen al dan niet wilt aanmanen. |
Inclusief schadebetalingen |
Geef aan of u schadebetalingen al dan niet wilt aanmanen. |
Datum op aanmaning |
Geef de datum op die op de aanmaning wordt vermeld. Default wordt de systeemdatum gevuld, u kunt de datum handmatig aanpassen. Wilt u een afwijkende datum kunnen gebruiken, plaats dan in het formulier het label 99952 Datum op aanmaning in plaats van label 97020 / 97022 Systeemdatum. |
om de selectie te starten.
Veelgestelde vragen
Hoe wordt de ouderdom bij debiteurenbewaking bepaald?
Waarom staan er geen factuurgegevens in de brief naar de maatschappij (via Debiteurenbewaking)?
De werking is gelijk aan Aanmanen debiteurenbewaking (pad FDD), maar met de extra optie om per categorie agenten aan te manen. Hiervoor is in pad FDG Debiteurenbewaking per categorie agenten het volgende veld toegevoegd:
Het selecteren van facturen voor aanmanen gebeurt volgens vaste regels. Zie 'Te selecteren facturen (debiteurenbewaking)' voor een toelichting hierop.
Aan de hand van de bijbehorende actietabel (pad BYKB) wordt bepaald of en hoe een geselecteerde post wordt aangemaand en welke acties moeten worden uitgevoerd. Het is mogelijk om eerst een proefrun te draaien.
Notitie Controleer eerst in pad DO of er nog formulieren aanwezig zijn. Dit kunnen aanmaningen zijn of begeleidende formulieren die in pad BYKB.. zijn ingericht. Deze moeten eerst opgebouwd, afgedrukt en verwijderd worden voor u hier opnieuw facturen voor aanmanen kunt selecteren. Zie hoofdstuk 'Opbouwen afgeroepen formulieren.
Pad FDG
Notitie Als onderstaande melding verschijnt, is in de systeeminstellingen (pad BYSS deel VII) gekozen voor Handmatig aanmanen. Debiteurenbewaking is dan niet beschikbaar.
Melding: De stuurcode 'Handmatig aanmanen' in pad BYSS deel VII staat op 'Ja'. U dient eerst de stuurcode op 'Nee' te zetten. Indien u de stuurcode op 'Nee' zet, kuntu uitsluitend een relatie via pad 'FDAE' handmatig aanmanen.
Optie |
Toelichting |
|---|---|
Proefrun draaien |
Dit levert een lijst op met per factuur het openstaande bedrag, het aantal aanmaningen en welke acties er worden uitgevoerd, voorzien van totalen op relatie- en kantoor/concernniveau. Op deze lijst staat vermeld welke agenten geselecteerd zijn en de gegevens worden per agent per pagina getoond. In pad DAO is de Proefrun terug te vinden onder de formuliersoort Debiteurenbewaking. Het overzicht kan zowel naar Scherm, Schijf als Printer worden gestuurd. |
Inclusief relaties met debetsaldo |
Van een relatie met een debetsaldo is sprake als het kantoor een groter bedrag van de klant tegoed heeft, dan de klant van het kantoor. Geef aan wat er in dat geval moet gebeuren. Mogen individuele facturen dan worden aangemaand (Ja) of dienen alle facturen van deze relatie dan te worden overgeslagen (Nee). Met saldo wordt hier bedoeld het totaal van de geselecteerde facturen. |
Inclusief relaties met creditsaldo |
Geef aan wat er dient te gebeuren als het totale saldo van een relatie credit is. Mogen individuele facturen dan worden aangemaand (Ja) of dienen alle facturen van deze relatie dan te worden overgeslagen (Nee). Met saldo wordt hier bedoeld het totaal van de geselecteerde facturen. |
Inclusief machtigingen |
Geef aan of u machtigingen al dan niet wilt aanmanen. |
Inclusief schadebetalingen |
Geef aan of u schadebetalingen al dan niet wilt aanmanen. |
Datum op aanmaning |
Geef de datum op die op de aanmaning wordt vermeld. Default wordt de systeemdatum gevuld, u kunt de datum handmatig aanpassen. Wilt u een afwijkende datum kunnen gebruiken, plaats dan in het formulier het label 99952 Datum op aanmaning in plaats van label 97020 / 97022 Systeemdatum. |
Kies voor de knop Bewaar om deze keuze te onthouden.
om de selectie te starten.
Veelgestelde vragen
Hoe wordt de ouderdom bij debiteurenbewaking bepaald?
Waarom staan er geen factuurgegevens in de brief naar de maatschappij (via Debiteurenbewaking)?
Als een relatie een volmachtpost niet betaalt, kunt u de incasso overdragen aan een incassobureau.
Een incasso kan alleen uit handen worden gegeven als de boeking financieel is verwerkt en het geen tegenboeking is.
Pad: FFF..
.Notitie
- Na het uit handen geven is in Acceptatie bij de factuur de volgende opmerking zichtbaar: "Incasso uithanden <DATUM>".
- Bij het overzicht van facturen in het venster Informatie facturen staat in de kolom Opmerkingen: 'Inc.uith’.
- Een lijst van de uithanden gegeven facturen kunt u draaien via pad FFOFRI.
- Als een uit handen gegeven factuur onderdeel uitmaakt van een verzamelfactuur, krijgt u de vraag of de overige facturen van deze verzameling ook op ‘incasso uithanden’ moeten worden gezet.
Vanuit het boekingscherm kunt u een memo opgeven. Via menu Dossier - Memo kunt u een memo toevoegen. Het toevoegen en muteren van een memo is alleen toegestaan voor medewerkers met permissies om boekingen te mogen toevoegen of muteren of als de boeking via pad FFF(N) wordt aangeroepen. Op het overzicht van facturen met aangepaste aanmaningsdatum (pad MVT) wordt deze memo afgedrukt.
Pad: FFF(N), AN en S
Via dit pad kunt u de aanmaningen opbouwen. U vindt de aanmaningen terug onder de formuliersoort Aanmaningen. Ook vindt u in pad DO - als dit bij de acties is aangegeven - de brieven aan maatschappijen en agenten.
Zie Opbouwen afgeroepen formulieren voor een beschrijving van het opbouwen van formulieren.
Pad: DO
Aanmaningsformulier versturen aan de maatschappij
Standaard wordt - als bij een maatschappij (pad BMM) een contactpersoon is opgegeven - de aanmaning geadresseerd aan de eerste contactpersoon die bij deze maatschappij wordt gevonden. Als dit niet wenselijk is kunt u het volgende inrichten:
In Beheer (pad BBB) maakt u de betrokkenesoort 'FINAD' (= financiële administratie) aan met minimaal een koppeling aan Polis en Maatschappij. Als bij een maatschappij een betrokkene van de soort 'FINAD’ wordt ingevoerd, dan zal bij het uitvoeren van Debiteurenbewaking (pad FDD) deze (eerste) betrokkene worden geselecteerd. Is er geen betrokkene opgegeven van de soort 'FINAD' maar wel één van de soort 'CON' (= contactpersoon), dan wordt deze contactpersoon bij het uitvoeren van Debiteurenbewaking afgedrukt op het aanmaningsformulier dat aan de maatschappij wordt verstuurd.
Via de opties bij het afdrukken kunt u de aanmaningen sorteren en gegroepeerd versturen per maatschappij, agent, producent en bijvoorbeeld afdeling.
Zie Afdrukken Overige formulieren voor een beschrijving van het afdrukken.
Pad: DAO
Het aantal keren dat een factuur is aangemaand is van wezenlijk belang voor het juist functioneren van de aanmaningprocedure. In de actietabel (pad BYKB) is aangeven bij welke ouderdom er moet worden aangemaand. Dus bijvoorbeeld de 1e aanmaning na 30 dagen en de 2e aanmaning na 45 dagen. Het aantal keren dat een post is aangemaand wordt tijdens het definitief aanmanen bijgewerkt en per factuur bijgehouden.
Pad: FFF(N), AN en S
Het aantal keren dat een factuur is aangemaand is zichtbaar in het factuurscherm (pad FFF(N) - knop Info 
) of via pad AN of SN - menu Info - Facturen). In dit scherm is een regel 'Aantal herinneringen’ opgenomen. Hierin staat hoe vaak de factuur al is aangemaand.
Het aantal keren dat een factuur is aangemaand is van wezenlijk belang voor het juist functioneren van de aanmaningprocedure. In de actietabel (pad BYKB) is aangeven bij welke ouderdom er moet worden aangemaand. Dus bijvoorbeeld de 1e aanmaning na 30 dagen en de 2e aanmaning na 45 dagen. Het aantal keren dat een post is aangemaand wordt tijdens het definitief aanmanen bijgewerkt en per factuur bijgehouden.
Pad: FFF(N)
Via pad FFF(N) kunt u via menu Acties - Herinneringen bij het wijzigen van een factuur ook het aantal keren aangemaand aanpassen. Op deze wijze kan er handmatig worden ingegrepen in de aanmaningprocedure door medewerkers die rechten hebben om facturen te wijzigen.
Boekingen in de rekening-courant, machtigingen, maatschappij incasso en agentincasso worden standaard niet aangemaand. Ook kunnen facturen handmatig op 'Niet aanmanen' zijn gezet maar naar verloop van tijd weer op 'Aanmanen' worden gezet.
Pad: FFF(N)
Als een factuur handmatig op 'Aanmanen’ wordt gezet (menu Acties - Aanmanen vanuit de factuur) kunt u een datum opgeven. Deze wordt gebruikt bij het bepalen van de ouderdom van de factuur.
Als geen datum wordt ingegeven blijft de bepaling van de ouderdom ongewijzigd (er wordt gekeken naar de factuur- of boekdatum). De ingegeven datum mag niet meer dan 30 dagen afwijken van de systeemdatum. Deze datum wordt opgeslagen in label 93143 Datum aanmanen en is op te nemen in een formulier.
Notitie Deze actie is alleen mogelijk bij het gebruik van debiteurenbewaking en niet bij het systeem aanmanen.
Afdrukken van een overzicht van facturen die handmatig op 'Aanmanen' zijn gezet. Op het formulier wordt ook de memo afgedrukt die bij de boeking is opgegeven.
Pad: MVT
en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".Als u in het bezit bent van de module Batchverwerking kan de aanmaningprocedure in batch worden uitgevoerd. De uitvoering in de batch vindt plaats onder de batchcategorie 220 Debiteurenbewaking. Er kunnen gelijktijdig andere batches worden uitgevoerd.
Zie Batchverwerking voor een beschrijving van batchverwerking.
