Werklijst

Inleiding Werklijst

De werklijst is een onderdeel dat voor verschillende zaken wordt gebruikt:

• Met de werklijst kun je de workflow binnen jouw kantoor beheersen: je ziet in één oogopslag een lijst met actuele taken. De werklijst werkt samen met de agendafunctionaliteit in het onderdeel Acceptatie. In het menu Agenda kun je de werklijst als opzichzelfstaande functionaliteit gebruiken.
• Als je gebruikmaakt van ANVA Mail 2.0, kun je e-mailberichten insturen als taak in de werklijst. Zie ANVA Mail 2.0 voor meer informatie.
• Als je gebruikmaakt van ANVA DDi worden de ingescande documenten in de werklijst ingelezen. Zie ANVA DDi voor meer informatie.

Inrichten Werklijst

Stappenplan Werklijst inrichten

Om met de werklijst te kunnen werken voert u de volgende stappen uit:

1. In pad BYSS
   Zet in venster Stuurcodes deel IV de stuurcode Werklijst op Ja.
2. In pad BLC
   Vul de labels 97004 Prioriteit werklijstitem en 97050 Status werklijstitem.
3. In pad BGG

   Geef de gebruikers de permissie om met de werklijst te werken (wijzigingspermissie). Dit is dezelfde permissie als de agendapermissie en wordt in het veld Agenda ingevuld.

4. Geef aan of de werklijst bij opstarten wordt getoond (veld Agenda bij inloggen).
5. Geef de werklijstverversingsfrequentie aan (veld Werklijst verversen elke .. sec.).
6. In pad BYSW
   Vul de werklijstinstellingen

Werklijst activeren

Pad: BYSS

1. Ga naar het venster Stuurcodes deel IV.
2. Zet de stuurcode Werklijst op Ja.
3. Sluit ANVA af en start deze opnieuw om de werklijst te activeren.

Info tabel Prioriteit werklijstitem vullen

Bij het maken van een taak in een agenda, een zogenaamd werklijstitem, geeft de gebruiker dit item een prioriteit mee. Hiervoor wordt de tabel van label 97004 Prioriteit werklijstitem gevuld.

Pad: BLC

Veel gebruikte codes en omschrijvingen zijn:

 Zie Info tabel vullen voor een beschrijving van het vullen van een Info tabel bij een label.

Info tabel Status werklijstitem vullen

Werklijstitems krijgen statussen mee. Deze statussen vult u in de tabel van label 97050 Status werklijstitem in.

Pad: BLC

Veel gebruikte coderingen en omschrijvingen zijn:

 Zie Info tabel vullen voor een beschrijving van het vullen van een Info tabel bij een label.

Gebruikers permissies geven om met werklijstitems te werken

De gebruiker heeft op het onderdeel Werklijst dezelfde permissies als op het onderdeel Agenda. Geef in het veld Agenda de gewenste gebruikerspermissie aan.

Pad : BGG

Zie Wijzigingspermissies toekennen voor een beschrijving.

Werklijst tonen bij opstarten ANVA

In het veld Agenda bij inloggen kunt u aangeven of de agenda, de werklijst, beide of geen van beide worden getoond bij het opstarten van het programma.

Pad: BGG

Zie Gebruiker aanmaken voor een beschrijving van het invullen van gebruikersgegevens.

Werklijst automatisch vernieuwen

U kunt de tijd instellen waarop de werklijst wordt vernieuwd via het veld Werklijst verversen elke .. sec. ANVA zal steeds controleren of er nieuwe items zijn en deze in de werklijst van de gebruiker plaatsen.

Pad: BGG

Zie Verversing werklijst gebruikersinstellingen voor een beschrijving van de gebruikersinstellingen.

Werklijst instellen

Nadat u de Info tabellen voor de werklijst heeft gevuld, stelt u de werklijst hier verder in.

Pad: BYSW

1. Vul in het venster Werklijst instellingen de volgende onderdelen in.
   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Bij nieuwe agenda een werklijstitem aanmaken	Kies of standaard bij iedere nieuwe agenda een werklijstitem moet worden aangemaakt, of dat de gebruiker de keuze krijgt om al dan geen taak toe te wijzen. Als u niet wilt dat van elke agenda ook een taak in de werklijst wordt aangemaakt, laat u de eerste keuze op Nee staan. Wilt u dit wel dan vult u Ja in.
   Mag de gebruiker afwijken van deze keuze	Kies of de gebruiker zelf kan kiezen of er al dan geen werklijstitem wordt aangemaakt.
   Default prioriteit	Kies de standaard prioriteit die werklijstitems krijgen. Prioriteiten worden aangemaakt in pad BLC.
   Default status	Kies de standaard status van werklijstitems. Statussen worden aangemaakt in pad BLC.
   Default status afgehandeld item	Kies welke status een afgehandeld item standaard krijgt. De waarde uit dit veld bepaalt hoe ANVA met een afgehandeld item omgaat. Als u hier bijvoorbeeld de status 'Klaar' kiest, zal ANVA ieder werklijstitem dat de status 'Klaar' heeft als afgehandeld zien.
   Sortering op prioriteit i.p.v. datum?	De werklijst wordt standaard op volgorde van datum getoond. Door deze optie op Nee te zetten kunt u de sortering op prioriteit zetten.
   Filterinstellingen per gebruiker vasthouden	Als voor Ja wordt gekozen, wordt in pad GW het gekozen filter vastgehouden. Ook als pad GW wordt verlaten en ook na het afsluiten en opnieuw starten van ANVA. Als voor Nee wordt gekozen, wordt in pad GW het filter altijd default op de ingelogde gebruiker gezet.

2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Synchronisatie werklijst en agenda

Met de synchronisatie worden bestaande agenda's (lopend of afgehandeld) gesynchroniseerd met de werklijst. Dit wil zeggen dat als bij een agenda geen werklijstitem is gemaakt, dit nu wordt gedaan. Afgehandelde agenda's krijgen dus een afgehandeld werklijstitem. Tegelijk worden alle werklijstitems die een referentie hebben naar een niet-bestaande agenda verwijderd.

Pad: BYSW

1. Ga naar menu Synchronisatie.
2. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
3. Vul in het venster Synchronisatie instellingen de volgende onderdelen in.
   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Werklijstitems waarvan de agenda niet meer bestaat verwijderen	Kies of deze items verwijderd moeten worden of niet.
   Synchronisatie beperken tot agendareden	Kies of u werklijstitems voor een bepaalde agendareden wilt aanmaken. Als u dit wilt: vul de agendareden in waarvoor het werklijstitem moet worden aangemaakt.
   Agendadatum vanaf en Agendadatum t/m	Als u een werklijstitem voor agenda's van een bepaalde periode wilt aanmaken: vul de begin- en einddatum van de periode in.
   Afgehandelde agenda's synchroniseren	Ook de afgehandelde (historische) agenda's synchroniseren. Deze krijgen een afgehandeld werklijstitem.

4. Klik op Start .
5. Klik op OK bij de melding 'Einde verwerking'.

Bekende problemen bij de Werklijst

Werken met Werklijst

Werklijst-overzicht

Overzicht van de niet-afgehandelde werklijst-items.

Pad: GW

U kunt het overzicht via de tabbladen Prioriteit, Taakomschrijving, Datum en Relatie op prioriteit, reden, datum of relatienummer sorteren. Standaard is het overzicht op datum gesorteerd. De tabel bestaat uit de volgende kolommen:

In het vensteronderdeel Extra info staan de overige itemeigenschappen, zoals de medewerker die het item heeft aangemaakt, het itemsoort, de contactpersoon en het onderwerp van het item. Voor e-mail en DDi-items wordt door de aanduiding 'Geïndexeerd' aangegeven dat het item is toegewezen aan een entiteit. Als het indexeren niet is gelukt wordt dit voor DDi-items aangegeven met de aanduiding 'Niet bevestigd DDi'. Meestal wordt dit veroorzaakt doordat ABS-Desktop niet actief is of geen verbinding heeft. Herstel de verbinding en indexeer nogmaals.

Notitie U kunt het venster opnieuw laden en daardoor de laatste wijzigingen (indien aanwezig) zien door op de knop Verversen tabel te klikken. Als dit is ingesteld in Beheer, wordt de werklijst automatisch ververst. Zie ook Werklijst automatisch vernieuwen.

Werklijst-overzicht afdrukken

Pad: GW

1. Klik op Afdrukken .
2. Kies of ANVA een beknopt of uitgebreid overzicht maakt.
3. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
4. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Overzicht werklijst.

Los werklijst-item aanmaken

Vaak is een werklijst-item aan een agenda gekoppeld. U kunt er echter voor kiezen om een los werklijst-item aan te maken.

Pad: GW

1. Klik op Nieuw .
2. Vul in venster Taak - Nieuw de volgende gegevens in:

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Medewerker	Kies de medewerker aan wie de taak is toegewezen.
   Taak datum	Vul in datumformaat (dd-mm-jjjj) de dag in waarop de taak afgerond moet zijn of moet worden begonnen. Deze keuze hangt af van de afspraken die u hierover maakt binnen uw kantoor.
   Prioriteit	Kies de prioriteit van de taak.
   Omschrijving	Vul een duidelijke omschrijving in voor de taak. Deze omschrijving komt terug in het werklijst-overzicht.
   Gelezen	Bij het aanmaken van een taak voor een ander dan uzelf laat u deze optie op 'Nee' staan. Met deze optie ziet u in één oogopslag in het werklijst-overzicht of de gekozen medewerker zich ervan bewust is dat een bepaalde taak aan hem/haar is toegewezen.
   Afgehandeld	Bij het aanmaken van een taak is deze meestal niet afgehandeld en laat u deze optie dus op Nee staan.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Werklijst-item bij nieuwe agenda aanmaken

U kunt een werklijstitem toevoegen bij een agenda op relatie-, polis-, schade-, agent- en maatschappijniveau.

Pad: A, S, BBA, BBC,  BMM

1. Ga naar het niveau (relatie, polis etc.) waarop u een taak wilt aanmaken.
2. Maak een agenda aan. Zie Agenda aanmaken
3. Als in pad BYSW niet is aangegeven dat standaard een nieuw werklijstitem aangemaakt wordt bij het genereren van een nieuwe agenda, geef dat dan nu aan door bij de keuzerondjes Taak voor Ja te kiezen.
4. Vul in het veld Prioriteit de prioriteit van de taak in. Prioriteiten worden aangemaakt in pad BLC.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Werklijst-item bij agenda raadplegen

Als aan het item een agenda is gekoppeld, kunt u deze met menu Agenda raadplegen.

Pad: GW

Werklijst-item bij agenda afhandelen

Een agenda die is aangemaakt kunt u afhandelen op het niveau waarop de agenda is afgehandeld.

Pad: A, S, BBA, BBC, BMM

1. Ga naar het niveau (relatie, polis etc.) waar de taak aan de agenda is toegevoegd.
2. Ga naar de agenda.
3. Vul in het veld Afgehandeld de datum in waarop de taak is afgehandeld.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Memo aan werklijst-item toevoegen

Pad: GW

1. Ga naar het werklijst-item waaraan u een memo wilt toevoegen.
2. Ga naar menu Memo.
3. Voer de memotekst in.
4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
5. In het werklijst-overzicht staat de aanduiding 'J' in de kolom 'M' als een memo is toegevoegd.

Werklijst-items filteren

Met menu Filter kunt u aangeven welke werklijst-items in ANVA worden getoond.

Pad: GW

1. Ga naar menu Filter.
2. In het venster Filter werklijst-items kunt u de volgende filters op de werklijst zetten.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Status	Kies of u de werklijst-items met de status 'Afgehandeld' of 'Niet afgehandeld' wilt zien. Standaard is de optie 'Niet afgehandeld' aangevinkt. De niet-afgehandelde werklijst-items worden dan getoond. Voor ANVA DDI- en ANVA Mail 2.0-items kunt u kiezen of u werklijst-items met de status 'Geïndexeerd' of 'Niet geïndexeerd' wilt zien. Standaard zijn beide keuzes aangevinkt. Zowel geïndexeerde als niet-geïndexeerde werklijst-items worden dan getoond. 'Agenda' werklijst-items worden altijd getoond. Kies of u de werklijst-items met de status 'Niet gelezen' en/of 'Gelezen' wilt zien. Standaard zijn beide keuzes aangevinkt. Zowel niet-gelezen als gelezen werklijst-items worden dan getoond. Let op ANVA bewaart de filterinstellingen. Dus als u bepaalde zaken uitsluit, zult u deze niet meer zien tot u het filter aanpast. Dit betekent dat als u aangeeft dat u bijvoorbeeld alleen afgehandelde of gelezen items wilt zien in het overzicht, u de volgende keer dat u ANVA opstart u in uw overzicht geen nieuwe items zult zien.
   Soort	Kies van welke niveaus u de werklijst-items wilt zien. DDi en Email zijn standaard geselecteerd. Voor beide geldt bovendien dat op het moment dat een item is toegewezen aan een relatie, polis etc. deze niet meer als 'DDI' of 'Email' meetelt.
   Eigenschappen	Als u de werklijst-items voor een hele afdeling wilt zien: vul in het veld Afdeling de afdeling in. Maak het veld Gebruiker leeg. Als u de werklijst-items voor één gebruiker wilt zien: vul in het veld Gebruiker de naam van de gebruiker in. Als u de werklijst-items met een bepaalde prioriteit wilt zien: vul in het veld Prioriteit de prioriteit in. In pad BYSW is een standaardprioriteit voor alle nieuwe werklijst-items aangegeven. Als u de werklijst-items van een gebruiker of afdeling met een bepaalde status wilt zien: vul in het veld Status de status in. Als u werklijst-items uit een bepaalde periode wilt zien. Vul in de velden Datum vanaf en t/m de begin en einddatum in van de periode waarbinnen u de werklijst-items wilt zien.

3. Klik op OK en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik geen e-mails in de Werklijst?

Werklijst-item wijzigen

Een werklijst-item kan worden gewijzigd om een taak bijvoorbeeld aan een andere gebruiker toe te wijzen. Alleen een gebruiker die in pad BGG is aangemerkt als Beheerder kan een werklijst-item wijzigen.

Pad:GW

1. Dubbelklik op het te wijzigen item om dit te openen.
2. U kunt de volgende onderdelen van het werklijst-item wijzigen:
   • Medewerker
   • Taakdatum
   • Omschrijving
   • Prioriteit
   • Gelezen
   • Afgehandeld
3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. Antwoord Nee op de vraag 'Is het werklijst-item nu afgehandeld?'.

Werklijst-item eigenschappen wijzigen

Van een werklijst-item kunnen de volgende eigenschappen worden gewijzigd:

• Omschrijving
• Afdeling
• Gebruiker
• Prioriteit
• Status

Pad: GW

1. Ga naar het te wijzigen werklijst-item (de gemarkeerde regel).
2. Ga naar menu Eigenschappen.
3. Vul in het venster Eigenschappen wijzigen de volgende onderdelen in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Omschrijving	In het veld Omschrijving staat de omschrijving zoals deze is opgegeven voor de agenda. Deze omschrijving kunt u wijzigen. Als deze omschrijving wordt gewijzigd, zal de koppeling met de agendareden worden verbroken.
   Afdeling	In dit veld ziet u de afdeling waar de gebruiker waar het item aan toegewezen is toe behoort. Afdelingen worden in pad BLC aangemaakt en gebruikers worden in pad BGG aan afdelingen toegewezen.
   Gebruiker	In dit veld staat de gebruiker aan wie het item is toegewezen. Met Info wijzigt u de gebruiker waar het werklijst-item aan toegewezen is.
   Prioriteit	Wijzig met Info de prioriteit van het werklijst-item. Prioriteiten worden in pad BLC aangemaakt.
   Status	Wijzig met Info de status van het werklijst-item. Statussen worden in pad BLC aangemaakt.
   Kantoor	Als u met de concernmodule werkt, kiest u hier het kantoor waarvoor het item is of waarnaar het wordt doorgestuurd .
   Vorige behandelaar	Als het item is gewijzigd en aan een andere gebruiker is toegewezen staat hier de vorige behandelaar.
   Markeren als	Kies of het item gelezen is of niet.

4. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie Als een werklijst-item met de status 'Niet-afgehandeld' hier op 'Afgehandeld' wordt gezet, zal ANVA het werklijst-item niet meer tonen als een lijst met niet-afgehandelde werklijst-items wordt opgevraagd.

Werklijst-item koppelen (indexeren)

U kunt een werklijst-item koppelen aan een relatie, polis, pakket, of schade.

Het koppelen van een werklijst-item aan een dossier wordt ‘Indexeren’ genoemd. Indexeren kunt u alleen doen voor ANVA DDi-documenten en ANVA Mail 2.0-berichten.

• Ingescande documenten zijn in de werklijst herkenbaar aan de aanduiding 'DDi' in de kolom 'Srt' (soort).
• ANVA Mail 2.0-berichten zijn te herkennen aan de aanduiding 'MAI'.

  Let op Een ANVA Mail 2.0-bericht krijgt in de Werklijst de datum van insturen mee. Na het indexeren ziet u in het Volledig dossier de originele ontvangstdatum van het bericht.

Als u een bericht indexeert, koppelt u het bericht aan een binnen ANVA bekende entiteit. U kunt op twee plaatsen in ANVA een bericht indexeren: in Agenda en in Acceptatie. U indexeert een werklijst-item eerst in menu Agenda. Hierdoor wordt het werklijst-item in het dossier gezet van bijvoorbeeld een relatie of polis. Indexeren kunt u ook doen als het werklijst-item al is geïndexeerd, hiermee kunt u de entiteit wijzigen die aan het werklijst-item is gekoppeld.

Om een werklijst-item toe te wijzen aan een ander dossier, kunt u vanuit Acceptatie het betreffende dossier opvragen. Vervolgens kunt u kiezen om het werklijst-item te indexeren. Voor een e-mailbericht kiest u dan voor menu Indexeren (e-mailbericht), voor een ingescand document kiest u voor menu DDi - Synchroniseren. Zie 'Indexering wijzigen (synchroniseren) vanuit dossier' voor een beschrijving.

Pad: GW en A

1. Selecteer het te indexeren werklijst-item en ga naar menu Indexeren.
   Door meer items ineens te selecteren (plaats een kruisje voor de berichten) kunt u deze in een keer verdelen (indexeren).
2. Vul in het venster Indexeren bericht de volgende gegevens in.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Dossiersoort	Kies in het veld Dossiersoort aan welke entiteit u het werklijst-item wilt koppelen.
   Omschrijving	In de omschrijving staat in het geval van een e-mailbericht het onderwerp zoals dit door de verzender is opgegeven. Bij een ingescand document staat hier de naam van het document. U kunt de omschrijving eventueel aanpassen.
   Variabele veldnaam	De getoonde veldnaam is afhankelijk van het gekozen dossiersoort. In het geval van de gekozen entiteit ‘relatie’ kunt u hier de betreffende relatie opgeven waaraan het werklijst-item moet worden gekoppeld.
   Volgnummer, volg-sub, polisnummer en schadenummer	Deze velden vult u in afhankelijk van de keuze van het dossiersoort.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
4. De vraag ‘Is het werklijst-item nu afgehandeld?’ verschijnt.
   • Kies Ja om het item in het dossier van de betreffende entiteit te zetten en uit de werklijst te verwijderen.
   • Kies Nee om het item in de werklijst te laten staan, het wordt ook in het betreffende dossier gezet.

   Als het werklijst-item is ontstaan vanuit een e-mail, en er nog geen e-mailadres bekend is bij deze relatie in ANVA, volgt de vraag of u het adres wilt toevoegen.

   Notitie
   - Als nog niet alle gegevens bekend zijn, kunt u alvast een deel invullen. Als een brief bijvoorbeeld betrekking heeft op een polis van een relatie, maar niet duidelijk is welke polis, kunt u alvast het relatienummer opgeven. Het document is dan vanuit het relatiedossier al zichtbaar en benaderbaar. Als bekend is om welke polis het gaat, kunt u de brief alsnog koppelen aan de betreffende polis.
   - In het schermonderdeel Extra info wordt voor ingescande documenten middels de melding 'Niet bevestigd DDi' aangegeven als het indexeren niet is gelukt. Meestal wordt dit veroorzaakt doordat ABS-Desktop niet actief is of geen verbinding heeft. Herstel de verbinding en indexeer nogmaals.
   - Als een ingescand document is gekoppeld op polisniveau, wordt dit in het polisoverzichtscherm in Acceptatie zichtbaar door de indicatie ‘D’ voor het subvolgnummer van de polis.
   - Eenmaal geïndexeerde DDi-werklijst-items kunt u niet meer verwijderen. Een geïndexeerd werklijst-item is gekoppeld aan een dossier en moet ook via dit dossier worden afgehandeld. Een niet-geïndexeerd DDi-werklijst-item kunt u wel verwijderen, maar niet afhandelen.

Veelgestelde vragen

E-mailbericht in de werklijst koppelen aan een schadedossier

Werklijst-item verwijderen

Pad: GW

1. Klik op het te verwijderen werklijst-item om deze te selecteren.
2. Klik op Verwijderen en antwoord Ja op de vraag 'Verwijderen?'.

   Notitie
   - U kunt één of meer werklijst-items selecteren door er een kruisje voor te zetten.
   - U kunt alle werklijst-items ineens selecteren met Alles selecteren  of te deselecteren met Selecteer niets .
   - Geïndexeerde DDi-werklijst-items kunnen niet worden verwijderd.

Werklijst-item afhandelen

Als u een item selecteert dat aan een ANVA entiteit is gekoppeld, verschijnt in de menubalk de menuoptie Ga naar. Met deze optie kunt u snel naar de betreffende entiteit in het programma springen. U kunt dan de benodigde handelingen uitvoeren in bijvoorbeeld het polisscherm waarna u direct weer terugkomt in de Werklijst.

Pad: GW

1. Zoek het betreffende document op in de werklijst.
2. Ga naar menu Ga naar.
3. Kies de entiteit waarvoor u een handeling wilt uitvoeren.
4. Voer de uit te voeren taken uit.
5. Klik op Afsluiten .
6. Antwoord Ja op de vraag 'Is het werklijst-item nu afgehandeld?'.

   Notitie Een niet-geïndexeerd DDI-werklijst-item kan niet worden afgehandeld. Een geïndexeerd werklijst-item is gekoppeld aan een dossier en zal ook via dit dossier moeten worden afgehandeld.

   Indien een document aan een polisdossier wordt gekoppeld, verschijnt achter het volgnummer de aanduiding 'D' zolang het bijbehorende werklijstitem niet is afgehandeld (de aanduiding verdwijnt automatisch na 30 dagen).

Werklijst-item aan gebruiker van ander kantoor toewijzen

Als uw kantoor werkt met de concermodule, of met de uitgebreide concernmodule kunt u werklijstitems van gebruikers van het ene kantoor, toewijzen aan gebruikers van een ander kantoor.

Pad: GW

1. Ga naar menu Filter en haal in het venster Filter werklijst-items uw gebruikersnaam uit het veld Gebruiker weg en vul met Info de naam van de gebruiker in waarvan u het werklijst-item gaat doorverwijzen.
2. Selecteer het door te wijzen werklijst-item en ga naar menu Eigenschappen.
3. Verwijder in het venster Eigenschappen wijzigen de gebruikersnaam uit het veld Gebruiker met Info en vul hier de naam van de gebruiker in die het werklijst-item toegewezen krijgt. Het bijbehorende kantoor wordt automatisch door ANVA ingevuld.