Bestaande beurspolis muteren via Overige documenten

Wijzigingen aanleveren via Overige documenten

Wat je moet weten:

• Deze methode is bedoeld om documenten aan het polisdossier toe te voegen - mutaties waarvoor geen nieuwe placement-ID nodig is.

  Dit geldt voor royementen (wijzigingsreden 40-49), opschorting (wijzigingsreden 20-29), herstel opschorting (wijzigingsreden 30) en overige wijzigingen in documenten of formulieren die naar de verzekeringsmaatschappij(en) gaan (wijzigingsreden 99999).

  Het geldt ook voor naverrekeningen en declaraties, maar daarvoor ga je op een andere manier te werk. Zie hoofdstuk 'Declaratie op een historische verdeling aanleveren'.

• De mutatie gaat direct naar e-ABS en hoeft niet te worden aangeleverd via het pad BOVEA.
• De mutatie moet wel worden doorgevoerd, anders blijf deze alleen in ANVA staan.

Pad: A

1. Wijzig de polis zoals je gewend bent.
2. Kies bij de Wijzigingsreden voor royement, opschorting of herstel opschorting (naverrekeningen en declaraties worden anders ingevoerd).
3. Ga via menu Dossier naar Volledig dossier en selecteer het document dat je wilt versturen.
4. Keer terug naar de polis.
5. Druk op [Escape].
6. Kies Overige documenten bij de vraag:

   'Dit is een e-ABS gerelateerde polis. Kies de mutatiesoort:
   Offline agreement / Indexatie zonder akkoord / Overige documenten'

   Als je wijzigingen hebt aangebracht in de dekkingen en/of de verdeling, verschijnt er een waarschuwing, want dan moet de polis via de wacht worden aangeleverd:

   'U heeft gekozen voor een mutatie van type Overige Documenten.
   In de dekking(en) zijn gegevens aangepast.
   Aanpassingen in de verdeling en/of dekking(en)
   moeten worden aangeleverd via Offline Agreement.
   Weet u zeker dat deze mutatie zo moet worden doorgevoerd?'

   • Kies Ja om verder te gaan.
   • Kies Nee om terug te gaan en de wijzigingen op andere wijze aan te leveren.
7. Kies Ja op onderstaande melding:

   'U heeft gekozen voor een mutatie van type Overige document.
   Wilt u deze mutatie doorvoeren naar e-ABS placement?'

8. Je kan via de methode Overige documenten geen accorderingsproces initiëren. WIl je toch een signaal naar de verzekeringsmaatschappij(en) sturen dat je een akkoord wenst, kies dan Ja op onderstaande melding:

   'Wilt u een akkoord van de verzekeraars vragen?'

9. Vink in de vervolgacties in ieder geval Brieven aanmaken aan.

   

10. Selecteer het document of de documenten die je wilt meesturen.
11. Klik op [Escape].

    Afhankelijk van de instellingen van uw systeem moet je nog een aantal gegevens invullen.

12. Kies Ja op de vraag 'Polis muteren akkoord?"

    Let op Verlaat hierna de polis en ga terug naar het hoofdscherm, zodat ook de status van de polis wordt bijgewerkt.

Vervolg:

• De mutatie en de bijgevoegde documenten worden onmiddellijk naar e-ABS doorgestuurd. Er wordt geen nieuw placement-ID aangemaakt.

Veelgestelde vragen

Is het invullen van een expiratiedatum verplicht bij royement?

Declaratie of naverrekening aanleveren (Overige Documenten)

Wat je moet weten:

• Declaraties en naverrekeningen op een historische verdeling moeten worden aangeleverd via de methode Overige document. Om ze in te voeren volg je de instructies hieronder.
• Voor een declaratie of naverrekening op een historische verdeling is een placement-ID nodig. Als de polisversie geen placement-ID heeft, is deze niet bekend in e-ABS. Wil je toch de declaratie of naverrekening naar e-ABS doorvoeren, dan moet de polis alsnog worden gemigreerd.
• Het formulier/document voor 'declaratie' of 'naverrekening' kan vooraf klaargezet worden, maar het kan ook na het maken van de boeking pas klaargezet worden. Als je het formulier na de boeking aanmaakt, worden de boekingsgegevens automatisch meegenomen.

Voor het maken van een naverrekeningsboeking, zie Naverrekeningsboeking bij een beurspolis

Pad: A

1. Open de actuele polis.

   Als je vooraf een formulier klaarzet:

2. Voeg de specificatie voor de naverrekening/declaratie toe aan het dossier en geef daarbij aan dat het naar e-ABS moet worden verstuurd.
3. Ga naar menu Acties - Boeking.

   

4. Kies Naverrekening of Declaratie.
5. Maak de boeking.

   Bij afsluiten van het boekingsscherm komt het volgende scherm:

   

6. Kies voor Wacht. Het is namelijk nog niet bekend of er eerst een akkoord gegeven moet worden door de assuradeuren. In het boekingsoverzicht staat bij deze boeking de opmerking 'wacht'.
7. Maak of kies een formulier.

   Er wordt gecontroleerd of er een formulier in het volledig dossier aanwezig is met de indicatie om naar e-ABS te kunnen versturen. Is dit niet het geval dan komt de optie om deze alsnog te selecteren.

   Vervolgens komt de vraag of je een akkoord wilt vragen aan de verzekeraars:

   

8. Maak een keuze:

   Nee = de boeking wordt uit de wacht gehaald en definitief gemaakt.

   Ja = het document wordt naar e-ABS verstuurd.

Als er geen akkoord is van de assuradeuren:

1. Open de boeking.
2. Kies voor menu Wacht nulstellen om de boeking op nul te stellen.

Als er wel een akkoord is van de assuradeuren:

1. Open de boeking.
2. Kies voor menu Wacht definitief om de boeking definitief te maken.

Naverrekeningsboeking bij een beurspolis (e-ABS)

Bij het maken van een boeking van type naverrekening bij een beurspolis (e-ABS),moet de nota direct opgebouwd worden om mee te kunnen sturen als ‘overige document’ naar e-ABS.

In principe ligt de keuze voor dit formulier vast bij de incassocode (pad BPN). Bij een verzamelincasso is het echter niet mogelijk om de nota direct op te bouwen. Daarnaast is het ook mogelijk om eerst een akkoord te vragen van de verzekeraars voor de boeking, waarbij ook niet direct een nota wordt opgebouwd.

Er zijn hierdoor dus verschillende combinaties mogelijk:

1. Naverrekeningsboeking zonder akkoord – geen verzamelincasso
2. Naverrekeningsboeking zonder akkoord – verzamelincasso
3. Naverrekeningsboeking met akkoord – geen verzamelincasso
4. Naverrekeningsboeking met akkoord - verzamelincasso

Naverrekeningsboeking zonder akkoord vragen

Ga naar Acties – Boeking en kies voor type Naverrekening. Je kunt nu aangeven of je een akkoord van verzekeraars wilt vragen.

Kies je voor Nee – geen akkoord vragen, dan zal de boeking direct definitief worden en je kunt dan ook direct een nota opbouwen of afroepen om later op te bouwen.

Maak de boeking in het boekingsscherm.

Indien de incassowijze geen verzamelnota is kun je de nota direct opbouwen of alleen een afroep schrijven naar DO om de nota later op te bouwen.

Indien je voor afroepen kiest, zal ANVA controleren of er een formulier in het dossier aanwezig is, dat als Overige documenten-mutatie naar e-abs verstuurd kan worden. (zie hieronder)

Indien de incassowijze wel een verzamelnota is, kan de nota niet direct opgebouwd worden. Het volgende scherm zal tonen:

Ook hier controleert anva bij keuze afroep of er een formulier in het dossier aanwezig is, dat als Overige documenten mutatie naar e-abs verstuurd kan worden. (zie hieronder).

Naverrekeningsboeking met akkoord vragen

Kies je voor de optie ‘met akkoord’, dan kun je in het boekingsscherm de boeking maken. Bij het afsluiten toont de vraag of de boeking akkoord is en nogmaals wordt aangegeven dat het akkoord van verzekeraar(s) gevraagd wordt.

Kies je voor Wacht, dan toont het boekingsscherm en kun je de boeking maken.

Als je de boeking in de wacht zet kan geen nota worden opgebouwd. De mogelijkheid wordt gegeven om direct een formulier te selecteren. Dat formulier moet dan als kenmerk hebben dat het naar e-abs gestuurd wordt. Als het formulier dat kenmerk niet heeft, of als je geen formulier selecteert, kan alsnog in ANVA een formulier worden gekozen om mee te sturen als Overige Documenten naar e-ABS. (zie hieronder).

Overige documenten mutatie

Bij een naverrekeningsboeking moet een ‘overige document’ naar e-abs verstuurd worden. Bouw je niet direct een nota op, zoals bij een verzamelincasso of wanneer je kiest om deze alleen af te roepen, dan kan er niet direct een formulier naar e-abs verstuurd worden. Daarom controleert ANVA of er een ander formulier in het dossier aanwezig is dat de indicatie ‘naar e-abs’ heeft. Is dat niet het geval, dan toont de melding:

En kan alsnog een document worden aangewezen om te versturen.

Als je geen document selecteert wordt er niets verzonden. Het is dan alleen nog mogelijk om dit met de hand te doen in e-ABS. Dit wordt ook aangegeven:

Gegevens uitwisselen met e-ABS Placement

Let op
- Bij aanlevering via pad BOVEA worden ook de geprolongeerde polissen aangeleverd. Deze moeten opnieuw geaccordeerd worden in e-ABS. Zolang ze niet geaccordeerd zijn kan je geen boekingen aanleveren (e-ABS Clearing) of schades aanmaken (e-ABS Claims).
- Een geprolongeerde en geïndexeerde beurspolis wordt stilzwijgend verlengd, en is direct actief na het versturen naar e-ABS. De polis krijgt wel een nieuwe Placement ID.

Via het pad BOVEA worden de volgende polissen aangeleverd aan e-ABS:

• Alle e-ABS-gerelateerde polissen in de wacht (nieuwe en gewijzigde polissen) zonder placement-ID. Tenzij uitgesloten, zie Uitsluiten per polis.
• Geprolongeerde beurspolissen.
• Polismutaties op bestaande beurspolissen die zijn vastgelegd via de methode Indexatie zonder akkoord.

Bij het aanleveren via offline agreement volgt geen parameterscherm. Een aantal standaardcontroles zal op dezelfde wijze worden uitgevoerd als bij de migratie.

Pad: BOVEA

1. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
2. Er wordt nu een validatie uitgevoerd en een verwerkingsscherm getoond. De verwerking is onderverdeeld in de aanlevering van polissen die geprolongeerd zijn en polissen die in de wacht staan. De te onderzoeken bestanden zijn daarom onderverdeeld in VERDALG (de algemene gegevens van de verdeling) en WACVERDA (algemene gegevens van polissen met verdelingen in de wacht).
3. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO bij de formuliersoort e-ABS controleverslag - e-ABS controleverslag.

   Als een polis is aangeleverd via de wacht krijgt deze in e-ABS de status 'In onderhandeling'.

   

   Notitie Als een UBO-check (VNAB) aanwezig is, is op het e-ABS portal een link naar dit onderzoek beschikbaar onder de kop 'Compliancy'.

Placement-documenten ophalen uit e-ABS

Notitie Het handtekeningenblad wordt automatisch opgehaald bij het openen van de wachtpolis, u vindt het document in de polis terug in het Volledig dossier als ‘extern document’, met als onderwerp 'Signature sheet'.

Voorwaarden:

• Documenten ophalen uit e-ABS is alleen mogelijk indien er een Placement-ID of Claims-ID aanwezig is.

Pad: A

1. Ga naar een e-ABS-polis met status 'Actief' of 'Akkoord'.
2. Ga naar menu Acties - Document uit e-ABS.

   ANVA maakt contact met e-ABS. Het selectievenster wordt geopend. Hierin ziet u in het bovenste kader de documenten die vanuit ANVA naar e-ABS verzonden zijn. In het onderste kader ziet u de documenten die u kunt ophalen.

   

3. Selecteer een of meerdere documenten. Of Selecteer alles .
4. Klik op Start .

   De documenten worden opgehaald. U vindt ze terug in de polis onder menu Dossier - Volledig dossier.

Status opvragen van een polisdossier in e-ABS Placement

Let op De status wordt pas ververst als u het polisdossier opent. Als de polis langere tijd openstaat, moet u deze dus afsluiten en opnieuw openen om de meest recente status op te kunnen vragen.

Pad: A

1. Open het polisdossier waarvan u de status wilt weten.
2. Klik op menu Info – Status e-ABS. ANVA toont de datum, tijd en een van de volgende statussen (tussen haakjes staan de door e-ABS gebruikte Engelse termen):
   • In onderhandeling (‘negotiation’).
   • Geaccordeerd (‘approved’).
   • Actief (‘active’).

Verkeerd aangeleverde placements corrigeren

Notitie Als het Placement-ID in de wacht al is ingevuld, dan lost het aanleveren van de polis via pad BOVEIR het probleem niet op. Het is niet per se nodig dat er wachtgegevens aanwezig zijn om de polisversie via pad BOVEIR aan te leveren.

Het is mogelijk om een polis die verkeerd aangeleverd is (bijvoorbeeld door een verkeerd gekozen mutatiesoort) te herstellen. Dat kan alleen als u ANVA-beheerder bent.

Nadat de polis op deze manier opnieuw is aangeleverd, is het weer mogelijk om een wachtpolis aan te leveren via pad BOVEA.

Pad: BOVEIR

1. Antwoord Ja op de vraag: 'Dit programma levert de polisversie aan, ongeacht of het placement-ID is ingevuld. Weet u zeker dat u door wilt gaan?'.

   U komt in hetzelfde scherm als via pad BOVEC.

2. Stel alle parameters in, zoals de proef- en de definitieve verwerking. Bij een proefverwerking wordt gecontroleerd of de aan te leveren polisversie aan de voorwaarden voldoet. De koppelingen worden ook gecontroleerd.
3. Klik op Start .

   Bij het uitvoeren van de correctie wordt gecontroleerd of er een wachtrecord aanwezig is. Zo ja, dan wordt de polis niet aangeleverd als de placementID gevuld is in de wacht. Een dergelijke polis wordt als volgt verwerkt op het overzicht:

   

   Als er geen wacht is of als er een wacht is met een leeg Placement-ID, dan wordt de polisversie aangeleverd via de migratie, dus zonder akkoordbevragingen en dergelijke. Het overzicht ziet er dan zo uit:

   

Placement IDs handmatig importeren

Bij aanlevering naar e-ABS kan het gebeuren dat er geen response terugkomt (time out). In de transactielogging vind je dit terug onder de melding: 

"I/O error: Read timed out; nested exception is java.net.SocketTimeoutException: Read timed out".

Het gevolg is dat het WACBES-record niet wordt bijgewerkt met het placement-ID en versienummer, en dat ook de daarbij behorende naar e-ABS te versturen documenten niet worden bijgewerkt. In dat geval is het mogelijk om handmatig placement-ID's te importeren. De status van de documenten wordt in de dossiers daarbij aangepast naar 'Verzonden'.

Let op Doe dit alleen in overleg met ANVA Customer Support.

Pad: BOVEII

1. Selecteer het invoerbestand. Dat moet voldoen aan de volgende eisen:
   • Het moet een tekstbestand zijn.
   • Het bestand moet op de client staan.
   • Opbouw: relatienummer|volg|volgsub|VNABnr|e-ABS placement ID| versie.
   • Als scheidingsteken mag u gebruiken: "|”, “;” of “,”
2. Druk op Start.

   Met [Esc] kunt u de verwerking stoppen.

   

3. Antwoord Ja op de vraag of u de verwerking wilt uitvoeren.
4. Klik bij "Einde verwerking" op OK.