PDF printen en mailen

Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken .

Formulieren printen naar PDF

Inleiding printen naar PDF

In ANVA kan worden ingericht dat er een PDF-document wordt aangemaakt bij het afdrukken en/of muteren van een ANVA-formulier. Deze functionaliteit is nog niet beschikbaar voor ANVA Word-formulieren.

Het beschikbaar hebben van formulieren in PDF-formaat is met name handig voor het:

• E-mailen van formulieren
• Tonen van formulieren via internet

De functionaliteit is ‘onder water’ toegevoegd. Als de functionaliteit is geactiveerd, wordt op het moment dat een afdruk van een formulier wordt gemaakt gelijk een PDF-document aangemaakt. Dit PDF-document wordt opgeslagen in het ANVA-dossier. Alle formuliergegevens worden omgezet naar PDF. De PDF is bedoeld als afspiegeling van de situatie op het moment van afdrukken. De functie 'Herafdruk’ - zoals deze voor ANVA-formulieren bestaat - is ook voor PDF-formulieren (optioneel) van toepassing.

Als formulieren waarvoor is aangegeven dat een PDF-document moet worden gemaakt, in batch worden aangemaakt, worden deze ook direct als PDF-document toegevoegd aan het dossier.

Inrichten van Printen naar PDF

Activeren Printen naar PDF

In pad BYSS (deel V) moet de stuurcode PDF module actief worden geactiveerd om gebruik te kunnen maken van de PDF-module. Na het activeren kan een PDF-document worden aangemaakt als gekozen wordt voor het afdrukken van een PDF-formulier.

Pad: BYSS, deel V

1. Kies Ja bij de stuurcode PDF module actief.
2. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

   Notitie
   - Als u gebruikmaakt van de Concernmodule geldt de stuurcode voor het hele concern.
   - De instelling geldt alleen voor ANVA-formulieren.

Formuliersoort opslaan als PDF

Op het niveau van de formuliersoort kunt u aangeven of de formuliersoort al dan niet als PDF moet worden opgeslagen. De onderliggende formulieren worden dan default op deze waarde ingesteld. Per formulier kan hiervan worden afgeweken.

Let op Alleen bij formulieren waar bij de adressering wordt gekozen voor Relatie of Polis wordt een PDF als bijlage in de e-mail verstuurd.

Pad: BFVS

1. In het venster Formuliersoort selecteert u de formuliersoort waarvoor u wilt aangeven dat de onderliggende formulieren moeten worden opgeslagen in PDF-formaat.
2. Klik op de knop Defaultwaarden.
3. In het venster Defaultwaarden zet u de optie Opslaan als PDF op Ja.
4. Klik op OK.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
6. ANVA vraagt nu of deze mutatie ook in de gegevens van de onderliggende formulieren moeten worden doorgevoerd.
   Ja betekent dat de nieuwe defaultwaarde in alle bestaande formulierdefinities van deze formuliersoort wordt overgenomen.
   Nee betekent dat alleen nieuw gedefinieerde formulieren van deze formuliersoort de nieuwe defaultwaarde krijgen.
7. Let op Als u Ja heeft geantwoord vraagt ANVA of de afwijkende formulieren van de soort (de formulieren met een andere waarde in de basisgegevens dan de defaultwaarde van de formuliersoort) moeten worden aangepast naar de nieuwe defaultwaarde.
   Ja betekent dat alle formulieren van deze soort dezelfde defaultwaarde krijgen.
   Nee betekent dat alleen de formulieren die dezelfde defaultwaarde hadden als de formuliersoort, gebruik maken van de nieuwe defaultwaarden.

Formulier opslaan als PDF

Als u voor de onderliggende formulieren van een formuliersoort wilt afwijken van de defaultwaarde voor het opslaan als PDF, dan kunt u dit op het niveau van het formulier aangeven.

Let op Alleen bij formulieren waar bij de adressering wordt gekozen voor Relatie of Polis wordt een PDF als bijlage in de e-mail verstuurd.

Pad: BFVF

1. In het venster Formuliersoort selecteert u het formulier waarvoor u wilt aangeven dat deze moet worden opgeslagen in PDF-formaat.
2. Ga naar menu Formulier - Basisgegevens.
3. In het venster Basisgegevens zet u (als dit nog niet het geval is) de optie Opslaan als PDF op Ja.
4. Klik op OK en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Segment toekennen aan formuliersoort

Notitie Bij de basisgegevens van een formulier kunt u afwijken van de instellingen die u hier op het niveau van de formuliersoort doet (zie pad BFVF - Formulier - Basisgegevens).

Als u heeft ingesteld welke formuliersoorten opgeslagen moeten worden als PDF, kunt u aan de betreffende formuliersoorten een segment toekennen. Dit voorkomt dat u bij ieder nieuw te maken dossieritem aan moet geven in welk segment dit thuishoort. Voor meer informatie over segmenten, zie de handleiding: Segmenteren dossier.

Pad: BFVS

1. Selecteer in het venster Formuliersoorten de formuliersoort waaraan u het segment wilt koppelen.
2. Klik op de knop Defaultwaarden.
3. Kies in het venster Defaultwaarden in het veld Invoer segment het segment waaronder de formulieren van deze soort automatisch gezet moeten worden.

   

4. Klik op OK.
5. Klik op Afsluiten .

Afbeelding toevoegen aan een PDF-formulier

Binnen ANVA is het mogelijk om aan een printercommando een afbeelding in JPG-formaat te koppelen. Bij het afdrukken naar PDF wordt deze JPG dan op de aangegeven plaats afgedrukt.

U wordt geadviseerd een afdrukkwaliteit van 300 DPI aan te houden voor de afbeelding.

Let op
- Ten behoeve van het opslaan van afbeeldingen voor het gebruik in een PDF-formulier, moet u eerst de map 'figuur' aanmaken op de server. De map 'figuur' moet de volgende locatie hebben: "..\anva-apps\data\datan\figuur".
- De bestandsnaam van een JPG mag geen spaties bevatten. Bijvoorbeeld: juist is 'papier_polis.jpeg', fout is 'papier polis.jpeg'.

Let op U moet de afbeelding (.JPG) zelf in een beeldbewerkingsprogramma in de juiste verhouding brengen.

Printcommando voor afbeelding aanmaken

Pad: BFPC

1. Maak een nieuw printcommando aan. U kunt alleen de niet-numerieke printcommando’s muteren.
2. Via de knop Instellingen tbv PDF kunt u aangeven welke afbeelding u wilt laten afdrukken met dit printcommando.

   Notitie Als deze knop niet zichtbaar is, kunt u via pad BYSS (deel V) de PDF-module aanzetten.

   

   Veld	Toelichting
   Printcommando voor PDF aanmaak	Omschrijving van het printcommando.
   Gebruik figuur?	Het PDF-commando kan op twee manieren worden gebruikt. U kunt met het commando een figuur aan het document toevoegen of de positie van teksten bepalen: In dit geval: selecteer Ja dat u van een figuur gebruik wilt maken.
   Figuur bladvullend gebruiken	Geef aan of de figuur als afbeelding moet worden afgedrukt of over de gehele pagina.
   Naam figuurbestand	In dit veld kunt u browsen naar de directory waarin het JPG-bestand staat. Als het bestand wordt geopend volgt een melding dat het figuur naar de ANVA-directory ..\dataxx\figuur wordt gekopieerd. De figuur wordt naar de ANVA-directory gekopieerd om te voorkomen dat op het moment van genereren van het PDF-document het JPG-bestand niet beschikbaar is.
   Pad naar bestand	Het pad van de ANVA-directory waar het JPG-bestand is geplaatst wordt hier weergegeven.
   Weergave verzacht	Hiermee kunt u ervoor zorgen dat de afbeelding verzacht wordt weergegeven.
   Weergave zeer verzacht	Hiermee kunt u ervoor zorgen dat de afbeelding extra verzacht wordt weergegeven.
   Figuurdimensie	Hier kunt u aangeven of de figuur in aantal pixels (absoluut) of in een percentage (relatief) wordt aangegeven.

3. Klik op Afsluiten .

Printcommando voor afbeelding opnemen in formulier

U kunt het printcommando zowel in formulieren als in bouwstenen gebruiken.

Pad: BFVF

1. In het venster Formuliersoorten selecteert u het formuliersoort waartoe het formulier behoort.
2. In het venster ANVA formulieren selecteert u het formulier waaraan het JPG-bestand moet worden gekoppeld.
3. Het formulier verschijnt nu op het scherm.
4. Ga in het formulier staan op de gewenste positie.
5. Ga naar menu Printer inst.
6. In het venster Printerinstructies voert u op de eerstvolgende lege regel het printercommando voor het JPG-bestand in.
7. Klik op OK.
8. Klik op Afsluiten .

Proportionele lettertypes gebruiken in een PDF

(Proportioneel) lettertype instellen voor PDF-formulieren

Notitie Het aanpassen van de formulieren is erg bewerkelijk en ingrijpend. U kunt ervoor kiezen om dit door een ANVA-consultant uit te laten voeren.

Per formuliersoort kunt u het lettertype instellen via de printerinstructies.

Pad: BFVS

1. Open een formuliersoort.

   Het venster Basisgegevens opent.

2. Klik op Init Defaults.
3. Klik op Info .
4. Kies een lettertype.

   Let op Gebruik hier alleen de standaard lettertypes: 4000 Courier, 4001 Prestige Elite, 4002 Times New Roman, 4003 LetterGothic, 4101 CG Times, 4102 Arial. Zelfgemaakte stuurcodes voor lettertypes worden niet ondersteund bij het printen naar PDF.

   

5. Klik op OK.
6. Als in de ANVA-formulieren gebruik wordt gemaakt van een proportioneel lettertype, zoals Arial of Times New Roman, dan worden de vaste posities niet meegenomen naar het PDF-formulier. Raadpleeg hoofdstuk 'Printcommando voor positie tekst in de PDF-formulier' om dit aan te passen.

   

Printcommando voor tekstpositie in PDF-formulier

Als in de ANVA-formulieren gebruik wordt gemaakt van een proportioneel lettertype, zoals Arial of Times New Roman, dan worden de vaste posities niet meegenomen naar het PDF-formulier. Om de gegevens correct uit te lijnen, moeten in het formulier de vaste posities worden vervangen door printcommando's waarin de horizontale posities zijn gedefinieerd. Vervang de Vaste posities door deze stuurcodes. U kunt deze stuurcodes zelf aanmaken via pad BFPC en BFPN (per printersoort).

Notitie Het aanpassen van de formulieren is erg bewerkelijk en ingrijpend. U kunt ervoor kiezen om dit door een ANVA-consultant uit te laten voeren.

Pad: BFPC

1. De printercommando's worden weergegeven. Enkele voorbeelden van de stuurcodes:

   

2. Selecteer de code voor Horizontale positie en klik op de knop Instellingen tbv PDF.

   Notitie Als deze knop niet zichtbaar is, moet u eerst de stuurcode PDF module actief activeren via pad BYSS (deel V).

   

3. Kies Nee in het veld Gebruik figuur? Zie Printcommando voor afbeelding in PDF-formulier voor meer informatie over de overige velden.
4. Vul een waarde in het veld Positie horizontaal in (en eventueel Positie vertikaal). Hiermee geeft u aan vanaf welk punt moet worden doorgegaan met afdrukken, bijvoorbeeld als u bepaalde tekst of tabellen in kolommen wilt weergeven. In dat geval zet u de horizontale positie op een bepaalde waarde.
5. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Veelgestelde vragen

Op de PDF-nota verschijnt de printerstuurcode !R!FONT302;EXIT; Hoe is dit op te lossen?

Afdrukken buiten de kantlijn

Als u gebruik maakt van een printcode om een label buiten de kantlijn te printen (printcode HP999 wordt hiervoor veelvuldig gebruikt), dan wordt dit label op het PDF-formulier wél afgedrukt. Om dit te voorkomen kunt u voor het label een extra printcode voor PDF toevoegen met een horizontale positie van 420 mm.

Werken met printen naar PDF

PDF-document afroepen

Het aanmaken van een PDF-document gaat ongemerkt. Bij het afroepen van een formulier wordt bij de keuze voor afdrukken automatisch een PDF-document aangemaakt en in het dossier geplaatst.

Pad: AN

1. Ga naar de relatie waarvoor u een formulier wilt afroepen.
2. Ga naar menu Acties - Formulier.
3. Open de formuliersoort en het formulier.
4. Als het formulier wordt getoond op het scherm klikt u op Afsluiten .
5. Het scherm Uitvoerkeuze wordt getoond.
   
   Kiest u hier voor Printer of Schijf dan wordt direct een PDF-document aangemaakt. Dit document wordt in het dossier geplaatst.

   Bij wat grotere documenten (met afbeeldingen etc.) wordt een melding getoond. “Het PDF document wordt aangemaakt. Even geduld a.u.b.”. Als de melding verdwijnt is de PDF aangemaakt. Bij kleinere document gaat het aanmaken van een PDF zo snel dat de melding niet zichtbaar is.

   Notitie Bij het opbouwen en afdrukken van prolongatieformulieren via respectievelijk de paden DO en DAP worden ook PDF’s aangemaakt. Als is aangegeven dat de formulieren per e-mail moeten worden verstuurd, wordt de PDF als bijlage bij de mail verstuurd. Te verzenden formulieren waarvoor het e-mailadres ontbreekt kunnen later alsnog worden afgedrukt.

Voor uitgebreide informatie over het afroepen van formulieren in de verschillende onderdelen van ANVA (bijvoorbeeld acceptatie, schade, financieel), zie het hoofdstuk 'Formulier toevoegen aan een dossier'

ANVA-formulier raadplegen

De afgeroepen PDF-formulieren worden in het dossier geplaatst. Het is ook mogelijk om het bijbehorende ANVA-formulier te raadplegen.

Pad: AN

1. Ga naar een formulier in het Volledig dossier.
2. Kies menu Formulier.
3. U kunt het formulier bekijken.

Veelgestelde vragen

Bij het openen van het PDF-document komt er een error 18 naar voren.

Herafdruk van PDF-formulier

Bij het herafdrukken van een formulier wordt een kopie van het origineel gemaakt. U kunt deze kopie bewerken en opslaan. Het origineel blijft dan bewaard in het dossier. De werking van het herafdrukken van een PDF-document is gelijk aan het herafdrukken van een ANVA-formulier.

Als FORMHIST zojuist is opgeschoond (zie Formulierhistorie opschonen), dan is de optie Herafdruk niet aanwezig.

Pad: AN

1. Ga naar een formulier in het Volledig dossier.
2. Kies menu Herafdruk.
3. Er wordt nu een kopie van het formulier gemaakt.
4. U kunt het formulier nu wijzigen.
5. Klik op Afsluiten .
6. Het scherm Uitvoerkeuze wordt getoond.
7. Aan de indicatie ‘H’ in de omschrijving van het formulier ziet u dat het om een herafdruk gaat.

Formulierhistorie opschonen

Het is mogelijk om ‘oude’ PDF-formulieren en ANVA-formulieren op te ruimen. Hiermee schoont u uw bestanden op en kunt u extra ruimte creëren in uw ANVA-directory. Het is mogelijk om PDF- en ANVA-formulieren tegelijk te verwijderen, het is ook mogelijk om uitsluitend ANVA-formulieren te verwijderen.

Pad: IHDF

1. Selecteer de gewenste dossiers aan de hand van Datum, Formuliersoort, Formuliernummer en eventueel Behandelaar.
   
2. Met de optie Dossierregel verwijderen? op Ja verwijdert u zowel de ANVA-formulieren als de PDF-formulieren.
   Met de optie PDF behouden? op Ja worden alléén de ANVA-formulieren verwijderd.
   De optie Dossierformulier alleen verwijderen indien een PDF aanwezig is? kan alleen op Ja worden gezet als de optie PDF behouden? op Ja staat. Met de optie geeft u aan dat u de ANVA-formulieren alleen wilt verwijderen als ook een PDF-formulier aanwezig is.

   Notitie Als u de opties Dossierregel verwijderen? en PDF behouden? beide op Nee zet, dan blijven de ANVA-formulieren bewaard. Alleen de PDF-formulieren worden verwijderd.

3. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".

Formulierhistorie omzetten naar PDF

Het is mogelijk om een groot aantal reeds bestaande formulieren in een keer om te zetten naar PDF. Voor deze formulieren moet dan wel zijn aangegeven dat ze moeten worden opgeslagen als PDF (pad BFVF, veld Opslaan als PDF).

Pad: IIVF

1. Selecteer de gewenste formulieren aan de hand van Datum, Formuliersoort en Formuliernummer.
   
2. Geef met de optie Figuren meenemen? aan of u eventuele figuren die zijn opgegeven via pad BFPC wilt meenemen in de aan te maken PDF’s. Als u deze optie op Nee zet dan maakt u dus PDF’s aan zonder figuren.

   In het geval u de formulieren alleen nog voor intern gebruik nodig heeft, adviseren wij u om geen figuren mee te nemen. Het voordeel hiervan is dat de formulieren dan minder ruimte in beslag nemen. Daarnaast gaat het omzetten naar PDF veel sneller.

3. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".

PDF-formulieren versturen via e-mail

Inleiding 'Afdrukken naar e-mail'

De optie Afdrukken naar e-mail is alleen aanwezig voor formulieren waarbij in pad BFVF: Basisgegevens is aangegeven dat ze via e-mail verstuurd moeten kunnen worden.

In pad BVFS: Defaultwaarden kunt u verdere specificaties en de bodytext van de e-mail instellen.

Inrichting van PDF via e-mail

Scherm inrichten voor PDF via e-mail versturen

Niet alle relaties willen alle correspondentie per e-mail ontvangen. Standaard wordt ervan uitgegaan dat de relatie wel zijn correspondentie per e-mail wil ontvangen. Op relatieniveau kunt u door middel van een aantal labels aangeven als bepaalde correspondentie niet per e-mail mag worden verstuurd.

Let op Hoewel het op het scherm lijkt dat de defaultwaarde voor het versturen van een document op 'Nee' staat, is dit niet het geval. Standaard worden formulieren juist wél per e-mail verstuurd. 

Pad: BVR

Voorwaarde voor de hier beschreven functionaliteit is, dat de Adressering van het te verzenden formulier op Relatie staat (pad BFVF, menu Formulier - Basisgegevens).

Om voor verschillende formulieren te kunnen bepalen of deze al dan niet per e-mail aan de relatie moeten worden verstuurd, is een aantal labels beschikbaar:

* Als een switch op Ja staat (formulier als pdf per e-mail versturen), maar er geen e-mailadres is ingevuld in het bijbehorende label voor e-mailadres, dan wordt label 02402 E-mailadres gebruikt.

Deze labels kunt u opnemen op het relatiescherm. Per relatie kunt u vervolgens voor een bepaald formulier (polisblad, factuur etc.) aangeven of de relatie al dan niet het formulier per e-mail moet ontvangen.

Bovenstaande labels zijn tevens gekoppeld aan segmenten (zie 'Segment toekennen aan een formuliersoort'). Dit betekent dat een afgeroepen formulier wordt ingedeeld in het genoemde segment.

Formulieren inrichten voor PDF via e-mail

Voor meer informatie, zie: Formulieren mailen (inrichting).

Werken met PDF via e-mail

PDF-document versturen via e-mail

Let op Hoewel het op het scherm lijkt alsof de defaultwaarde voor het versturen van een document op ‘Nee’ staat, is dit niet het geval. Standaard worden formulieren juist wél per e-mail verstuurd. 

Pad: AN

Kiest u bij het afroepen van een document voor E-mail (optioneel aanwezig, bij het betreffende formulier moet de optie E-mail op Ja staan), dan wordt een PDF-document aangemaakt.

Dit document wordt via ANVA Mail 2.0 in een bijlage verstuurd. Het e-mailbericht wordt in het dossier geplaatst inclusief de bijlage. De body van het e-mailbericht bevat de tekst die is ingegeven bij het formuliersoort of het formulier (zie E-mailteksten opgeven).

Bij wijze van voorbeeld volgt hieronder de instructie voor het versturen van facturen als PDF-nota per e-mail. Deze werkwijze kan ook worden gebruikt voor het versturen van polisbladen, verzekeringsbewijzen, brieven aan relatie en schadebrieven. Daarbij geldt het volgende:

* Als een switch op Ja staat (formulier als pdf per e-mail versturen), maar er geen e-mailadres is ingevuld in het bijbehorende label voor e-mailadres, dan wordt label 02402 E-mailadres gebruikt.

1. De nota formulieren moeten worden opgeslagen als PDF. In de basisgegevens van het formulier (pad BFVF) moet de optie Opslaan als PDF op Ja staan.
2. De notaformulieren moeten zijn ingedeeld in segment 3 (Facturen). Anders ziet ANVA het formulier niet als factuur. In de basisgegevens van het formulier (pad BFVF) kan dit worden opgegeven in het veld Invoer segment.
3. In het relatiescherm moet label 02203 Factuur per email (pdf) op Ja staan. Dit label moet (collectief) worden gemuteerd, want de waarde moet in het mutatieveld echt op Ja staan.

   Let op Alleen plaatsen van het label is dus niet voldoende, want dan is de waarde niet gevuld.

4. In het relatiescherm moet label 03059 E-mailadres factuur zijn ingevuld.
5. Na het opbouwen van de nota’s in pad DO, staan deze klaar in pad DAO of pad DAP.
6. Selecteer met [F6] alle nota’s. Kies voor Afdrukken en kies voor de optie E-mail.
7. Formulieren die per e-mail zijn verstuurd krijgen de status ‘e’.
8. De formulieren die niet via e-mail kunnen worden verzonden komen op een verslag te staan met de reden erbij.
9. Druk vervolgens de overige formulieren af. Dit kunnen formulieren zijn bij relaties waarbij het label 02203 Factuur per email op Nee staan of waarbij het e-mailadres niet is ingevuld.
10. Kies voor Afdrukken en kies voor de optie Printer. Deze krijgen de status ‘1’.
11. Er zijn speciale incassocodes in de serie 10021 t/m 10123 beschikbaar. Deze hebben dezelfde werking als de serie incassocodes van 21 t/m 123. Het voordeel van de speciale incassocodes is dat er een specifiek formulier aan kan worden gekoppeld. Tevens kunt u met deze incassocodes gemakkelijker selecties maken van relaties die hun nota’s per e-mail willen ontvangen.
12. Het PDF-formulier wordt als bijlage meegestuurd in de e-mail. Standaard is de bodytekst leeg. U kunt deze vullen met een basistekst door in pad BFVF in het formulier te kiezen voor Acties - Email body teksten. U komt dan in het volgende scherm. Hierbij een voorbeeld van een bodytekst.

PDF vanuit dossier versturen via e-mail

Pad: AN

Vanuit het Volledig dossier kan via menu Mail een PDF worden verstuurd per e-mail. De aanwezigheid van het menu Mail in het Volledig dossier is ervan afhankelijk van of voor het betreffende formulier bij de betreffende relatie is aangegeven of het PDF-formulier per e-mail mag worden verstuurd.

Let op Dit menu is alléén aanwezig als het formulier in een segment is ingedeeld.

PDF-formulieren in batch versturen per e-mail

Het is mogelijk om PDF-formulieren in batch via e-mail te verzenden. Dit werkt op dezelfde manier als het afdrukken en e-mail van andere formulieren in ANVA.

Pad: DAO

De volgende controles worden uitgevoerd bij het e-mailen van geselecteerde PDF-formulieren:

• Mag het formulier per e-mail worden verstuurd (keuze E-mail op Ja in pad BFVF);
• Is het e-mailadres bij de betreffende relatie ingevuld (label 02402 E-mail adres);
• Wil een relatie het betreffende formulier per mail ontvangen; welke waarden zijn bij de betreffende relatie gevuld in de labels 02201 t/m 02205, 03057 t/m 03059 of 02402. Zie 'PDF-document versturen via e-mail'
• Als bij een relatie geen e-mailadres kan worden gevonden, dan wordt een formulier aangemaakt waarop wordt vermeld welke formulier niet konden worden verzonden (zie Incidentele overzichten – Controle e-mail verzenden).

Bij de formulieren die zijn verzonden via e-mail wordt de status ‘e’ vermeld. Als vervolgens wordt gekozen om ‘alle niet afgedrukte formulieren’ naar de printer af te drukken worden de via e-mail verzonden formulieren niet nog een keer afgedrukt.