Rekening-courantrelaties

Notitie Deze handleiding kan je vanuit ANVA Help afdrukken .

Inleiding rekening-courantrelaties

Een rekening-courantrelatie is een relatie die per termijn een vast bedrag betaalt in plaats van te betalen per factuur. Het bedrag dat per termijn wordt betaald, wordt in ANVA aangeduid met 'Termijnbedrag'. In ANVA kun je de afspraken die je met rekening-courantrelaties maakt administreren. Daarnaast kunnen de termijnbedragen automatisch worden berekend en kan de incassoprocedure in verschillende stappen worden uitgevoerd.

Om optimaal te kunnen werken met de functionaliteiten die ANVA biedt voor het werken met rekening-courantrelaties, moet je eerst een aantal zaken inrichten.

Het salderen en berekenen van het nieuwe termijnbedrag kun je uitvoeren per relatie of voor een groep relaties (rekening-courantgroep). Een rekening-courantgroep bevat alle relaties waarbij de eindafrekening in dezelfde maand valt. Het is altijd verstandig eerst een proefsaldering te maken en het overzicht daarvan goed te controleren.

Daarnaast is het mogelijk gebruik te maken van de functie 'Rekening-couranttermijn met toekomstmutaties'. Binnen deze functie wordt bij de (her)berekening van het termijnbedrag niet gerekend met de huidige premie maar wordt in de berekening al rekening gehouden met bepaalde gebeurtenissen in de toekomst die zeker zullen gaan plaatsvinden.

Inrichting rekening-courant voor relaties

Relatiescherm definiëren

Voor rekening-courantrelaties moet u een aantal extra gegevens vastleggen. U kunt hiervoor een bestaand relatiescherm kopiëren en vervolgens aanpassen of u kunt een geheel nieuw scherm definiëren.

Zie 'Variabel relatiescherm aanmaken' voor een toelichting.

Pad: BVR

Ten behoeve van de registratie van rekening-courantgegevens kunt u een aantal speciale rekening-courantlabels in het scherm opnemen.

Zie 'Labels relatiescherm' voor een beschrijving van de labels.

Labels relatiescherm

Met de relatie moet u een aantal zaken afspreken over de rekening-courant. De afspraken voert u in bij de relatiegegevens in pad A. U geeft hier onder andere aan na welke periode de rekening-courant wordt opgemaakt, wat het termijnbedrag is en per welke termijn de betaling plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Rekengegevens vaste termijn

Notitie Voor meer informatie over de inrichting en werking, zie: Rekening-courantrelaties.

Hier kunt u rekengegevens voor de vaste termijn ingeven. Deze rekengegevens kunt u ingeven per termijnfrequentie (zie het relatielabel 00047 Rekening-courant termijnfrequentie). Het is hierdoor bijvoorbeeld mogelijk om de rekengegevens voor relaties die per maand betalen af te laten wijken van relaties die per kwartaal betalen.

Pad: BYKR

1. In het venster met de bestaande termijngegevens klikt u op Nieuw .
2. In het venster Rekengegevens vaste termijnbedrag kunt u voor een bepaalde termijnfrequentie de rekengegevens invoeren.

   Veld	Toelichting
   Termijnfrequentie	De termijnfrequentie heeft betrekking op de termijn in maanden waarmee de relatie betaalt. U kunt voor verschillende termijnfrequenties andere rekengegevens ingeven. Vult u in dit veld '0' in, dan gelden de rekengegevens voor alle frequenties.
   Rentepercentage debet	Het rentepercentage dat in rekening wordt gebracht aan de relatie.
   Rentepercentage credit	Het rentepercentage dat u vergoedt aan de relatie.
   Afronding in euro's	Geef hier aan op hoeveel hele euro's u het termijnbedrag wilt afronden.
   Afrondingsregel	Geef hier de wijze aan waarop moet worden afgerond: Naar boven afronden op hele euro's: er wordt altijd naar boven afgerond, € 50,01 wordt € 51. Naar beneden afronden op hele euro's: er wordt altijd naar beneden afgerond, € 50,99 wordt € 50. Standaard (afkappen): € 50,49 wordt € 50, daarboven wordt het € 51.
   Kosten	De kosten die u aan de relatie in rekening brengt voor de rekening-courant. Zie ook de uitleg bij label 00086 Kosten boeken bij rek-crt salderen en 00088 Kostenbedrag rek-crt salderen.
   Tolerantiebedrag in euro's	Geef hier het verschil in euro's op dat mag bestaan tussen het oude en het nieuwe termijnbedrag. Als het nieuwe termijnbedrag binnen de aangegeven tolerantie valt, wordt het termijnbedrag niet aangepast.
   Tolerantiepercentage	Geef hier het percentage op dat het oude en het nieuwe termijnbedrag mogen verschillen. Als het nieuwe termijnbedrag binnen de aangegeven tolerantie valt, wordt het termijnbedrag niet aangepast.
   Einddatum	De opgegeven einddatum voor het berekenen van het termijnbedrag. Alle posten die voor de opgegeven einddatum prolongeren worden meegenomen in de berekening van de vaste termijnafspraken. U vult hier doorgaans 31-12 van het huidige jaar in. Als u te maken heeft met een rekening-courantgroep waarvan de eindafrekening niet in de maand december plaatsvindt, zal de datum handmatig op de laatste dag van de afrekenmaand moeten worden gezet. Let op De einddatum moet ieder jaar handmatig worden opgehoogd. Let op Deze datum wordt standaard overgenomen als einddatum in het scherm waar het rekening-couranttermijnbedrag kan worden (her)berekend.
   Wijzigingsreden	De wijzigingsreden die moet worden opgegeven bij het wijzigen van het vaste termijnbedrag. Deze wijzigingsreden wordt gevuld in het relatiescherm en gebruikt voor het vastleggen van de berekening in de historie.
   Openstaande facturen in detail op overzicht	Kies bij Openstaande facturen in detail op overzicht of in het formulier dat u afroept via pad FDRVB (berekenen vaste termijn) een specificatie van de gegevens van de openstaande posten moet worden opgenomen. Hiervoor dienen in het betreffende formulier dan wel specifieke factuurlabels te worden opgenomen.
   Meenemen in berekening	Vul de velden in: Kies bij Openstaande facturen of openstaande facturen moeten worden meegenomen in de berekening van de vaste termijn. Kies bij Opschortingen of opgeschorte polissen moeten worden meegenomen in de berekening van de vaste termijn. Kies bij Openstaande schades of openstaande schades moeten worden meegenomen in de berekening van de vaste termijn. Kies bij Nog te boeken of nog te boeken facturen moeten worden meegenomen bij de berekening van de vaste termijn. Kies bij Nieuwe polissen in de wacht of nieuwe polissen in de wacht al dan niet moeten worden meegenomen in de berekening van de vaste termijn.
   Posten met bedrag op nul op overzicht negeren	Kies of posten zonder bedrag op het overzicht van de vaste termijn berekening moeten worden geplaatst. Ja: de nulposten worden op het overzicht afgedrukt. Nee: de nulposten worden niet op de overzichten afgedrukt.

3. Klik op Afsluiten en antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.

Rekening-couranttermijn met toekomstmutaties

In de standaardfunctionaliteit die ANVA biedt wordt het termijnbedrag bepaald door te rekenen met openstaande facturen en de prolongatiepremies die tussen de startdatum en de einddatum van de berekening te verwachten zijn. Deze prolongatiepremie wordt bepaald op basis van de huidige gegevens in de polis. Met de functionaliteit ‘Rekening-couranttermijn met toekomstmutaties’ wordt bij de (her)berekening van het termijnbedrag niet gerekend met de huidige premie maar er wordt in de berekening al rekening gehouden met bepaalde gebeurtenissen in de toekomst die zeker zullen gaan plaatsvinden.

U kunt de functionaliteit zelf activeren door het aanzetten van een stuurcode in pad BYSS. Het betreft de stuurcode RC toekomstmut. (=excl. Wacht) in het scherm Stuurcodes deel V.

De handelingen die u in ANVA moet doen om een termijnbedrag te berekenen blijven binnen deze nieuwe functionaliteit gelijk aan de standaardwerking van ANVA. Zie (Her)berekenen vaste termijn van de relatie

• Als label 10068 Einddatum is gevuld in de polis dan houdt ANVA rekening met deze datum bij de berekening van de vaste termijn.
• Berekenen termijnbedrag volmachtpolissen
  Bij de berekening van het termijnbedrag met toekomstmutaties wordt - in het geval de gevraagde rekening-couranttermijn de hoofdvervaldatum passeert - per polis per premietermijn een proefprolongatie uitgevoerd. Alle berekeningen die normaal gesproken in de proefprolongatie worden gedaan per hoofdvervaldatum, worden daarbij uitgevoerd. In de berekening van het termijnbedrag wordt dus de stand van dat moment met de tarieven, indexcijfers, reeds gemelde schades met eventuele terugval etc. meegenomen.
• Berekenen termijnbedrag bij provinciale polissen
  Als in een polis label 10047 B/M serie is gevuld, dan wordt bij de berekening van het termijnbedrag gerekend met de premie op basis van de nieuwe B/M trede (label 10046).
  
  Als er geen terugval in de polis aanwezig is (label 97133 Terugval BM/No-claim) zal, in de meeste gevallen, op basis van de B/M-serie een extra trede worden toegekend en zal mogelijk de B/M-korting hoger worden en daardoor de prolongatiepremie juist lager. Als er wel een terugval is, zal de B/M- trede juist kleiner worden en wordt derhalve gerekend met een hogere prolongatiepremie.

  Notitie Er wordt geen directe herberekening uitgevoerd tijdens mutaties in ANVA die invloed hebben op het resultaat van de vooruitberekening. Stel dat een termijnbedrag is bepaald en een paar maanden later wordt, als gevolg van een schade, een B/M-terugval per eerstkomende (hoofd)vervaldatum ingesteld, dan vindt de verrekening uiteindelijk plaats via de saldering van de rekening-courant, tenzij daarvoor al was gekozen om opnieuw een termijnberekening te laten uitvoeren.

Werken met rekening-courantrelaties

Werken met rekening-courantrelaties

Met de relatie moet u een aantal zaken afspreken over de rekening-courant. De afspraken voert u in op het relatiescherm. Het is afhankelijk van de specifieke inrichting van het relatiescherm bij u op kantoor welke labels aanwezig zijn.

Pad: A

Zie Labels relatiescherm voor een beschrijving van de mogelijk aanwezige labels.

(Her)berekenen vaste termijn van de relatie

In ANVA zal bij het sluiten van een nieuwe polis in rekening-courant of een mutatie met premieconsequenties op een rekening-courantpolis, bij vervolgacties de optie Berekenen vaste termijn verschijnen. U komt dan automatisch in het venster waarin de rekengegevens voor het vaste termijnbedrag zijn opgenomen. De berekening is ook handmatig op te starten in het relatiescherm via Acties – Ber. vaste termijn.

U kunt het termijnbedrag ook handmatig uitrekenen. Het totaal van de vervallen berekende termijnbedragen binnen de rekening-courantperiode moet dan voldoende zijn om de facturen uit die periode te dekken. Als dit niet het geval is, staat aan het eind van de rekening-courantperiode nog een saldo open. Dit saldo kunt u vervolgens meenemen in de berekening van het termijnbedrag voor de nieuwe periode. Het saldo kunt u ook afrekenen zodat de nieuwe periode blanco wordt begonnen.

U kunt ook via pad FDRVBR voor een relatie het vaste termijnbedrag berekenen. U selecteert dan eerst een relatie en volgt verder deze beschrijving.

Pad: A, FDRVBR, FDRVBG en FDRVBA

1. Na het, al dan niet automatisch, opstarten van de berekening komt u in het venster waarin de rekengegevens voor het vaste termijnbedrag zijn opgenomen. Deze zijn afkomstig uit de gegevens op het relatiescherm en, indien ingericht, uit de vaste rekengegevens (pad BYKR). De instellingen uit pad BYKR kunt u raadplegen door te kiezen voor menu Info – Stuurgegevens. Zie Rekengegevens vaste termijn kantoor ingeven voor een beschrijving van de waarden.

   Voorbeeldscherm Berekening vast termijnbedrag

   Voorbeeldscherm Berekening vast termijnbedrag

   

   Veld	Toelichting
   Afrekenmaand	De afrekenmaand wordt hier getoond zoals deze is aangegeven bij de relatie in label 00051 Rekening-courant eindafrekening.
   Opties inclusief...	De opties zoals standaard ingesteld voor deze relatie in pad BYKR. Wilt u hiervan afwijken, dan is per relatie deze standaardinstelling eenmalig te wijzigen.
   Startdatum	De datum waarop de berekening van het vaste termijnbedrag moet ingaan. Standaard wordt de systeemdatum gevuld.
   Einddatum	De datum waarop de berekening van het vaste termijnbedrag afloopt. Standaard wordt hier de einddatum ingevuld die is ingevoerd in pad BYKR. Alle polissen die prolongeren binnen de periode (van start- tot einddatum) worden meegenomen. Bij geroyeerde polissen wordt gekeken naar de wijzigingsdatum. Ligt deze na de hier aangegeven einddatum, dan wordt de polis wel meegenomen in de berekening. Voordat de berekening wordt uitgevoerd wordt deze einddatum vergeleken met de eventuele einddatum die in de relatiegegevens is vastgelegd in label 00066 Rekening-courant einddatum. Als de einddatum in dit venster na de einddatum rekening-courant in het relatiescherm ligt, dan volgt hiervan een melding.
   Eerstkomende betaalmaand	De eerstkomende maand dat het vaste termijnbedrag moet worden betaald.
   Per ... maanden	Hoeveel maanden na de eerstkomende betaalmaand moet het termijnbedrag opnieuw worden bepaald. De waarde is afkomstig uit label 00047 Rekening-courant termijnfrequentie.
   Termijnen	Het aantal termijnen waarin de betaling van het eindsaldo van de rekening-courant voldaan moet worden. Dit wordt automatisch berekend bij het invullen van de einddatum.
   Kosten	De eventuele kosten die worden gerekend voor de rekening-courant van de relatie. Deze kosten zijn afkomstig uit het veld Kosten in pad BYKR of uit label 00088 Kostenbedrag rek-crt salderen op het relatiescherm.
   Huidige termijnbedrag	Het huidige termijnbedrag van de relatie. Dit label kan niet worden gewijzigd.

2. Klik op Start .
3. De berekening wordt uitgevoerd. Om het berekende termijnbedrag daadwerkelijk door te voeren dient u te kiezen voor het menu Termijn wijzigen. Het nieuwe termijnbedrag vervangt dan het huidige termijnbedrag. De wijziging wordt ook doorgevoerd in de rekening-courantgegevens bij de relatie.

   Notitie
   Het te incasseren bedrag wordt aan de hand van de brutopremie bepaald. Er wordt géén rekening gehouden met wijzigingen in de toekomstige Bonus/Malus, indexering of tarifering. Wél wordt rekening gehouden met de huidige Bonus/Malus en wettelijke bijdragen.
   In pad BYKR kunt u een tolerantiebedrag of -percentage ingeven. Als het nieuw berekende termijnbedrag binnen de tolerantie valt, wordt het termijnbedrag niet aangepast en blijft het oude termijnbedrag van toepassing.

Veelgestelde vragen

Kan je het standaardformulier voor de berekening van vaste termijnen in het dossier opslaan?

Vaste termijnafspraken per periode

U selecteert de rekening-courantrelaties die het vaste termijnbedrag moeten betalen in een bepaalde periode. De selectie maakt u in dit pad aan de hand van de eerstkomende datum waarop moet worden betaald (label 00048 Rekening-courant eerstk. bet.datum) in de relatiegegevens.

Pad: FDRVS

1. Vul in het venster Selecteren vaste termijn afspraken de onderstaande velden in.

   Voorbeeldscherm Selecteren vaste termijn afspraken

   Voorbeeldscherm Selecteren vaste termijn afspraken

   

   Veld	Toelichting
   Te betalen termijn	Selecteer de rekening-courantrelaties die de eindafrekening in de opgegeven maand (mm-jjjj) hebben.
   Proefselectie	Ja: u maakt alleen een lijst met de geselecteerde termijnen. Nee: u zet de geselecteerde termijnen klaar voor incasso. Bovendien maakt u een lijst met de geselecteerde termijnen. De geselecteerde termijnen worden opgenomen in het factuuroverzicht per relatie.
   Vastleggen in historie	Ja: voor de rekening-courantrelaties waarvan de einddatum (label 00066) gelijk is aan de datum van de optie Te betalen termijn wordt een historie aanmaakt voor de beëindiging. De optie Proefselectie moet dan op Nee staan. Nee: er wordt geen historie geschreven van de beëindiging van de rekening-courant.
   Wijzigingsreden	Als de optie Vastleggen in historie op Ja staat, moet u de reden meegeven waarom u de relatie naar de historie schrijft. Dit vergemakkelijkt het zoeken in de historie.

2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
3. Selecteer in het venster Uitvoerkeuze de manier (Printer, Schijf of Scherm) waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik op OK.
   In de afgedrukte versie ziet u zowel geselecteerde als afgekeurde vaste termijnafspraken. Voorkomende redenen van afkeuring zijn:
   • Eerstkomende betaaldatum kleiner dan selectiedatum.
   • Einddatum verstreken bij rekening-courantrelatie.
   • Einddatum rekening courant is bereikt.
   • Termijnbedrag = 0,00.
   • Geen afroep geschreven. Dit gebeurt als de incassocode in de factuur niet overeenkomt met de incassocode in het systeem.
   • Koers niet gevonden.
   • Geen machtiging geschreven. Dit kan worden veroorzaakt door:
   • Fout in kantoorgegevens.
   • Bankrekeningnummer ontbreekt.
   • Lees- / schrijffout.
4. Klik op de knop Start afdruk, er wordt een selectieoverzicht gemaakt.
5. In pad DAO bij Vaste termijnen selectieoverzicht is het selectieoverzicht terug te vinden. In de meeste gevallen zal geen nota worden afgedrukt omdat de termijnbedragen automatisch worden geïncasseerd. Als de geselecteerde termijnen via machtiging worden geïncasseerd worden ze klaargezet voor incasso en moeten ze worden gefiatteerd en vervolgens verstuurd via ADN of diskette.

Incasseren termijnbedragen

De in pad FDRVS geselecteerde termijnen worden klaargezet voor incasso als incassowijze eindigt op 5 of 8 (machtigingen). De incassowijze kunt u aangeven op boeking-, polis- of relatieniveau (pad A) of op kantoorniveau (in te richten via pad BYKS, veld Standaardincassocode). De incassowijze van een termijnbedrag wordt achtereenvolgens bepaald door de aanwezigheid op:

1. Boekingniveau (label 93014), vervolgens op
2. Polisniveau (label 10016), dan
3. Pakketniveau (label 60016) dan
4. Relatieniveau (label 00045) en als laatste op
5. Kantoorniveau.

Pad: DO of FFM

In onderstaande tabel is gegroepeerd aangegeven wat er met de incasso gebeurt. In tegenstelling tot de financiële verwerking, worden de incasso's van de geselecteerde termijnen onmiddellijk na de selectie aangemaakt.

Notitie Als de rekening-courant wordt geïncasseerd door middel van een machtiging dan moet deze, zodra de machtiging wordt bijgeschreven op uw rekening, in pad FFA via 'machtiging' worden afgeboekt. De machtigingen kunnen daar worden geselecteerd en worden gelijk afgeboekt.

Rekening-courant overzicht

Pad: FHOGR

1. Vul in het venster Overzicht rekening-courant de volgende gegevens in.
   

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Boekjaar	Hier staat het standaard boekjaar zoals ingegeven in pad FHAR. Het standaard boekjaar is normaliter het huidige boekjaar. U kunt een ander boekjaar invoeren.
   Periode vanaf t/m	Vul hier de periodes in waarvan het overzicht moet worden gemaakt.
   Selectie grootboekrekeningen	Kies hier of u één , een reeks of alle grootboekrekeningen op het overzicht wilt hebben.
   Totaal per grootboekrekening	Kies of u alleen het totaal per grootboekrekening op het wilt zien, of dat u de boekingen gedetailleerd op het overzicht wilt hebben.
   Per rekening nieuw blad	Kies of u iedere grootboekrekening op een nieuwe pagina in het overzicht wilt zien of dat de grootboekrekeningen achter elkaar worden gezet.

2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag 'Is uw keuze juist geweest'.
3. Klik nogmaals op Start . In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
4. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad FHD onder de formuliersoort Rekening-courantoverzicht.
5. Kies of de mutaties uit het systeem moeten worden verwijderd.
6. Het overzicht wordt afgedrukt.

Rekening-courantoverzicht per relatie of groep

Het rekening-courantoverzicht geeft een overzicht van de boekingen die binnen de rekening-courant zijn verricht tot een bepaalde datum. U kunt een rekening-courantoverzicht per relatie (pad FDRRR) of per groep (pad FDRRG) afroepen.

Notitie Als u alleen bij de eindafrekening rekening-courantoverzichten maakt is het draaien van dit overzicht overbodig. Het proefsalderen via pad FDRS geeft dan hetzelfde overzicht.

Pad: FDRRR of FDRRG en DAO

In de volgende beschrijving wordt uitgegaan van een rekening-courantoverzicht voor een rekening-courantgroep. De werkwijze voor een rekening-courantrelatie is, afgezien van het kiezen van een relatie in plaats van een groep, exact gelijk aan onderstaande beschrijving.

1. Ga naar pad FDRRG.
2. In het venster Rekening-courantoverzicht geeft u bij Overzichtsmaand een maand en een jaar op. Voor het maken van het overzicht worden dan alle relaties geselecteerd waarbij label 00050 Rekening-courant eerstk. overzicht op deze maand en jaar staan.
3. Bij Rc-overzicht t/m datum geeft u op tot en met welke datum de facturen inbegrepen moeten zijn in het rekening-courantoverzicht.
4. Bij Datum ophogen met frequentie geeft u aan of u de datum voor het volgende overzicht moet worden opgehoogd met de frequentie die in de relatiegegevens (label 00049 Rekening-courant frequentie overz.) is ingevoerd.
5. Bij Rekening-courant overzicht kiest u het formulier dat u wilt gebruiken.
6. Geef bij Datum op overzicht aan welke datum op het overzicht moet worden vermeld.
7. Geef eventueel de referentie op en klik op Start .
8. Antwoord Ja op de vraag 'Alles akkoord?'.
9. U kunt nu de formulieren opbouwen en afdrukken vanuit pad DO of DOA, dit afhankelijk van de instellingen van de formulieren in menu Beheer.

Veelgestelde vragen

Kun je de cataloguswaarde afdrukken op een rekening-courantoverzicht?

Waarom komt een nog te betalen termijnbedrag niet op het rekening-courantoverzicht?

Salderen afgelopen rekening-courantperiode

Bij saldering wordt het vaste termijnbedrag dat de relatie elke termijn heeft betaald, verrekend met de werkelijke kosten. Uit deze berekening volgt een debet- of een creditbedrag. Van dat bedrag wordt een saldofactuur gemaakt die u incasseert of uitbetaalt, of opneemt in de rekening-courant van de komende periode. De eerste rekening-courantperiode loopt vanaf de start van de rekening-courant t/m de maand van de eindafrekening (label 00051 Rekening-courant eindafrekening). De rekening-courantperiode loopt vervolgens vanaf de laatste saldering tot en met de eerstkomende eindafrekening. Facturen waarvan is opgegeven dat zij niet in de rekening-courant mogen vallen, worden uiteraard niet meegenomen in de saldering.

Na saldering is het mogelijk een saldofactuur te herroepen. Zie 'Herstellen saldofactuur' voor een beschrijving.

 Bodyblokken voor het salderingsoverzicht rekening-courant

Standaard worden op het salderingsoverzicht van een rekening-courantrelatie alle facturen van die relatie uit de afgelopen periode gespecificeerd. Hiervoor wordt bijvoorbeeld bodyblok 00044 ‘Rek.crt volgorde nota - termijnen gebruikt. Op deze manier wordt veel papier geproduceerd.

Het is ook mogelijk om (prolongatie)facturen ‘in te tellen’. Dit betekent dat alle (prolongatie)facturen van dezelfde polis getotaliseerd worden op de afrekening. Dus alle prolongaties van een polis worden maar één keer vermeld. Een kwartaalpolis wordt bijvoorbeeld niet vier keer opgenomen in het overzicht, maar slechts één keer. Naast prolongatiefacturen worden ook andere boekingssoorten op het overzicht vermeld (bijvoorbeeld termijnbetalingen).

De verschillende boekingssoorten kunnen op het salderingsoverzicht in drie delen worden opgesplitst: premies, overige boekingen en betalingen. Hiervoor zijn drie variabele bodybokken in ANVA aanwezig:

• 441 Rek-crt. polisnivo, prolong.verdicht
  Drukt de eenmalige- en prolongatieboekingen af (soorten 10, 20 en 21). De prolongatieboekingen (20) worden per polis getotaliseerd. De eerste boekdatum wordt gehanteerd. Het openstaand bedrag wordt getotaliseerd.
• 442 Rek-crt. schade etc.
  Drukt alle boekingen af die ongelijk zijn aan de boekingsoorten 10, 20 , 21 en 60.
• 443 Rek-crt. termijnen
  Drukt de rekening-courant betalingen (vaste termijnen) af van boekingsoort 60.

Bij alle bodyblokken kan een resultaatveld met een subtotaal worden bijgehouden en afgedrukt. Deze drie bodyblokken kunt u ook in andere rekening-courantformulieren gebruiken. De gegevens worden per bodyblok op volgorde van boekdatum afgedrukt.

Pad: FDRSR of FDRSG

Draai altijd eerst een proefsaldering. Een definitieve saldering kunt u namelijk niet meer ongedaan maken. Als de proefsaldering in orde is, voert u de definitieve saldering uit.

Notitie Zorg ervoor dat u voordat u gaat salderen eerst de rekening-courantoverzichten heeft gemaakt voor de te salderen relaties. In dit rekening-courantoverzicht staat de gedetailleerde informatie voor saldering. Na saldering bent u dit overzicht kwijt.

Salderen rekening-courantgroep

Met deze menukeuze saldeert u de bedragen voor een groep rekening-courantrelaties.

Nadat is gesaldeerd is het mogelijk een saldofactuur te herroepen. Zie 'Herstellen saldofactuur' voor een beschrijving.

Pad: FDRSG

1. In het venster Salderen rekening-courant geeft u eerst aan of u al dan niet een Proefsaldering wilt maken.

   Voorbeeldscherm Salderen rekening-courantgroep

   Voorbeeldscherm Salderen rekening-courantgroep

   

2. Kies in het groepsvak Rekening-courant groep met behulp van Info , de groep die u wilt salderen.
3. Geef bij Boekdatum/salderen t/m datum op tot en met welke datum u wilt salderen (bijvoorbeeld 31-12).
4. Geef in het groepsvak Saldo aan of u een positief/negatief saldo na saldering opneemt in de berekening van het vaste termijnbedrag voor de volgende periode (Ja) of dat u een positief/negatief saldo na saldering incasseert c.q. uitbetaald (Nee). Deze keuze is alleen actief als u heeft gekozen voor het draaien van een definitieve saldering. Als u kiest voor Nee dan wordt een positief/negatief saldo niet uitbetaald c.q. geïncasseerd als het saldo hoger/lager is dan het bedrag dat u invult.
5. Selecteer het op uw kantoor gebruikte formuliersoort en –nummer voor het salderingsoverzicht.
6. Geef de Datum op die op de factuur moet komen.
7. Geef eventueel de Referentie op.
8. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
9. De vraag wordt gesteld: 'Wilt u de te betalen termijnen op nul stellen?'.
   Ja: Na het salderen worden de te betalen termijnen op nul gesteld.
   Nee: Als een rekening-courantrelatie wordt gesaldeerd tot een bepaalde datum blijven de te betalen termijnen van voor die datum openstaan.
10. Alle openstaande posten en betalingen worden nu met elkaar verrekend tot één saldobedrag. Het salderingsoverzicht vindt u terug in pad DO. Na het opbouwen staat het salderingsoverzicht in pad DAO bij Salderingsoverzicht en de eventuele nota's bij Nota's.

    Notitie Na het salderen kunt u het nieuwe termijnbedrag bepalen. Het termijnbedrag kunt u per rekening-courantrelatie, per rekening-courantgroep of voor alle relaties tegelijk laten berekenen. Afhankelijk van de instellingen in het groepsvak Saldo wordt het saldo al dan niet meegenomen in de berekening van het nieuwe termijnbedrag.

Berekenen vaste termijn voor meerdere relaties

Berekenen van de termijnbedragen voor meerdere relaties kan per groep (pad FDRVBG) en voor alle relaties tegelijk (pad FDRVBA). In de volgende beschrijving wordt uitgegaan van het berekenen van het nieuwe termijnbedrag voor een rekening-courantgroep. Een groep wordt in ANVA bepaald door de waarde van label 00051 Rekening-courant eindafrekening. In de meeste gevallen wordt een groep bepaald door de afrekenmaand maar u kunt hier ook een ander systeem hanteren, bijvoorbeeld een onderscheid tussen particulieren en bedrijven. De werkwijze voor het bepalen van de vaste termijn voor alle relaties ineens (pad FDRVBA) is, afgezien van het kiezen van een groep, exact gelijk aan onderstaande beschrijving.

Pad: FDRVBG en FDRVBA

1. In het venster Bereken termijnbedrag kiest u in het groepsvak Rekening-courant groep met behulp van Info , de groep die u wilt herberekenen.
2. Geef vervolgens aan of u de berekening al dan niet per relatie wilt bevestigen.
   Ja: het systeem toont dan na het opstarten van de berekening één voor één een overzicht van de relatiegegevens (zie beschrijving FDRVBR). Met het menu Volgende relatie kunt u het nieuwe termijnbedrag voor de volgende rekening-courantrelatie uit de geselecteerde groep berekenen.
   Nee: de berekening wordt automatisch uitgevoerd voor alle relaties binnen de groep.
3. Bij Volgorde kunt u aangeven hoe u het overzicht wilt sorteren. U heeft hierbij de keuze uit Naam van de relatie (default) en Relatienummer.
4. Geef aan of u al dan niet het oude termijnbedrag in het dossier van de relatie wilt opslaan. In het geval u het termijnbedrag wilt opslaan dient u met Info aan te geven welke wijzigingsreden hierbij moet worden vermeld.
5. Geef vervolgens bij Rekenperiode de periode op waarover u de berekening wilt uitvoeren (bijvoorbeeld 01-01 t/m 31-12). Alle polissen in de rekening-courant die binnen deze periode prolongeren worden meegenomen in de berekening.
6. Geef bij Termijn het aantal termijnen op waardoor de berekende totale jaarpremie moet worden gedeeld.
7. Geef bij Termijnbedrag wijzigen aan of u het nieuwe vaste termijnbedrag al dan niet wilt muteren in de rekening-courantgegevens van de relatie als het termijnbedrag afwijkt van het oude vaste termijnbedrag.
   • Ja: Het nieuwe termijnbedrag wordt automatisch doorgevoerd in de rekening-courantgegevens.
   • Nee: Het nieuwe termijnbedrag wordt niet doorgevoerd.
8. Geef bij Lijst aan of u een uitgebreid of beknopt overzicht van de nieuwe vaste termijnbedragen per relatie wilt. Deze lijst wordt automatisch getoond na het berekenen van de nieuwe termijnbedragen. Het formulier komt ook altijd in pad DAO te staan bij Berekening vaste termijn.
   • Beknopt: op het overzicht staat het relatienummer en de naam van de rekening-courantrelatie, de maand waarin eindafrekening plaatsvindt, de termijnfrequentie, het oude en nieuwe termijnbedrag en het verschil tussen beide bedragen.
   • Uitgebreid: alle gegevens over de rekening-courant worden per rekening-courantrelatie op het overzicht getoond.
9. Geef bij Afdruk termijnen aan of u alle rekening-courantrelaties of alleen diegenen met gewijzigde termijnen op het overzicht wilt afdrukken.
10. Selecteer het op uw kantoor gebruikte formuliersoort en –nummer voor eventuele andere formulieren die u wilt afdrukken (naast het overzicht van de nieuwe termijnbedragen dat automatisch wordt aangemaakt).
11. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
12. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
13. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Berekening vaste termijn.
14. De melding 'Einde verwerking' verschijnt. Klik op OK. De nieuwe bedragen worden berekend en (eventueel) in de gegevens van de relaties aangepast.

    Notitie
    - U krijgt nu een overzicht met oude en nieuwe termijnbedragen. De aanduiding 'Tol' achter een nieuw termijnbedrag betekent dat het verschil tussen het oude en nieuwe termijnbedrag binnen de tolerantie zit die in pad BYKR is aangegeven. Als het verschil tussen het oude en het nieuwe termijnbedrag echter te groot is kunt u het bedrag bij de desbetreffende relatie herberekenen.
    - Als bij Afdruk termijnen, Alleen gewijzigde termijnen voor Ja is gekozen, worden in het overzicht de gewijzigde termijnbedragen die binnen de tolerantie vallen niet vermeld.

Veelgestelde vragen

Hoe toon je de openstaande facturen in detail op het formulier "Berekening vaste termijn?"

Waarom kan ik de formuliersoort niet kiezen?

Overzicht vaste termijnafspraken

Pad: FDRVO

U krijgt een overzicht van de rekening-courantrelaties waarvan nog termijnen openstaan. Betaalde termijnen (ook voor saldering) worden op dit overzicht niet vermeld. U kunt met dit overzicht dus zien welke relaties nog moeten betalen.

Vervolgacties berekening termijnbedrag

Opnieuw

U voert de berekening van het termijnbedrag nog een keer uit.

Rekengegevens

U kunt de rekengegevens aanpassen. De rekengegevens vormen de basis voor het te berekenen vaste termijnbedrag.

Termijn wijzigen

U voert veranderingen in de rekening-courantgegevens door. Dit betekent dat het nieuwe termijnbedrag het huidige termijnbedrag vervangt. De mutatie wordt ook doorgevoerd in de rekening-courantgegevens bij de relatie. In pad BYKR kunt u het veld Tolerantiebedrag in euro's invullen. Als het nieuw berekende termijnbedrag binnen dit tolerantiebedrag valt, blijft het oude termijnbedrag van toepassing. Voorbeeld: het oude termijnbedrag is 20 euro per maand. Het tolerantiebedrag is 1,50 euro. Het nieuwe termijnbedrag wordt berekend op 21,00 Euro. Dit betekent dat het termijnbedrag voor de relatie niet wordt aangepast, omdat het nieuwe bedrag binnen de tolerantie valt. (21-20-1)

Ook als het nieuwe termijnbedrag na de berekening lager is dan het huidige termijnbedrag, wordt het oude termijnbedrag niet aangepast.

Factuuroverzicht rekening-courantrelaties

Geeft een overzicht van de posten per rekening-courant relatie in een bepaalde periode.

Pad: FFOFRE

1. In het venster Overzicht facturen per relatie: Rekening-courant relaties kan je de volgende criteria voor het maken van het overzicht opgeven.

   Vensteronderdeel	Toelichting
   Methode en Datum	Geef aan of je de facturen op datum of ouderdom wilt selecteren. Datum: selectie op factuurdatum of boekdatum of prolongatiedatum. Ouderdom: selectie op ouderdom in dagen op basis van de factuurdatum en/of boekdatum en/of prolongatiedatum. Het systeem kiest de meest gunstige datum voor de relatie als er meerdere worden gekozen.
   Selectie datum / dagen	Afhankelijk van de gekozen methode (datum of ouderdom), vul je hier de datum t/m of het aantal dagen t/m in. Met 'aantal dagen' kan je aangeven dat je bijvoorbeeld alle facturen wilt selecteren waarvan de factuurdatum zeven of meer dagen voor de systeemdatum ligt. Vul dan in vanaf: 7 en t/m: Einde.
   Beperking	Ja: alleen facturen die aan de criteria voldoen worden in de selectie opgenomen. Nee: alle facturen van een relatie worden geselecteerd als er één factuur is die aan de criteria voldoet (met uitzondering van facturen met de aanduiding 'Niet aanmanen').
   Relatie	Geef aan of je het overzicht wilt selecteren op relatienaam of -nummer. Geef ook aan welke relaties je voor dit overzicht wilt selecteren.
   Lijst	Geef aan of je een beknopt of uitgebreid overzicht wilt maken.
   Detail	Alleen credit bedragen: geef aan of alleen facturen met creditsaldo moeten worden afgedrukt op het overzicht. Kies je Ja, dan worden geen debetbedragen meegenomen. Totalen per relatie: geef aan of je totaalbedragen per relatie op het overzicht wilt afdrukken. Posten niet in RC: geef aan of ook posten van de relatie die niet onder de rekening-courant vallen op het overzicht worden getoond.
   Soort	Markeer de boekingsoorten waarvan je facturen wilt zien.
   Status	Geeft aan of je een overzicht van openstaande of afgeboekte facturen wilt.

2. Klik op Start en antwoord Ja op de vraag "Alles akkoord?".
3. In het venster Uitvoerkeuze selecteer je de manier waarop je de gegevens wilt afdrukken en klik je op OK.
4. Als voor afdrukken naar Schijf of Scherm is gekozen, vind je het overzicht terug via pad DAO onder de formuliersoort Factuur overzicht (uitgebreid) als je een uitgebreid overzicht maakt en onder de formuliersoort Factuur overzicht (beknopt) als je een beknopt overzicht maakt.
5.